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「會議安排：負責規劃、組織及安排企業內部及外部會議，包括會議時間、地點、參與者及議程設計，確保會議目標達成。要求具備優秀的跨部門協作能力及溝通技巧，能靈活處理會議過程中的突發狀況。熟悉台灣文化背景下的商務禮儀，能有效管理會議流程及會議紀錄，提升會議效率，以支持公司的戰略目標。」
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    06/06 17:31

    ChatGPT 推出「即時錄音 + 筆記整理」新功能：會議紀錄從此不再煩人！
    OpenAI 近期為 macOS 桌面版的 ChatGPT 推出了全新功能：「Record 模式」（語音錄音筆記），只要一鍵開啟錄音，說話的內容就會被即時轉錄成文字，還能自動整理出條列式的會議重點與行動項目。對經常開會、訪談、或腦力激盪的職場人來說，這是一個大幅提升工作效率的利器。
    「Record 模式」可以做什麼？
    這個新功能的核心價值在於：「說出來，AI 幫你整理」。
    不論你是開會時的主持人、受訪者、還是獨自進行語音備忘，只要點擊「Record」按鈕開始錄音，ChatGPT 就會同步進行語音辨識。錄音結束後，它會主動幫你整理出以下內容：
    * 重點摘要（Summary）
    * 討論主軸（Key Topics）
    * 可執行事項（Action Items）
    這些內容會自動儲存在 ChatGPT 的專屬「畫布」（canvas）中，方便後續編輯、轉寄或轉換格式。
    麼開始使用？
    這項功能目前提供給 macOS 桌面版 ChatGPT（需登入 Pro 或 Team 帳戶），使用方式非常簡單：
    1. 開啟 ChatGPT 桌面 App**，點選左下角的「Record」按鈕。
    2. 允許麥克風權限**（首次使用會跳出提示）。
    3. 開始錄音，自然說話即可，無需特別格式。
    4. 錄音完成後按下「Send」**，AI 會自動上傳錄音內容並生成筆記。
    5. 畫布開啟後，你可以看到由 AI 整理的重點內容，也可以請它轉換成 email、簡報大綱、會議紀錄等格式。
    為什麼這功能超實用？
    節省時間：再也不需要人工撰寫冗長會議紀錄。
    不遺漏重點：AI 幫你抓住核心資訊與待辦事項。
    提升團隊效率：每個人都能聚焦在「下一步該做什麼」。
    多用途轉換：想要變成一封信、一份提案，甚至是產品規格書？一句話就能讓 ChatGPT 幫你完成。
    使用小建議
    為了讓這個功能發揮最大效益，這裡提供幾個實用小技巧：
    * 使用品質較佳的麥克風，能提高語音辨識的準確度。
    * 講話時邏輯清楚、段落分明，有助 AI 更好地整理內容。
    * 錄完後快速檢查一次整理結果，必要時可以再補充或更改。
    說出來，讓 AI 幫你整理好一切
    這項功能對於重視效率的專業人士來說，是個真正能「減壓又加值」的幫手。無論你是創業者、PM、行銷人、記者，還是學生，未來只要會說話，就能讓 ChatGPT 幫你做整理、做總結，甚至變成工作產出。
    目前這項功能僅支援 macOS 桌面版的 ChatGPT，未來預期會拓展到更多平台。如果你是 ChatGPT Pro 或 Team 用戶，不妨馬上試試這個功能，相信你會愛上它。
    看更多
    ChatGPT 推出「即時錄音 + 筆記整理」新功能：會議紀錄從此不再煩人！
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    05/20 10:45

