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不知如何開始嗎? 先進行技能挑戰吧~

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吳振興 Jeff 知識長

職涯解題師

05/20 10:30

【職涯發展-20】身兼多個專案的苦命新PM,快被壓到喘不過氣
【遇到問題】
工業工程系畢業,目前入職1個月,在一家電子加工廠擔任PM,需要負責4個全新的專案(2個是提升加工效率,2個是不良率降低)。可是因為0經驗,在執行的時候感覺壓力非常大,會有想吐、頭暈的狀況發生。而且太多新資訊跟需要執行的事情蜂擁而來,會有不知道該做什麼、該怎麼做的無力感。
更別說是例行報告會議,站在台上有時會整個很慌亂,不知道該怎麼去引導會議,常常搞到會議時間很長,卻討論不出什麼東西,真的整個人快被壓到喘不過氣,每天早上一起床就會很抗拒上班,想要裝病請假,請問我該怎麼辦?
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【建議作法】
個人也有與您遭遇過類似的經驗,在剛從工程師升到課長職時,瞬間從負責專案變成要管理產線所有的大小事務,不僅要學習很多新的資訊與事情,還要隨時應付突發而來的各種問題,當下確實有種力不從心,感到茫然的無力感,這是很正常的。
而經過了3年多的跌跌撞撞,後來才透過從錯誤中學習的方式,找到較好的改善方法,並提供其思考流程給您做為參考,
✍🏻 【筆記紀錄】-->【EXCEL登錄】-->【相關工作展開】-->【配合行事曆確認工作】-->【召開會議及待辦追蹤】。
1. 【筆記紀錄】
因為在工作中很難電腦不離身,所以您應該要準備一個筆記本,將記錄到的新訊息、待辦工作進行簡單的紀錄,避免因為突然來的事情太多,變成記憶被覆蓋過去,就很容易會忘掉部分該做的事。
2. 【EXCEL登錄】
而因為筆記的資料整理應用性很低,所以個人只當作是紀錄,之後還是要把工作項目更新到EXCEL內,而其優點在於相關資料可以被快速的查詢,而且也可以透過剪貼進行複製更新【同時還可以插入圖片、超聯結、檔案、註解等輔助的內容,方便快速掌握重點】,這些都是筆記本無法做到的。
3. 【相關工作展開】
而您在EXCEL登錄時,同時也是在做記憶複習,提醒自己該工作有那些細項,也要記錄到專案待辦事項內,又或者是有那些注意事項要與之前的項目合併,才能有一個越來越完整的專案資訊。
4. 【配合行事曆確認工作】
而當您同時有4份專案時,當然也會遇到同一天內,會有很多不同專案的待辦事情,這時您同樣可以在EXCEL內建立行事曆,並且把各個專案在同一天內要做的,更新在當天的項目內,這樣您就不會因為同時間太多事情而有所慌亂,甚至可以提前去確認幾天後要做的事情,是否還有移漏的地方,會是比較完善的方式。
5. 【召開會議及待辦追蹤】
而專案更重要的就是開會討論及待辦追蹤,如何確保各負責人都有照規定時間進行回報,也同樣可以配合登錄在行事曆中進行確認,甚至提前提醒各負責人要確認完成進度,這些都是很重要的。
另外對於您有遇到開會的問題,身為PM確實很常會需要主持會議,但個人認為主持會議的重點,還是會放在以下這些幾個重點,基本上都能夠讓會議進行流暢,後續只要再透過經驗的累積,相信您就能越來越掌握住開會的模式。
1. 開會前:讓成員清楚本次會議的主題及討論內容
2. 會議中:分階段性的整合大家的想法,引導大家回到本次會議的主題
3. 會議中:清楚記錄會議中要執行的項目、執行人、預計完成日期。
4. 會議結束前:再次確認成員了解其負責內容,並依照進度完成作業,
5. 會議後:使用會議記錄提醒所有成員,若有預訂下次開會時間、開會主題也可以同步列上,方便自己掌握進度。
而雖然上述的方式,可以有一定程度可以幫助您改善工作效率及追蹤專案進度,但難保還是會有壓力過大的情況發生,在必要的時候還是要適時地喊停,透過做一些其他事情【抽個菸、喝個飲料或是閉目養神】,休息個5~10分鐘,暫時把自己從工作中抽離出來,才能讓自己整理好情緒及精神繼續面對工作,尤其對於長時間工作來說,短暫的休息是非常重要的。
以上是自己的經驗分享,雖然內容中無法講到太細,但基本上有一個大方向可以參考,而這些方法也幫助自己在面對眾多工作項目時,還是可以保有一點喘息及思考時間,這樣才能夠在面對工作時,有效避免事情做錯或是漏掉,希望也能對您帶來一些幫助。
文章連結:https://pse.is/46yygh
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謝建章

