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「HR人資數據分析」從步驟、使用工具到10種分析面向一次懂
文：先行智庫
原文標題：什麼是HR人資數據分析？要分析什麼？從步驟、使用工具到10種數據分析面向，本文一次告訴你！
隨著數據分析技術的成熟，以及入門門檻逐漸降低，各行各業逐漸在思考如何應用數據分析，為工作帶來全新的價值，或者是提高決策品質，甚至是創造新商業機會。身為人資夥伴，我們也可以思考手上擁有的數據，例如：出缺勤數據、績效考核數據、調薪紀錄、職務異動紀錄、員工投入度、訓練課程滿意度調查、加班紀錄等，可以如何分析？該設立哪些管理指標？能用何種圖表呈現？怎麼打造員工數據戰情室？要做到什麼樣的程度才可以？使用什麼樣的工具比較合適？在今天這篇文章，我都會幫大家詳細解答。
目錄
HR人資數據分析簡介1.1 人力資源近年發展趨勢1.2 HR人資數據分析是什麼？1.3 為什麼要做HR人資數據分析？
如何做HR人資數據分析？2.1 HR人資數據能分析什麼？2.2 有哪些數據可以做HR人資數據分析？2.3 該使用何種工具比較好？Excel還是Power BI？2.4 做HR人資數據分析的6個步驟
HR人資數據分析關鍵議題3.1 招募數據分析3.2 訓練數據分析3.3 員額數據分析3.4 離職數據分析3.5 績效數據分析3.6 證照數據分析3.7 差勤數據分析3.8 薪酬數據分析3.9 人格數據分析3.10 接班人數據分析
落實人資數據分析4.1 Power BI人資戰情儀表版4.2 實踐人資數據分析可能遭遇的難題
1. HR人資數據分析簡介
1.1 人力資源近年發展趨勢
近期人力資源發展趨勢，可以概分為三個階段。
第一階段，人資主要處理勞檢、出缺勤統計、勞健保與團保、調薪與晉升公告等庶務型工作。第二階段，人資開始成為企業的策略合作夥伴，例如：規劃具備競爭力的薪資福利、根據業務發展方向擬定訓練架構、制定能鼓勵員工的績效考核辦法、優化整體招募流程以提升企業形象。第三階段，人資走向數據驅動，例如：量化個渠道的招募招募成本、量化每個部門的缺口狀況與人力結構、從課後滿意度評分問卷找出辦課重點、善用人格測評分析結果將人才擺在適當位置。
這三個階段並不是互相取代 ，而是同時並進的。換句話說，HR不僅僅要具備運營能力，在大數據時代，也必須要有數據驅動決策的技能。人力資源在過往會被認為是以人為本的行政相關工作，但在科技進步的趨勢下，也開始要涉及數字化管理。
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1.2 HR人資數據分析是什麼？
HR人資數據分析，就是運用數位工具，將與人力資源相關的數據進行分析，從中獲取洞察的過程。在這段過程，不論你是使用何種工具，如：Excel、Power BI、Tableau等都是可以的。當然也不限最終的呈現形式，如：PPT、Word、Excel、儀表板。只要HR的工作中有涉及到數字，這段過程廣義來說，就能算是HR人資數據分析了。
其實這並不是一件非常遙遠或很困難的事情，因為HR平常在做的報表或報告，基本上都會做到與數字相關的統計和分析，例如：培訓的滿意度、加班時數、敬業度調查、招募人數統計、職務異動統計等。只是在於這些統計和分析的結果，是否對於決策有正向助益。
1.3 為什麼要做HR人資數據分析？
做HR人資數據分析，最主要的目的是「做出更好的決策」，讓下決策不再憑經驗或憑感覺。例如：要去哪裡找到合適的人才？招募預算應該要如何更有效配置？招募團隊與招募工作應如何調整？我們可以透過分析「履歷收件的有效性」，做為決策的參考依據。
透過HR人資數據分析，能讓我們知道要前往的方向，與評估所需投入的資源與時間，避免將本就有限的資源，投入到代價高且多餘的項目，讓我們將精力更集中在能提升效率的工作。還能夠提高論點的說服力，也能更有底氣的協調跨部門支援。更重要的是，我們可以用數字，來衡量HR的績效表現，讓老闆可以更清楚的知道HR貢獻的價值。
2. 如何做HR人資數據分析？
2.1 HR人資數據能分析什麼？
我們可以從人資工作的流程，選、用、育、晉、留，這幾個面向先思考想解決的問題有哪些？想要知道的訊息有什麼？接著再進一步思考，要解決這些問題，需要分析哪些數據？或者是用什麼樣的數據做佐證。
例如：在招募的部份，我們就會想知道哪個招募管道效益最好？招聘預算該如何配置？在訓練的部份，老闆就會想知道辦訓練課程是否值得？如果值得，又該辦哪些的訓練對於實現業務增長是有正向助益？
2.2 有哪些數據可以做HR人資數據分析？
我們可以將數據先分成2大類，一類是HR相關的數據，另一類是非HR相關的數據。
HRIS系統、PMS系統、LMS系統、招募管理系統、證照管理系統等能倒出來的數據，都屬於HR相關的數據，例如：員工基本資料、加班時數統計、面試邀約紀錄、薪資實發清冊、獎金名冊、職務異動、晉升紀錄、敬業度調查、教育訓練滿意度調查、證照到期統計、績效分數明細表等。非HR相關的數據，像是財務數據、進出貨數據、庫存數據、不良品統計數據等。我們可以將HR數據與非HR數據做結合，這樣就能更清楚後端人力資源與前端工作的關聯性。
2.3 該使用何種工具比較好？Excel還是Power BI？
不論用什麼樣的工具，都可以用來做數據分析，沒有哪一種最好，只有哪一種最適合你，這兩種工具的使用情境是不太一樣的。如果你只是要做出一兩張圖表，而且還要將圖表貼到簡報上，Excel會比Power BI來的更容易操作。但如果你製圖的頻率很高，需要一次展示多張圖表，希望將多樣的人力資源數據都整合在一起，那Power BI會是比較適合的。簡言之，如果只是單點式的做分析，Excel就足以，如果需要做全面的整合，Power BI會是更好的選擇。
2.4 做HR人資數據分析的6個步驟
做人資數據分析有6個步驟，千萬別一下子掉入工具的選擇，我們必須依照這幾個步驟，一步一步踏穩，才能讓數據發揮它的價值。這6個步驟分別是：問題思考、資料彙整、資料清理、資料視覺化、數據洞察探索、展示報告與共享。
3. HR人資數據分析關鍵議題
你可以設計一套完整的、有系統的HR人資數據分析框架。你也可以針對招募、訓練、員額、離職、績效、證照、差勤、薪酬、人格、接班人等議題，單獨做數據分析。接下來我會針對常見的這幾個議題，做詳細介紹。
3.1 招募數據分析
大招募時代來臨，許多企業都面臨缺工與招募不到人才的問題。在招募工作中，你可以分析：要去哪裡找人？怎麼縮短人才招募時間？如何用最少成本，招募到最好的人？
要回答上述問題，我們可以從許多招募指標和數據中，找到合適的線索。還可以將這些指標建立成招募戰情儀表板，把所有的指標圖表攤在同一張儀表板上，用更宏觀的視野來看公司的招募狀況。透過客觀的數據分析，將能夠給我們足夠的決策參考情報。但如果你要做招募數據分析，就需要有招募相關的數據才行，例如：開缺報表、面試紀錄表、Offer Delivery的紀錄表。
有了情報之後，我們也可以從每一個招募工作環節，仔細檢視還能如何改善，藉由優化招募流程，解決招募工作面臨的問題，或者是採取一些創新的作法。
3.2 訓練數據分析
科技進步速度飛快，加上近期景氣低迷的因素，許多企業都意識到投資員工教育訓練的重要性。在教育訓練工作中，你可以分析：要辦什麼樣的訓練才能夠對應到公司業務發展所需？要花多少錢在教育訓練才合理？舉辦的教育訓練有沒有效？
教育訓練是一個相對比較難用數據衡量的議題，通常都只會想到分析課後回饋問卷。但如果心有餘力，也可以去蒐集前端部門有的數據，例如業務部門就有業績數據、生產線就會有不良品或停機相關的數據。接著就能夠將後端的HR數據，與前端的數據串聯做分析，以了解訓練課程的投資，對於工作成效是否有直接的助益。
3.3 員額數據分析
隨著組織不斷擴大，如何用有限的人力配置，發揮最大的價值，是做員額數據分析最重要的目的。在員額headcount的部份，你可以分析：公司員工人數和營業收入是否成正比？人力的組成結構是否健康？面對組織未來的策略發展，公司的人力配置要做哪些調整？預算數與實際員額數是否有明顯的差距？
3.4 離職數據分析
員工離職，我們除了做離職面談，其實還可以做數據分析。你可以分析：關鍵人才人才離職率、員工離職的原因統計、員工離職所產生的成本、造成員工離職的主要因素。而這些分析結果，你也可以用一些比較特殊的圖表，更精準傳遞你想訴說的訊息。
3.5 績效數據分析
