從預防到應對，客訴處理與顧客黏著度提升策略【09/09】台中場
104學習
接聽電話
這項技能代表能有效且禮貌地與來電者溝通，展現專業形象，並迅速掌握對方需求。具備清晰表達與傾聽能力，能準確記錄重要資訊，避免誤會或遺漏。良好的語氣與態度有助於建立信任，提升公司形象與客戶滿意度。在多任務環境下保持專注，快速反應問題，提升工作效率。總結來說，這是一項基本但關鍵的溝通技巧，對內部協調與外部服務都非常重要。
提升你的實力，朝專業更進一步
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有線電話作業員
有線電話作業員證照旨在評估持證人對有線電話系統安裝、維護及故障排除的專業能力，確保其具備相關技術知識與實務操作技能。持有此證照者能熟悉有線通信設備的組裝、線路配置及安全規範，能有效處理通訊系統問題，提升工作效率與服務品質，符合電信產業職場需求。
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進階客戶服務(PCS)證照專注於提升專業客服人員的溝通技巧與問題解決能力，強化客戶關係管理及服務品質。持有此證照者具備有效處理客戶需求與抱怨的能力，能運用多元溝通工具提升客戶滿意度，並熟悉服務流程優化與團隊協作，適用於各行各業的客服相關職務，助力職場競爭力提升。
尚未查核發照單位
網際網路及行動通訊
網際網路及行動通訊證照專注於網路技術與行動通訊系統的基礎知識與應用，涵蓋網路架構、協定、資料傳輸、安全防護及行動通訊技術等。取得此證照者具備設計、管理及維護網路系統的能力，能有效處理網路故障並確保通訊品質，適用於資訊科技、電信及相關產業，提升職場競爭力與專業技能。
財團法人中華民國電腦技能基金會
個人指導員
個人指導員證照旨在培養具備專業諮詢與指導能力的人才，能有效協助個人進行職涯規劃、技能提升及心理調適，促進其職場適應與發展。持證者熟悉職涯理論與輔導技巧，能針對不同需求提供客製化建議與支持，提升個人競爭力與就業成功率。此證照適用於教育、就業服務及人力資源等相關領域，具備良好的溝通協調能力與問題解決能力，是職涯輔導與個人發展指導的重要專業資格。
美國肌力與體能訓練協會(NSCA)
DSCRMA流通服務與顧客關係管理分析師
服務業已佔國內生產總額的七成，其中各式商品的流通服務又佔服務業總額的大宗，因此，具備流通經營管理能力的實務人才，將是未來市場的熱門需求之一。
本檢定培訓（流通服務與顧客關係管理分析師-證照班），期望達成以下目標：
•結合理論與實務培養務實致用的流通經營第一線管理人才
•促進流通服務與顧客關係管理之應用學習
•協助流通e化人才的職能培育推廣
•培訓通過證照檢定考試。
本證照學科從『流通經營基礎』到『顧客關係管理』並結合科技應用工具，如POS系統、CRM系統等，藉由顧客消費分析(例如：消費頻率、客單價、商品組合分析等)，更精準地設計市場產品行銷策略，改善顧客消費經驗，結合優質服務，以因應市場的快速變動讓顧客滿意，提高市佔率與顧客忠誠度。
盈豐資訊科技有限公司
EIEPT國際禮儀初階能力檢定
近年來台灣產業重心由工商業逐漸著重在觀光與服務業，而近年來技職體系孩子們大多畢業以後更是高達五成從事服務業，服務業的行業別包羅萬象，而禮貌、禮儀是面對客戶所展現的第一個專業面向，特別是針對觀光餐飲業者的服務產業，面對的不只是台灣客人，更有機會接觸來自世界各地的觀光客，這時，國際禮儀的重要就被顯出來，而推行國際服務禮儀全民性更顯重要。
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精選貼文，掌握第一手知識
談合作陷入僵局怎麼辦？律師實戰：面對面協商，勝過無數電話與郵件
談判一直沒進展，陷入僵局怎麼辦？作者具備多年律師執業與培訓經驗，提醒過度依賴電話與Email容易造成誤解、拉長溝通成本。想要突破僵局、建立信任，一次面對面協商往往比無數封郵件更有效，甚至能逆轉談判結果。本文節錄自《50個問題為自己爭取更多》。
文／史蒂夫．巴畢茨基, 吉姆．曼桂威提
因為差旅會耗費時間與費用，所以現代人愈來愈不喜歡面對面協商，如今我們的許多協商都是透過電話或電子郵件進行的。這麼做或許比較方便，但是透過電話或電子郵件取得的結果，往往無法盡如預期。理由很簡單：電話及電子郵件協商容易導致誤解，因為你無法看見對方臉部的表情，也無法正確判斷對方的語氣。更重要的是，我們很難透過電話及電子郵件，和協商對象建立起穩固的人際關係。
直率地問協商對象願不願意見個面，將有助於你獲得正面的協商結果。如果你的協商對象同意碰面，就我們的經驗來說，當面協商所能獲得的效益會大很多。
面對面協商的好處包括：
有時間了解對方，包括對方喜歡什麼、不喜歡什麼，對方的興趣、需求及期望等（例如，什麼事情能打動對方）。
面對面能更有效地和你的協商對象建立關係。
能夠看到對方的臉部表情極為重要。例如，對方是否不自覺地點頭表示贊同，或搖頭表示不以為然？
你的協商對象是否因為趕時間而頻頻看錶，還是一派冷靜、輕鬆，看起來絲毫沒有時間壓力？
善於察言觀色的協商者，可以透過肢體語言了解對方真正的想法。比如對方是否嘴裡這麼說，肢體語言卻透露出截然不同的訊息？
對方為協商準備的檔案有多大？是大如手風琴般的檔案夾，或只是區區十幾、二十頁文件的卷宗夾？檔案大顯示對方全力投入要和你達成協議，不會輕易讓機會溜走。
從對方的表情和舉止、何時記筆記，可以解讀出他真正的想法。尤其是談到特定問題時，對方是否突然拿起筆來？
當被問及「能不能碰個面，當面聊聊？」時，對方的腦中會閃過以下幾點想法：
這場協商對我是否重要到需要親自碰面？
我應該請他來我辦公室，還是到他的辦公室？或乾脆選在一個中立的地方？
我們要談多久？一兩個小時夠嗎？或是需要一整天、甚至更長的時間？
面對面對於推動協商進度的幫助，是否大到足以彌補面對面開會所耗去的時間與費用？
如果我婉拒碰面，對方會怎麼看待？是否可能危及這場協商？
以下是我們的幾個親身經歷，在這些例子裡，我們因為問出這個簡單的問題，徹底改變了原本沒什麼進展的協商。
多年前，我們聯繫一家有結盟關係的公司。我們寄了一封信問他們，是否願意轉售我們公司出版的書籍給他們的客戶，營收對分。這是相當合理的提議，因為對方無須負擔任何成本，卻可以為自己及我們帶來重大利潤。
我們得到的回應是：抱歉，我們沒有興趣。
後續幾個月，我打了幾通電話，試著說明這項提案的好處。該公司斷然拒絕這項提案。在遭到幾次回絕之後，我打電話問：「能不能碰個面，當面聊聊？」對方勉強同意，但是希望我們能飛五百哩遠，到他們辦公室見面。
我們在一家挺不錯的鄉村俱樂部見到我們聯繫的那位女士，並且共進午餐。席間，我們聊自己的小孩、也聊她的小孩；聊我們的狗、也聊她的狗；我們聊為人父母的艱辛、大學學費、身為祖父母是什麼感受，也聊我們共同造訪過的地方。那頓午餐「會議」超過兩個小時之久，期間，對方順帶提及一本絕版的童書《鈕扣國》（The Land of Lost Buttons，作者為西卷茅子），她想要找來送給她的孫子當生日禮物。我們聊了許多其他事情，這頓午餐相當愉快。
回到辦公室，同事們問起：「你們談妥了嗎？」當我們告訴合夥人，從頭到尾，我們都沒有和那位女士談到任何有關生意的事情時，他們完全無法置信。
「你們是說，你們花了一整天，外加六百元的差旅費，卻沒有切入正題。真是令人難以置信啊！」他們說。
我們告訴合夥人，如果他們想要成交這筆生意，只需要做一件事，就是把那本絕版了三十年的童書《鈕扣國》找出來！
我們找到那本書，並寄給那位一起共進午餐的女士，還附上一封信，信裡寫著：「我們經常面對困難；化不可能為可能，只不過需要多加把勁。」幾天後，我們接到對方感激的電話告訴我們，這是有生以來，別人為她做過最貼心的一件事。不久之後，我們又接到第二通電話，告知在那位女士積極幫我們向公司爭取後，他們公司願意立即開始轉售我們的書籍。這項合作關係一直持續至今，並為雙方公司帶來豐厚的利潤。
另一個更近期的例子是，我們開始對一家合作多年的廠商感到憂心。不久前，我們剛拓展了公司的業務範疇，該廠商負責幫我們設計客製化的網站。我們約聘他們幫公司重新架設官網及電子商務平台，這是一項極為重要的任務。不料，專案進度嚴重落後，更糟的是，該廠商負責與我們聯繫的窗口不回我們電話，理由是除了他個人因素外，還有其他案子得處理。我們既沮喪又生氣，實在難以忍受這樣的服務水準。
總而言之，彼此的關係瀕臨臨界點，解約是我們的選項之一。然而，這麼做肯定會延遲新網站上線的時間，後果將頗為嚴重。但從另一方面來說，我們完全無法繼續忍受這種糟糕的客服。我們意識到，要讓對方充分理解我們的感受，光靠電子郵件或電話已不足以達成效果。因此，我們發了一封電子郵件問對方可否見個面，他們同意了。會議上，我們和廠商老闆面對面，解釋整個情況。我們稱讚他們過去的表現，強調這是那名員工的個人問題，但也清楚表達我們期望的服務標準是：準時完成、回覆顧客的要求。我們的聯絡人感到不好意思，也非常感謝我們前來跟他見面。他表示這種情況再也不會發生了，後來也的確如此。我們提議面對面開會，為雙方省下許多時間與金錢。
你或許會問，如果你的協商對象婉拒見面，又該如何？得到這樣簡潔有力的拒絕並沒有什麼不好，如果對方不願意和你面對面開會，你就知道自己不該和哪些人繼續做生意，而哪些人並沒有真正投入專案。如果他們確實有無法見面的正當理由，那麼提出和對方親自見個面的請求，自然也不會影響或危及彼此的合作關係。
節錄自：時報出版《50個問題為自己爭取更多：從電信費率到談判桌（長銷15週年雙贏版）》／史蒂夫．巴畢茨基, 吉姆．曼桂威提 著
應徵公司來電沒接到怎麼辦？5個求職者最想知道的解答
錯過企業來電會被黑掉嗎？該不該回撥？可能是詐騙嗎？《104職場力》整理了5個求職者碰到未接來電常見的問題及應對方法，從回電話術到通知設定一次搞定！
文／《104職場力》
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Q1. 沒接到人資電話會「黑掉」嗎？Q2. 該怎麼正確回電才有禮貌？Q3. 如果打回去都沒人接該怎麼辦？Q4. 求職者如何預防錯過重要來電？Q5. 想回撥電話又擔心是詐騙怎麼辦？
你是否也曾發生這種情況：忙到一個段落，發現手機有一通陌生來電，竟是這兩天投遞過履歷的公司，瞬間心涼了一半，開始緊張焦慮並腦補「我是不是被列入黑名單了？還可以回電嗎？如果是詐騙怎麼辦？」等各種小劇場，別擔心，這篇文章列出5個求職者最常見的疑問，並提供最適當的處理方式，讓你錯過來電也不心慌。
Q1. 沒接到人資電話會「黑掉」嗎？
錯過來電真的這麼嚴重嗎？很多求職者會擔心：「我是不是會被貼上標籤？」或者「就此錯過了面試機會？」
其實，不少企業人資都知道求職者不一定能隨時接電話，尤其是在上班時間或搭乘交通工具時，除非是重複多次聯繫未果，或求職者回應態度消極，否則單次錯過來電其實不至於黑掉。
形象好壞的關鍵反而在於「後續的補救與態度」，如果求職者能及時主動回覆、表現出誠意，反而會讓人留下好印象。反之，完全無聲無息才容易讓人誤會你對職缺沒興趣或是不上心。
因此，當發現投遞履歷企業的未接來電時，請一定要主動回覆！
Q2. 該怎麼正確回電才有禮貌？
承上題，展現積極態度不只要「主動回電」，而且要回得有禮貌、有重點，良好的電話禮儀絕對有加分效果。
回撥電話可能有以下兩種狀況：
直接由聯絡你的用人主管或人資接起（通常是小型公司）
需要撥打分機或者由總機接聽（一定規模以上的企業通常需要轉接）
但無論如何，接通時簡短說明自己是誰、應徵什麼部門職位、為何回電，並保持禮貌態度，是最安全的開場方式。
可以參考以下回電話術：
→「您好，我是OOO，稍早有貴公司的未接來電，不曉得是否與我應徵的O部門OO職缺有關？想麻煩您協助確認，謝謝！」
（當對方就是聯繫你的人資或用人主管）
→「您好，不好意思當時沒能接到電話，請問現在方便說話嗎？或者我待會再聯繫您？」（通常後續會直接進入正題，或者告知稍晚聯繫時間）
