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傑夫的職涯解題教室

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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

16小時前

【43歲轉職,來聽聽我學到了什麼?】
在43歲時離開管理多年的工廠,不管是人員、設備、系統都非常熟悉的環境,投入到另一個全然不同的產業,內心想著自己已經有多年的工作經驗,也帶過幾十人的團隊、處理過無數問題、面對過各式各樣千奇百怪的突發狀況。
雖然是轉換了新的環境,但只要把問題的改善思維帶過去,把交辦的任務做好,應該很快就能進入狀況。
但真的進去之後才發現,管理經驗及管理做法可以帶著走,但環境不能。
新的公司、新的主管、新的同事、新的文化、新的系統,甚至連怎麼開會、怎麼溝通、怎麼回報都需要重新摸索。
感覺就像是從一個待了好幾年的地方,突然換到一個新家,原本吃飯就像放空一樣的自動化,現在連吃飯想拿個碗筷都要問人翻好久。
【換了環境最難的不是工作,而是重新建立認知】
剛到新環境時,我常會有一種感覺,「以前這件事情我都是這樣做很正常,為什麼現在不能這樣做?」、「以前這件事情不需要經過這些流程,但現在為何要加入?」
尤其是當自己還停留在前一份工作思維中,這種落差感就會更強烈,但後來我才慢慢理解,這個問題關鍵其實並不是在討論誰對誰錯。而是每一個組織都有自己的發展背景及運作邏輯。
到了新的公司,我就必須重新理解B公司的運作規則。
什麼事情主管是最在意?
那些可以自己決定?那些一定要向上報告?
哪些人是流程關鍵窗口?
這些東西在前公司其實也是相同的,只是因為太過熟悉,所以已經自動帶入了這些內容,新公司其實只是提醒我,不是拿著過往的經驗及想法,硬要卡進去新的環境,或是一味的去挑戰系統,而是需要重新去了解並掌握這些重要資訊。
先放下過去,了解現有的管理規則,才能夠運用新的管理規則去做好管理
【換了環境最難的不是不會,而是會做卻不能馬上做】
前一份工作因為從基層做起,團隊都是熟悉長久共識的夥伴,所以看到人員做事方式有問題,直接提出要求。看到流程效率不順,直接想辦法改。
但到了新環境,我反而開始學會要「下策略慢一點、思考更細緻點」。
有時候用過往的方法改善事情,有些問題確實可以立即改善。但也可能在無意間引爆了一些關鍵炸彈
你必須先理解背後原因,有些制度看起來不合理,可能是因為以前發生過某些事情,有些流程看起來很慢,可能是為了控制另外一個風險。如果太過求快改善只看到表面問題,就很容易拿過去的改善,直接套在現在的問題上。
結果雖然改善了一個問題,但卻製造出更多更大的新問題。
所以我開始重新定義「我的經驗」。
以前的經驗作法,可以改善問題,是因為我除了了解環境、了解人、了解主管的喜好、了解公司的系統,所以可以又快又準。
現在的經驗,反而是在提醒我,不要太快就篤定自己知道改善作法,多去思考可能性、多去詢問同仁、多去驗證想法、目前就是讓自己可以融入新的環境,建立一套能符合新公司的管理思維。
這真的是一種很不一樣的思考升級。
【換了環境最難的不是事情做不完,而是要懂得停下來校正自己】
以前工作因為熟悉,可以用較少的思考時間,以及較快的效率去處理事情,但換工作後有一段時間,真的感覺到工作很累。不僅僅只有身體做了多少事情,也包含著腦袋一整天都沒有真正停下來。
開會時我在觀察流程。
跟同事溝通時我在判斷回應。
處理事情時思考這樣做,是不是真的符合公司的期待。
回到家之後,腦袋還會不自覺地回想:
「剛剛那句話是不是講得太直接?」
「這件事情是不是應該先跟主管確認?」
