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「文件檔案資料處理、轉換及整合工作:負責收集、整理及轉換各類文件及數據,以提升資料的可用性與存取效率。需具備熟練的資料處理技巧,熟悉文件格式轉換工具,並能有效整合來自多部門的資料。要求良好的跨部門溝通及協作能力,能確保資料的準確性與完整性。在台灣職場環境中,需了解地方法律法規及業務需求,應對快速變化的資訊技術挑戰。」
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蒲朝棟

主任

11/17 11:00

3 個細節看出部屬是否「職業倦怠」
許多主管判斷部屬「職業倦怠」的方式,通常很簡單粗暴:看他是不是常遲到、看他是不是常請假、看他的績效數字是不是一落千丈。
當然,這些都是結果。但如果等到這些狀況發生,通常就已經太晚了。身為主管的你,這時候再介入,通常只能處理「離職手續」,而不是「挽救人才」。
其實,在部屬提出辭呈之前,他們會發出許多「無聲的訊號」。高效主管的價值,就在於能提早看到這些訊號,並在部屬徹底崩潰前,主動介入。
我們來看看一位主管淑芬的經驗。
淑芬手下的部屬小李曾經是團隊裡的明星隊員。他總是充滿點子,會在會議上主動提問,交出的報告永遠超過預期,是個對職涯規劃很有想法的年輕人。
但從半年前開始,小李變了。
他的報告開始出現一些不該有的低級錯誤,會議上他總是安靜地關著鏡頭,問他意見,他只回「都可以」。
淑芬一開始很生氣,認為他是在「偷懶」,甚至私下對同事抱怨:「小李是不是找到新工作了?怎麼開始擺爛了?」
關鍵轉折點發生在季末的績效面談。
淑芬拿出數據,準備給小李一個最終警告。沒想到,小李還沒等她開口,眼淚就先掉了下來。
小李哭著說:「老闆,我不是懶,我真的不是懶...我只是覺得,我身體裡好像有一塊電池被拔掉了。 我早上醒來完全沒有動力,我連回封簡單的 Email 都要掙扎一個小時...我不知道我到底怎麼了。」
淑芬當場驚覺,她面對的不是「態度問題」,而是嚴重的「耗竭問題」。她錯了,她只看到了數字的下滑,卻錯過了人的崩潰。
小李的經驗,讓淑芬徹底改變了管理方式。她發現,部屬在職業倦怠時,不會給你一張通知單,而是會釋放出三種「無聲的崩潰訊號」:
第一種:「社交抽離型」的隱形人。 這種部屬不是直接請假,而是選擇「躲起來」。他們會從團隊的社交圈中默默退場。
細節: 以前是會議的發言者,現在變成旁聽者;群組裡只回「好」、「收到」;中午不再跟同事一起吃飯;相機永遠關著。他們不是在偷懶,他們只是在耗盡了情緒能量,必須把所有力氣都留給工作本身。
第二種:「耗竭型完美主義」的品質驟降。 這種人是最難察覺的。他們對自己的要求極高,但當他們耗盡後,就會開始「放棄檢查」。
細節: 他們交出來的報告,會有過去絕不會出現的拼寫錯誤、數據計算錯誤。最關鍵的是,當你指出來時,他們表現得毫不在乎。這種「習得性冷漠」,是職場心理中「去個人化」的表現,他們已經對工作和自己產生了抽離。
第三種:「情緒易燃」的防禦模式。 這種部屬看起來最像「有問題」。他們變得暴躁、易怒、防禦心強。
細節: 以前你給他回饋,他會感謝。現在你一提出質疑,他就立刻反駁,甚至會把話題扯到「你上次也沒說清楚」。這不是他們在跟你對抗,而是他們已經處在極度脆弱的邊緣,必須用攻擊來保護自己,防止被最後一根稻草壓垮。
職業倦怠不是部屬個人的失敗,而是管理者的失職。身為主管,你必須主動出擊。
淑芬後來學到了這三個「挽救人才」的關鍵步驟:
步驟一:改變對話目標:從「檢討產出」轉為「檢查資源」。 當你發現部屬有異狀,不要直接問:「你這個月業績怎麼回事?」你要問:「你現在手上的工作,有哪一個部分是最耗能的?」「我可以幫你把哪一個專案拿掉?」
提醒: 你的目標是讓他感受到「支持」,而不是「責備」。讓他知道你可以當他的「神隊友」。
步驟二:重新校準工作價值:將工作與「職涯規劃」連結。 部屬會倦怠,往往是因為他們覺得自己做的東西「沒有意義」。
提醒: 主管必須主動提醒他們,現在做的這件看似瑣碎的工作,未來將如何幫助他們達成職涯發展的目標。讓他們重新看到意義,才能讓電池回充。
步驟三:主管帶頭設立界線,修復團隊的「職場心理」。 許多團隊的倦怠,是從主管帶頭不休息開始的。
提醒: 主管要帶頭「正常下班」。如果必須在晚上發信,請務必使用「定時發送」功能,在早上九點發送。讓部屬知道,他們的休息權是被你這位主管所保護和尊重的。
淑芬現在的團隊,績效反而更高了。
她後來沒有解僱小李,而是幫他減輕了行政負擔,並讓他接了一個他充滿熱情的小型專案。小李慢慢恢復了元氣。
淑芬說:「以前我以為管理是看數字,現在我才知道,管理是看人。」
高效主管看的不是部屬「有沒有在忙」,而是看他們「有沒有在休息」。學會辨識並處理部屬的職業倦怠,才是穩定團隊、提升績效的終極向上管理術。
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知識貓星球

