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喵星人

53分鐘前

專案經理6種常見專案管理文件,專案計畫書、工作時程表、需求規格書等,各文件目的及大綱一覽
專案經理(Project Manager, PM)通常需要使用多種文件來管理專案,此文將介紹六種不同管理文件,根據專案管理中的常用性及重要性,這六個文件可以按以下順序排序幫助專案經理在處理文件時,優先專注於計畫、需求、時程等對專案進度和質量有決定性影響的文件,其次才是定期的報告、風險管理和會議記錄,以更有效地分配時間和精力。
1. 專案計畫書(Project Plan)
☛ 目的:定義專案目標、範疇、時程和資源,為專案提供藍圖,並協助專案經理和團隊成員掌握專案方向。
► 撰寫大綱:
- 專案背景與目的:簡述專案的需求、問題、目標和價值。
- 專案範疇:明確專案範疇,包括要完成的主要項目及排除在外的部分,避免後期範疇擴張。
- 目標和可交付成果:列出具體目標和交付物,確保專案成果明確可測量。
- 工作分解結構(WBS):將專案分解為主要任務和子任務,以清晰地展示工作分配。
- 資源需求:包括人力、設備、軟硬體、經費等需求。
- 時程安排:包含主要的專案階段和時間表。
- 風險分析與應對措施:列出可能的風險和相應的風險管理計劃。
- 溝通計劃:詳細說明項目報告、會議、通訊工具和頻率。
- 專案結束條件:定義何時視為專案完成以及評估標準。
2. 需求規格書(Requirements Specification)
☛ 目的:詳細記錄專案的功能需求與非功能需求,確保開發團隊清楚了解專案要求。
►撰寫大綱:
- 專案背景與需求概述:簡述需求的來源與專案背景。
- 功能需求:列出系統應該具備的功能、使用者操作及其行為。例如,若為軟體專案,可詳細列出介面需求、功能需求、資料處理等。
- 非功能需求:列出系統的性能、安全性、可用性等品質屬性需求。
- 用例圖與用例描述:提供用例圖展示系統如何與用戶交互,並描述主要用例的流程與例外情境。
- 界面需求:若涉及其他系統或外部介面,需詳細描述接口規格。
- 需求優先級:對需求的重要性進行排序,有助於專案團隊依優先級處理需求。
- 驗收標準:提供需求達成的驗收標準,確保交付物符合需求。
3. 工作時程表(Work Schedule)
☛ 目的:展示專案的任務安排及時間規劃,明確每項工作的開始與完成時間。
►撰寫大綱:
- 任務列表:列出所有任務和子任務,必要時可根據工作分解結構(WBS)組織。
- 時程安排:包含每個任務的開始和結束時間,可以使用甘特圖或其他視覺化方式。
- 依賴關係:標示任務之間的依賴關係(如任務A完成後才能開始任務B)。
- 負責人:指定每個任務的負責人,確保任務有明確的執行人。
- 關鍵里程碑:標示專案的關鍵節點,幫助團隊和管理層掌握專案進展。
- 資源分配:明確每個任務所需的資源,如人員、時間、技術支持等。
- 備註欄:包括可能的調整時間、風險事項等補充說明。
4. 進度報告(Progress Report)
☛ 目的:定期更新專案進展,保持團隊和利害關係人的溝通,並及時識別和解決問題。
►撰寫大綱:
- 專案概況:提供專案的當前狀態概述,說明專案進度是否正常。
- 已完成工作:列出自上次報告以來完成的任務,提供關鍵成果或進展描述。
- 進行中的工作:詳細說明目前正在進行的任務及其預期完成時間。
- 未來計劃:列出下一階段的工作計畫,描述未來要完成的主要任務。
- 問題與風險:詳細列出當前遇到的問題和風險,說明問題的影響及已採取的解決措施。
- 資源使用情況:檢查資源分配是否有效,是否需要調整人力、物力等。
- 附錄與支持文件:可附上相關資料、圖片、圖表等以支持報告內容。
5. 風險管理計劃(Risk Management Plan)
☛ 目的:識別、分析和管理專案可能的風險,降低風險對專案的影響。
► 撰寫大綱:
- 風險識別:列出已識別的風險,並描述每項風險的來源及其可能性。
- 風險評估:對每項風險進行評估,確定風險的影響和發生機率,通常可使用風險矩陣圖。
- 風險應對策略:為每個風險制定應對措施,可能包括避免、減輕、轉移或接受等策略。
- 風險責任人:指定每個風險的負責人,以確保風險管理有專人跟進。
- 監控與審查:設定風險檢查的頻率,確保風險狀況持續更新,並根據情況調整應對措施。
- 應急預案:針對關鍵風險制定應急計劃,以防風險發生時有即時對策。
6. 會議記錄(Meeting Minutes)
☛ 目的:記錄會議的討論內容、決議和行動項目,確保溝通透明並追蹤行動項目。
► 撰寫大綱:
- 會議概述:包括會議日期、時間、地點、參與者列表。
- 會議議程:列出會議討論的主要議題,讓參與者了解會議目標。
- 討論內容摘要:簡要記錄每個議題的討論重點和主要觀點,必要時可標註發言人。
- 決議事項:列出會議中做出的主要決策,以方便會後追蹤落實情況。
- 行動項目:針對每個決議的執行內容、負責人和預計完成時間。
- 未解決問題:記錄會議中未解決的問題,確保在後續會議中跟進。
- 附註:備註其他補充資訊或後續行動的提醒,並附會議記錄人簽名或認可。
這些文件的撰寫大綱有助於專案經理準確掌握文件的結構和關鍵要素,使文件具備清晰度、完整性和一致性,確保專案管理中的重要資訊被正確傳達和落實。
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10/25 08:30

