104學習

客服對話結束前，如何說清楚回覆時間和聯繫方式？本文以仍在查詢的訂單為例，整理「約定更新、確認需求、禮貌結尾」3個動作，附中英文對話及回報進度與完成處理的差別，搭配5分鐘影片練習。 本文目錄 一、約定更新：把回覆方式和時間放進句子 二、確認需求：問完先聽，再決定是否結束 三、禮貌結尾：客戶確認沒有其他需求後，再致謝 一段客服對話，聽完再跟讀 四、更新進度和完成處理，要分開說明 現在錄一段自己的客服對話 你告訴客戶「我們會再聯絡您」，準備結束通話，對方卻接著問：「什麼時候？用電話還是信件？所以問題已經好了嗎？」客服知道自己會繼續查，但如果沒有說明安排，客戶就只能自己猜。 好的結尾要讓客戶知道這次對話結束後會發生什麼。本課練習「約定更新 → 確認需求 → 禮貌結尾」，以仍在查詢的訂單為情境，把進度回報說清楚，再確認是否還有其他協助。 本文搭配「5分鐘學會追蹤結尾英語：交代進度，完成服務」5分鐘影片，以中文解說和英文示範練習。可以先聽一輪，再暫停跟讀，換成自己的服務情境。以下人物、單位、訂單與安排皆為教學假設；實際服務依公司流程調整。 一、約定更新：把回覆方式和時間放進句子 假設你確實能在明天透過電子郵件回報，可以說： I’ll update you by email tomorrow. 我會在明天透過電子郵件向您更新進度。 這句有3項重要資訊：update是更新進度，by email說明聯繫方式，tomorrow說明時間。客戶因此知道應留意哪個管道，也知道預計何時收到消息。 使用前先確認安排能做到，並依公司流程確認聯繫資訊。影片裡的明天是教學假設，不是每筆案件都能套用的期限。跨日期或跨時區服務時，需要更明確的日期、時間與時區，避免雙方理解不同。 二、確認需求：問完先聽，再決定是否結束 交代後續安排後，可以問： Is there anything else I can help you with? 還有其他需要協助的嗎？ Anything else是在詢問其他需要。問完留出回答空間，客戶可能想補充新的資料，也可能有另一筆訂單要查；若有需求，先接續協助，而不是急著說再見。 這句也不代表原問題已經解決。即使案件仍在查詢，你仍可確認本次對話有沒有其他事項需要處理；案件進度要另外說清楚。 三、禮貌結尾：客戶確認沒有其他需求後，再致謝 客戶表示沒有其他需要時，可以說： Thank you for contacting us. 感謝您與我們聯繫。 Contacting us適用於電話或文字聯繫，可依服務管道使用。語氣自然即可，不必在結尾塞進很多句致謝，也不要在客戶還說話時搶先結束。 致謝後，依公司流程完成本次對話與案件紀錄。如果前面約定要寄進度，就要留下後續追蹤安排。通話結束了，約定的工作仍然需要接著做。 一段客服對話，聽完再跟讀 以下對話對應影片示範。先聽出每一句的作用，再和同事交換角色練習。 客服：We’re still checking your order. 我們仍在查詢您的訂單。 客服：I’ll update you by email tomorrow. 我會在明天透過電子郵件向您更新進度。 客戶：Okay, thank you. 好的，謝謝。 客服：Is there anything else I can help you with? 還有其他需要協助的嗎？ 客戶：No, that’s all. 沒有，就這些。 客服：Thank you for contacting us. 感謝您與我們聯繫。 對話明示訂單仍在查詢，約定明天以電子郵件更新。客戶表示沒有其他需求後才致謝；這裡結束的是本次對話，案件仍需依約追蹤。 四、更新進度和完成處理，要分開說明 「明天回報」不等於「明天解決」。假設案件仍在查詢，可以像影片對話一樣先說： We’re still checking your order. 我們仍在查詢您的訂單。 接著才約定更新方式與時間。這樣客戶比較容易知道，目前的安排是回報查詢進度，而不是保證明天完成退款、修復或配送。 如果已經提供處理方式，則可以用影片中的補充句確認結果： Could you confirm whether the issue is resolved? 可以請您確認問題是否已解決嗎？ 請客戶依實際結果回答。不能只因自己問了這句，或客戶說謝謝，就把尚未確認的案件記成已解決。 現在錄一段自己的客服對話 先錄一段「訂單仍在查詢」的客服結尾，內容包含目前狀態、更新方式與時間、確認其他需求，以及致謝。明天和電子郵件都可以換成實際可用的安排。 課後另花五分鐘：兩分鐘練習查詢中的版本，一分鐘回聽，再用兩分鐘練習已提供處理方式、需要請客戶確認結果的版本。比較兩段哪裡不同，避免把更新時間說成解決期限。 檢查：客戶知道何時、如何收到消息嗎？有機會補充其他需求嗎？案件狀態是否說得清楚？先完成這3項，再結束本次對話，後續就更容易依約追蹤。

客戶抱怨訂單未到，反覆道歉仍無法交代下一步？本文拆解「理解感受、表達歉意、提出行動」3步驟，附配送抱怨的中英文對話與常見錯誤提醒，搭配5分鐘影片練習回應不滿。 本文目錄 一、理解感受：先回應困擾，不急著爭辯 二、表達歉意：為不便致歉，再接協助 三、提出行動：說出現在確實能做的事 一段客服對話，聽完再跟讀 四、回應感受之後，仍要把事情確認清楚 現在錄一段自己的客服對話 客戶說商品一直沒到，語氣越來越急。你連續說了幾次Sorry，卻不知道下一句接什麼，對方只好追問：「所以你現在會怎麼處理？」如果一緊張就保證今天送到，事後又可能因為做不到而增加困擾。 回應抱怨需要同時接住感受與問題。本課以訂單尚未送達為例，練習「理解感受 → 表達歉意 → 提出行動」。先讓客戶知道你聽見不滿，再說明能執行的查詢，讓對話有具體的下一步。 本文搭配「5分鐘學會客訴回應英語：表達理解，提出協助」5分鐘影片，以中文解說和英文示範練習。可以先聽一輪，再暫停跟讀，換成自己的服務情境。以下人物、單位、訂單與安排皆為教學假設；實際服務依公司流程調整。 一、理解感受：先回應困擾，不急著爭辯 客戶表示等待讓他很困擾時，可以說： I understand how frustrating this is. 我理解這讓您很困擾。 Frustrating在這裡描述事情令人挫折或困擾。用這句承接客戶的感受時，語調放穩，先讓對方知道你有聽見，不要立刻說「您應該再等等」或否定他的反應。 理解感受不等於查明原因。你可以理解等待令人困擾，但商品為什麼未到，仍需要核對訂單與配送資訊。把感受和事實分開，後續才不會為了安撫而補上一個自己也不確定的解釋。 二、表達歉意：為不便致歉，再接協助 接著可以用一句話表達歉意： I’m sorry for the inconvenience. 