人資部每年都會收到各部門主管針對部門員工做績效考核分數的數據，如果這些數據只是用來記錄就有點可惜了，我們可以將這些數字更進一步做分析，用來激發員工潛能、找出潛力人才。你可以分析：每位員工歷年來的績效趨勢、連續若干年績效表顯都很亮眼的員工、與員工績效有正相關的因素是什麼、績效與調薪之間的關係。
3.6 證照數據分析
各行業因為法規或業務發展的關係，需要考取證照。如金融業就會有壽險、證券、期貨等證照；科技製造業就會有化學品、堆高機、急救人員、工安、衛生管理等。資訊業可能就會有各原廠的認證考試。在證照的部份，你可以分析：即將到期的證照張數、證照張數的服務能量是否能滿足業務需求、每人已過期或到期的證照張數。
3.7 差勤數據分析
同仁的請假與加班狀況，會影響到員工的身心健康與工作成效。請假與加班的數據，一般都是用來通知當事人，或者是當事人的主管。但除了通知用途外，這些數據你還可以用來分析：各部門平均加班時數、哪些部門或哪些員工有異常加班的狀況、加班費的支出是否可以再降低、有哪些員工年底到了但特休使用率還未達80%。
3.8 薪酬數據分析
近期科技業大裁員的消息，讓我們意識到人事費用，對於企業而言是一筆不小的開支，需要審慎的發放與運用。該如何提高人事成本的韌性？在景氣大好時能大舉徵才？在景氣不好時又能夠有效控管人事成本？做薪酬數據分析，是首要任務。在薪酬這塊，你可以分析：公司與同業的薪資水準、人均營收與人均成本、薪資結構的合理性、薪資級距、是否逐年調薪、薪資發放的公平性。
3.9 人格數據分析
如果企業有做人格測評，通常每人都會收到一份數字化報告。但如果分開單獨看一個人的測評結果，不容易了解團隊整體的樣貌，因此我們可以將每一位員工在測評中的數據彙整後，做交叉比對，藉此分析：主管與非主管的人格特質差異、離職與在職員工的人格特質差異、各部門的人格特質是否符合業務需求。從中可以了解什麼樣的人適合擔任主管？什麼樣的人離職風險更高？團隊的組成是否有需要再調整？
3.10 接班人數據分析
許多企業在現在都面臨的接班問題，但挑選接班人除了依照主觀判斷，還要拿出客觀數據，才能夠讓接班人的挑選更具有說服力。最常見的一種方式就是人才九宮格，可以藉由績效分數和潛力分數進行判斷，找出超級明星或潛力明星。（參考文章：如何運用Power BI找出企業接班人？）當然你也可以分析每一位接班人：過往執行的重大專案數、近年績效表現、年資與年齡。
4. 落實人資數據分析
4.1 Power BI人資戰情儀表板
在做HR人資數據分析時，你可能會針對許多的管理指標，繪製出視覺化的圖表。就算準備的再周全，一樣有很高的機率，會被問到你準備資料以外的問題。而且從你取得數據，經過加工，再送到報表閱讀者手中，就已經不是即時的資料了。再加上不同的閱讀者，看報表的角度也都不盡相同，如果要針對每一個閱讀者的習慣與喜好，個別製作報表，是相當耗時耗力的工作。為了讓HR數據分析能更全面涵蓋老闆會問的問題、為了讓數據能更即時的傳到老闆手中、為了讓數據能用自助式的方式讓報表閱讀者自行篩選調整格式，我們可以透過Power BI做HR人資數據分析。請參考以下範範本：
4.2 實踐人資數據分析可能遭遇的難題
要落實人資數據分析，並不是短時間就能完成的事情，可能還會遇到許多挑戰等待你克服。最可能遇到的就是數據蒐集難題，像是缺乏重要的數據，該如何布局蒐集數據的管線與流程。也可能會遇到溝通的挑戰，像是如何讓用人單位意識到，人力資源的數據報告有利於業務增長。還可能會遇到資料整合難題，例如資料散落在各方，缺乏整合管道，如何有效率的彙整。這些問題都不是短期內就能輕鬆被解決的，但唯有這些難題被克服以後，才能夠落實人資數據分析。
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HR數位轉型怎麼做？以數據分析為驅動
從這15個數據指標，開始建立你的招募漏斗
你的招募數據報告，老闆看不懂？ 因為你沒有「資料視覺化」
HR這樣做數據分析報告，老闆才想聽！
精選 AI寫企劃、看數據總是不能用？4種工作先排順序再交代，第一版就能討論
請AI寫企劃、做研究、看報表，結果常常看起來很完整，卻不能直接用？
問題多半不在AI的能力，而在我們只說「幫我寫」「幫我分析」，讓它自己猜目的和標準。
四種常見工作，可以共用同一個骨架：
1. 交代目的與標準：給誰看？看完要做什麼決定？
2. 排好先後步驟：先要中間產物，確認後再往下做
3. 要求附上依據：出處、算法、引用原文，讓你能驗收
套到四種工作，各有一個先後順序：
① 寫企劃｜架構先定，內容後補
先寫明讀者與目的，請AI只給三個主張和大綱；確認後才補內容，每個數據都附出處，查不到就標「待查證」。
② 做研究｜大題切小題，說法衝突並陳
先把大問題切成四到五個能用資料回答的小題；每題比對三種來源、標出年份；說法互相衝突時，請AI並列出來，由你判斷。
③ 看數據｜問題先行，數字在後
不要只丟報表說「幫我分析」，先寫成決策問題，例如「上季回購率下滑，是哪一群顧客流失」；講好期間、欄位和比較基準，只要兩三個關鍵發現，並附計算方式。
④ 審提案｜先找漏洞，後打分數
先逐條列漏洞並引用提案原文、分出輕重；再依事先講好的配分計分；最後請AI扮反方，提出最強的反對意見。
最常見的三個錯誤：
・一開口就要整篇成品，方向錯了只能整篇重寫
・AI給的數字沒查就直接用
・一邊挑毛病一邊打分數，分數被第一印象帶走
小練習：挑一件你這週要交的工作，寫下這兩句再交給AI——
「這份東西給＿＿看，看完要他＿＿。」
「先給我＿＿（大綱／小題清單／漏洞清單），我確認後再繼續。」
比較一下，和你平常的第一版差在哪裡。
想看完整的五分鐘影音說明，104學習免費課程「AI工作術」四堂已經上線，免費報名就能看：
第1堂｜5分鐘學會用AI寫企劃
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第2堂｜5分鐘學會用AI做研究
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第3堂｜5分鐘學會用AI看數據
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第4堂｜5分鐘學會用AI審提案
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也歡迎在留言分享：這四種工作，你最常請AI幫忙哪一種？有沒有哪一次的第一版特別好用（或特別難用）？
使用提醒：AI可能出錯，重要數字請自行查證；上傳資料前先確認公司規定，並去除姓名、電話等個資。文中案例皆為假設情境。
從「難搞的低績效員工」到可管理的績效課題—HR 必備的診斷與處理策略
文／黃愛 Lilian Huang 104人資學院 資深專任顧問
績效其實等於「能力 × 意願」，處理低績效的第一步是釐清到底是哪一端出了問題。先檢視目標是否具挑戰性又可達成，避免因訂錯目標誤判員工；若是能力不足，可透過訓練、SOP或職務調整來支持；若是意願不足，則需透過面談釐清動機，並檢視主管互動與組織文化。管理者應以公平且具建設性的回饋促進進步，配合可量化的成長指標與定期檢視，將績效管理從零碎行為轉為制度、技能與文化並重的流程。
本文導覽
前言：績效 = 能力 × 意願(1) 先檢視目標是否合理(2) 區分能力問題與意願問題(3) 注意管理者回饋與認可的公平性(4) 強化進步導向的回饋機制將績效管理視為一門「藝術」與系統工程為什麼現在就要重視？需要協助把策略落地？
在許多公司裡，主管與老闆常抱怨：「這位員工績效太低，真難處理！」但在執行績效管理（績效管理、低績效員工、目標設定）時，我們常忽略一個簡單卻關鍵的出發點：績效 = 能力（ability） × 意願（willingness）。弄清楚是哪一端出了問題，才能有對症下藥的作法。
1. 先檢視目標是否合理
很多所謂的「低績效」，其實是目標訂錯了。目標應該既有挑戰性也要可達成—不是要求會騎腳踏車的人去開車。年度目標應考量外在情勢（通膨、競爭）與個人進步期待（經驗累積、勝任力提升），逐步提高，而不是一夕暴增。合理的目標設定是誤評低績效的第一道防線。
2. 區分能力問題與意願問題
能力不足時，檢視是否給予足夠訓練、SOP、範本與時間，或是否須調整到更適配的職務。意願問題則可能源自個人價值觀或外在環境（主管態度、文化認可）。透過面談與行為觀察釐清原因，才能決定是投入發展還是結束關係。
3. 注意管理者回饋與認可的公平性
績效文化會因主管反應而塑造成型。若主管只在「少數錯誤」時嚴厲批評，卻在「少數成功」時過度獎勵某些低基期人員，會讓持續穩健表現的優秀員工感到不公平，反而破壞動力。管理者應誠實回應每位員工的貢獻，兼顧進步肯定與長期表現獎勵。