（當對方是總機，會協助確認請你稍後）
→「好的麻煩您了！謝謝」
通話主題結束後，如果未來還有聯繫的機會，可以先主動告知自己較方便接電話的時間點／聯繫方式，展現積極度之餘，也能避免漏接電話的狀況重複上演。
→「如果之後還有需要聯繫我，平日中午12點到1點或晚上6點以後會比較方便接電話；也可以透過Email或Line通知我，我看到後會盡快回覆或回撥電話，再麻煩您了，謝謝！」
Q3. 如果打回去都沒人接該怎麼辦？
回電如果沒人接聽要繼續打嗎？第二通隔多久打比較好？反覆撥打會不會反而扣分？
其實不必驚慌，若首次回電對方沒接，可以隔30分鐘到1小時再撥一次。如果連續兩次都沒人接聽或通話中，建議可改用104平台傳送訊息或Email回覆，等人資或主管忙完後查看。
訊息的內容基本上和通話內容差不多，需提到自己是誰、應徵什麼部門職位、為何寫信，以及直接附上可聯絡的時段及方式（避免企業回電又再次錯過）。若是使用104平台傳訊息會更單純，因對話框已有應徵者的資訊及應徵職務名，因此只要簡短說明傳訊來意並提供聯絡時段和方式即可。
信件或簡訊內容可以這樣寫：
→「您好，我是XXX，稍早看到貴公司的來電，剛剛回電但無人接聽，不曉得是否與我應徵的OO部門OO職缺有關？如果方便的話，請於平日中午12點至1點或晚上6點後與我通話聯繫，或透過此Email／104平台留下訊息，我會盡快回覆，謝謝您！」
如果是透過104求職平台傳送訊息，可以簡化為：
→「您好，看到貴司稍早來電，已致電回覆但未接通。不曉得您是否方便使用訊息與我聯繫？或於晚上6點來電？謝謝您！」
雖然雙方都錯過來電，但主動留下訊息讓對方知道你有心處理，也會讓企業更願意盡快與你聯絡。
Q4. 求職者如何預防錯過重要來電？
錯過電話的焦慮，其實可以事先預防。如果有求職打算，已經開放履歷甚至主動投遞職缺者，做好幾個小設定，就能大幅提升接通率，也讓企業更容易聯繫到你：
✅ 事先提供資訊，提升企業的接洽默契
可事先在104履歷上補充「建議聯絡時段」，例如：「平日中午12:00-13:00或晚上18:00後較方便通話」。
若有兩支門號的求職者，建議統一留下主要聯絡號碼即可，避免混淆或漏接。
直接將方便聯繫的時段錄進手機語音信箱，這樣即使錯過來電，對方也知道何時再撥更合適，避免二次錯過。
✅ 開啟通知與鈴聲，讓機會不再靜悄悄
將手機從靜音改為震動或鈴聲模式，特別是在白天工作時段。
定期查看是否有未接來電，避免錯過回電機會太久。
開啟104求職平台的通知提醒，即時掌握人資的邀約或通話請求。
✅ 強化來電識別，減少因猶豫而錯過的機率
將投遞履歷的公司電話預先存入聯絡人，設定專屬鈴聲或顯示名稱，增加辨識度。
安裝來電辨識App，協助快速判斷來電是哪家企業，以便快速接聽並做好準備。
Q5. 想回撥電話又擔心是詐騙怎麼辦？
求職旺季也是詐騙旺季！確實有些詐騙會冒充公司人資來電，尤其是以「先匯保證金」、「幫忙收款」、「面試需下載不明App」等理由來誘騙個資或金錢。
因此碰到陌生未接來電，若要回撥請特別留意：
該電話是否在你應徵過的公司列表中？若完全沒印象，就要先提高警覺。
公司電話是否為一般市話（例如02開頭），若是+886或海外號碼請提高警覺。
要求提供過度機密的個人資料，或堅持LINE聯繫、立即轉帳等，請提高警覺。
萬一通話中懷疑對方身分，可以藉故中斷，並立即上該公司官網、104企業頁面比對聯絡方式，或是直接透過104求職平台發訊息與企業進行確認，以降低被騙風險。
錯過一通來電，並不等於錯過一份工作，真正讓企業留下好印象的，是你能否冷靜應對、展現主動回覆與良好溝通的能力。從回電話的語氣、補救的訊息內容，到事前的聯絡準備與風險意識，這些都是求職路上「被看見」的重要關鍵，希望下一次當手機響起，或是看到未接來電時，大家都已做好萬全準備！
打斷別人說話的藝術：8種手法、4大理由+範例，輕鬆奪回發言權
在職場溝通中，適時打斷別人說話是一項重要技能，尤其在會議上更要懂得拿捏發言時機。如果你常面臨以下6種情境，讓《104職場力》教你線上、線下情境如何禮貌中斷或結束話題、從容控制對談節奏。
文／《104職場力》
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你是否也遇過這些需要「打斷別人說話」的時刻？1.線上會議出現技術性問題2.會議時間短暫／超時3.內容離題或沒有重點4.對方態度強勢5.位高權重者滔滔不絕6.請教對方，已得到充分資訊時如何禮貌地打斷別人說話？手法、理由一次學！8種巧妙打斷別人說話的方式，不著痕跡的按下暫停鍵！選對中斷／結束對話的理由，讓自己輕鬆全身而退結束對話常用4技巧，把每一次對談轉為人脈
在我們的教育中，「打斷」或「中斷」別人通常被視為負面的行為，無論是中斷自己或別人的言語、動作，除了直接和「無禮」畫上等號，甚至還可能被貼上「性格缺陷」的標籤。
不過職場上有時狀況特殊，畢竟大家的時間有限，還要分給各式各樣的專案、會議，因此有效的「時程掌控」幾乎成為一項必備技能。當溝通或討論的時間超過預期時，為了保持會議的焦點和效率，適時中斷反而是必要的舉措。
你是否也遇過這些需要「打斷別人說話」的時刻？
1.線上會議出現技術性問題
在視訊或電話會議中，發言者或聆聽者因網路不穩或設備問題，導致聲音斷斷續續或模糊不清，造成理解困難，因而需要出面請對方暫停、重述或尋找替代溝通管道。
2.會議時間短暫／超時
會議時間有限，但發言者滔滔不絕，導致議程延誤，影響其他與會者的時間安排，身為主持人的你有責任主導會議進程、控制大家發言的時長。
3.內容離題或沒有重點
當對方聊得起勁，但發言內容逐漸偏離會議主題，或著重的方向不對，必須出面中斷討論（掃興）、說明並重新聚焦主題，以便總結有價值的資訊或結論。
4.對方態度強勢
對方因情緒激動、態度較強硬，發言權緊抓不放，剝奪了你或其他團隊成員說話的機會，需要有人介入打破僵局、讓討論公平進行。
5.位高權重者滔滔不絕
必須頂著壓力打斷身份、輩份、職位比你高的長官或資深同事的發言，結束通話／會議。
6.請教對方，已得到充分資訊時
被請教方因為「被需要」而情緒激昂，若加上話題是對方熟悉、專業的領域，容易出現高談闊論的局面，雖然是自己有求於人在先，但必須要按奈不好意思的情緒打斷對方，從對話中脫身。
如何禮貌地打斷別人說話？手法、理由一次學！
本段將依照不同情境，提供一些實用的手法及合適的理由，讓大家在維護良好溝通氛圍之下還不冒犯對方的搶回發言權。
8種巧妙打斷別人說話的方式，不著痕跡的按下暫停鍵！
線上情境（電話或視訊會議）
🔶運用線上軟體的內建功能
大部分視訊會議軟體，列如Google Meet、Teams、Zoom都有「舉手」、「留言」功能，會議進行中可以利用這些功能示意對方你想表達意見，等講者Cue你再開口，既能發言又不會打亂整體節奏。
🔶講者說話換氣空檔快速發聲
特殊情況需要出聲打斷對方，可以在對方語氣稍緩或停頓時切入，但務必言簡意賅、直搗重點，讓對方能很快了解發生什麼事。
例如：「抱歉打擾！提醒大家，會議時間已經超出預定8分鐘，為了後續議程，需要在2分鐘內結束本次討論，非常感謝大家的理解與配合，謝謝。」
🔶利用聲音暗示
萬一對方中氣十足、語速又快，可以試著利用語助詞製造短促的聲音，讓對方不自覺停下。例如：清清喉嚨，發出「咳、嗯、啊、那個...」等，引起對方注意，暗示你希望插入話題或有話要說。
🔶直接打斷
在線上會議中，使用肢體語言效果不佳，如果對方沒注意／不理會任何明示暗示，或者真的有特殊狀況需要中止對話，可以直接打斷對方，雖然這樣很突兀，但我們可以用態度和說話方式來彌補。
會議離題範例：「很抱歉中斷您的發言！因為同仁後續還有其他會議，為了不佔用大家太多時間，能否優先討論專案的時間線，讓大家更了解進度安排？謝謝。」
設備問題範例：「抱歉打斷您發言！我們這邊的設備出狀況，目前聲音不是很清楚，同仁正在排除問題，煩請稍等我們一下。」
部分網友曾分享自己「假裝電話訊號差」或「網路斷線、畫面定格」來中斷電話／線上會議，關於這點小編其實不太建議，除非你有十足的把握，不然出糗造成反效果的機率太大，尤其是後者，就曾有網友曾在社群上分享自己假裝定格，但背後電扇依舊盡責轉動，因而被識破的故事。
比起中斷對話，糊弄對方的行為顯得更不禮貌，也會讓對方覺得被冒犯。因此還是建議各位好好說明打斷對話的理由，只要真誠說明，相信大部分的人都能理解、體諒。
線下情境（會議或私下討論）
實體會面能操作的方式就更多元了！不論是透過眼神、肢體暗示，或製造契機、利用情境等，都能發效果。
🔶善用肢體語言
眼神和點頭是會議中傳遞訊息的好幫手，在對方說話的間隙，先與對方建立眼神交流，微微點頭表示你在認真聆聽；想發言時，可以稍微加重點頭的幅度，或者稍微挑眉，暗示你有話想說。
另外，會議中如有較大的動作會引起所有人的注意，包含發言者。當你想發言時，可以將身體向前傾，在對方看過來的同時，以眼神或舉手來表示你對談話內容有回應。
如果是在比較正式、要保持端莊形象的會議場合，可以將手抬高至耳邊的高度，讓對方注意到你想發言的意圖。
🔶製造小動作
手邊有筆，可以輕輕地用筆敲擊桌面，順帶移動桌面上的資料，抓住對方注意力，以便更容易找到機會插入話題。
如有準備好下一階段議程的相關文件，可以在對方說話的間隙，以遞送資料為由，自然地打斷對方或轉移話題。
例如：「不好意思，這份資料可能對我們現在的討論有幫助，關於XX議題，這次會議要決定A方案的後續流程。」
🔶利用身上與辦公室的物品
看一下Apple Watch，假裝收到緊急訊息，藉機打斷對話、轉移或結束話題。
例如：「抱歉，突然有緊急訊息，需要我處理，可能要暫停這次討論。」
假裝覺得會議室太悶熱或太冷，主動站起來開窗或調整空調，在行動的過程中，自然說聲抱歉並打斷對方發言。
如果會議室有茶水，可以在適當時機主動為大家服務，或是以關心名義，禮貌性問發言者需不需要飲水。
例如：在對方卡痰或乾咳的時候關心「會議進行很久了，有沒有需要幫您倒杯水或休息一下？我們待會再繼續／下週同一時間再討論。」
當然也可以設定手機鬧鐘（如能在會前告知與會者會更好），鈴響時表示該時段結束，需要進入下個環節或下次再議，自然的控場。
🔶巧用聲影或安排暗樁
假如是請教前輩這種非正式討論，無法用議程藉口打斷的情況，可以抓住突發的聲音及人影（例如電話鈴聲、有人敲門或在門外徘徊的身影），可以藉此機會打斷對方並結束話題。
當然，必要時也可以提前吩咐暗樁（同事、助理）在特定時間「不小心打擾」，然後依依不捨結束話題。
例如：「謝謝您的分享，這些資訊實在太受用，很遺憾現在必須趕往下一個會議，下次有機會再跟您請教。」
選對中斷／結束對話的理由，讓自己輕鬆全身而退
✅生理需求
口渴
尿遁
頭暈
肚子痛
身體相關需求，其實都可以有效中斷對話，但能否結束，會視對方的靈敏度而定。
✅空間、設備因素
手機、電腦或耳機沒電
網路或通訊設備不理想
準備外出或開車，不方便繼續通話
會議室下一個時段有人預約了
環境太吵雜，提議換個地方，或者擇日再談
線上的轉換通常會直接結束話題，但實體會面則不一定，建議在說出理由的同時，可以明確的表達你的需求，這樣會更好掌握結果。
✅接下來還有行程
有下一個會議
需要外出見客戶
有緊急事項要處理
這些是最常見，也是最合適的理由，因為等於宣告「接下來沒時間」，所以也不怕對方換個地方繼續輸出。
✅焦點轉移
這個問題，另一個同事更了解
這是我們的同仁，他也很想聽聽你的經驗
在「接受提問」的交談中，可以將回應主力轉移給其他同仁，然後找藉口離開；如果是單純社交場合的交流，可引導他人加入話題，並待說話者和他人對談時自然離開。
結束對話常用4技巧，把每一次對談轉為人脈
結束對話前，如何讓對方留下好印象並記住你、成為你的人脈？本段介紹4種技巧，幫助你在任何對話中達成目標。
✅準備好「一聽就懂」的結束語
就像商場響起「讓我們互道一聲晚安」就知道要打烊一樣，對話中也可以利用一些起手式明示對方，例如：
今天很高興認識您...
