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傑夫的職涯解題教室

傑夫的職涯解題教室
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

08/31 23:09

【不要浪費你的時間,但我認為真正的浪費,其實藏在這裡】
從小時候開始,大人就跟我說不要浪費時間,長大之後進入到職場,從更多的課程及長輩告訴我,不要浪費時間,但怎樣做才算是不浪費時間,其實我是有所疑惑的。
【壓縮自己的睡眠時間,不代表就不浪費】
很多人一提到「浪費時間」,馬上腦中浮現的就是:睡眠時間長。所以寧可在睡前滑手機學習、或是追劇到半夜,直到眼皮撐不住後才願意睡覺,好像自己這樣就有充分利用每天的時間。
但其實這樣做反而會影響到明天上班的工作狀態,長期睡眠不足也會造成情緒不穩、認知功能下降、記憶力減退、免疫力下降等問題,而且在疲累狀態下滑手機也算是半放空狀態,隔天其實也是只有感到空虛。
【簡單的放空冥,能夠減壓恢復專注力】
另外有些人會把「放空」看成於「浪費」。但有時候適度給自己一點時間的放空,也可以是身心休息的最佳方式。就像是運動員需要拉筋休養,腦袋也需要片刻的沉澱。
關鍵在於如果放空後,會讓你感覺更有精神,這就是一段有效的時間。反過來說,如果你花了2小時刷短影音,最後卻發現只有眼睛更酸累,什麼收穫都沒有,那才是更大的浪費。
【找到你正在做這件事的價值,才是時間的意義】
放假時我有時會陪著小孩一起看卡通,起初我覺得這樣做是在「浪費時間」。但後來我發現這樣做可以篩選掉一些有風險的卡通,同時我也可以聽懂孩子的某些語言,是在模仿卡通裡角色的台詞,當我能夠與他進行互動時,孩子就會覺得超有趣,父子關係也變得更親密。
再來有些卡通編劇會把一些個人的理念及想法,投注進去卡通裡,所以大人在看時也可以有所收穫,所以假日的「看卡通時間」就變成了一個有價值的時刻。因為重點不是事情本身,而是當下我們所投入的「感受」。
【別把「快速」錯當成「不浪費時間」】
上禮拜我也有提到這個主題,很多人覺得要避免在工作上浪費時間,就是拼命追求效率、排滿行程。但當注意力只是放在為了快點完成,這時往往會忽略沒有停下來檢視:這件事有沒有更好的做法?
結果往往是越忙越累,效率反而不高。真正不浪費時間的方法,是讓你的每一段投入,都能帶來具體的改善收穫──可能是知識、可能是情感、可能是單純的休息。
【不浪費時間,就是讓每個片刻都有意義】
所以我後來慢慢懂了,浪費時間的真正定義,不是單指的是「給自己休息」或「讓自己放鬆」,而是「沒有意識地去做」。就像是你參與了一場會議,但你並沒有注意去聽取內容或是參與討論給予建議,而是選擇放空想著下班要去哪裡逛,這時候就可以算是種浪費時間。
但反過來說,只要你願意用心去感受,那怕是睡一場舒服的午覺、吃一頓專心享受的晚餐、甚至很認真地看完一部電影,這些經歷都會是珍貴的。
所以與其去焦慮每分每秒「我是不是有充分使用時間」,不如想想「這段時間,我是不是真的能夠有所收穫、或者是好好感受當下」。
所謂的判斷標準,不是拿時間來「做什麼」,而是你「做完後得到的狀態」
有效時間:能夠為自己帶來許多收穫、喜悅及能量。
浪費時間:結束後大多只帶來空虛、損失或疲憊。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

08/24 22:48

【所謂的有效率不是拼快,而是要懂得停下來思考】
剛出社會的時候,我其實是把「效率」和「速度」劃上等號。做事往往慢不下來,收到工作就趕快去做,然後做好就趕快交出去,在一開始的時候這種做法因為能夠快速完成工作,而且看起來工作很認真,也因此獲得到很多的稱讚,讓我深信這樣的做法是很正確的。
但隨著時間的經過,因為做得快,所以也因此接了更多的工作,結果做錯及沒做好的次數也變多了,另外因為不想破壞大家對自己的好印象,就更悶著頭想辦法加速加班去做,壓力也就越來越大。
而我在心中也開始懷疑,這種做法真的是對的嗎?
