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Aska Yeh

資深經理

02/09 10:00

線上面試 如何問出企業文化
問:小弟最近離開餐飲業的行銷職,應徵了一家網站和一家出版業,出版業有邀約我去面試,但因為疫情關係,他們是以線上方式一面和二面,因為對出版業的公司文化不甚瞭解,在面試上我該注意什麼?
答:餐飲業轉戰出版業是蠻大的轉換,不管是業種或是公司文化,通常餐飲業內部氣氛會比較活潑,同事的年齡層也可能比較年輕一些;而出版業就不一定,需要看他們出版品的內容而定,若是銷售通路多,題裁比較輕鬆(如旅遊/美食/雜貨),大多企業內部不管編輯部或行銷部也會比較偏年輕,互動上也會比較活絡;其次,若是財經/專業技術為主,那大多編輯部會比較偏資深專業,但行銷部門則可能比較多元;若是文學類或類文學的出版業,則多半文化上會需要你懂不同作家的風格與具備自我想法為主。
若是跨界邀請你面試,那可能代表出版業希望你能帶入不同的特質進去,在線上面試時當然你也可以準備幾個與用人主管互動的問題:
1.公司為何會邀請曾從事餐飲業的你來面試
2.對跨界的你,主管的期待值為何
3.其他與出版前景相關議題:目前出版品的種類與出版頻度/去年度銷量最佳的出版品是什麼/銷售量多少/是否有打入XX類排行榜...等
4.一般行銷部與編輯部如何互動,與互動的氣氛如何
臨職涯選擇,除了蒐集企業公開的財報和資本額等訊息,面試時,你還可以注意這些微小細節,它通常比官網更能洩漏企業真貌,至於線上面試這裡也有一篇職涯診所的問答,可以供你參考:
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張嘉麟

客務關係發展副理

2021/11/11

專案經理如何從進度報告中鹹魚翻身
筆者相信,不論產業為何、專案屬性有何不同,每位專案經理在工作上成天打滾的,莫過於專案進度報告了。這份報告除了反映專案現況、進度,同時希望達到的目的還可以有:
- 讓成員清楚看到自己所負責的任務在專案上的顯現
- 其他團隊在其他環節上有哪些任務正在進展
- 專案是否遇到什麼障礙或資源上的問題,或是有成員需格外留意的地方
為了追求面面俱到,達到這樣的佈達效果,在職場上,我們不難看到專案進度報告最後流於:
- 內容過於冗長
- 與上一次所看到的報告內容重疊度高,時間一久,這些報告容易成為一週週的未讀信件
- 不知成員如何解讀,可能被斷章取義,或者每個收件者擷取到不同的重點…
也因此,專案經理容易:
- 為了不同的聽眾(副總 vs 專員)客製不同深度與廣度的報告,最後落得每天被報告追著跑,寫完了一份就差不多該更新下一週的報告了…
- 吃力不討好,精心整理的報告輕則被忽略,重則被誤解甚至抹黑…
為了遠離如此的悲慘下場,PMBok在專案的溝通管理上清楚提到了幾個在溝通上的重點:
- 溝通的目的在於讓專案成員「有效」參與專案(而不是因為溝通反而扯了專案後腿,造成了內耗)
- 在選擇資訊交換的方法上善用適當的的溝通科技,也就是溝通的媒介(如e-mail、電話、社交媒體等),選擇的方式,首重成員對於資訊需求的急迫度,同時讓專案經理得以高效率地溝通
也因此,筆者深深認為專案經理在辛苦翻滾於email、slack、line或電話和奔波於總經理辦公室之際,必須從專案間磨練的功力莫過於:
1. 如何在書面溝通上避免誤解與誤傳(尤其是傳遞快速的社交軟體):用字追求準確精簡、避免情緒與主觀,背後的邏輯需客觀連貫
2. 隨著管理專案的經驗越來越資深,試著從中看出專案整體的情況,在接收端正確之下(如高層主管),可考慮納入專案的風險與趨勢預測,試著去解讀專案目前人力與成本消耗的情況、分析專案是否有繼續下去的價值。不要小看自己,以為自己只是個統籌專案的小角色,專案經理往往是唯一有機會看出問題與端倪的人。若專案經理能夠適當的反映見解,協助高層在好的時機作出對公司越有利的決策,相信假以時日,這位專案經理在公司裡的價值,就更不可同日而語了。
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張嘉麟