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喵星人

10/24 10:21

不用懂技術也可以降低技術風險?可行性研究、原型開發、多階段測試,專案經理如何進行風險管理
降低技術風險是專案管理中非常關鍵的部分,尤其在面對技術挑戰或不確定性的專案中,專案經理需要採取一些有效的措施來減少風險,這通常涉及可行性研究、原型開發、測試,並與技術主管、開發團隊、品質保證團隊等相關職位進行有效溝通,確保風險得到妥善處理,專案能夠按計劃進行。
▎ 如何降低技術風險?
1. 可行性研究:
- 在專案初期,進行詳細的可行性研究,以確定所選技術方案是否能滿足專案需求。這有助於評估新技術、工具或流程的成熟度,並發現可能的技術限制和挑戰。
- 通過評估不同技術解決方案的優缺點,專案經理能夠為專案選擇最具可行性、風險最低的技術路徑。
☞ 具體措施:
- 技術探索和技術文檔審核。
- 尋求業界專家的建議和技術評審。
- 與供應商或技術合作夥伴進行技術交流,了解可能的技術風險。
2. 原型開發:
- 開發一個簡單的原型(Prototype)是驗證技術假設的有效方法。透過原型測試,可以提前發現設計和技術實現過程中的潛在問題,並及早進行修正。
- 原型允許團隊在不投入過多資源的情況下試驗技術可行性,並降低後期技術風險。這在軟體開發、硬體設計以及複雜系統集成中非常有效。
☞ 具體措施:
- 開發小規模的 MVP(Minimum Viable Product,最小可行產品)。
- 進行技術試驗或概念驗證(Proof of Concept,POC)。
- 在測試環境中進行快速迭代和驗證。
3. 測試:
- 在開發過程中進行多階段的測試,尤其針對技術風險較高的部分,如性能瓶頸、安全漏洞或系統整合問題。測試可以幫助及時發現錯誤和技術瓶頸,並降低交付失敗的風險。
- 使用自動化測試工具或負載測試(如性能測試、壓力測試)來確保系統在不同負載情況下的穩定性。
☞ 具體措施:
- 單元測試、整合測試、系統測試和接受測試。
- 定期進行安全性測試和壓力測試。
- 使用持續集成(CI)工具來檢測程式碼錯誤和質量。
4. 技術監控與持續改進:
- 持續監控專案中的技術實現,並根據技術進展進行調整。通過風險監控計劃,專案經理可以及時發現技術問題,並在早期階段進行糾正措施。
- 定期進行技術評審(Technical Review)和審查,確保開發過程中沒有偏離技術目標。
▎ 風險發現後專案經理的溝通對象
專案經理發現技術風險後,通常需要與不同職位的成員進行溝通,以便協作解決問題。以下是專案經理應該溝通的關鍵職位:
1. 技術主管 / 技術負責人(CTO/Tech Lead):
技術層面的最終決策者。技術主管負責整體技術架構和決策,因此當技術風險發現後,專案經理需要與技術主管討論可能的解決方案、替代技術路徑和技術資源的分配。
2. 系統架構師(System Architect):
如果技術風險與系統設計或架構有關,專案經理應與系統架構師進行溝通,評估現有架構是否有潛在問題或需要改進。架構師可以提供關於技術路徑的建議,並協助規劃技術優化方案。
3. 開發團隊(Developers):
針對具體的技術挑戰或問題,開發團隊是技術落地的關鍵實施者。專案經理應與開發人員溝通技術風險,了解技術難點,並確保他們有足夠的資源和時間來解決問題。
4. 品質保證經理 / 測試主管(QA Manager / Test Lead):
當技術風險涉及系統的穩定性或功能問題時,專案經理需要與 QA 團隊協作,制定測試計劃,確保測試能夠覆蓋潛在的風險點並檢測技術缺陷。
5. 運維團隊(Operations Team):
