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05/20 10:45

行政助理工作大升級!10類AI工具幫你從繁瑣中解放
行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色,卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點,到整理報銷資料、管理文件與應對信件,每件事都看似「小事」,但積起來卻讓人喘不過氣。
以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點,並針對每一類任務推薦對應的AI工具,幫你提升效率、減輕壓力,讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
一、日程安排與時間管理
痛點:開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
🔧 推薦工具:
* Calendly:一鍵排會,避免反覆溝通時間
* Motion / Reclaim.ai:自動安排最適合工作的時間段,兼顧效率與休息
* Trevor.io:幫你把任務轉進日曆,還會主動提醒
二、會議管理
痛點:邊開會邊做筆記,容易漏掉重點或待辦項目
🔧 推薦工具:
* Otter.ai / Fireflies.ai:會議紀錄+行動項目自動摘要
* Zoom AI Companion:開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
* Vowel:整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
三、Email 管理
痛點:郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
🔧 推薦工具:
* Front / Superhuman:幫你快速分類、處理、回覆信件
* Boomerang / EmailTree AI:設定追蹤提醒、自動回應常見信件
四、文件與合約管理
痛點:版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
🔧 推薦工具:
* Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI:幫你寫、幫你改,還能依照語氣調整
* DocuSign Gen:合約自動生成與版本管理
* Grammarly Business:文筆更專業、品牌語調一致
五、訪客與客戶接待
痛點:登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
🔧 推薦工具:
* Envoy / Proxyclick:數位化訪客管理與登記
* VisitorsCRM / MeisterTask:整合客戶資料與後續聯繫任務
六、差旅與費用報銷
痛點:出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
🔧 推薦工具:
* TripActions:差旅預訂最佳化
* Expensify / Zoho Expense / Ramp:拍照即報帳,自動歸類與費用分析
七、資料輸入與整理
痛點:手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
🔧 推薦工具:
* ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur:OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
* Zapier:自動化整合表單、雲端資料與工作流程
八、辦公室管理
痛點:會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
🔧 推薦工具:
* Managed by Q / Eden:整合型辦公空間管理
* OfficeSpace / Skedda:智慧空間預訂系統
九、團隊溝通與協作
痛點:跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
🔧 推薦工具:
* Slack AI / Microsoft Loop:智慧訊息摘要、快速協作
* Notion AI / Asana**:任務追蹤、知識整合一站完成
十、AI 個人助理
痛點:需要快速處理多樣工作,卻缺乏即時幫手
🔧 推薦工具:
* ChatGPT / Claude / x.ai**:從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
🌱 如何開始導入AI工具?行政助理的實施建議
1. 聚焦高負擔任務:先從最常加班、最花時間的工作入手
2. 工具整合為優先:挑選能與你現有系統整合的工具
3. 逐步導入、邊用邊學:避免一次更換太多流程
4. 注重資料安全:選擇有良好隱私與資安機制的服務
5.*內部培訓:給行政同仁足夠時間熟悉新工具
✅ 結語:讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
AI 並不會取代行政助理,但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具,不只讓工作更快更準,也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務,成為團隊中不可或缺的核心角色。
現在,就從一個工具開始試試看吧,升級你的行政力,從繁瑣中解放,從此事半功倍!
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2023/08/29