「今天這個決定,我是不是還少考慮了一個面向?」
以前下班累,可能是工作時間長身體累。
現在下班累,是因為大腦及認知一直處在高負荷運轉狀態。
原來轉職真正需要面對的,不只是工作能力,還有自己的心理韌性。
因為到了一個新環境,你必須接受自己過往的認知可能會被全盤推翻。
你也必須接受在新的環境裡,自己會再次成為那個需要學習適應的新人。
這真的很不容易。
因為心裡多少會存在一個聲音:「我都做這麼久了,怎麼可能還需要重新重頭學?」
但事實就是真正的成長,不是沉浸在自己過往的那些表現,而是有能力重新成為學生。
【換了環境最難的不是心態歸零,而是過往經驗優化、思考升級】
雖然前面提到要重新適應,但意思卻不是真的把自己當新鮮人,以前經驗全部丟掉重來,而是知道什麼時候該優化經驗。
如果把我的經驗固化成一個標準答案,那一但換一個環境換一份考卷,那就很容易會出現卡住。
但如果把我的經驗當成是「判斷問題答案的方法」,那它應該要因應不同的內容,給出相對應的做法,這時候反而會變得更有價值。
以前遇到問題,我可能會直接想:「這件事情我要怎麼處理?」
現在我會再多問幾個問題:
「跟過往的差異比對,這個環境為什麼會產生這個問題?」
「需要解決的是表面問題,還是背後還有隱藏的系統問題?」
「如果現在還不能改,我能做那些事來降低影響?」
「這個決定對現有的團隊、主管、公司會產生什麼影響?」
「過往的方式或許可以,但有沒有比我原本想的方法更好的方式?」
問題一樣,但思考的層次及深度不一樣了,能改善的適應性也進而優化了。
【換了環境最難的不是改變,而是不要為自己的決定後悔】
人生中會遇到很多不同的考驗,也有不同的選擇,有些選擇是輕鬆的,有些選擇可能會讓自己遇到更多挑戰,但該思考的不是去後悔,因為後悔會讓自己害怕選擇,後悔會讓自己失去自信。
那怕這條路更為艱困,這表示著也讓我有更多進步的機會,「我要怎麼在這個環境中,讓更多夥伴願意跟我一起把事情做好?」
靠的還是那些過往扶持著我,走到現在的經驗及智慧,對人的理解、對環境的判斷,以及對事情優先順序的掌握。
我不會說43歲轉職換工作是一件輕鬆的事情,
它真的會累。
會自我懷疑。
會有適應不良的時候。
但也因為重新走進一個陌生環境,我才有機會重新檢視自己。
以前認為理所當然的事情,重新思考背後的邏輯思維。
以前習慣的做法,開始重新驗證為何可以成功。
以為「靠過往經驗就夠了」,現在才知道真正重要的是有經驗,卻不會被經驗綁住。
轉職投入新的環境,有時候它反而是一個重新升級自己的機會。
只是這一次的升級,並不是去學一個新技能、或是拿一張新證照。
而是學會在陌生環境裡,重新觀察、重新理解、重新建立自己的位置。
所以如果你現在也正在適應新的環境,覺得自己很累,我想告訴你:不用急著證明自己,先讓自己去看懂這個環境,然後慢慢找到自己的節奏
把過去的經驗留下來,但不要被過去綁住。因為真正成熟的職涯,不是走到43歲以後就什麼都會。而是即使到了43歲,面對一個全新的環境,依然有能力重新開始。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

08/31 12:00

【面對問題,先解決情緒,再解決問題】
先在腦中想想這個畫面,在工作的時候,突然耳邊傳來爭執的聲音,原來是事情出錯,新人覺得自己被責怪,老手覺得已經講過很多次,最後兩邊都覺得自己沒錯,氣氛馬上變得很僵。
然後主管出面。
「好了,這件事情先不要再爭了。」
「新人需要多練習,老手要多體諒。」
「老手已經教很多次了,新人你也要更用心。」
「大家都有辛苦的地方,我們先把事情處理掉。」
幾句話之後,同仁安靜下來然後回去工作,看起來這個衝突好像有被順利解決了。
事實上情緒及問題真的有被解決嗎?