4. 強化進步導向的回饋機制
對於努力但尚未到位的員工，除了給予資源與明確指導，還要及時肯定每一次的改善；對於一貫表現佳但偶有失誤者，也要以發展角度回饋，而非一味責難。建立可量化的成長指標與定期回顧，有助於讓員工看到自己的職涯軌跡。
將績效管理視為一門「藝術」與系統工程
優秀的績效管理結合制度（績效評估、目標管理）、技能（主管領導、回饋技巧）與文化（公平、透明）。HR 應主動學習管理典範、設計培訓課程，並可透過顧問協助與系統工具把流程標準化，降低人為偏差，提升決策品質。
為什麼現在就要重視？
有效的績效管理能提升員工生產力、降低流動成本並促進人才發展，是人才策略（人才發展、員工激勵）成功的關鍵。錯誤的處理方式不只傷害當事人，也會讓整體團隊出現「不敢優秀」或「只追求半成功」的扭曲行為。
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從精算帳戶到科技理財──鳳山商工會計事務科：翻轉傳統會計，打造新金融時代的數據職人
隨著數位工具與金融科技的普及，傳統會計已迎來轉型。鳳山商工會計事務科不再只是培育傳統記帳員，而是透過數位工具與財務思維的整合，將課程升級，培養學生兼具數據分析與科技理財的專業。學生從最基礎的帳務基本功出發，逐步學習大數據財報分析與科技理財，在數字與雲端會計系統之間，開創出新的金融職涯藍圖。
翻轉AI取代危機：從扎根帳簿學起建立商業核心邏輯
「會計事務科最核心的優勢，就在於它的『不可替代性』。」鳳山商工會計事務科陳瑩如主任明確指出。面對AI發展是否會取代會計的疑慮，主任抱持全然不同的看法。她強調，不論科技如何發展，任何公司都需要記帳、產出報表與報稅，會計是與法規緊密相連的硬需求。雖然業界的人工記帳已完全被會計資訊系統取代，但學生仍必須從最基礎的帳簿學起，唯有親自走過記帳、分錄、編製報表的流程，才能真正理解交易背後的邏輯。
因此，鳳山商工會計事務科在課程設計上，是將傳統的帳務能力與現代數位資訊、財金理財相結合。相較於其他商管科系，會計科培育出的學生具備更為穩定、細心的特質。
圖：學生於會計資訊課程進行上機實作
三年循序漸進：從丙級扎根到進階挑戰乙級檢定
在鳳山商工會計事務科，學習成果不只體現在課堂聽講，更落實在具體的證照考取與技能檢定中。學校規劃了一套循序漸進的證照地圖，協助學生在三年內建立扎實的硬實力。
高一時，學生會先從基礎的「會計資訊丙級」、「門市服務丙級」、「電腦軟體應用丙級」開始扎根，並搭配商教會舉辦的會計能力測驗三級。主任分享，輔導考證能為孩子建立短期的目標與成就感；當看到原本上課缺乏動力的學生，在準備證照時眼神變得全然不同，這種轉變令人感到欣慰。
到了高二、高三，學生則會進階挑戰更高難度的「電腦軟體應用乙級」檢定，關。此外，針對表現優異且有學習動機的學生，科內也會安排學生挑戰「會計資訊乙級」證照，提升專業素養與能力。
做中學的產學鏈結：從商業專題研究到擔任國稅局志工
隨著 108 課綱的推進，「專題製作」成為高二學生最重要的核心課程。鳳山商工會計事務科要求學生必須主動整合所學，從無到有地完成一項縮小版的商業研究或行銷企劃報告。
陳瑩如主任透露，學生的專題主題主要分為兩大類。最大宗的是「行銷類」；另一類則是「會計財經類」，這類專題需要學生實際去翻閱上市櫃公司的財務報告，深入分析其歷年財報，並透過 SWOT 分析與多元行銷策略，預測並推演出該企業未來的商業經營模式。
圖：鳳山商工林建宏校長參與學生專題發表
為了不讓學習淪為紙上談兵，科內設計了豐富的校外體驗。高一時，安排零售業參訪以對應「商業概論」課程，讓學生看懂「B2C」的真實運作；高二則與證券業合作，帶領學生實際走進營業所，讓他們探索未來的工作進路。到了高三，全體學生更會前往國稅局擔任志工，親自站在第一線幫民眾辦理所得稅申報。這種與業界接軌的實務訓練，不僅訓練了學生的溝通表達與團隊合作，更深化了會計人最核心的「誠實與負責」的職業道德。
圖：鳳山商工學生於國稅局擔任志工
多元進路與特質媒合：找到屬於自己的發光舞台
「讀會計事務科，未來的升學與就業出路非常寬廣。」主任坦承地表示。有將近九成的畢業生選擇繼續升學，多數就近就高雄科技大學、屏東大學與屏東科技大學…等，科系則涵蓋財金系、會計系與企管系…。更有一部分學生選擇進入會計師事務所或零售業，甚至結合政府的「青年就業領航計畫」，除事務所每月的薪水外，還能額外獲得政府一萬元的津貼，並在未來繼續一邊工作、一邊在國立大學研究所深造。
學長姐的真心推薦：課堂中摸索自我，定錨清晰職涯
目前就讀高三的曾同學與葉同學，在回顧三年的學習生涯時，眼神中充滿了自信。曾同學分享，自己最喜歡「個人財務規劃」課程，因為這堂課教導了如何記帳、管理資金…等，是非常實用的技能。葉同學則對「金融與證券投資」印象最深刻，在課程中她從一個完全不懂股票的外行，到學會看 K 線圖、分辨紅綠盤（紅漲綠跌），並利用模擬系統進行股市虛擬交易，非常有成就感。
即將畢業的她們，已為自己定下了清晰的目標。曾同學將繼續攻讀財金領域，未來朝穩定的記帳士或會計師邁進；而葉同學則立志跨域挑戰屏東科技大學的社會工作學系，希望將會計的理性邏輯與社工的感性關懷相結合。
數學不好不打緊，肯學、肯努力，就能培養實力
許多家長和國中生常誤以為「數學不好就不能讀會計科」，主任特別對此澄清：「會計使用的其實是計算機，只要會簡單的加減乘除四則運算即可，它考驗的是『邏輯』而非高深的數學。只要你進得來、坐得下、不排斥唸書，這裡都能把你教會。」
在鳳山商工會計事務科的三年間， 這群學生在細節中鍛鍊判斷力，在科技理財的碰撞中摸索自我。他們漸漸掌握未來方向，準備在多變的環境中展現跨域競爭力。
開箱會計事務科學習日常！更多科系探索，歡迎追蹤104高職生IG
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HR工具箱必備：自訂動態報表模組，幫助人資快速成為數據分析高手
你也時常遇到老闆突然叫你產出各種人事報表嗎？「早上說、下午要」的情況屢屢上演，是否常想著若能快速產出老闆要的資料就好了，不想在各式報表中切來切去、貼來貼去？其實，你一點都不孤單！104 HR Max 提供全方位的自訂報表功能，幫助 HR 從繁瑣的報表管理工作中解放。
文章導讀：
自訂報表是什麼？跟標準報表差別？人資標準報表有哪些？最常用到哪些資訊？自訂報表如何準確運用？最實用的人資儀表板整合BI系統，打造專業WorkFlow總結人資自訂報表優勢
在企業經營的過程中，資料與報表的管理總是非常關鍵，尤其對於人力資源部門而言，能夠有效地追蹤與分析員工數據，可以大大提升決策和優化組織結構的效率。104 HR Max 提供全方位的自訂報表功能，幫助 HR 從繁瑣的報表管理工作中解放，從欄位到分析邏輯，完全自行定義，打造真正屬於團隊需求的數據視角，進而提升決策的效率和品質。
自訂報表是什麼？跟標準報表差別？
104 HR Max提供內建超過150張已設定好欄位邏輯的標準制式報表，能夠滿足大部分企業的日常需求，但時常會遇到特殊情況，需要增減報表欄位，或是調整欄位顯示順序，因此104特別開發可以根據企業的特定需求，透過5大步驟 x 750+欄位，輕鬆完成專屬於您的自訂報表。
▲簡單5步驟輕鬆完成屬於您的報表。
自訂報表與標準報表有哪些不同？
比較項目標準報表自訂報表欄位格式設定固定欄位及格式，無法更改。可彈性自訂格式、欄位，提供750+跨模組功能的欄位。資料整合數據整合能力有限，需要手動整併資料。依照不同種欄位功能，整合各類數據，高度客製化。資料分析需下載後整理，才能執行分析與統計。可於系統直接設定樞紐分析報表。便利性系統提供150+標準報表可直接使用，無須設定。依照HR需求設定，前置過程花費較多時間，但可直覺調整，No Code!適合對象適合初階的報表使用者。適合需要客製化分析的HR，或有特殊報表需求的部門。
人資標準報表有哪些？最常用到哪些資訊？
104 HR Max提供150+張的標準報表，包含組織、人事、出勤、薪資、員工Portal使用相關，共5種模組。常見的員工人數、績效成果、證照數、差勤明細、薪資狀況等數據，系統都直接能下載報表，一次獲得各種項目的精準數據。而依據104人資F.B.I調查近三年人資最常利用數位工具處理的前三名依序為「員工出缺勤及請假作業」、「HR表單電子化」及「用手機打卡及處理假勤簽核」，調查也顯示2023-2024年已經有超過半數的企業已經開始運用數據分析進行人力資源管理，這些都在在展現數位化管理及數據報表資料的重要性。
