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「電話諮詢：負責提供客戶友好的電話諮詢服務，解答客戶疑問並提供相關建議，進而提升客戶滿意度與信任度。主要目標為增加產品或服務的銷售機會以及維護良好的客戶關係。必要的技能要求包括優秀的溝通技巧、積極傾聽能力以及解決問題的能力，能有效跨部門協作以滿足客戶需求。此角色需面對快速變化的市場環境，適應台灣商業文化的重視關係建立，並能在高壓工作情境中維持良好的應對能力。」
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    05/20 10:45

    行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
    行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色，卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點，到整理報銷資料、管理文件與應對信件，每件事都看似「小事」，但積起來卻讓人喘不過氣。
    以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點，並針對每一類任務推薦對應的AI工具，幫你提升效率、減輕壓力，讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
    一、日程安排與時間管理
    痛點：開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
    🔧 推薦工具：
    * Calendly：一鍵排會，避免反覆溝通時間
    * Motion / Reclaim.ai：自動安排最適合工作的時間段，兼顧效率與休息
    * Trevor.io：幫你把任務轉進日曆，還會主動提醒
    二、會議管理
    痛點：邊開會邊做筆記，容易漏掉重點或待辦項目
    🔧 推薦工具：
    * Otter.ai / Fireflies.ai：會議紀錄＋行動項目自動摘要
    * Zoom AI Companion：開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
    * Vowel：整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
    三、Email 管理
    痛點：郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
    🔧 推薦工具：
    * Front / Superhuman：幫你快速分類、處理、回覆信件
    * Boomerang / EmailTree AI：設定追蹤提醒、自動回應常見信件
    四、文件與合約管理
    痛點：版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
    🔧 推薦工具：
    * Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI：幫你寫、幫你改，還能依照語氣調整
    * DocuSign Gen：合約自動生成與版本管理
    * Grammarly Business：文筆更專業、品牌語調一致
    五、訪客與客戶接待
    痛點：登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
    🔧 推薦工具：
    * Envoy / Proxyclick：數位化訪客管理與登記
    * VisitorsCRM / MeisterTask：整合客戶資料與後續聯繫任務
    六、差旅與費用報銷
    痛點：出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
    🔧 推薦工具：
    * TripActions：差旅預訂最佳化
    * Expensify / Zoho Expense / Ramp：拍照即報帳，自動歸類與費用分析
    七、資料輸入與整理
    痛點：手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
    🔧 推薦工具：
    * ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur：OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
    * Zapier：自動化整合表單、雲端資料與工作流程
    八、辦公室管理
    痛點：會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
    🔧 推薦工具：
    * Managed by Q / Eden：整合型辦公空間管理
    * OfficeSpace / Skedda：智慧空間預訂系統
    九、團隊溝通與協作
    痛點：跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
    🔧 推薦工具：
    * Slack AI / Microsoft Loop：智慧訊息摘要、快速協作
    * Notion AI / Asana**：任務追蹤、知識整合一站完成
    十、AI 個人助理
    痛點：需要快速處理多樣工作，卻缺乏即時幫手
    🔧 推薦工具：
    * ChatGPT / Claude / x.ai**：從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
    🌱 如何開始導入AI工具？行政助理的實施建議
    1. 聚焦高負擔任務：先從最常加班、最花時間的工作入手
    2. 工具整合為優先：挑選能與你現有系統整合的工具
    3. 逐步導入、邊用邊學：避免一次更換太多流程
    4. 注重資料安全：選擇有良好隱私與資安機制的服務
    5.*內部培訓：給行政同仁足夠時間熟悉新工具
    ✅ 結語：讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
    AI 並不會取代行政助理，但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具，不只讓工作更快更準，也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務，成為團隊中不可或缺的核心角色。
    現在，就從一個工具開始試試看吧，升級你的行政力，從繁瑣中解放，從此事半功倍！
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    行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放
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    ．學習引起客戶興趣的措詞方式，呈現專業的形象 ．瞭解運用聲音銷售的重要性 ．學習陌生電訪的關鍵技巧，以運用於銷售活動中 【線上課程-企業購買方式】 1.想用「最低成本」讓全公司同仁學習：請參考特約企業會員年度訂閱方案 (可任選五堂線上課，每堂課企業全員一年內不限次數觀看！歡迎免費申請試閱) 2.想以「授權」方式放入公司學習平台：請填寫課程諮詢單 3.想以 「團購」方式購買特定人數課程：請填寫團購表單 『您好，我這裡是XXX，請問貴公司需要XXX服務嗎？』像這樣開門見山的陌生電話行銷方式，得到對方回應是：『不需要』、『我很忙』被掛電話的情況屢見不鮮。 本課程以生動活潑的課程案例，為您示範如何掌握關鍵的一分鐘，運用有效的電話行銷技巧，開啟與客戶對話的時機，並透過陌生電訪關鍵六步驟，確實掌握準客戶的需求，提高成功約訪的達成率。
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    2024/05/13

    英文打招呼千百種，要表現出禮貌和專業的方式，你都懂了嗎？1/2
    英語正式、非正式打招呼用語取決於使用的場合和對象。大多數商務工作場合中使用正式的問候語，但更多時候使用輕鬆的方式和語氣開啟對話，反而更讓人覺得親切、友善。不過，若有人以正式的問候語和你交談，使用正式的回覆為一種基本禮儀喔。以下我們來看看常見非正式英語招呼語有哪些：
    「WHAT'S UP?」，「WHAT'S NEW?」，「WHAT'S GOING ON? 」字面上的意思就是"發生了什麼事?" 為常見口語打招呼的用法，與「Hello」的意思大致相同但通常使用在親朋好友之間，常見的禮貌性回答為：「Alright」，「Okay」，「Not Much」或直接使用「What' s up?」作為回覆。
    「HELLO」，「HI」，「HEY」大概就是中文裡的嗨，你好。「Hello」，「HI」為英語中最常見的招呼方式。你也可以用「Hey」但「Hey」多使用在認識或已經見過面的人。如果打招呼的對象是男性，你可以使用 「Hey man」。「Hey」也可以用來喚起別人的注意。例如：走在路上與朋友不期而遇，可以使用「Hey」做為招呼語。若不知道要說什麼，「HELLO」，「HI」為接受度最高的問候語，同時也可以作為回覆語喔。
    「HOW ARE YOU?」你好嗎？是一個比較正式有禮貌的打招呼方式，可以使用在多數正式、或非正式的場合。常見的回答是 「I am good, and you?」（我很好，你呢？）「HOW ARE YOU DOING?」 則是另一個接近但較為口語，且親切的打招呼的用法，代表你關心對方現在/當下的狀態，並渴望對方的回答並開啟對話。常見的回答是「It's going well」，「I'm doing well」（一切順利，我很好。）
    「HOW'S YOUR DAY?」，「HOW'S YOUR DAY GOING? 」你今天過的好嗎？與「How are you?」的意思大致相同，但更著重於: (今天)這段時間，你過的好嗎?。例如：如果是下午使用 「How's your day? 」指的是今天一整天，到下午雙方見面的這個時間點，這段時間，你過的好嗎。常見簡單回答是「It's going well」，「Fine」，「Good」，「Alright」，「Not Bad」。
    「GOOD TO SEE YOU」，「NICE TO SEE YOU」很高興見到你。常用於同事或親朋好友之間，為表示雙方已有一段時間未見面的招呼語用法。
    更多的英語招呼語未完待續…
    ITI迎賓英語課程資訊請參考: https://events.taiwantrade.com/ITIeMasterSWS
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    Q: 完成課程後，是否會提供相關證明？
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