很開心能和您聊天...
謝謝您花時間和我分享...
今晚很榮幸與您交談...
通常這類的話一出，大家就心照不宣，可以準備收尾了！
✅不吝稱讚對方，說出具體收穫
今天的討論真的很有啟發性，您的觀點讓我對這個議題有了更深的理解，謝謝分享！
我很欣賞您在這個項目上的努力及獨到的見解，期待未來能有更多合作機會。
您的經驗分享讓我受益良多，這次對話激發了我很多新想法，非常感謝。
在結束對話前，務必稱讚對方，讓對方覺得這次對話很有價值，禮貌之餘，下次他也會更願意跟你分享。
✅道別並表達（有必要時主動握手）
很高興今天能和您聊聊，希望我們下次還有見面深談的機會。
謝謝您今天的分享，期待下個月的會議再聊更多細節。
祝您有個美好的一天，下次換我回饋給您。
正式場合上，握手是很有禮貌的道別方式，一句期待加上真摯握手，幫這場會議或對談畫下完美句點。
✅給予或索取名片
這是我的名片，如果您有任何問題或想進一步討論的話，隨時可以聯絡我！
我很喜歡今天的討論，可以跟您交換名片嗎？希望未來能保持聯繫！
這是我的名片，希望未來能有機會合作，期待您的回音！
無論是自家企業的同仁或是外部商務場合，初次見面的最後，可以給予對方名片或索取名片（通常主動給予，對方都會回應），用行動展現「很積極想認識對方」或表現出「很開心認識對方」，有了好印象，人脈就對接上了。
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開場白「我不太會說話、社恐…」當心形象扣分！專家：7組萬用話題和誰都能聊
要不要去喝杯咖啡？主管、同事、客戶邀約背後的職場潛台詞，你真的懂嗎？
當同事或主管突然問「要不要去喝杯咖啡？」這句話看似輕鬆寫意，背後卻可能暗藏玄機，學會判讀這句話背後的潛台詞並從容應對，將是在職場上站穩腳步的關鍵。本文將解析來自主管、同事、客戶等咖啡邀約背後可能隱含的訊號，帶大家一次讀懂這門職場必修的「讀心術」。
文／《104職場力》
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來自主管的咖啡邀約：這是機會，還是挑戰？情境1：專案進行中，主管突然邀約情境2：閒聊時，主管隨口邀約情境3：主管語氣嚴肅、態度堅決的邀約來自同事的咖啡邀約：是社交，還是求助？情境1：午休或下午茶時間常約的那些同事情境2：不熟或跨部門同事突然邀約情境3：同事語氣猶豫，私下單獨邀約來自客戶的咖啡邀約：是合作，還是試探？情境1：專案順利完成後，客戶的邀約情境2：合作卡關，客戶突然提出邀約
來自主管的咖啡邀約：這是機會，還是挑戰？
當主管開口邀請：「待會去喝杯咖啡？」這時候你的腦內小劇場是否開始暴風式推演：是不是要討論我的績效？是不是想給我新任務？還是只是單純的下午茶？我該怎麼應對才不會扣分？
其實解讀主管這杯咖啡的意圖，需要結合當時的情境與語氣才有辦法判斷。
情境1：專案進行中，主管突然邀約
當你正如火如荼忙著處理Deadline將至的專案，或是近期剛接新的重要專案，主管突然走過來問你要不要喝咖啡。這有很大的機率是主管想私下了解專案進度、給予指導或委婉提醒某些地方需要注意或改進，這樣的約談屬於非正式的「進度報告」時間。
建議爭取5分鐘給自己，接著回想最近的專案進度、時程安排、是否遇到困難等，準備好簡潔扼要的說明再赴約，過程也許會有點緊張，但可以將其視為一個展現工作能力、爭取資源的機會。
情境2：閒聊時，主管隨口邀約
在茶水間、電梯內或是午餐後碰到主管，攀談之餘對方用輕鬆的態度和語氣提到：「樓下的咖啡不錯，下午一起去？」這多半是主管想藉由一對一了解部屬的個人生活、價值觀，或單純想拉近與下屬的距離，通常非緊急狀況，也是一個建立輕鬆關係的機會。
表現出樂意接受的態度後，建議回想一些平常主管、同事間喜歡聊的話題，或是自己工作以外的興趣、休閒活動等，讓主管更加認識你。對話時可保持輕鬆，但應避免抱怨現在或過往的公司、主管或同事，這段時間是展現自己時間應用、人格特質的加分機會，盡可能採正面方式應對。
情境3：主管語氣嚴肅、態度堅決的邀約
主管突然直接請你進辦公室，或快步走到你的位置旁說：「我們去喝杯咖啡聊聊！」這通常代表有緊急、嚴肅的事情要宣布或討論，可能是關於客戶或公司的突發狀況，也可能關乎個人績效、職涯規劃、升遷或職位調整，甚至是資遣前兆。
無論如何，當下請保持冷靜，準備好聆聽這段重要談話，如果是自身以外的資訊，發言時請盡量保持客觀、專業與謙虛，並記下主管提到的事件細節、困難點等，回頭較好發想解決方案；如果是與自己切身相關，回覆或發問時盡量保持情緒穩定，該詢問的細節與後續不要落掉。
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來自同事的咖啡邀約：是社交，還是求助？
同事間的咖啡邀約是最常見的，但目的也最多元。學會分辨，才能避免捲入八卦或被「情緒勒索」，讓每一次的咖啡時光都能為你的人際關係加分。
情境1：午休或下午茶時間常約的那些同事
每天午休或下午3點，和你交情不錯的同事問你：「要去買咖啡嗎？」這類邀約通常發生在鄰近座位、專案夥伴、同期報到，或部門中互動最頻繁的同事，通常這就是純粹的人際社交，是建立辦公室友誼、放鬆心情的日常。
這通常是新進員工認識組員、老員工交換情報或閒聊增進感情的時刻，可以分享自己生活興趣、工作心得，如果想進一步了解內部文化與合作模式都可以在這類輕鬆的氛圍中提出。
情境2：不熟或跨部門同事突然邀約
當平常不熟或沒有交集的同事突然跑來約喝咖啡，這多半是有事相求，例如想請教專業建議、借助人脈資源，或需要你協助推動某件事等。
如果樂意分享當然可以應邀，但心裡要先設定好幫忙的範圍和停損點（例如：僅口頭建議、不參與實作、不牽涉部門資源），並且以不影響手邊專案進行為前提，以保護自己的時間與角色邊界，避免被當成長期的免費顧問或無償勞力。
建議赴約前先旁敲側擊、了解對方需求後做個簡單準備，假設不確定可協助的範圍該如何拿捏或應對，可與資深組員或主管討論，避免答應做不到的事。
若實在太忙甚至根本不想赴約，可委婉表示自己最近真的比較忙，沒辦法撥出完整時段參與討論，但仍非常重視對方的需求，建議他們先把問題列出來，承諾自己有空會以郵件回覆，這樣不僅顧全了禮貌，也讓你掌握主導權，不但避免陷入臨時被召喚的壓力，還能用更有效率的方式提供幫助，維持良好的職場形象。
情境3：同事語氣猶豫，私下單獨邀約
當同事悄悄走到你的座位旁，壓低聲音問：「待會兒一起喝杯咖啡，我有事想跟你說。」同時語氣略顯急促，眼神還暗示要避開其他人。對方有很大機率是想找你私下抱怨特定的人事物、傳遞最新八卦、打探秘密消息，或是有重大決定想向你尋求情緒支持。
這類邀約通常伴隨一些情緒或隱私資訊，也可能關乎某些部門的內幕或人事糾紛，面對這類資訊，需要謹慎判斷是否應涉入這些話題，因為一旦參與、表態了就很難置身事外，如果牽涉到公司機密，甚至還需要承擔伴隨而來的風險。若內容涉及公司機密、組織動向或其他敏感議題，更需要提高警覺，別無意間捲入權責之外的風暴。
而無論聽完後有什麼感想，建議客觀發言、理性應對，避免隨情緒附和、下判斷，最重要的是「嘴巴閉閉」，謹守口風，不作轉述，否則輕則被貼標籤，重則信任破產、或「公親變事主」，那可就得不償失了。
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來自客戶的咖啡邀約：是合作，還是試探？
客戶的咖啡邀約，往往關係到合作關係的維繫與拓展，精準判讀其目的，並以專業態度應對，能讓你成為客戶眼中更值得信賴的合作夥伴喔！
情境1：專案順利完成後，客戶的邀約
當專案交付後，客戶對成果表示滿意，並以輕鬆的語氣說：「這次合作很順利！一起喝杯咖啡聊聊？」這較容易發生在結案會議或專案驗收會議結束後，通常是客戶想深化合作關係，例如進一步了解更多服務方案，或想從單純的工作夥伴轉為更私人的朋友關係（甚至挖角），以期維繫長期合作。
這會是一個建立人脈、拓展未來業務的好機會，可順勢建立私人連結、交流更多資訊，確保未來的業務合作更順暢，不過也要提醒，聊天時可聊些共同的興趣或業界趨勢，但應避免談論合作細節外公司及個人的敏感資訊。
情境2：合作卡關，客戶突然提出邀約
當專案或合作項目遇到瓶頸，進度不如預期時，客戶突然打電話或傳訊息給你：「我們找個地方喝咖啡討論一下！」語氣可能略顯急促或嚴肅，這有可能是客戶發現苗頭不對，想先私下確認或告知情況，看能否先找出解決方案並套好招，避免正式會議上雙方發生衝突陷入尷尬或合作破局。
雖然這算是非正式邀約，但仍建議以正式會議的心態準備，帶著專案的進程、相關數據、解決方案或應對策略前往。對談過程中請保持專業態度、掌握對話節奏，將討論聚焦在如何解決問題上，如在過程中察覺客戶情緒有起伏、語氣轉趨激動，建議採安撫語氣，並視情況中止討論（例如再點杯咖啡或甜點），避免情緒對撞，讓氣氛趨向緩和。
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一杯咖啡，可以是職場人際的催化劑，也可能是上班族精準判讀能力的試煉場。下次如果再收到類似邀約時，不妨先花幾秒鐘推測一下背後的目的，準備好後再從容應對，可以讓職場之路更為順暢，從此不再會錯意。
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2026企業送禮策略│怎麼送？幾時送？送什麼？預算有限怎麼辦？
企業送禮是與客戶建立長期關係的關鍵策略之一，本文統整送禮的目的、常見時間點、企業送禮推薦品項，以及如何在預算限制下靈活運用等策略，希望幫助企業以最佳方式表達心意，進一步鞏固與客戶的良好關係。
更新時間：2026/5/11
文／《104職場力》
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為何要送禮給客戶？幾時送？企業送禮常見的時間點統整！企業送禮的3個目的4個常見的國內企業送禮名目與時機點企業送禮預算有限怎麼辦？平價禮品怎麼送出效果？1. 根據客戶的重要性進行分流2. 歸納客戶領域的性質，找出交集3. 利用包裝提升禮品的精緻度企業送禮推薦│不同預算可送哪些品項？要注意什麼禁忌？企業送禮客製化種類與品項表送禮前，留意這些注意事項與禁忌！企業送禮原則與流程SOP：第一次準備就上手！送禮前，請先掌握4大原則企業送禮簡易SOP
為何要送禮給客戶？幾時送？企業送禮常見的時間點統整！
企業送禮給客戶不僅僅是物質上的給予，更是一種人際關係的建立與維護，透過合適的送禮策略，企業可以在商業互動中創造出正面的影響。
企業送禮的3個目的
1. 表達感謝、增強關係
首先，送禮是對客戶／合作夥伴表達感謝支持的方式，適當的禮尚往來有助於加深彼此的情感聯繫，提升雙方的信任度及整體專業關係，進而促進長期的合作。
2. 提升品牌形象、知名度
其次，擬定良好的送禮策略，有助於企業塑造正面的品牌形象，向外界展示其對客戶的重視和關懷；而一份能展現品牌價值的小禮物，也能在活動或商業洽談會議中製造亮點、打破僵局，促進潛在合作。
3. 打造差異化競爭優勢、促進商業合作
人人都送禮，但送到心坎裡必定有助於企業在市場中創造出差異化的競爭優勢，使自己在客戶心中留下深刻的印象，進而提升市場競爭力和客戶對品牌的忠誠度。
4個常見的國內企業送禮名目與時機點
1. 傳統3大節日
春節、端午節、中秋節是企業最常送禮的時間點（尤其端午和中秋），藉由節慶的氛圍和寓意，傳遞感謝與祝願。
2. 歲末年終
部分企業會於歲末年終訂製年曆、桌曆、紅包袋、文具等實用禮品贈送給客戶或合作夥伴，不僅能加強雙方聯繫，也能刷一波存在感，讓客戶規劃年度目標及合作企業時能想到自己，進一步鞏固業務關係。
3. 特殊紀念日或重大里程碑
企業若有自己的特殊紀念日，例如：公司成立日、合作滿期、股票上市／分紅或公司搬遷等，也是送禮慶祝的好時機。可以選擇訂製一些具有紀念意義的禮品，和客戶及合作夥伴分享這份喜悅，深化雙方的關係。
