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05/20 10:45

行政助理工作大升級!10類AI工具幫你從繁瑣中解放
行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色,卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點,到整理報銷資料、管理文件與應對信件,每件事都看似「小事」,但積起來卻讓人喘不過氣。
以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點,並針對每一類任務推薦對應的AI工具,幫你提升效率、減輕壓力,讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
一、日程安排與時間管理
痛點:開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
🔧 推薦工具:
* Calendly:一鍵排會,避免反覆溝通時間
* Motion / Reclaim.ai:自動安排最適合工作的時間段,兼顧效率與休息
* Trevor.io:幫你把任務轉進日曆,還會主動提醒
二、會議管理
痛點:邊開會邊做筆記,容易漏掉重點或待辦項目
🔧 推薦工具:
* Otter.ai / Fireflies.ai:會議紀錄+行動項目自動摘要
* Zoom AI Companion:開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
* Vowel:整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
三、Email 管理
痛點:郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
🔧 推薦工具:
* Front / Superhuman:幫你快速分類、處理、回覆信件
* Boomerang / EmailTree AI:設定追蹤提醒、自動回應常見信件
四、文件與合約管理
痛點:版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
🔧 推薦工具:
* Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI:幫你寫、幫你改,還能依照語氣調整
* DocuSign Gen:合約自動生成與版本管理
* Grammarly Business:文筆更專業、品牌語調一致
五、訪客與客戶接待
痛點:登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
🔧 推薦工具:
* Envoy / Proxyclick:數位化訪客管理與登記
* VisitorsCRM / MeisterTask:整合客戶資料與後續聯繫任務
六、差旅與費用報銷
痛點:出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
🔧 推薦工具:
* TripActions:差旅預訂最佳化
* Expensify / Zoho Expense / Ramp:拍照即報帳,自動歸類與費用分析
七、資料輸入與整理
痛點:手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
🔧 推薦工具:
* ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur:OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
* Zapier:自動化整合表單、雲端資料與工作流程
八、辦公室管理
痛點:會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
🔧 推薦工具:
* Managed by Q / Eden:整合型辦公空間管理
* OfficeSpace / Skedda:智慧空間預訂系統
九、團隊溝通與協作
痛點:跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
🔧 推薦工具:
* Slack AI / Microsoft Loop:智慧訊息摘要、快速協作
* Notion AI / Asana**:任務追蹤、知識整合一站完成
十、AI 個人助理
痛點:需要快速處理多樣工作,卻缺乏即時幫手
🔧 推薦工具:
* ChatGPT / Claude / x.ai**:從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
🌱 如何開始導入AI工具?行政助理的實施建議
1. 聚焦高負擔任務:先從最常加班、最花時間的工作入手
2. 工具整合為優先:挑選能與你現有系統整合的工具
3. 逐步導入、邊用邊學:避免一次更換太多流程
4. 注重資料安全:選擇有良好隱私與資安機制的服務
5.*內部培訓:給行政同仁足夠時間熟悉新工具
✅ 結語:讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
AI 並不會取代行政助理,但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具,不只讓工作更快更準,也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務,成為團隊中不可或缺的核心角色。
現在,就從一個工具開始試試看吧,升級你的行政力,從繁瑣中解放,從此事半功倍!
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一零四線上嚴選

