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蒲朝棟

行政副理

04/26 11:38

【職場討論】EP2 莫名被主管冷凍了,該怎麼化解?
Q:想請問大家有莫名被主管冷凍的經驗嗎?都是怎麼化解的呢?
我在現職快兩年了,目前是擔任專案管理人員。當初面試時,主管就提到我跟他的背景很像,雖然大學所學跟目前工作領域並不相關,但他認為我的個性特質可以在這份工作上表現很好便決定錄取我了。
入職後我很認真工作,對主管也很聽話,不太拒絕他的要求。可以感受到主管本來對我的態度從觀望到逐漸認可,漸漸放心把越來越多的事情交給我負責,也常不吝表達對我工作能力的認可,若他有出去玩也常私下給我小禮物,很常有其他同事對我說「主管最愛你了!」之類的話。
隨著負責的事務越來越多,在有些事情上我也開始產生跟主管不一樣的看法,前陣子主管同時丟了很多件事情給我,我便向他表達「因為我手上的事情有點多,可能只能支援做A事務,B事務因為跟我比較不相關,是否可安排其他同事協助呢?」他當下沒多說什麼,但從這件事以後他就開始對我很冷淡了。請問是我不聽他的安排所以他就不高興了嗎?這樣的講話方式踩到主管的雷嗎?
舉例來說,平常他揪大家訂飲料時都會第一個問我,現在是他問完同組的其他人也沒問我,還是其他同事問我要喝什麼,我才加入;現在在會議上他也很常無視我的發言,很常打斷我要講的話,改讓其他同事發表意見。除此之外還有很多類似的事件,這種情況持續快一個月了,真的覺得很難受,請問我該主動找主管溝通嗎?但主動找主管溝通我也不知道該說些什麼,麻煩各位前輩給我一點建議,謝謝。
A:這當然是找主管好好溝通阿,除了你的主管本人,其他人是沒有辦法了解他真正的想法的
可以讓他知道你是真心想要溝通這個話題,先不要打斷他讓他說完,你也可以完整的陳述你的想法
以上的問題應該很多人都有這樣感覺過,我好像被冷凍了、我好像被討厭了、我好像被孤立了等等等...的狀況,畢竟別人的想法與行為我們本身無法幫他決策,那可以怎麼避免或是解決這些問題,讓同事的相處回到你「原本覺得融洽」的氛圍呢?
其實很多時候,最主要的原因都是出現在「誤解」,不論是同事之間的傳話、表達言語的方式、理解建議的想法或是團體之中的溝通等等。而在職場被誤解,只要冷靜面對、不要預設結果,就能讓這些誤解迎刃而解,必定也會慢慢解決。因為職場很多誤解事件,其實只是一方的無心之過。但是如果職場的冷落,是因為對方的刻意安排,那樣的冷落霸凌,就比較難解決。
在職場中「交談」是一把雙刃劍,有時候在職場閒聊,就會有人把我們無心的一句話,拿來放大檢視。因此,在職場要避免別人把我們的話斷章取義,最好的方式還是在職場的交談中小心謹慎。不要理會那些愛論斷別人的同事,因為愛論斷別人的人,也會有另外的同事論斷他們。
如果在職場冷落你的人是你的同事,你根本不用擔心,因為公司還有其它同事,可以成為你的盟友。這樣的說法不是要你在公司把精神花在討好別人,也不是要你把時間花在公司結黨。雖然在職場最重要的還是工作能力,但是如果你在工作場合有自己的盟友,這樣冷落你的同事,也比較不敢持續欺負你。
但是,如果公司讓你坐冷板凳的人是你的上司,這個時候也是你需要重新思考當下職場是否適合你!如果你遇到上司對你冷落霸凌,在工作上完全沒有給你任何工作的指派,那麼你也根本不用害怕。如果你想繼續在公司工作,只要你每天去上班,不要曠職,那麼你就沒有違反任何公司規定;那樣以法律的角度,任何人都無法解僱你,除非是你自己最後受不了被上司冷落,自己打退堂鼓。
當發現自己可能被冷凍時,首先要檢討自己是否在工作與人際溝通上,出了問題,想想該如何改變或調整自己。畢竟要求自己,遠比要求別人容易。而這種改變過程,也意味著學習。維持彈性與學習的心,你在職場上就多一份成功的機會。
面對職場「冷落霸凌」千萬不要逞一時之快回應難聽的話,也不要因為在職場被冷落,就躲在公司的洗手間哭泣。真正厲害的人面對被冷落,就要無動於衷的繼續定睛在自己的職場目標 ; 如果你因為在職場被冷落,就情緒內耗的失去努力的動力,那不就等於讓冷落你的人更處於上風。
如果你的能力佳、個性果斷,或許可以選擇跳槽。因為化解上司長期累積的不滿,需要長期的努力。在這過程中,自己的發展也會受阻礙,而且也不一定能扭轉劣勢。如果真的要走,就要謹記教訓,避免再犯。假如你的個性沉潛,可以選擇待下來,韜光養晦與私下鍛鍊能力。只要你有能力,也願意調整自己,上司還是有可能改變他的想法,更何況他也有可能離職或調職。新主管來的時候,正是你鹹魚翻身的時候。
最糟糕的是,不趁著職場空檔充實自己,卻抱著「拿錢不做事」的拖延心態。在企業組織瘦身與改組的風潮中,這樣的人最容易被遣散。被遣散後,也容易失去選擇好工作的條件。翅膀沒硬時,凡事最好忍耐。甚至被冷凍也不是壞事,正好是沉潛反思的機會。只要知道自己問題出在哪,誠心改善,總都還有機會。
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蒲朝棟