如果技術風險涉及系統部署或運維(如性能問題或擴展性問題),需要與運維團隊進行協調,確保風險在實施和運行環節得到控制。
6. 利害關係人(Stakeholders):
若技術風險可能影響專案的交付或目標達成,專案經理需要與外部的關鍵利害關係人(如客戶、合作夥伴)溝通,確保他們了解風險狀況及其對專案的潛在影響。
7. 風險管理團隊(Risk Management Team):
專案經理應與專門負責風險管理的團隊或人員密切合作,以便識別風險的級別,並制定針對性的風險緩解策略。
▎溝通流程範例
1. 發現風險:開發團隊發現新技術框架的性能問題。
2. 技術評審:專案經理與技術主管、系統架構師及開發團隊進行技術評審,評估性能問題的範圍和影響。
3. 制定應對方案:與技術主管討論技術替代方案,並安排原型開發進行測試。
4. 執行測試:與品質保證經理協調,進行性能測試以驗證解決方案的可行性。
5. 風險通報:如果風險可能影響到專案進度,專案經理與利害關係人進行風險通報,討論延遲或修改需求的可能性。
6. 實施調整:根據測試結果和風險評估,調整技術方案,並由開發團隊實施修改。
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知識貓星球

喵星人

17小時前

產品經理如何進行需求分析與優先排序?關鍵指標及三個步驟
在需求分析與優先排序中,產品經理 (PM) 需要根據商業價值和技術可行性進行權衡,並清晰地與利益相關者溝通優先級排序的原因,這樣的需求優先排序與溝通過程,不僅能讓利益相關者理解需求的商業價值,也能促進透明的溝通,讓各方達成共識並支持需求的最終排序。這裡包含了三個主要步驟:
1. 需求分析
► 明確需求目的:了解需求背後的業務目標和使用者需求,例如是否提高轉換率、提升使用體驗或增加用戶數。
► 定義商業價值:將需求對商業價值進行量化,例如收入增加、成本降低、使用者黏性提升等。商業價值有助於利益相關者理解需求的重要性。
► 技術可行性評估:與技術團隊合作,分析需求的技術挑戰,包括開發複雜度、系統兼容性和可行性。這樣可以幫助各方評估實施成本和風險。
2. 需求優先排序
► 選擇優先排序框架:PM通常會使用優先排序框架,如 RICE(Reach, Impact, Confidence, Effort)、MoSCoW(Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have)等,為需求設立系統化的評估依據。
► RICE:從影響範圍 (Reach)、影響程度 (Impact)、信心水準 (Confidence) 和所需努力 (Effort) 四方面量化需求的價值。
► MoSCoW:將需求分類為「必須有」、「應該有」、「可以有」和「不需要」,幫助快速評估需求的必要性。
► 建立優先順序清單:根據商業價值和技術可行性評估結果,將需求排序,並形成優先級清單,以便利益相關者更直觀地理解各需求的相對重要性。
3. 與利益相關者溝通優先排序結果
► 詳細說明排序理由:在與利益相關者討論優先清單時,PM應說明每項需求的商業價值和技術評估結果,強調哪些需求是策略性優先和能達到最大商業回報的。
► 建立需求權衡共識:在會議中呈現各需求的量化數據和排序框架,例如如何根據 RICE 或 MoSCoW 決策,並針對排序較低的需求提供延期或優化的可能方案。
► 持續回饋機制:定期邀請利益相關者提供回饋,尤其在商業環境變動或技術進展時進行需求重排。這樣能幫助利益相關者對需求排序有更深的理解,也利於PM根據新情況做出調整。
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知識貓星球