很抱歉造成您的不便。 Inconvenience指不便。這句說清楚歉意後，就可以進入協助；不需要反覆說Sorry，也不用一說完就接「但是這不是我們的問題」。 如果尚未查證原因，先不要把責任推給物流、倉庫或另一位同事。客戶此刻要知道的是你如何協助，而不是聽一連串內部解釋。補償或退款則需要依公司政策與授權處理。 三、提出行動：說出現在確實能做的事 當下一步是查配送狀態，可以說： Let me check the delivery status for you. 讓我為您查詢配送狀態。 這句把協助變成具體動作：查詢配送狀態。說完依公司流程核對必要資料，例如訂單編號，再進行查詢。查到結果後，還需要向客戶說明資訊或後續安排。 Check是查詢，不是保證今天送達。沒有確認時間前，先交代查詢動作即可。如果問題改成收到錯誤商品，就要換成對應的查詢項目，不能為了照背原句而查錯方向。 一段客服對話，聽完再跟讀 以下對話對應影片示範。先聽出每一句的作用，再和同事交換角色練習。 客戶：My order still hasn’t arrived. 我的訂單到現在還沒收到。 客戶：This is really frustrating. 這真的讓我很困擾。 客服：I understand how frustrating this is. 我理解這讓您很困擾。 客服：I’m sorry for the inconvenience. 很抱歉造成您的不便。 客服：Let me check the delivery status for you. 讓我為您查詢配送狀態。 客服：May I have your order number, please? 請問可以提供您的訂單編號嗎？ 客戶：Yes. My order number is 5821. 可以，我的訂單編號是 5821。 客服先回應不滿，再致歉並提出查詢，最後詢問訂單編號。這是開始協助，不表示配送問題已經解決；查詢結果與後續安排仍需另行說明。 四、回應感受之後，仍要把事情確認清楚 客戶一次說了很多不滿，可以先用覆述確認整理問題。影片的補充例句是： Just to confirm, your order hasn’t arrived. 確認一下，您的訂單還沒收到。 說完留出讓客戶補充或修正的空間。如果還沒查到配送資料，就不要把「尚未收到」改說成「商品已經遺失」；兩者代表不同資訊。 也不要只顧處理資料，忽略對方已經表達的困擾。直接問編號雖然能開始查詢，但先用簡短的理解與致歉，再問必要資料，對話會更容易接續。這些話術的作用是支持服務，實際說了要查，就要接著執行。 現在錄一段自己的客服對話 假設客戶說商品仍未送達，而且很不滿。先用3句英文依序回應感受、為不便致歉、提出查詢配送狀態，再接上訂單編號詢問。不要加入尚未確認的送達時間。 課後另花五分鐘：一分鐘看核心句型、兩分鐘錄音、一分鐘回聽，最後一分鐘把情境換成收到錯誤商品，思考行動句應如何調整。 檢查：有沒有承接客戶的感受？道歉後是不是立刻辯解？提出的動作能不能確實執行？回應抱怨時，先把這3件事做清楚，再依查詢結果往下處理。

客服查資料或安排轉接時，客戶需要知道為何等候、接下來找誰。本文整理請求等候、說明查詢、安排轉接的英文句型，附回到通話的說法與完整對話，搭配5分鐘影片練習交代每個下一步。 本文目錄 一、請求等候：先取得回應，再操作等待功能 二、說明查詢：告訴客戶正在確認哪項資料 三、安排轉接：先說明接手團隊與原因 一段客服對話，聽完再跟讀 四、等待結束後，別讓客戶再猜一次 現在錄一段自己的客服對話 你需要查一筆訂單，對著電話說了「Wait」，就開始操作系統。幾分鐘後回到通話，客戶問：「還有人在嗎？」另一種情況是，你把電話轉給其他部門，對方卻不知道接手的是誰，只好再說一次來意。 等待和轉接都會讓對話暫停。客服要做的是把暫停的原因與後續安排說明白。本課練習「請求等候 → 說明查詢 → 安排轉接」3個動作；查詢目的也可以先交代，但一定要在客戶回應等候請求後，才操作等待功能。 本文搭配「5分鐘學會等候轉接英語：交代下一步，讓客戶安心」5分鐘影片，以中文解說和英文示範練習。可以先聽一輪，再暫停跟讀，換成自己的服務情境。以下人物、單位、訂單與安排皆為教學假設；實際服務依公司流程調整。 一、請求等候：先取得回應，再操作等待功能 需要離開通話查詢時，先問： May I put you on hold for a moment? 可以請您在線上稍候一下嗎？ May I…是在請求同意。說完先等客戶回答，不要問句還沒結束，就已經按下等候。若對方表示不能等，先依公司流程確認其他可行安排。 On hold適用於電話等待；for a moment是「稍候一下」，不等於保證幾秒內完成。當查詢比預期久，應依流程更新狀態或重新安排，不要讓一句稍候變成沒有交代的長時間沉默。 二、說明查詢：告訴客戶正在確認哪項資料 查詢訂單狀態時，可以說： Let me check your order status. 讓我查詢您的訂單狀態。 Let me check後面接查詢項目，讓客戶知道你現在要做什麼。這句可以先說，再接等候請求；也可以在請求等候時交代目的。重點是說清楚動作，並等對方回應後才操作。 Order status是訂單狀態。只有確實要查這項資料時才使用；不要還沒查到結果，就先說訂單已出貨或付款一定失敗。回到通話時，可說Thank you for waiting.（感謝您的等候。），再交代已確認的資訊。 三、安排轉接：先說明接手團隊與原因 確認需要帳務團隊協助後，可以說： I’ll transfer you to our billing team. 我會幫您轉接帳務團隊。 Transfer you to後面說出接手對象。影片裡的billing team是假設的帳務團隊，實際應換成公司使用的部門名稱，也要先確認可用的轉接流程。 如果客戶問為什麼，可以像示範對話一樣補上Our billing team can help with this.（我們的帳務團隊可以協助這個問題。）先交代原因和去向，再依流程轉接；必要時整理已確認的問題，方便同事接續。 一段客服對話，聽完再跟讀 以下對話對應影片示範。先聽出每一句的作用，再和同事交換角色練習。 客戶：I have a question about my payment. 我想詢問付款問題。 客服：Let me check your order status. 讓我查詢您的訂單狀態。 客服：May I put you on hold for a moment? 可以請您在線上稍候一下嗎？ 客戶：Yes, that’s fine. 可以，沒問題。 客服：Thank you for waiting. 