同一件事情發生在不同人身上,有人選擇馬上反駁。有人一句話都不說。
也有人嘴巴上說「沒關係」,腦中卻已經開始準備離職。
如果主管只看到衝突之後表面的平靜,很容易會錯失真正改善的時間點,安撫情緒是需要的,但更重要的是解決背後反應的問題。
【直接反應型-情緒很明顯,反應訊息很明確】
這類員工通常比較直接,覺得不公平就會說出來,覺得被誤會就會要解釋。
甚至有時候會感覺像在對主管嗆聲:
「為什麼這件事情是我負責?」
「明明不是我的問題,為什麼最後變成我要處理?」
這時主管第一個回覆可能是:
「你講話先不要帶著情緒。」、「你先冷靜下來」但這些話幾乎不會帶來太大幫助。因為對方真正想確認的是,「主管有沒有先理解事情的前因後果?」所以這時候比較有效的方法,是先做到「陳訴過程」與「緩解情緒」。先讓員工把過程故事講完整,讓自己有更多時間思考應對,同時透過時間讓對方的情緒有所緩解,。
有問題 → 先講事實 → 再講你的看法 → 最後提出你希望怎麼處理。
1. 如果確實是分工不合理,就要去思考同仁分工。
2. 如果是資訊不足造成錯誤,就要補足資訊,避免下次是另一個人遭殃。
3. 如果是溝通誤會造成衝突,就把責任與事實釐清。
雖然當下處理氣氛多為緊張,但這類員工多習慣將問題直接說出來。
主管減少猜的時間,就可以將心力用在安撫情緒及給予改善方向上。
【沉默型-看起來最穩定,卻常常是被主管所忽略的】
另一種員工完全相反,就像是網路短影音很常提到的人物。
●被主管誤會了不解釋。
●工作被增加了也說好。
●被主管責備也不爭辯。
主管可能會認為這個人情緒管理很好,或是很有顧大局觀念,但實際上沉默不一定代表接受。有時候更可能表達的是「講了也沒有用。」
因為當有越來越多員工開始不願意表達,主管反而更難取得真實資訊。
這時候千萬不要僅僅只是問:
「你是不是有話要跟我說?」
「我感覺你好像哪裡有不開心?」
因為對方通常只會回答:「沒有」、「沒事」、「我沒有問題」
主管反而是需要透過更多的具體提問,來引導對方有機會去講出心中最在意的問題
「最近這個工作調度,你覺得哪裡會卡住?」
「如果讓你重新安排,你會想要怎麼調整?」
「有沒有哪個地方,你覺得不太合理我們可以再調整?」
這種問法有加入一些任務討論,比較容易讓對方從「情緒消極面對」回到「事情改善」+「透漏看法」,來藉此找出可以改進的點。
主管真正要注意的是,一個原本願意表達的人,是否開始越來越少說話。沉默有時候不是穩定,而是失望。
【反覆橫跳爆炸型-這是主管最需要注意的類型】
還有一種員工最讓主管感到棘手,就是情緒會在【直接反應】及【沉默型】切換的,通常都是以沉默型為主,可是一旦滿足一些條件,就會啟動【情緒爆炸反應】,因為爆炸時機難以捉摸,所以變成職場的未爆彈,讓管理上更為困難。
他不是沒有情緒,而是內心一直在「想表達」與「覺得表達沒有用」之間反覆拉扯。
而主管真正要處理的,不是強迫他要講出來或是冷靜下來,而是找到這個切換背後的觸發點。
● 什麼事情發生時,他會選擇突然沉默?
●什麼情況下,他會開始出現強烈及爆炸反應?
覺得能力被否定?
覺得分工不公平時?
覺得反應多次沒有結果?
覺得自己的努力沒有被看見?
如果比較多次是遇到「分工責任不清」就爆發,那問題可能不是情緒,而是他對於公平感與責任界線特別在乎。
【建立情緒出口,反應小情緒,避免大衝擊】
當衝突發生時,就算再怎麼妥善處理,還是會因此留下對團隊的傷害,所以
可以在平常的情況下,與每位同仁安排一次簡單輕鬆的會談。這其實也是在幫員工的情緒,建立一條「安全出口」。
因為最危險的狀況不是員工有情緒,而是情緒累積很久 → 沉默 → 持續累積 → 最後一次爆發。如果能讓問題提早被看見,很多衝突根本不需要走到爆發。
【主管不是要控制同仁情緒,而是去管理情緒背後反覆出現的問題】
主管不需要解決員工所有情緒,也不可能去解決所有的情緒,因為每個人對於情緒管理的反應等級都不同。
但主管需要做的是,把那些影響工作的情緒,轉換成可以被討論、被處理的問題。
●員工生氣,不代表他一定是錯的。
●員工沉默,也不代表他當下就沒事。
●員工說沒關係,更不代表真的沒關係。
●有時候,最需要主管注意的,不是那個正在抱怨的人。而是那個已經不想抱怨的人。
所以遇到員工受委屈,可以記住一個簡單流程:
先聽情緒 → 再確認事實 → 找出問題原因 → 提出作業改善 → 後續追蹤結案。
主管真正需要建立的,不是「我很會安慰人」的形象。
安撫,是讓人先穩定下來。
改善,才是讓人重新相信這個團隊。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

08/17 12:00

【當擁有一個完全聽話的AI下屬:考驗的卻是管理能力?】
以前在工作時,曾經期望要是我有個能力很強的下屬,一定可以事事輕輕鬆鬆遊刃有餘,而隨著AI的出現及大量的被應用,其實也進入了這個全民用AI的環境,但在這一兩年開始大量使用AI之後,我自己有一個很深的感受。
以前遇到問題,第一個反應通常是自己想,接著找資料、問同事、跟主管討論,最後慢慢整理出一個方向。
但現在很多時候,第一個反應變成:「不管3721先問AI看看。」
我問了一個問題、AI給了一個很合邏輯的回覆,然後我接受。因為職場很多事情,本來就沒有標準答案。但這樣的用法就是正確的嗎?