Martech 行銷科技長及TAAA 台灣留澳校友會理事

05/17 21:44

關於我可能讓你很意外的職涯point
來玩一下流行梗囉!!!
1. 第一次創業是在1988年
2. 2002年10月取得澳洲國家級認證的三級職場訓練師
3. 我的第一份面試邀約就是透過104完成的,那是2003年,當時我人還在澳洲
4. 從2003-2005年連續被三間公司資遣
5. 有超過300次的面試經驗,投遞過超過700間企業
6. 共有三位女性面試官當面告訴我 ~ 怕被我取代
7. 服務過的14間企業已收掉的有9間
8. 歷練過的職務包括平面設計師、藝術指導、行銷企劃管理師、高專、行銷副理、行銷主任、行銷協理、產品經理、專案經理、電子商務經理、Account Manager及現職
9. 服務過的產業包括準系統、工業電腦、網通、軟體開發、快閃記憶體、醫療資訊、MRI、e-Learning、出版社、設計顧問公司、汽車零組件、留學代辦中心、語言學校及FCMG
10. 2016年6月6日是在我在受薪階級的最後一天,當時的企業是Canon的相機事業群
11. 2004年就成為斜槓
12. 2012年7月成為IELTS講師
13. 2012年10月加入潛水旅遊的新創團隊,經歷從0到有的過程,亦服務至今
14. 2016年在看了吳念真為BeAGiver拍的廣告後就加入Giver的行列
15. 2017年在104的產品力成果發表會上代言104 第一代的教室Clazzrooms
16. 截自目前為止共改過621份線上履歷,參加過國北教大、台大及成大的履歷健診
17. 在工作世界入班分享過4次
18. 目前也是也是一位光之工作者: 卡魯那靈氣療癒師、光束靈氣點化師及生命回溯溝通師
19. 最新的斜槓是手作奧剛的創作及未來的商品化
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蔡明淳

作者

05/06 23:41

計劃不總是如預期?不要想著「成功」,而要想如何「不失敗」
展開一段新的職涯、進入人生的新階段時,總會下定決心要好好規劃時間,讓自己變成更好的人。要培養新技能、工作更有效率、按時運動……但是為什麼,我們總是不成功?
讀書及寫作計畫做得很漂亮,卻無法達成,對這樣的自己越來越失望……有什麼方法可以幫幫我嗎?
時間與效率管理是我們一直想探究的議題。也許你過去學過時間管理矩陣、GTD時間管理、番茄鐘工作法……,但真的可以落實到生活上,效率真的提高了嗎?
之前看了一本書《成功最關鍵的事:管控「不如預期」》。這本書在講的就是我們做時間管理常不小心踏進的誤區。作者是日本的心理戰略師DaiGo,之前我寫過《花掉的錢都會自己流回來》這本書的書評,作者是同一人。
這本書不是教你怎麼「成功」做時間管理,而是如何管理時間「不失敗」。作者提到,大部分的日本人不是樂觀主義者,而是悲觀主義者。樂觀主義者認為自己這次成功,下次也會成功。悲觀主義者認為,這次雖然成功了,但下次還是有可能會失敗。先了解自己是什麼類型的人,才能找出最適合自己的時間管理方法。
大部分人時間管理失敗的原因,就是太過「樂觀」。以為自己2小時就能寫好一份企劃書,於是在行事曆安排兩小時的時間。卻沒有估算到,這兩小時內上司可能臨時來找你、電話突然響起、自己心情不好效率導致低落等等情形。
因此我們可以事先擬定好各種不同的作戰計劃。如果本來要去健身房運動,卻因為上司突然交辦事項導致加班。如果這種情形發生的話,就改成走路回家代替運動,而不是讓自己休息一天。一旦休息一天,就有可能休息二天、三天,讓自己離目標遙遙無期。
那你會說,哇,那不就做什麼事都不能休息了。並不是說不能休息,而是要「刻意」安排休息時間。例如說,讓自己一週有一天是不運動、也不忌口的大吃大喝日。重點是,這一天是「你自己安排的」,而不是突發狀況產生,被迫這樣做。主動安排休息時間,讓自己的對人生的掌控程度提高,也會加強你自己實踐的信心。
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蔡明淳

