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06/06 17:31

ChatGPT 推出「即時錄音 + 筆記整理」新功能：會議紀錄從此不再煩人！

OpenAI 近期為 macOS 桌面版的 ChatGPT 推出了全新功能：「Record 模式」（語音錄音筆記），只要一鍵開啟錄音，說話的內容就會被即時轉錄成文字，還能自動整理出條列式的會議重點與行動項目。對經常開會、訪談、或腦力激盪的職場人來說，這是一個大幅提升工作效率的利器。

「Record 模式」可以做什麼？

這個新功能的核心價值在於：「說出來，AI 幫你整理」。

不論你是開會時的主持人、受訪者、還是獨自進行語音備忘，只要點擊「Record」按鈕開始錄音，ChatGPT 就會同步進行語音辨識。錄音結束後，它會主動幫你整理出以下內容：

* 重點摘要（Summary）

* 討論主軸（Key Topics）

* 可執行事項（Action Items）

這些內容會自動儲存在 ChatGPT 的專屬「畫布」（canvas）中，方便後續編輯、轉寄或轉換格式。

麼開始使用？

這項功能目前提供給 macOS 桌面版 ChatGPT（需登入 Pro 或 Team 帳戶），使用方式非常簡單：

1. 開啟 ChatGPT 桌面 App**，點選左下角的「Record」按鈕。

2. 允許麥克風權限**（首次使用會跳出提示）。

3. 開始錄音，自然說話即可，無需特別格式。

4. 錄音完成後按下「Send」**，AI 會自動上傳錄音內容並生成筆記。

5. 畫布開啟後，你可以看到由 AI 整理的重點內容，也可以請它轉換成 email、簡報大綱、會議紀錄等格式。

為什麼這功能超實用？

節省時間：再也不需要人工撰寫冗長會議紀錄。

不遺漏重點：AI 幫你抓住核心資訊與待辦事項。

提升團隊效率：每個人都能聚焦在「下一步該做什麼」。

多用途轉換：想要變成一封信、一份提案，甚至是產品規格書？一句話就能讓 ChatGPT 幫你完成。

使用小建議

為了讓這個功能發揮最大效益，這裡提供幾個實用小技巧：

* 使用品質較佳的麥克風，能提高語音辨識的準確度。

* 講話時邏輯清楚、段落分明，有助 AI 更好地整理內容。

* 錄完後快速檢查一次整理結果，必要時可以再補充或更改。

說出來，讓 AI 幫你整理好一切

這項功能對於重視效率的專業人士來說，是個真正能「減壓又加值」的幫手。無論你是創業者、PM、行銷人、記者，還是學生，未來只要會說話，就能讓 ChatGPT 幫你做整理、做總結，甚至變成工作產出。

目前這項功能僅支援 macOS 桌面版的 ChatGPT，未來預期會拓展到更多平台。如果你是 ChatGPT Pro 或 Team 用戶，不妨馬上試試這個功能，相信你會愛上它。

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05/20 10:45

行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放

行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色，卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點，到整理報銷資料、管理文件與應對信件，每件事都看似「小事」，但積起來卻讓人喘不過氣。

以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點，並針對每一類任務推薦對應的AI工具，幫你提升效率、減輕壓力，讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。

一、日程安排與時間管理

痛點：開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**

🔧 推薦工具：

* Calendly：一鍵排會，避免反覆溝通時間

* Motion / Reclaim.ai：自動安排最適合工作的時間段，兼顧效率與休息

* Trevor.io：幫你把任務轉進日曆，還會主動提醒

二、會議管理

痛點：邊開會邊做筆記，容易漏掉重點或待辦項目

🔧 推薦工具：

* Otter.ai / Fireflies.ai：會議紀錄＋行動項目自動摘要

* Zoom AI Companion：開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒

* Vowel：整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身

三、Email 管理

痛點：郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**

🔧 推薦工具：

* Front / Superhuman：幫你快速分類、處理、回覆信件

* Boomerang / EmailTree AI：設定追蹤提醒、自動回應常見信件

四、文件與合約管理

痛點：版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣

🔧 推薦工具：

* Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI：幫你寫、幫你改，還能依照語氣調整

* DocuSign Gen：合約自動生成與版本管理

* Grammarly Business：文筆更專業、品牌語調一致

五、訪客與客戶接待

痛點：登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢

🔧 推薦工具：

* Envoy / Proxyclick：數位化訪客管理與登記

* VisitorsCRM / MeisterTask：整合客戶資料與後續聯繫任務

六、差旅與費用報銷

痛點：出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂

🔧 推薦工具：

* TripActions：差旅預訂最佳化

* Expensify / Zoho Expense / Ramp：拍照即報帳，自動歸類與費用分析

七、資料輸入與整理

痛點：手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一

🔧 推薦工具：

* ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur：OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成