4. 平日關懷或其他送禮時機
合作專案告一段落、續約展開新合作，或甚至是客戶參與企業所舉辦的培訓會議後，可贈送一些小禮品作為感謝或獎勵小物，以鞏固合作、提升學習成果並增強關係。
如果往來的客戶或合作對象是國外企業，建議配合該國的重要節慶，如聖誕節、感恩節等，依當地文化選擇合適禮品表達感謝，才能最大化送禮的那份心意。
企業送禮預算有限怎麼辦？平價禮品怎麼送出效果？
最理想的送禮狀態當然是「根據不同客戶的需求客製化或精心選購」，最好能融入一點「提升企業形象的小巧思」，此外，「親手將禮物交給對方」，並「在過程中寒暄或進行商業討論」，大大增進雙方的感情、提升合作的機會，達成送禮的最大效益。
不過現實通常較骨感，當客戶數量達到一定規模，加上預算限制，以及企業往往得撥出人力找廠商訂購、檢查和配送，許多送禮心意在種種限制下，最後便淪為形式。
那麼從實際面來談，該如何在成本預算、客戶需求、禮物性質及送禮成效中達成平衡？不妨從以下幾個方向著手：
1. 根據客戶的重要性進行分流
可建立客戶分級系統，依據重要性進行分類，例如：雙方合作時長、合作金額、品牌知名度，或者是該產業中最核心的重點客戶等，依序分3級：
A級客戶可以獲得更高價位與個性化的禮品。
B級則提供實用性且有品牌象徵意味的中等預算禮品。
C級則可以考慮成本效益較高的大眾禮品，或在預算有限的情況下選擇暫時不送。
2. 歸納客戶領域的性質，找出交集
在名單上歸納出客戶之間的交集，找出該領域或行業別中的需求和興趣，再根據預算發想、訂製2-3款具代表性的禮品，如此便能在有限的資源中盡可能契合各行各業客戶的需求，還能反映出企業特色。
3. 利用包裝提升禮品的精緻度
如果礙於預算真的只能訂購大眾禮盒或文具等普遍性較高的禮品，建議可以把巧思放在外觀或包裝的配色上，例如：
以品牌或企業Logo色進行設計，打造直觀的宣傳小物。
根據不同節日或活動進行配色，讓重複性的禮品也有獨特感。
送外國客戶的禮品若能結合兩國文化的色彩或元素，更容易讓人印象深刻。
另外，如果有餘力，企業在送禮時能額外附上一張小卡片，署名企業並表達真誠的感謝，也是幫自己加印象分的好方法。
透過精確的客戶分級、精心設計的禮品選擇以及巧妙的包裝，企業就能在預算限制下，達成送禮的最大效益。
企業送禮推薦│不同預算可送哪些品項？要注意什麼禁忌？
挑選禮品也是企業頭痛的問題之一，無論是為了感謝合作夥伴、慶祝特殊時刻或是加深客戶關係，都需要謹慎考量。不同預算對應不同的禮品選擇，從小巧精緻的紀念品到高端實用的商務禮品，每一類型的禮物都會傳達出不同心意。
在這個過程中，企業不僅要考慮禮品的價值與實用性，還要了解送禮的禁忌，避免選擇可能引起誤解或不快的物品，這個段落除了列出不同預算下常見的禮品項目，還提醒大家，送禮前有哪些注意事項，避免不小心踩雷，讓原本一片好意付諸流水。
企業送禮客製化種類與品項表
預算區間禮品種類代表品項適用產業送禮邏輯與備註低預算（1,000元以下）辦公小物客製化筆記本、原子筆、滑鼠墊、資料夾、收納盒、USB隨身碟、迷你無線充電盤、品牌馬克杯科技、金融、保險、服務業實用性高、易大量採購，適合展會、一般客戶、日常維繫食品／茶點茶包禮盒、堅果果乾小禮盒、鳳梨酥、牛軋糖、餅乾等食品禮盒各行各業食用性佳、體面不失禮，適合新客戶、員工、節慶贈禮植物／綠色禮品小型多肉植物、辦公桌植栽科技、設計、文創產業環保、舒壓，提升辦公氛圍，展現企業永續形象生活小物杯墊、手機擦拭布、摺疊飛盤扇、隨身酒精噴霧、不織布購物袋、飲料提袋、小型香氛蠟燭或擴香瓶、行李吊牌展會、教育、醫療產業輕巧實用、可大量發送，提升品牌曝光中預算（1,000-3,000元）客製化禮盒客製咖啡禮盒、茶食禮盒、健康養生禮盒、地方特色伴手禮金融、科技、製造、醫療兼具質感與實用性，適合常合作客戶、合作夥伴、節慶或專案完成時贈送品牌精品行動電源、保溫瓶、環保餐具組、輕便野餐墊、折疊水桶科技、金融、設計、廣告展現企業品味，提升好感度，適合中高階客戶或重要合作夥伴健康／養生禮品滴雞精、養生飲品、保健食品禮盒醫療、保險、長照、健康產業注重健康形象，適合年長客戶、醫療產業、健康意識強的產業客製服飾客製T恤、POLO衫、帽子、圍巾製造、建築、活動贊助企業形象推廣、適合團隊活動、戶外場合等高預算（3,000元以上）高端品牌禮盒精品酒類、進口巧克力禮盒、頂級食材禮盒、精品文具金融、科技、上市櫃公司展現尊重與重視，適合關鍵客戶、高階主管、重大合作慶祝企業專屬定制禮品名牌皮件、精品行李箱、藝術品、球具配件、咖啡機、空氣清淨機、迷你投影機等家電金融、地產、科技強化專屬感，提升品牌價值，適合VIP客戶或國際合作夥伴在地文化體驗／活動券高級餐券、藝文活動門票、體驗課程券文創、設計、廣告、服務業注重體驗與情感連結，適合創意產業或年輕客戶群（上述品項及預算僅提供參考，確切金額請以各家廠商報價為主。）
送禮前，留意這些注意事項與禁忌！
1. 遵循各家企業的送禮政策，不踩別人家的雷
有些企業對於對合作單位及外部廠商的送禮有明確規範，例如最高金額的限制、禁止以個人名義私下收受禮物，甚至部分企業是明文規定一律婉拒……因此，企業送禮之前建議先詢問相關窗口或負責人，了解並遵守相關規範，避免發生不必要的商業道德問題或造成對方困擾。
另外，即便沒有特別規範，也不建議企業直接贈送現金、禮券等這類爭議性較高、容易引發道德困擾或誤會的品項，嚴重者甚至可能影響雙方的業務關係。
2. 避開音義不吉利的物品，對年輕客戶也一樣
企業在送禮時應尊重並遵循一般傳統習俗，避免選擇可能帶有諧音或象徵不吉利的品項，例如：刀具通常被視為切斷關係的象徵，而時鐘則可能代表時間的流逝和告別。
在選擇禮物時，以謹慎的態度考量這些文化禁忌，能夠避免不必要的誤解與尷尬，同時也能更好地體現出企業對客戶的重視與尊重。
3. 避免超出客戶關係的送禮範疇，切莫裝熟裝懂
即便合作許久、往來密切，送禮時仍應避免超出客戶關係的範疇，建議選擇較為中性的禮物，以免表現得過於親密；同時，禮品需保持專業和禮貌，應避免過於私人的物品，例如：化妝品、保養品或貼身衣物等，可能會讓接受者感到踰矩尷尬，甚至引發誤會及公關危機。
4. 事先打聽各行業、宗教的禁忌，打謹慎安全牌
送醫護避免鳳梨、芒果製品；送穆斯林避免豬肉、酒類禮盒；送健身與健康行業避免高糖、高脂甜點或零食；送年長客戶避免辛辣、刺激性產品。謹慎考慮文化信仰或習慣，才能表現得更尊重與體貼。
企業送禮原則與流程SOP：第一次準備就上手！
成功的送禮需要事前精心規劃與執行，本段特別整理以下要點、提供步驟SOP，幫助企業在各種場合中都能自信且準確地表達心意，拉近與客戶間的距離。
送禮前，請先掌握4大原則
1. 最好提前作業
特別是在年節前，禮品廠商業務需求量大增且會面臨運輸流量高峰，因此建議大家盡量至少提前1-1.5個月開始籌備禮品，若需要客製化商品則更應提前，以免因生產或物流延遲而造成送禮遲到的情況。
2. 務必事先和客戶確認
在送禮前，務必與客戶的聯絡窗口確認收禮規範和正確的收件地址，即使對客戶的習慣有一定了解，還是建議主動詢問，一方面確保不會忽略任何細節，另一方面也是讓客戶留心收件狀況，或有個合理的理由預約拜訪。
3. 檢查客製化禮品
如是贈送客製化禮品，請務必進行詳細檢查和試用，確保產品的品質完好，畢竟任何瑕疵或出錯都可能對企業的品牌形象造成損害，因此在寄送之前（或製作期間），務求保證每一份禮物的品質都符合標準，將心力投入到每一筆花費的價值中。
4. 客戶回饋實施
客戶回饋可依實際情況靈活執行，並不一定要每次都強制跟進，關鍵在於確保每一次的送禮行為都能真誠地傳達自己的感謝之意。如果收到實質性的回饋，可以進行記錄或分析；但倘若遇到負面評價，請務必深入了解情況並及時補救，以維護良好的客戶關係和品牌形象。
企業送禮簡易SOP
以下提供簡易的流程表，企業可根據內部狀況進行更動：
項目內容負責人目標完成日期狀態備註1. 送禮對象名單確認客戶分級並確認送禮名單客戶經理需同步更新客戶資料2. 確認送禮預算確定整體與分級客戶的送禮預算財務部如整體預算已列於年度預算表，可直接確認各級客戶預算3. 禮品類型決定選擇各級客戶的禮品類型採購部4. 供應商聯繫與報價聯繫供應商取得報價與樣品採購部可直接詢問企業訂購方案5. 禮品訂購下訂禮品並確認交貨時間採購部注意製作和驗收時程6. 禮品包裝與客製化包裝設計、印製企業Logo、附賀卡等行銷部如同步交由禮品承包商處理可略此欄7. 禮品分裝與檢查禮品分裝、品質與包裝檢查倉儲部可和承包商敲定檢驗日期8. 送禮時間安排確定送禮方式（親送或快遞）物流寄送期程（食物禮盒注意時效）客戶經理避開客戶忙碌期、留意物流高峰時段9. 送禮執行確認確認客戶收到客戶經理可請物流統一回報或提供簽收證明10. 送禮後回饋收集客戶滿意度調查或意見收集客戶經理用於改善或優化下次送禮策略
備註
負責人：明確指定每個階段的負責部門或人員，避免責任不清影響期程。
目標完成日期：依年節時間倒推，合理安排每個階段完成時間。
執行狀態：用「未開始、進行中、完成」標示進度，快速掌握整體狀況。
備註：記錄特殊事項或需注意細節。
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重量級客戶無理取鬧怎麼辦？踩到合作底線，該有主動「開除客戶」的勇氣｜觀點
會前一句話取得談判優勢！用Email看穿對方底牌、主導局勢
一句「能不能請你在開會前寄封電子郵件」如何幫助你在談判過程取得優勢？作者具備多年律師執業與培訓經驗，分享從Email看穿對方底牌，掌握談判優勢的方法。本文節錄自《50個問題為自己爭取更多：從電信費率到談判桌》。
文／史蒂夫．巴畢茨基, 吉姆．曼桂威提
協商要成功，和你在協商過程中擁有多少優勢有非常大的關係。取得優勢的方法之一是透過資訊，而有效蒐集資訊的方法，便是直接要求對方提供。「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」這個問題的目的是在不造成傷害的前提下，幫你有效蒐集到有用的資訊，以便在協商過程中善加利用、取得優勢。
這個問題會讓你的協商對象透露有益的關鍵資訊，包括：
對方的目標與考量，從中可以看出一些蛛絲馬跡，了解對方最重視什麼。
重要的事實，能夠用以成為優勢。
協商對象覺得重要、必得解決的事項。
你原本覺得重要、對方卻未列入的事項。
如果你對於對方的情況有一些確切的掌握，而對方也期盼能與你往來，那麼，提出這個問題將能發揮最大的作用。當有人找上門想和我們談生意（往往是要談合夥事業或建立某種合作關係）時，我們通常會順勢提出：
「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」
開業30年來，我們每年都會遇到幾次有人希望和我們見個面談談，一般都是來自較不成熟的企業、新創公司，或是希望藉我們之力讓事業更上層樓的個人。他們這麼做，無非是希望透過某種方式和我們的顧客接觸、利用我們的聲譽，或是想請我們聘用他們，又或是購買他們的產品。
和其他人開會討論潛在的合作機會，常常很快便會進入協商階段，也可能是進入正式協商的序曲。不論如何，重要的是要盡可能從對方身上多蒐集到一些資訊。問「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」的另一項好處是，如果對方拒絕，或是在郵件中提出的提案你不感興趣，那麼你可以在開會前便取消，替自己省下寶貴的時間。
「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」的弦外之音很簡單：幫助我、也幫助你自己。這個問題好就好在，基本上非常合情合理，換言之，「如果不知道你的目標與問題是什麼，要我如何做好萬全的準備？」請尋求潛在合作機會的對象寫一封電子郵件，向來能讓我們收到很好的效果，原因如下：
