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喵星人

2024/10/19

會議記錄怎麼寫:用結構化筆記法和數位工具、5個提升記錄質量的實用策略
會議記錄是每次會議中不可或缺的一部分,能夠幫助參與者回顧討論內容、決策過程以及未來的行動計劃。然而,許多人在撰寫會議記錄時常常感到困惑,不知道應該包含哪些重要信息。本文將深入探討「會議記錄怎麼寫」,提供實用的技巧和範本,幫助你快速、有效地整理出清晰明瞭的會議紀錄,讓每位參與者都能輕鬆理解。
✅1. 使用結構化筆記法
❤️PREP 法
觀點(Point):記下會議的主要觀點。
原因(Reason):支持該觀點的理由。
例子(Example):具體例子來佐證觀點。
重申(Point):再次強調主要觀點。
範例:
觀點:我們需要更換新的項目管理工具。
原因:因為目前的工具效率低下。
例子:使用新工具後,專案進度加快了30%。
重申:因此,換工具是必要的。
❤️2. 利用數位工具
❤️錄音與轉錄
使用 Zoom 或 Microsoft Teams 的錄音功能,可以在會後回顧重要內容。也可以使用像 Otter.ai 的轉錄工具,快速生成會議記錄。操作步驟:
開始會議前啟動錄音。
會後利用轉錄工具生成文字記錄。
檢查並整理出關鍵要點。
❤️3. 確定會議目的
在每次會議前,清楚定義會議目的。這樣能幫助你集中注意力,快速捕捉與目的相關的訊息。
❤️範例問題:
這次會議的主要目的是什麼?
我需要特別關注哪些主題?
❤️4. 主動參與討論
積極參與討論不僅能提升理解,也能幫助你更好地記住重要資訊。提出問題或意見,讓自己成為討論的一部分。
❤️技巧:
在會議中適時發問,例如:「這個決策的依據是什麼?」
與他人互動,確認自己的理解是否正確。
❤️5. 簡化筆記格式
使用簡單明瞭的筆記格式,如子彈點或表格,可以幫助你快速捕捉和整理資訊。避免長篇大論,專注於關鍵要素。
❤️範例格式:
新工具提案:提高效率30%>試用新工具
專案進度:須在下月完成>設定里程碑
❤️結語
總結來說,撰寫有效的會議記錄不僅能提升工作效率,還能促進團隊間的溝通與合作。透過明確的結構和關鍵內容的整理,你可以確保每位參與者都能隨時回顧會議重點。希望本文提供的技巧和範本能幫助你在未來的會議中,輕鬆寫出專業且實用的會議紀錄。
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外貿協會培訓中心(高雄)

培訓中心

09/10 09:52

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知識貓星球

喵星人

2024/05/25

Excel函數全面攻略:數學、文本、邏輯、查找、日期和金融
無論您是Excel的初學者還是進階使用者,理解和掌握各類函數都是必不可少的技能。本書涵蓋了數學、文本、邏輯、查找、日期和金融等各類函數,提供使用說明和實例,幫助您全面提升Excel操作水平。這裡列舉一些Excel中常用的強大函數,以及它們的用途:
1. 數學和統計函數
➤SUM:對一系列數值進行求和。
➤AVERAGE:計算一系列數值的平均值。
➤MAX:計算一系列數值中的最大值。
➤MIN:計算一系列數值中的最小值。
➤STDEV:計算一系列數值的標準差。
2. 文本處理函數
➤CONCAT:將多個文字字串合併為一個句子。
➤MID:從文字字符串的中間位置提取指定數量的字符。
3. 邏輯函數
➤IF:根據條件判斷結果,傳回不同的值。
➤AND:如果所有條件都為 TRUE,則傳回TRUE;否則傳回 FALSE。
➤OR:如果任何一個條件為 TRUE,則傳回 TRUE;否則傳回 FALSE。
➤NOT:將 TRUE 轉換為 FALSE,將 FALSE 轉換為 TRUE。
4. 查找和參照函數
➤VLOOKUP:在垂直方向上查找並傳回相對應的值。
➤HLOOKUP:在水平方向上查找並傳回相對應的值。
➤MATCH:在範圍中查找指定值並傳回其相對位置。
5. 日期和時間函數
➤DATE:傳回指定年份、月份和日期的日期值。
➤TODAY:傳回當前日期。
➤YEAR:從日期值中提取年份。
➤MONTH:從日期值中提取月份。
➤DAY:從日期值中提取日期。
6. 金融函數
➤FV:計算未來價值。
➤PV:計算現值。
➤RATE:計算利率。
➤NPER:計算期數。
7. 數組函數
➤SUMPRODUCT:將兩個或多個數組相乘後再求和。
➤TRANSPOSE:將行轉換為列,或將列轉換為行。
這些函數涵蓋了Excel中常見的各種用途,可以根據不同的需求,選擇使用相應的函數來完成任務和數據分析工作。
歡迎追蹤超級辦公室達人,了解更多文書處理的小祕訣💫
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Meiko微課頻道

專業電腦講師

09/07 21:24

【抽獎】終於有AI能輕鬆生成帶有公式與格式的完整 Excel 試算表了 | Manus AI
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影片中的範例每個都讓Meiko驚豔
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外貿協會培訓中心(高雄)

培訓中心

08/20 15:44

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