104學習精靈
跨部門溝通協調
跨部門溝通協調
關注
邀請朋友 
Facebook
Twitter
Line
複製連結
Hi~ 歡迎分享學習資源，有學習問題可匿名向Giver發問！
我要分享
我要提問
跨部門溝通協調 學習推薦
全部
影片
文章
線上面試 如何問出企業文化
問：小弟最近離開餐飲業的行銷職，應徵了一家網站和一家出版業，出版業有邀約我去面試，但因為疫情關係，他們是以線上方式一面和二面，因為對出版業的公司文化不甚瞭解，在面試上我該注意什麼？
答：餐飲業轉戰出版業是蠻大的轉換，不管是業種或是公司文化，通常餐飲業內部氣氛會比較活潑，同事的年齡層也可能比較年輕一些；而出版業就不一定，需要看他們出版品的內容而定，若是銷售通路多，題裁比較輕鬆（如旅遊／美食／雜貨），大多企業內部不管編輯部或行銷部也會比較偏年輕，互動上也會比較活絡；其次，若是財經／專業技術為主，那大多編輯部會比較偏資深專業，但行銷部門則可能比較多元；若是文學類或類文學的出版業，則多半文化上會需要你懂不同作家的風格與具備自我想法為主。
若是跨界邀請你面試，那可能代表出版業希望你能帶入不同的特質進去，在線上面試時當然你也可以準備幾個與用人主管互動的問題：
1.公司為何會邀請曾從事餐飲業的你來面試
2.對跨界的你，主管的期待值為何
3.其他與出版前景相關議題：目前出版品的種類與出版頻度／去年度銷量最佳的出版品是什麼／銷售量多少／是否有打入ＸＸ類排行榜...等
4.一般行銷部與編輯部如何互動,與互動的氣氛如何
臨職涯選擇，除了蒐集企業公開的財報和資本額等訊息，面試時，你還可以注意這些微小細節，它通常比官網更能洩漏企業真貌，至於線上面試這裡也有一篇職涯診所的問答，可以供你參考：
拍手 4
留言 0
觀看 161 收藏 1
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
專案經理如何從進度報告中鹹魚翻身
筆者相信，不論產業為何、專案屬性有何不同，每位專案經理在工作上成天打滾的，莫過於專案進度報告了。這份報告除了反映專案現況、進度，同時希望達到的目的還可以有：
- 讓成員清楚看到自己所負責的任務在專案上的顯現
- 其他團隊在其他環節上有哪些任務正在進展
- 專案是否遇到什麼障礙或資源上的問題，或是有成員需格外留意的地方
為了追求面面俱到，達到這樣的佈達效果，在職場上，我們不難看到專案進度報告最後流於：
- 內容過於冗長
- 與上一次所看到的報告內容重疊度高，時間一久，這些報告容易成為一週週的未讀信件
- 不知成員如何解讀，可能被斷章取義，或者每個收件者擷取到不同的重點…
也因此，專案經理容易：
- 為了不同的聽眾（副總 vs 專員）客製不同深度與廣度的報告，最後落得每天被報告追著跑，寫完了一份就差不多該更新下一週的報告了…
- 吃力不討好，精心整理的報告輕則被忽略，重則被誤解甚至抹黑…
為了遠離如此的悲慘下場，PMBok在專案的溝通管理上清楚提到了幾個在溝通上的重點：
- 溝通的目的在於讓專案成員「有效」參與專案（而不是因為溝通反而扯了專案後腿，造成了內耗）
- 在選擇資訊交換的方法上善用適當的的溝通科技，也就是溝通的媒介（如e-mail、電話、社交媒體等），選擇的方式，首重成員對於資訊需求的急迫度，同時讓專案經理得以高效率地溝通
也因此，筆者深深認為專案經理在辛苦翻滾於email、slack、line或電話和奔波於總經理辦公室之際，必須從專案間磨練的功力莫過於：
1. 如何在書面溝通上避免誤解與誤傳（尤其是傳遞快速的社交軟體）：用字追求準確精簡、避免情緒與主觀，背後的邏輯需客觀連貫
2. 隨著管理專案的經驗越來越資深，試著從中看出專案整體的情況，在接收端正確之下（如高層主管），可考慮納入專案的風險與趨勢預測，試著去解讀專案目前人力與成本消耗的情況、分析專案是否有繼續下去的價值。不要小看自己，以為自己只是個統籌專案的小角色，專案經理往往是唯一有機會看出問題與端倪的人。若專案經理能夠適當的反映見解，協助高層在好的時機作出對公司越有利的決策，相信假以時日，這位專案經理在公司裡的價值，就更不可同日而語了。