感謝您的等候。 客服：Our billing team can help with this. 我們的帳務團隊可以協助這個問題。 客服：I’ll transfer you to our billing team. 我會幫您轉接帳務團隊。 客戶：Okay, thank you. 好的，謝謝。 這段先說明查詢，再取得等候同意，回到通話後交代帳務團隊可以協助。示範省略真正等待時間；實際查詢與轉接，仍依公司系統及流程操作。 四、等待結束後，別讓客戶再猜一次 回到電話上，先讓客戶知道你已回來，再說結果或下一步。只有感謝等候，卻沒有提供資訊，客戶仍可能不知道查詢是否完成。 也要區分「可以轉接」和「對方一定立刻接聽」。尚未確認的接聽時間，不應當成承諾。若無法順利轉接，就依公司流程說明可提供的後續安排，而不是讓客戶反覆在部門之間找人。 文字客服沒有電話的on hold操作。請保留說明查詢目的、更新狀態的功能，依實際系統和服務方式調整，避免讓客戶誤以為下一步會收到電話轉接。 現在錄一段自己的客服對話 模擬一位客戶詢問付款問題。先交代要查詢訂單，再請求等候；讓同事回答後才暫停。回到對話時先感謝等候，接著說明要轉給哪個團隊及原因。 課後另花五分鐘：兩分鐘錄一段查詢與轉接、一分鐘回聽，再用兩分鐘換成文字客服情境。錄音可省略真正的系統等待，但不要省略客戶的回應。 檢查：等候前有沒有取得回應？回來有沒有交代進度？轉接前有沒有說出目的地？做到這3件事，客戶就更容易理解目前的服務安排。

收到錯誤商品和訂單尚未送達，處理方向不同。本文以英文訂單詢問為例，整理「詢問問題、核對資料、覆述確認」3步驟，附編號回讀、聽不清楚時的補救句與完整對話，搭配5分鐘影片開口練習。 本文目錄 一、詢問問題：讓客戶描述事情，先別猜原因 二、核對資料：說清楚需要哪個編號，再逐碼回讀 三、覆述確認：說出已知事實，讓客戶確認或修正 一段客服對話，聽完再跟讀 四、聽不清楚時，請對方重複，不用猜數字 現在錄一段自己的客服對話 客戶說「我的訂單有問題」，你立刻回答「我幫您查配送」，對方卻說商品早已收到，只是品項不對。英文聽懂幾個字，不代表已經掌握整件事；如果一開始就猜原因，後面的查詢也可能跟著偏離。 問題確認要先整理客戶說了什麼，再確認該查哪筆資料，最後請客戶核對你的理解。本課以收到錯誤商品為情境，練習「詢問問題 → 核對資料 → 覆述確認」，讓後續處理有清楚的起點。 本文搭配「5分鐘學會問題確認英語：問清楚，避免誤解」5分鐘影片，以中文解說和英文示範練習。可以先聽一輪，再暫停跟讀，換成自己的服務情境。以下人物、單位、訂單與安排皆為教學假設；實際服務依公司流程調整。 一、詢問問題：讓客戶描述事情，先別猜原因 客戶只說有問題時，可以先問： Could you tell me what happened? 可以告訴我發生什麼事嗎？ 這句把說明的空間交給客戶。比起直接問「是不是還沒收到」，先讓對方描述，更容易分清楚是配送、品項，還是其他問題。 客戶可能回答：I received the wrong item.（我收到了錯誤的商品。）這裡確認的是「已收到，但品項不對」，不是「還沒收到」。也不能從這句直接推定哪個部門出錯；先保留客戶提供的事實。 二、核對資料：說清楚需要哪個編號，再逐碼回讀 確認問題類型後，再詢問查詢所需的資料： May I have your order number, please? 請問可以提供您的訂單編號嗎？ 說出order number，客戶才知道你要的是訂單編號，而不是電話號碼或其他資料。與其一次問一整串，先問一項，等對方回答，再依流程補齊。 假設編號是5821，可回讀：Let me confirm: five eight two one.（讓我確認一下：五、八、二、一。）編號在這個示範中逐碼念，不是當成一個數值念；念完仍要等客戶確認。若對方修正某一碼，更新後再核對完整編號。 三、覆述確認：說出已知事實，讓客戶確認或修正 資料取得後，把問題整理成一句話： Just to confirm, you received the wrong item. Is that correct? 確認一下，您收到的是錯誤商品，這樣理解正確嗎？ Just to confirm表示你要核對理解，中間說出問題，最後用Is that correct?邀請客戶確認。這個問句要留出回答時間，不能自己說完就當成確認成功。 如果客戶說Yes, that’s correct.（是的，沒錯。），再記錄已確認的重點。如果客戶補充或修正，就先更新理解，再確認一次。覆述要保留對方的意思，不要加上尚未查證的責任歸屬或處理承諾。 一段客服對話，聽完再跟讀 以下對話對應影片示範。先聽出每一句的作用，再和同事交換角色練習。 客服：Could you tell me what happened? 可以告訴我發生什麼事嗎？ 客戶：I received the wrong item. 我收到了錯誤的商品。 客服：May I have your order number, please? 請問可以提供您的訂單編號嗎？ 客戶：My order number is 5821. 我的訂單編號是5821。 客服：Let me confirm: five eight two one. 讓我確認一下：五、八、二、一。 客戶：Yes, that’s right. 是的，沒錯。 客服：Just to confirm, you received the wrong item. Is that correct? 確認一下，您收到的是錯誤商品，這樣理解正確嗎？ 客戶：Yes, that’s correct. 是的，沒錯。 對話先確認問題，再核對編號，最後覆述收到錯誤商品的事實。完成後才依公司流程查詢與處理；不要把問題確認誤說成已核准退換貨。 四、聽不清楚時，請對方重複，不用猜數字 漏聽訂單編號時，可以使用影片中的補救句： Could you repeat that, please? 可以請您再說一次嗎？ 請對方重複後，仍要回讀確認。不要只因某一碼「聽起來像八」，就直接填進系統；客戶說得很快，也不用用Yes帶過。 還有一個容易忽略的差別：「收到錯誤商品」是客戶描述的問題，「倉庫寄錯」是原因判斷。沒有查證前，覆述前者即可。確認需求與資料，是開始處理的依據，不代表退款、換貨或補償已經核准。 現在錄一段自己的客服對話 假設客戶收到錯誤商品，訂單編號是5821。先不看文章，用英文詢問問題，再索取訂單編號，最後回讀編號並覆述問題。可以找同事扮演客戶，刻意修正其中一碼，練習重新核對。 課後另花五分鐘：一分鐘回顧句型、兩分鐘錄對話、一分鐘回聽，最後一分鐘交換角色再試一次。 檢查3件事：是否先聽問題再查資料？是否核對了完整編號？是否讓客戶確認或修正你的理解？把這3步做完整，下一位接手的人也更容易知道案件目前確認到哪裡。