行政副理

05/16 16:14

【職場討論】EP3 行政助理工作好難找?
Q:我的學歷只有高職 做過工作都是服務業居多
但做了那麼多才發現其實不適合我
而現在碰到問題就是 想做看看行政助理工作
可是學歷不到大學 基本交通機車工具都沒有
是不是真的連錄取機會都沒有呢
A:行政職在職場上的競爭是很強的,雖然搜尋出來的工作機會很多,但應徵搶位置的人更多
很多中小企業並沒有要求一定要大學學歷,可以在求職的時候多注意公司設定的條件,但基本上文書處理、簡報製作等等行政基礎方面的能力是必備的
以上是我在職涯診所中遇到的問題及簡述的回覆,那今天我們可以來看一下,多數人心目中比較「好入門卻又很難找到」的行政助理工作
很多人都覺得助理、行政、秘書類的工作門檻比較低。對於社會新鮮人或是轉換職場跑道而言,沒有工作經驗或對於目前專業也沒有把握,以助理/行政職位做為職業生涯的起點或是轉換點,似乎也很理所當然。既然門檻低,那麼應徵的人就多,競爭也勢必較為激烈
對於新鮮人來說,行政工作內的「雜事」包含了小到辦公室午餐,大到公司團體活動協助(會議、聚會、賓客接待、出差),這些往往都比較容易上手,只是你沒有眼高手低的壞毛病,是個肯捲起袖子做事的人,基本上就沒有太大的問題;但再來就會出現在於「文書處理」的認知差異!很多新鮮人對於文書處理的應用還停留在學生階段的報告製作,覺得Word會排版、Excel會加總、PPT會美化就是能熟悉應用文書處理,但職場上的文書處理跟你想像中的真的差很多......。
而對於轉職者來說,從用人方來看,對於不同專業的轉職本來就是會被質疑,如果又不幸是在中高齡轉職的話,這又是一個很大的問號;再另一方面,「行政助理」的職務通常比較適合甫出社會的新鮮人、或剛入職場兩年左右的人擔任顯然是合適的,所以用人方在「積極度」、「可塑性」、「人事成本」的考量下,競爭力是真的有待商榷的。
行政領域看似簡單,但要在同類人中脫穎而出,本來就是不太簡單的事情,對於行政求職者來說,不論是新鮮人或是跑道轉換的求職者,「縱使專業不同,要具備基礎的兩個能力──溝通能力和整合能力──是相同的。」成就一件事所需要的資源及支援,往往就靠著綿密及能設身處地的溝通技巧,以及清晰的邏輯、懂得拿捏輕重緩急的智慧來達陣。行政經常不只是跟單一的對象溝通,有時要與很多對象溝通討論,整合意見;如何能有效溝通,讓衝突減到最少,就是這工作最具挑戰性的部分。
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蒲朝棟

