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文書處理的軟體中Microsoft 所開發的Word算是最容易上手的軟體工具之一,其主要具有文字輸入、畫面排版、插入圖型、製作表格、設定列印等一般文書編排常用的功能,由於介面簡單易於操作,簡化了文書處理的過程,使用者能輕鬆的完成一篇圖文並茂的文件,不管是學生研究報告,專業提案的企劃書、公司產品型錄,活動通知、各種公文,都可利用 Word 輕鬆製作,因使word也可說是辦公室最常應用的電腦文書處理軟體。 除了一般的文字輸入,Word也支援簡單的圖形處理和表格框線設計,甚至內建多張圖庫供使用者選擇應用,利用Word做出來的文件豐富多變,製作的過程卻相對簡單,因此成為最多人選擇使用的文書處理軟體。 由於電腦的普及應用,Word可以說已經是職場最基礎必備的電腦技能。尤其像秘書、編輯人員、行政人員、行銷企劃人員、業務人員等職缺,需要處理大量文件往來的工作,都離不開Office系列軟體的使用,因此Word可說是現代E化迅速的職場中,最不可缺少的基礎電腦能力之一。
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專業電腦講師

08/10 22:00

E66 | 使用TOCOL秒速多欄轉單欄
🎙️描述:在工作上,遇到數據資料要整理時,常常會要把多欄的欄位轉置成單欄呈現,如果你也有多欄轉單欄的需求,可以參考影片中的做法,找一個最適合你的方式
這部影片Meiko介紹了兩種轉換的方法,一個是使用最新的函數Tocol,但很可惜只有365版本用戶可以使用,另外PowerQuery也是一種快速處理的方法,但是,有些朋友的版本是比較久以前的版本,可能沒有辦法使用Meiko所提到的操作,所以Meiko找來三位朋友一起分享,其中張忍使用函數的方式,讓大家可以學習到多種函數的應用,Leo則寫了一段VBA語法,讓想學VBA的朋友也可以參考Leo的作法,而GTO用了一串很特別的函數也能達到TOCOL的目的唷。
由於三位朋友是受Meiko邀請,初次分享,請大家多給點掌聲❤️
.此影片錄製使用版本:Excel365(Meiko、Leo、張忍) | 2016(GTO)
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Meiko微課頻道

專業電腦講師

07/31 21:35

E65 | 利用Excel擷取PDF文件內容【附加&分頁】
🎙️描述:在工作上,經常遇到PDF文件需要把裡面的文字擷取出來,雖然擷取的工具很多種,但是常常我們擷取出來之後,是需要放在Excel內在進行分析的,所以這時,使用Excel應該是最方便的了,本單元將提到兩種提取文字的操作,1.多頁附加於同一張工作表,2.各自頁面獨立於不同工作表,希望可以幫助同學進行資料分析的時候可以更輕鬆些。
.此影片錄製使用版本:Excel365
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Meiko微課頻道

專業電腦講師

07/31 21:34

E65 | 利用Excel擷取PDF文件內容【附加&分頁】
🎙️描述:在工作上,經常遇到PDF文件需要把裡面的文字擷取出來,雖然擷取的工具很多種,但是常常我們擷取出來之後,是需要放在Excel內在進行分析的,所以這時,使用Excel應該是最方便的了,本單元將提到兩種提取文字的操作,1.多頁附加於同一張工作表,2.各自頁面獨立於不同工作表,希望可以幫助同學進行資料分析的時候可以更輕鬆些。
.此影片錄製使用版本:Excel365
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Meiko微課頻道

