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吳振興 Jeff 知識長

生產處 經理|104Giver職涯引導師 第003202310007號

10/11 09:52

【活用流程覆盤,每一次檢討都是進步的機會】
覆盤這個詞聽起來好像很專業,但其實它的意思很簡單,就是回過頭來檢討和整理自己做過的事,看看哪些地方可以改進、哪些部分做得不錯。這樣的過程可以幫助自己進步,不管是生活上還是工作中,覆盤都是非常重要。這裡提供過往自己簡單的覆盤經驗。
1. 回顧事件發生的狀況
覆盤的第一步,就是回顧事情的全貌。回想一下整個過程發生了什麼,從頭到尾梳理一遍。這裡不需要加入太多情緒,只是單純地陳述事情經過,避免遺漏任何重要細節。就像在看一部影片一樣,重播所有的畫面。
像我每天上班時需要帶的東西(錢包、識別證、筆、零錢)等,但偶爾就會發生出門忘帶錢包的狀況,讓我感覺到有點困擾,就將整個上班出門拿東西的流程思考一遍
2. 思考做得好的部分
接下來就要從過程中,找出做得比較順利、有效的地方。這些好的部分是原本的優勢,未來可以繼續延續。想想為什麼這些部分能做得好,是因為你的準備充足,還是因為使用了某些特別的方法?這樣的分析可以幫助你更有系統地複製成功經驗。
因為這些物品通常使用率低,所以我習慣回家後都這些東西,集中放在一個抽屜,抽屜內也只放這些東西,因為當出門上班時,幾乎不用太費腦筋,只要確認抽屜內所有東西都有拿完,就表示全部都有帶到可以出門。
3. 檢討其中改善點
但覆盤不只是檢討成功的部分,也要針對問題點進行反思。回想一下有哪些地方做得不如預期,有哪些錯誤的決策或行動?為什麼這些問題會發生?避免陷入自責,目的是要找到問題的原因,這樣才能在未來避免重蹈覆轍。
而後來再想,因為錢包比較重要且回家後有時也會用到,所以我沒有放在抽屜,而是另外擺在抽屜上方的桌面,雖然使用上方便,但有時就可能因為起床恍神,只拿完抽屜內的東西,就會漏掉拿到錢包。
4. 擬定改進計畫
找到問題點後,下一步就是想辦法改進。這裡可以問自己:「如果再來一次,我會怎麼做?」或者「面對類似的情況,我有什麼其他的解決方案?」擬定一個具體的改進計畫,這樣下次遇到相同的情境時,就可以用更好的方式應對。
後來我就乾脆決定將錢包也放到抽屜中,雖然回家如果要用要翻一下,但因為上班前要帶的東西,位置全部統一在抽屜內了,應該可以少掉疏忽遺漏的機會。
5. 實踐覆盤結果
嚴格來說覆盤不僅是去想而已,最後還是沿用舊有習慣,重要的是立即實際執行訂好的改進計畫。這是一個循環的過程,每一次覆盤都應該讓你變得更強大,積累更多成功的經驗,避免重複相同的錯誤。
而當做了這個習慣改變後,之後就也真的沒再發生忘帶錢包的問題,甚至後續還衍伸出只要是隔天出門要帶的東西(繳費帳單、要還的東西、辦事情用的文件),我都會先放進去這個抽屜中,這樣不僅能確保上班一定會帶到,看到相關東西時也會同步提醒自己當天要記得做這件事,覺得幫助非常大。
雖然提供的案例算很簡單,但這就是覆盤改善的重點,覆盤的好處不在於批判自己,而是在於找到可以進步的空間。不管今天影響項目大或小,每次覆盤及改善,其實都是在幫助自己往更好的方向邁進,這是一個幫助我們持續成長進步的過程。
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學習精靈