作者

05/05 17:36

勇敢犯錯及刪除,打掉重練讓你的文案及企劃書更好
商業寫作跟文學創作或是心情抒發不同,商業寫作背後一定有個「目的」。無論是要藉由E-mail溝通、藉由企劃書提出想法、或是用文案讓客戶買單。
因此寫作的出發點,要為你的「讀者」服務。用他們看得懂的語言與措辭,了解他們的生活樣貌,他們會被什麼事情所打動?
心中時時有讀者,所以,對讀者無用的字詞、句子,就勇敢拿掉吧!
再來,不要把寫作想成,一下筆就要完美無缺。不斷改寫是寫好文章的基本條件。這件事很難,因為一字一句中,我們都投入了很多的感情與心力。
還記得約七八年前我第一次寫一篇創業相關的文章,內容是講述創業大師Marc Andreessen歸納整理的創業法則Product Market fit。當時我洋洋灑灑寫了三千字。第一版被老闆寫了修改意見退回。
後來我進到段落去改每個部分,怎麼改怎麼不對。決定整個打掉重寫。原本的文章放一旁,開啟一份新的Word檔從新來過。
說也神奇,空白的Word檔不再阻擋我的思路。我有著相同的寫作材料,但從架構開始重新蓋一棟房子,組建一篇新的稿件。因著結構的不同,又找了新的資料與案例補充後來交了二稿後,就過關了!
這次的經驗讓我領悟,勇敢砍掉重練,你會得到更珍貴的稿件。
職場上、人生中,不也是一樣的道理嗎?
下筆吧,你也可以的!
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職涯學院

104職涯學院院長

04/27 13:50

TOP專班課程精華|企業授課:城邦墨刻-林開富 講師
傳統媒體出版,是一門無時無刻都在動腦的職業。
不僅求新更要求變,跟上時事的同時也要抓住群眾話題。
在這樣一個步調快速,資訊流通的時代,
媒體出版業也在逐漸朝各方位作突破轉型。
就算如今自媒體盛行,仍能穩佔重要的龍頭地位!
【什麼是好企劃?】
「好的企劃能帶來社群力。」
身為一個媒體工作者,產出企劃是常態。
但好的企劃需要能夠...
1. 發現閱聽人的痛點
2. 提供痛點的解答
3. 滿足目標讀者的需求
4. 引起群眾的共鳴
【提案企劃三要素】
做出一份提案的同時,要檢視這份提案能否...
1. 抓住群眾認知 (看不看得懂)
2. 掌握社群力量 (受不受歡迎)
3. 產生大眾認同 (是否被支持)
【什麼是好標題?】
「好的標題,能自帶話題。」
媒體工作者的基本功,就是內容的概括與核心:標題
而一個好的標題,能創造極可觀的話題性,能提高讀者對文章的開啟率,更能因此帶來購買率。
好的內文,則能提高讀者對文章的「轉發率」。
好文共品、奇文共賞,也因此提升文章的暢銷度。
透過林開富 講師講解了媒體出版業的內容,以及一位媒體人應有的敏銳度,
是否更了解傳統媒體出版產業了呢?
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(課堂精華來源:國立陽明交通大學職涯學院 FB粉專)
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