* Zapier：自動化整合表單、雲端資料與工作流程

八、辦公室管理

痛點：會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤

🔧 推薦工具：

* Managed by Q / Eden：整合型辦公空間管理

* OfficeSpace / Skedda：智慧空間預訂系統

九、團隊溝通與協作

痛點：跨部門溝通不順、任務追蹤效率低

🔧 推薦工具：

* Slack AI / Microsoft Loop：智慧訊息摘要、快速協作

* Notion AI / Asana**：任務追蹤、知識整合一站完成

十、AI 個人助理

痛點：需要快速處理多樣工作，卻缺乏即時幫手

🔧 推薦工具：

* ChatGPT / Claude / x.ai**：從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行

🌱 如何開始導入AI工具？行政助理的實施建議

1. 聚焦高負擔任務：先從最常加班、最花時間的工作入手

2. 工具整合為優先：挑選能與你現有系統整合的工具

3. 逐步導入、邊用邊學：避免一次更換太多流程

4. 注重資料安全：選擇有良好隱私與資安機制的服務

5.*內部培訓：給行政同仁足夠時間熟悉新工具

✅ 結語：讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴

AI 並不會取代行政助理，但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具，不只讓工作更快更準，也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務，成為團隊中不可或缺的核心角色。

現在，就從一個工具開始試試看吧，升級你的行政力，從繁瑣中解放，從此事半功倍！

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09/12 17:41

教師的新世代專業力：認識 Gemini Certification for Educators

在生成式 AI 逐漸進入教育現場的今天，教師不僅要備課、授課，更需要思考 **如何運用 AI 工具來提升教學效率與學生學習體驗。Google 推出的 **Gemini Certification for Educators**，正是專為中小學教師設計的一項新型認證，幫助教育者快速掌握 AI 技能，並透過實際應用，打造面向未來的智慧教室。

為什麼教師需要 AI 認證？

1. 專業力的提升

Gemini Certification 不只是「會用工具」，而是幫助教師理解生成式 AI 的原理、應用與限制。這張證照代表你不僅能操作 Gemini，更能用 AI 設計課程、因材施教，展現教育專業的新高度。

2. 節省時間，專注教學

備課、行政、教材設計、評量回饋，這些都是老師每天的大量工作。善用 AI，能有效縮短備課時間，讓教師把更多精力投入到與學生的互動與引導上。

3. 回應教育趨勢

AI 不只是科技話題，更是教育政策、學校數位轉型的重要方向。率先掌握並取得認證，代表你能在教育現場成為 **推動 AI 教育的領頭羊。

Gemini Certification for Educators 的重點內容

這張認證主要聚焦在「如何將 AI 實際應用於教育」，考試內容包含：

* 生成式 AI 的核心概念：AI 如何生成文字、圖片，以及背後的基本原理。

* Gemini 工具的應用：運用 Gemini 協助課程規劃、教案設計、學習活動安排。

* Prompt 技巧：如何提出有效的問題與指令，獲得更符合需求的 AI 回覆。

* 責任使用與 AI 倫理**：如何避免偏誤、錯誤資訊，並正確引導學生使用 AI。

* 日常教務應用：如設計測驗、撰寫通知、彙整教學回饋等。

> 📌 考試形式以選擇題為主，官方目前免費提供，並會不定期更新考題方向。

在台灣的最新進展

台灣教育界對這項認證反應非常熱烈。

* 地方政府積極推動：例如高雄市舉辦的 Gemini 教師認證專場，不到一小時名額就額滿，顯示出教育現場的高度需求。

* Gemini 學院課程：Google Taiwan 推出在地化的教師培訓，結合案例分享，讓老師不只是考證照，更能把 AI 帶進教室。

* 中文資源逐漸增加：從 YouTube 的「AI 通識素養課程」到本地教育工作坊，教師有越來越多中文化的學習資源可用。

教師如何準備？

1. 善用官方課程

可先從 Generative AI for Educators with Gemini 與 Google AI in K12 Education** 入門，了解考試方向與實際案例。

2. 實際操作，邊學邊做

在日常教學中嘗試用 Gemini 完成一個小任務：

* 讓它幫你設計課堂提問

* 輔助學生寫作練習

* 建議不同程度學生的延伸教材

3. 建立 AI 教育素養

不僅要自己會用，更要能帶領學生正確使用 AI。包括：如何檢視 AI 回答的正確性、避免過度依賴、保護個資與隱私。

4. 參加在地社群與研習

許多縣市教育局與教師社群，已經開始分享考照經驗與應用案例。參與這些活動，可以獲得第一手考題方向與學習夥伴。

面向未來的價值

取得 Gemini Certification for Educators，不僅是對個人專業的肯定，更是一種「教育角色的轉型」。

* 對學生：你能設計更多元、即時回饋的學習體驗。

* 對學校：你成為推動數位轉型與 AI 應用的核心力量。

* 對自己：這張證照將成為你未來專業發展的重要資產。

結語

在 AI 正快速改變教育樣貌的今天，教師不再只是知識的傳遞者，更是學習設計師、科技應用者、AI 素養引導者。

Gemini Certification for Educators 是一個讓教師站在趨勢前端的機會，也是一條專業成長的新路徑。

對教育者來說，這不只是「拿一張證照」，而是一次重新定義教學角色的契機。

考證入口：Gemini 認證教師證書

https://educertifications.google/

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教師的新世代專業力：認識 Gemini Certification for Educators

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