小編

2024/04/30

我們對亞太區小型企業的承諾
本文作者:Google 台灣總經理林雅芳
科技能夠幫助企業成長,但前提是企業的領導人和工作夥伴,要具備充分的技能。今天是全球的中小微型企業日,我們除了重申對亞太區和台灣小型企業的承諾,也把教育和培訓,作為我們努力協助小型企業成功及成長的核心工作。
從 2015 年以來,我們透過 Grow with Google 的各項計畫和合作夥伴,為亞太區的 850 萬家中小企業提供培訓資源。當全球疫情爆發時,我們加強投入這些資源,並且更緊密的和政府以及其他企業合作,發揮影響力,縮小技能差距、創造機會。在泰國,Saphan Digital 計畫已培訓超過 10 萬家中小企業;越南的 Accelerate Vietnam Digital 4.0 計畫則培訓了 65 萬人。不過,要確保中小微型企業準備好因應長期的經濟和科技上的變化,我們知道還有更多可以努力的空間。
在台灣,Grow with Google 計畫連續多年透過巡迴研習營,提供影音創作、機器學習及數位行銷三大領域的訓練課程,以線上直播與實體教學的方式雙管齊下,免費輔導中小企業、行銷人員提升數位技能。2020 年以來,我們每年推出「數位人才探索計畫」,並透過 104 人力銀行,已經幫助上百家企業媒合、培訓數位人才。
2021 年,我們也加開「Google 我的商家」實戰課程,分享研究結果與深入分析,幫助商家掌握疫情下的消費趨勢,並協助餐飲業者設定外送與外帶連結;以在疫情下維持營運。我們也透過「YouTube 創作者學院」提供初階到進階的線上免費影音課程,藉由成功案例分享建立頻道品牌策略和營利變現的成功模式,幫助創作者在快速變動的數位時代下持續進化。此外,我們也很高興,在過去不到六個月來,已有 780 人參加 Google Ads Academy 培訓課程;計畫目前也開放中小企業報名,協助學員在短時間內掌握代理商及廣告主必備的 Google Ads 技能,提升數位行銷專業知識。
未來,我們將在既有的計畫基礎上再接再厲,並推出更多新的計畫以幫助中小微企業。 因應疫情後的產業趨勢及數據追蹤的變革,2022 年下半年,我們將在台灣首度舉行實體的「Google 台灣數位趨勢峰會」,探討企業發展模式和數位行銷成功的要訣,帶領中小微型企業突破困境,找尋獲利新契機。
我們在亞太其他區域,也正透過擴大 Google Career Certificates 的支援,來幫助中小微型企業找到他們所需要的技術人才;這些認證將包含 IT 技術支援、數據分析和 UX 設計方面的熱門技能。我們正在和教育機構與非營利組織合作,在印度、印尼和新加坡提供認證獎學金,預計很快也會在更多的國家和地區提供相同的機會,在 2022 年,我們承諾會在亞太區資助至少 25 萬人參與認證。
為了確保獲得新技能的機會是平等的,我們持續支援亞太區的非營利組織。自 2019 年以來,我們透過我們的慈善機構 Google.org,已經資助非營利組織超過 1,100 萬美元。我們也提供資金,幫助青年創業國際計畫(Youth Business International),透過他們的 Rapid Response and Recovery Programme 計畫,接觸了超過 18 萬名企業家;我們也資助亞洲基金會(The Asia Foundation)和他們的合作夥伴,透過「東南亞國家協會」(ASEAN) 所支持的 Go Digital ASEAN 計畫,在東南亞為 22.5 萬人提供培訓。
幫助資源缺乏地區的中小微型企業,一直是我們的要務,包括透過 Google 慈善機構 Google.org 提供亞洲基金會 400 萬美元的支持,以擴大推動 Go Digital ASEAN 計畫,將納入新的培訓計畫,包括網路安全、綠色技能 (green skills) 和財務規劃的相關知能。在台灣,從 2020 到 2021 年,共有 40 名以上的 Google 員工自願與 Google.org、青年創業國際計畫和資策會合作,藉由網路研討會和提供諮詢服務,幫助超過 900 家剛起步的企業,釐清困難,並且提供應對挑戰的對策。
最後,我們希望透過 Google for Startups 各項計畫、推出如 Women Founders Academy 的計畫,以及和各國政府合作,盡我們的心力,持續協助亞洲下一世代的企業發展。在台灣,我們於 2021 年宣布啟動「Google 孵創計畫」,與國家發展委員會、 AppWorks 之初創投及台大創創中心一起為台灣新創產業挹注資源。在啟動這項計畫的兩個月內,就有 80 多家的新創公司加入,並成功募集超過 30 多位來自世界各地的新創導師資源,協助台灣新創企業生態圈成長。
其中,「孵創講堂」邀請了來自 Google 與專業領域的講師分享,平均每場有 495 位教授、研究員及研究生出席,交流產業動態、企業經營和海外發展的知識技能。同時,孵創計畫也協助媒合業界導師,在 2021 年 8 到 11 月期間,我們的「孵創導師」共提供 190 個小時的輔導時間,向加入導師計畫的 57 家台灣新創事業分享產業與營運知識。我們很高興能協助台灣新創企業發展,並看到有 29 間新創公司,在科技部台灣新創基地 CES BootCamp 的培訓過程中成功孵化。
除此之外,2018 年我們也在台灣正式推出 Google Cloud 新創公司專屬計畫,透過 Google Cloud 雲端團隊的技術與資金等資源,幫助數十家台灣新創團隊成功營運、並打進海外市場。而我們的開發者計畫也將持續幫助應用程式開發者在全球市場取得成長,例如,我們今年將在台灣陸續推出 Google 開發者計畫 (Google Developers Programs) 及 Android App 開發學習計畫 (Android Study Jam),協助開發者掌握最新的技術規範及功能服務,開發創新產品。
無論是已經成立一段時間、或是剛剛起步的亞太區企業,我們已經準備好幫助他們適應變化,能夠在數位經濟中發展茁壯,並期待能夠和這些企業一起迎接成功;在未來,我們也將持續與台灣的創業家和中小微型企業一起努力,從台灣放眼世界、讓世界看見台灣!
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詹翔霖