喵星人

10/21 17:28

同樣都是專案管理圖形化工具,PERT圖與甘特圖差別在哪?比較一次看
PERT 圖(Program Evaluation Review Technique,計畫評核術)是專案管理中的一種圖形化工具,用來幫助專案經理規劃、分析和控制專案中的任務進度,特別是當專案涉及許多相互依賴的任務時。PERT 圖也用於計算專案的關鍵路徑,並幫助專案經理評估專案的完成時間。
而和大家熟知的甘特圖雖然都是專案管理中常用的工具,但它們各自有不同的用途和呈現方式,適合不同的專案管理需求。以下是兩者的主要區別:
1. 圖表形式
- PERT 圖:是網狀圖,以節點和箭線的形式顯示任務之間的依賴關係。每個任務用箭頭表示,節點代表任務的開始或結束。它強調任務之間的依賴順序,幫助管理者清楚看到哪些任務必須在其他任務完成後才能開始。
- 甘特圖:是條形圖,以時間軸為基礎,橫條形表示任務的開始、持續時間和完成時間。甘特圖直觀地展示了專案時間進度,特別適合跟踪專案的實際進度。
2. 焦點
- PERT 圖:主要用於任務之間的相互依賴關係分析,幫助專案經理了解任務的順序和依賴性。它強調的是如何安排任務,並識別關鍵路徑,特別適合複雜的專案。
- 甘特圖:更注重時間進度,讓專案經理能夠在視覺上追踪每個任務的開始和結束時間。它強調的是專案的時間表管理,讓專案經理清楚了解每個任務的進度情況。
3. 應用場景
- PERT 圖:通常適用於不確定性較高的專案,因為它允許對任務時間進行多種估算(樂觀、最可能、悲觀)。這種估算方式適合於時間預估不精確的專案,尤其是技術難度高或風險較大的專案。
- 甘特圖:適用於確定性較高的專案,尤其是在已知任務時間的情況下。它可以直觀地顯示任務的進行狀態,適合進度跟踪和協調資源分配。
4. 計算關鍵路徑
- PERT 圖:專門設計來計算專案的關鍵路徑,顯示任務依賴關係並確定哪些任務對專案的總時間影響最大。它非常適合用來分析和管理複雜的專案路徑。
- 甘特圖:雖然也能顯示任務的相互依賴性,但不直接顯示關鍵路徑。不過,許多現代的甘特圖工具都能自動計算並標示關鍵路徑,但這不是它的主要功能。
5. 時間估算
- PERT 圖:使用三種時間估算(樂觀時間、最可能時間、悲觀時間),以更好地預測不確定性下的任務時間。它適合於時間不確定性較大的專案。
- 甘特圖:一般使用單一確定的時間估算,展示任務的開始和結束日期,適合於時間較為固定的專案。
6. 複雜度
- PERT 圖:適合用於分析大型、複雜的專案,因為它能夠清楚地顯示任務之間的相互依賴性,特別是當專案涉及很多互相關聯的任務時。
- 甘特圖:適合用於時間跟踪和資源管理,相對來說對於專案團隊更為直觀,特別是對於需要簡單查看進度的團隊成員。
7. 視覺效果
- PERT 圖:由於其網狀結構,對於任務之間依賴關係的呈現非常清晰,但對於專案進度的直觀展示較弱。
- 甘特圖:對於專案進度的呈現非常直觀,團隊成員可以立即看到每個任務的時間段和當前的完成狀態,但對於任務之間的依賴關係顯示較為有限。
8. 例子
- PERT 圖:
- 一個新技術研發專案,時間預估不確定性高,需要對任務之間的依賴進行詳細分析。
- 使用情境:專案經理想知道哪個任務是關鍵,並希望根據最可能、樂觀和悲觀時間來估算總體完成時間。
- 甘特圖:
- 一個市場推廣專案,任務時間較確定,重點是跟踪每個任務的進度和資源安排。
- 使用情境:專案經理想簡單地跟踪進度,確保所有任務能在既定的時間範圍內完成,並調配資源。
【結論】
- PERT 圖:更適合分析任務依賴性、計算關鍵路徑,並適用於不確定性較高的專案。
- 甘特圖:更適合跟踪專案的時間進度,適用於時間安排較為確定、需要簡單查看進度的專案。
專案經理可以根據專案的需求來選擇適合的工具,甚至將兩者結合使用:先使用 PERT 圖來確定任務依賴關係和關鍵路徑,然後再用甘特圖追蹤實際進度。
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喵星人