這個問題很合理，而且符合對方的利益。「我好事先準備」這句話暗示，你不僅認真看待這件事，而且有和對方往來的意願。對方會希望你做好準備，開會時也能將重點放在他們身上。他們應該也會想要令你印象深刻。
你只是希望對方寄一封電子郵件而已，不是什麼正式的合約或提案。人們在撰寫電子郵件時，往往不會太正式，而且在草擬電子郵件時，一般也不需要像草擬合約或提案那般謹慎小心。此外，許多人回覆電子郵件時總是匆匆忙忙的，或許是在行進間、又或是利用忙碌的空檔，倉促透過手機回覆。因此，你開會的對象很有可能在這種狀況下洩漏出對你有用的資訊，這些資訊反而可能是你無法在正式提案中看到的。
對方心裡很清楚，如果連寄封電子郵件這種無害的請求都無法配合，不僅可能得罪你，也可能導致和你約好的會議胎死腹中。
對方可能認為，他們架構出的會議題目與目的，對他們比較有利，因為他們可以讓對話朝有益於自己的方向發展，這樣比較容易獲得他們想要的結果。
當我們和某位我們確實想要和他往來的人進行協商，或是進入正式協商階段時，我們也會問，「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」以便完全掌握其中的相關問題。在這種情況下，問這個問題是為了蒐集資訊，而目的當然是善加利用這些資訊，並轉化為我們的優勢。
讓我們來看幾個成功運用這個問題的例子。第一個例子是最常見的情況，通常是某家新創事業、個人或較不成熟的企業，希望安排時間和我們見面談談，因為對方認為「我們應該合作」。我們很歡迎這樣的自主推薦，但是向來都會先問，「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」而最常收到的回覆如下：
史提芬、吉姆你們好，很高興能為兩位做說明。我們有一些很棒的產品，而貴公司有卓越的聲譽、忠實的顧客群，以及高流量的網站和實體商店。我想與你們討論的是，如果能同意讓我們運用貴公司的電子郵件名單，並讓我們的產品刊登在貴公司的網站上，相信能為貴公司帶來豐厚的利潤。非常期盼能與兩位碰面。順祝商祺查理
基於隱私等考量，我們從不曾允許任何人使用我們的顧客名單。而因為其他商業考量，例如會稀釋我們自己高利潤產品的銷售等，我們也不會在自己的網站上販售其他公司的產品。因此，我們和查理其實沒有什麼可談的。於是，我們如此回覆：
查理您好：謝謝您的來信。但基於隱私考量及公司政策，您的提議並不可行，因此我們不得不取消原訂的會議。衷心期盼您的事業推展順利。敬頌崇祺史蒂夫、吉姆
提問「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」這個簡單的問題，可以快速又不失禮地了解對方的想法，幫我們省下和他們開會的時間。
下面是另外一個例子。在這個案例中，問這個問題幫我們爭取到一筆大生意。幾年前，有位權高位重、剛自鱈魚岬（我們公司的所在地）退休的律師，主動寄履歷與求職信給我們。我們就叫這名律師羅柏好了。他概略介紹自己的資歷，並希望我們能安排時間討論彼此合作的事宜。
我們認為，擁有優秀人才是商場上決定勝敗的關鍵要素。從我們收到的履歷與求職信來看，羅柏顯然是可以幫我們帶來財富的才俊。位在鱈魚岬這個地方，我們通常不會有機會接觸到像波士頓這類大城市擁有的菁英。
當然，通常這種資歷的人才要求的薪資會是我們的一大考量。我們推測，羅柏期望的薪資可能不低。然而，協商過程中最大的錯誤之一，便是假設自己知道對方要什麼。因此，我們同意和羅柏先一起吃個午飯聊聊，但也沒忘了問他：「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」
我們得到的回覆如下：
史蒂夫與吉姆你們好：感謝兩位同意見面。我研究過貴公司的網頁，你們所做的一切非常吸引人，也令人印象深刻。退休六個月後，我開始感到心煩意亂，希望一個星期能有幾天的時間到屋外走走，讓大腦活動活動，做點什麼不一樣的事。我想，像我這種背景與經驗的人，或許對你們能有些用處，因此想討論看看我們彼此可以如何合作。期盼下星期五午餐時間與兩位會晤。羅柏
我們非常喜歡羅柏的回覆，因為他字裡行間透露出錢不是他的主要考量，而且他要的不是一份全職工作。因此，他要求的薪資我們可能付得起。我們和他進行了一場餐敘，也真的用約聘的方式，以不太高的薪資聘請到羅柏。而羅柏也成功且極具成本效益地完成了一項唯有他才能勝任的專案。請對方寄一封電子郵件，讓我們事先了解他不是那麼看重錢，也讓我們可以達成互利的協議。
在接下來的另一個例子中，我們將這個問題運用於一場進行中的協商。幾年前，我們擔任一個醫療協會的協商顧問，幫該協會和出版社談一份新的期刊合約。過程非常複雜且耗時，其中的那些枝枝節節就不在此贅述了。和出版社開始一連串的會議之前，我們問了「能不能請你在開會前寄封電子郵件，說明討論事項、目標、考量重點。我好事先準備？」我們收到如下的回應，大大提升了我們的優勢：
我們有以下幾項問題：我們希望從你們提供的獲利預估中，判斷其中會產生的費用。具體而言，請問以下哪些項目是你們計算在內的：紙張、印刷、裝訂、郵資、編輯、行政管理、製作、訂單履行、銷售與行銷，以及一般行政支出（法務、會計、管理與經常費用）？你們在整體營收方面計算了哪些項目？以下項目是否全都計算在內：所有訂閱、贊助訂閱、電子搜尋與資料庫、轉載（商業轉載及作者轉載）、過期期刊、圖片授權、計次收費、版權許可，以及將部分文章結集成冊出版？你覺得以下哪些項目，可以幫助我們合理提升營收：文章轉載、分類廣告、期刊增刊、病患教育布告欄、特定廣告版面及特賣？至於目標，我們已經投入3個月的時間在這個專案上了，因此，我們的目標很簡單，就是希望能在未來兩週內定案。
我們如實回答上述第一、二項問題，第三項問題則採取對我們客戶有利的方式回答。真正有價值的資訊顯然是最後一段，透露出該出版社投入這項交易有多深，幾乎是傾注全力。同時，它也透露出該出版社內部可能正面臨最後期限的壓力。收到這封電子郵件後，我們打定主意對我們提出的需求，不容稍有妥協的餘地。結果是我們百分之百正確解讀了他們所面臨的情勢，因而為客戶爭取到一筆利潤極為豐厚的交易。
節錄自：時報出版《50個問題為自己爭取更多：從電信費率到談判桌（長銷15週年雙贏版）》／史蒂夫．巴畢茨基, 吉姆．曼桂威提 著
「跑腿型人才」和「提案型人才」差距有多大？解決問題，差別只在一句話
同樣是解決問題，有人只會照做跑腿，有人卻能主動提案創造價值。專家指出，職場中照做型人才只聽到了「表面上的需求」，卻沒有進一步追問「背後的原因」。其實只要像提案型人才一樣，多問一句「為什麼」，就能釐清目的、抓到重點。本文節錄自《懂得駕馭AI的追問思維》。
文／細谷功（日本商業顧問、思考訓練權威）
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跑腿型人才VS提案型人才情境練習：你能看出照做型業務的問題嗎？情境練習：如果你是提案型業務，你會怎麼做？反問一句「為什麼」，就能拓展更多機會
跑腿型人才VS提案型人才
本章節將透過實例，說明在問題解決情境中，如何運用追問思維。雖然「解決問題」本身有多種層次，但我們這裡聚焦於日常商務往來中，委託者與解決者之間的基本互動，具體比較跑腿型（What型）與提案型（Why型）兩種人才的應對方式有何不同。
所謂的「委託者與解決者」關係，在現實生活中可見於多種人際組合，例如客戶與業務、主管與部屬，甚至也適用於朋友、伴侶等情境。只要是「一方提出請求，另一方協助解決」的關係，就能套用本節所述的概念。
在以下範例中，我們將以「客戶與業務」的互動作為情境。想像某位負責電子產品（例如筆電）的業務員，接到長期合作客戶的來電，邀請他前往拜訪。我們將先模擬照做型業務的應對方式，再一一檢視其中可能產生的問題。
情境練習：你能看出照做型業務的問題嗎？
照做型業務的反應
客戶：「可以再幫我帶一些你們的 X-001 嗎？」（指的是之前買過的產品）
照做型業務：「好的，我知道了，是 X-001 對吧？我會立刻確認庫存與交期，並準備好報價單！」
客戶：「那就拜託你囉。」
這段對話看起來毫無問題，甚至稱得上是標準的業務應對流程。事實上，像這樣的互動每天在各家公司中不斷上演。
然而，問題就在於，照做型人才只聽到了「表面上的需求」，卻沒有進一步追問「背後的原因」。這樣的回應方式，真的能有效解決客戶的問題嗎？
客戶看似即將順利取得所需商品，業務端也能達成銷售績效，乍看之下可謂雙贏、毫無問題。然而，請你仔細思考以下幾個提問：
這位客戶所指定的商品，真的最適合他目前的需求嗎？（會不會其實有更好的產品可以推薦？）
這次剛好還能供貨，但如果因為停產或售罄等因素無法提供時，照做型人才會怎麼應對？（是否只能說聲抱歉，然後灰頭土臉地離開？）
這項商品單獨交貨就能立刻使用嗎？會不會實際上還需要電池、紙張等配件，如果沒事先準備好，反而讓客戶徒增困擾？
從這些角度來看，照做型人才的回應雖稱不上失誤，但若以「是否能進一步提升客戶滿意度」為標準，仍有不少改進空間。
這樣的反應，正是典型的「跑腿型服務」——只將客戶的話語照單全收，立刻著手執行下一步。這雖然快速、確實，卻缺乏深入理解與主動價值的創造。
接下來，請試著思考下一題情境練習。
情境練習：如果你是提案型業務，你會怎麼做？
在相同的情境下，若換作具備追問思維的人才，又會做出怎樣不同的回應呢？
提案型人才的反應
如果是具備追問思維的提案型人才，可能會這麼回應：
客戶：「可以再帶一些你們公司的 X-001（之前買過的商品）過來嗎？」
提案型人才：「您指的是 X-001 吧？這是您去年購買的那一款對吧？這次是打算用在哪裡呢？不會是之前那台壞了吧？」
客戶：「不，完全不是。實際用過之後，大家都覺得非常好用，口碑很好，所以我們在考慮讓其他部門也一起使用。」
提案型人才：「非常感謝您的肯定。最近也有不少客戶回饋類似的好評。如果這次是考慮添購第二台，我想推薦一款可與原本機型共用的備份工具。這款工具支援資料共享，對於需要多台機器協同作業的客戶來說，非常實用，也獲得了不少好評。」
客戶：「太好了，這功能聽起來真的很有幫助。價格應該還好吧？」
提案型人才：「這類附加工具最近價格都有所調降。我會一併確認交期與報價後再提供給您。」
這樣的應對與照做型人才有何根本差異？
關鍵在於開頭那句話：「這次打算用在哪裡呢？」也就是一句「為什麼」（Why）的提問，讓提案型人才得以：
主動挖掘客戶的真正需求（實際上是想要擴大使用）
擴展對話空間，提出額外的解決方案
提高客戶滿意度的同時，也創造更多業績機會 ⋯⋯
這正是追問思維創造雙贏的關鍵方式。
這裡的對話已經刻意簡化，但若進一步深入追問第二台設備的用途，也可能延伸出更多切入點，例如：是否需要內部網路支援？第二台與第一台的使用方式是否不同，是否該調整配備或軟體？
換句話說，只要願意多問一個「為什麼」，就能從單一需求發展出更多潛在機會，也展現真正的專業與價值。
反問一句「為什麼」，就能拓展更多機會
我們來用圖解方式整理「照做型人才」與「追問型人才」在應對上的差異。
本案例中所說的「What」，指的是客戶開口說出的那句話，也就是「請給我○○」這類具體要求。而「Why」則是客戶想使用該商品的目的，也就是他真正的需求。
先從「照做型人才」的反應開始看起。（見圖表 5-1）
（圖／采實文化提供）
照做型人才會毫不懷疑地將客戶提出的表層要求「原封不動」地接受下來，然後直接進入下一個步驟，例如確認交期或製作報價單。
相較之下，提案型人才的反應就截然不同了。（見圖表5-2）
（圖／采實文化提供）
提案型人才會先用一句「為什麼？」，將客戶說出的表層要求「反問回去」，引導對方進一步說明背後的真正需求。（圖表5-3）
（圖／采實文化提供）
接下來，提案型人才會從對話中聽出真正的需求與目的（也就是Why），再根據這些資訊，重新詮釋並提出最合適的解決方案（What），甚至進一步補充其他有價值的提案。（見圖表5-4）
（圖／采實文化提供）
