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知識貓星球

喵星人

15小時前

專案經理6種常見專案管理文件,專案計畫書、工作時程表、需求規格書等,各文件目的及大綱一覽
專案經理(Project Manager, PM)通常需要使用多種文件來管理專案,此文將介紹六種不同管理文件,根據專案管理中的常用性及重要性,這六個文件可以按以下順序排序幫助專案經理在處理文件時,優先專注於計畫、需求、時程等對專案進度和質量有決定性影響的文件,其次才是定期的報告、風險管理和會議記錄,以更有效地分配時間和精力。
1. 專案計畫書(Project Plan)
☛ 目的:定義專案目標、範疇、時程和資源,為專案提供藍圖,並協助專案經理和團隊成員掌握專案方向。
► 撰寫大綱:
- 專案背景與目的:簡述專案的需求、問題、目標和價值。
- 專案範疇:明確專案範疇,包括要完成的主要項目及排除在外的部分,避免後期範疇擴張。
- 目標和可交付成果:列出具體目標和交付物,確保專案成果明確可測量。
- 工作分解結構(WBS):將專案分解為主要任務和子任務,以清晰地展示工作分配。
- 資源需求:包括人力、設備、軟硬體、經費等需求。
- 時程安排:包含主要的專案階段和時間表。
- 風險分析與應對措施:列出可能的風險和相應的風險管理計劃。
- 溝通計劃:詳細說明項目報告、會議、通訊工具和頻率。
- 專案結束條件:定義何時視為專案完成以及評估標準。
2. 需求規格書(Requirements Specification)
☛ 目的:詳細記錄專案的功能需求與非功能需求,確保開發團隊清楚了解專案要求。
►撰寫大綱:
- 專案背景與需求概述:簡述需求的來源與專案背景。
- 功能需求:列出系統應該具備的功能、使用者操作及其行為。例如,若為軟體專案,可詳細列出介面需求、功能需求、資料處理等。
- 非功能需求:列出系統的性能、安全性、可用性等品質屬性需求。
- 用例圖與用例描述:提供用例圖展示系統如何與用戶交互,並描述主要用例的流程與例外情境。
- 界面需求:若涉及其他系統或外部介面,需詳細描述接口規格。
- 需求優先級:對需求的重要性進行排序,有助於專案團隊依優先級處理需求。
- 驗收標準:提供需求達成的驗收標準,確保交付物符合需求。
3. 工作時程表(Work Schedule)
☛ 目的:展示專案的任務安排及時間規劃,明確每項工作的開始與完成時間。
►撰寫大綱:
- 任務列表:列出所有任務和子任務,必要時可根據工作分解結構(WBS)組織。
- 時程安排:包含每個任務的開始和結束時間,可以使用甘特圖或其他視覺化方式。
- 依賴關係:標示任務之間的依賴關係(如任務A完成後才能開始任務B)。
- 負責人:指定每個任務的負責人,確保任務有明確的執行人。
- 關鍵里程碑:標示專案的關鍵節點,幫助團隊和管理層掌握專案進展。
- 資源分配:明確每個任務所需的資源,如人員、時間、技術支持等。
- 備註欄:包括可能的調整時間、風險事項等補充說明。
4. 進度報告(Progress Report)
☛ 目的:定期更新專案進展,保持團隊和利害關係人的溝通,並及時識別和解決問題。
►撰寫大綱:
- 專案概況:提供專案的當前狀態概述,說明專案進度是否正常。
- 已完成工作:列出自上次報告以來完成的任務,提供關鍵成果或進展描述。
- 進行中的工作:詳細說明目前正在進行的任務及其預期完成時間。
- 未來計劃:列出下一階段的工作計畫,描述未來要完成的主要任務。
- 問題與風險:詳細列出當前遇到的問題和風險,說明問題的影響及已採取的解決措施。
- 資源使用情況:檢查資源分配是否有效,是否需要調整人力、物力等。
- 附錄與支持文件:可附上相關資料、圖片、圖表等以支持報告內容。
5. 風險管理計劃(Risk Management Plan)
☛ 目的:識別、分析和管理專案可能的風險,降低風險對專案的影響。
► 撰寫大綱:
- 風險識別:列出已識別的風險,並描述每項風險的來源及其可能性。
- 風險評估:對每項風險進行評估,確定風險的影響和發生機率,通常可使用風險矩陣圖。
- 風險應對策略:為每個風險制定應對措施,可能包括避免、減輕、轉移或接受等策略。
- 風險責任人:指定每個風險的負責人,以確保風險管理有專人跟進。
- 監控與審查:設定風險檢查的頻率,確保風險狀況持續更新,並根據情況調整應對措施。
- 應急預案:針對關鍵風險制定應急計劃,以防風險發生時有即時對策。
6. 會議記錄(Meeting Minutes)
☛ 目的:記錄會議的討論內容、決議和行動項目,確保溝通透明並追蹤行動項目。
► 撰寫大綱:
- 會議概述:包括會議日期、時間、地點、參與者列表。
- 會議議程:列出會議討論的主要議題,讓參與者了解會議目標。
- 討論內容摘要:簡要記錄每個議題的討論重點和主要觀點,必要時可標註發言人。
- 決議事項:列出會議中做出的主要決策,以方便會後追蹤落實情況。
- 行動項目:針對每個決議的執行內容、負責人和預計完成時間。
- 未解決問題:記錄會議中未解決的問題,確保在後續會議中跟進。
- 附註:備註其他補充資訊或後續行動的提醒,並附會議記錄人簽名或認可。
這些文件的撰寫大綱有助於專案經理準確掌握文件的結構和關鍵要素,使文件具備清晰度、完整性和一致性,確保專案管理中的重要資訊被正確傳達和落實。
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知識貓星球