10/18 22:42

提升線上會議效率: Zoom、Slido 並設立清楚議程
在後疫情時代,線上會議已成為企業日常運作的必需品。然而,雖然它提供了靈活性和便利性,但也伴隨著一些不可忽視的缺點。本文將深入探討線上會議的主要缺點,幫助企業和個人更好地理解這種新型工作模式所帶來的挑戰,並為未來的會議做出更明智的選擇。
❤️線上會議的優點
靈活性
參與者可以在家裡、咖啡廳,甚至是沙灘上參加會議,完全不需要通勤!這對於全球團隊來說,真的是太方便了。
成本效益
省下差旅費用,尤其是跨國會議,企業可以把這筆錢用在更有意義的地方。
多功能性
現在的會議軟體不僅能視訊通話,還可以螢幕分享、錄影、即時聊天,讓會議變得更高效。
環保
減少通勤也意味著減少碳足跡,對環境友好,現在的企業都越來越注重這一點。
❤️線上會議的缺點
技術依賴
網路不穩定時,會議可能會中斷,這樣重要的信息就可能被遺失,讓人抓狂。
缺乏面對面互動
雖然有視訊,但還是無法像面對面那樣進行私下交流,有時候溝通可能會出現誤解。
視訊疲勞
長時間盯著螢幕真的很累,容易讓人感到疲憊。誰不想偶爾站起來活動一下呢?
操作複雜性
有些平台的操作界面不夠直觀,新手使用時容易迷路。
❤️提升效率的方法
設置清晰的議程
事先發送詳細的議程,可以讓大家提前準備,不至於在會議中摸索。
使用高效的工具
選擇適合團隊需求的軟體,比如 Zoom 或 Google Meet,它們功能強大又易於使用。
控制會議時間
設定每個主題的討論時間,避免無限延長。用計時器幫助自己掌握時間!
錄製會議內容
對於重要的會議,可以錄製下來,以便後續回顧,不怕錯過任何重點!
❤️增強互動性的技巧
鼓勵參與者開啟鏡頭
大家都開啟鏡頭,更像是在面對面交流,也能增加參與感!
使用即時投票或問答功能
利用工具如 Slido 進行即時投票,讓大家能參與到討論中來。
分組討論
將大團隊分成小組進行討論,再回到大組分享結果,能促進更深入的交流。
定期檢查參與者狀態
隨時詢問大家是否有問題或意見,保持互動,不讓人感到冷場。
❤️結語
總結來說,線上會議雖然在靈活性和成本效益上有其優勢,但其缺點也不容忽視。了解這些挑戰後,企業可以針對性地調整會議方式和工具選擇,以提升會議效率和參與感。透過有效的策略和技巧,我們能夠在這個數位化的時代中,使線上會議真正成為促進溝通與合作的利器。
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喵星人

