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05/20 10:45

行政助理工作大升級！10類AI工具幫你從繁瑣中解放

行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色，卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點，到整理報銷資料、管理文件與應對信件，每件事都看似「小事」，但積起來卻讓人喘不過氣。

以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點，並針對每一類任務推薦對應的AI工具，幫你提升效率、減輕壓力，讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。

一、日程安排與時間管理

痛點：開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**

🔧 推薦工具：

* Calendly：一鍵排會，避免反覆溝通時間

* Motion / Reclaim.ai：自動安排最適合工作的時間段，兼顧效率與休息

* Trevor.io：幫你把任務轉進日曆，還會主動提醒

二、會議管理

痛點：邊開會邊做筆記，容易漏掉重點或待辦項目

🔧 推薦工具：

* Otter.ai / Fireflies.ai：會議紀錄＋行動項目自動摘要

* Zoom AI Companion：開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒

* Vowel：整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身

三、Email 管理

痛點：郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**

🔧 推薦工具：

* Front / Superhuman：幫你快速分類、處理、回覆信件

* Boomerang / EmailTree AI：設定追蹤提醒、自動回應常見信件

四、文件與合約管理

痛點：版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣

🔧 推薦工具：

* Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI：幫你寫、幫你改，還能依照語氣調整

* DocuSign Gen：合約自動生成與版本管理

* Grammarly Business：文筆更專業、品牌語調一致

五、訪客與客戶接待

痛點：登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢

🔧 推薦工具：

* Envoy / Proxyclick：數位化訪客管理與登記

* VisitorsCRM / MeisterTask：整合客戶資料與後續聯繫任務

六、差旅與費用報銷

痛點：出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂

🔧 推薦工具：

* TripActions：差旅預訂最佳化

* Expensify / Zoho Expense / Ramp：拍照即報帳，自動歸類與費用分析

七、資料輸入與整理

痛點：手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一

🔧 推薦工具：

* ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur：OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成

* Zapier：自動化整合表單、雲端資料與工作流程

八、辦公室管理

痛點：會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤

🔧 推薦工具：

* Managed by Q / Eden：整合型辦公空間管理

* OfficeSpace / Skedda：智慧空間預訂系統

九、團隊溝通與協作

痛點：跨部門溝通不順、任務追蹤效率低

🔧 推薦工具：

* Slack AI / Microsoft Loop：智慧訊息摘要、快速協作

* Notion AI / Asana**：任務追蹤、知識整合一站完成

十、AI 個人助理

痛點：需要快速處理多樣工作，卻缺乏即時幫手

🔧 推薦工具：

* ChatGPT / Claude / x.ai**：從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行

🌱 如何開始導入AI工具？行政助理的實施建議

1. 聚焦高負擔任務：先從最常加班、最花時間的工作入手

2. 工具整合為優先：挑選能與你現有系統整合的工具

3. 逐步導入、邊用邊學：避免一次更換太多流程

4. 注重資料安全：選擇有良好隱私與資安機制的服務

5.*內部培訓：給行政同仁足夠時間熟悉新工具

✅ 結語：讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴

AI 並不會取代行政助理，但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具，不只讓工作更快更準，也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務，成為團隊中不可或缺的核心角色。

現在，就從一個工具開始試試看吧，升級你的行政力，從繁瑣中解放，從此事半功倍！

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2024/05/13

英文打招呼千百種，要表現出禮貌和專業的方式，你都懂了嗎？1/2

英語正式、非正式打招呼用語取決於使用的場合和對象。大多數商務工作場合中使用正式的問候語，但更多時候使用輕鬆的方式和語氣開啟對話，反而更讓人覺得親切、友善。不過，若有人以正式的問候語和你交談，使用正式的回覆為一種基本禮儀喔。以下我們來看看常見非正式英語招呼語有哪些：

「WHAT'S UP?」，「WHAT'S NEW?」，「WHAT'S GOING ON? 」字面上的意思就是"發生了什麼事?" 為常見口語打招呼的用法，與「Hello」的意思大致相同但通常使用在親朋好友之間，常見的禮貌性回答為：「Alright」，「Okay」，「Not Much」或直接使用「What' s up?」作為回覆。

「HELLO」，「HI」，「HEY」大概就是中文裡的嗨，你好。「Hello」，「HI」為英語中最常見的招呼方式。你也可以用「Hey」但「Hey」多使用在認識或已經見過面的人。如果打招呼的對象是男性，你可以使用「Hey man」。「Hey」也可以用來喚起別人的注意。例如：走在路上與朋友不期而遇，可以使用「Hey」做為招呼語。若不知道要說什麼，「HELLO」，「HI」為接受度最高的問候語，同時也可以作為回覆語喔。

「HOW ARE YOU?」你好嗎？是一個比較正式有禮貌的打招呼方式，可以使用在多數正式、或非正式的場合。常見的回答是「I am good, and you?」（我很好，你呢？）「HOW ARE YOU DOING?」則是另一個接近但較為口語，且親切的打招呼的用法，代表你關心對方現在/當下的狀態，並渴望對方的回答並開啟對話。常見的回答是「It's going well」，「I'm doing well」（一切順利，我很好。）

「HOW'S YOUR DAY?」，「HOW'S YOUR DAY GOING? 」你今天過的好嗎？與「How are you?」的意思大致相同，但更著重於: (今天)這段時間，你過的好嗎?。例如：如果是下午使用「How's your day? 」指的是今天一整天，到下午雙方見面的這個時間點，這段時間，你過的好嗎。常見簡單回答是「It's going well」，「Fine」，「Good」，「Alright」，「Not Bad」。

「GOOD TO SEE YOU」，「NICE TO SEE YOU」很高興見到你。常用於同事或親朋好友之間，為表示雙方已有一段時間未見面的招呼語用法。

更多的英語招呼語未完待續…

ITI迎賓英語課程資訊請參考: https://events.taiwantrade.com/ITIeMasterSWS