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01/24 14:20

【好書推薦】 實戰Excel人力資源管理工作現場
利用Excel處理有效率地解決HR需要處理的問題
本書主要介紹Excel在人力資源管理中的應用,涵蓋了人力資源管理中的招聘與培訓管理、員工關係管理、績效管理、考勤與假期管理、薪酬與福利管理以及人力資源規劃中的人員調度等模組。緊密結合人力資源管理中的實際案例,深入淺出地講解Excel中的基本操作、函數與公式、樞紐分析表、圖表以及資料的取得與轉換等功能的應用。
源自工作現場的實際案例,可直接移植、套用
以人力資源管理中的實際案例為出發點,系統全面地介紹Excel在人力資源管理中的應用。除此之外,書中還介紹了Power Query和Power Pivot的使用,即資料取得與轉換功能、資料建模與分析功能。書中的公式與函數、圖表、Power Query等內容適用於實際工作中的絕大多數場景,讀者可以直接移植、套用 ....<看更多書籍介紹>
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客務關係發展副理

12/06 22:05

繞著地球轉,爭取專案時間
在管理一個跨國專案時,專案經理在資源與溝通管理上,最重要的莫過於了解「利害關係人在不同地域的分佈」這件事。以一個軟體專案的開發為例,一間中大型企業可能有著類似筆者任職外商公司時的人力佈局:
- 介面設計:美國、英國
- 本土化(翻譯):客戶(新加坡、美西、英國)
- 程式開發:美國、台灣、德國
- QA: 美國、印度、愛爾蘭
- 資料庫與IT:美國、台灣、愛爾蘭
而在之前一篇「跨時區專案的藝術」分享中,筆者也提到了跨國專案經理務必搞懂時區以及各地長假等小技巧。為什麼這會攸關專案的進行?就拿這家企業的軟體專案為例,在執行階段每天都會面臨著時區決定效率的時刻。比如說:
1. 終於從客戶那拿到翻譯好的文字(新加坡,台灣時間本地下午),可以交給網頁設計師主管派發出去給各國網站負責人(美國,台灣本地今晚凌晨)
2. 後端的程式設計師(台灣,本地下午)需要IT部門(愛爾蘭,當地為台灣本地清晨,即將上班)作內部網路上的調整以便交給QA測試(印度,台灣時間本地中午,即將結束午餐時間)
3. QA(印度,當地下午)發現介面操作上有問題,於是反映給你(台灣,你已經準備就寢了),你必須向設計部門同事(英國,可能正在酒吧小酌)與前端的開發同仁討論問題癥結點…(美國,剛到辦公室,而他沒看到你寄了什麼專案相關信件或待處理事項給他)
於是你發現,如果時區掌握好,可以是下班前email交出去的棒子、睡一覺起來,地球另一端的同事已經有了很好的進展;若是一個不小心,忘了跟催一個亞洲時區出現的bug,就得等超過一天的時間才有機會再抓住歐美的同事。因此實作上,如果你是一個PM,這也許是一天最好的規劃:
- 上午:
o 先整理好前一晚歐美同事所回饋的進度與需要後續溝通的問題,然後大致分成亞洲/非亞洲兩部分
o 接著掌握與亞洲時間(澳紐、日韓、中國、新加坡至印度)的團隊成員、相關客戶、部門主管溝通的時間
- 下午:
o 準備好與歐洲相關的問題,把握幾個小時的重疊時間做好溝通
o 下班前將一些可以以email與歐美同事溝通待解問題提出
換句話說,大原則就是讓自己一天的工作順著地球的時區轉,太陽照不到的,就盡量以email/溝通管道來傳達;如果可以,歐洲與紐澳時區的同事會是很好的銜接(歐洲的下午 vs 美東的上午、澳洲的上午 vs美西的前一天下午),他們不僅可以協助你傳達給美國的同事,某種程度上,他們在語言與職場作風上較為接近,可以順勢善加利用這個優點,讓專案的過程多一些軟性的加分。
溝通上,則注意避免需要來回多次的討論,盡量將問題收斂成選擇題,因為一次來回,就得等地球再轉上一圈,日積月累下來,對專案的進度可是會造成不少內傷,不可不慎。
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客務關係發展副理