【為什麼想要「快點做完」,有時反而可能拖慢?】
1. 錯誤成本高:因為越急著想要快點完成,越容易會去忽略細節,尤其是一些數字及流程,結果後面還被主管退回。
2. 思維沒有優化:如果只一味的追求速度,做法就會停留在「照前一次作法加速去完成」而不是「思考怎麼做才能做得更好」。
3. 壓力增加品質下降:人在高度壓力下其實更容易會表現失常,也可能看不見一些盲區,所以雖然任務被「快快」完成,但效率卻不一定真的提高。
這就像是每天上下班開車的狀況。大多數人一想到「想快點到」,第一反應就是油門踩深一點。但真實情況是光靠加速,不但沒注意到路況風險變高,若遇上塞車還會更慢,讓自己的情緒陷入更大的煩躁之中。
如果換個思維,提前收集當天路況資訊,避開紅燈多或交通容易壅塞的路段,即使距離看似更遠,最後卻可能更快抵達。這就是效率與速度最大的差別:前者靠規畫思考與即時的調整,後者只是靠本能地一直往前衝。
【練習「不要急著做完」,深入思考的三個切入點】
1. 先花時間釐清目標
在動手前問自己:「這件事真正要達成的目標是什麼?」
很多時候我們急著交差,卻沒看清楚主管或客戶真正要的成果。結果花了很多力氣,卻方向跑偏。
2. 建立過程中的檢查點
不要等到最後快做完才進行檢查,而是分階段性停下來與自己或主管進行確認。就像開車時不會一路盲開,而是會隨時看導航、注意路況。
3. 練習用不同角度思考
效率常常來自「換個做法」。
如果做重複性工作時,一個流程常常都會卡在同一個地方,就代表需要調整思考及作法,而不是只是用衝撞或是忍耐去克服。
【如果做不完所有工作,那一定要先顧核心關鍵】
我們大部分的人,隨著位階越來越高,管理範圍越來越大,一定都會遇到想做的事情做不完的情況,就像一開始所提到的,我就陷入了這種情境,又因為我又想要把事情全部做完,所以讓自己更加的痛苦。
最後我理解到了,人的時間就是這麼多,我們能夠做的是把工作的核心重點做到穩定,若我們因為怕被罵就想要做完眼前的每件事,最後很有可能會顧此失彼,反而讓自己陷入了更茫然的困境。
【真正的做事效率,其實是「工作品質穩定+善於優化流程」】
我看過很多工作很有效率的人員,他們不一定都是工作速度很快,但他們做事情品質一定是高的,而且大多會以系統性作業考量,因為這樣的效率帶來的是「長遠的穩定」。
當一個人能跳脫「急著做完」的慣性,開始用「更好的方法」思考問題,他的職涯發展也會不一樣。因為主管看見的,不只是完成的快慢,而是你是否能幫團隊找到「走得更快、走得更遠」的方法。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

08/17 23:29

【能力不差卻留不住,問題可能不是工作而是團隊關係】
你是否有遇過這種員工,工作能力不錯能做好自己的工作,但平常話不多與同事互動低,然後工作一段時間後突然提出要離職,經過詢問後也沒有說出原因,只知道心意已決。這時總會讓人覺得很可惜。
在與其他主管進行討論時,尤其是那些個性比較內斂、覺得「把事情做好就好」的人占多數。可是問題是職場中雖然要處理「事情」,但更多的是人與 人之間的「相處」跟「互動」。
【員工是不是習慣把情緒藏太深了?】
很多人當主管時很擔心那種個性火爆的員工,因為爆炸時通常會影響到很多人,但因為相處久後就可以了解個性,所以訊號是明確的。
但當一個夥伴習慣把不滿或壓力放在心裡,雖然表面上看起來都是冷靜專業,但實際上反而會讓主管看不到真實的壓力,同事也感受不到需要支援的訊號。久而久之當同仁的情緒真的累積到爆點,這時只會覺得「主管及同事都不理解我,我乾脆離開好了」。
心理學裡有一個觀點叫「情緒線索」,意思是人跟人之間需要一些信號,來判斷彼此是否需要支持。如果完全沒有釋放訊號,別人就算想幫忙,也不知道怎麼插手。
尤其是很多主管只在績效或專案出問題時,才會注意到這類員工的困境。但其實很多徵兆是可以被注意到的。
● 主管要先練習「看見」,才能真正理解問題。
1. 觀察沉默習慣:例會中是否鮮少主動發言?