提案型人才會用一句「為什麼」將客戶一開始的要求（What）先推回去，藉此挖掘背後真正的目的與需求（Why），這正是「照做思維」與「追問思維」的關鍵差異。
簡單反問一句「為什麼」所帶來的好處，可整理如下：
能更貼近客戶核心需求，提出更佳、更完整的解決方案
不只銷售指定商品，還能主動補充其他關鍵配件或整體建議（即使不是本家產品也能設想周全）
若遇到缺貨或停產，也能靈活提出替代方案
透過對話延伸，有機會協助客戶意識到原本沒發現的潛在需求
即使客戶指定的是競品特色，也能引導轉向自家具類似機能的商品
最終提升滿意度，建立長期信任關係，成為「解決問題的夥伴」
這樣的對話邏輯不只適用在「客戶與業務員」之間，也完全適用於「主管與部屬」。若部屬只是照單全收上司的指示，很容易流於表面應付；但只要像探究型人才那樣多問一句「為什麼」，就能釐清目的、抓到重點，工作方式自然也會升級。
節錄自：采實文化《懂得駕馭AI的追問思維：日本思考訓練權威教你37道練習，洞察問題背後的「為什麼」，讓你贏得好結果》／細谷功 著
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自以為效率高、節省時間，每次都秒回「單字訊息」，其實可能在同事眼中超沒禮貌？資深諮商心理師發現有些人在公務往來時，會不自覺使用3種特別容易讓人不爽的訊息，其實只要運用標點與語助詞簡單微調，就能避免被貼上「沒禮貌」的標籤，以免莫名就被同事、主管或甲方乙方討厭！本文節錄自《用指尖聊出好關係》。
文／瑪那熊（陳家維）
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話少不如話巧，避免莫名被誤會職場上不該回傳的第一種訊息：「收」職場上不該回傳的第二種訊息：「可」職場上不該回傳的第三種訊息：「？」
話少不如話巧，避免莫名被誤會
「字句太短」可能帶來負面影響，讓收到訊息的人覺得沒禮貌、不舒服。
近幾年，我到企業與公家單位演講時，聽過不少成員提問、分享過一些職場溝通狀況，加上個人多年來的工作經驗，我發現有些人在公務往來時，會不自覺使用三種特別容易讓人不爽的訊息。因此這節將幫各位避雷，以免莫名就被同事、主管或甲方乙方討厭！
職場上不該回傳的第一種訊息：「收」
的確，這是個步調愈來愈快的世界，加之可能工作繁忙、一堆雜事彷彿無性繁殖般不斷滋生，讓我們愈來愈講求效率、節省時間。因此，當在職場收到對方傳送的資料、檔案時，有些人會快速回覆這句（精確來說是這個字）。
圖／采實文化《用指尖聊出好關係》
諸君，若你是傳訊的人，看到同事或新人這樣回覆，感覺如何呢？當你仔細說明、花時間通知對方，卻被一個字回應，若覺得「這人也太沒禮貌」而小小不爽，別懷疑自己是否脾氣差、器量小，你的負面感受是人之常情。
我能理解簡潔的「單字回應」很方便又省時間，但也得提醒各位，這很容易讓人解讀為「不耐煩」、「不用心」以及最直覺的「沒禮貌」。退一萬步來說，這真的有幫我們省下多少時間嗎？比起「造成負面印象」甚至「破壞職場關係」，省那幾秒鐘完全是得不償失、毫不划算的交易啊！
調整技巧：
當然不用回對方「已經確認收到無誤，再次感謝您的通知，本人將準時出席會議、與爾等共同討論」這種落落長、文謅謅的句子。只要運用前面教過的「四大武器」，就可以只多付出極低的時間成本（幾秒鐘而已），就能讓互動更順暢、營造好印象。
多幾個字： 「收到」、「收到囉」
標點符號： 「收～」
表情符號： 「收 👍」、「收 👌」
這些都能讓職場夥伴，有更好的感受，也避免對方腦中出現「沒禮貌」、「跩屁啊」的聲音。
職場上不該回傳的第二種訊息：「可」
另一種「節省時間」的訊息，就是當對方詢問或確認事情後，直接回覆「可」。
圖／采實文化《用指尖聊出好關係》
當我們用「可」來回應時，很容易給人一種「上對下」、「主管對下屬」的感覺，然後讓對方心想「是怎樣？」、「很了不起？」、「還真是高高在上呢」。同樣地，這種「單字回應」為你省不了多少時間，卻給同事或客戶留下負面印象，真的不划算啊。
調整技巧：
當然也不用回對方「感謝您的詢問，已知悉所需。您所提的時間，經確認沒問題，期待與您當日碰面」。這樣回，對方可能覺得你上班喝茫了，或擔心你最近是否壓力過大，甚至是懷疑你被盜帳號，等會就要跟她借錢了。
調整方式跟前述一樣，只要花幾秒鐘即可：
多幾個字： 「可以的」、「可以喔」、「沒問題」
標點符號： 「可以～」、「OK ～」、「OK ！」、「沒問題！」（「～」語氣較為和緩，「！」則給人明確、有精神的印象。）
表情符號： 「好喔 👌」、「沒問題 👍」
職場上不該回傳的第三種訊息：「？」
多數人網聊的習慣之一，就是字數不會太多，即使在職場聯繫、公務溝通也如此，讓人第一時間不太理解意思。有時同事、客戶天外飛來一個訊息，若過於簡短或缺乏前後脈絡，更讓我們滿臉困惑，忍不住「蛤？」了一聲（請支援黑人問號梗圖）。
面對「不知你在說什麼」的情境，咱們自然要問回去，弄清對方意思才好辦事啊。但請避免這種「懶人回應」：
圖／采實文化《用指尖聊出好關係》
當對方沒頭沒腦傳來訊息，讓你實在不知在問什麼、很難回應，記得不要只傳「？」回去（不論幾個問號）。這很容易洩漏你的不耐煩，並傳遞「你在問什麼鬼啊？」「哩洗低供殺洨」的潛台詞。即使你根本沒這意思，仍高機率被對方如此解讀或誤會。
調整技巧：
請善用前文教過的提問技巧，可先運用「封閉問句」快速幫對方聚焦、確認討論方向。
圖／采實文化《用指尖聊出好關係》
這邊提醒大家，通常人們沒那麼喜歡透過網聊，來處理公務。更精確說，「職場溝通」本來就不像「日常聊天」那樣輕鬆有趣，訊息的往來容易讓人煩躁。這種情緒未必是針對你這個人，而是對工作壓力的一種投射；白話翻譯就是，你可能會掃到颱風尾，甚至被當成情緒宣洩的出口。
所以若需要詳細說明、討論，建議以語音、視訊或當面互動為主；若只能透過文字訊息，那記得活用前面教過的「表情符號」與「標點符號」、「輔助字」等技巧，避免對話過於生硬、嚴肅。
前述是職場或日常對話中，頻率較高的三種「短回應」，其他例如「嗯」、「喔」也最好盡量避免。這類短回應的出現，除了省時省力（？），也有些人覺得這種回法「很帥」、「屌爆」、「很有個性」，但網聊做為人際溝通的一環，我們不可能「只顧自己爽，不管對方感受」。
節錄自：采實文化《用指尖聊出好關係：從職場溝通到日常互動，網聊時代的好感對話術》／瑪那熊（陳家維） 著
【104 talks】提升業績：培育優秀業務的核心秘訣 | 策略思維商學院院長 孫治華
文： 人資市集整理
104 人資市集舉辦「104 talks 短講」致力於為職場人士提供高效學習的平台，集結專業領域的講師進行知識分享，期望為樂於學習的職場人士帶來不同的視野與啟發。本次邀請到策略思維商學院院長孫治華主講，將詳細討論業務人員應具備的人格特質、軟實力、銷售技巧，以及如何在銷售過程中運用情緒價值，最終達成業績目標。
在瞬息萬變在瞬息萬變的商業環境中，企業為了保持競爭力並持續增長，必須重視業務團隊的培育。一支高效的業務團隊不僅能提升公司的業績，還能增強品牌形象，並與客戶建立長期穩固的關係。孫治華老師將帶大家深入探討如何培育優秀的業務人員，並提供具體的策略和技巧分析。
想要創業或成為老闆嗎？先去當業務
相信大家常常聽過一句話，就是你要當老闆之前，要先做什麼？要先去做業務！擔任業務職位能讓你深入了解市場運作、客戶需求及銷售技巧，這些都是未來創業過程中不可或缺的基礎知識。透過與客戶的直接互動，你將能夠獲得寶貴的市場洞察，學會如何處理各種業務挑戰，並發展人際關係及談判能力。此外，業務工作還能讓你體會到績效導向的工作環境如何運作，這對於未來經營自己的企業非常重要。
以各種職務來說，業務相對在公司可以很好發揮他的核心價值，也就是將產品銷售出去並獲得獎金。在業務領域中，選擇高單價商品或服務是提升業務價值的關鍵。以房地產為例，銷售高價房產能帶來豐厚的佣金，進而提高業務的獲利能力。然而，成功的業務不僅依賴於產品本身的價值，也需要考慮市場策略和地理位置等因素。這些因素會影響到業務的成就，因此，業務人員應該仔細選擇合適的產品和服務，以提升自身在市場中的競爭力和價值。
業務要有什麼人格特質：硬實力及軟實力
業務人員的成功不僅僅取決於他們的專業知識（硬實力），更多時候，他們的軟實力扮演著更為關鍵的角色。孫治華老師認為業務應該具備多種關鍵能力與特質，以適應不斷變化的市場需求，並提升業績。
其中，主動積極是最重要的特質之一，這使得業務能夠主動尋找機會並與客戶建立聯繫。此外，真誠的態度能夠增強客戶信任，有助於建立長期關係。無論是個性外向或內向的業務人員，都可以透過積極的行為來勝任工作。
在硬實力方面，則需要具備產品專業並能掌握市場趨勢，了解產品的各項特性和優勢，以便能夠清晰地向客戶介紹和推銷。此外，資料和財務思維也至關重要，這包括對市場數據的理解和成本控制。銷售技巧和談判策略則是業務的基本功，能夠幫助他們在交易過程中達成雙贏。
同時，業務人員應具備良好的目標管理和時間管理能力，保持自律以有效地管理日常工作。抗壓性也是不可缺少的特質，因為業務工作通常會面臨挑戰和壓力。最後，良好的人際關係和正向開朗的心態，能幫助業務在與客戶溝通時建立良好的氛圍，達成更好的成效。
整體而言，業務人員應平衡這些軟實力與硬實力，以提升自己的專業形象和業績表現。不同個性的人均可塑造成優秀業務，關鍵在於強化其個性優勢。企業也可透過共讀會、教育訓練去補強員工所需的能力。
不好 vs 好的銷售技巧
銷售技巧的優劣直接影響銷售成果。最糟糕的銷售方式是「見到人就開賣」，這種方式忽略了客戶的需求和感受，容易引起反感。 相對地，好的銷售技巧應該是：了解需求，提供解決方案。業務人員應該像醫生一樣，先「診斷」客戶的問題，再「開藥方」提供解決方案。
可運用SPIN銷售技巧：
Situation Questions（情境問題）： 了解客戶的現狀和背景。
Problem Questions（問題問題）：挖掘客戶面臨的問題和困難。
Implication Questions（暗示問題）： 放大問題的影響，讓客戶意識到問題不解決的嚴重性和後果。
Need-Payoff Questions（需求-價值問題）：引導客戶將注意力放在解決方案的價值和收益。
優秀的客服人員不僅能解決客戶的問題，還能「整合商業情報」。同樣地，優秀的業務人員也應該具備這種能力，他們不僅要了解客戶的顯性需求，還要挖掘潛在需求，並將這些信息反饋給公司，幫助公司改進產品和服務。
為什麼大家不買？如何達成銷售？
銷售時最常遇到的困境就是再好的東西還是會有人不買單！以掃地機器人為例，就算它有許多好處跟便利性，客戶還是會有許許多多的原因不向你購買產品，例如他想再多多比價、對品質有疑慮、住4樓透天厝、有打掃人員…等。
因此達成銷售的關鍵在於「情報戰」。業務人員需要像情報人員一樣，收集、分析和利用各種信息，以制定有效的銷售策略。了解客戶不購買的原因、疑慮、擔憂和競爭對手的優勢。根據客戶的具體需求，提供量身定制的解決方案。業務應將自己定位為客戶的「問題解決者」，而不僅僅是產品推銷員。
而在培育新人業務時，設計一套完善的問答集（FAQ）非常重要。這套問答集不僅要涵蓋常見的客戶問題，更要針對不同的客戶類型、不同的購買階段和不同的異議處理方式，提供詳細的解答和應對策略。通過反覆的練習和模擬，新人業務可以快速掌握基本的業務技能，增強自信心，從而更好地應對客戶的挑戰。
拉滿情緒價值
在銷售過程中，情緒價值的重要性不容忽視。孫治華老師提出，業務人員應該採用「戀愛銷售型」的方式與客戶互動，這意味著：
營造關懷和理解的氛圍： 讓客戶感受到被重視、被理解。
提供具情境化的問題和關懷：針對客戶的具體情況，提出有針對性的問題，並表達關心。
創造期待和驚喜：在銷售過程中，給客戶帶來超出預期的體驗。