商學院兼任副教授

2024/08/17

讓老人插隊:現在有博愛結帳?服務品質管理- PZB服務品質與5大缺口
讓老人插隊:現在有博愛結帳?服務品質管理- PZB服務品質與5大缺口-寵物美容系
一名網友表示,去超商買東西時乖乖排隊,好不容易輪到他時,店員卻突然說要先幫後面的長輩結帳,並稱雖然有收到很多投訴,但會持續保持這樣的禮節,讓他超傻眼,其他人也無言說「現在連結帳都有博愛結帳了嗎?」
1.SERVQUAL量表是由美國教授A.Parasuraman, Valarie A. Zeithaml 和 Leonard L. Berry(簡稱PZB)三人於1985年所提出的「服務品質概 念模式」(PZB模式)中提及服務品質的十種屬性演化而來的。 PZB三位學者於1988年根據1985年提出的服務品質概念化模式,再 做研究,抽樣及重新定義。將原有的10 個構面加以純化,整合為5 個構面,稱之為「SERVQUAL」量表。
2. 服務品質構面 PZB(1985) 對於服務品質構面提 出十點分析,其為消費者服務 品質感受的主要成分。
1.可靠性(reliability):一致性的績效、表現,並重視對消費者承諾。
2.反應性(responsiveness):員工提供服務之意願和立即性。
3.勝任性(competence):服務人員是否擁有執行服務專業知識和技巧。
4.接近性(access):接近性系指容易接觸或聯絡。
5.禮貌性(courtesy):服務人員服務顧客或電話接聽,都要能殷勤有禮、尊重、體貼與友善。
6.溝通性(communication):以消費者能「聽得懂」的語言溝通並且傾聽
7.信用性(credibility):以客戶利益為最優先,給消費者信賴感、信任和誠實感受。
8.安全性(security):消費者能免於擔心危險、風險式疑惑等狀況。
9.瞭解性(understanding/knowing the customer):對顧客需要之瞭解。
10.有形性(Tangibles):服務的實體證據以及其它服務設施等。
3. PZB服務品質十個構面精鍊為五個構面,顧客即使用這五個構面比較認知與期望間的差距,來衡量服務品質。
1.可靠性: 代表可靠地與正確地執行已承諾的服務之能力。可信賴的服務績效是顧客的期望,意謂著每一次均能準時地、一致地、無失誤地完成服務工作。
2.回應性: 代表協助顧客與提供立即服務之意願。讓顧客等待會造成不必要之負面認知;當服務失敗發生時,秉持著專業精神迅速地恢復服務則可造成非常正面的品質認知。例如在誤點的班機上提供補償的飲料,可以使一些顧客潛在的不滿經驗轉成難忘的回憶。
3.確實性: 代表員工的知識、禮貌,以及傳達信任與信心的能力。其特徵包括:執行服務的能力、對顧客應有的禮貌與尊重、與顧客有效地溝通以及時時考量顧客之最佳利益的態度。
4.關懷性: 代表提供顧客個人化關心之能力。此構面之特徵包括:平易近人、敏感度高、以及盡力地瞭解顧客的需要。
5.有形性: 代表實際的設施、設備、員工、以及外在溝通資料。周遭實體的狀態是對顧客表示關心的外顯證明。這個構面也牽涉到服務提供中其他顧客所建立的部份。
4. SERVQUAL量表範例]
有形性
01. XYZ有現代化的裝潢與設備
02. XYZ購物環境整潔舒適
03. XYZ員工有整齊的服裝與專業的儀態
04. XYZ購物環境的服裝陳設與展示設備符合時尚且視覺良好
可靠性
05. XYZ能準時完成所允諾的服務
06.當顧客有困難時XYZ能以真誠的態度來協助
07. XYZ會在第一時間就把服務工作正確的做好
08. XYZ會在承諾的時間內提供顧客要求之服務
09. XYZ各項服務能零瑕疵
回應性
10. XYZ的服務人員會在提供服務時明確告知顧客實際狀況
11. XYZ能提供顧客迅速的服務
12. XYZ的服務人員總是樂意的幫助顧客
13. XYZ的員工從來不會因為太忙而不理會顧客的需求
保證性
14. XYZ服務人員使顧客能夠信賴
15. XYZ提供顧客安心滿意的交易服務
16. XYZ的服務人員總是保持禮貌的態度
17. XYZ的服務人員具有專業的知識能回覆顧客的問題
同理心
18. XYZ能重視每位顧客的最大權益
19. XYZ的服務人員會關心顧客個人的需求
20. XYZ的服務人員能了解顧客的需求
21. XYZ秉持以客為尊的服務精神
22. XYZ提供顧客方便且充裕的退換貨時間與方案