行政副理

04/14 11:52

【職場討論】EP1 面試要求多講述策略的部分,請問回答要點?
Q:
經歷為百貨零售供應鏈管理,包含銷售預測、庫存管理及第三方物流管理,目前應徵物流主管ㄧ職,目標是降低成本、準時將貨品送到顧客手上,包含自動化倉儲導入,人資建議與CEO面試時多講述策略的部分,請問策略部分是指達到目標的流程嗎?確認目標、了解現行流程、發現問題點、進行分析並提出解決方案?是否有範例可參考?似乎容易落入細節執行面的回覆,不確定面試官想了解的策略包含哪些部分,謝謝
A:前輩你原本就在執行供應鏈管理,對於整合執行應該不陌生,我個人認為這跟所謂的策略也有關聯
每個人對於策略的看法與執行不同,但如果白話來說,不就是把相關的東西整合起來執行,然後達成成效或超過成效為目的,而這中間的過程、決策與執行也可看為策略。這是小弟的淺見,可以參考看看
如果以你採購的專業帶入,用策略採購的角度來看,在把自身帶入要應徵的物流主管,分析可能會遇到的問題跟想要如何解決,是不是就能具體些?
上述職場前輩提出的問題,背景是零售業的採購倉管,而解答部份是我於職涯診所的簡略回答(因為篇幅有限,而且也還有其他職場前輩的豐富解答),但就策略的部分,我相信大家都有著不同的論點,並且也有許多可以討論的地方,所以才想在這邊多紀錄些我個人的看法,能夠跟大家分享,或許也能夠吸取願意提供意見的前輩給予的養份。
策略的範圍真的很廣,幾乎什麼都可以用「策略」的角度來談,大到從公司的經營、管理、執行,小到於單位人員管理、庶務性採購或是小額耗材管理等等。上述前輩的案例在於現場主管,但這邊會以行政的方面來討論策略這部分,而由於行政包含的範圍也太廣,這次就先設定由採購面來討論好了,但我相信有許多面向的邏輯思維是可相互參考的。
一般以現在很常見的「策略採購」來說,最基本的本質「採購」是一定在業務範圍內的,在來進展到供應商管理(可能包含製造商、分銷商及零售商)、合約管理、加工管理、交易管理與組織管理這幾個基本的面向,而每一個項目又有著細部的管理條件與方向,詳細的區分這次就先不說了(怕篇幅不夠XDDD),如果有前輩想交流指導或是大多數人有興趣的話,小弟會再發一篇來分向說明自己的見解)
那以執行策略來說,我個人認為需要整合幾點來實施
一、良好的品德素養
再許多時候,規劃期間是不能將內容跟團隊之外的人分享的,更不用說是業界的朋友、供應商或其他單位的同事。雖然說公司內沒有什麼祕密,但說者無心聽者有意,對你來說的一件小事,可能演變出來的結果會超乎你的預期
二、專業的知識素養
在採購業務中,需要與不同類型的供應商交涉;另一方面,採購品類繁多規格不一,且市場上商品的供應需求變化快。為此,採購人員更需具備完整的供應管理相關知識,這可從三個面向思考:核心、整合、轉型。
三、專業的能力素養
專業的知識不等於工作能力,要辦好一件事,知識只佔一部分但能力佔大部分,以採購來說大概有三點可以提供給大家參考
1.細緻的分析能力
2.市場預測的能力
3.良好溝通的能力
而再問題回復中提到,我個人認為「每個人對於策略的看法與執行不同,但如果白話來說,不就是把相關的東西整合起來執行,然後達成成效或超過成效為目的,而這中間的過程、決策與執行也可看為策略。」,那採購最重要的目的就是節省成本對吧?而至少節省成本來說,最終還是要以「總成本」來看才會準確,但大部分的公司或部門都會忽略掉採購的總成本,至於採購總成本這方面,又可以另外開一篇來討論了
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蒲朝棟

行政副理

04/06 16:45

解決問題的根本,就是「邏輯思考力」
大前研一曾說,解決問題的根本,就是「邏輯思考力」,這不但能讓問題迎刃而解,就連我們一般常說的「先見之明」與「直覺」其實也是從邏輯思維中產生的,但由於絕大多數人沒有養成邏輯思考的習慣,所以就缺少了能夠解決問題的思路。
常常聽別人說:「你講話沒有邏輯、怎麼那麼容易聽信他人的話,要懂得自己判斷。」,但從小到大沒有人教會我們什麼叫做「邏輯思維」和「批判性思考」。究竟是因為教育關係,還是某些人先天就帶有這樣的本能?又能透過什麼方式來訓練邏輯和批判思考呢?
邏輯思考每個人都能夠訓練,透過邏輯思考的步驟,自己跟自己對話辯論,不斷挑戰、質疑、審慎思考,明白分辨,追求真理,才能在現今多變的職場環境下,永遠不會被淘汰。
而事實上,職場上的邏輯能力大致可分為觀點總結能力(從材料到觀點)和語言表達能力(從觀點到語言),所以邏輯性,就是在兩件事情之間建立因果關係。好的邏輯就像多米諾骨牌,看上去是一個個獨立事件,但只要第一張倒下,其他的也隨之倒下。
其實,邏輯性最基本的元素是「主張之後,提出論述」,也就是「說完話之後,好好說理由」,讓主張言之成理。為了增加主張的邏輯性,還必須提出論述。如果只有主張,沒有論述,讓人覺得莫名其妙。一般會被認為邏輯太跳躍,則是因為論據無法支持主張。原因就出在自以為別人懂的默契,沒有站在對方角度考慮問題。當然,我們不可能百分百知道對方的想法,但還是可反覆推敲對方的立場及想法。如此一來,能就自己的論述哪裡產生了跳躍,進而找出邏輯上的盲點。
在開始談如何思考之前,我們先了解一下:「為什麼有時候別人會聽不懂你的話呢?是因為在談話裡面少了什麼要素嗎?」
主要是因為欠缺下列四個要素,抑或是順序被顛倒了:
不曉得內容的『主題』,你在說什麼?
不曉得『結論』,最終你想要表達是什麼?
不曉得『根據』,是基於哪種事實和解釋?
不曉得『行動』,所以你希望他人如何進行?
其中,以下4大步驟值得學習:
第1步:俯瞰事情的全盤!
第2步:找出特定的問題,並設定出適當的問題!
第3步:設定前提規則(提出假設),並且著實確認前提規則(調查觀察)!
第4步:提出想法、方案、立場!
總之,邏輯不好、沒有觀點,容易盲從;邏輯好、沒有觀點,難以形成自己的想法、流於空談;邏輯不好、但有自己的觀點,可能為自己的觀點尋求合理化的脈絡,往往被視為講幹話。因此,有邏輯又有觀點的人,才能是最後的贏家。
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蒲朝棟