    行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
    行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色，卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點，到整理報銷資料、管理文件與應對信件，每件事都看似「小事」，但積起來卻讓人喘不過氣。
    以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點，並針對每一類任務推薦對應的AI工具，幫你提升效率、減輕壓力，讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
    一、日程安排與時間管理
    痛點：開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
    🔧 推薦工具：
    * Calendly：一鍵排會，避免反覆溝通時間
    * Motion / Reclaim.ai：自動安排最適合工作的時間段，兼顧效率與休息
    * Trevor.io：幫你把任務轉進日曆，還會主動提醒
    二、會議管理
    痛點：邊開會邊做筆記，容易漏掉重點或待辦項目
    🔧 推薦工具：
    * Otter.ai / Fireflies.ai：會議紀錄＋行動項目自動摘要
    * Zoom AI Companion：開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
    * Vowel：整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
    三、Email 管理
    痛點：郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
    🔧 推薦工具：
    * Front / Superhuman：幫你快速分類、處理、回覆信件
    * Boomerang / EmailTree AI：設定追蹤提醒、自動回應常見信件
    四、文件與合約管理
    痛點：版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
    🔧 推薦工具：
    * Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI：幫你寫、幫你改，還能依照語氣調整
    * DocuSign Gen：合約自動生成與版本管理
    * Grammarly Business：文筆更專業、品牌語調一致
    五、訪客與客戶接待
    痛點：登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
    🔧 推薦工具：
    * Envoy / Proxyclick：數位化訪客管理與登記
    * VisitorsCRM / MeisterTask：整合客戶資料與後續聯繫任務
    六、差旅與費用報銷
    痛點：出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
    🔧 推薦工具：
    * TripActions：差旅預訂最佳化
    * Expensify / Zoho Expense / Ramp：拍照即報帳，自動歸類與費用分析
    七、資料輸入與整理
    痛點：手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
    🔧 推薦工具：
    * ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur：OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
    * Zapier：自動化整合表單、雲端資料與工作流程
    八、辦公室管理
    痛點：會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
    🔧 推薦工具：
    * Managed by Q / Eden：整合型辦公空間管理
    * OfficeSpace / Skedda：智慧空間預訂系統
    九、團隊溝通與協作
    痛點：跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
    🔧 推薦工具：
    * Slack AI / Microsoft Loop：智慧訊息摘要、快速協作
    * Notion AI / Asana**：任務追蹤、知識整合一站完成
    十、AI 個人助理
    痛點：需要快速處理多樣工作，卻缺乏即時幫手
    🔧 推薦工具：
    * ChatGPT / Claude / x.ai**：從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
    🌱 如何開始導入AI工具？行政助理的實施建議
    1. 聚焦高負擔任務：先從最常加班、最花時間的工作入手
    2. 工具整合為優先：挑選能與你現有系統整合的工具
    3. 逐步導入、邊用邊學：避免一次更換太多流程
    4. 注重資料安全：選擇有良好隱私與資安機制的服務
    5.*內部培訓：給行政同仁足夠時間熟悉新工具
    ✅ 結語：讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
    AI 並不會取代行政助理，但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具，不只讓工作更快更準，也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務，成為團隊中不可或缺的核心角色。
    現在，就從一個工具開始試試看吧，升級你的行政力，從繁瑣中解放，從此事半功倍！
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    行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
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    想提升職場競爭力？專業技能課程看起來👇
    AI行政管理力實戰課｜高效會議記錄 × 精準SOP × 掌握AI工具 ｜104獨家
    《AI行政管理力》 高效會議記錄 × 精準SOP × 輕鬆掌握AI工具 在職場上，行政工作是最耗時卻最容易被忽略的環節。 這堂課，讓你用 AI 工具取代繁瑣，提升效率、降低錯誤，專注於真正有價值的工作！
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    AI 助理養成術：讓你準時下班去！ 【台北實體班課程】
    🟦 課程簡介 聽過 AI 但怕太難嗎？這堂課正是為你設計的「友善起點」。 《AI 助理養成術》是一堂從零開始也能輕鬆上手的實戰課程✨， 你將學會打造懂你的 AI 分身 🤖，並使用 AI 快速完成文書處理📝 、圖文設計 🎨、短影音製作 🎬 等繁瑣工作。 把 80% 的雜事交給 AI， 你只需要專注在更重要的事—— 告別加班地獄、重拾高效率工作日常！
    獅子吼吼Ai影音製作達人
    職涯聊天室
    關注
    蒲朝棟