喵星人

11/01 17:13

產品經理如何進行需求分析與優先排序?關鍵指標及三個步驟
在需求分析與優先排序中,產品經理 (PM) 需要根據商業價值和技術可行性進行權衡,並清晰地與利益相關者溝通優先級排序的原因,這樣的需求優先排序與溝通過程,不僅能讓利益相關者理解需求的商業價值,也能促進透明的溝通,讓各方達成共識並支持需求的最終排序。這裡包含了三個主要步驟:
1. 需求分析
► 明確需求目的:了解需求背後的業務目標和使用者需求,例如是否提高轉換率、提升使用體驗或增加用戶數。
► 定義商業價值:將需求對商業價值進行量化,例如收入增加、成本降低、使用者黏性提升等。商業價值有助於利益相關者理解需求的重要性。
► 技術可行性評估:與技術團隊合作,分析需求的技術挑戰,包括開發複雜度、系統兼容性和可行性。這樣可以幫助各方評估實施成本和風險。
2. 需求優先排序
► 選擇優先排序框架:PM通常會使用優先排序框架,如 RICE(Reach, Impact, Confidence, Effort)、MoSCoW(Must-have, Should-have, Could-have, Won't-have)等,為需求設立系統化的評估依據。
► RICE:從影響範圍 (Reach)、影響程度 (Impact)、信心水準 (Confidence) 和所需努力 (Effort) 四方面量化需求的價值。
► MoSCoW:將需求分類為「必須有」、「應該有」、「可以有」和「不需要」,幫助快速評估需求的必要性。
► 建立優先順序清單:根據商業價值和技術可行性評估結果,將需求排序,並形成優先級清單,以便利益相關者更直觀地理解各需求的相對重要性。
3. 與利益相關者溝通優先排序結果
► 詳細說明排序理由:在與利益相關者討論優先清單時,PM應說明每項需求的商業價值和技術評估結果,強調哪些需求是策略性優先和能達到最大商業回報的。
► 建立需求權衡共識:在會議中呈現各需求的量化數據和排序框架,例如如何根據 RICE 或 MoSCoW 決策,並針對排序較低的需求提供延期或優化的可能方案。
► 持續回饋機制:定期邀請利益相關者提供回饋,尤其在商業環境變動或技術進展時進行需求重排。這樣能幫助利益相關者對需求排序有更深的理解,也利於PM根據新情況做出調整。
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知識貓星球