10/08 14:59

產品經理(PM)與設計師溝通上常遇到的溝通問題如何解?
在產品經理(PM)與設計師的合作中,經常會遇到溝通上的挑戰,這些挑戰往往來自於角色職責、目標、工作流程等方面的差異,如需求與目標不明確可能會導致出現偏差或設計師反覆修改;或是雙方優先級不一致,可能導致工作進度延宕等等,以下將分享一些常見的問題及解決方法:
1. 需求與目標不明確
問題:
PM提出的產品需求或目標不夠清晰,導致設計師對於要解決的問題和設計範疇沒有明確方向,最終出現偏差或反覆修改。
解決方法:
- 提供明確的需求文檔:PM需要在與設計師溝通前,準備詳細的需求文檔,涵蓋功能需求、目標用戶、業務目標、使用情境和用戶痛點。這樣可以幫助設計師更好地理解產品的核心價值。
- 協作定義成功標準:PM與設計師共同定義設計的成功標準,確保設計師明確知道在設計中應達到的具體結果。
2. 缺乏用戶觀點的理解
問題:
PM專注於業務目標和功能需求,而設計師則專注於用戶體驗與視覺表現,雙方可能會忽略對方的重點,導致產品設計無法同時滿足業務與用戶需求。
解決方法:
- 共同關注用戶需求:PM與設計師應共同參與用戶研究、用戶測試和需求分析,建立對用戶需求的共識。通過數據驅動的用戶洞察,找到業務與用戶體驗的平衡點。
- 跨領域學習:PM應多了解用戶體驗設計的原則,而設計師則可學習產品管理和業務需求,這樣雙方能更容易理解彼此的觀點,促進合作。
3. 優先級不一致
問題:
PM經常面對多個業務需求和項目,可能會要求設計師優先處理某些設計任務,而設計師則可能認為某些設計工作應該更加完善,兩者之間的優先級可能衝突。
解決方法:
- 透明化優先級設定:PM應該明確告知設計師優先處理哪些需求及其背後的原因,並與設計師討論這些優先級的合理性。確保設計師理解業務上的緊迫性,同時尊重設計流程所需的時間。
- 協同規劃設計時間:設計師也應向PM清晰表達設計任務所需的時間和質量要求,雙方協商設計的里程碑和時間表,避免無法達到彼此預期的狀況。
4. 溝通頻率與方式不當
問題:
PM和設計師的溝通頻率或方式可能過於稀少或頻繁,導致設計進度不明確或反覆修改的情況。過少的溝通會讓設計師方向偏離,過多的溝通則會打斷設計師的創作過程。
解決方法:
- 設置定期會議:PM與設計師應定期舉行簡短的會議,如每週一次的設計進展檢視會議,避免過度打擾設計師的日常工作,同時能及時獲取設計進展和方向調整。
- 使用適當的溝通工具:對於日常小問題,可以使用如Slack、Email或其他即時通訊工具進行簡短溝通,避免開會頻繁打斷工作的情況。
5. 對設計方案期望不一致
問題:
PM可能對設計方案的期望與設計師的理解不同,導致最終輸出的設計方案與PM的預期不符,進而出現反覆修改或彼此不滿意的情況。
解決方法:
- 早期視覺原型驗證:在設計初期,設計師可以展示低保真原型或概念草圖,與PM共同檢查設計方向,及時確認是否符合需求和預期,減少後期大幅修改的風險。
- 持續反饋循環:設置定期的設計評審會議,讓PM參與設計的各個階段並給予及時反饋,這樣設計師能根據反饋逐步調整,減少大規模的修改需求。
【總結】
PM與設計師之間的溝通挑戰來自角色間的差異,但通過建立明確的溝通流程、共同關注用戶需求、協商優先級、保持合適的溝通頻率以及明確期望,可以有效減少這些問題,促進高效合作和產品的成功。
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