▲104人資F.B.I調查近三年人資作業數位化項目使用率。
自訂報表如何準確運用？
了解了標準報表之後，現在就來告訴你自訂報表功能對人資夥伴的幫助有哪些，以下模擬各種情境能幫助您了解該如何應用人資自訂報表。
案例1：A公司老闆在4月2日當日因應美國關稅政策，想了解調節人力的可能性，請HR在1天內就要提供「2025年3月31日之前入職的員工名單，並依照入職時間、年齡進行排序」。首先，HR 只需在欄位設定中選擇部門、姓名、到職日、年齡等欄位，其後設定資料排序規則及篩選條件，即可快速生成所需報表，省去以前繁雜的手動數據整理過程。
案例2：B公司頻繁遇到員工離職，主管了解員工離職率是否與部門、工時相關，HR使用標準報表可能只能獲取到基本的離職數據，而自訂報表則可以進一步在離職資料中，加入離職員工的出勤與加班時數、年齡、學歷、任職部門等綜合資訊，並且產出樞紐分析，幫助HR與主管能快速深入分析離職原因與風險因素。
以上案例看起來簡單，但過去可能需要從不同功能下載報表後，接著在 Excel 另外整併資料，有了自訂報表功能後，可以直接從自訂報表挑選橫跨人事、出勤、薪資模組的資料欄位，進行報表產出與分析，大幅提升數據分析效率。
另外也提供一些報表設定情境供大家參考，可依照自身企業需求調整。
員工多元性ESG報（104 HR Max甚至提供一鍵生成ESG報告功能。）
員工績效與出勤時數相關報表
不同時期員工組成與薪資結構分析
政府機關資料報告
與財務相關的人事報表
104 HR Max報表功能共有5種模組x 750+欄位，無論想分析什麼，只要直接勾選相關欄位即可跑出相關數據，同時提供樞紐分析功能，讓您快速獲得精準的數據。
不只自訂報表，人資儀表板更是所有HR的最愛功能！
除了報表功能外，HR Max 還提供預設的人資儀表板，以圖表呈現關鍵的人資數據，幫助 HR 和主管快速掌握人才現況，例如：
員工性別、年齡、離職、育嬰留停等統計。
公傷病假、產假/產檢假/陪產假等統計。
主管職/非主管職的薪資結構統計。
讓HR可一目了然掌握現況，並且還能將圖表下載放進簡報中，可以直接與老闆報告說明，榮獲HR最愛的功能之一！
人資系統整合BI系統，打造專業WorkFlow
為了進一步提升人資數據的價值，HR Max 提供 OPEN API，可與企業的 BI（商業智慧）系統進行介接，打造更專業的人資洞察儀表板。 透過整合 ERP、CRM、HRM 等各種系統的資料，可以產出更具策略意義的分析結果，例如：
HR 總覽：即時掌握人力資源狀況。
團隊分析：了解團隊結構與能力，輔助任務分派。
新人管理：掌握新人留任情況，提升招募效率。
離職分析：分析離職原因，降低離職率。
出缺勤管理：掌握整體出勤狀況，提升員工效率。
以上這些功能與串接不僅是方便人資作業而已，更能展現人資的價值與決策能力。
數據說話！幫助HR提升價值與效率
自訂報表功能的推出，對企業管理好處已經提了很多，以下整理幾點優勢讓企業與人資能更加瞭解，選擇有自訂報表、儀表板、OPEN API串接的人資系統，如何真的能在人事工作上提升效率與價值。
靈活性與客製化：自訂報表允許HR根據特定需求選擇和調整報表欄位，能針對個別企業或部門的需求進行客製化設計，從而提高數據的實用性。
加速數據與深入分析：自訂報表功能大幅提高數據處理的效率，使HR可以快速生成報表，無需手動整理數據，能進行更深入的數據分析。
自動化數據更新：一旦設置報表，HR每次下載只要調整報表資料的篩選條件，隨時自動更新報表資料，確保獲取最新及準確的資訊，減少手動輸入錯誤。
數據驅動決策：自訂報表可提供所需的關鍵數據，幫助HR和管理層做出明智的決策，尤其在招募、留才及其他人力資源策略上能夠提供有力的數據支持。
即時應對突發需求：在面對突發狀況，如主管要求特定報表或即時資訊，自訂報表能確保HR能迅速回應和提供所需數據，提升人力資源部門的應變能力。
104 HR Max 的自訂報表功能不僅是工具，還是一個協助企業與人資發掘數據價值的專業夥伴，使人資的管理工作變得愈加有價值與效率。強大的報表功能，讓各個企業能夠在數據驅動的時代中，取得優勢！
立即了解104 HR Max：https://104ha.com/XA0Te
報表分析是什麼？任務完成率、團隊績效與自訂維度一次看懂
很多中小企業不是沒有數字，而是數字散在太多地方：任務進度在群組對話、業績在業務自己的試算表、客服處理時長在另一套後台、收支又在會計軟體裡。每到會議前才開始匯出、對表、貼圖，等拼出「上月發生了什麼」往往已經錯過調整時機。報表分析要把營運數據從人工拼湊，變成可依維度拆解、可定期寄送、也能追問原因的決策資料。
本文說明什麼是報表分析、為什麼中小企業需要報表分析系統，它和一頁式經營儀表板有何不同，以及管理王（AI.com.tw）如何呈現任務完成率、團隊績效，並支援自訂維度、圖表、匯出與 AI 歸因。若想先看產品能力，可參考功能頁：https://app.ai.com.tw/features/report-analytics
【什麼是報表分析？可被引用的定義】
管理王報表分析是一套把分散在任務、客戶、業績、行銷、客服、人事與會計等模組的關鍵數據，彙整成可自助產出的數據化報表的系統。老闆與主管不必寫程式、也不必排隊等資訊人員做表，就能依時間、部門、個人、客戶分類或商品類別等維度，查看任務完成率、團隊績效與其他營運指標，並以圖表呈現、匯出或自動寄送。
換句話說，報表分析不是再多一份月底才交出來的試算表，而是把「看得到數字、切得到角度、問得到原因、送得到決策者」收斂到同一層。一套合格的報表分析，至少要讓主管查得到四件事：發生了什麼、差在哪裡、為什麼會這樣，以及誰該在何時看到。若這四題還要靠「請某某幫我拉一下表」，代表公司仍停在報表代工。
【為什麼中小企業特別需要報表分析】
・數字散在客戶、任務、會計、人事、客服等不同地方，會議前才匯出對表
・每個主管各自維護一份試算表，口徑不一致，開會先花時間對數字
・月底結算才看得到上月全貌，問題擴大後才被發現
・想換一個切法（改看某部門、某產品、某業務）又要重做一張表
・績效評估缺少完成率、達成率、平均處理時長、逾期率等可對照的依據
通用分析工具很完整，但常假設公司有資訊人員可以對接資料源、建模再調視覺。許多台灣中小企業要的是今天就能看任務完成率與團隊績效。真正能落地的報表分析，要先讓資料來源跟日常營運系統是同一套，再談圖表與進階分析。更多模組可參考管理王功能總覽：https://app.ai.com.tw/features
【報表分析和 CEO 戰情室差在哪】
CEO 戰情室像經營總覽，把各系統關鍵數據收成一頁，適合每天先看全貌。報表分析則像自助式分析層：要看任務完成率、團隊績效，或依自訂維度拆解客戶轉換漏斗、業績排行、行銷成效、客服回應時長、工時分布與會計收支趨勢，並且用圖表呈現、匯出、排程寄送，或追問「為什麼會這樣」。戰情室告訴你該注意哪裡，報表分析讓你把那個「哪裡」切開來看清楚。CEO 戰情室：https://app.ai.com.tw/features/ceo-war-room
【管理王報表分析能看哪些數據】
功能頁把報表分析定位為內建的數據洞察引擎，讓非技術背景的主管也能自助出表，並一站式彙整：任務完成率、團隊績效、客戶轉換漏斗、業務員業績排行、行銷活動投資報酬、客服回應時長、員工工時分布與會計收支趨勢。當任務、客戶、業績、客服與會計資料在同一套系統流通，就不必反覆匯出再人工對表。
【自助拖拉建表：自訂維度與圖表】
可依時間區間、部門、個人、客戶分類、商品類別自由組合。呈現上可用柱狀圖比較差異、折線圖看趨勢、圓餅圖看構成、熱力圖看兩個維度交會後哪些格子特別高或特別低。重點是讓問題決定圖形，主管想看什麼角度就拉什麼角度，不必每次請人寫查詢。
【匯出、自動寄送與 AI 歸因】
支援匯出 CSV、Excel、PDF，也可設定自動排程寄送，例如每週一早上把上週績效報表寄給各級主管。數據會主動送到決策者信箱，週會比較不容易從「誰還沒交表」開始。
傳統報表停在呈現結果；管理王報表分析可用自然語言提問，例如輸入「上個月業績為什麼下滑」，由 AI 做根因分析並提出建議行動。官方也提到 AI 可把數字翻成較口語的經營摘要、標出業績下滑或應收逾期等異常，並依歷史走勢提供參考。這些都不能取代主管判斷，資料愈完整、欄位愈一致，參考價值通常愈高。
【跨團隊績效透明】
個人、團隊、部門的完成率與達成率可一次攤開，並搭配平均處理時長與逾期率，讓績效討論有客觀依據。權限上，執行長可看全部、部門主管看自己部門、店長看自己門市，讓該看的人看到該看的範圍。
【怎麼選報表分析：四大原則】