喵星人

11/01 09:41

產品經理 (PM) 產品開發過程中,如何進行多方溝通?萬用溝通過程步驟分享
產品經理 (PM) 在產品開發和管理過程中,需要與多方溝通,確保每個人都理解目標、進度和需求。這樣的溝通過程可分為幾個重要步驟,以幫助產品經理有效協調各方。以下是常見的溝通步驟:
1. 準備和需求確認
➛ 需求蒐集:PM與老闆、需求單位等進行會議,確認產品目標、客戶需求和商業價值。這個階段要明確產品的核心價值和用戶需求。
➛ 目標和指標設定:與需求單位和利益相關者溝通並確認項目的關鍵績效指標(KPIs),確定衡量成功的標準。
2. 需求分析與規劃
➛ 需求分析與優先排序:PM進行需求分析,根據商業價值和技術可行性進行優先級排序,並將結果與利益相關者溝通。
➛ 需求確認:與各方確認需求的可行性與準確性,這包括與工程師討論技術可行性,與設計師確認用戶體驗需求,與DA討論數據需求等。
3. 規格撰寫與交付
➛ 撰寫需求規格書:PM製作詳細的需求文檔,包含功能說明、用戶流程、技術需求等,並與QA、工程師和設計師進行討論。
➛ 需求交底會議 (Kick-off Meeting):PM舉行需求交底會議,詳細解釋需求規格,確保各單位成員理解產品目標和實作需求。
4. 持續溝通和協調
➛ 進度追蹤與更新:PM定期與支援單位、工程師、設計師等成員進行進度跟蹤會議,協調資源和排解問題,確保開發進度。
➛ 每日站立會議 (Daily Standup):若採用敏捷開發,每日站會可以幫助PM了解各方狀況,並即時調整需求和進度。
5. 測試與改進
➛ 驗收測試:PM與QA進行驗收測試,確保產品符合規格與品質要求。PM也要根據測試結果調整需求或修正錯誤。
➛ 回饋收集與改進:收集老闆、需求單位、內部測試者的回饋,進行優化,並與各單位確認是否需進一步修改。
6. 產品發布與評估
➛ 發布計劃確認:PM與行銷和客戶支援等部門協調發布細節,確認行銷策略、發布時間等。
➛ 發布後的數據監控:與DA協作,追蹤產品表現數據,與利益相關者分享產品數據,並討論後續的優化方向。
7. 持續改進與迭代
回顧與迭代:發布後,PM定期與老闆、需求單位和團隊成員進行回顧,根據市場反應和數據進行需求優化。
這些步驟能幫助PM在不同的開發階段與利益相關者保持清晰的溝通,使得產品能順利推進並達到商業目標。
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知識貓星球