接到英文客服電話，不知道第一句怎麼說？本文拆解「問候客戶、自我介紹、詢問需求」3個開場動作，附中英文例句、完整對話與電話、文字、門市的使用提醒，搭配5分鐘影片練習接起對話。 本文目錄 一、問候客戶：先讓對方知道聯繫對了單位 二、自我介紹：說清楚服務名稱，讓客戶知道由誰協助 三、詢問需求：問完就把說話機會交給客戶 一段客服對話，聽完再跟讀 四、換成文字客服或門市，調整開頭就能接續 現在錄一段自己的客服對話 電話接通，對方用英文說話，你立刻開始找訂單查詢畫面，卻忘了先介紹自己。另一種情況是，背好的開場說得很完整，但句子太長，客戶還沒說出問題，就先聽了一段公司介紹。 客服開場要交代的資訊其實不多：客戶聯繫的是哪個單位、這次由誰協助，以及現在可以說明什麼需求。把這3件事分成短句，會比一口氣背長稿更容易使用。本課先從電話開場練起，順序是「問候客戶 → 自我介紹 → 詢問需求」。 本文搭配「5分鐘學會客服開場英語：親切接待，問出需求」5分鐘影片，以中文解說和英文示範練習。可以先聽一輪，再暫停跟讀，換成自己的服務情境。以下人物、單位、訂單與安排皆為教學假設；實際服務依公司流程調整。 一、問候客戶：先讓對方知道聯繫對了單位 剛接起電話，可以先感謝來電並說出單位名稱： Thank you for calling Bright Shop. 感謝您致電Bright Shop。 Bright Shop是本課假設的店名。實際使用時，換成公司核准的英文名稱即可，不必再加一長串品牌介紹。客戶聽到單位名稱，才容易確認自己是否找對地方。 如果是文字客服或門市接待，calling就不符合接觸管道。這時可以用簡短問候開始，再接自我介紹與詢問需求。句型要跟著情境改，不能只因背熟電話稿，就在每種場合照念。 二、自我介紹：說清楚服務名稱，讓客戶知道由誰協助 交代單位後，接著用一句話介紹自己： My name is Amy. 我是Amy。 這裡的Amy是假設服務名稱。請依公司規範替換成自己使用的稱呼，不需要額外提供私人資料，也不用把部門、職稱和工作年資全部放進開場。 名字說清楚後，留一個短停頓。若名字對客戶比較陌生，放慢比大聲重複更有幫助。這句的用途是建立本次服務的身分，讓後續對話有所依據。 三、詢問需求：問完就把說話機會交給客戶 完成問候與介紹後，可以這樣詢問： How can I help you today? 今天有什麼需要協助的？ 這句讓客戶先說出需要。問完先聽，不要馬上接著問姓名、編號、收件地址與商品名稱；問題太多，客戶可能不知道先回答哪一項。 例如客戶說想查配送進度，你才知道下一步應進入訂單確認。開場階段的任務是聽出需求方向，還不用急著承諾處理結果。 一段客服對話，聽完再跟讀 以下對話對應影片示範。先聽出每一句的作用，再和同事交換角色練習。 客服：Thank you for calling Bright Shop. 感謝您致電 Bright Shop。 客服：My name is Amy. 我是 Amy。 客服：How can I help you today? 今天有什麼需要協助的？ 客戶：I have a question about my order. 我想詢問我的訂單。 客服：Sure. Could you tell me more? 好的，可以請您多說一些嗎？ 客戶：I want to check the delivery status. 我想查詢配送進度。 客戶提出訂單詢問後，客服請對方多說一些，才得知想查配送進度。這段對話示範的是開場；真正查詢前，還要依公司流程核對必要資料。 四、換成文字客服或門市，調整開頭就能接續 現場接待可使用影片中的補充例句： Hello. How can I help you? 您好，有什麼需要協助的？ 文字客服也可以保留問候與詢問需求的功能，再依公司慣例補上單位和服務名稱。不要在文字訊息裡說「感謝致電」，也不要把電話開場誤用成每一種管道的固定話術。 另一個常見問題，是客戶已經說明來意，客服卻仍堅持念完所有開場稿。這時應接住已知需求，依流程往下問。親切不在於句子多，而在於對方說的話有被聽見。 現在錄一段自己的客服對話 先用自己的服務單位與稱呼，錄下電話開場3句。第一輪只練問候和名字，確認說得清楚；第二輪加上詢問需求，問完刻意留出客戶回答的時間。 接著換成文字客服或門市情境，刪掉不適用的「感謝致電」，再念一次。這是課後額外五分鐘練習，不計入影片片長。 回聽時檢查：客戶知道聯繫的是哪個單位嗎？知道由誰協助嗎？有機會說出需求嗎？下一次英文電話接通，就先完成這3個動作，再進入問題確認。

英文自我介紹說完姓名就卡住？拆解英文自介3句公式，附新同事、客戶會議與交流活動3種情境完整範例及影音示範，讓對方快速知道「你是誰、你負責什麼，以及你與這次對話有什麼關係」。 文／104學習 本文目錄（點擊可快速前往） 一、先用合適的問候，自然開始二、姓名之後，說明對方需要知道的職責三、最後一句，連結當下情境情境一：新同事見面情境二：客戶會議情境三：交流活動四、3個讓介紹更清楚的小調整現在完成你自己的3句介紹 第一次參加英文會議，主持人請大家簡單介紹自己，你說完姓名和公司，卻不知道還能接什麼。見到新客戶時，你想表現專業，於是從學歷、年資講到工作經驗，對方卻仍不清楚接下來可以找你處理什麼。 職場自我介紹的目的，是讓對方快速知道「你是誰、你負責什麼，以及你與這次對話有什麼關係」。不需要把履歷全部念完，先掌握3個部分：問候、姓名與職責、連結當下情境。 搭配本課程5分鐘影片，先聽3種情境的英文示範，再換成自己的姓名、部門與工作。以下人名、公司與職務安排都是教學假設。 影片來源／104學習 一、先用合適的問候，自然開始 第一次見面，可以用Hello或依時間使用Good morning、Good afternoon，再接上姓名： Hello, I’m Anna Chen. It’s nice to meet you.您好，我是Anna Chen，很高興認識您。 如果已經見過對方，可以改成： It’s good to see you again.很高興再次見到您。 這兩種說法的重點，是分辨初次見面和再次見面。若先前透過郵件聯絡，這次才第一次當面見到，也可以說： It’s nice to meet you in person.很高興能當面見到您。 問候不必堆疊很多句。說清名字、稍作停頓，留出讓對方回應的空間，通常比急著往下講更自然。 二、姓名之後，說明對方需要知道的職責 介紹公司或部門時，可以說： I work in the marketing department at Bright Office.