行政副理

04/01 09:29

很多人都嚮往高薪的行政工作者,但高薪行政的工作壓力呢?
近期,遇到一個行政副總被公司資遣的狀況,不只本人,大家都措手不及。
一早來上班就被通知辦理離職程序,倉促的連收東西的時間都不太夠,更何況是交接文件或是工作進度等等,最後也還是在短短的兩個小時內,整理完東西,離開這當初用高薪挖腳他過來的公司
行政職是很多人的工作選擇之一,印象中入門門檻較低、工作內容較容易上手、比較可以準時上下班,或是處理簡單的文書資料等等即可。但如果你對於行政職的想法也還在於過往傳統的觀念,那基本上也不用去想到調薪或是高薪,因為這就是大家所謂的免洗筷或容易被取代的職位。
行政職要達到高薪的條件有許多,專業一定是最核心的一環,再來我個人認為在危機處理、溝通協調與邏輯思維很重要,對我來說最重要的應該在於邏輯思維。至於相關內容各別都可以陳述許多,在這邊就先賣個關子,下次再分別對於這三點來個別發布文章說明。
跟第一線人員或是生產單位相比,行政人員都被歸納在於「花錢」的單位,相較有「產值」讓公司成長的生產單位或是營業單位,行政後勤不只工作內容不好量化給主管看到,連要推行政策的時候都容易被其他單位給推翻。如何展現自己的價值與產值,一直是行政人員不變的課題。
HR被嫌棄找人太慢,找的人不好用、採購常被念進貨太慢,進貨產品不合規定、總務分身乏術,全場每個角落可能都有他的身影等等等林林總總不斷被抱怨的聲音出現,對於每個基層的行政人員都是工作中的壓力與負擔,而每天也總有解決不完這些所謂「基礎的問題」。而在大家印象中低薪的行政人員就有著這麼多的壓力與負擔,那在所謂高薪的行政人員身上呢?
以主管的角度來說,單位/專案的成敗責任一定是在於個人身上。在過程中的思考、協調、創新、改變、磨合等等,都會花費許多精力在身上。而在於過程中的壓力承受於最後的成敗之責,是真的有點難以想像的。而也有許多人,就是在於「不敢做出決定」與「不敢承擔責任」而敗在晉升主管或做主管職的這一關
另外,除了最頂階的主管之外,大部分的主管都屬於夾心餅乾。有著上層給的壓力、下級的抱怨與反彈、平行單位的不配合及外部單位的壓迫,這也是在很多基層主管改變身分到中階主管後,被打擊最快的一關,也是壓力最大的一關。
至於高階主管的部分,因為小弟目前還沒有跨足該領域,所以無法以第一人稱看待,但我覺得不外乎是在於經營方向與政策的部分。在這個位階後,命令與布局往往影響到的是整個公司或是大部分部門的動作,當然在成敗方面比以往單部門來的更加沉重許多,至於主管想要看到的績效方面,帶來的壓力一定更大
話說回來到開頭提到的行政副總,或許是在當初被挖腳時,高階主管對於他要表現出來的成績就抱有一定的想法與標準,而在他服務的這段期間,一定有所成績出來,但可能也因為這些成績或許沒達到主管的期待,而也遺憾的無法再繼續合作下去
而這樣的過程中,你還覺得行政職是屬於門檻較低、工作容易上手、準時上下班,或處理簡單的文書資料這些工作內容嗎?
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