專業電腦講師

07/23 21:04

使用PowerAutomate 自動寄送員工考核通知教學
本單元影片有快閃抽書活動:【Excel職場聖經】
今天這部影片的主題接續RPA01的流程化設計,Meiko設計了自動寄送考核通知信函的範例,以往我們要達到這樣的需求,需要使用Word合併列印+Excel+Outlook才能夠完成任務,這次我們要用PowerAutomate Desktop就可以輕輕鬆鬆完成,同學們學完之後,可以應用在公務上面,各式通知信函上,例如:會員通知信、通知學員註冊成功的信件、員工的薪資單等
課程主題如下:
主題一:快閃抽書活動【抽獎贈書為:Excel職場聖經】
主題二:公布RPA01單元的中獎名單 【一共有五位幸運得獎者】
主題三:使用PowerAutomate Desktop自動寄送個別考核通知信教學分享
.此影片錄製使用版本:PowerAutomate Desktop
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蒲朝棟

行政副理

07/20 16:18

【職場討論】EP4 該如何轉職/求職行政工作?
很多人都希望從行政方面職務開始入門,或是做為轉職的優先選擇(之前有篇「行政職務為什麼這麼搶手?如何讓自己在行政職中脫穎而出?」文章有做說明,有興趣的朋友可以先去看看),但卻在求職的時候發現行政工作沒有想像中的好找,公司已讀不回、面試後無聲卡、面試內容與自己想像的不同、錄取後工作內容與想像中的不同等等狀況。到底為什麼會這樣呢?而想要求職/轉職行政工作者,應該要準備些什麼呢?
多數人好像對於行政職類的定義都不太了解,我最常被問到的問題就是「要應徵行政人員/行政助理的話,能怎麼修正履歷」。但我認為「行政」只是個統稱,它還是會按照不同的專業領域,有著不同的準備項目或是必要條件,例如常說的人資、總務、採購、財務、關務等等,我覺得可以認知為說,這個職務的工作內容/地點是在辦公室時大於現場作業時的,就會屬於行政人員。
剛剛提到,最常被問到的問題就是「要應徵行政人員/行政助理的話,能怎麼修正履歷」,這時候我就會先詢問對方,有沒有先了解行政職務是區分那些、比較希望往哪個專業發展、對哪個專業比較有興趣、想進入產業有沒有先設定好等等之類的問題,這些其實對於行政人員的履歷準備及面試準備都有著不小的影響。
再來就是需求能力的部分了,文書處理及電腦應用對於行政工作來說,是基礎的必備技能,但要先認清楚的是,以現在這樣資訊發達且應用熟悉的社會,所謂的文書處理已經不再是會個WORD排版編輯、EXCEL加總或PPT放上文字跟圖片就算是會文書處理,可以先上網了解一下EXCEL常用的函數或是表單設計,與PPT幾種商業報告板模製作及簡報製作技巧等等;對於軟實力來說,我個人認為溝通協調、應對進退及危機處理很重要,再來應該就是規劃、整合、執行這方面,軟實力的部分後續會再開篇文章跟大家說明,這部分比較難簡單帶過。
整體來說,行政職務的入門與轉職其實沒有一般想像的那麼簡單,除了競爭人數多之外,還是有著相關專業的基礎需求。至於大多數人聽說的準時上下班、大部分都是雜事、安穩養老等方面也不是沒有,大多屬於傳產或小型企業的行政助理、廠務助理或業務助理,而這幾項職缺也是轉職的人優先思考的。
總結來說,要求職/轉職行政工作可以列為幾點
1、先了解清楚行政職務的區分與專業方向
2、設定好自己想要發展/學習的專業
3、設定好希望進入的產業
4、了解產業類型、應徵的工作項目與內容
5、依照設定好的方向撰寫履歷、準備面試練習
不管是履歷撰寫或是面試練習,都可以以設定好的職務來做基準,把過往相關聯的經驗都先陳列出來(包含就學期間),試著列出實際且具體的案例,然後量化或是故事化,在優化文字與段落,放在履歷與你面試的自介中。而經過面試後,也要適時地檢討自己,履歷是否有不足要修改的地方、面試時有沒有應對不好的部分、表達是否流利順暢、專業能力有沒有不足需要加強的地方等等。
說真的,行政職真的沒有想像中的那麼簡單,或是多數人說的那麼低薪,重點在於你有沒有發揮自己的價值,你有沒有讓自己值得那個價值。
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