喵星人

10/31 16:08

Relume 快速原型製作工具!幫助產品經理(PM)簡化流程、節省開發時間
Relume 是一款為設計師和開發者打造的工具,專注於加速網頁設計與開發的流程。它透過提供大量的 Webflow 模板和組件庫,幫助用戶在 Webflow 中快速構建網站。Relume 的核心特點包括:
1. 組件庫:Relume 提供數百種預設的 UI 組件,使用者可以直接在 Webflow 中拖放這些組件,像是按鈕、導航欄、表單等。這些組件遵循現代設計趨勢且高度可自訂,可以大幅縮短設計和開發的時間。
2. 範本與模板:用戶可以利用 Relume 提供的各種模板(例如登錄頁、作品集頁面、聯絡頁面等)進行快速搭建,免去從零開始設計的麻煩。
3. 協作功能:Relume 支援多人協作設計,這讓設計團隊能夠更輕鬆地管理專案,實時檢查和編輯內容。特別適合遠端工作環境的設計團隊。
4. 設計系統的支援:Relume 組件庫內的設計元素都遵循設計系統的原則,能夠保持設計的一致性,讓網站的 UI 保持專業和流暢。
5. 靈活的整合:Relume 與 Webflow 緊密集成,但它也支援將設計導出到其他平台,以便與更多的工具和流程相互結合。
這些功能讓 Relume 成為許多 Webflow 使用者和設計師的實用工具,特別適合快速製作網站和管理大型網站專案。
► 以下是 Relume 如何幫助 Product Manager (PM) 的要點:
➊ 快速原型製作:利用 Relume 的預設 UI 組件庫和模板,PM 可以迅速構建產品原型,用於概念驗證和用戶測試,特別適合在產品早期階段展示核心功能和設計方向。
➋ 提升設計與開發協作效率:Relume 的拖放式組件和範本能夠讓設計和開發團隊快速理解需求。PM 可以清楚展示需求,減少跨職能溝通中的誤解,並簡化審核流程。
➌ 快速市場需求驗證:PM 可以用 Relume 製作簡單的登陸頁或測試頁,迅速收集用戶反饋和數據,為市場需求驗證提供支持,並節省開發成本。
➍ 支援設計系統落地:Relume 的 UI 元素遵循設計系統原則,PM 可運用這些元素確保設計一致性,幫助團隊在跨平台產品上維持一致的用戶體驗。
➎ 簡化流程並節省時間:Relume 的模板和組件加速了設計和開發進程,協助 PM 更快速地推出產品 MVP(Minimum Viable Product),加快產品上市的時間。
通過 Relume PM 可以在設計和開發過程中更高效協作,加快產品推進速度,同時確保設計質量和一致性。
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知識貓星球

喵星人

10/31 09:18

產品上線行銷計劃,PM負責大方向,至少三個月前開始規劃!上線計劃內容及時間表有這些
產品上線計劃雖然涉及行銷團隊,但產品經理(PM)通常會負責協助並確保計劃的全面性,尤其在技術實現和需求對接方面,以確保產品順利上線且符合市場需求。上線計劃內容通常包括以下幾個主要部分,並且建議提前1-3個月開始準備:
【上線計劃的主要內容】
1. 目標與指標定義
- 上線目標:明確上線的主要目標,如市場滲透率、用戶下載量、活躍用戶數等。
- 關鍵指標(KPIs):與行銷和營運團隊協調,設定衡量上線成功的具體指標,便於後期跟蹤和優化。
2. 產品需求說明
- 核心功能與特性:列出產品的核心功能,讓行銷和營運團隊了解重點,便於後續的行銷宣傳。
- 用戶需求與價值主張:確保行銷團隊理解產品解決的問題和用戶痛點,以便製作有效的市場訊息。
3. 市場準備
- 行銷素材與內容:協助行銷團隊獲取產品圖像、使用指南、影片、網頁內容等,確保行銷內容和產品特性對應。
- 宣傳渠道和計劃:和行銷團隊一起規劃宣傳渠道,確保行銷活動符合產品目標受眾的需求(如社群媒體、電子郵件、付費廣告等)。
4. 技術與支援準備
- 系統穩定性測試:安排上線前的最後測試,確保系統穩定和無重大Bug。
- 支援與操作指南:與客服和支援團隊協調,確保他們了解產品功能,準備好應對上線初期的常見問題。
5. 風險管理與應急計劃
- 潛在風險:識別可能的技術、行銷或用戶反饋風險,並設置應對策略。
- 應急計劃:如果上線後出現重大問題(如系統崩潰、用戶批量流失等),需要有明確的應急方案來快速響應。
6. 內部溝通與上線通知
- 內部宣傳與訓練:提前讓各部門了解產品,確保所有內部人員對產品的目標和功能清楚明瞭。
- 上線公告與協調:協調行銷、客服、技術等部門,確保上線當天所有人員都準備就緒,並統一發布上線公告。
【建議的時間表】
上線計劃的時間長短取決於產品的複雜性和市場需求,通常建議的時間表如下:
- 提前1-3個月:開始市場和用戶需求研究,進行行銷策略和素材準備,確定宣傳渠道和預算。
- 提前2-4週:內部測試、調整行銷計劃、完善支援文件和訓練客服人員。
- 上線前1週:確認產品穩定性,執行上線前測試,完成應急計劃和最終通知準備。
- 上線當日:確認系統、客服、行銷活動等部門配合到位,發布公告並監控系統和指標。
雖然行銷團隊主導市場宣傳,但PM的角色是確保產品達到用戶和利害關係人需求,並協調各部門順利推進。因此,PM的參與有助於上線計劃的執行和跨部門協同,進而提升上線成功率。
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知識貓星球