1. 資料來源是否完整：是否原生接上公司每天在用的系統，還是還要另做串接
2. 看到的數字夠不夠即時：是可跟進的近況，還是日結、月結後才出現的快照
3. 系統能不能幫忙解讀：除了圖表，能否把數字轉成較清楚的重點
4. 是否符合台灣使用習慣：介面是否為繁體中文，是否贴近在地現場
若已在使用管理王的任務、客戶或會計等模組，官方指出報表分析可直接使用；若從零導入，要先讓日常作業進系統，報表才有原材料。
【FAQ 精選】
・報表分析和試算表差在哪？試算表擅長個人彈性計算；報表分析要處理資料匯流、自訂維度、寄送與權限。
・一定要會寫程式嗎？不必。目標是讓非技術背景的主管也能拖拉出表。
・AI 歸因可以完全相信嗎？不宜全自動採信，適合先給可檢查的草稿，再由熟悉現場的人核對。
・可以指定不同主管看不同數據嗎？可以，依角色與組織設定可見範圍。
・手機怎麼看？響應式網頁，桌機、平板、手機瀏覽器皆可使用。
【開始使用時可以怎麼做】
1. 先確認日常資料已經進系統，例如任務有完成狀態、業績與客戶資料有在更新
2. 先固定看任務完成率、團隊績效等高頻報表
3. 再依當週問題改維度，例如某產品、某類客戶或某位成員
4. 需要存檔時匯出，並設定自動寄送給該看的主管
5. 對異常數字用一句話追問原因，把草稿帶回會議檢查
【下一步：先讓數字從人工對表變成可追問的報表】
若你現在最大的問題是「每次開會都在等表、對表」，不必先追求完美架構。更務實的起點是：選一張和高頻決策有關的報表（例如任務完成率或團隊績效），規定用同一口徑產出、指定誰該看、用自動寄送固定送到信箱，並在出現異常時追問原因。
想了解管理王報表分析的指標、圖表與 AI 歸因能力：https://app.ai.com.tw/features/report-analytics
若希望有人依你公司現況一起看數據卡在哪裡，加 LINE @119m 回覆「診斷」。
績效評分爭議多？HR與主管必懂的六大改善策略
文／黃愛 Lilian Huang 104人資學院 資深專任顧問
績效管理經常成為企業內部衝突的導火線。員工覺得評分不公平，主管則認為自己已盡力客觀，HR更常被夾在其中難以協調。事實上，多數績效爭議並非來自主管偏心，而是源於目標設定模糊、評分標準未事前說清楚，以及制度與管理能力未同步到位。本文將從績效管理實務出發，系統性說明企業最常忽略的關鍵環節，協助HR與主管建立更公平、透明且能被信任的績效制度，讓績效真正成為促進成長的工具。
文章導覽
為什麼「主管偏心」常被質疑，其實是因為過程不透明
目標要具體、可衡量，讓評核回歸事實
評分方式的設計，事前明訂比事後辯解更有效
不同角色與資歷，應有差異化標準
行為評價不能只靠主管，多角度評鑑的重要性
主管需要人資力與溝通技巧，不只是會排工作
結語：績效公平來自制度、紀律與持續溝通
在實務輔導中，經常聽到企業詢問：「為什麼我們明明有績效制度，卻還是被抱怨不公平？」問題往往不在制度是否存在，而在制度是否被理解、被落實，以及是否支撐主管正確使用。以下六個面向，是企業在檢視績效管理時不可忽略的關鍵。
一、為什麼「主管偏心」常被質疑，其實是因為過程不透明
在許多企業中，主管經常被貼上「偏心」的標籤，員工也容易質疑績效評分是否客觀。然而，問題往往不在主管個人，而在於評核過程缺乏清楚的標準與可被檢視的依據。
當評分只能憑印象或零碎觀察時，就容易出現某些行為風格較外顯、較容易被看見的人被認定為表現較好，而相對安靜、做事穩定卻不張揚的人則被忽略。久而久之，績效評核就變成「誰比較常被看見，誰就拿到好分數」，而非真正反映工作成果。
績效公平的關鍵，不在於要求主管更公正，而是透過制度，讓評核依據清楚可循，讓過程本身具備透明度。
二、目標要具體、可衡量，讓評核回歸事實
不少企業雖然有設定績效目標，但實際內容卻流於抽象，例如「提升工作品質」「加強主動性」「改善溝通能力」。這類目標在年度回顧時難以具體衡量，也迫使主管只能以主觀感受進行評估。
有效的績效目標應符合具體、可衡量、可達成、結果導向與有時限的原則。當目標能被量化與追蹤，績效討論就能回到事實與數據，而非感覺與印象。這不僅讓主管更有依據，也能降低員工對評分結果的疑慮。
三、評分方式的設計，事前明訂比事後辯解更有效
即使目標設定清楚，若評分方式未事前說明，仍可能引發爭議。常見的狀況是，員工知道達標的數字，卻不知道接近達標時該如何評價，結果到了年終才開始爭論分數合理性。
建議企業在設定目標時，同步定義評分邏輯，包括什麼情況屬於符合預期、什麼狀況屬於超越預期，以及未達標時的評價方式。當這些規則在一開始就被說清楚，績效評核就不需要在事後反覆解釋，也能大幅降低衝突。
四、不同角色與資歷，應有差異化標準
在同一團隊中，新進人員、資深員工與主管的能力、經驗與責任並不相同，若使用同一套績效標準評核所有人，往往反而造成不公平。
合理的績效設計，應依照角色與資歷設定不同期待。新人著重於學習與穩定度，資深員工強調效率與品質，而資深帶人者或主管，則應納入協助他人成長與團隊績效的指標。當目標與角色對齊，績效評核才能真正反映每個人的價值。
五、行為評價不能只靠主管，多角度評鑑的重要性
績效不只是數字的累積，行為表現、合作態度與專業影響力，往往更能決定一個人對組織的貢獻。然而，主管不可能掌握所有互動細節，單一視角容易產生偏差。
透過多角度評鑑，蒐集同儕或合作對象的觀察，有助於補足主管的盲點，讓行為評估更全面、更貼近真實。當績效評核同時結合量化成果與行為表現，也更容易獲得團隊的信任。
六、主管需要人資力與溝通技巧，不只是會排工作
許多主管是因為專業表現優秀而被拔擢，但真正的管理工作，包含目標設定、績效回饋、人才發展與溝通協調，並非自然而然就會。
當主管缺乏人資觀點與管理工具時，即使再用心，也容易在績效管理上陷入困境。有效的績效管理，來自制度設計、主管能力與組織文化的共同支持。當主管具備基本的人資力，績效討論才能成為促進成長的對話，而非壓力來源。
結語：績效公平來自制度、紀律與持續溝通
績效管理不該只是年終一次性的評分，而是一套全年持續運作的管理機制。當企業能夠建立清楚的目標、明確的評分標準、差異化的角色期待，並支持主管提升管理與溝通能力，績效制度自然能被信任，也能真正發揮價值。
若企業希望讓績效評核不再成為爭議焦點，而是成為支持主管帶人、協助員工成長的關鍵工具，建議從制度設計與主管能力同步檢視開始。
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104 人資學院提供專業顧問服務，協助企業診斷績效管理盲點、優化制度設計，並培育主管的人資管理與帶人能力，讓績效管理真正落地，成為組織穩定與人才發展的助力。歡迎與 104 人資學院顧問團隊聯繫，為企業打造更公平、有效的績效管理解方。
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報表分析系統推薦指南：中小企業如何不靠工程師也能看懂數據
「上個月業績為什麼下滑？」這個問題，在許多公司需要等上一週才有答案：業務匯出一份檔案，會計匯出另一份，再由某位同事花兩三天比對。等報表做完，問題多半已成定局。報表分析系統的價值，在於縮短從問題到答案之間的時間。
【報表分析系統是什麼】
可以把它理解為企業營運的儀表板層，負責把分散在 CRM、會計、人事、業務與行銷等系統的關鍵數據彙整在同一處，並以圖表呈現。傳統做法依賴試算表手工拼湊，每月要花數天結算才看得到上月數字。
管理王的報表分析系統內建於平台，資料來自企業日常在系統內的作業紀錄，因此不需要另外購買串接服務。
【六項主要功能】
一、全模組數據彙整。任務完成率、團隊績效、客戶轉換漏斗、業務業績排行、行銷活動投報、客服回應時間、員工工時分布與會計收支趨勢，集中在同一個分析介面。
二、自助建立報表。報表支援自訂維度，可依時間區間、部門、個人、客戶分類或商品類別組合，並提供柱狀圖、折線圖、圓餅圖與熱力圖等圖表，主管不必委託工程師撰寫查詢。
三、匯出與排程寄送。支援 CSV、Excel 與 PDF 匯出，也可以設定排程，例如每週一早上自動把上週績效報表寄給各級主管。
四、AI 歸因分析。以一句話提問，例如上個月業績為什麼下滑，AI 會進行原因分析，指出影響較大的因素並提出建議行動。
五、績效透明。個人、團隊與部門的完成率和達成率可以並列檢視，搭配平均處理時間與逾期率，讓績效評估有客觀依據。
六、與戰情室搭配。日常以戰情室看總覽，需要深入時再進入報表分析拆解細節，兩者使用的是同一份資料。
【誰適合使用】
想從憑經驗管理走向數據化管理、但沒有資料分析團隊的企業，是主要的適用對象。