客務關係發展副理

2021/11/06

專案亮紅燈到底該不該說?
身為專案經理,每週、每月你都得固定發出進度報告,在報告中,你是否會、又會用什麼方法,來反映出專案的真實狀態?
專案的任務可以多如牛毛,也因此專案經理往往不會選擇費時費力的方式,以文字逐一說明狀態;於是許多專案管理的軟體或工具,以燈號的方式(紅黃綠),讓專案經理可以快速對每個任務給出「健康指數」,讓繁忙的主管和同仁,一瞥便了然於心專案的整體狀態。
想當然爾,大家都喜歡看到一片綠油油,事情進展順利,偶爾一兩週某個任務呈現黃燈,在下次報告中,就平順的繼續向前;只是日子不會永遠如此美好,當某個環節箭在弦上、某個檯面下的問題就要爆發、資源就是不到位、時程即將嚴重拖延,專案經理會真的給出紅燈嗎?
有的專案經理永遠報喜不報憂,覺得紅燈會顯得自己管理能力不佳,只會為自己換來上層主管的斥責,但是有的專案經理懂得以此做為爭取資源的手腕,以紅燈來向上級要求提出讓情況轉寰的策略;有的專案經理在公司內部鬥爭的政治角力下,完全沒有選擇燈號的自由…;不過也有的專案經理懂得利用燈號,來造成團隊成員必要的心理壓力,好為延宕的專案加速。
也因此,燈號的給予就如同比賽評審,分數的高低難免會有主觀的成分在,但是只要是同一位專案經理,在管理專案的行事風格以及看待問題的角度上,也必定會有其一致性,也因此,相關的專案成員或利害關係人,只要了解這位專案經理的管理方式,自然不難了解該去如何適當解讀其發出的報告或警訊。
至於回到標題所問的,專案亮紅燈到底該不該說,我想答案絕對是肯定的,只是到底應該在每週、每月的報告裡,還是應該在發出報告前,直接到主管辦公室閉門口頭說出來,這沒有絕對的答案,而會取決於公司文化、團隊的溝通模式,以及這個紅燈事件的本質。
不過也有幾個共通的問題,是專案經理可以先思考的,那就是:
「我已經清楚理解導致這個紅燈存在的理由,那就是…」
「我現在也許能先做些什麼,就可以讓這個紅燈變黃燈。」
「如果我辦不到,我想應該會是誰、應該可以透過什麼事件,這個紅燈就有機會消失。」
讓自己心平氣和的看待專案危機,相信專案就有機會健康地穩定發展。
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蔡明淳

作者

2021/09/27

溝通表達,原來這麼簡單!
真正會溝通的人,絕對不是滔滔不絕的人,因此就算演講很厲害,還不能說得上會溝通。
我出社會後第一份工作當業務,好學的我參加許多課程,讀了許多書,學習以提問為中心的SPIN銷售法。當業務的過程我學到,一個好的業務絕對不是自己一直說,而是要傾聽客戶需求,提出解決方法。
當了自由工作者之後我開始當成人的講師,學到溝通表達要講重點還要有趣,大家都這麼忙,來學習就是要學重點。也因為大家都很忙,如果上課不有趣,就要打瞌睡了!
講完我的職涯溝通故事,我來說明溝通表達的重點:
1. 以聽眾為主體。聽眾就像水杯,你的話語是水。要依著水杯的大小跟形狀,以不同的速度、注入不同的水量。用像水一般簡單的話語,用日常口語表達,用熟悉的事物類比舉例。
2. 時時關注你的聽眾。適時停頓,確認聽眾是否聽懂了。觀察對方姿勢、表情、附和方式。
3. 聽跟說一樣重要。不同的溝通場景,聽跟說的比例也不同。
如果是演講,說跟聽的比例是9:1;
如果是面試,說跟聽的比例是7:3;
如果是銷售,說跟聽的比例是3:7。
4. 訓練自己的講話邏輯。有邏輯的溝通表達會讓聽眾很快得到重點。可以嘗試把你要講的內容分成3個重點。這3個重點彼此獨立或是循序漸進都可以。
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