我在Bright Office的行銷部門工作。 其中，work in加部門，work at加公司或工作場所。想表達為哪家公司工作，也可以用work for。這些是常用搭配，不必把它們當成只能有一種答案的固定規則。 如果職稱太長，或對方不熟悉你的公司，補一句具體工作內容會更有幫助： I coordinate product launches and work with our sales team.我負責協調產品上市，並與業務團隊合作。 這比只說「我做行銷」更容易讓人理解你的角色。可以用I handle…說明經手的工作，或用I’m responsible for…表達負責的範圍： I’m responsible for coordinating delivery schedules.我負責協調交貨時程。 Responsible for後面可以接名詞，或像coordinating這樣的動名詞。介紹時挑一項和對方最相關的職責即可，不用列出所有工作內容。 三、最後一句，連結當下情境 對新同事、客戶和交流活動中的新朋友，介紹的內容可以不同。職稱不變，但你要讓對方知道的重點會改變。 情境一：新同事見面 Hi, I’m Anna. I’ve just joined the marketing team.嗨，我是Anna，我剛加入行銷團隊。 I’ll be coordinating product launches. I’m looking forward to working with you.我將負責協調產品上市，很期待與您一起工作。 這個版本交代你是新加入的同事、將負責什麼，以及合作的期待。Look forward to後接名詞或動名詞，因此這裡用working，不是work。 情境二：客戶會議 Good morning, I’m Kevin Lin from Bright Office.早安，我是Bright Office的Kevin Lin。 I’m responsible for coordinating delivery schedules. I’ll be your main contact for this project.我負責協調交貨時程，會是這個專案的主要聯絡窗口。 客戶最需要知道你負責的範圍，以及之後可以找你處理什麼。只有在實際職責符合時，才使用「主要聯絡窗口」這類說法，不要為了聽起來專業而擴大角色。 情境三：交流活動 Hi, I’m Mia. I work in customer support.嗨，我是Mia，我從事客戶支援工作。 I help customers resolve software issues. What kind of work do you do?我協助客戶解決軟體問題。請問您從事哪方面的工作？ 這個版本用一句具體工作內容，讓對方更容易理解，再把話題交回去。提問後記得停下來聽，不要繼續把介紹說成獨白。 四、3個讓介紹更清楚的小調整 先挑重點，再決定長度。有些場合只需要姓名和部門；被邀請多說一點時，再補相關經驗。不必把每次介紹都拉成完整演講。 用工作動作取代空泛形容。與其堆疊「積極、熱情、有經驗」，先說自己會協調時程、支援客戶或整理資料。具體動作能讓對方知道你可以如何合作。 沒聽清楚名字，就禮貌確認。可以說： Could you tell me your name again, please?可以請您再告訴我一次您的名字嗎？ 如果需要補上姓氏，也可以說出自己的全名。你不需要為了英文介紹另外取一個英文名字；清楚說出希望對方如何稱呼你即可。 現在完成你自己的3句介紹 先選定一個情境：新同事見面、客戶會議，或交流活動。第一句用問候和姓名開始；第二句寫部門或一項主要職責；第三句連結合作、聯絡方式或一個適合當下的問題。 念一次之後檢查：對方知道我是誰嗎？知道我負責什麼嗎？知道下一句可以聊什麼嗎？把不影響理解的背景先刪掉。專業的自我介紹不需要很長，只要說得真實、具體，並給對方回應的空間，就能讓對話順利開始。

幫外籍訪客帶路卻只說得出Over there？本文以辦公室指引為例，透過確認目的地、分段指引、帶到定位3步驟，用「動作＋地標＋位置」公式說清楚，還附電梯、洗手間與交接話術，透過影音教學馬上練習！ 文／104學習 本文目錄（點擊可快速前往） 一、先確認目的地，別急著指方向二、指路用「動作＋地標＋位置」三、帶領訪客時，邊走邊確認節奏四、常見設施指引，說清楚相對位置五、到達後，讓訪客知道接下來做什麼現在練習一次 外籍訪客來到辦公室，你想請他到會議室，卻只說了一句「Over there」。對方看向走廊，不知道該往哪裡走。你開始補充左轉、右轉、搭電梯，說了一長串，訪客反而更不確定。 辦公室指引的重點，不是一次說出很多方向，而是讓對方在每個轉折點，都知道下一步要做什麼。先記住三步驟：確認目的地、分段指引、帶到定位並交接。 搭配本課程5分鐘影片，先聽英文示範，再換成自己辦公室的空間練習。以下人名、樓層、會議室與路線都是假設情境；實際帶領訪客時，應以現場配置與公司接待流程為準。 影片來源／104學習 一、先確認目的地，別急著指方向 訪客到場時，先問候、介紹自己，再確認要拜訪誰： Welcome to our office. I’m Anna. Who are you here to see?歡迎來到我們辦公室。我是Anna，請問您要找哪位？ 接著依公司流程確認預約或聯絡接待同事。需要登記時，可以說： Please sign in at reception first.請先在櫃台登記。 不要為了讓訪客覺得方便，就略過必要流程或直接指向不開放的區域。身分與目的地確認後，才決定是口頭指路，還是親自帶領。 如果只是附近的洗手間，短句搭配地標通常就夠；如果目的地需要穿過多道門、轉換樓層，或需要有人陪同，主動帶領會更清楚。 I’ll take you to the meeting room. This way, please.我帶您去會議室。這邊請。 二、指路用「動作＋地標＋位置」 只說「往那裡走」容易讓人猜。換成看得見的地標，對方比較容易確認自己走對了。 假設會議室在茶水間旁，可以說： Go straight down this corridor, then turn left at the pantry.沿著這條走廊直走，在茶水間左轉。 接著補上終點： The meeting room is the first door on your right.會議室就在右手邊第一扇門。 這裡有3項資訊：直走與左轉是動作，茶水間是地標，右手邊第一扇門是位置。比起說「很近，就在那邊」，這樣的指引更容易執行。 