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「Microsoft Excel:該角色主要負責數據分析、數據整理及報表生成,以支持業務決策與策略規劃。需要精通Excel函數與數據視覺化工具,並能協助跨部門團隊協作,提升數據處理效率。具備良好的溝通技巧與問題解決能力,以應對台灣職場中瞬息萬變的市場需求與資訊流通的挑戰。此職位者應熟悉當地商業文化,能靈活運用數據提供 actionable insights,助力企業優化資源配置與提升競爭力。」
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04/02 12:27

樞紐分析表這樣用!五大實用技巧提升數據處理效率,懶人包整理!
Excel樞紐分析表(Pivot Table)是 Excel 中最強大的數據分析工具之一,它能夠快速整理、匯總並分析大量數據,使決策變得更加直觀與高效。在職場上,無論是財務報表、業務數據還是市場調查,樞紐分析表都能幫助我們更好地理解數據趨勢。
以下將介紹 Excel 樞紐分析表的五大工具,幫助你最大化提升數據處理效率!
1. 值彙總方式(Summarize Values By)——快速計算關鍵指標
當我們建立樞紐分析表時,最基本的需求就是匯總數據,例如計算總和、平均值或最大/最小值。
【如何使用?】
→ 插入樞紐分析表並選取數據。
→ 在「值」欄位中選擇要分析的數據,如「銷售金額」。
→ 點擊「值欄位設定」,選擇不同的彙總方式,如總和(Sum)、平均值(Average)或計數(Count)。
這個工具適用於財務報告、業績分析等場景,幫助你快速提取關鍵數據。
2. 篩選器(Filters)——聚焦關鍵數據
當數據量過大時,篩選器可以幫助我們快速聚焦於特定條件下的數據。例如,僅顯示特定月份的銷售數據或特定地區的業績表現。
【如何使用?】
→ 在樞紐分析表中,將想要篩選的欄位拖曳到「篩選」區域。
→ 點擊篩選器,選擇想要顯示的條件。
→ 樞紐分析表會即時更新數據。
這個工具適用於市場分析或區域性業績評估,幫助我們更專注於目標數據。
3. 切片器(Slicer)——更直觀的篩選方式
切片器是一種視覺化的篩選工具,可以讓使用者直接點擊篩選條件,而不需要使用傳統的下拉選單。
【如何使用?】
→ 選取樞紐分析表,點擊「插入」>「切片器」。
→ 選擇要當作篩選條件的欄位,如「產品類別」或「銷售區域」。
→ 點擊切片器中的按鈕,樞紐分析表會即時變更。
這對於簡化數據篩選過程非常有幫助,特別適合需要頻繁切換條件的情境。
4. 數據透視圖(Pivot Chart)——將數據圖像化
樞紐分析表本身雖然強大,但數據可視化同樣重要。數據透視圖可以將樞紐表的數據直接轉換成圖表,讓趨勢一目了然。
【如何使用?】
→ 選取樞紐分析表,點擊「插入」>「樞紐圖表」。
→ 選擇適合的圖表類型,如長條圖、折線圖或圓餅圖。
→ Excel 會自動生成圖表,並與樞紐分析表保持同步更新。
這個工具適用於製作報告,讓數據不再只是枯燥的數字,而是清晰易懂的視覺化資訊。
5. 計算欄與計算欄位(Calculated Field & Calculated Item)——進階數據分析
如果內建的計算方式無法滿足需求,可以透過「計算欄位」與「計算欄」來自定義計算公式。例如,在銷售報表中,你可以新增一個「利潤」欄位(=銷售金額 - 成本)。
【如何使用?】
→ 選取樞紐分析表,點擊「分析」>「欄位、項目與組合」>「計算欄位」。
→ 輸入自定義公式,如 =銷售金額 - 成本。
→ 點擊確定後,樞紐分析表會自動新增此計算結果。
這個工具適用於需要進一步計算的商業報表,如毛利率、成長率等。
樞紐分析表不僅能快速整理數據,還可以透過這五大工具進一步提升數據分析的靈活性與效率。無論你是財務專員、行銷人員還是業務分析師,掌握這些技巧,能讓你的數據分析能力更上一層樓!