喵星人

2024/10/19

會議記錄怎麼寫:用結構化筆記法和數位工具、5個提升記錄質量的實用策略
會議記錄是每次會議中不可或缺的一部分,能夠幫助參與者回顧討論內容、決策過程以及未來的行動計劃。然而,許多人在撰寫會議記錄時常常感到困惑,不知道應該包含哪些重要信息。本文將深入探討「會議記錄怎麼寫」,提供實用的技巧和範本,幫助你快速、有效地整理出清晰明瞭的會議紀錄,讓每位參與者都能輕鬆理解。
✅1. 使用結構化筆記法
❤️PREP 法
觀點(Point):記下會議的主要觀點。
原因(Reason):支持該觀點的理由。
例子(Example):具體例子來佐證觀點。
重申(Point):再次強調主要觀點。
範例:
觀點:我們需要更換新的項目管理工具。
原因:因為目前的工具效率低下。
例子:使用新工具後,專案進度加快了30%。
重申:因此,換工具是必要的。
❤️2. 利用數位工具
❤️錄音與轉錄
使用 Zoom 或 Microsoft Teams 的錄音功能,可以在會後回顧重要內容。也可以使用像 Otter.ai 的轉錄工具,快速生成會議記錄。操作步驟:
開始會議前啟動錄音。
會後利用轉錄工具生成文字記錄。
檢查並整理出關鍵要點。
❤️3. 確定會議目的
在每次會議前,清楚定義會議目的。這樣能幫助你集中注意力,快速捕捉與目的相關的訊息。
❤️範例問題:
這次會議的主要目的是什麼?
我需要特別關注哪些主題?
❤️4. 主動參與討論
積極參與討論不僅能提升理解,也能幫助你更好地記住重要資訊。提出問題或意見,讓自己成為討論的一部分。
❤️技巧:
在會議中適時發問,例如:「這個決策的依據是什麼?」
與他人互動,確認自己的理解是否正確。
❤️5. 簡化筆記格式
使用簡單明瞭的筆記格式,如子彈點或表格,可以幫助你快速捕捉和整理資訊。避免長篇大論,專注於關鍵要素。
❤️範例格式:
新工具提案:提高效率30%>試用新工具
專案進度:須在下月完成>設定里程碑
❤️結語
總結來說,撰寫有效的會議記錄不僅能提升工作效率,還能促進團隊間的溝通與合作。透過明確的結構和關鍵內容的整理,你可以確保每位參與者都能隨時回顧會議重點。希望本文提供的技巧和範本能幫助你在未來的會議中,輕鬆寫出專業且實用的會議紀錄。
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緯育TibaMe

11/25 19:04

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