方向要以訪客前進時的視角說明。若你與對方面對面站著，自己的左邊可能正好是對方的右邊，可以先轉向同一方向再指引。地標也要使用訪客看得到、認得出的名稱，避免只說公司內部才懂的暱稱。 短路線可以一次交代一兩個動作；轉折很多時，就分段說，或直接帶領，不要要求訪客一次記住整段路線。 三、帶領訪客時，邊走邊確認節奏 主動帶路不只是走在前面。開始前說明目的地，走動時配合訪客速度，到轉彎或入口前，再補上下一個動作。 Please follow me. We’ll take the elevator to the third floor.請跟我來。我們搭電梯到3樓。 跨樓層時，以建築物實際標示為準。若樓層名稱容易有不同理解，可以指向樓層按鈕或現場標誌確認，不要只憑自己的慣用說法。 也可以自然詢問偏好： Would you prefer to take the elevator?您會比較希望搭電梯嗎？ 先問需求，再選路線，不必替訪客推測原因。若對方有其他通行需求，確認可用的路線與設備後再帶領。 四、常見設施指引，說清楚相對位置 訪客詢問洗手間時，可以用短路線加相對位置： The restrooms are down this corridor, opposite the elevators.洗手間在這條走廊前方、電梯對面。 Opposite是「在對面」，next to是「在旁邊」。例如： The pantry is next to the meeting room.茶水間就在會議室旁邊。 這些句型的地點都可以替換，但空間關係必須符合現場。如果你也不確定目的地在哪裡，就說明要確認，不要猜一條路線讓訪客自己找。 Let me check where that room is.讓我確認一下那間會議室的位置。 訪客沒聽懂時，不必把相同的長句再說一次。可以放慢、改用一個地標，或直接帶路： Let me show you the way.我帶您過去。 五、到達後，讓訪客知道接下來做什麼 抵達會議室不代表接待已經完成。先指出房間名稱，再告知座位、等候安排或接待同事，避免訪客不知道是否能進入。 Here we are. This is Meeting Room A. Please have a seat.我們到了。這裡是A會議室，請坐。 需要通知同事時，可以說： I’ll let David know you’re here.我會通知David您已經到了。 只說自己能做到的下一步。尚未確認同事何時到場，就不要承諾「他兩分鐘後一定會來」。如果必須等候，可以先請訪客在指定區域稍候，並實際聯絡接待同事。 現在練習一次 選一條辦公室短路線，寫下「動作、地標、終點位置」，用英文說給同事聽。再模擬親自帶領訪客：先說目的地，到達後說明下一步。 最後檢查：左右是否以訪客視角說明？地標是否看得到？到達後是否知道要坐下、等候，還是與誰會面？你不需要使用複雜英文，就能把訪客帶到正確地方，並把接待交接清楚。

外賓來訪要訂房、接機、安排晚餐？先問需求、提出選項、確認細節3步驟，本文整理住宿交通餐飲完整英文例句和影音示範，方便轉換成自己的接待情境。 文／104學習 本文目錄（點擊可快速前往） 一、住宿：先確認日期與需求，再協助訂房二、交通：確認班機，也確認實際會合方式三、餐飲：先問限制，再選餐廳四、最後用一份摘要，收好所有安排跟著影片做兩個練習 外籍訪客即將來公司，你需要協助訂房、安排接送和晚餐。看起來只是幾項行政工作，真正開始聯絡時，卻發現問題接連出現：入住與退房是哪一天？班機抵達時間等於接車時間嗎？訪客說不吃某種食物，是偏好，還是需要特別處理的飲食限制？ 接待安排的英文，不只是把飯店、車子和餐廳翻譯出來。更重要的是，把需求問清楚，讓訪客能做選擇，並分辨哪些事項已確認、哪些還在詢問。先掌握一個順序：先問需求、提出選項、確認細節。 搭配本課程5分鐘影片，先聽英文示範，再跟讀並換成自己的接待情境。以下姓名、日期、時間與行程均為假設案例，不代表實際預訂或服務資訊。 影片來源／104學習 一、住宿：先確認日期與需求，再協助訂房 協助住宿時，先問入住與退房日期，不要只問「住幾天」。例如： What are your check-in and check-out dates?請問您的入住與退房日期？ 日期之外，也要了解入住人數、房數、預算與位置偏好。預算最好說明幣別，以及每房每晚的範圍，避免雙方理解不同。 What is your budget per room per night?請問每房每晚的預算是多少？ 提出選項時，把差異說清楚，讓訪客決定。例如詢問是否偏好公司附近的飯店： Would you prefer a hotel near our office?您會比較希望住在我們辦公室附近的飯店嗎？ 詢價階段要查清楚是否有房、費用包含哪些項目、如何付款，以及取消條件。還沒取得飯店確認，就不要說已經訂好了，可以改成： I’ll check availability and confirm the details with you before booking.我會先查詢是否有空房，並在預訂前與您確認細節。 訂房後，再核對日期、房型與訂房姓名。例如確認10月12日入住、15日退房，共3晚。把日期寫成英文月份與日期，也能降低純數字日期被不同習慣解讀的機會。 二、交通：確認班機，也確認實際會合方式 如果訪客需要機場接送，先確認是否需要，再取得航班資訊： Would you like us to arrange an airport pickup?您需要我們協助安排機場接送嗎？ Could you send me your flight number and arrival time?可以請您提供航班號碼與抵達時間嗎？ 另外確認抵達日期、機場、航廈、乘車人數與行李件數。這些資訊會影響車輛安排；若有特殊乘車需求，也應事先詢問。 班機抵達時間，不等於可以上車的時間。訪客還需要完成入境與領取行李。接送業者確認後，再提供會合地點、接車安排與聯絡方式；不要只寫「司機會在機場等您」。 I’ll send you the meeting point and the driver’s contact details once they’re confirmed.會合地點與司機聯絡資訊確認後，我會傳給您。 假設安排飯店到公司的接送，可以這樣核對： Please meet the driver in the hotel lobby at eight thirty tomorrow morning.請明天早上8點半在飯店大廳與司機會合。 口頭上說「明天」很自然，但書面行程最好加上實際日期，註明使用當地時間。