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「會議安排：負責規劃、組織及安排企業內部及外部會議，包括會議時間、地點、參與者及議程設計，確保會議目標達成。要求具備優秀的跨部門協作能力及溝通技巧，能靈活處理會議過程中的突發狀況。熟悉台灣文化背景下的商務禮儀，能有效管理會議流程及會議紀錄，提升會議效率，以支持公司的戰略目標。」
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    06/06 17:31

    ChatGPT 推出「即時錄音 + 筆記整理」新功能：會議紀錄從此不再煩人！
    OpenAI 近期為 macOS 桌面版的 ChatGPT 推出了全新功能：「Record 模式」（語音錄音筆記），只要一鍵開啟錄音，說話的內容就會被即時轉錄成文字，還能自動整理出條列式的會議重點與行動項目。對經常開會、訪談、或腦力激盪的職場人來說，這是一個大幅提升工作效率的利器。
    「Record 模式」可以做什麼？
    這個新功能的核心價值在於：「說出來，AI 幫你整理」。
    不論你是開會時的主持人、受訪者、還是獨自進行語音備忘，只要點擊「Record」按鈕開始錄音，ChatGPT 就會同步進行語音辨識。錄音結束後，它會主動幫你整理出以下內容：
    * 重點摘要（Summary）
    * 討論主軸（Key Topics）
    * 可執行事項（Action Items）
    這些內容會自動儲存在 ChatGPT 的專屬「畫布」（canvas）中，方便後續編輯、轉寄或轉換格式。
    麼開始使用？
    這項功能目前提供給 macOS 桌面版 ChatGPT（需登入 Pro 或 Team 帳戶），使用方式非常簡單：
    1. 開啟 ChatGPT 桌面 App**，點選左下角的「Record」按鈕。
    2. 允許麥克風權限**（首次使用會跳出提示）。
    3. 開始錄音，自然說話即可，無需特別格式。
    4. 錄音完成後按下「Send」**，AI 會自動上傳錄音內容並生成筆記。
    5. 畫布開啟後，你可以看到由 AI 整理的重點內容，也可以請它轉換成 email、簡報大綱、會議紀錄等格式。
    為什麼這功能超實用？
    節省時間：再也不需要人工撰寫冗長會議紀錄。
    不遺漏重點：AI 幫你抓住核心資訊與待辦事項。
    提升團隊效率：每個人都能聚焦在「下一步該做什麼」。
    多用途轉換：想要變成一封信、一份提案，甚至是產品規格書？一句話就能讓 ChatGPT 幫你完成。
    使用小建議
    為了讓這個功能發揮最大效益，這裡提供幾個實用小技巧：
    * 使用品質較佳的麥克風，能提高語音辨識的準確度。
    * 講話時邏輯清楚、段落分明，有助 AI 更好地整理內容。
    * 錄完後快速檢查一次整理結果，必要時可以再補充或更改。
    說出來，讓 AI 幫你整理好一切
    這項功能對於重視效率的專業人士來說，是個真正能「減壓又加值」的幫手。無論你是創業者、PM、行銷人、記者，還是學生，未來只要會說話，就能讓 ChatGPT 幫你做整理、做總結，甚至變成工作產出。
    目前這項功能僅支援 macOS 桌面版的 ChatGPT，未來預期會拓展到更多平台。如果你是 ChatGPT Pro 或 Team 用戶，不妨馬上試試這個功能，相信你會愛上它。
    看更多
    ChatGPT 推出「即時錄音 + 筆記整理」新功能：會議紀錄從此不再煩人！
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    05/20 10:45

    行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
    行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色，卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點，到整理報銷資料、管理文件與應對信件，每件事都看似「小事」，但積起來卻讓人喘不過氣。
    以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點，並針對每一類任務推薦對應的AI工具，幫你提升效率、減輕壓力，讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
    一、日程安排與時間管理
    痛點：開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
    🔧 推薦工具：
    * Calendly：一鍵排會，避免反覆溝通時間
    * Motion / Reclaim.ai：自動安排最適合工作的時間段，兼顧效率與休息
    * Trevor.io：幫你把任務轉進日曆，還會主動提醒
    二、會議管理
    痛點：邊開會邊做筆記，容易漏掉重點或待辦項目
    🔧 推薦工具：
    * Otter.ai / Fireflies.ai：會議紀錄＋行動項目自動摘要
    * Zoom AI Companion：開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
    * Vowel：整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
    三、Email 管理
    痛點：郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
    🔧 推薦工具：
    * Front / Superhuman：幫你快速分類、處理、回覆信件
    * Boomerang / EmailTree AI：設定追蹤提醒、自動回應常見信件
    四、文件與合約管理
    痛點：版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
    🔧 推薦工具：
    * Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI：幫你寫、幫你改，還能依照語氣調整
    * DocuSign Gen：合約自動生成與版本管理
    * Grammarly Business：文筆更專業、品牌語調一致
    五、訪客與客戶接待
    痛點：登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
    🔧 推薦工具：
    * Envoy / Proxyclick：數位化訪客管理與登記
    * VisitorsCRM / MeisterTask：整合客戶資料與後續聯繫任務
    六、差旅與費用報銷
    痛點：出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
    🔧 推薦工具：
    * TripActions：差旅預訂最佳化
    * Expensify / Zoho Expense / Ramp：拍照即報帳，自動歸類與費用分析
    七、資料輸入與整理
    痛點：手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
    🔧 推薦工具：
    * ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur：OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
    * Zapier：自動化整合表單、雲端資料與工作流程
    八、辦公室管理
    痛點：會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
    🔧 推薦工具：
    * Managed by Q / Eden：整合型辦公空間管理
    * OfficeSpace / Skedda：智慧空間預訂系統
    九、團隊溝通與協作
    痛點：跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
    🔧 推薦工具：
    * Slack AI / Microsoft Loop：智慧訊息摘要、快速協作
    * Notion AI / Asana**：任務追蹤、知識整合一站完成
    十、AI 個人助理
    痛點：需要快速處理多樣工作，卻缺乏即時幫手
    🔧 推薦工具：
    * ChatGPT / Claude / x.ai**：從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
    🌱 如何開始導入AI工具？行政助理的實施建議
    1. 聚焦高負擔任務：先從最常加班、最花時間的工作入手
    2. 工具整合為優先：挑選能與你現有系統整合的工具
    3. 逐步導入、邊用邊學：避免一次更換太多流程
    4. 注重資料安全：選擇有良好隱私與資安機制的服務
    5.*內部培訓：給行政同仁足夠時間熟悉新工具
    ✅ 結語：讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
    AI 並不會取代行政助理，但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具，不只讓工作更快更準，也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務，成為團隊中不可或缺的核心角色。
    現在，就從一個工具開始試試看吧，升級你的行政力，從繁瑣中解放，從此事半功倍！
    看更多
    行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
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    Q: 這門課程需要具備什麼樣的知識？
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