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「文件管理：負責收集、整理、儲存及檢索公司內部文件資料，以提升文件運用效率。需確保文件的完整性與安全性，並協助制定文件管理標準與流程，保障資訊流通順暢。必要技能包括優秀的組織能力、細緻的觀察力，以及良好的跨部門溝通能力，能在快節奏的工作環境中適應變化並維持高效率。熟悉文件管理系統與數位化工具，加強文件查找與存取效率，確保合規性符合當地法規。此職位面臨的挑戰包括隨著公司業務快速發展，持續更新文件管理流程以符合變化需求，並提供內部員工相關培訓以提升文書處理能力。」
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    104學習

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    05/20 10:45

    行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
    行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色，卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點，到整理報銷資料、管理文件與應對信件，每件事都看似「小事」，但積起來卻讓人喘不過氣。
    以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點，並針對每一類任務推薦對應的AI工具，幫你提升效率、減輕壓力，讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
    一、日程安排與時間管理
    痛點：開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
    🔧 推薦工具：
    * Calendly：一鍵排會，避免反覆溝通時間
    * Motion / Reclaim.ai：自動安排最適合工作的時間段，兼顧效率與休息
    * Trevor.io：幫你把任務轉進日曆，還會主動提醒
    二、會議管理
    痛點：邊開會邊做筆記，容易漏掉重點或待辦項目
    🔧 推薦工具：
    * Otter.ai / Fireflies.ai：會議紀錄＋行動項目自動摘要
    * Zoom AI Companion：開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
    * Vowel：整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
    三、Email 管理
    痛點：郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
    🔧 推薦工具：
    * Front / Superhuman：幫你快速分類、處理、回覆信件
    * Boomerang / EmailTree AI：設定追蹤提醒、自動回應常見信件
    四、文件與合約管理
    痛點：版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
    🔧 推薦工具：
    * Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI：幫你寫、幫你改，還能依照語氣調整
    * DocuSign Gen：合約自動生成與版本管理
    * Grammarly Business：文筆更專業、品牌語調一致
    五、訪客與客戶接待
    痛點：登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
    🔧 推薦工具：
    * Envoy / Proxyclick：數位化訪客管理與登記
    * VisitorsCRM / MeisterTask：整合客戶資料與後續聯繫任務
    六、差旅與費用報銷
    痛點：出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
    🔧 推薦工具：
    * TripActions：差旅預訂最佳化
    * Expensify / Zoho Expense / Ramp：拍照即報帳，自動歸類與費用分析
    七、資料輸入與整理
    痛點：手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
    🔧 推薦工具：
    * ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur：OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
    * Zapier：自動化整合表單、雲端資料與工作流程
    八、辦公室管理
    痛點：會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
    🔧 推薦工具：
    * Managed by Q / Eden：整合型辦公空間管理
    * OfficeSpace / Skedda：智慧空間預訂系統
    九、團隊溝通與協作
    痛點：跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
    🔧 推薦工具：
    * Slack AI / Microsoft Loop：智慧訊息摘要、快速協作
    * Notion AI / Asana**：任務追蹤、知識整合一站完成
    十、AI 個人助理
    痛點：需要快速處理多樣工作，卻缺乏即時幫手
    🔧 推薦工具：
    * ChatGPT / Claude / x.ai**：從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
    🌱 如何開始導入AI工具？行政助理的實施建議
    1. 聚焦高負擔任務：先從最常加班、最花時間的工作入手
    2. 工具整合為優先：挑選能與你現有系統整合的工具
    3. 逐步導入、邊用邊學：避免一次更換太多流程
    4. 注重資料安全：選擇有良好隱私與資安機制的服務
    5.*內部培訓：給行政同仁足夠時間熟悉新工具
    ✅ 結語：讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
    AI 並不會取代行政助理，但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具，不只讓工作更快更準，也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務，成為團隊中不可或缺的核心角色。
    現在，就從一個工具開始試試看吧，升級你的行政力，從繁瑣中解放，從此事半功倍！
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    行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
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    活用Office系列 (一) 職場必修！高效文書秘笈
    微軟專家--王仲麒老師親授Micorsoft Office內行人才知道的密技，不學不知道！學了效率翻倍、脫胎換骨！ 簡單幾招，繁瑣文書作業輕鬆解決，毫不費力，職場技能更升級！ 企業實戰案例分享、情境式學習，活潑生動，易學易記！讓你職場力大提升！
    緯育TibaMe
    Office 整合應用：Word、Excel、PowerPoint 跨檔案資料管理
    1. 如何在Word、Excel和PowerPoint之間有效進行數據整合和跨檔案管理。 2. 提升文件編制和報告準備的效率與質量。 3. 掌握在Office軟體間無縫轉移和更新資訊的技巧。 4. 解決實際工作中遇到的辦公室文件管理問題。 熟練運用Word、Excel、和PowerPoint進行跨檔案資料整合與管理。 學習如何在不同Office軟體間有效傳遞與更新數據。 提升文件製作與報告準備的效率與專業度。 通過案例學習實際操作，解決常見的辦公室文件管理問題。
    104人資市集
    智能文件編輯：AI和Word的整合
    1. 快速創建專業文案，如產品介紹或公司概述。 2. 進行高質量的中英文翻譯，達到專業翻譯水平。 3. 使用ChatGPT自動生成完整的文件主題、大綱和內容。 4. 學習如何設置和使用ChatGPT及其外掛功能，包括語音控制。 5. 利用AI整理PDF文件，快速提取和組織重點信息。 掌握快速創建專業文案和翻譯的AI技術。 學習如何使用ChatGPT來自動生成文件主題、大綱和內容。 設定和利用ChatGPT及其相關擴充功能來提高文件處理效率。 使用AI技術進行PDF文件整理和資訊摘要。
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    PM好同學
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    Trulli Wu