若航班或行程改變，要更新相關安排，並請訪客確認收到了新版資訊。 三、餐飲：先問限制，再選餐廳 用餐安排先確認人數、時間與地點，再詢問飲食需求。不要直接假設每個人都能吃同一套餐。 Do you have any food allergies or dietary restrictions?請問您有食物過敏或飲食限制嗎？ 也可以接著問菜色偏好： Would you prefer local food or another type of cuisine?您比較想吃當地料理，還是其他類型的料理？ 偏好和限制要分開記錄。像是「喜歡清淡」和「需要避免某種食材」，不能混成一句「不太喜歡」。取得必要資訊後，向餐廳確認能否配合；不能只因菜名看起來合適，就替餐廳保證符合需求。 I’ll check with the restaurant before confirming the reservation.我會先向餐廳確認，再確認訂位。 當餐廳確實確認後，才說明預約結果。例如3人、晚上6點半的餐桌；完整行程還需要餐廳名稱、日期與地址。 四、最後用一份摘要，收好所有安排 把住宿、交通和餐飲分成3欄，每項標示「已確認」或「待確認」，附上必要的日期、地點與聯絡方式。這比把資訊散落在多封訊息中，更容易核對。 Could you review the itinerary and let me know if anything needs to change?可以請您確認行程，並告訴我是否有需要調整的地方嗎？ 付款也要事先確認，不要把「我們協助安排」說成「公司會負擔費用」。可詢問：Will you be paying directly, or should we bill your company?意思是「您會直接付款，還是需要向貴公司請款？」實際方式仍需符合雙方約定。 跟著影片做兩個練習 第一個練習：如果來賓只說「中午到」，你還需要哪些資訊？至少補問日期、航班、機場與航廈，再確認接送需求、人數和行李。 第二個練習：如果餐廳尚未回覆能否配合飲食需求，你能說晚餐已全部安排好了嗎？先說明正在確認，取得回覆後才更新狀態。 把自己的下一次接待行程列成清單：需求是否問齊？選項是否清楚？哪些已確認？還缺什麼？英文不必複雜，只要把每個安排的狀態和下一步說明白，就能減少來回追問，讓訪客更安心。

電話接聽發現是英文就開始慌？本文搭配影片教學解析，包括接聽確認、禮貌轉接、留言覆誦3步驟，附完整話術與留言單欄位範本，5分鐘學會讓每通英文電話都有清楚的下一步。 文／104學習 本文目錄（點擊可快速前往） 一、接聽確認：先說自己是誰，再聽對方需要什麼二、禮貌轉接：先徵求等候，再交代轉給誰三、留言覆誦：讓同事拿到可以接著處理的資訊四、聽不清楚時，把問題問得更具體現在就做一次工作練習 電話一響，發現對方說英文，你是否立刻開始緊張？明明聽得懂幾個關鍵字，卻怕問錯問題；想幫忙轉接，又不知道怎麼請對方稍候；同事不在，最後只留下「有人找你」，卻漏了回電號碼。 處理職場英文電話，不只是把句子說得流利。更重要的是，讓來電者知道你正在做什麼，也讓接手的同事拿到足夠資訊。先記住3個步驟：接聽確認、禮貌轉接、留言覆誦。 搭配本課程5分鐘影片，先聽英文示範，再跟著念；需要時暫停，換成自己的姓名、公司和實際工作情境。以下公司、人名、事件及電話號碼皆為教學示例。 影片來源／104學習 一、接聽確認：先說自己是誰，再聽對方需要什麼 開場可以用「問候＋公司＋姓名＋詢問協助」。例如： Good morning, Bright Office. This is Anna. How may I help you?早安，這裡是Bright Office。我是Anna，有什麼能協助您？ 電話自我介紹可以用This is加上姓名。說完後停一下，讓對方說明需求，不必急著一口氣問完所有問題。 如果對方說： May I speak to David Chen, please?請問可以找David Chen嗎？ 你可以接著確認來電者的資料： May I have your name and company, please?請問您的姓名和公司名稱？ 名字沒聽清楚，別用「Yes」帶過。請對方重複或拼字，比猜錯名字後轉錯人更有效率。 Could you repeat that, please? 可以請您再說一次嗎？ Could you spell your last name, please? 可以請您拼一下您的姓氏嗎？ 二、禮貌轉接：先徵求等候，再交代轉給誰 轉接前，先問對方是否可以稍候，等對方同意，再依公司流程確認分機及同事是否方便接聽。 May I put you on hold while I check?我可以請您稍候，讓我確認一下嗎？ 確認後回到電話上，簡短說明下一步： Thank you for holding. I'll transfer you to David now.謝謝您的等候。我現在幫您轉接給David。 這兩句的作用，是讓對方知道「為什麼等候」以及「接下來找誰」。只說一句Wait就轉走，容易讓對方不確定電話是否仍然有人處理。 如果同事無法接聽，清楚說明並提供留言選項： I'm sorry, David is unavailable right now. May I take a message?抱歉，David現在無法接聽。需要我幫您留言嗎？ 三、留言覆誦：讓同事拿到可以接著處理的資訊 「Mia打來，請回電」並不是完整留言。至少要記下：姓名、公司、回電號碼、具體事項，以及回覆需求。轉交時也註記接聽日期與時間。 你可以這樣詢問： What number can he reach you at?請問他可以撥哪個號碼聯絡您？ What would you like me to tell him?請問您希望我轉告他什麼？ 假設Mia希望David今天回電，討論週四的會議。記下來後，不要立刻掛電話，而是把重要資訊念回去： You'd like David to call you back today about Thursday's meeting. Is that right?您希望David今天回電談週四的會議，對嗎？ 電話號碼也要分組覆誦。影片以虛構號碼202-555-0146示範：two zero two, five five five, zero one four six。念完再問Is that correct?，讓對方確認。 特別注意，「希望今天回電」是來電者的需求，不代表你能替同事保證今天回電。除非已確認安排，結尾可以承諾自己能做到的事： I'll pass your message on to David. Thank you for calling.