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04/02 12:18

掌握 Excel 快速分析5大工具:一鍵生成數據圖表,提升工作效率!
職場上數據分析已經成為提升工作效率的重要技能。無論是市場行銷、財務報表,還是業務分析,Excel 都是不可或缺的工具。而 Excel 中的「快速分析工具」更是讓數據處理變得簡單高效,只需幾個點擊,就能完成繁瑣的數據分析工作。
以下幾個小撇不,記得筆記心法:幫助你輕鬆上手,快速提升數據處理能力!
1. 快速圖表——一鍵生成可視化數據
圖表是數據分析中最直觀的呈現方式,Excel 的快速分析工具可以讓你一鍵生成適合的圖表類型,無需手動設定。
【如何使用?】
→ 選取數據範圍。
→ 點擊「快速分析」按鈕(快捷鍵:Ctrl + Q)。
→ 選擇「圖表」,Excel 會自動推薦適合的圖表類型。
→ 選擇你想要的圖表,點擊即可插入。
這個功能特別適合報告製作,讓數據更具說服力,提升溝通效率。
2. 條件格式——數據趨勢一目了然
條件格式可以讓數據根據特定條件變色,幫助你快速識別關鍵數據。例如,你可以用顏色標記出高於平均值的數據,或用圖示顯示趨勢變化。
【如何使用?】
→ 選取數據範圍。
→ 點擊「快速分析」按鈕。
→ 選擇「條件格式」,系統會推薦不同的格式化方式,如色階、數據條或圖示集。
→ 點擊適合的格式,Excel 會自動套用。
這個功能適用於財務報表、業績分析,能讓數據異常點或趨勢變化一目了然。
3. 總計——快速計算平均值、總和
在分析數據時,經常需要計算總和、平均值、最大值或最小值。Excel 的「總計」功能可以讓你一鍵完成這些計算,而無需手動輸入公式。
【如何使用?】
→ 選取數據範圍。
→ 點擊「快速分析」按鈕。
→ 選擇「總計」,系統會提供多種計算方式,如總和、平均值、計數等。
→ 點擊所需的計算類型,Excel 會自動插入結果。
這個功能特別適合需要快速計算數據的財務人員或業務分析人員。
4. 表格——提升數據管理效率
Excel 的表格功能不僅能讓數據更易於閱讀,還提供篩選、排序等進階功能。
【如何使用?】
→ 選取數據範圍。
→ 點擊「快速分析」按鈕。
→ 選擇「表格」,Excel 會自動將數據轉換為表格。
→ 你可以使用篩選功能快速查找特定數據,或透過格式化提高可讀性。
這對於處理大量數據時特別有用,例如客戶名單、產品銷售數據等。
5. 樞紐分析表——進階數據分析的利器
如果你需要對大量數據進行交叉分析,樞紐分析表是最強大的工具之一。它能幫助你快速匯總數據,並根據不同條件進行篩選。
【如何使用?】
→ 選取數據範圍。
→ 點擊「快速分析」按鈕。
→ 選擇「樞紐分析表」,Excel 會自動建立一個初始的分析表。
→ 你可以拖曳欄位來調整報表結構,進一步分析數據。
這對於數據分析師、財務人員,甚至管理者來說,都是極為實用的工具。
Excel 的快速分析工具能幫助我們在最短時間內處理數據,並生成可視化報表,提升工作效率。不論是初學者還是進階使用者,掌握這五大工具,將讓你的數據分析能力大幅提升!
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06/12 16:49

如何產出好的 Prompt?讓 AI 成為你真正的幫手+ 五種常用 Prompt 範本
近年來,AI 工具如 ChatGPT、Claude、Gemini 等快速進入我們的工作與生活,不論是寫文案、總結報告、規劃行程,甚至是撰寫程式碼,只要下對指令(prompt),AI 幾乎無所不能。
但問題來了:為什麼我問的問題,AI 給的回答總是不夠精準?
這時候,你可能缺的不是一個更聰明的 AI,而是一個更好的 prompt。
本篇文章將帶你一步步掌握「好 prompt」的四大原則 + 五種實用範本 + 常見錯誤避雷指南,幫助你從「AI 使用者」進階成「AI 操控師」。
一、什麼是 Prompt?