【如果AI是你的下屬,一個AI就能包山包海?】
相信很多人用AI會出現一種方式,不管怎樣的需求,都是用一個AI硬扛,然後開始覺得是AI沒有想像的聰明厲害,又或是覺得自己Prompt下不好,開始研究如何把它變成全能,但其實不同的AI工具,在研究、文字、分析、程式、圖片、資料整理等工作上,本來就各有所長。
只用一個AI雖然很方便,但也會受AI的能力限制,先了解這次的工作類型特性,選擇合適的AI,有時候同樣的Prompt就可以創造出,更驚人的工作效果。
就像今天公司裡有幾個下屬。
一個很會分析數據。
一個很會寫報告。
一個很會做簡報。
一個很會整理大量資料。
有的主管想要簡單方便,選擇全部讓其中一個員工做到死,然後怪他能力不足要改進,有個主管會開始選擇切工作分給不同的同仁,最後結果再由一個員工進行整合,就算都是用AI,相同的時間產出的品質也可能天差地遠。
【不要期待你隨便的一句Prompt,就得到100分的答案】
另外一個很有趣的地方是,很多人研究AI時,會很在意Prompt。一個好的Prompt確實重要,尤其是AI需要您的訊息才能夠繼續往下做
但很多主管這時就會開始擺起架子,給了一個模糊粗糙的Prompt後,又開始怪AI怎麼連簡單的問題都回答不了,但哪有一個下屬第一次聽主管交代工作,就可以完全知道主管心裡想要什麼?
通常都是主管先講需求-->AI先做-->主管看了之後說哪裡不對-->AI再調整做第二次-->透過一段時間的持續磨合,才能慢慢知道彼此的工作方式及默契。
第一次產出的結果不好,有時候是自己沒有把背景講清楚。又或是目標沒有講清楚。更別說有時候甚至連自己,真正想要什麼都還沒有想清楚。
所以與其一直追求一個「完美神級AI+萬用Prompt」,我反而比較建議把AI當成一個需要磨合的工作夥伴。當你越了解它的習慣,它同時也越了解你的工作方式。
這個過程,其實跟主管帶人非常像。
【最危險的不是AI給錯資料,而是「自己看不出哪裡有錯」】
這是我目前自己使用AI後,最需要提醒自己的地方。因為AI現在產出的東西,很多時候已經邏輯完整到讓人很容易相信。
文章完整+架構清楚+分析有條理+甚至引經據典、數字都有憑有據。
但問題就在這裡。AI做的越好,越容易讓人忘記它還需要被檢查。如果今天你是一個主管,當一個新人把報告交給你,通常都會再看一次。那麼AI交出來的東西,是不是反而更應該再確認幾次?
因為AI可以幫忙整理資訊,但它不一定知道公司細部的執行情況,也不一定理解這個決策背後真正的風險。這樣的報告是有很大的資訊風險。
所以我會把AI產出的內容分成兩個階段,先讓AI幫忙產出,然後自己要負責跟AI一起確認驗收。尤其是重要的報告、數據、管理決策,更不能因為內容看起來很專業,就直接丟給主管。
畢竟最後如果老闆問一句:「這個數字是怎麼來的?」
總不能回答:「是AI通靈後告訴我的。」
【最容易發生的事情,是我們開始把「思考」也交出去】
這可能是主管真正最需要小心的地方。
以前不知道答案,會找資料、會跟同事討論,或是自己去想。在錯誤中得到經驗,累積的這些成為自己成長的養分。
現在不知道答案,問AI。
如果問AI得不到想要的答案,那就請朋友問他的AI。
只要最後AI能給出答案,我就不用再想了,AI到底給了什麼也不是那麼重要,就讓老闆去確認。
可是在職場很多時候,很多問題關鍵的並不是「哪個答案看起來很正確」。因為那些答案都是建立在特定的環境及下的Prompt完整性下。
老闆往往問的是這個方案的風險是什麼?如果換一個角度呢?對不同的人,會產生什麼影響?