我會將您的留言轉告David。謝謝您的來電。 四、聽不清楚時，把問題問得更具體 聽不懂不需要硬撐。對方說得太快，可以說： Could you speak a little more slowly, please?可以請您說慢一點嗎？ 只漏聽一部分時，就確認那一部分。例如分不清David和Daniel，可以問Did you say David or Daniel?；漏了號碼末四碼，可以問Could you repeat the last four digits, please?。 補齊後仍要覆誦完整號碼，避免片段都記到了，組合起來卻順序錯誤。 現在就做一次工作練習 先用自己的公司和名字念一次開場。接著假設同事不在，練習詢問留言。最後寫一張留言單： 欄位本課示例收件人David Chen來電者／公司Mia／North Star回電號碼202-555-0146（虛構）事項確認週四會議回覆需求希望今天回電，尚未承諾回電時間接聽日期與時間實際接聽時記錄 檢查這張留言是否能讓同事不用猜測就接著處理。下次英文電話響起，先報身分、確認需求；轉接前說明，留言後覆誦。從這幾個簡單動作開始，就能把電話處理得更清楚。

明明很熟悉工作內容，卻一開口講職場英文就卡住？問題通常不是單字不夠，也可能是資訊還沒排好順序。本文教你用PREP 4句話把交期延遲、技術報告與數據結論等情境說清楚，附中英對照範例。 文／104學習 本文目錄（點擊可快速前往） PREP：先讓對方掌握主線【情境1】交期延遲：先說新的日期【情境2】技術報告：把細節連到決策【情境3】數據說明：結論要有邊界3個小調整，讓專業更容易被理解用「PREP」把專業說清楚：從筆記開始完成4句話 明明很熟悉工作內容，一開口講英文，卻不知道從哪裡開始？ 向客戶解釋交期延遲，背景說了半天，對方還在問新的交貨日期。向主管報告技術問題，排查過程講得很完整，卻沒有清楚提出建議。問題不一定是英文能力不足，也可能是資訊還沒排好順序。 搭配本課程的5分鐘影片，你可以先閱讀，再聆聽中英文示範，最後跟著練習自己的4句話。 來源／104學習製作 PREP：先讓對方掌握主線 PREP是結論（Point）、原因（Reason）、例子（Example）、重申結論（Point）的表達順序。最後一步也可以進一步提出行動。 結論：The key point is that… 最想讓對方知道什麼？ 原因：This is because… 為什麼會這樣？ 例子：For example,… 哪個事實能支持說法？ 下一步：That’s why we recommend… 接下來建議怎麼做？ 結論可以是目前狀況、你的判斷或建議；例子可以是一筆數據、一次測試結果或一個具體事件。 【情境1】交期延遲：先說新的日期 「零件晚到了，我們聯絡供應商，安排組裝，也討論了運輸……」這些資訊可能都是真的，但客戶仍不知道何時能交貨。 試著改成這4句： P：We need to move the delivery date from June 10 to June 13.我們需要將交貨日期從 6 月 10 日調整至 6 月 13 日。 R：This is because a key component arrived later than scheduled.原因是一項關鍵零件比原定時間晚到。 E：For example, the control modules arrived on Tuesday instead of Friday, so final assembly started two working days late.例如，控制模組原定週五到貨，實際週二才收到，因此最終組裝晚了兩個工作天才開始。 P：The revised delivery date is June 13. We’ll send you a progress update tomorrow.調整後的交貨日期是6月13日。我們明天會向您更新進度。 必要時可以簡短致歉，同時清楚交代日期、原因與後續安排。 【情境2】技術報告：把細節連到決策 你可能花了3天找問題，但主管需要先知道的是：發現什麼風險，以及你建議怎麼做。 I recommend postponing the software release until we fix the connection issue.我建議延後軟體發布，等連線問題修復後再上線。 再說明系統在高負載時可能斷線，並以測試結果支持判斷：500人同時連線，發生3次連線中斷。最後提出修復與重新測試的行動： That’s why I recommend fixing the issue and repeating the load test before release.因此，我建議先修復問題並重新進行負載測試，再發布軟體。 這樣的報告讓對方能夠理解風險，也有具體建議可以討論。 【情境3】數據說明：結論要有邊界 影片中的假設情境是：30個樣品的最高量測值為每公升8.2毫克，低於每公升10毫克的指定限值。 你可以說： The tested samples met the acceptance criterion under the specified test conditions.受測樣品在指定試驗條件下符合允收標準。 「受測樣品」「此項標準」「試驗條件」都不可省略。有限的結果不能擴大為對產品整體的保證，口頭說明也不能取代完整試驗資料與必要文件。 3個小調整，讓專業更容易被理解 一次只說一個核心結論。先問自己，希望對方聽完記住哪件事，再選擇相關資訊。 用具體事實取代模糊形容詞。不要只說系統很慢，可以說「回應時間從2秒增加到8秒」。數字不必多，但要能支持結論。 最後一句帶出行動。例如：Could you approve the revised timeline? 您可以核准調整後的時程嗎？ 用「PREP」把專業說清楚：從筆記開始完成4句話 假設還有3個樣品要重測，需要多兩天，就可以整理成： We need two more days to complete the test. This is because we need to verify the results. For example, three samples require another test. Could you approve the revised timeline? 每一句都有任務：提出結論、解釋原因、提供依據、帶出下一步。 看完影片後，找一件真實工作事項。用5分鐘依序寫下結論、原因、例子和下一步，最後用英文念一遍。句子太長就拆短，刪掉不影響理解的背景。 你不需要先學會更多艱深單字，就能開始把熟悉的專業說得更清楚。