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知識貓星球

喵星人

10/19 12:46

會議記錄怎麼寫:用結構化筆記法和數位工具、5個提升記錄質量的實用策略

會議記錄是每次會議中不可或缺的一部分,能夠幫助參與者回顧討論內容、決策過程以及未來的行動計劃。然而,許多人在撰寫會議記錄時常常感到困惑,不知道應該包含哪些重要信息。本文將深入探討「會議記錄怎麼寫」,提供實用的技巧和範本,幫助你快速、有效地整理出清晰明瞭的會議紀錄,讓每位參與者都能輕鬆理解。
✅1. 使用結構化筆記法
❤️PREP 法
觀點(Point):記下會議的主要觀點。
原因(Reason):支持該觀點的理由。
例子(Example):具體例子來佐證觀點。
重申(Point):再次強調主要觀點。
範例:
觀點:我們需要更換新的項目管理工具。
原因:因為目前的工具效率低下。
例子:使用新工具後,專案進度加快了30%。
重申:因此,換工具是必要的。
❤️2. 利用數位工具
❤️錄音與轉錄
使用 Zoom 或 Microsoft Teams 的錄音功能,可以在會後回顧重要內容。也可以使用像 Otter.ai 的轉錄工具,快速生成會議記錄。操作步驟:
開始會議前啟動錄音。
會後利用轉錄工具生成文字記錄。
檢查並整理出關鍵要點。
❤️3. 確定會議目的
在每次會議前,清楚定義會議目的。這樣能幫助你集中注意力,快速捕捉與目的相關的訊息。
❤️範例問題:
這次會議的主要目的是什麼?
我需要特別關注哪些主題?
❤️4. 主動參與討論
積極參與討論不僅能提升理解,也能幫助你更好地記住重要資訊。提出問題或意見,讓自己成為討論的一部分。
❤️技巧:
在會議中適時發問,例如:「這個決策的依據是什麼?」
與他人互動,確認自己的理解是否正確。
❤️5. 簡化筆記格式
使用簡單明瞭的筆記格式,如子彈點或表格,可以幫助你快速捕捉和整理資訊。避免長篇大論,專注於關鍵要素。
❤️範例格式:
新工具提案:提高效率30%>試用新工具
專案進度:須在下月完成>設定里程碑
❤️結語
總結來說,撰寫有效的會議記錄不僅能提升工作效率,還能促進團隊間的溝通與合作。透過明確的結構和關鍵內容的整理,你可以確保每位參與者都能隨時回顧會議重點。希望本文提供的技巧和範本能幫助你在未來的會議中,輕鬆寫出專業且實用的會議紀錄。
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