104學習精靈
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【職涯發展-20】身兼多個專案的苦命新PM，快被壓到喘不過氣
【遇到問題】
工業工程系畢業，目前入職1個月，在一家電子加工廠擔任PM，需要負責4個全新的專案(2個是提升加工效率，2個是不良率降低)。可是因為0經驗，在執行的時候感覺壓力非常大，會有想吐、頭暈的狀況發生。而且太多新資訊跟需要執行的事情蜂擁而來，會有不知道該做什麼、該怎麼做的無力感。
更別說是例行報告會議，站在台上有時會整個很慌亂，不知道該怎麼去引導會議，常常搞到會議時間很長，卻討論不出什麼東西，真的整個人快被壓到喘不過氣，每天早上一起床就會很抗拒上班，想要裝病請假，請問我該怎麼辦？
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【建議作法】
個人也有與您遭遇過類似的經驗，在剛從工程師升到課長職時，瞬間從負責專案變成要管理產線所有的大小事務，不僅要學習很多新的資訊與事情，還要隨時應付突發而來的各種問題，當下確實有種力不從心，感到茫然的無力感，這是很正常的。
而經過了3年多的跌跌撞撞，後來才透過從錯誤中學習的方式，找到較好的改善方法，並提供其思考流程給您做為參考，
✍🏻 【筆記紀錄】--＞【EXCEL登錄】--＞【相關工作展開】--＞【配合行事曆確認工作】--＞【召開會議及待辦追蹤】。
1. 【筆記紀錄】
因為在工作中很難電腦不離身，所以您應該要準備一個筆記本，將記錄到的新訊息、待辦工作進行簡單的紀錄，避免因為突然來的事情太多，變成記憶被覆蓋過去，就很容易會忘掉部分該做的事。
2. 【EXCEL登錄】
而因為筆記的資料整理應用性很低，所以個人只當作是紀錄，之後還是要把工作項目更新到EXCEL內，而其優點在於相關資料可以被快速的查詢，而且也可以透過剪貼進行複製更新【同時還可以插入圖片、超聯結、檔案、註解等輔助的內容，方便快速掌握重點】，這些都是筆記本無法做到的。
3. 【相關工作展開】
而您在EXCEL登錄時，同時也是在做記憶複習，提醒自己該工作有那些細項，也要記錄到專案待辦事項內，又或者是有那些注意事項要與之前的項目合併，才能有一個越來越完整的專案資訊。
4. 【配合行事曆確認工作】
而當您同時有4份專案時，當然也會遇到同一天內，會有很多不同專案的待辦事情，這時您同樣可以在EXCEL內建立行事曆，並且把各個專案在同一天內要做的，更新在當天的項目內，這樣您就不會因為同時間太多事情而有所慌亂，甚至可以提前去確認幾天後要做的事情，是否還有移漏的地方，會是比較完善的方式。
5. 【召開會議及待辦追蹤】
而專案更重要的就是開會討論及待辦追蹤，如何確保各負責人都有照規定時間進行回報，也同樣可以配合登錄在行事曆中進行確認，甚至提前提醒各負責人要確認完成進度，這些都是很重要的。
另外對於您有遇到開會的問題，身為PM確實很常會需要主持會議，但個人認為主持會議的重點，還是會放在以下這些幾個重點，基本上都能夠讓會議進行流暢，後續只要再透過經驗的累積，相信您就能越來越掌握住開會的模式。
1. 開會前：讓成員清楚本次會議的主題及討論內容
2. 會議中：分階段性的整合大家的想法，引導大家回到本次會議的主題
3. 會議中：清楚記錄會議中要執行的項目、執行人、預計完成日期。
4. 會議結束前：再次確認成員了解其負責內容，並依照進度完成作業，
5. 會議後：使用會議記錄提醒所有成員，若有預訂下次開會時間、開會主題也可以同步列上，方便自己掌握進度。
而雖然上述的方式，可以有一定程度可以幫助您改善工作效率及追蹤專案進度，但難保還是會有壓力過大的情況發生，在必要的時候還是要適時地喊停，透過做一些其他事情【抽個菸、喝個飲料或是閉目養神】，休息個5~10分鐘，暫時把自己從工作中抽離出來，才能讓自己整理好情緒及精神繼續面對工作，尤其對於長時間工作來說，短暫的休息是非常重要的。
以上是自己的經驗分享，雖然內容中無法講到太細，但基本上有一個大方向可以參考，而這些方法也幫助自己在面對眾多工作項目時，還是可以保有一點喘息及思考時間，這樣才能夠在面對工作時，有效避免事情做錯或是漏掉，希望也能對您帶來一些幫助。
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【求職-33】現有工作失去熱情，想要轉換行政工作，該怎麼做？