情境一：一家顧問公司的執行長，過去業務報表要延遲一週才看得到。改用平台後，可以即時查看每位顧問的工時、收入貢獻與商機進度，問題剛出現時就能處理。
情境二：一家連鎖餐飲的營運主管，各店資料分散在不同系統，月底才知道盈虧。現在可以比較各店的客單價、毛利與人事成本，異常店面不必等到月報才被發現。
【如何挑選：報表分析系統比較】
報表分析系統比較可以從三種做法切入。
第一種是自行建置資料倉儲與商業智慧工具。分析能力強，但需要專人撰寫查詢與維護資料模型，適合已有資料團隊的企業。
第二種是單點報表工具。上手較快，但資料必須從各系統匯出或另外串接，資料來源愈多，維護工作愈重。
第三種是整合平台內建的報表功能。資料與分析在同一處，免除串接，但前提是日常作業已經在平台上進行。
官網建議優先看四件事：資料來源是否完整、數字是即時還是日結或月結、系統能否把數字轉成該怎麼做的建議，以及介面是否為繁體中文並符合台灣的稅務與發票邏輯。
【讓報表真正被使用的做法】
許多企業導入報表工具之後，真正常態使用的只有少數幾張報表。這不是壞事，重點在於那幾張報表是否對應到實際的決策。建議先從三類報表開始建立。第一類是每週固定檢視的營運報表，例如業績達成、新增客戶與任務逾期率，用排程寄送給主管。第二類是每月檢討用的趨勢報表，觀察收支、客戶轉換與客服回應時間的變化。第三類是臨時性的問題分析，有疑問時再以自訂維度拆解，或直接向 AI 提問。
資料品質同樣重要。如果業務沒有即時更新商機狀態，或客服案件沒有確實結案，報表數字就會失真。導入初期可以先挑一兩個指標，要求相關人員養成登錄習慣，確認數字可信之後再擴大範圍。報表的定義也應該寫清楚，例如成交以簽約日還是收款日認列，避免各部門對同一個數字有不同解讀。當主管開始以報表上的數字作為開會依據，第一線人員自然會更重視資料的完整。
【報表與日常管理的結合】
報表不應該只在月底出現。比較理想的狀態，是把數字融入平日的管理節奏：業務主管每週以業績與商機報表進行一對一討論，客服主管以回應時間與逾期率安排人力，經營者以收支趨勢評估下一季的投入。當每一層主管都有自己固定檢視的報表，並且知道數字變化時該採取什麼行動，數據化管理才算真正落地，而不只是多了一套工具。
【費用說明】
關於報表分析系統費用，管理王採方案制，各系統內建於方案中，不需為單一系統另外付費。想先試用的團隊可以從免費方案開始：NT$0、永久免費，成員上限 10 人，儲存空間 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。人數增加後可升級經濟型，每月 NT$5,000，成員上限 30 人，50 GB，每月 AI 點數 1,000 點；商務型每月 NT$10,000，成員上限 60 人，200 GB，每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練；旗艦型每月 NT$19,900，成員不限，1 TB，每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。年繳方案的月費不打折，但加贈 2 個月（付 12 個月用 14 個月）。若標準功能不敷使用，客製化開發為每小時 NT$1,000，加購教育訓練為每小時 NT$2,000、最低 10 小時。費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【常見問答】
Q：不會寫 SQL 可以使用嗎？
A：可以。報表以自訂維度與圖表選項組合而成，不需要撰寫查詢語法。
Q：報表可以自動寄給主管嗎？
A：可以設定排程自動寄送，並支援 CSV、Excel 與 PDF 等格式。
Q：AI 分析會額外收費嗎？
A：AI 功能使用方案內的 AI 點數，各方案每月點數不同，免費方案則為註冊時一次性贈送 500 點。
Q：資料可以匯出嗎？
A：可以匯出為常見格式。資料存放於台灣。
【報表分析系統推薦】
對沒有資料團隊的中小企業，報表分析系統推薦從整合平台著手，先讓數據自然累積，再逐步建立自己的分析習慣。管理王由戰國策集團出品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，並由台灣團隊提供支援。官網說明以一套平台整合多項工具，可省下約七到八成訂閱成本。有興趣的團隊可以先以免費方案試用，或來電了解導入方式。
管理王
AI.com.tw
0800-003-191
待辦清單要寫什麼？該用什麼方法完成？改善拖延的拆解任務法
常常面對待辦事項越寫越長，卻不知道從何開始的窘境？待辦清單是提升效率和改善拖延的好幫手，但是要用什麼方法才能順利完成待辦清單呢？本文為《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選，作者解析如何拆解任務、專注執行，幫助你實現工作生活平衡，改善拖延、突破時間管理瓶頸！
文／馬克‧曹–桑德斯
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待辦清單包含的內容？待辦清單要寫什麼？該用什麼方式完成待辦清單？
待辦清單是列出你預計要完成的任務，通常會用來幫助我們記憶該做的事項；行事曆則是用來記錄、規劃活動的工具。箱型時間將這兩者結合——把待辦清單中的適當項目排入行事曆，並確保該活動會在規劃時間內完成。待辦清單和行事曆可以說是本書的兩樣前導元素。
待辦清單包含的內容？
待辦清單是箱型時間的先決要件，所以我們必須先了解什麼是待辦清單。讓我們順著前因後果想想：待辦清單上的事項是怎麼來的？主要有五個來源：
1. 想法
你想起上星期答應別人一件事；你淋浴時閃過一個靈感；在火車上看見跟老同學長得很像的人，突然想跟同學敘敘舊；做白日夢時，你腦中飄過充滿創意、可能有用的點子。我們的大腦一直處在活動狀態，而且有很多無法預料的事。很多來自環境的外在刺激，也都無法預料。因此念頭、想法、事件、靈感，提供了行動構想。建議你在待辦清單中規劃一個待學區，寫下你有興趣，但還沒有時間去學的事物。
2. 訊息
我們每天收到超過一百封電子郵件，簡訊和社群媒體應用程式產生的訊息量更是不遑多讓。這些訊息很多是自動產生或自動發送，不僅不相關，也沒重要到必須去處理。但是某些需要思考和回應的訊息，就可以寫進待辦清單。其實，即使是只需要略做回應的小事，也會是需要處理的待辦事項。
3. 會議或與人對話
我們每天的工作有四分之一花在開會上，有調查顯示每天至少會有二十七段對話，這些即時的人際互動引來各式各樣的任務。有可能是老闆直接指派給你，有可能是因為跟年長的鄰居閒聊，所以答應幫忙修理籬笆，也有可能是在一場業務會議結束時，被指派要做什麼事。
4. 工作本身
你會在寫完銷售簡報後發現需要事先演練；你會在撰寫商業企劃時發現需要研究市場；你會在使用客戶關係管理軟體時發現有幾項內容需要補齊；你會在登入任務管理軟體後發現有一系列工作等待完成……工作就是這樣，會衍伸出更多工作。
5. 生活瑣事
我們有很多私人事務要打理，包括：洗衣、打掃、購物、付帳單、煮飯、保養汽車、修繕房屋、整理花園農圃、運動、個人健康、假期規劃、照顧家人或寵物、丟垃圾、做資源回收、打理社區事務等。在這當中，有許多固定重複的事，也有較難預料的事；有些事情跟家庭成員有關，特別是住在一起的家人。這些都是要處理的事，不管我們想不想做都得完成。
待辦清單要寫什麼？
待辦清單上的事項可以做成時間箱，寫進行事曆。當你準備花時間使用數位行事曆，在適當環境、以正確心態規劃時間箱時，你會需要製作時間箱的素材，而這些素材就來自你的待辦清單。將待辦事項寫進時間箱，完成這一天的任務後，原本的任務清單就會變成你的「達成清單」。
此外，不是每個點子都是好點子，不需要的待辦事項必須送進垃圾桶！再說，從把想法寫進待辦清單，到真正要實踐時，事情可能已有變化，讓這件事變成多餘的想法。請注意，想「把待辦清單上的事項統統完成」是個錯誤的念頭。
該用什麼方式完成待辦清單？
雖然世界上有數十億人口會寫待辦清單，但是對於待辦清單究竟該怎麼寫或完成，卻沒有個共同概念。以下內文是我讀過相關內容後，加入箱型時間元素，希望能幫助大家把這個被忽略的重要事項做得更好。
1. 拆分成可處理的單位
將任務拆解成可以處理的塊狀。某人可以處理的單位不一定適合另一個人，因此一般共識是時間不要超過半天，理想狀態是最多一、兩個小時。我也贊同這樣的時長。但是有些任務需要的時間可能很短，例如提醒自己寄追蹤郵件或回家途中買牛奶。所以採用箱型時間的時候，你可以先把下個要做的事記在心裡，再去進一步拆解或統整，不需要一次做完任務的拆分。
