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吳振興 Jeff 知識長

職涯解題師

05/20 10:30

【職涯發展-20】身兼多個專案的苦命新PM,快被壓到喘不過氣
【遇到問題】
工業工程系畢業,目前入職1個月,在一家電子加工廠擔任PM,需要負責4個全新的專案(2個是提升加工效率,2個是不良率降低)。可是因為0經驗,在執行的時候感覺壓力非常大,會有想吐、頭暈的狀況發生。而且太多新資訊跟需要執行的事情蜂擁而來,會有不知道該做什麼、該怎麼做的無力感。
更別說是例行報告會議,站在台上有時會整個很慌亂,不知道該怎麼去引導會議,常常搞到會議時間很長,卻討論不出什麼東西,真的整個人快被壓到喘不過氣,每天早上一起床就會很抗拒上班,想要裝病請假,請問我該怎麼辦?
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【建議作法】
個人也有與您遭遇過類似的經驗,在剛從工程師升到課長職時,瞬間從負責專案變成要管理產線所有的大小事務,不僅要學習很多新的資訊與事情,還要隨時應付突發而來的各種問題,當下確實有種力不從心,感到茫然的無力感,這是很正常的。
而經過了3年多的跌跌撞撞,後來才透過從錯誤中學習的方式,找到較好的改善方法,並提供其思考流程給您做為參考,
✍🏻 【筆記紀錄】-->【EXCEL登錄】-->【相關工作展開】-->【配合行事曆確認工作】-->【召開會議及待辦追蹤】。
1. 【筆記紀錄】
因為在工作中很難電腦不離身,所以您應該要準備一個筆記本,將記錄到的新訊息、待辦工作進行簡單的紀錄,避免因為突然來的事情太多,變成記憶被覆蓋過去,就很容易會忘掉部分該做的事。
2. 【EXCEL登錄】
而因為筆記的資料整理應用性很低,所以個人只當作是紀錄,之後還是要把工作項目更新到EXCEL內,而其優點在於相關資料可以被快速的查詢,而且也可以透過剪貼進行複製更新【同時還可以插入圖片、超聯結、檔案、註解等輔助的內容,方便快速掌握重點】,這些都是筆記本無法做到的。
3. 【相關工作展開】
而您在EXCEL登錄時,同時也是在做記憶複習,提醒自己該工作有那些細項,也要記錄到專案待辦事項內,又或者是有那些注意事項要與之前的項目合併,才能有一個越來越完整的專案資訊。
4. 【配合行事曆確認工作】
而當您同時有4份專案時,當然也會遇到同一天內,會有很多不同專案的待辦事情,這時您同樣可以在EXCEL內建立行事曆,並且把各個專案在同一天內要做的,更新在當天的項目內,這樣您就不會因為同時間太多事情而有所慌亂,甚至可以提前去確認幾天後要做的事情,是否還有移漏的地方,會是比較完善的方式。
5. 【召開會議及待辦追蹤】
而專案更重要的就是開會討論及待辦追蹤,如何確保各負責人都有照規定時間進行回報,也同樣可以配合登錄在行事曆中進行確認,甚至提前提醒各負責人要確認完成進度,這些都是很重要的。
另外對於您有遇到開會的問題,身為PM確實很常會需要主持會議,但個人認為主持會議的重點,還是會放在以下這些幾個重點,基本上都能夠讓會議進行流暢,後續只要再透過經驗的累積,相信您就能越來越掌握住開會的模式。
1. 開會前:讓成員清楚本次會議的主題及討論內容
2. 會議中:分階段性的整合大家的想法,引導大家回到本次會議的主題
3. 會議中:清楚記錄會議中要執行的項目、執行人、預計完成日期。
4. 會議結束前:再次確認成員了解其負責內容,並依照進度完成作業,
5. 會議後:使用會議記錄提醒所有成員,若有預訂下次開會時間、開會主題也可以同步列上,方便自己掌握進度。
而雖然上述的方式,可以有一定程度可以幫助您改善工作效率及追蹤專案進度,但難保還是會有壓力過大的情況發生,在必要的時候還是要適時地喊停,透過做一些其他事情【抽個菸、喝個飲料或是閉目養神】,休息個5~10分鐘,暫時把自己從工作中抽離出來,才能讓自己整理好情緒及精神繼續面對工作,尤其對於長時間工作來說,短暫的休息是非常重要的。
以上是自己的經驗分享,雖然內容中無法講到太細,但基本上有一個大方向可以參考,而這些方法也幫助自己在面對眾多工作項目時,還是可以保有一點喘息及思考時間,這樣才能夠在面對工作時,有效避免事情做錯或是漏掉,希望也能對您帶來一些幫助。
文章連結:https://pse.is/46yygh
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許鈺婷 PMP CBAP