05/24 00:00

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吳振興 Jeff 知識長

生產處 經理|104Giver職涯引導師 第003202310007號

10/09 14:07

【想要得到好答案,先來學習提問結構】
在學習新技能或是詢問其他人解決辦法的過程中,我們常會需要透過問問題,進而獲得答案,相信很多夥伴都曾遇過,別人聽不懂自己在問什麼?或是不知道怎麼去回答?其實一個好的問題往往是得到答案的關鍵。但許多人往往忽略了如何有效去表達問題,其實我們可以透過幾個方式進行改善。
1. 先搞清楚你想要獲得怎樣的幫助
在提問前先問自己:「我想得到怎樣的幫助?」問問題的重點不是只為了發問,而是為了解決某個具體的問題或尋求清楚的答案。我們需要學會在腦海中先思考,自己希望從對方那裡獲得什麼樣的資訊。
例如在工作上遇到困難,像是無法解決某個技術問題,不要只問「為什麼這軟體我不能用?」而是要問「我在軟體執行A功能時發現無法運作,請問原因可能有哪些?我該怎麼排查?」這樣能聚焦在具體的原因上,問題也會比較有條理。
2. 用簡單明確的方式問
不要讓問題變得複雜化。盡可能使用簡單的句子或明確的數字進行詢問,避免別人錯判您想要的答案。像是如果你想知道某個專案的截止日期,不要問說:「這個專案要做多久?」而應該直接問說:「這個專案明確截止日期是什麼時候?」
或是你在學習某個程式語言,可能想問的是「如何寫出一個完整的應用程式?」但這問題太廣泛,你可以先分階段問「這個語法是如何運作的?」再問「這個語法如何與其他程式結合?」
3. 透過結構式問題組合,幫助有效聚焦提問
試著用一些模組化的提問方式,來幫助自己更有條理地,表達自己想要了解的問題。不僅能夠更清晰地描述問題,也可以讓對方更容易提供有價值的回應。
3.1 問題背景+具體的需求
規則:先簡單說明你遇到的問題背景,再提出你具體想知道的答案。
「最近我們的行銷活動效果不如預期,我想了解過往有什麼策略可以提升點擊率?」
(這樣可以讓對方先理解你所處的情境,然後直接知道你想要什麼樣的回應。)
3.2 我的嘗試+結果+問題
規則:說明自己已經嘗試過的操作和結果,接著描述你遇到的具體問題。
「我按照操作手冊的步驟進行了設定,但結果沒有顯示預期的數據。我想知道是不是我哪裡做錯了?」
(這個規則讓對方知道你已經有一定的努力,幫助對方聚焦在你卡住的地方。)
3. 我目前的理解+我想確認的部分
規則:說明自己對某件事的理解,然後提出你想確認或進一步了解的問題。
「我理解這個流程應該是先設定A,再執行B,但目前結果沒有如預期。我想確認這樣的步驟是否正確?」
(這能讓對方明白你對事情的掌握情況,同時幫助你理清自己的思路。)
透過這些資料跟詢問規則,我們可以逐步提升提出問題的能力,讓溝通變得更有效率。這些方法也能幫助大家在職場中更加明確地表達需求,減少誤解和延誤,讓問題解決的過程更加順暢,讓自己與他人的合作更加順利。
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學習精靈

11/04 00:00

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知識貓星球

喵星人

11小時前

【職場英文】「你覺得呢?」英文要怎麼說?「How do you think?」聽起來很奇怪?詢問他人意見用這八個句型!
「How do you think?」這句話乍聽之下好像是能理解,但聽在外國人耳朵裡卻怪怪的,原因是這句話不自然(缺少主題)和語法結構不正確,日常英語不太常見,可以改成「How do you think we should improve our sales strategy?(你認為我們應該如何改進銷售策略?)」,更常見的表達是「What do you think about…?」或「How do you feel about…?」,這篇文章帶你認識八個常用的詢問他人意見句型!
▍What do you think about...? 你對……有什麼看法?
⇨最簡單直接的詢問方式,適合用於尋求其他人對特定問題的意見。
例句:What do you think about implementing a new marketing strategy next quarter?
(你覺得下季實施新的行銷策略怎麼樣?)
▍Do you agree with this approach? 你們同意這個做法嗎?
⇨在討論具體方案或流程時,可以用這句話了解對方是否認同你的想法或計劃。
例句:Do you agree with this approach to streamline our onboarding process?
(你同意這種簡化我們入職流程的方法嗎?)
▍How do you feel about...? 你覺得……怎麼樣?
⇨這個句型比「What do you think」更注重情感和態度,適合討論較為主觀的議題時使用。
例句:How do you feel about implementing remote work policies?
(你對實施遠端工作政策有什麼看法?)
▍Can you share your thoughts on this? 你能分享一下你的看法嗎?
⇨這個句型通常用於更正式的場合,表現出對他人意見的尊重,特別是在尋求專家或主管的意見時。
例句:Can you share your thoughts on this budget proposal before we move forward?
(我們在繼續之前,你能分享一下你對這份預算提案的看法嗎?)
▍Do you have any suggestions on how we can improve this? 你有沒有任何建議,能讓我們改進這個?
⇨這句型用來鼓勵同事提出具體建議,適合用在尋求解決方案或改善策略時使用。
例句:Do you have any suggestions on how we can improve the team’s productivity?
(你有什麼建議可以提高團隊的生產力嗎?)
▍What’s your take on...? 你對……的看法是什麼?
⇨這是一個非正式但常見的句型,適合在輕鬆的討論中使用,讓對方表達他們的見解。
例句:What’s your take on the new product design?
(你對這款新產品設計有什麼看法?)
▍Would you mind sharing your perspective on this issue? 你介意分享一下你對這個問題的看法嗎?
⇨這是更為禮貌的問法,尤其在需要同事或上級提供較深入的分析時使用。
例句:Would you mind sharing your perspective on this issue with the client?
(你介意分享一下你對這個問題的看法嗎?)
▍How would you approach this situation? 你會怎麼處理這種情況?
⇨這個句型常用來請教他人對單一問題或困境的解決方案,特別是在開會討論具挑戰性的議題時。
例句:How would you approach this situation with the delayed shipment?
(你會怎麼處理這次延遲出貨的情況?)
整理:
1. 【⭐️常用】What do you think about...? 你對……有什麼看法?
2. Do you agree with this approach? 你同意這個做法嗎?
3. How do you feel about...? 你覺得……怎麼樣?
4. 【⭐️常用】Can you share your thoughts on this? 你能分享一下你的看法嗎?
5. Do you have any suggestions on how we can improve this? 你有沒有任何建議,能讓我們改進這個?
6. What’s your take on...? 你對……的看法是什麼?
7. Would you mind sharing your perspective on this issue? 你介意分享一下你對這個問題的看法嗎?
8. How would you approach this situation? 你會怎麼處理這種情況?
良好的溝通不僅僅是表達自己的意見,還包括詢問他人的想法,激發出新的思想。透過這些句型,可以自然徵求他人的意見!
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