    產品經理

    05/06 13:53

    資訊整理太崩潰？NotebookLM：AI助你快速分析文件、影片，工作效率飆升！
    身為每天在資訊大海中奮鬥的工作者和努力想在職涯中發光發熱的求職者，你是不是常常覺得腦袋不夠用，資訊太多理不清？別擔心，今天就來介紹一個超酷的秘密武器「Notebooklm」，保證讓你眼睛一亮！
    想像一下，你正在準備一份重要的工作報告，手邊堆滿了各式各樣的文件、網頁、還有會議記錄。或是你正在為夢寐以求的工作做準備，瀏覽了無數的職位描述和產業分析。這時候，是不是常常覺得腦袋快要爆炸，不知道從何下手？
    Notebooklm就像是你的專屬「智慧筆記本」，它能幫你整理、分析各種你餵給它的資料，而且還能像個聰明的小助手一樣，回答你的問題、幫你找出重點、甚至激發你的新想法！
    簡單來說，Notebooklm就是一個搭載了AI技術的筆記工具，它可以讀懂你上傳的各種文件（像是PDF、Google 文件等等），然後跟你針對這些內容進行「對話」。
    【Notebooklm能為你做什麼？超實用功能大公開！🤩】
    對於忙碌的工作者和積極的求職者來說，Notebooklm簡直是神助攻！看看它能提供哪些超棒的應用：
    🎯 工作效率 UP！UP！UP！
    快速掌握文件重點： 不用再埋首苦讀厚厚的文件，Notebooklm可以快速幫你摘要重點，節省你寶貴的時間。
    輕鬆分析大量資料： 面對多份報告、研究資料，Notebooklm能幫你找出不同文件之間的關聯性，讓你洞察全局。
    提升報告撰寫效率： 在撰寫報告時，你可以隨時向Notebooklm提問，例如：「這份資料中關於市場趨勢的部分有哪些？」、「根據這幾份文件，我們可以得出什麼結論？」，讓你的報告更有深度和說服力。
    會議記錄聰明整理： 上傳會議記錄，讓Notebooklm幫你整理出重要的決策、待辦事項和討論重點，再也不怕漏掉重要資訊。
    💪 求職準備更Easy！
    深入研究職位描述： 上傳多份你感興趣的職位描述，詢問Notebooklm不同公司對於相同職位的要求有哪些異同，幫助你更精準地準備履歷和面試。
    了解產業趨勢： 上傳產業分析報告或新聞文章，讓Notebooklm幫你歸納出關鍵的發展趨勢，讓你對產業有更深入的了解，在面試時展現專業度。
    準備面試問答： 將你準備的面試問題和相關資料餵給Notebooklm，它可以幫助你組織更清晰、更有條理的回答。
    個人品牌塑造： 分析你的履歷、作品集和經歷，讓Notebooklm幫你找出你的獨特優勢和亮點，協助你打造更具吸引力的個人品牌。
    【Notebooklm怎麼這麼聰明？🧠】
    Notebooklm之所以能做到這些，背後靠的是強大的AI技術。它能夠理解你上傳的文字內容，分析其中的語義和關聯，然後根據你的提問，提供有用的資訊和見解。就像你有了一個隨時可以請教的聰明助理！
    🚀 立即體驗Notebooklm，讓你的工作和求職之路更順暢！
    Notebooklm目前還在不斷進化中，未來肯定會推出更多更強大的功能，絕對值得你搶先體驗！趕快把它加入你的工作和求職工具箱吧，讓它成為你提升效率、脫穎而出的秘密武器！
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    09/30 13:26