6. 服務品質缺口模式
缺口一
是顧客的期望與管理者對這些期望的認知二者間的差距。缺口一的發生是由於管理者不能完全地瞭解顧客期望的產生。要消弭這項缺口的策略性方法包括:改進市場研究、管理者與第一線的員工之間培養更佳的溝通方式、減少與顧客疏遠的管理階層數量。
缺口二
是由於管理者沒有能力制訂服務品質的目標水準,以符合對顧客期望的認知,並將其轉變成可實行的計畫書。此缺口的發生是由於管理者對於服務品質缺乏承諾,或是覺得要符合顧客期望是不可能的。設定目標與將服務提供過程標準化可以消弭此缺口。
缺口三
是指服務績效的缺口,是由於真正的服務提供無法達到管理者所設定的計畫,因而產生績效上的差距。缺乏團隊合作、不良的員工招募、不足的訓練及不適當的工作設計等均是造成此缺口的原因。
缺口四
由於誇大的承諾與第一線員工缺乏資訊,因而導致服務提供與外部誇大的傳播之間差距。
缺口五
品質缺口。即顧客的期望與實際認知的服務間的差距,此差距受到上述四個缺口的大小與方向所影響,可以藉由降低服務機構在管理部門所發現的前四項缺口來消弭。
資料補充-超商店員堅持讓老人插隊 他傻眼:現在有博愛結帳?
一名網友近日在Dcard表示,某次到超商買東西,結帳隊伍排得很長,好不容易到輪到他時,店員卻突然說要先幫隊伍後面的老人家結帳,儘管他反應應該照順序才對,但店員卻完全不理會,隨後他表明會向店家投訴,結果店員竟稱「不好意思喔,我就是店長」。
原PO表示,該店長說他們超商一直都有這樣的機制,雖然確實收到很多投訴,但依然會繼續施行,而對方的表情、語氣等態度都相當堅決,讓他驚覺這間超商是認真在執行禮讓長輩一事,「請問各位,你會跟店家妥協嗎?」
其他人看完全都傻眼,紛紛說「現在連結帳都有博愛結帳了嗎?是我就東西放下不買了」、「向總公司投訴看看吧」、「我當下應該會直接放下商品不買了,反正超商那麼多家」、「這是醫院嗎?高齡看診那個機制我真的白眼翻過去」、「是我就拿一堆東西,刷完說錢不夠秒閃人」。
不過也有人說「感覺很創欸,趕快公布哪間門市啊」、「如果有這種事應該早就被爆出來了吧」、「創作文吧?最好是有店家不怕投訴,當總公司沒在管是不是」、「不敢說哪間店就是創作文」。
詹翔霖老師補充資料實例研究:Nitecki, Danuta A.研究SERVQUAL在學術圖書館的可行性。
針對圖書館之館際互借、參考及指定參考服務進行研究,第一部份所使用的22個評量敘述如下所示:
一、有形性 Tangibles
1.優秀的圖書館館際互借單位應該具備先進的設備 。
2.優秀的圖書館館際互借單位實體的設施在視覺上應是吸引人的。
3.優秀的圖書館館際互借單位館員穿著應是得體且整潔的。
4.在優秀的圖書館館際互借單位中,有關館際互借服務的相關資料應是吸引人的。
二、可靠性 Reliability
5.當優秀的圖書館館際互借單位承諾在某一時間內完成某些事時,他們會做到。
6.當使用者有問題時,傑出的圖書館館際互借單位會表達誠摯的意願去解決問題。
7.優秀的圖書館會在第一次即提供正確的館際互借服務。
8.優秀的圖書館會在它們承諾要進行之時,確實提供館際互借服務。
9.優秀的圖書館館際互借單位會堅持無誤的記錄。
三、回應性 Responsiveness
10.當館際互借服務可以執行時,優秀的圖書館館際互借單位的館員會確實地告知讀者。
11.優秀的圖書館館際互借單位的館員會提供及時的服務給讀者。
12.優秀的圖書館館際互借單位的館員總是樂意幫助讀者。
13.優秀的圖書館館際互借單位的館員從不會因太忙而不回應讀者的要求。
四、確實性 Assurance
14.優秀的圖書館館際互借單位的館員行為總是讓讀者信任的。
15.讀者在進行館際互借時覺得安全。
16.優秀的圖書館館際互借單位的館員應該都是有禮貌的。
17.優秀的圖書館館際互借單位的館員應具備足夠的知識回答讀者的問題。
五、關懷性 Empathy
18.優秀的圖書館館際互借單位會給讀者個別的留意。
19.優秀的圖書館館際互借單位應提供對所有讀者方便的開放時間。
20.優秀的圖書館館際互借單位應擁有留意個別讀者的館員。
21.優秀的圖書館館際互借單位應時時將使用者的最佳利益謹記在心。
22.優秀的圖書館館際互借單位的館員應瞭解使用者的特殊需求。
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知識貓星球