拍手 5
留言 0
觀看 422 收藏 2
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
專案亮紅燈到底該不該說？
身為專案經理，每週、每月你都得固定發出進度報告，在報告中，你是否會、又會用什麼方法，來反映出專案的真實狀態？
專案的任務可以多如牛毛，也因此專案經理往往不會選擇費時費力的方式，以文字逐一說明狀態；於是許多專案管理的軟體或工具，以燈號的方式（紅黃綠），讓專案經理可以快速對每個任務給出「健康指數」，讓繁忙的主管和同仁，一瞥便了然於心專案的整體狀態。
想當然爾，大家都喜歡看到一片綠油油，事情進展順利，偶爾一兩週某個任務呈現黃燈，在下次報告中，就平順的繼續向前；只是日子不會永遠如此美好，當某個環節箭在弦上、某個檯面下的問題就要爆發、資源就是不到位、時程即將嚴重拖延，專案經理會真的給出紅燈嗎？
有的專案經理永遠報喜不報憂，覺得紅燈會顯得自己管理能力不佳，只會為自己換來上層主管的斥責，但是有的專案經理懂得以此做為爭取資源的手腕，以紅燈來向上級要求提出讓情況轉寰的策略；有的專案經理在公司內部鬥爭的政治角力下，完全沒有選擇燈號的自由…；不過也有的專案經理懂得利用燈號，來造成團隊成員必要的心理壓力，好為延宕的專案加速。
也因此，燈號的給予就如同比賽評審，分數的高低難免會有主觀的成分在，但是只要是同一位專案經理，在管理專案的行事風格以及看待問題的角度上，也必定會有其一致性，也因此，相關的專案成員或利害關係人，只要了解這位專案經理的管理方式，自然不難了解該去如何適當解讀其發出的報告或警訊。
至於回到標題所問的，專案亮紅燈到底該不該說，我想答案絕對是肯定的，只是到底應該在每週、每月的報告裡，還是應該在發出報告前，直接到主管辦公室閉門口頭說出來，這沒有絕對的答案，而會取決於公司文化、團隊的溝通模式，以及這個紅燈事件的本質。
不過也有幾個共通的問題，是專案經理可以先思考的，那就是：
「我已經清楚理解導致這個紅燈存在的理由，那就是…」
「我現在也許能先做些什麼，就可以讓這個紅燈變黃燈。」
「如果我辦不到，我想應該會是誰、應該可以透過什麼事件，這個紅燈就有機會消失。」
讓自己心平氣和的看待專案危機，相信專案就有機會健康地穩定發展。
拍手 3
留言 0
觀看 252 收藏 1
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
蔡明淳
作者
2021/09/27
溝通表達，原來這麼簡單！
真正會溝通的人，絕對不是滔滔不絕的人，因此就算演講很厲害，還不能說得上會溝通。
我出社會後第一份工作當業務，好學的我參加許多課程，讀了許多書，學習以提問為中心的SPIN銷售法。當業務的過程我學到，一個好的業務絕對不是自己一直說，而是要傾聽客戶需求，提出解決方法。
當了自由工作者之後我開始當成人的講師，學到溝通表達要講重點還要有趣，大家都這麼忙，來學習就是要學重點。也因為大家都很忙，如果上課不有趣，就要打瞌睡了！
講完我的職涯溝通故事，我來說明溝通表達的重點：
1. 以聽眾為主體。聽眾就像水杯，你的話語是水。要依著水杯的大小跟形狀，以不同的速度、注入不同的水量。用像水一般簡單的話語，用日常口語表達，用熟悉的事物類比舉例。
2. 時時關注你的聽眾。適時停頓，確認聽眾是否聽懂了。觀察對方姿勢、表情、附和方式。
3. 聽跟說一樣重要。不同的溝通場景，聽跟說的比例也不同。
如果是演講，說跟聽的比例是9:1；
如果是面試，說跟聽的比例是7:3；
如果是銷售，說跟聽的比例是3:7。
4. 訓練自己的講話邏輯。有邏輯的溝通表達會讓聽眾很快得到重點。可以嘗試把你要講的內容分成3個重點。這3個重點彼此獨立或是循序漸進都可以。
拍手 2
留言 0
觀看 102 收藏 1
拍手
留言
分享
Line
複製連結
收藏
你可能感興趣的教室