2. 注意能量變化:是不是常自己完成大量工作,但卻沒有任何情緒波動?
3. 留心非語言訊號:瞬間的表情、肢體語言,會比言語更早透露壓力。
【獨善其身短期是優點,長期卻成為阻礙】
當然很多人會覺得,工作中「我自己能處理就不麻煩別人」,短期看起來對於主管及團隊來說好像是很棒的,但長期下來卻容易讓團隊誤以為「他都不需要幫忙」。甚至有些時候還會被誤解為「不想跟大家合作」。
在職場裡,個人專業能力非常重要,但團隊合作才是長期競爭力。如果一個人習慣都自己扛卻不說出來,最後往往只會形成惡性循環:能力好→ 接的事情越多 → 想辦法克服 → 事情越多越重 → 自己越來越孤單 → 覺得環境不友善 → 選擇落寞離開。
● 因為這類員工不善於表達,所以需要主管先搭建一個「可以放心說」的氛圍。
1. 定期 1 on 1:不要只談工作,偶爾問問「最近工作量還 OK 嗎?」,「工作量如果1-10分,你現在認為自己是幾分?」
2. 去除評價語氣:避免用「你怎麼都不講」這類指責,而是用「我想更了解你現在的狀態」的方式打開話題。
3. 用小問題暖身:不要一開始就討論很大方向,可以先從「這週有沒有特別覺得辛苦的地方?」開始。
【讓夥伴能夠打開情緒,其實是一種能力】
有些人會抗拒分享情緒,因為怕「抱怨」會讓人覺得負面。又或者是怕影響到自己在主管心中的評價。
所以如果是直接問說「最近工作需要人幫忙嗎?」可能得到的答案大多是沉默或是不用,對於習慣隱藏自己情緒的人,往往是要引導而不是硬逼。
1. 先肯定個人專業,再點出團隊:例如:「你的專業我完全放心,但因為我們是團隊,可以讓部分項目讓其他人協助。」
2. 給出具體選項:問「你比較需要人幫忙做 A,還是希望我協調人去做 B?」讓對方學會選擇,而不是沉默。
3. 幫他找到盟友:安排一個合作性強的同事,除了可以建立一些工作上的信任,也能夠幫助夥伴與團隊建立更深的連結。
【給想改善的人三個小提醒】
如果有人覺得自己,好像正走在這樣的模式中,可以先試著從以下三件事開始:
1. 小小地釋放訊號:不用一次把心裡話全說出來,可以從一句「這件事有點緊湊,我可能需要幫忙」開始。
2. 讓別人知道你的感受:有情緒跟壓力不是壞事,當表達出來時,反而能夠破除別人心中的印象,反而會覺得更容易貼近。
3. 不要害怕與團隊建立連結:跟人互動並不是浪費時間,而是創造自己的資源。關係其實才是職場裡最隱形的力量。
● 單靠主管時時確認提醒效果有限,要讓團隊氛圍也成為助力。
1. 強化互助文化:在團隊裡營造「幫忙不是麻煩,而是互相成就」的觀念。
2. 公開肯定互動:當他願意開口時,主管要即時肯定,例如「謝謝你提出來,這讓團隊更好協調。」
3. 定期小活動:透過輕鬆聚會或非正式討論,降低員工對互動的壓力。
職場上主管去管理團隊的專業能力固然重要,但人與人的交流、情緒的釋放,才是讓一個人能走得長久的關鍵。有時候真正困住一個人的,不是環境,而是自己過度隱藏的情緒。
當一個人願意試著把內心的狀態傳遞出去,會發現支持比想像中多,職涯的道路也會更寬廣。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

08/10 23:07

【不管這三件事,走了20年的路也還是會跌倒】
7月底因為轉換到新公司,面對新職位的工作挑戰,同時也要學習新系統、不同的人事物,整體負擔是非常重的,所以決定先暫停發文跟其他活動,全心去面對工作挑戰。
前幾天跟新的同事聊天時,提到為何很多工作20年的資深老手,還是會犯一些新人的錯誤,想要詢問管理的要點,所以我跟他提了一下我的管理心法。
在職場工作時,不論新人或老手,都會遇到一個共同的挑戰:
一開始當我們不熟悉時,工作時往往兢兢業業,但當我們熟悉到幾乎可以閉著眼走時,反而最容易忽略那些微小的危險。
【日常所做的每一個動作,都算是一個事件】