喵星人

10/30 17:33

如何確保利害關係人是否滿意產品?定期需求對齊會議、用戶反饋收集,6個驗證方法
需求滿足度檢查是確保產品符合各利害關係人需求的關鍵步驟,通常透過以下幾種方式來驗證產品是否達到預期的需求定義,並根據結果進行必要的調整,透過這些步驟,PM可以在需求滿足度檢查中確保產品符合利害關係人的期望並進行必要的調整。
1. 需求追溯矩陣(Requirements Traceability Matrix, RTM)
☛ 作用:需求追溯矩陣是一個矩陣表格,用於追蹤每一項需求從定義到實現的過程。PM可以使用RTM來檢查產品的每個功能是否對應到已定義的需求。
☛ 做法:
- 建立需求清單,並將每個需求編號。
- 為每個需求設定對應的產品功能和測試案例。
- 定期更新矩陣,確保開發和測試進展符合需求清單。
2. 需求驗證測試(Requirements Validation Testing)
☛ 作用:在產品測試階段,針對需求定義的每個項目進行驗證測試,確保產品功能與需求相符。
☛ 做法:
- 將需求轉化為測試案例,並交給測試團隊執行。
- 在測試結果中確認每個需求是否滿足,若有未達到的需求,與開發團隊討論解決方案。
- 測試結果需與各利害關係人共享,確保他們認可測試結果。
3. 利害關係人驗收(Stakeholder Acceptance Testing)
☛ 作用:邀請主要利害關係人進行產品的初步使用和驗收測試,透過實際體驗產品來確認需求滿足情況。
☛ 做法:
- 安排一次需求驗收會議或展示,讓利害關係人使用產品並提供即時反饋。
- 利害關係人確認需求是否滿足,並即時指出改進空間。
- 根據反饋進行調整,確保產品與需求定義一致。
4. 用戶故事映射(User Story Mapping)
☛ 作用:針對以用戶故事方式記錄的需求進行需求覆蓋檢查,確保產品涵蓋了所有用戶行為場景。
☛ 做法:
- 使用用戶故事映射圖,將每個用戶需求和功能場景按照優先順序排列。
- 確認所有場景都有對應的功能實現,並與利害關係人確認是否滿意覆蓋情況。
- 若發現缺失,進行需求的迴歸測試並適當補充。
5. 定期需求對齊會議
☛ 作用:持續和各利害關係人進行需求對齊,避免因需求變更或溝通不暢而導致需求落差。
☛ 做法:
- 定期組織需求審查會議(如每月一次)來更新需求的實現情況。
- 追蹤需求的滿足狀況,與各利害關係人共同檢視進展,並即時調整需求或排期。
- 利用會議記錄作為需求滿足度的依據,確保各利害關係人對需求現況有共同認知。
6. 用戶反饋收集
☛ 作用:在產品測試和試用階段收集來自真實用戶或利害關係人的反饋。
☛ 做法:
- 發放測試產品給代表性用戶或內部測試群,記錄他們對產品功能的滿意度和建議。
- 分析反饋結果,將高頻意見歸納為需求變更或優先修正項目。
- 根據反饋優化產品,並讓利害關係人知悉進展和反饋處理情況。
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知識貓星球

喵星人

10/30 09:26

PM與利害關係人間的關係?! 各階段的考量點大不同
在專案的各個階段,PM(產品經理)和利害關係人之間的關係和考量點至關重要,因為良好的協調和溝通能確保專案目標一致、預期明確並能及時解決問題。以下是每個階段中需要考量的要點:
1. 需求定義與目標設定
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