當你只是轉述AI下屬給的答案,自己其實是很難有想法的。
【AI下屬可以幫你做事,但不能替你負責】
今天下屬把資料整理錯了,主管不能跟老闆說:「這是我的下屬做的。」
因為最後報告負責的人還是主管。
AI也是一樣。
你可以請AI幫忙找資料。
你可以請AI整理數據。
你可以請AI分析。
你可以請AI提出好幾個不同方案。
你可以讓AI用不同角度邏輯打臉自己
甚至最後要不要採用,也都是自己的決定。所以決定了之後,責任當然也是在自己身上。
所以真正好的AI管理方式,是「我知道哪些事情可以交給AI,哪些事情一定要自己判斷,因為最後跟老闆報告的人是我,AI只是我的幫手。」這個界線越清楚,AI才越容易真正成為自己的助力。
【為何有些人會擔心被AI取代】
以前大家會說,隔行如隔山、術業有專攻,尤其是那些專業的前輩,往往都有很多江湖一點訣,但在AI的加入後其實這個界限越來越模糊,與其說是怕一個大家都有,大家每天都有在用的APP,倒不如說我們真的怕的應該是,被那些很會用AI的人,做到技術彎道超車,甚至是剛到職的人,工作能力狠狠甩自己幾條街,就因為自己還不太會用AI。
在這個AI時代,我們真正需要提升的是「AI管理能力」,把AI當成下屬,
選擇哪個AI,是專業分工。
怎麼下指令,是任務溝通。
來回做修正,是作法磨合。
檢查其結果,是成果負責。
最後決定權,是主管責任。
這跟管理一個團隊,其實好像也差不了太多。
當人在使用AI的過程裡,開始習慣:
不想了。
不查了。
不懷疑了。
AI說什麼,那我就接受什麼。
這時候覺得真正需要去擔心的,並不是「AI會不會取代人」。
「AI是不是已經開始在取代你了」
AI可以是很好的下屬,但好的主管,永遠要知道什麼事情可以交出去,什麼事情不能。所以我覺得AI真正帶給職場人的挑戰,不只是「會不會使用AI」。而是當工具的能力越來越強,我們還能不能保有自己的專業及判斷力?
不要讓AI變成自己的主要大腦,然後遇到什麼事都無腦全A
要讓它成為自己的智能幫手,才能達到人機協作管理能力
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

08/10 12:00

【我下次會注意,並不是一句負責任的話】
在過往的工作經驗,我給其他人的看法幾乎都是速度快、品質高、往往都是超前完成的可靠下屬,也深受主管的信任。
但隨著職位的晉升、環境的改變、工作量的暴增、同時處理的事情越來越複雜之後,才感覺到,我掉鍊子的機會變多了許多,原本超前完成變成要人催、會議中才發現漏了一份資料、答應別人的事情忘了處理,我應該要更細心,我下次會注意變成出現會講出的二句話。
這種落差深深打擊了自己的自信,也讓我懷疑自己到底怎麼了?
是不是自己還不夠努力?
是不是記性不好?
是不是工作不夠細心?
但陷入情緒跟自我指責並沒有太大幫助,我開始刻意觀察自己,到底為什麼會掉鍊子。
最後發現問題並不是過往做法不對,而是不適合現在的環境,太相信自己的記憶、太習慣憑經驗做事,也太容易覺得「這個應該不會有問題」。
【所有答應別人的事情,都要全部留下紀錄】
以前有人交代事情,我很容易就直接記在腦袋裡。「這個星期五前給你。」、「明天我會處理好。」而且是真的都記得不曾遺漏
問題是過往的事情可能只有10-15件,但一天如果同時進來40-50件不同類別的事情,我就會開始印象模糊,不確定自己到底答應了哪些事情。
🔔所以我只能回歸用老方法,只要是別人交代、自己答應、而且需要後續處理的事情,一律留下紀錄。不管事情大小,無論進度到哪,都寫下來。
後來我才發現,真正容易去漏掉的,通常不是大專案大問題,而是那些「我以為自己一定會記得」的小事情,而那些小事情數量卻是頻繁的。
這讓我重新理解一件事,不要把大腦當電腦。大腦應該拿來思考,不應該拿來記住幾十件待辦事項。
📌當我把事情記錄下來,被放到系統裡去記錄執行,釋放出餘裕空間的大腦反而更有效率的去處理真正重要的問題。
【重要的工作不要等做完才回報】
以前的我熟悉人事物環境、熟悉老闆個性,所以我可以很有自信的完成資料,而且確認是符合且超出老闆需求,但面對更複雜更挑戰的環境,我依然使用過往的經驗「這個我知道怎麼處理,做好再給主管看就好了。」\
結果有一次我花了不少時間整理一份資料,做到最後才發現,我理解的方向跟主管真正需要的東西不太一樣,而且我已經用掉大多的時間。
雖然沒有做錯,但等於前面的努力,有一部分必須重新來過,而時間更緊湊、壓力更大。
🔔當這種狀況出現越來越多次,我也等於在拿自己寶貴的時間去豪賭,所以凡是重要、時間長、或是方向不明確的工作,我不再等到最後才確認。
先確認方向。把架構拿出來。先讓相關的人知道我目前怎麼想。
📌改變的方式很小,但效果可以看見,因為以前是「做完才知道對不對」,後來變成「做的過程中就知道方向有沒有偏」。
雖然回報還是會讓我覺得自己好像新人,但在還無法掌握整體環境變化時,適時確認,是在減少自己及老闆確認的額外成本。
【每一次掉鍊子,都不准說「我下次會注意」】
這是我特別有感的一項,雖然在發生錯誤時我講出了「下次會注意。」但事實上不久後我再經過一段時間後,又發生了類似的錯誤。如果三個月後同樣的事情會再發生一次,那就代表上一次的錯誤根源根本沒有真正解決。
🔔所以後來我給自己一個規則:每一次出錯,都要問自己,能不能有一個方法,讓這個錯誤更不容易發生?