2025保母證照資格考試時間、證照QA、課程懶人包整理
在台灣,保母證照(現在更名為托育人員技術士) https://nabi.104.com.tw/ability/10029405
是許多關心幼兒教育與照顧的人士追求的目標。除了代表專業知識和技能,它更象徵著對幼兒成長的承諾。保母課程也相當多,如何找到適合自己的課程也是很重要的,本文將深入探討台灣保母證照的考試內容重點、帶來的好處、實際應用以及解答常見問題。
保母證照推薦:
兒童發展與照顧證照: 這項證照通常涵蓋幼兒心理學、發展階段和行為管理等知識,有助於更好地理解和應對幼兒的需求。
幼兒教育證照: 這種證照關注於幼兒的學習和教育方法,包括遊戲教育、教材設計等,有助於成為更優秀的幼兒教育者。
心理輔導相關證照: 學習如何處理幼兒的情緒和行為,以及提供適切的心理支持,對於幼兒照顧和教育至關重要。
保母證照加分推薦:
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推薦保母課程:
1. 兒童心理學: 這門課程將幫助您深入瞭解幼兒的心理發展,從而更好地理解他們的需求和行為。
2. 幼兒教育方法與策略: 學習如何透過遊戲和互動,對幼兒進行有效的教育和啟發。
3. 親子關係與溝通: 了解如何與家長建立良好的合作關係,提供準確的教育建議,以促進幼兒的全面發展。
4. 幼兒營養與健康: 學習如何提供均衡的飲食,確保幼兒的健康成長。
5. 創意藝術與手作教育: 這門課程將幫助您瞭解如何透過藝術和手工藝等活動,促進幼兒的創造力和想像力。
6. 緊急醫療處置: 學習如何應對意外情況,提供基本的緊急醫療幫助,確保幼兒的安全。
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考試內容重點
台灣保母證照的考試內容主要涵蓋以下幾個重要領域:
1. 幼兒發展與教育: 考試將深入探討幼兒的心理、生理發展階段,以及適齡的教育方法和教材選擇。
2. 保育技巧與安全知識: 考生需要掌握基本的幼兒照顧技巧,包括喂食、清潔、緊急應變等,同時也要了解幼兒安全的相關知識。
3. 親職教育: 保母證照考試將涵蓋與家長的互動和溝通技巧,幫助保母建立與家庭的良好合作關係。
4. 幼兒營養與健康: 考生需了解幼兒的營養需求,以及預防幼兒常見疾病的方法。
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2025年考試時間
第 1 梯次,學科測試日期:114年03月16日 (星期日) 上午9:50入場,10:00~11:40測試
第 2 梯次,學科測試日期:114年07月06日 (星期日) 上午9:50入場,10:00~11:40測試
第 3 梯次,學科測試日期:114年11月02日 (星期日) 上午9:50入場,10:00~11:40測試
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保母證照補助制度
台灣政府提供了多項補助措施,鼓勵人們追求保母證照:
1. 補助金: 取得保母證照後,您可能有資格申請相關的培訓補助金,幫助支付學習成本。
2. 創業支持: 欲開展家庭托育業務的人士,可以申請相關的創業補助或支持計劃。
3. 進修獎學金: 您可能有機會申請進修獎學金,持續提升自己的專業能力。
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保母證照相關常見QA :
Q1:保母證照的考試難度如何?
考試的難度因人而異,但通常涵蓋了幼兒發展、保育技巧、教育方法等多方面的知識。準備充分並通過相關課程培訓,能夠提升應試的信心。
Q2:取得保母證照後可以從事哪些工作?
持有保母證照後,您可以在幼兒園、托兒所、家庭托育等地方從事幼兒教育和照顧工作,也可以提供親子輔導和營養諮詢服務。
Q3:保母證照的有效期是多久?
俗稱保母證照的「托育人員技術士技能檢定」證照是「永久有效」。
Q4:考取保母證照需要哪些前提條件?
通常需要具備中等以上學歷,並且參加相應的證照培訓課程,滿足相關的學習時數要求。
Q5:保母證照考試的申請流程是什麼?
您需要先參加相應的培訓課程,完成學習後,可以向相關機構或單位申請參加證照考試。
Q6:保母證照持有人的職業前景如何?
持有保母證照可以在幼兒教育、照顧、輔導等領域就業,並且隨著專業知識的累積和實踐經驗的增加,職業前景將更加廣闊。
無論您是準備投身幼兒教育事業,還是想提升家庭托育的專業水平,保母證照都是您實現目標的重要一步。透過深入了解考試內容、瞭解好處和應用,您將為自己的職業未來鋪平道路。
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詹翔霖

商學院兼任副教授

2024/08/21

給予寵物完善的醫療需挑選合適的動物醫院寵物美容系
給予寵物完善的醫療需挑選合適的動物醫院
帶毛孩施打疫苗或疾病看診,都是為了要獲得最適當的醫療及照護,因此最好從一開始飼養狗貓時就選擇好的動物醫院或動物診所,從小為毛孩的健康把關,所以動物醫院的環境清潔度、毛孩是否與獸醫師相處融洽、飼主是否與獸醫師順利溝通、檢驗與收費合理等,都是評估一間動物醫院是否適合自家毛孩的重要因素。
1.尋求推薦:可以向朋友、家人或其他寵物主人尋求推薦,了解他們的經驗。有些動物醫院會對某種動物比較有經驗,建議毛爸媽可以先調查清楚,像是有些獸醫院會對貓咪比較有經驗,或是對狗狗比較有專業的治療方向。
2.環境與設備:參觀獸醫院,了解其設施是否齊全、乾淨,醫療設備是否先進,以及問診區、手術區、住院區(貓犬是否分離)等不同目的的使用空間是否確實區隔,以提升醫療品質,避免交叉感染機會。
3.醫師專業資格與開業執照:獸醫師執照及開業執照是兩者缺一不可的,切勿因為離家近、或因大型的連鎖經營,就掉以輕心。就醫前可至先至農業部網站「全國獸醫師執業、診療機構開業查詢」進行確認。
4.地理位置:緊張其實是造成許多動物疾病的病因之一。建議選擇離家近的獸醫診所以縮短往來路程,可以避免對聲音、環境敏感的貓狗過度緊張。
5.獸醫溝通:選擇一位能夠與你和毛孩良好溝通的獸醫,對於寵物的治療方向和用藥,醫生會不會細心和毛爸媽討論,這樣才能更好地了解毛孩的健康狀況,
6. 收費透明 : 而飼主與動物醫院的糾紛大多是對於收費與預期不一而導致的,目前依照《獸醫師法》規定,診療費用標準都由各地獸醫師公會擬訂後,交由當地主管機關審核,因此建議毛爸媽先了解各家收費標準,以確保自身利益。
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外貿協會培訓中心(高雄)