像是商業簡報也不應過度精簡，以免「情緒價值被消滅」。同樣地，在銷售過程中，業務人員也應該注重情緒的表達，創造轉折就會創造情緒價值。通過語氣、措辭和肢體語言，傳遞積極的情緒，拉近與客戶的距離。專業的呈現應該帶有「願景」，讓客戶看到產品或服務的未來應用和潛力。這不僅能提升客戶的購買意願，還能激發他們的想像力和參與感。
重點回顧與提醒
總結來說，培育優秀業務的核心秘訣包括：
1. 多元能力培養：注重業務人員的軟實力和硬實力培養，包括抗壓性、人際關係、溝通技巧、產品專業、數據分析能力和趨勢洞察力。
2. 優化銷售技巧： 採用以客戶需求為中心的銷售技巧，如SPIN技巧，避免「見到人就開賣」的錯誤方式。
3. 情報戰思維：將銷售視為一場情報戰，收集、分析和利用各種信息，制定有效的銷售策略。
4. 情緒價值運用： 在銷售過程中，注重情緒的表達和營造，創造積極的客戶體驗。
5. 整合商業情報: 蒐集客戶問題，提供給公司策略擬定參考。
透過這些策略和技巧的結合，企業不僅能提升整體業績，還能打造出一個具有高度競爭力的銷售團隊。對業務人員進行系統化的培訓，注重業務員長遠發展，是企業成功的關鍵。
講者簡介：孫治華
策略思維商學院院長，同時也是簡報實驗室創辦人，曾擔任奇想創造品牌顧問、數位時代網站主編等職務。透過策略性的技巧佈局以及持續鍛鍊，從一名罕見的三無講師，一路走到今天在業界佔有一席之地。擁有超過 10 年以上企業內訓、創業輔導經驗，經常被讚譽有著「超高含金量」的課程講師。
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【中文Email格式】商業／求職電子郵件7重點+撰寫範例！複製修改3分鐘搞定
電子郵件怎麼寫才有禮貌？寄給客戶的電郵怎麼都沒回？其實一封Email格式可以分成7個基本欄位，看《104職場力》為您整理的Email格式範例，助您在職場、商場溝通往來不NG！
文／《104職場力》
本文導覽
電子郵件格式拆解—先了解基本欄位7大Email格式撰寫重點與範例1. 收件人（To）2. 主旨（Subject）3. 正式稱謂（Salutation）4. 正文（Body）5. 結論（Conclusion）6. 署名（Signature）7. 附件（Attachment）完整Email格式撰寫範例Email格式確認清單
電子郵件格式拆解—先了解基本欄位
一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位：
收件人（To）
主旨（Subject）
正式稱謂（Salutation）
正文（Body）
格式（Formatting）
禮貌用詞（Polite language）
結論（Conclusion）
署名（Signature）
附件（Attachment）
看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意，一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫？讓《104職場力》為您整理撰寫重點，不NG不踩雷，與客戶順暢溝通往來！
延伸閱讀：為什麼我發的Mail，都沒人要回我信？｜職場工作術
7大Email格式撰寫重點與範例
1. 收件人（To）
首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確，如Email因信箱格式誤植或缺漏導致訊息未傳達成功，可能因此失去好的合作機會；若電子郵件內容涉及重要的關係或業務事項，甚至可能引發公關危機。
如果需要寄給2個人以上時，可以使用「副本」（CC , Carbon Copy）或「密件副本」（BCC , Blind Carbon Copy）。
收件信箱格式說明：CC與BCC的差別
「副本」（CC）：增加CC欄位收件人時，這些收件人都能看到彼此的電子郵件地址。
「密件副本」（BCC）：而增加BCC欄位收件人時，這些人可以收到郵件，但其他收件人無法看到他們的郵件地址。
2. 主旨（Subject）
「主旨」是電子郵件首要之重，必須簡潔明確的表達來信用意，才能讓收件人一目了然知道郵件內容。不論從一般工作交流、商業合作還是求職角度來看，清楚的電子郵件主旨都有以下助益：
立即引起收件人的注意：在收件人每天收到大量郵件的情況下，清晰的Email主旨格式可以幫助你在眾多電子郵件中脫穎而出。
讓收件者立即了解電子郵件的主題內容：幫助快速理解Email重點，節省時間。
有吸引力和明確的主旨可以增加Email的開信率。
展現自身的專業態度和溝通能力：在商業和求職場合尤為重要。
因此盡量避免使用模糊冗長的主題，而是具體描述郵件內容或目的。
例如：某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願OOO履歷 ─ 應徵X部門X職位X公司 ─ 商業會議安排日期確認
3. 正式稱謂（Salutation）
以禮貌的方式打招戶和稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉，使用「職銜」稱呼較為安全；若與對方已有認識，則可視交情調整。
例如：陳經理您好
Email常見招呼格式
正式程度範例尊敬與正式GreetingsDear + 稱謂Good morning + 稱謂稱謂 + 您好稱謂 + 日安平輩或關係親近者問候Hi + 稱謂Hey + 稱謂Hello + 稱謂非常親近的友人安安嗨嗨早啊
4. 正文（Body）
電子郵件內文格式（Formatting）
而在正文段落中，要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子，電子郵件並非作文，避免使用太多的行文冗長或囉唆內容，才能使收件人短時間了解你的來信用意，即時做出回應、進行下一步計畫。
此外，要適度的「分段換行」，避免所有文字內容全部擠在同一段，如果有數個事項也可以列點標項，清楚顯示每件事、每個重點。
電子郵件禮貌用詞（Polite language）
盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思，避免使用冒犯性或侮辱性的言語，造成雙方不快。
同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性，以下幾點要注意：
避免過多驚嘆號（！）：過多驚嘆號可能給人有種情緒化或不專業的感受。僅在必要時適度使用，避免讓收件人誤解。
避免過多的問號（？）：與驚嘆號相類似，過多問號可能讓人感覺困惑或不專業。謹記適度使用，僅在需要確認或提出疑問時使用。
避免過度重複符號（！！！或？？？）：重複使用多個驚嘆號或問號會讓人感受強烈的情緒表達，質疑對方、咄咄逼人而容易造成誤解，甚至產生衝突。另外也會被認為不專業或不成熟。
避免多種標點符號混用：在一個句子或段落中同時使用驚嘆號、問號和省略符號等，容易讓人感到混亂。保持使用一種適當的標點符號來表達意思，避免短短的段落中混用多種符號。
避免使用顏文字或emoji：與朋友、較為熟識的同事，當然可以使用表情符號使對話不單調生硬。但若是較為正式的電子郵件往來，就必須避免使用誇張的表情符號。
避免一路逗號（，）不停歇，洋洋灑灑最後才句點（。）：如上所述，要適度「分段換行」，跟說話一樣換氣與頓點，收件者閱讀時才不會混淆、抓不到重要資訊。
NG範例，疏忽分段換行、一路逗號、過度重複符號：
我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議，誠摯邀請您參加並分享您的研究成果，該會議將於「日期」在「地點」舉行，主要聚焦於「主題／領域」，近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」，您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值，期待您的蒞臨演講如有意願參與，請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題，相關研究會議資訊，議程和表單詳於附件，謝謝您撥冗閱讀！！！
5. 結論（Conclusion）
而在電子郵件的結尾部分，大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動，另外也能感謝收件人的閱讀。
例如：我們非常重視您的意見，如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊，若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫，謝謝。
6. 署名（Signature）
在文末署名或附上「簽名檔」，也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式，讓對方能夠更方便的與你聯繫。
例如：
「公司Logo圖片」「你的名字」「公司部門」「聯絡電話」「電子郵件地址」「公司地址」
7. 附件（Attachment）
是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考，電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪？
如有附加檔案需要收件人參閱時，確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」，而檔案也確實上傳，避免還得為了附件再往來、耗費時間。
除此之外，當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時，可上傳至雲端硬碟開啟分享，給予連結讓收件人自行閱覽下載。
常見NG附件檔名：「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」
Google Gmail 附加檔案方式圖片來源：Google Gmail說明
最後提醒在發送電子郵件前，再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤，除了讓資訊清楚明確，也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤，嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。
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完整Email格式撰寫範例
假設要進一步了解客戶的需求，發信和對方窗口詢問：
主旨：關於您對「 」的需求，請提供更多細節正文：XXX先生／女士您好，我是「你的名字」，來自「你所在的公司或部門」，我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前，需要您的協助。根據我們先前的討論，您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案，需要更多的細節和具體要求。因此還需請您提供以下資訊：
1. 需求範圍：如有任何特定…。2. 目標期望：…。3. 條件限制：…。4. 時程規劃：…。5. ……這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。我們非常重視您的需求，更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊，如果您對任何細節有疑問，或需要進一步討論，也請隨時與我聯繫。感謝您的合作和支持！祝安好，「你的名字」「你的職位」「你的聯繫方式」