這裡所提到的「事件」,並不是指的那種特殊事件,而是日常生活中的每一個動作流程,打從你起床後去刷牙,或者是走路上班,又可能是工作上的日常檢查,以及生產動作或是打訂單。
這些看似一直重複固定的作業裡,因為相似度高,所以雖然一開始執行時會不適應,但一段時間後就能夠熟悉,也因為我們能夠預判接下來會發生的動作,所以速度上能夠更快更輕鬆。
【環境的變化,是真正挑戰的第一步】
雖然事件的進行是固定的,但絕對不是永遠不變,就像是牙膏可能會用完,誘惑是走路時突然遇到地上有積水、油漬,甚至有東西掉在路上。當事件的環境改變後,就表示無法再透過一般的思緒進行處置,而問題的發生也往往會出現在這一塊
【注意力永遠是發現問題的關鍵要素】
而工作中最容易會被忽略的就是「注意力」。你有曾經發生過,日常騎車回家時突然腦袋放空嗎? 然後連自己怎麼騎車回家都沒有印象,在環境變動不大的情況下不一定會有問題,但當前車有急停時,就不是能夠及時反應過來。
這就像是我們走路時,那怕是走了好幾年的路,但如果眼睛一直盯著手機,地上的水坑就算很大一攤,你也不會看見。工作中同樣如此,只要人失去了警訊,就可能會踩到陷阱出錯。
【管理的心法,不管是老手還是新手,都是相同的】
1. 事件:簡化流程、減少失誤空間。
一個事件的過程內容或作法越模糊,當然就表示會出現更多變動,這樣的情況下不僅同仁需要更多思考,速度跟效率當然也無法提升,所以如何讓事件動作更清楚明確,這不僅是在工作上,個人生活管理上也有很大的幫助。
事件流程能不能更簡單?有沒有機會改為自動化?能不能減少人為操作的風險?這些都能更大層度去降低錯誤風險。
2. 環境:預防異常、降低變化衝擊。
雖然透過事件建立,可以降低大部分的變化,但環境的挑戰在於,它往往不是每天都會出現,可是一旦出現後,如果沒有準備,就很容易造成團隊或個人手忙腳亂。
管理在這裡能做的,是盡量降低「環境發生的頻率」、「建立異常時立即的處理做法」,這樣才能讓團隊遇到變化時不會完全失措。
3. 注意力:維持警覺、確保反應速度。
有時候我們會聽到有些主管在講說,團隊好像「螺絲鬆了」,其實意思就是就算我們想了再多的解法,立了再多的規定,但不會注意的就是不會注意。
這其實才是管理最困難的,不是單純用很多規定去壓,而是需要透過文化去塑造,讓團隊養成習慣,看到有異常就會停下來檢查、遇到有疑慮會開口詢問、聽到警訊就會馬上反應,這樣才能夠真正去避免風險及錯誤。
【老手出錯的機率確實比較低,但輕忽注意的老手同樣也會做錯】
當我們將事件設計得越穩,環境變化的影響就越小;而且當大家的注意力維持在一定高度,環境變化就算發生,也能及時調整,不至於會讓事件失控。
就像每天走同一條路,你知道哪裡是彎道、哪裡會積水,但你還是會在下雨天時提前準備好傘,也會記得在地上濕滑時放慢腳步,而不是漏掉忘記帶傘,然後心中想著自己很會跑步,就選擇在雨中淋雨快速奔跑。
管理的本質心法,不是要用滿滿的規定把人管死,而是要創造一個「就算是新手或老手,就算走老路,也不會被絆倒」的狀態。
事件+環境+注意力,這三個層次就像三道保護網,缺一不可。
而主管的責任就是將這件事情,轉化成實際的執行方針,並且讓團隊成員可以更順利的進行每日的作業。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/24 11:09

 【會提出質疑的員工,對於團隊到底是助益還是難搞】
在工程師的時候,我會覺得為什麼主管,會給一些難以接受的命令,明明存在著高風險,卻又執意去做,最後換來挫敗的結果,這是讓我難以理解的。
但隨著自己升上了主任、經理,開始了解到有時候在命令背後,是存在著無法訴說的來由後,就較為能夠理解主當時的心境,但這只是佔其中的一部分,今天要談的是另外一個主管容易遇到的陷阱。
【當職位越高,越容易得到過度的情緒價值】