    主任

    2024/06/09

    會議多=沒效率？一個真實故事揭開職場真相
    小王是一家大型科技公司的產品經理，每天的日程表上總是被密密麻麻的會議填滿。他的同事常常取笑他：“你不是在開會，就是在去開會的路上。”這種情況讓他感到困惑：難道經常開會真的是沒效率的表現嗎？
    某天，公司決定開發一款新產品，這是一個非常重要且緊急的項目。小王知道這個項目的成功與否將直接影響公司的市場地位和聲譽，因此他決定用最嚴謹的方式來管理這次項目。
    首先，小王召集了一次初步會議，邀請了市場部、研發部、設計部和客戶服務部的負責人。這次會議的主要目的是確定新產品的基本方向、目標市場和用戶需求。為了讓大家有更清晰的思路，小王在會前準備了詳細的市場調查報告和競品分析資料，並提前發送給與會者。
    會議開始後，小王引導大家討論產品的核心功能和特色，並根據大家的意見初步制定了產品開發計劃。每個部門都提出了自己的需求和建議，經過激烈的討論和協商，最終確定了產品的基本框架和時間線。
    接下來，小王安排了每周一次的進度會議，確保各部門能夠及時溝通並解決開發過程中的問題。在這些會議上，大家會匯報各自的進展，討論遇到的挑戰並尋找解決方案。小王會仔細記錄每次會議的內容，並根據會議紀要跟進各項工作的進展。
    其中有一次會議，設計部門提出了對產品界面的新想法，但這需要研發部門提供額外的技術支持。小王迅速召集了設計部和研發部的負責人，進行了一次緊急會議。在這次會議上，大家深入討論了設計變更的可行性和技術實現方法，最終達成了共識並制定了具體的實施計劃。
    通過這些高效且有針對性的會議，小王的團隊成功地克服了一個又一個難題，產品開發進度大大提前，並且質量也得到了充分保障。最終，新產品如期上市，並在市場上獲得了非常熱烈的反響，銷售數據節節攀升，公司上下都為此感到欣喜。
    這個故事告訴我們，會議並不是低效率的代名詞，關鍵在於如何開會。小王的成功案例展示了高效會議的幾個要素：
    目標明確：每次會議都有清晰的目標和議程，避免無效討論和時間浪費。
    準備充分：會前準備好必要的資料，提前發給與會者，確保大家能夠充分了解會議背景。
    高效引導：會議主持人需要引導討論，確保每個人都有機會發表意見，並在必要時進行決策。
    及時跟進：會後記錄會議內容，並及時跟進各項工作，確保計劃能夠順利實施。
    開會本身並不代表效率低下，真正的問題在於會議的質量和管理方式。只要能夠做到目標明確、準備充分、引導得當和及時跟進，會議反而能夠大大提升團隊的工作效率，推動項目的順利進行。
    當然，我們也要警惕“會議過多”的問題。如果會議安排過於頻繁且無實質內容，確實會影響工作效率。因此，管理層需要審慎安排會議頻率和內容，避免無效的會議占用寶貴的工作時間。
    總結來說，會議的效率取決於管理方式和執行細節。像小王這樣的經理，通過高效管理會議，不僅提升了團隊的工作效率，還推動了項目的成功。因此，我們不應該一概而論地認為“常開會就是沒效率”，而是要學會如何開好會，讓會議成為我們工作中的有力工具。
    希望這篇文章能幫助大家重新認識會議的重要性，並在實際工作中運用這些技巧，提升自己的職場效率。下一次當你面對頻繁的會議安排時，不妨想想小王的故事，也許你會發現，會議並不是拖累，而是成功的助推器。
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