1. 忘記會議資料,就在會議通知加入確認清單。
2. EXCEL報告數字會出錯,就增加功能幫忙進行確認。
3. 答應的事情容易忘記追蹤,就設定固定時間回頭看消掉。
📌不是把自己變成一個「永遠不出錯的人」。而是每一次掉鍊子之後,都能讓下一次的自己少掉一個風險。
【我並不是變差了,而是需要更好的做法來優化自己】
能力的好壞,其實並不是個絕對,而是被比較出來的,當遇到更強的對手、更挑戰的環境,我們才會發現自己的能力是有成長的必要。
🔔當自己在哪些地方容易出錯,反思後替自己建立防呆,才能夠取代口頭上的我下次會注意」,以前的我因為對於工作及環境熟悉,所以無意識下可以達到高可靠度,而現在就要用這些方式,來達到相同的結果。
📌以前我認為工作時間久了,我自然就有經驗可以把事情做好,但現在我反而覺得,很多職場上的可靠,其實不是靠過往的經驗作法,而是靠環境的觀察+落地的改善方法。
當主管發現,一件事情交給你之後,可以不用一直追、不用一直提醒,不用擔心最後你在最後一刻突然出現一個意外,信任自然就會慢慢累積。
【真正的進步,不是要求自己不要掉鍊子】
沒有人可以永遠不犯錯。事情多的時候會忘記,壓力大的時候會判斷失準,第一次接觸新的問題,也一定會有沒有想到的地方。
那怕是我現在有進行改善,也還是會出錯的狀況。所以真正需要追求的,不是把自己變成一個「永遠不出錯的人」。而是每一次掉鍊子之後,都能讓下一次的自己少掉一個風險。
等到一年後回頭看,或許自己並沒有突然變得特別厲害。但那些以前很容易出問題的地方,開始一個一個被補起來了。別人開始覺得事情交給你,可以放心。或許這就是過往我在職場裡「可靠」最實際的樣子,只是現在需要更高級的版本。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/27 12:00

【越努力越迷惘,感覺自己總在原地踏步】
你是否也曾遇過這種狀況,每天都忙到暈頭轉向,行程排得滿滿,事情一件接著一件被完成,下班後覆盤時回想今天,工作沒有偷懶,也沒有浪費時間,但心裡卻總有一個質疑:
「我好像每天都做了很多,卻又好像沒有成長很多?」
【每天都在完成工作,卻沒有累積能力】
有位夥伴這樣說到,他擔任業務5年多,早上處理客戶需求,中午開會,下午處理報表,晚上還要回覆客戶訊息跟追蹤進度。
一年後,他回頭整理履歷,除了工作內容變得更熟悉更快之外,他很難說出自己到底多了哪些能力,又或是能拿出那些讓人印象深刻的成果。
●這也是我們很容易疏忽的一件事。完成工作不一定代表能力成長。
●如果每天只是重複昨天的做法及流程,即使工作十年,也可能只是把第一年的經驗重複了十次。
真正的成長,不只是把這件事情做完,而是在每一次完成後,都比上一次多理解一點、多改善一點、多學會一點。
這些改變才是自己真正得到的部分,也是可以跟著自己帶走的部分。
【一直解決別人的目標,卻忘了自己】
很多人在職場久了,工作開始被各種待辦事項填滿。主管交辦什麼,就完成什麼;客戶需要什麼,就配合什麼。每一天都完成的很有成就感,但每一年都是這樣的循環。
當一直在完成別人的目標,卻沒有替自己的職涯設定方向。再努力的人,也可能只是一直為了別人而活。
●#我們需要定期問自己幾個問題:
1. 當新人訓練一段時間,是否就可以取代我?
2. 我正在累積的是能力,還是只是工作量?
3. 如果明天換一家公司,我真正帶得走的有那些?
當開始思考這些問題,你的努力才會開始有了方向。
【只看今天有沒有完成,卻沒有回頭看自己走了多遠】
有時候空轉並非真的是能力不好,因為只要每天都盯著新的目標,就會一直覺得自己還不夠好。
現在大家都會提到一個概念—定期覆盤。
不是檢討自己為何還不夠努力聰明,而是幫助自己順一下思緒
這個月學會了什麼,成長了那些?