流程企劃主管

05/15 13:20

窮查理的普通常識第二講-普世智慧的投資應用
第二講是大家最想看的「投資文」了,普世智慧的投資應用,這篇講章為1994第一次在南加大的商務課程中所發表,距今都快30年了(驚!),而其中的文字到現在仍禁得起時代的考驗,就像富蘭克林的自傳中所教授的自律自學方法,到現在仍影響世界上的好多人!本來這堂課要講的是「選股藝術」,當然以蒙格的個性當然不會報明牌啦,而是給了非常多的學習建議,看著看著覺得這篇應該要改成「投資自己必學的10大學問」之類的標題會更點題。
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職涯診所

05/11 10:55

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許鈺婷 PMP CBAP

流程企劃主管

05/09 05:34

窮查理的普通常識第一講-如何讓自己的生活悲慘
這篇專講是蒙格在1986年對哈佛西湖高中的畢業生的演講,蒙格在此篇演講用了他一貫的「反過來想」的風格,與其講一些高大上的成功顯學,不如用他最擅長的說反話來刺激大家思考「如何才會悲慘?」而這篇專講其實也是他先整理了前人的演講,再加上自己的幾項;就成了這篇專講,與大家分享~
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蔡明淳

作者

05/06 23:41

計劃不總是如預期?不要想著「成功」,而要想如何「不失敗」
展開一段新的職涯、進入人生的新階段時,總會下定決心要好好規劃時間,讓自己變成更好的人。要培養新技能、工作更有效率、按時運動……但是為什麼,我們總是不成功?
讀書及寫作計畫做得很漂亮,卻無法達成,對這樣的自己越來越失望……有什麼方法可以幫幫我嗎?
時間與效率管理是我們一直想探究的議題。也許你過去學過時間管理矩陣、GTD時間管理、番茄鐘工作法……,但真的可以落實到生活上,效率真的提高了嗎?
之前看了一本書《成功最關鍵的事:管控「不如預期」》。這本書在講的就是我們做時間管理常不小心踏進的誤區。作者是日本的心理戰略師DaiGo,之前我寫過《花掉的錢都會自己流回來》這本書的書評,作者是同一人。
這本書不是教你怎麼「成功」做時間管理,而是如何管理時間「不失敗」。作者提到,大部分的日本人不是樂觀主義者,而是悲觀主義者。樂觀主義者認為自己這次成功,下次也會成功。悲觀主義者認為,這次雖然成功了,但下次還是有可能會失敗。先了解自己是什麼類型的人,才能找出最適合自己的時間管理方法。
大部分人時間管理失敗的原因,就是太過「樂觀」。以為自己2小時就能寫好一份企劃書,於是在行事曆安排兩小時的時間。卻沒有估算到,這兩小時內上司可能臨時來找你、電話突然響起、自己心情不好效率導致低落等等情形。
因此我們可以事先擬定好各種不同的作戰計劃。如果本來要去健身房運動,卻因為上司突然交辦事項導致加班。如果這種情形發生的話,就改成走路回家代替運動,而不是讓自己休息一天。一旦休息一天,就有可能休息二天、三天,讓自己離目標遙遙無期。
那你會說,哇,那不就做什麼事都不能休息了。並不是說不能休息,而是要「刻意」安排休息時間。例如說,讓自己一週有一天是不運動、也不忌口的大吃大喝日。重點是,這一天是「你自己安排的」,而不是突發狀況產生,被迫這樣做。主動安排休息時間,讓自己的對人生的掌控程度提高,也會加強你自己實踐的信心。
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