培訓中心

2024/07/30

【🌞Sun英語】Cleaning Mount Everest 珠穆朗瑪峰大掃除
Mount Everest is the highest mountain in the world. It is full of trash.
珠穆朗瑪峰是世界上最高的山峰,但它充滿了垃圾。
Many climbers leave trash there. A Sherpa who leads a cleanup team says that cleaning the trash will take many years. The Nepal government pays a team to clean the trash. This year, the team has taken away 11 tons of trash, four dead bodies, and a skeleton.
許多登山者在那裡留下了垃圾。 一位帶領清理隊的夏爾巴人說,清理這些垃圾將需要很多年。尼泊爾政府支付一個團隊來清理垃圾。今年,該團隊已經帶走了11噸垃圾、四具屍體和一副骨骼。
There may be 40-50 tons of trash in the last camp before the summit. The trash is old tents, food packs, gas bottles, and ropes. The trash is frozen at 8,000 meters. Cleaning is hard. There is bad weather and little air.
在通往山頂的最後一個營地可能有40到50噸的垃圾。垃圾包括舊帳篷、食品包裝、氣瓶和繩索。這些垃圾在8000米高的地方被凍住了。清理工作非常困難。那裡天氣惡劣,空氣稀薄。
New rules and more information will reduce new trash. But most of the trash is old. The oldest thing so far is a battery from 1957.
新規則和更多的信息將減少新的垃圾。但是大部分垃圾都是舊的。到目前為止最舊的垃圾是一個1957年的電池。
【Vocabulary字彙】
⛄sherpa = a local guide from Nepal 夏爾巴人,尼泊爾的當地嚮導
⛄skeleton = the bones in a body 骨骼
⛄summit = the highest point of a mountain 山頂
【Useful Expressions實用句型】
⛄to be full of something = to have lots and lots of one thing in one place 充滿某物
On weekends, Shilin night market is full of people. It’s very difficult to move!
⛄There is / There are = use this to talk about what is in a place 用來說明某地有…
In Mount Everest, there is a lot of trash, bad weather and little air.
In Taiwan, there are a lot of great places to hike, swim, and cycle.
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蔡霓臻

主講老師

2024/06/24

祝福卡片02-繽紛花草-蔡霓臻剪畫藝術-簡單快樂學~
祝福卡片02-繽紛花草-蔡霓臻剪畫藝術-簡單快樂學~
材料準備:
1.剪紙的剪刀。
2.粉彩紙、丹迪紙或雲彩紙,至少要有紅橙黃綠藍紫黑白,深淺色階最好都能準備。
3.雙面膠0.5公分寬一捲。
4.活頁黏膠型的相簿,能夠保存製作的卡片,老師準備的尺寸是20x23公分,而卡片製作是17x21公分。
如有任何疑問請至蔡霓臻剪畫藝術臉書粉絲頁留言或發訊息給我們喔。
影片中所有音樂、圖像版權所有© 2024至秦藝術工作室
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蔡霓臻

主講老師

2024/06/24

祝福卡片01-開心的花-蔡霓臻剪畫藝術-簡單快樂學~
祝福卡片01-開心的花-蔡霓臻剪畫藝術-簡單快樂學~
材料準備:
1.剪紙的剪刀。
2.粉彩紙、丹迪紙或雲彩紙,至少要有紅橙黃綠藍紫黑白,深淺色階最好都能準備。
3.雙面膠0.5公分寬一捲。
4.活頁黏膠型的相簿,能夠保存製作的卡片,老師準備的尺寸是20x23公分,而卡片製作是17x21公分。
如有任何疑問請至蔡霓臻剪畫藝術臉書粉絲頁留言或發訊息給我們喔。
影片中所有音樂、圖像版權所有© 2024至秦藝術工作室
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不知如何開始學習嗎? 先進行技能挑戰吧~
我要挑戰
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