哪些問題過往遇到時很迷惘,現在已經能獨立解決?
哪些技能是半年前還做不到,現在已經越來越能掌握?
【努力很重要,但更重要的是「有效累積」】
一位主管在評估團隊成員時,忙碌是大家第一眼看到的,也是最容易判別的。
因為忙碌,只是代表投入時間。
真正讓人關注的,是那些每過一段時間,就能明顯看見能力有所提升的人。
每完成一個專案,就多了一套方法;
每解決一次問題,就建立一份經驗;
每跨過一次挑戰,就增加一項能力。
把每天的努力,都變成未來可以重複使用的資產。這才是職涯真正所依賴的複利。
【避免忙碌變成盲碌,可以從三個習慣開始】
1. 每天完成一件事,也問自己學到什麼。不要只記錄完成了哪些工作,也記錄自己多理解了什麼。
2. 每周做一次成果覆盤。只要寫下三件完成的事、三個學到的能力,以及下一步想改善的方向。
3. 替努力設定終點,而不是只有被動聽命配合。每一項學習都要問自己:「我希望半年後,它能替我帶來什麼改變?」
【努力不該只是消耗生命,而是累積未來的自己】
或許有些人曾有過覺得自己在空轉的時候。那並不代表能力不足,也不代表選錯了工作。有時只是因為每天都在向前走,卻忘了確認自己是不是走在想去的方向。
努力很重要,但如果努力只是一直重複昨天的任務,然後去做的更多,那終究只是換來更多的疲憊。
真正有價值的努力,不是今天比昨天更忙,而是今天的自己,比昨天多了一點判斷、多了一點從容、多了一點能力,也更靠近自己想成為的樣子。
當能覺察到每一天的努力,都是在累積成未來的資產,那種越努力越迷惘的感受就會消散無形。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/20 12:00

【5個讓主管開始信任你的具體作法】
你會不會有種感覺,明明自己已經有幾年工作經驗,工作態度努力,基礎能力不錯,專業表現也夠,更幫助單位解決了幾次的大問題,但仍得不到主管的信任,想破頭仍搞不清楚問題點在哪?
反而主管信任的是另一種人,能力沒有特別突出,但主管很少追蹤他的工作。事情交出去後,他會自己掌握節奏,該回報時回報,該求助時求助,最後也總能把事情完成。
【不要等主管問,主動回報比被動回答更重要】
主管最怕的,不是事情有問題,而是不知道事情已經有大問題仍無收到回報,主動回報是在降低主管的不確定感。
有些人會認為,手上工作尚未到一個階段性,可以先不用回報。
但對主管而言,資訊並不用詳細,但定期更新比結果更重要。
例如一句簡單的:「目前完成50%,有一個地方需要再確認,預計星期四可以完成。」短短一句話,就能讓主管知道事情仍在你的掌握中。
【不要只有提出問題,更要帶著想法一起來】
每個人工作都會遇到困難。主管最欣賞的,不是沒有問題的人,而是遇到問題後,願意先思考的人。
如果每次遇到困難,都是要靠著主管的建議去解決,那對於主管來說,自己也只是個任務執行著,帶著想法去找主管,主管才知道你現有的思路是否已經與他接近。
例如不要只說:「主管,設備壞掉了。」
可以多補一句:「目前有兩種處理方式,A維修便宜速度快,但有可能會再壞,B維修費用增加10%,天數增加1天,但可徹底解決問題,我比較傾向第二種,因為可以避免再發,想跟您確認是否可行。」
主管未必要採用你的方法。但這個習慣會讓人感受到,你不是把問題丟出去,而是思考過解決問題並評估,而且可以對焦。
【讓事情可以被預測,而不是充滿驚喜】
職場裡讓人害怕的驚喜,莫過於那些原本可以阻止但卻讓時間流失的狀況,「其實昨天就有發現問題了,但我以為可以應付,所以就沒有說。」
真正值得信任的人,會提早告知風險,而不是等事情發生後才解釋原因。
風險提前一天說,主管還有改善的選擇。
等事情發生再說,就只剩下接受及善後。
很多信任,就是從這些小地方慢慢累積起來。
【完成這次的工作,不代表工作就已經結束】
很多人認為把事情完成交出去,就算完成任務。但真正讓人信任的人還會多做一步。例如專案結束後,整理這次遇到哪些問題、哪些流程可以改善、哪些地方下次可以更有效率。這個舉動的目的是在將成果消化,並思考優化自己的方法。
久而久之自己會開始發現,我不是一直重複做事,而是每做一次,都比上一次更前進一點。我的價值就不只是執行,而是創造突破性的知識。
【讓主管感受到,你思考的不只是自己的工作】
