客戶說訂單有問題,你卻查錯方向?詢問、核對、覆述確認3步驟|附5分鐘影音及例句
收到錯誤商品和訂單尚未送達,處理方向不同。本文以英文訂單詢問為例,整理「詢問問題、核對資料、覆述確認」3步驟,附編號回讀、聽不清楚時的補救句與完整對話,搭配5分鐘影片開口練習。
本文目錄
一、詢問問題:讓客戶描述事情,先別猜原因
二、核對資料:說清楚需要哪個編號,再逐碼回讀
三、覆述確認:說出已知事實,讓客戶確認或修正
一段客服對話,聽完再跟讀
四、聽不清楚時,請對方重複,不用猜數字
現在錄一段自己的客服對話
客戶說「我的訂單有問題」,你立刻回答「我幫您查配送」,對方卻說商品早已收到,只是品項不對。英文聽懂幾個字,不代表已經掌握整件事;如果一開始就猜原因,後面的查詢也可能跟著偏離。
問題確認要先整理客戶說了什麼,再確認該查哪筆資料,最後請客戶核對你的理解。本課以收到錯誤商品為情境,練習「詢問問題 → 核對資料 → 覆述確認」,讓後續處理有清楚的起點。
本文搭配「5分鐘學會問題確認英語:問清楚,避免誤解」5分鐘影片,以中文解說和英文示範練習。可以先聽一輪,再暫停跟讀,換成自己的服務情境。以下人物、單位、訂單與安排皆為教學假設;實際服務依公司流程調整。
一、詢問問題:讓客戶描述事情,先別猜原因
客戶只說有問題時,可以先問:
Could you tell me what happened?
可以告訴我發生什麼事嗎?
這句把說明的空間交給客戶。比起直接問「是不是還沒收到」,先讓對方描述,更容易分清楚是配送、品項,還是其他問題。
客戶可能回答:I received the wrong item.(我收到了錯誤的商品。)這裡確認的是「已收到,但品項不對」,不是「還沒收到」。也不能從這句直接推定哪個部門出錯;先保留客戶提供的事實。
二、核對資料:說清楚需要哪個編號,再逐碼回讀
確認問題類型後,再詢問查詢所需的資料:
May I have your order number, please?
請問可以提供您的訂單編號嗎?
說出order number,客戶才知道你要的是訂單編號,而不是電話號碼或其他資料。與其一次問一整串,先問一項,等對方回答,再依流程補齊。
假設編號是5821,可回讀:Let me confirm: five eight two one.(讓我確認一下:五、八、二、一。)編號在這個示範中逐碼念,不是當成一個數值念;念完仍要等客戶確認。若對方修正某一碼,更新後再核對完整編號。
三、覆述確認:說出已知事實,讓客戶確認或修正
資料取得後,把問題整理成一句話:
Just to confirm, you received the wrong item. Is that correct?
確認一下,您收到的是錯誤商品,這樣理解正確嗎?
Just to confirm表示你要核對理解,中間說出問題,最後用Is that correct?邀請客戶確認。這個問句要留出回答時間,不能自己說完就當成確認成功。
如果客戶說Yes, that’s correct.(是的,沒錯。),再記錄已確認的重點。如果客戶補充或修正,就先更新理解,再確認一次。覆述要保留對方的意思,不要加上尚未查證的責任歸屬或處理承諾。
一段客服對話,聽完再跟讀
以下對話對應影片示範。先聽出每一句的作用,再和同事交換角色練習。
客服:Could you tell me what happened?
可以告訴我發生什麼事嗎?
客戶:I received the wrong item.
我收到了錯誤的商品。
客服:May I have your order number, please?
請問可以提供您的訂單編號嗎?
客戶:My order number is 5821.
我的訂單編號是5821。
客服:Let me confirm: five eight two one.
讓我確認一下:五、八、二、一。
客戶:Yes, that’s right.
是的,沒錯。
客服:Just to confirm, you received the wrong item. Is that correct?
確認一下,您收到的是錯誤商品,這樣理解正確嗎?
客戶:Yes, that’s correct.
是的,沒錯。
對話先確認問題,再核對編號,最後覆述收到錯誤商品的事實。完成後才依公司流程查詢與處理;不要把問題確認誤說成已核准退換貨。
四、聽不清楚時,請對方重複,不用猜數字
漏聽訂單編號時,可以使用影片中的補救句:
Could you repeat that, please?
可以請您再說一次嗎?
請對方重複後,仍要回讀確認。不要只因某一碼「聽起來像八」,就直接填進系統;客戶說得很快,也不用用Yes帶過。
還有一個容易忽略的差別:「收到錯誤商品」是客戶描述的問題,「倉庫寄錯」是原因判斷。沒有查證前,覆述前者即可。確認需求與資料,是開始處理的依據,不代表退款、換貨或補償已經核准。
現在錄一段自己的客服對話
假設客戶收到錯誤商品,訂單編號是5821。先不看文章,用英文詢問問題,再索取訂單編號,最後回讀編號並覆述問題。可以找同事扮演客戶,刻意修正其中一碼,練習重新核對。
課後另花五分鐘:一分鐘回顧句型、兩分鐘錄對話、一分鐘回聽,最後一分鐘交換角色再試一次。
檢查3件事:是否先聽問題再查資料?是否核對了完整編號?是否讓客戶確認或修正你的理解?把這3步做完整,下一位接手的人也更容易知道案件目前確認到哪裡。
2026-10-02 10:12:22