    2025.9月證照排行榜：AWS、AI認證引領職場新趨勢
    104學習近一個月用戶數據顯示，AWS雲端認證、AI人工智慧證照成為求職轉職及提升職場競爭力熱門首選。從基礎級的雲端從業人員到進階的解決方案架構師，再到新興的Gemini認證與生成式AI課程，科技類證照需求大幅領先傳統會計、多益等證照，反映企業對數位人才的迫切需求。
    ❇️Top1 AWS 認證的雲端從業人員-基礎級認證
    通過率約為70%，此級別對於初學者友好，專門為對雲端相對陌生，且可能沒有資訊科技 (IT) 背景的考生而設計，本考試旨在幫助銷售、行銷、產品或專案管理等業務線的角色取得對 AWS 雲端的基本了解。
    ❇️Top2 AWS 認證的人工智慧從業人員-基礎級認證
    此認證專為 AI 領域初學者設計，適合行銷、產品管理、教育等非技術職位者。考試內容包括機器學習、生成式 AI、倫理與應用場景，通過率約 65%
    ❇️Top3 Gemini 認證教師證書
    專為教育工作者設計，證明持有人具備Gemini相關教學能力及專業，推動數位學習與課程設計。
    ❇️Top4 AWS 認證的解決方案架構師-助理級認證
    適合具備一年以上 AWS 使用經驗者，聚焦成本與效能最佳化設計。無需程式實作背景，是雲端架構職涯的重要跳板。
    ❇️Top5 生成式AI課程認證
    目標是讓學習者掌握生成式AI的基礎概念、實際應用及工具操作能力。內容包括大型語言模型（LLM）、生成式AI如何提升工作效率，以及Google Cloud的相關技術應用。
    ❇️Top6 公共工程品質管理人員 ↗️面試邀約提升：約 3倍
    凡參與公共工程，需擔任品管人員（如施工、監造、管理等工程從業人員），都必須參加由工程會或其委託訓練機構舉辦的公共工程品質管理訓練課程，並取得結業證書。
    ❇️Top7 丙級會計事務技術士 ↗️面試邀約提升：1.4倍
    ▶️【點我免費做模擬測驗】
    中小企業與事務所普遍需求的財會基礎證照，內容包含帳務處理、報表編製與基本稅務實務。適合準備從事會計助理、出納、財務行政等工作的求職者。根據2023年（民國112年）勞動部資料，該證照通過率為52.6%。
    ❇️Top8 AWS認證的開發人員-助理級認證
    適合具備一年以上程式開發經驗者，考核使用 AWS 服務進行應用程式開發與部署能力，是雲端工程師與後端開發者提升職場競爭力的重要認證。
    ❇️Top9 TOEIC (多益測驗)
    ▶️【點我免費做模擬測驗】https://nabi.104.com.tw/assess/toeic/
    多益成績已成為企業判斷求職者英語能力的標準，特別是外商公司。建議考取750分以上，若能獲得金色證書（860分以上），更能在職場競爭中脫穎而出。尤其對有志於外商企業、跨國集團或海外派駐的人才而言，TOEIC成績更是履歷的重要加分項。
    ❇️Top10 丙級電腦軟體應用技術士
    行政助理、文書處理等職位的重要加分證照，通過率近六成。報考資格：年滿15歲或國民中學畢業即可報考。
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