活用Office系列 (二) 超實用! 活動籌備的省時文書密技
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專案 Kickoff 前的準備重點有哪些？確保成功的關鍵，附範例檢查表
在專案 Kickoff 前，準備充分是確保成功的關鍵。必須明確專案目標與範疇，識別利害關係人，準備背景資料與初步計劃，並設計會議議程。同步確認溝通計劃與會議工具，建立統一共識，預測可能風險。這樣可讓會議高效推進，為專案打下穩固基礎。以下是需要準備的重點：
1. 明確專案目標與範疇
- 定義專案目標：確認這個專案解決什麼問題、要實現的價值是什麼。
- 確認範疇 (Scope)：哪些工作內容包含在專案內，哪些排除在外。
2. 識別利害關係人
- 確認專案中相關的 主要利害關係人 (Stakeholders)，包括內部 (如設計、開發、營運團隊) 和外部 (如客戶或合作夥伴)。
- 確保利害關係人都清楚 Kickoff 的目的，並通知他們參與會議。
3. 建立初步專案計劃
- 時程規劃 (Timeline)：提供專案階段性的高層級時間表。
- 里程碑 (Milestones)：標出主要目標和交付物 (Deliverables)。
- 資源需求：預估專案需要的資源 (人力、工具、預算等)。
4. 準備背景資料
- 提供專案的背景資料 (如市場調查、競爭分析、用戶需求或業務目標)。
- 確保團隊對專案的現狀和機會點有一致的理解。
5. 明確溝通計劃
- 設定溝通流程 (如例行會議、更新頻率、溝通工具：Slack、Trello、Notion 等)。
- 確認報告的方式與頻率。
6. 設計 Kickoff 議程
- 引言 (Introduction)：專案背景、目標、重要性。
- 角色分配：介紹各團隊成員及其角色。
- 計劃概述：展示專案範疇、里程碑和大致時程。
- 期望 (Expectations)：各方對專案成功的期望以及可能的風險點。
- Q&A：確保所有人對專案目標一致。
7. 提前確認工具與文件
- 確認所有需要的文件是否已經準備妥當 (如簡報、議程表、相關報告)。
- 測試會議工具 (如 Zoom、Microsoft Teams 等)，避免技術問題。
8. 風險預估與假設
- 識別可能的風險，並制定應對策略。
- 確認有哪些假設需要團隊共識。
9. 建立 Kickoff 的預期結果
- 統一目標與方向：參與者對專案的背景和目標有一致理解。
- 行動計劃：Kickoff 後的下一步行動具體明確。
【範例檢查表】
[ ] 專案目標與範疇已明確。
[ ] 利害關係人已確認並通知。
[ ] 背景資料已準備。
[ ] Kickoff 議程與簡報完成。
[ ] 會議工具已測試完畢。
準備越周全，Kickoff 會議就越能成功地啟動專案！如果需要幫忙整理 Kickoff 簡報或議程範本，也可以提出！ 😊
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