喵星人

2024/07/12

通往高薪之路:B2B業務的工作內容、優勢及專業職能要求
在現代商業環境中,B2B(企業對企業)業務扮演著至關重要的角色。從市場開發到長期客戶關係管理,B2B業務專員的工作涵蓋了多個關鍵範疇,他們不僅是銷售代表,更是戰略合作伙伴。本文將深入探討B2B業務的工作內容、選擇這一職業的優勢,以及成功從業所需的專業職能。
▍B2B業務的工作內容
B2B業務專員的工作並非僅限於單純的產品銷售。他們需要進行市場分析,發展客戶潛力,制定策略以促進業務增長。具體來說,他們的工作包括:
● 市場調查和分析:了解目標市場的需求和趨勢,發掘潛在的客戶和合作機會。
● 客戶關係管理:建立並維護長期的合作關係,提供客戶客製化的解決方案。
● 銷售策略制定:基於市場情報和客戶反饋,制定有效的銷售和推廣策略。
這些工作要求不僅需要堅實的銷售技能,還需要深入的行業知識和優秀的溝通能力。
▍選擇做B2B業務的優勢
從事B2B業務有多重好處,不僅限於個人職業發展,還包括企業的長遠成長和發展:
● 職業發展機會:B2B業務通常涉及大宗交易和長期合作,能夠提升個人的專業知識和管理能力。
● 豐厚的薪資回報:由於B2B交易通常規模較大,相應的佣金和獎金也較高。
● 個人技能的提升:從市場分析到戰略制定,B2B業務將挑戰和提升您的多方面技能,包括溝通、談判和問題解決能力。
▍B2B業務應具備的專業職能
成功從事B2B業務需要具備多項專業職能,這些能力不僅限於技術和銷售技巧,還包括:
● 卓越的溝通技巧:能夠清晰表達和有效傾聽,建立信任並推動合作。
● 深入的行業知識:理解客戶的業務需求和挑戰,提供符合其實際情況的解決方案。
● 靈活的問題解決能力:能夠迅速應對和解決各種挑戰,保持業務進展順利。
B2B業務不僅是一份具有挑戰性和豐厚回報的職業,更是塑造個人職業生涯的重要機會。無論您是新手還是資深從業者,通過不斷學習和提升,您都能在這個領域中取得成功。希望這篇文章能幫助您更深入地了解B2B業務,為您的職業發展提供有價值的指導和啟示。
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喵星人