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撒嬌被說「盧」、直白回覆變句點王...「得體的職場說話之道」怎麼練？
職場上講話直率到底是不是罪？要怎樣才能練就察言觀色、得體說話的本領？透過104職涯診所一位26-30歲匿名網友的發問，統整職場Giver們的建議，帶你一步步獲取高情商溝通力。
文／《104職場力》
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案例一：撒嬌玩笑話卻變成盧案例二：直白回應讓對方無話可說Giver教你3步驟練出職場高情商
職場上，許多新鮮人或轉職者常常因為「說話太直接」或「沒注意到氣氛」而吃虧，原本只是直觀地表達內心想法，卻不小心讓同事、上級有錯誤解讀，有些甚至還會被貼上不會讀空氣的標籤。
其實所謂「察言觀色」，是能夠根據當下的情境、對象和氣氛，調整自己的說話方式和回應。這不代表說話者要壓抑自己或言不由衷，而是懂得換位思考，讓對方能更舒服地接收你話中的訊息，甚至能產生互動。
察言觀色不只是禮貌，更是讓你被看見、被信任的關鍵。以下帶大家從案例出發，拆解問題本質，並提供3個實用步驟，幫助大家提升職場高情商，讓溝通更順暢、合作更愉快！
案例一：撒嬌玩笑話卻變成盧
網友申請的東西遲遲未收到，致電給窗口時感覺對方心情還不錯，便以開玩笑撒嬌的口氣說：「你是不是比較偏心我同事！上次她申請數量那麼少你就同意了，我申請這麼多你還不同意我～」。
雖然窗口當下沒有什麼特別的表示，但聽到談話內容的老闆卻隨口說了句：「你怎麼那麼會盧啊！」
即使聽得出老闆的評論不帶貶意，可網友還是驚訝，原來自己的表現在外人眼中看來是在「盧」。
詞彙屬性、彼此關係、對方立場是關鍵
在職場溝通時，輕鬆的玩笑無妨，但當涉及到對方的工作態度、處事方式或立場時，即便是開玩笑，也應儘量避免使用負面或指責的字眼（即使並無此意），以免給對方造成壓力或讓人感到話中有刺。
案例中的「偏心」一詞在客觀上帶有負面的含義，若以負面的詞彙作為開頭，接下來的語句被解讀為在間接指責對方未能妥善處理工作的機率就很高，便容易使對方感到不快。
另外，撒嬌是一種非常主觀的表達方式，有時與諷刺僅有一線之隔，取決於雙方的熟悉度、對玩笑的接受程度，以及彼此地位的對等性。如果雙方關係密切，且對玩笑的理解一致，用這樣的說法撒嬌可能就比較容易被接受；但如果缺乏相互了解（只因公事通過幾次電話而已）或地位差異明顯（窗口可能會被究責）等情況下，則可能引發誤解或不適。因此，在適當的情境下撒嬌，必須謹慎考量雙方的感受和互動背景。
還有一點，如果網友在沒有了解對方的難處或立場的情況下，或者明知對方正面臨困境卻仍然選擇這樣表達，確實會顯得缺乏體貼，給人一種「強人所難」的感覺，也就是在「盧」。
不同語境的建議用法
其實要表現幽默或輕鬆，只要換個說法，例如：「哈哈～我同事好像比較幸運耶！這次我申請比較多，麻煩你了～」就可讓語氣緩和、氣氛融洽。另外也根據不同語境，提供以下5種變形用法：
關心與感謝：「我知道你的工作很忙，這次我申請的數量有點多，真的感謝你能幫我處理！」
放低姿態求助：「聽說我同事的申請已經通過，這次我申請的有點多，不知道你能否幫我看看呢？謝謝你！」
輕鬆對話：「哈，我同事真的是幸運星！這次我申請比較多，需要拜託你幫幫忙囉！」
親切提問：「我注意到同事上次的申請好像很快就過了，這次是不是因為我申請的數量比較多，所以耽擱你們的作業流程呢？有任何注意事項再麻煩你通知了，謝謝！」
釋放善意與積極：「我同事的運氣真不錯！這次我申請的數量多了些，想請教一下有沒有特殊的要求？如果有什麼困難之處再麻煩告訴我唷！謝謝你」
這些表達方式較能讓對方感受到關心和尊重，進而促進良好的溝通。選擇最適合當時情境及您與對方關係的表達方式，能讓對話更加自然流暢。
案例二：直白回應讓對方無話可說
網友剛入職時因想快速熟悉工作，常常晚下班，某日準時下班遇到老闆，閒聊間老闆問：「怎麼這麼早下班？」
網友回：「安排的事情處理完我就先下班啦！之前比較不熟悉所以比較晚，熟悉後處理速度比較快。」老闆聽完後只回了「喔喔」。
之後老闆和大家閒聊時提到這件事，同事以自己的小孩舉例，說兒子功課寫完衝去看電視，她詢問功課做好了？兒子只回：「對啊」，媽媽只好回：喔喔。
網友瞬間反思，是否自己表達時具有攻擊性或過於關注自己的看法，導致難與別人進一步交流，於是想了解怎麼以更得體的方式回覆。
回應太直接，少了情感交流
其實，網友的回覆並沒有「錯誤」，其中包含明確的動機與事實，而老闆的回應與轉述未必代表心懷芥蒂（根據網友對老闆的描述可見，這位老闆平時就喜歡和大家進行對話和互動）。推測可能是因為與網友的互動相對有限，聊天中只有這件事可供提及；另一方面，也有可能是老闆覺得自己「啞口無言」的反應相當有趣，所以單純拿來分享。
但如果網友希望改善現狀，並與老闆建立更多良性互動，建議可以先改善自己「陳述完事實後畫上句號」的表達方式，試著在對話中加入更多資訊、開放性問題，甚至提出觀點，讓老闆感受到你的投入與誠意，交流過程會更順利，或許還能發現你的成長和潛能。
不同語境的建議用法
提供效果回饋：「謝謝老闆之前會議上提出的調整建議，實際操作後近期效率高了XX%，流程掌握也更順利，所以能很快完成工作、準時下班！未來針對XX專案若還有其他建議，也都歡迎跟我說喔！」
展現能力並提問：「多虧同事和主管的指導跟協助，分工合作後效率提升，上手速度也更快，所以可以準時下班，之後會有跨部門合作的類似機會嗎？」
引發好奇延續對話：「我已經漸漸上手了，覺得手上專案很有趣，也有些心得，跟我之前想的不太一樣……」
大部分人說話並不是故意要冒犯或句點他人，而是習慣從自己的角度思考，有時也可能是因為對對方的身分而感到緊張，急於回答或過於關注「答案的正確性」，因此忽略了對話中應有的鋪陳與交流。
這其實是「同理心」和「語境意識」還在成長的過程，只要有心學習，這些能力都能慢慢練起來。
Giver教你3步驟練出職場高情商
1. 說話前，心裡先過濾
在每次對話前，先問自己「這句話如果換個說法，會不會更讓人舒服？」在溝通過程中，可以多加一層緩衝語氣，或先肯定對方的努力，然後再提出你的需求，這不僅能讓對方感到尊重，也能減少誤解產生。
2. 觀察職場溝通高手
多留意公司內部那些溝通順暢、受歡迎的同事，觀察他們怎麼說話、使用哪些用語、語氣怎麼調整等，能讓言談吸引人又不冒犯，先試著模仿他們的表達方式，並內化成自己的溝通風格，多試幾次後就會掌握訣竅。這不僅有助於增添自信，適當的幽默言語還能用來緩和氣氛，增加互動。
3. 互動後自我檢視
每次對話結束後，可以回想對方的反應，例如：對方有沒有笑？是否多聊了幾句？話題是否很快就結束了？這些反應都是你調整說話方式的重要依據。另外，你也可以主動找信任的同事請教、徵求建議，或一起練習對話，如此一來便可在實踐中逐步提升溝通技巧，還能增進與同事之間的了解和信任（同事知道你的努力後可能也會有更多包容和回饋）。
最後Giver提醒，「直率」並不是壞事，不用因為自己的耿直而焦慮，只是職場對話需要多一點語境感知，被提醒或有自我意識是好現象，只要持續調整就會進步，從「直率」變成「高情商」。
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桌邊討論、敲鍵盤太吵、開會滑手機... 10種行為「讓你無意間成辦公室討厭鬼」
想專心工作，同事卻在一旁大聲討論工作；同事手機在辦公室大響；同事用機械式鍵盤打字超大聲；同事的古龍水味好濃......。這些辦公室日常小事雖不嚴重但挺惱人的。形象管理師認為「避免干擾他人專注工作」是辦公室禮儀的核心精神，很多時候可能就是因為疏忽了這項隱微的禮儀，讓自己無意間成為辦公室討厭鬼。
文／陳麗卿（Perfect Image陳麗卿形象管理學院 創辦人）
日前落幕的巴黎奧運中，我們看到了許多展現禮儀精神的舉動。特別是在男子競技體操團體決賽中，日本體操選手橋本大輝完成單槓項目後，優異的表現讓全場歡聲雷動。
然而，由於下一位選手即將上場，橋本大輝隨即將食指放在嘴唇上示意場內觀眾安靜，避免妨礙對方集中精神，並舉起雙手請大家降低音量。這一動作既體現了他對對手的尊重，也反映了他高度的禮儀素養。
類似的情況也經常出現在高爾夫球場上。不同於籃球、棒球，高爾夫球場的觀眾席總是鴉雀無聲，因為高爾夫是一項需要極高專注力的運動，當別人在揮桿時，一旁觀戰的人需要保持安靜，避免任何可能打擾選手的聲音。
沒錯，保持安靜，不只是禮儀，更是一種對對方的尊重與體貼，而這個原則不僅適用於運動場，也可以運用於職場中！
辦公室禮儀的核心精神：避免干擾他人專注工作
你或許也有這樣的經驗：雖然想專注工作，但因為同事在一旁討論事情而頻頻分心，導致生產力大幅降低。
美國加州大學爾灣分校教授葛洛莉亞·馬克（Gloria Mark）的研究顯示，專注狀態被打斷後，平均需要花費23分鐘才能再次集中注意力，每次重複這一過程，都會對大腦造成負擔。
誠然，在辦公室討論事情本來就是工作的一部分，但是這樣的干擾，其實是有機會可以降低的。
首先，當你看到同事正在專注工作時，盡量不要在他們身邊談話（包括與其他同事討論事情，或是講電話），並且避免突然打斷他們，特別是在他們明顯處於高強度工作或思考中時。
為了避免打斷他人，可以選擇「非同步溝通」，也就是發送訊息或電子郵件，讓他們在方便時回覆，這樣的做法既尊重了對方的時間，也提升了整體工作效率。
如果你是團隊領導者，建議你直接闡明辦公室禮儀的核心精神：避免干擾他人專注工作，並讓互相尊重成為團隊的共通文化。
（延伸閱讀：你會對同事「桌邊轟炸」嗎？直接到同事座位問問題，很失禮嗎？）
改變聲音的投射點，就能減少對他人的干擾
或許你會問，工作中總不可能都不討論事情、不講電話吧？其實，只要通過調整說話的方式，就能減少對他人的干擾，其中最簡單又有效的方法就是改變聲音的投射點。
你可以實際試試看，請一位朋友坐在你面前約2公尺處，然後用相同音量講同一句話2次。第一次時，想像你聲音的投射點在2公尺以外，也就是朋友的位置；第二次，則把你聲音的投射點拉回自己面前20公分以內，並詢問朋友聽到這2句話有什麼差別。
你會發現，儘管音量不變，但聲音的穿透力減弱了，進而降低了對他人的干擾。
這一技巧不只適用於辦公室，也適用於餐廳、車廂、百貨公司等公共空間，並且除了面對面溝通，講電話時也同樣適用。只要改變聲音的投射點，就能既保證讓對方聽得清楚，又不至於影響周遭其他人。
而在辦公室內，除了說話音量之外，也要注意其他在視覺、聽覺、嗅覺上會影響他人的行為。例如，穿著過度暴露不得體，可能會造成視覺干擾；手機鈴聲、會發出明顯聲響的個人用品（如機械式鍵盤）容易在聽覺上干擾他人；而過濃的汗味、體味、香水味，或是味道過重的食物，則會造成嗅覺上的干擾。
在會議中也需要尊重，避免干擾他人發言
不是只有專心工作的時候會需要別人保持安靜，在台上發言的時候，也很需要這樣的尊重。
很多人在會議中，當別人正在發言時，雖然沒有發出聲音，但卻自顧自的滑手機、抖腳、轉筆或擺出無聊的表情，這些行為雖然無聲，對講者和其他與會人士的干擾程度，卻絲毫不亞於發出聲音，是很不尊重的行為。
此外，即使你有不同意見或想法，也應該避免隨意打斷，而是等對方講完後再發表意見，這是對發言者的基本尊重，也有助於創造一個更加有序、專業的會議環境。
無論是在運動賽場或職場，保持安靜絕對不僅是表面的禮儀，而是對他人專注與努力的尊重，這種思維充分展現個人內在素養，也進而創造和諧工作氛圍。
很多時候一個人之所以人緣不好，有沒有可能就是因為疏忽了這項隱微的禮儀？這時只要運用上述的技巧，對日常習慣稍微做點調整，就能讓自己更受歡迎，並創造一個更高效能的工作環境，讓每個人都能全然發揮最佳表現！
（轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院粉專）
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