在升任到越高的主管後,隨著組織的擴大,除了自己影響力變大、手上的資源更多,帶領的夥伴當然也越來越多,這時身旁一定會有很懂眼色的夥伴,他們會在主管提出看法及策略時,適時給予大量的認同肯定,甚至主動說服其他同要仁支持主管的想法。
這種夥伴對於主管推動政策有一定幫助在,但當身旁這樣的夥伴越來越多,主管長期沉浸在這樣義氣相挺的氛圍之中,那怕自認為是可以廣納建言的人,是很容易就會有「夥伴都很支持我」、「目前政策推動一切順利」,結果就是失去了自己對實際現況的掌握度。
【真話總是很刺耳,但卻能使人看清現況】
在回想起工程師時期,當時一個提案都要經過很多人的層層提問及審查,那時候雖然很痛苦,但最後的案子,整體架構思維是完整的,執行中也不容易出錯,所以表示真話雖然刺耳,但對於任務發展來說,卻都一定是必要的存在。
所以真正能夠帶領團隊走向進步的主管,往往不是那些受人吹捧一言堂式的發言,而是那些可以提出後,經得起大家挑戰及考驗的政策思維。
【主管對於質疑的態度,決定團隊成員願意講真話的程度】
當主管職位越高時,團隊推動專案時一定會出現【支持者】及【質疑者】,如果主管無法聽進那些刺耳的發言,一味的喜歡及偏坦那些【支持者】,最後當然【質疑者】的聲音會越來越少,但這不代表他們不再去質疑,而是他們選擇把那些真話放在心中,並調整自己在工作上的心態及付出。
試想一下,當主管身旁圍繞著滿滿的【支持者】,不管主管講什麼,都有人給予全力支持,那怕這已經是個錯誤的命令,也不會有人提出質疑,最後就是覺得明明自己管的就很不錯,為什麼團隊的氣氛越來越差,整體效率越來越低。
【#主管需要學會辨別的能力】
對於主管來說,溝通的能力很重要,辨別的能力更重要,今天團隊成員的發言,到底只是為了反對而反對故意挑毛病,還是真心要提醒主管有思慮不足的部分,「忠言逆耳但利於行」,當夥伴感受到「自己不會因為講真話而被貼標籤」,「自己的真話是可以幫助團隊成長」,接下來才會有更多的夥伴願意主動發言,也才有機會做到會議中集思廣益的效果。
【我們可以怎麼做到辨別及接納】
可以參考我目前有使用的幾個作法
1. 主管也可以承認自己的不足
主管也是個人,也會有思慮不周或是腦袋不清楚的時候,當主管願意在公開場合承認「是我忽略了你們的提醒」、「我那天的決定,其實可以做的更好」,團隊成員也會了解,敢說實話是可以被接受的。
2. 錯誤討論時要聚焦事情,不責怪人
要建立「解決問題」導向的文化,當問題發生時,先確認是系統不夠完整造成,還是人員疏忽的問題,就算是人員疏忽,那有沒有機會透過防呆機制去防堵,這樣那怕是做錯事的人,也可以有機會發言給予建議,讓這個問題不要再發生。
3. 定期設立逆向回饋機制
像是匿名問卷收集資料,或是每季安排一對一的30分鐘會談,我自己本身的經驗是有效的,可以聽到一些平常聽不見的聲音,然後回覆後讓大家可以知道我的做法及想法,讓建言成為實際可被看見執行的行動。
4. 主管用正向態度,回應不同聲音
這是最重要的,一個聽完同仁提問就開始打壓的主管,那怕講了1,000次歡迎大家提問,最後也會收到1,000次的沉默,先說「謝謝你願意提出這個想法」,再討論內容,減少個人情緒干擾,才能提高溝通效率,避免誤解累積
5. 進行角色交換對談
讓員工想像自己是主管,如果是我遇到這個問題要怎麼決策;主管也分享身為基層時的困境,這樣彼此會更理解立場,也比較願意溝通意見差異。
而且這樣做也可以進而發現,那些夥伴有成為主管的特質,當夥伴的建議被主管採納,對夥伴來說也是很大的能力肯定,也更願意去付出,對於團隊成長來說一定是有很大幫助的。
會提出質疑的員工,對於團隊到底是助益還是難搞,關鍵還是在於主管如何看待這些質疑,面對這個議題不管怎麼講漂亮話都沒有用,因為透過觀察團隊裡有多少人願意主動回饋,就是直接用實例證明自己的最好方法。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/21 11:55