很多人把工作做好,是完成自己的責任。但主管真正需要的人,是會想到整個團隊的人。
例如:自己的工作完成了,也提醒下一個部門需要注意的地方;發現流程可能影響其他人,提前協調;甚至在簡報中,把跨部門可能會問的問題先整理好。
這些其實都不是自己的權責,也會增加額外的工作負擔。
但正因為如此,主管才會開始相信,未來更大的事情也可以交給你。因為你的思考,已經從「完成任務」,變成「完成目標」。
心理學有一個概念叫做「認知負荷」。每個人每天能處理的資訊有限,主管也不例外。所以他們會自然把重要工作,交給那些能降低自己認知負荷的人。
●不用一直追問完成進度。
●不用一直提醒注意事項。
●不用擔心要收拾殘局善後。
所以真正讓主管放心的,不是能夠把事情做到100分,而是讓他知道,即使只有40分的進度,你也會主動讓大家掌握現況;即使遇到問題,你也會第一時間站出來面對。
【能力決定起點,信任決定終點】
職場上很多人努力去提升專業,就是希望有一天能獲得更多機會。但職場走得越久就越會發現,能力只是入場券。
真正決定一個人能不能持續被重用的,是別人是否願意一次又一次,把重要的事情放心交到他的手上。
因為主管交辦的,從來不只是工作。交出去的其實是一份責任、一份信任,也是一個人未來成長的機會。
所以如果希望未來有更多舞台,不妨先問自己一個問題:
如果今天自己是主管,會不會放心把最重要的事情,交給現在的自己?
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/13 12:00

【104職涯博覽會服務感想】
服務人數:13人
回饋評分:4.9/5
透過 104職涯博覽會的活動,能夠和一群願意付出時間、分享經驗的優秀Giver並肩,一起陪伴每位前來諮詢的夥伴,真的很暖心,而這次過程中我印象最深刻的,是一位 Taker 問的一個問題。
「你為什麼願意花自己的時間,來幫大家做職涯健檢?」
我想了一下,因為我自己也是一路跌跌撞撞走過來。過程中面對迷惘時是因為別人的提醒及建議,而少走了一些冤枉路。
所以現在的我,也希望把過去累積的經驗分享出去,讓正在迷惘的人,多一個思考的方向、多一點前進的勇氣。當下我也跟她說了一句我一直很相信的話。
如果今天妳覺得有所收穫,希望未來當妳有能力的時候,也能去幫助身旁需要的人。
在得到肯定的回覆後,我知道今天傳遞的不僅僅只是職涯建議,而是把一份善意,繼續傳遞出去。
這次活動中,不管是26歲正在思考第一份工作的求職者,也遇到了45歲想重新找回職涯方向的夥伴。
不同的年紀,不同的經歷,但有一件事情是相同的。職涯不是只有年輕人才會遇到問題,只要站在人生的十字路口,都可能感到徬徨、焦慮,甚至不知道下一步該往哪裡走。
而我所能做的,不一定是給出標準答案,而是在對方迷惘的時候,陪他一起找到屬於自己的答案。
謝謝透過職涯博覽會的活動,讓我有機會分享自己的經驗,也謝謝因為緣分相遇,每一位願意坐下來分享自己困惑的 Taker。
希望這份善意,能夠一棒接著一棒,持續在更多人的生命中發芽。因為真正有價值的,不只是自己變得更好,而是在自己變好的同時,也願意拉身旁的人一把,共同建立起職場的「∞ 善的循環」。
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關於教室
1. 🏆17年科技、外商專業高階經理人
2. 🏆1,000人次履歷健檢、面試、職涯諮詢
3. 🏅104職涯引導師
4. 📩合作邀約/預約諮詢:66123456@yahoo.com.tw
5.【提供免費諮詢】資歷專業問題解答人員,其擅長回覆項目涵蓋,面試、履歷健檢、新鮮人求職、工作效率提升、職場溝通、圖表數據等
學習發起人
吳振興 Jeff
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發起人簡介
我是一位【擅長高效管理】、【系統優化改善】的專業管理人員,熟悉工廠管理系統【精簡、整合、數據自動化】等管理重點。在工作態度上溝通能力強且抗壓性高,具備對事物觀察的高洞察力、可以高效掌握目前任務數量,透過拆解流程排列出其重要優先順序,帶領團隊在期限內完成指定目標任務。 1. 帶領團隊榮獲 3M 觀音廠,2019年度績優改善團隊冠軍 2. 獲得3M 團隊改善及個人改善講座共16座 ...更多