請記下任務的細節，以便你回頭審視清單時，可以快速想起要做的事。例如，「研究靈魂旅行」這個待辦事項，如果只寫「研究」的話，幾小時或幾天後，你就看不懂意思了。至於預估時間、重要程度、緊急程度、依存性、合作者、截止期限、最終目的、類別等，有可能是有用的額外資訊，但並不一定要寫出來。
2. 流程
請參考前面提到的資訊類別，為任務歸類，並配合最重要的生活面向，將這些類別系統化。舉例來說，全世界有十二億人使用微信、兩百萬人使用WhatsApp、五百萬人透過簡訊發送和接收訊息。你若不願意忘記履行承諾或完成任務，就需要一套系統，幫助你分辨何時要把聊天訊息變成該執行的任務。例如，標上星號或書籤的訊息表示要有後續動作，以及根據訊息需要處理的時間，來製作有可能需要循環出現的時間箱。重點在於將會形成後續任務的事項，移至待辦清單及時間箱，整套流程才不至於中斷。
其他會形成後續任務的活動，也要建立待辦清單寫入行事曆。不要相信你的記憶力，因為記憶不完全靠得住，要是發生意外，你可能會嚴重受挫。
有些人會寫好幾張待辦清單，細分成：工作、社交、財務、居家修繕、家庭活動、個人活動等。對大部分的人來說這樣做會降低生產力，因為我們必須把這些放在不同地方的清單互相比較，以辨別各項任務的重要和緊急程度。而最後，我們每一個人只會有一套自己的時間計畫。從這個角度看，一個人只要有一份涵蓋全部事項的待辦清單就足夠。這對區分寫進待辦清單的事項，尤其有幫助。
請以「動詞」為開頭，因為動詞代表你要去「做」某一件事。
依照重要性替任務分類，並維持分類——這是最重要的一點，不過在細節上卻有許多不同的意見。包括卡爾．紐波特在內的一派人士提倡把類似任務集合成一組，分批次處理，並在不同批次的任務間安插休息時間，好讓我們能在處理下一項任務前，消除先前的認知脈絡。這麼做非常合理，但缺點是，可能無法及時處理藏在一大批任務裡的緊急任務。另外一派包括我在內的人士，則是提倡要依緊急或重要程度來分類。以下提供一套非常簡單的規則，幫助你從一長串的可能任務中，挑出適合歸為一組的任務：
將任務貼到電子試算表上。
在任務名稱旁邊的欄位，使用一到十的數字，標示任務的緊急或重要程度。
依照數字大小整理欄位順序。
把焦點放在前幾項的任務（排在後面的就是比較次要的）。
原本一大串五花八門、分不清重要程度的煩人事項，已變成一張精簡的「必須完成的事項清單」，你可以鬆口氣了。
這一長串非重要事項也需要好好處理。你可以刪除，也可以另外安排時間重新審視。有些事項過段時間後，重要程度會提高。
請想想哪一種分類方式比較適合你，但不管你選用哪種方式，都需要將事項分門別類。當你缺乏一套值得信任的排序方式時，你會不斷地自我質疑、看輕待辦清單、心想是不是該把另一項任務排在前頭。井然有序的清單可以消除選擇的焦慮，這也是一次做一件事的力量。
你要有固定刪減待辦清單的習慣。刪減待辦清單也是個可以排進行事曆的任務，而且非常適合設成重複的週期性行程。將待辦清單上需要刪除的事項扔進垃圾桶，是正常且重要的工作。
提醒你，只要上網搜尋，就可以找到許多現成的待辦清單格式，也許會對你有幫助。這些清單可能會涵蓋：旅行、露營、有趣的對話、購物、居家打掃、搬家、為面試做準備、居家安全、裝修、人生願望清單等，所有別人的好點子和分享的好方法你都可以去學習使用，甚至也可以請生成式AI幫忙你製作待辦清單。
3. 做法
我最喜歡的做法是使用數位科技和把待辦清單儲存在雲端空間。那樣就可以有超連結、與他人共享、複製、貼上，備份起來也比較方便。這些也是數位行事曆使用者喜歡的優點，但不管寫在哪裡，你一定會想要快速存取待辦清單。好不容易有靈感閃過，你不會希望還來不及記下，就忘記了，我們要盡力地減少阻力。
我自己是有開Google文件隨手記錄待辦事項的習慣。如果事情太多，開始感覺手忙腳亂（像是休假完累積一堆事要做時），我會依照前面的方法，把待辦清單貼進電子試算表，依照重要性排序，進行分類、製作時間箱。
4. 勇敢作夢
待辦清單上會有許多平凡無奇的事。目前為止，本章所提的例子大多是這種類型。但是把待辦清單侷限在此，也就侷限了你的人生。你也許會覺得夢想很遙遠、難以企及，但是你跟夢想之間的距離，也許只是一條待辦清單上的事，少了幾個時間箱。不管你是想學習新語言、轉換工作跑道、宣傳你的理念，還是成為更善良的人，你都需要先踏出一小步，而待辦清單可以是你的臨時棲所。
節錄自：三采文化《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》／馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著
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從傳票到結帳：會計系統推薦與中小企業選型須知
月底的會計部門通常是全公司最晚下班的地方。發票一疊一疊地輸入，科目一筆一筆地核對，廠商請款單還要對照採購紀錄。這些工作必須做，而且必須做對，但其中有相當比例屬於重複性的輸入與比對。挑選會計系統的目的，是把人力從輸入移到審核。
【日常記帳：每天都在做的事】
會計系統管理傳票、帳務、財報與廠商請款，協助完成日常記帳及結帳作業。以管理王的會計模組來說，官網功能頁列出的內容可以依作業流程分成幾個階段。
憑證輸入。收支單、轉帳單、折讓單可在線上開立，系統會自動建議會計科目分類。會計人員的工作從逐筆判斷變成確認建議是否正確，新進人員也比較不容易歸錯科目。
發票處理。拍照或上傳發票後，AI 會辨識買方、賣方、金額、統一編號與品名。辨識結果仍應由人員確認，尤其是手寫收據或印刷模糊的單據。
發票資料連動。系統串接財政部的介面，自家的銷項發票、進項發票與申報資料可以連動，減少重複登打與核對的工作。
【月底結帳：把一個月收攏起來】
結帳的難處往往不在會計本身，而在於等其他部門的資料。業務的出貨、採購的進貨、人事的薪資，任何一項延遲，結帳就跟著延後。
管理王的做法是全模組自動轉憑證。官網說明會計模組與業務、採購、薪資、POS 等模組打通，交易在前端發生時，對應的憑證就會產生。採購模組也提到付款完成後會自動轉入會計憑證，並支援採購單、收貨與發票的對帳，這對處理廠商請款特別有幫助：請款單送來時，可以直接對照當初的採購與收貨紀錄。
【報表：結帳之後的產出】
損益表、資產負債表與現金流量表可以隨時產出，不必等到結帳完成才看得到數字。對於有多家公司或多間分店的企業，系統支援分帳與合帳，並可依部門設立成本中心獨立記帳。
【哪些企業適合】
一家經營數間門市的餐飲業者，過去各店每天把營收單據交給總部，會計隔天再輸入。門市一多，輸入就開始積壓。將 POS 與會計模組連動後，營收自動入帳，會計的時間改用在核對差異與處理例外。
另一家是十多人的顧問公司，沒有專職會計，由行政兼任記帳，再交給外部會計師事務所申報。對這類公司，科目建議與發票辨識降低了記帳的門檻，匯出的資料也方便提供給事務所。
以上為匿名化示意，實際情況因企業而異。
【會計系統比較：自建、單機軟體與雲端整合】
進行會計系統比較時，常見的選擇有三類。
自行開發幾乎不在中小企業的考慮範圍內。會計涉及法規與稅務，規則時常更新，自建的維護負擔相當重。
傳統的單機或區域網路版會計軟體，功能成熟，許多資深會計人員也熟悉操作。需要留意的是與其他部門系統的連動通常有限，遠端作業與多人同時使用也可能受到限制。
雲端整合平台的特點是會計與業務、採購、人事在同一系統，資料自動流入。相對地，如果企業只需要單純記帳，其他模組可能用不上。
官網的挑選指南列出四個重點：是否支援台灣電子發票的雙向串接、發票辨識對台灣發票格式的準確程度、匯出格式是否與會計師事務所相容，以及多公司或多事業部的支援度。我們建議再加上兩點：操作紀錄是否完整留存以便稽核，以及資料存放地點。管理王由台灣團隊開發維運，資料存放於台灣。
【轉換時的注意事項】
轉換會計工具最好選在會計年度或季度的起點，期初餘額比較容易確認。開始之前，先檢視現有的會計科目表，趁機整併長期未使用或重複的科目。接著建立客戶與廠商的基本資料，並決定歷史帳務要匯入幾年。上線的第一個月建議新舊並行，以同一批交易比對兩邊的結果，確認報表一致後再正式切換。如果公司有配合的會計師事務所，也應該事先溝通匯出資料的格式與交付時程，避免申報期間臨時調整。
【會計系統費用】
預算是多數企業評估時繞不開的一環。就會計系統費用而言，管理王並不對單一系統個別收費，而是把各系統內建在整體方案裡，企業依人數與用量挑選級距即可。