【不是等準備好才有機會,而是先接住機會再邊做邊調】
前幾天看到看到 朋友榮升高職的消息,但當下適逢團隊動盪,朋友心中難免出現焦慮、自我能力懷疑,但最後經考慮後臨危受命,正在開啟自己職涯新的一頁。
這也讓我想起了自己的狀況,擔任 主任的時候,當時 總經理 直接找我並希望我能夠接任 生產線 經理 職務,雖然當時我管理一個單位已經很穩,但突然要我管理5個單位的生產線,心裡也是慌到不行,一方面覺得是個好機會,但又覺得自己還沒準備好,但最後也是硬著頭皮接下來。
【機會總在你措手不及的時候到來,然後在準備好時消逝】
在職場中會看到兩種狀況,一種是工作中突然間迸出個機會,例如:主管突然找你去支援一場對外簡報,但你當下回覆主管:「我還不行啦,我之前都沒有做過這麼正式的報告,我很怕會怯場或是講得很爛」。
等到你回去跟朋友及家人討論後,他們都鼓勵說這是個很好的機會,可以試看看,所以你再去跟主管說自己願意支援,只是沒想到主管已經馬上另找他人負責,有時候會想說「等我再多學點,再有點經驗,再穩一點…」,我就能夠抓住機會,但很多時候是先接住機會,在開始做真正的準備。
【做好準備絕對不是拚一次性的成功,而是系統性的持續準備】
有時候我們會希望能夠透過一個大專案,來達到一鳴驚人的成果,但當平常沒有固定呈現出好的績效,根本很難獲得到長官給予大專案的機會,如何做好自己的基本功,從瑣事中逐步預先思考準備,建立起更沉穩的自己,才能累積更多被看見的可能性。
就像是一位新人被臨時點名上台自我介紹,結果講的二二六六,回到座位後才說:「如果早知道我會被叫上去,我就先準備一下了,才不會講得這麼爛。」但這種臨時狀況很難可以預知,我們所能做的就是「做好會被臨時點名的準備」。
【沒有所謂的準備萬無一失,如果有那一定是因為任務太簡單】
以前在工程師時,我很注重完成萬無一失,擔任 主任時我盡可能做到 少出錯,但到了 經理的等級,面對到手邊的任務,我才發現就算不管怎樣的準備,都不可能做到完美規劃,這個問題並非出在於自己能力是否到位,又或者是自己有沒有準備好,而現實狀況就是如此的複雜。考驗著我們如何在過程中持續創造效益,以及如何降低風險。
而且最重要的是環境,在 主任的環境中終究只能接觸到 主任的任務,就算覺得自己準備好了,也不代表真正能夠 做好 經理的工作內容,所以關鍵是靠著持續的實做,一邊失敗跌跤、一邊從錯誤中修正、才能夠讓自己越做越穩。
【機會是留給準備好的人,但那些勇於接受挑戰的人能更快拿到】
很多人會說明明工作中就有很多的挑戰,為何我總是看起來很沉穩,但有些時候當下也是慌到不行,但我相信自己過往所累積的經驗以及能力,所以哪怕我可能會做的不夠好,但我願意去試試看,就算之後結果失敗,我也有比別人多一次機會練習,這些也會成為經驗,讓我在下一次機會中做到更好。
「我怕把事情搞砸」、「我覺得很彆扭抗拒」、「我怕被說不懂裝懂」,這些念頭跟想法都很實際,剛出社會的夥伴會有,工作20年的資深老手也會有,很少有人可以一次就做到最好,當我們看到那些看似表現很優秀的夥伴,其實只是因為你沒看到他們起初那扭捏的模樣。
從爭取到行動、從行動中準備、從準備中修正、在修正中成長、
我們不是一夕就能準備好,而是透過一次次的爭取機會,以及從錯誤中持續改進,才讓自己逐漸變成「準備好的人」。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/17 12:00

【每一次與人對話,其實都在透露你是哪一種人】
前幾天在跟同事對談時,有談到一個很有意思的話題:「對話的層次」。這裡不是要談什麼說話技巧,而是那種當你跟一個人聊過幾次天後,就大概會察覺到他是哪種狀態的人。
而這個觀察並不是要對人貼標籤,而是提醒自己要啟動覺察。畢竟在職場裡,會說話的人很多,但願意說「對的話」、說得「剛剛好」的人,其實不多。