2024/07/12

BD和業務Sales的差別:一起認識兩者的工作內容和側重能力
在商業領域中,Business Development(商務開發)和Sales(業務銷售)是兩個常見且重要的職位。然而,許多人不太了解兩者的差別。BD側重於長期戰略規劃和市場拓展,業務則專注於短期銷售目標和客戶互動。本文將深入探討BD和Sales的不同之處,並分析兩者各自側重的能力,幫助您更好地了解這兩個職位的獨特性和重要性。
▍BD 和 Sales 的主要區別
➜ 職能範疇
【BD】
● 主要職能:商務開發人員的主要職責是探索和開發新的商業機會,建立長期的業務夥伴關係,並促進公司的整體成長。他們側重於戰略規劃和市場拓展,尋找新的市場、合作夥伴和商業模式。
● 工作重點:長期戰略規劃、新市場開發、合作夥伴關係。
【Sales】
● 主要職能:銷售人員的主要職責是直接推動產品或服務的銷售,實現短期銷售目標。他們側重於與客戶的直接互動,促成交易並維護客戶關係。
● 工作重點:短期銷售目標、客戶互動、成交和收入生成。
➜ 工作流程
【BD】
● 工作流程:商務開發人員通常從市場研究和分析開始,識別潛在的商業機會,然後制定戰略計劃,並通過建立合作夥伴關係和商業模式來實現公司的長期目標。
● 典型工作內容:市場調查、商業模式開發、談判合作協議、戰略規劃。
【Sales】
● 工作流程:銷售人員通常從潛在客戶的挖掘和聯絡開始,通過產品演示和報價,最終達成銷售並簽訂合同。他們專注於實現銷售配額和創造收入。
● 典型工作內容:客戶挖掘、產品演示、報價、合同簽訂、售後跟進。
▍BD 和 Sales 側重的能力
【BD】
● 戰略思維:能夠從宏觀層面理解市場趨勢,制定長期發展策略。
● 市場分析能力:通過數據分析和市場調查,識別潛在的商業機會。
● 溝通和談判技巧:能夠建立和維護高層次的業務關係,並在複雜的談判中達成雙贏的結果。
● 創新能力:具備開發新商業模式和解決方案的能力,以適應市場變化和客戶需求。
【Sales】
● 溝通技巧:能夠有效地與客戶互動,理解他們的需求並提供解決方案。
● 銷售技巧:熟練掌握銷售技術,如說服、成交和異議處理。
● 客戶關係管理:能夠建立和維持良好的客戶關係,提升客戶滿意度和忠誠度。
● 目標導向:強烈的目標感和自我激勵能力,能夠在壓力下實現銷售配額。
BD和 Sales 雖然都對企業的成長和成功至關重要,但它們的職能範疇和工作重點存在顯著差異。BD更側重於長期的戰略規劃和市場開拓,而 Sales 則專注於實現短期的銷售目標和客戶互動。
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