小型團隊可以從免費方案開始：NT$0、永久免費，成員上限 10 人，儲存 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），其中部分功能為 30 天試用。人數成長後可升級經濟型，每月 NT$5,000，成員上限 30 人，50 GB 儲存空間，AI 點數每月 1,000 點。商務型每月 NT$10,000，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數每月 3,000 點，並包含 8 小時遠端導入教育訓練。旗艦型每月 NT$19,900，成員不限，1 TB，AI 點數每月 10,000 點，包含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳方案的月費沒有折扣，但加贈 2 個月（付 12 個月用 14 個月）。如果需要客製化開發，費率為 NT$1,000/小時；加購教育訓練為 NT$2,000/小時，最低 10 小時。所有金額以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【常見問答】
Q：符合台灣的稅務與發票規定嗎？
A：依官網說明，系統依循台灣的商業會計與營業稅相關規定設計，並支援三聯式、二聯式、收銀機與雲端發票等格式。申報實務仍建議與配合的會計師確認。
Q：舊系統的帳可以搬過來嗎？
A：官網說明支援從常見的會計軟體與 Excel 匯入，並協助對應科目。資料年份與範圍建議在導入前先確認。
Q：會計人員習慣舊軟體，學得會嗎？
A：商務型與旗艦型方案分別包含 8 小時與 16 小時的遠端導入教育訓練，可以安排會計人員實際操作練習。
Q：發票辨識錯誤怎麼辦？
A：辨識結果可以由人員修正後再入帳。建議初期維持全數覆核，熟悉之後再調整為抽查。
Q：只有一位會計，休假時帳務怎麼辦？
A：由於憑證多數由前端交易自動產生，科目也有系統建議，代理人處理日常入帳的門檻會比純手工記帳低。仍建議保留覆核機制，由會計回來後檢視代理期間的分錄。
【選型建議】
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管理王
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日報表範本管理系統推薦：各部門欄位與填報格式的設計指南
推行日報表失敗的公司，常見的原因是全公司共用同一張表。業務覺得欄位不夠，工程師覺得欄位太多，最後大家都在「其他」那一格寫作文，資料既無法統計，也難以比較。
日報表範本管理系統解決的是格式問題：由管理員設定日報表範本，讓各部門有自己的欄位與填報格式，同時維持資料可以彙整的一致性。這是日報制度的地基，卻最容易被跳過。
【設計範本前先想清楚】
在評估日報表範本管理系統之前，建議先回答三個問題。
這份日報要回答什麼問題。如果主管想知道的是拜訪量與成交機會，欄位就應該是數字與下拉選項，而不是大段文字。
誰負責維護範本。由管理員統一控管，還是開放各部門主管自行調整，會影響工具的權限需求。
欄位改版後舊資料怎麼辦。範本一定會修改，能否保留歷史版本並回溯對照，是挑選時不能省略的檢查項目。
【功能說明】
根據管理王官網功能頁的內容：
拖拉式範本編輯器：內建數字、文字、下拉、多選、日期、評分、連結、附件等欄位類型，不需要寫程式，用拖拉的方式就能組出報表。
部門分類與內建範本庫：範本可以依業務、客服、工程、行政等部門分類管理，系統也內建十餘種常見產業範本，可以直接套用再修改。
預建選項：下拉選單與多選項目事先建好，員工填報時從清單中選取，避免同一件事每個人寫法不同，造成後續無法統計。
版本管理：範本改版後，舊資料完整保留並可回溯對照。欄位也支援條件顯示，例如填了某一欄才出現下一欄。
自動計算欄位：可以設定公式，例如輸入報價金額與成交機率後，自動算出期望值。
指派與使用統計：由主管決定誰使用哪一份範本，範本可以複製微調，也可以跨部門共用；使用統計則顯示每份範本實際被填寫的次數，方便淘汰沒人用的版本。
【實際應用的樣子】
假設一家有業務、客服與工程三個部門的公司。業務部的範本包含拜訪家數、報價金額與成交機率，並自動算出期望值；客服部的範本以案件數與案件類型的下拉選項為主；工程部則是今日完成項目與阻礙說明。三份範本各自不同，但填報入口一致。
半年後業務部調整銷售流程，需要新增一個「客戶階段」欄位。管理員修改範本後，舊資料仍然保留原本的樣貌，新舊版本可以對照，不會因為改版而讓歷史紀錄失去意義。
【範本治理的原則】
範本數量會隨時間增加，如果沒有管理，半年後就會出現許多名稱相近、內容略有差異的版本。建議由一位管理員擔任範本的總負責人，各部門主管提出需求，由管理員統一建立與修改。透過日報表範本管理系統的使用統計，每季檢視一次哪些範本已經沒有人填寫，適時停用。
欄位的命名與選項也需要一致。同樣是客戶名稱，業務部與客服部的範本如果使用不同的欄位定義，日後就無法合併分析。下拉選項的內容應避免彼此重疊，並保留一個由管理員定期檢視的「其他」選項，用來發現需要新增的類別。至於條件顯示與自動計算欄位，建議先在少數人身上測試，確認邏輯正確之後再全面啟用，避免錯誤的公式影響整個部門的資料。
【三種做法的差異】
做日報表範本管理系統比較時，市面上的選擇大致可以分成三類。第一類是自建，用試算表、共用資料夾加上通訊軟體拼湊，初期幾乎沒有支出，但資料分散、版本難控，承辦人一換手就容易斷線。第二類是單點工具，功能專精、上手快，不過與其他系統之間的資料要靠匯出匯入或另外串接，工具一多，訂閱與帳號管理的負擔也跟著增加。第三類是整合平台，把相關模組放在同一套資料上，範本產生的資料直接供部門與團隊的彙整報表使用，欄位定義只需要維護一處。
三類做法沒有絕對的好壞，關鍵在公司規模與流程成熟度。人數少、流程單純時，自建或單點工具足以應付；當部門變多、資料需要互相對照時，整合平台的效益才會明顯。管理王屬於第三類，官網說明可省下約七到八成訂閱成本，實際幅度仍須依各公司原本使用的工具組合而定。
【常見問答】
Q：一定要從零開始設計範本嗎？
A：不必。可以先套用內建的產業範本，再依部門需求增減欄位。
Q：日報表範本管理系統的欄位太多，員工會不會不想填？
A：會。建議每份範本控制在幾分鐘內可以填完的長度，善用下拉與條件顯示，把不相關的欄位隱藏起來。
Q：不同部門可以共用同一份範本嗎？
A：可以，範本支援跨部門共用，也能複製後微調。
Q：範本和日報的彙整有什麼關係？
A：範本決定資料的格式，部門與團隊的日報彙整則使用這些資料。欄位定義得愈清楚，後續的統計愈可靠。
【方案與預算】
評估日報表範本管理系統費用時，建議先確認計價單位是按人頭、按模組還是按方案。管理王採方案制，各系統內建於方案中，不需為單一系統另外付費，預算相對容易估算。
免費方案：NT$0，永久免費，成員上限 10 人，儲存 1 GB，註冊贈 AI 點數 500 點（一次性），部分功能為 30 天試用。
經濟型：每月 NT$5,000，成員上限 30 人，50 GB，AI 點數每月 1,000 點。
商務型：每月 NT$10,000，成員上限 60 人，200 GB，AI 點數每月 3,000 點，含 8 小時遠端導入教育訓練。
旗艦型：每月 NT$19,900，成員不限，1 TB，AI 點數每月 10,000 點，含 16 小時遠端導入教育訓練。
年繳月費不打折，但加贈 2 個月，付 12 個月可用 14 個月。客製化開發每小時 NT$1,000，加購教育訓練每小時 NT$2,000（最低 10 小時）。實際費用以 app.ai.com.tw 官網公告為準。
【權限、備份與行動裝置】
導入任何管理工具，都建議在一開始就把權限規劃好。管理王可以依角色區分可查看與可修改的資料範圍，操作過程留有紀錄，傳輸採加密連線，資料存放於台灣。需要留存或交接時，可將資料匯出為 CSV、Excel 或 PDF。日常使用不限定裝置，官網說明採響應式網頁設計，手機、平板與桌機的瀏覽器都能使用，另提供 PWA 版本，外出或在家工作時同樣可以處理事務。
【下一步】
讀到這裡，如果想把管理王放進日報表範本管理系統推薦的候選清單，可以先註冊免費方案，找一個部門做小範圍試行，再依實際使用狀況評估方案等級。管理王是戰國策集團的產品，集團深耕企業服務超過 25 年，服務超過 3 萬家企業客戶，由台灣團隊維運，資料存放於台灣。
管理王
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