【遇到問題】
出社會已經4年，當初沒有想太多，就在家裡附近的電子加工廠工作，主要都是負責產品包裝，說實話工作本身並不累，但因為工作內容變動不大，所以每天重複的動作，對我來說已經失去挑戰性，也對工作越來越沒有熱情，輪班再加上偶爾會被其他同事凹加班，感覺有點浪費人生，所以開始想說要不要換其他的工作。
目前是有想過轉行政工作，除了感覺比較有專業性，也能夠見紅休，但又不知道如何下手，請問老師該怎麼做比較好。
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【建議作法】
在這裡先要提醒您，如果是因為對於工作失去熱情，或是在工作上被人凹加班，有時就算透過轉換跑道，還是有可能會發生同樣的狀況。因為在職場生涯中，能夠持續保持熱忱然後不被占便宜的人，真的是少之又少。
再來是工作沒有挑戰性，其實對您來說這部分比較可惜，您可以考慮向主管反應，能不能調整您的工作位置，又或者是學習其他新的技能，一方面透過這樣的變動可以讓您重新找回新鮮感，同時額外學習技能也能提高您的重要性，後續也有機會再往管理職缺邁進，是個比較建議您思考的方向。
所以在離開現有包裝工作前，會建議您再詢問身旁的朋友或是其他的前輩，是否有遇過類似的問題，他們當時是怎麼處理的，透過直接的互動討論，應該能夠啟發您更多的想法，再試著去努力一次看看。
但如果經討論後還是確認要轉換行政跑道，就必須先做好心理準備，這是一個非常競爭的工作類別，所以您必須了解行政工作的技能，而且這相關性的技能，都應該要在履歷中被明確的呈現出來，不然單就您的包裝背景去投履歷，應該很難能夠得到對方的注意。
行政技能：
1. 文書處理(資料輸入、文件收發、資料建檔、報告整理)
2. 會議事項(發會議通知、確認開會人員、時間)
3. 採購管理(小拜拜物品、日用品、文具請購、便當)
4. 表單送呈(表單填寫、表單送簽、紀錄簽核進度)
5. 雜項(隨不同公司有不同內容)
但而就算已經按照上述方法完成手上的履歷，也還是有可能遇到不夠完善的問題，例如自傳寫太少、自傳排版凌亂、內容中有錯字等，這些都會是要注意的地方，所以您也可以使用【104 履歷健檢】的功能，請資深前輩協助進行履歷的優化確認，然後再將優化後的履歷進行再次投遞，才能提高被通知面試的機會，讓您順利轉換到想要的行政類工作。
最後做個總結，以您目前的情況，在保留現有的工作年資，熟悉的人事物環境，然後再進一步去提升自己，這樣的情況是比較適合建議的，但如果您是勇於面對考驗的個性，當然也可以選擇去優化自己的履歷，然後朝向行政之路，但同時也要提醒您，就因為行政類的工作非常競爭，也不確定面試+等待的時間會多久，所以希望您可以等確認錄取後再進行離職，在求職之路上會更保險些。
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【職場討論】EP3 行政助理工作好難找？
Q：我的學歷只有高職 做過工作都是服務業居多
但做了那麼多才發現其實不適合我
而現在碰到問題就是 想做看看行政助理工作
可是學歷不到大學 基本交通機車工具都沒有
是不是真的連錄取機會都沒有呢
A：行政職在職場上的競爭是很強的，雖然搜尋出來的工作機會很多，但應徵搶位置的人更多
很多中小企業並沒有要求一定要大學學歷，可以在求職的時候多注意公司設定的條件，但基本上文書處理、簡報製作等等行政基礎方面的能力是必備的
以上是我在職涯診所中遇到的問題及簡述的回覆，那今天我們可以來看一下，多數人心目中比較「好入門卻又很難找到」的行政助理工作
很多人都覺得助理、行政、秘書類的工作門檻比較低。對於社會新鮮人或是轉換職場跑道而言，沒有工作經驗或對於目前專業也沒有把握，以助理/行政職位做為職業生涯的起點或是轉換點，似乎也很理所當然。既然門檻低，那麼應徵的人就多，競爭也勢必較為激烈
對於新鮮人來說，行政工作內的「雜事」包含了小到辦公室午餐，大到公司團體活動協助(會議、聚會、賓客接待、出差)，這些往往都比較容易上手，只是你沒有眼高手低的壞毛病，是個肯捲起袖子做事的人，基本上就沒有太大的問題；但再來就會出現在於「文書處理」的認知差異！很多新鮮人對於文書處理的應用還停留在學生階段的報告製作，覺得Word會排版、Excel會加總、PPT會美化就是能熟悉應用文書處理，但職場上的文書處理跟你想像中的真的差很多......。