11/22 21:30

沒PM的組織,專案要怎麼辦
在中小規模的公司或組織,或是一些較為傳統或新創的產業,因為規模、編制,或是作業上的習慣,時常不如中大型企業具有專職的「專案經理」來負責案子,也因此時常是:
• 老闆自己負責:無論是新創團隊的創辦人、傳統承包商的老闆,經常在談下案子的同時,就扛起了專案經理所做的重要事情:時程評估、溝通與資源管理。
• 產品經理負責:英文縮寫同為PM的產品經理 (Product Manager) 常被視為需扛下其專案的當然人選,但是這兩個角色其實差異很大;如果說產品是我們想要生出的寶寶,那麼產品經理是決定寶寶長相與個性的人,專案經理則是真正孕育他/她、確保寶寶平安出世的人。
• 負責執行的工程師身兼:為了使命必達,負責的工程師或團隊時常在公司「沒有人比你們更懂」的壓力下, 被指派要扛起推動專案的責任。
以上這些狀況都是在組織輕巧時的做法,不過在身兼二職下:
1. 若你是對客戶或投資者承諾、校長兼撞鐘的老闆,別忘了提醒自己務必公開透明 (transparent) ,隨時與員工同步專案的變化與進展,也許是客戶的要求變更、也許是資源的變化(尤其是時間),不要一忙就事情全鎖在自己的Line對話、email信箱、甚至員工們最害怕的地方 — 腦袋裡。
2. 若你是兼任PM的產品經理或工程師,對自己、對大家,都要做好角色的切割,清楚表示自己身兼的專案經理角色所必須承擔的責任,以及因此會加諸於對方的推力(壓力)。這一點隨著事情的推進,會越容易被遺忘,因此別忘了要定期彙整報告、公告整體進度,透過跨功能而對整體專案進度有益的任務,以較為軟性的方式,達到向大家溝通的效果。
身兼二職下工作會變多、壓力容易變大,若有負面情緒開始累積,別忘了好好溝通,或者與主管想辦法疏通,或是尋求外援(例如:將部份專案外包)。
不論您屬於何者,當以下現象開始出現時,組織就該認真評估加入PM資源的可能了:
a. 專案變多或規模變大:當業務或專案規模大到一個階段,最好還是讓專職PM來。(而此時主管可能最容易有的顧慮是:我多請了個員工,之後沒別的案子怎麼辦?這點當今常見的主流做法,就是以「約聘」的階段性人力方式解決。)
b. 影響到原有工作的表現:專案是個需要大量溝通與彙整的工作,或許專案軟體或工具可以協助,但是還是需要有人花時間盯著全局。當時間大到一定的比例,就真的得不償失了(大於30%的工時就要有所警戒、大於40%就絕對該舉紅旗了)。
專案管理的模式,應隨著一個組織的成長而變化,只要對成員之間的合作氛圍、專案前進的節奏保持敏銳嗅覺,而且對身兼的員工保持包容與感謝,那麼在公司更進一步成長前,也就比較不用去害怕專案卡住或一團混亂的陣痛了。
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Steve Sue 蘇書平

執行長

09/13 21:54

人力資源分析師需要具備哪5種基礎知識
HR Analytics人資管理分析師需要具備哪5種基礎知識
最近這兩年很多HR都在推動數位轉型相關的專案,但究竟該怎麼做、人資有哪些資源可以運用? 預期效益要如何評估?有什麼資源可以運用,要如何管理利害關係人的期望?
所以我這邊會把數位轉型專案分為兩個方向來討論,#數位 指的是HR用來進行轉型使用的數位科技。例如:數據分析、人工智慧、虛擬實境、自動化科技及雲端運算等。#轉型 指的是HR需要根據企業未來經營方向的改變,調整相應的組織架構(OD)與人才招募與訓練方法(talent acquisition and development)。協助公司設計新的獎酬制度使企業重新塑造新的組織行為,轉變具競爭力的企業型態。
過去HR職能偏重招募、訓練、績效考核、員工關懷等管理功能,決策參與度不夠。但未來HR單位會開始協助各單位主管學習如何從營運管理報表,找出更多的財務績效與組織管理洞察,並透過外部人才市場與內部人才庫的比較分析,讓企業的人力資產配置更有效率,提供CEO更多決策評估與風險控管的參考資訊。所以People Analytics人力資源分析就變成台灣企業HR夥伴近年首要推動的數位轉型專案之一。
但是,在開始啟動People Analytics專案,人資夥伴常會問我一個問題,到底人資該具備哪些能力,才能讓專案的推動比較順利?這兩年因為先行智庫和美國以及歐洲的人力協會做了不少交流,也取得HR數位轉型相關的專業認證,我們發現未來有五個關鍵能力是
1. 人力資源分析基礎知識
在啟動任何一項分析項目前,HR必須先具備選、訓、育、用、留的五大基礎知識,雖然不少組織的專業分工較細,但要做好HR數據分析,必須把這五大資料做整合,才不會掉入以偏概全、見樹不見林的思考盲點。
2. 數據管理流程設計知識
人資要如何克服HR Data人力數據在收集、整理與整合遇到的問題,如果未來還要和組織的商業績效做結合,還需要整合非人力資源的Business Data商業數據包括淨利潤,成本效益,銷售收入以及組織中的其他重要指標。所以人資如何透過有效分析工具找出正確且高品質的關聯資料來源,藉由服務流程分析盤點組織的服務與管理缺口,例如招募管理、訓練發展管理、證照管理、薪酬獎金與加班費用控管、潛力人才與接班人計劃、離職率預測與組織氣候分析,找出關鍵的影響因素與成功指標,也是成功的關鍵。
3. 文化準備與變革管理知識
當組織開始導入以數據為驅動力的願景與管理工具。他們還必須協助員工做好文化行為的調整與改變,沒有這種準備,企業員工將無法理解數據對他們真正的價值。所以如何管理內部利害關係人,一層一層的傳遞新的企業價值觀,促使企業的組織不斷完善發展,也是人資夥伴的重要功課。
4. 數位平台工具專業知識
市場上有很多資料視覺化的工具,但建議在選擇這些工具,不要只是從技術的角度去評估,更應該要考慮到工具的普及性和學習上手的難易度,並選擇與適合的數據夥伴合作。此外,數據安全性、隱私性和保護性也會成為組織面臨的挑戰,還要兼顧組織內稽內控規則與管理政策。所以,IT、人力資源與業務應該緊密一起合作。
5. 業務洞察與商業分析知識
數據分析的第一步就是定義一個好問題和管理指標,這樣人資夥伴才能針對關鍵核心問題,定義需要收集的數據來源。並且懂得從各個業務利害關係人中,識別關鍵的業務行銷與後勤管理問題。透過員工主檔資料關聯對應的數據來源,不但可以強化工作關係之間的掛勾,更可以透過數據的流程關係找出關鍵的業務問題。
未來HR將開始以數據為核心建構新的人力資源管理模式,管理資源分配將出現二八比例的倒轉,過去人資80%的時間和資源用於行政管理庶務的處理與控制上,數據思維下的人資將僅用20%的時間和資源去完成這些工作,而用80%的資源協助單位主管更即時且全面的管理資訊。
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