Prompt,簡單來說就是你對 AI 下達的「指令」或「提問內容」。
它的形式可能是:
一段文字(例如:「請幫我寫一封推薦信」)
一個問題(例如:「如何向上管理主管?」)
一組指令(例如:「用表格整理優缺點,並推薦最適合的解法」)
Prompt 就像你對 AI 下達的任務說明書,越清楚、越有邏輯,AI 才越能對症下藥。
二、好 Prompt 的 5大原則:CLEAR
我們建議用以下的「CLEAR」五字訣,來檢查你的 prompt 是否足夠明確:
C - Context(情境)
提供背景資訊,讓 AI 理解你的角色、目的與任務脈絡。
➤ 例:「我是一位求職中的社會新鮮人……」
L - Language(語氣與格式)
指定你想要的語氣風格、格式形式或語言版本。
➤ 例:「請用輕鬆幽默的語氣」、「請用英文回答」
E - End Goal(輸出目標)
說清楚你想要的最終結果,讓 AI 知道你是要報告、表格、文案還是清單。
➤ 例:「我要一篇 500 字的部落格草稿」
A - Action(動作)
告訴 AI 你要它「做什麼」——例如撰寫、比較、總結、建議等。
➤ 例:「請幫我比較這三個方案的優缺點」
R - Rules(規則)
有特定限制或格式規範的話要明講,例如字數、語氣、格式或禁用詞。
➤ 例:「限制在 200 字內」、「不要使用專業術語」
三、五種常用 Prompt 範本
以下是五個實用的 prompt 模板,無論職場、學習還是生活應用都相當好用:
1. 會議紀錄整理 Prompt
「我是一名專案經理,以下是我們產品開發部門的會議紀錄。請幫我整理成正式內部報告,內容分為三段:1. 會議摘要(限 100 字內)、2. 決策事項(條列式)、3. 待辦事項(包含負責人與期限)。語氣請保持正式精簡。」
2. 專案建議書撰寫 Prompt
「我是一位行銷專案負責人,目前正在提報一個新品行銷提案,目標是提升產品曝光率。請幫我撰寫一份約 500 字的專案建議書草稿,包含以下四段:1. 專案背景、2. 行銷目標、3. 執行方式、4. 預期效益。語氣請保持專業、有說服力,採用第三人稱,不用提及預算細節。」
3. 表格資料統整 Prompt
「以下是三個工具的特性說明,請幫我整理成 5 欄表格(項目名稱、說明、優點、風險、建議採行對象),表格格式適合投影片簡報中使用,內容限於 20 字以內/欄,語氣請精簡明確,避免冗詞。」
4. Email 撰寫 Prompt
「請幫我撰寫一封給內部人資主管的 Email,主旨是:申請部門教育訓練預算。語氣正式但親切,內容包含三段:1. 教育訓練目的與效益、2. 執行時程與預估費用、3. 對團隊發展的幫助。結尾請加入敬語與簽名,整封信字數控制在 250 字以內。」
5. 方案比較分析 Prompt
「我是一位採購經理,正評估三個軟體工具供應商,目的是選出性價比最佳的方案。請幫我以表格形式,從五個面向(功能完整性、價格、技術支援、使用便利性、風險)比較三者,並以條列方式給出建議首選及選擇理由,語氣請保持客觀分析。」
四、避免 3 個常見錯誤
◆問題太模糊:「幫我寫一下這個」,寫什麼?給誰看?用途是什麼?AI 根本抓不到重點。
◆輸出格式沒說清楚:你想要清單、表格、段落還是流程圖?請先講清楚。
◆一次問太多:AI 回答會變散亂。先拆解問題,一步步來,效果更好。
Prompt 是一種新時代的溝通力
AI 工具不會自動變成你的超能力,會提問、懂得溝通,才是未來的關鍵能力。
把 prompt 當作你對 AI 的「任務設計」,越清楚,AI 越能「幫你幫到點上」。
從今天開始,練習寫好 prompt,就是你打開 AI 潛力寶庫的第一步!
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