而對於轉職者來說，從用人方來看，對於不同專業的轉職本來就是會被質疑，如果又不幸是在中高齡轉職的話，這又是一個很大的問號；再另一方面，「行政助理」的職務通常比較適合甫出社會的新鮮人、或剛入職場兩年左右的人擔任顯然是合適的，所以用人方在「積極度」、「可塑性」、「人事成本」的考量下，競爭力是真的有待商榷的。
行政領域看似簡單，但要在同類人中脫穎而出，本來就是不太簡單的事情，對於行政求職者來說，不論是新鮮人或是跑道轉換的求職者，「縱使專業不同，要具備基礎的兩個能力──溝通能力和整合能力──是相同的。」成就一件事所需要的資源及支援，往往就靠著綿密及能設身處地的溝通技巧，以及清晰的邏輯、懂得拿捏輕重緩急的智慧來達陣。行政經常不只是跟單一的對象溝通，有時要與很多對象溝通討論，整合意見；如何能有效溝通，讓衝突減到最少，就是這工作最具挑戰性的部分。
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【職涯發展-18】老手為了怕被公司換掉，是不是要藏一手才對？
【遇到問題】
我在包裝工廠已經做7年了，算是很資深的老手，很多機台操作跟異常排除方法我都很熟，新人都放給我在教，公司也沒虧待我，薪資也都有每年提升。
但最近遇到一個問題，公司開始在推SOP，叫我要把會的都寫下來，紀錄要詳實留存，我認為這樣確實以後教新人也會比較輕鬆，新人照著做也比較不容易出錯，但另一方面除了增加我很大的工作量外，也會擔心公司是不是要把我裁掉，問過身旁的朋友也說最好隨便寫寫就好，避免到時候我就沒有利用價值，感覺這種花自己時間又讓自己陷入危險的行為，是很笨的做法。
我清楚了解職場上沒有不可替代的員工，但對我來說這是現在擁有最大的籌碼，在【自己不可替代性】和【SOP完整性】兩者之間的取捨，想請問老師到底應該怎麼做才是對個人發展最好的？謝謝。
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【建議作法】
個人曾經也有思考過您的問題，也曾煩惱過是否要為了保障自己的【不可替代性】，進而選擇在工作紀錄上【留一手】，在經過很長一段時間思考後，我得到最後的結論是，維持工作表現上的【SOP完整性】，其實能夠讓我獲得到更多。
因為我發現到維持工作表現的【SOP完整性】，除了能夠帶給其他同仁很大的便利外，其中所包含的核心建立思維及撰寫方式，其實並沒有那麼容易被學走。就如同個人的經驗，因為工作效率上突出，曾經多次幫公司同事進行效率提升的教育訓練，以及專案執行的訓練事項，但後來發現真正願意去思考改變的人不多，或許新進同仁因為您的SOP檔案，可以順利的完成初步的操作，但當過程中又有出現變數時，還是需要您的智慧與經驗，才能夠順利完成，所以如何讓自己走在進步的前端，也是在維護自己的不可取代性。
而您也談到一個重點，就是記錄要詳實留存，對於工作來說是非常重要的，以目前只有幾份SOP來說，可能還可以詳實紀錄，但當您手邊同時有好幾項SOP在進行呢？如何確保資料仍然能夠被詳實紀錄，以及如何確保所記錄的資料，都能夠被有效的整理並且快速的查閱，這些又是更重要的技能，就算後續接手的同事可以享受您的成果，但因為沒有經過背後的歷練，所以很多項目往往不知道其存在的目的，在無法做更進一步創新的情況下，絕對很難走在您的前端，因為這就是您的【關鍵核心技能】，這也是個人目前持續要求自己提升的項目。
綜合以上兩點，所謂的不可取代性，絕對不是拘泥在您所留下的那些文件資料是否完整，而是您在學習的過程中，不斷去改善自己的錯誤，降低錯誤發生率，以及不斷提升教學執行效率，做到就算您留下完整的過程資料，讓後續的人也還是無法做到像您一樣厲害，這就是無法取代的專業度。
或許您會覺得想法太過正面，但在工廠這段時間，有看過很多專業的前輩，都有很深的技術在，但一遇到要寫在紙上，大部分都是選擇放棄，這樣無法讓高階長官知道他們的優點，變成後續要晉升時，反而都是選一些不太會做，但是很會做資料的年輕人，這部分真的是很可惜。
【核心技術其實要學走很不容易，只擔心自己因為害怕，就限制了繼續進步的腳步。】共勉之。
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