【一、心理安全感會影響到不同的對話層次】
舉例我們有談到同事間互動時,會有4種對話類型:
1. 因為怕錯,總是聽得多,說得少
這種人有可能發生在剛進職場、還在摸索,或者是心中常擔心怕講錯被笑才選擇不講話。所以習慣當個安靜的觀察者,但內心其實常有很多的不安跟質疑。這個階段其實關鍵在於,怎麼建立起一個安全對談的環境,讓他們「願意」開口。
2. 懂一點就拼命講,容易言多必失
這個也不少見,有些人在新手逐步變熟手的過程中。開始有學到一點知識,就想跟大家分享,想藉此證明自己不是菜鳥。也可能是在資深的前輩,想要展現出自己的經驗。
雖然出發點都是熱情分享,但有時候會因為還不夠全盤理解,反而讓人覺得「講太多」。這時反而是需要調整發言,不要進而帶偏其他人。
3. 懂得多但不說,讓人摸不著頭緒
這類型的人基本上都算聰明、大多是那些習慣先觀察後行的人。腦袋很清楚、做事也有系統,但就是講話模糊不輕易表態、也不急於表現自己。久而久之就會讓人覺得「這人是不是城府很深?」。
4. 懂得多也講得巧,成為組織裡的關鍵人物
這種人不只專業,除了懂得如何將艱深的道理,轉換成讓別人吸收的語言。更重要的是他知道那些時機該講話,那些時候不該講那些話,來讓整個溝通流程更順暢,所以如果有機會遇到這樣的夥伴,真的要抓緊機會多聊多學,才能夠更了解他背後的思維邏輯。
【二、從「摸索中」->「想被看見」->「思考時機」->「對的時間講對的話」】
從這四種對話型態來看,主要不是放在討論溝通技巧,因為最根本的關鍵,不是你所擁有的知識有多少,而是判定講與不講的時機點。在職場對談中我們會遇到很多次的關鍵選擇,然後自己就卡在「講太多了」或「不敢去講」的搖擺之間。
但隨著一次次的測試+收集反饋,我們就能開始掌握到面對不同人、不同時機點時的講話分寸,慢慢就會走到第四個層次:說話不僅僅是為了證明自己懂,重點是要這些話能夠為團隊帶來一些幫助。
【三、那到底要怎麼提升自己對話的層次?】
這裡有整理一個簡單的流程,來讓自己練習:
1. 做自我察覺:我現在是第幾種說話模式?
關鍵不是要責備自己,而是先定錨自己的習慣方式是如何。
2. 練習暫停:不要急著馬上回應
聽到有人講多講錯時,忍住想要馬上反駁的衝動。問問自己:「我現在說這些話,是想要去糾正對方當下的錯誤? 還是想要將話題拉回正確的軌跡」
3. 用提問+引導+鼓勵代替評論:減少高姿態
如果你真的懂很多,立刻講出答案確實可以馬上解決問題,但對於團隊成員的幫助是很有限。如果另外選擇用引導方式,也能夠讓團隊成員進而突破思考盲點,進而獲得更大的收穫。
4. 講話是要對方想聽且聽的懂,不是說給自己爽
這個部份我自己也還在摸索學習中,有時候可能因為自己學了新技能或有新的啟發,就一股腦的想要跟人分享,但對方不一定就想聽想了解,在這種情況下,其實也是跟第二種類型是相同的。
【四、一段對話其實是不同模式持續切換的行為】
雖然前面講的四種階段,感覺是逐漸進步優化,但我認為真正溝通時,不可能是100%都維持一種狀態,而是複數狀態交互輪替發生,關鍵只在於哪個階段比例出現的高罷了。
越是懂得多厲害的人,越會願意選擇「只說剛剛好的話」。不藏私也不靠知識或話語去壓人,因為這些都無法讓人信服,做到對方能夠因為聽你說話,而感覺到自己變得更好,這段對話才能夠真正顯現出價值。
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我是一位【擅長高效管理】、【系統優化改善】的專業管理人員,熟悉工廠管理系統【精簡、整合、數據自動化】等管理重點。在工作態度上溝通能力強且抗壓性高,具備對事物觀察的高洞察力、可以高效掌握目前任務數量,透過拆解流程排列出其重要優先順序,帶領團隊在期限內完成指定目標任務。 1. 帶領團隊榮獲 3M 觀音廠,2019年度績優改善團隊冠軍 2. 獲得3M 團隊改善及個人改善講座共16座 ...更多