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10/29 14:50

專業的Email開場白👨‍💻
📧 開場白決定整封信的語氣!
The way you start an email sets the tone (語氣) for everything that follows. A professional greeting shows respect, builds trust, and makes the reader more open to your message.
寫Email的第一句——「問候語」不只是禮貌,更是建立信任、展現專業的第一步。
用對了開場方式,能讓對方更願意閱讀你的訊息,溝通起來也更順暢。
✅ 推薦使用方式
知道對方名字時:
Dear Mr. Chen,(陳先生您好)
Hello Ms. Lin,(林女士您好)
較不正式但仍具禮貌的場合:
Hi David,
Hello Team,(適用團隊)
❌ 建議避免的方式
避免太隨便的開頭,如:Hey 或 Yo
不要直接略過問候語,會讓人感覺冷漠又倉促
不要使用表情符號或網路用語來取代問候語,如:🙋、Hiya~
📌 實用小提醒 Pro Tip
若你是寫給一群人、但不清楚所有人的名字,可以使用:
Hello Team,
Dear All,
這樣的用法既禮貌、又包含所有收件者,十分合宜。
🗂 單字小詞典(英文 ➡ 中文)
英文 中文翻譯
Greeting 問候語
Formal 正式
Polite 禮貌
Avoid 避免
Team 團隊
Respect 尊重
Professionalism 專業精神
🔑 重點整理 Key Takeaway
你的開場白不只是說「嗨」,
它是你的第一印象!
一個具尊重與溫度的問候語,能展現你的專業,也為整封Email營造出良好的溝通氛圍。
(此貼文由ITI講師Bob撰寫)
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知識貓星球

喵星人

2024/10/19

會議記錄怎麼寫:用結構化筆記法和數位工具、5個提升記錄質量的實用策略
會議記錄是每次會議中不可或缺的一部分,能夠幫助參與者回顧討論內容、決策過程以及未來的行動計劃。然而,許多人在撰寫會議記錄時常常感到困惑,不知道應該包含哪些重要信息。本文將深入探討「會議記錄怎麼寫」,提供實用的技巧和範本,幫助你快速、有效地整理出清晰明瞭的會議紀錄,讓每位參與者都能輕鬆理解。
✅1. 使用結構化筆記法
❤️PREP 法
觀點(Point):記下會議的主要觀點。
原因(Reason):支持該觀點的理由。
例子(Example):具體例子來佐證觀點。
重申(Point):再次強調主要觀點。
範例:
觀點:我們需要更換新的項目管理工具。
原因:因為目前的工具效率低下。
例子:使用新工具後,專案進度加快了30%。
重申:因此,換工具是必要的。
❤️2. 利用數位工具
❤️錄音與轉錄
使用 Zoom 或 Microsoft Teams 的錄音功能,可以在會後回顧重要內容。也可以使用像 Otter.ai 的轉錄工具,快速生成會議記錄。操作步驟:
開始會議前啟動錄音。
會後利用轉錄工具生成文字記錄。
檢查並整理出關鍵要點。
❤️3. 確定會議目的
在每次會議前,清楚定義會議目的。這樣能幫助你集中注意力,快速捕捉與目的相關的訊息。
❤️範例問題:
這次會議的主要目的是什麼?
我需要特別關注哪些主題?
❤️4. 主動參與討論
積極參與討論不僅能提升理解,也能幫助你更好地記住重要資訊。提出問題或意見,讓自己成為討論的一部分。
❤️技巧:
在會議中適時發問,例如:「這個決策的依據是什麼?」
與他人互動,確認自己的理解是否正確。
❤️5. 簡化筆記格式
使用簡單明瞭的筆記格式,如子彈點或表格,可以幫助你快速捕捉和整理資訊。避免長篇大論,專注於關鍵要素。
❤️範例格式:
新工具提案:提高效率30%>試用新工具
專案進度:須在下月完成>設定里程碑
❤️結語
總結來說,撰寫有效的會議記錄不僅能提升工作效率,還能促進團隊間的溝通與合作。透過明確的結構和關鍵內容的整理,你可以確保每位參與者都能隨時回顧會議重點。希望本文提供的技巧和範本能幫助你在未來的會議中,輕鬆寫出專業且實用的會議紀錄。
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陳建夆

數位行銷×AI行銷應用|企業內訓講師&顧問

19小時前

打造AI個人知識助理:NotebookLM完整教學與應用案例
NotebookLM算是我近期在個人工作甚至教學上,使用頻率較高的AI工具之一,因為它能幫我整合文件及影片摘要,並轉換成語音、心智圖、學習卡、測驗等多種輸出形式,非常推薦大家作為個人or團隊知識庫。
整理了一篇完整的 NotebookLM 教學與應用案例,特別適合講師、知識工作者與內容創作者閱讀~
文章內容主要分享:
◼什麼是NotebookLM
◼NotebookLM的特色
◼如何使用NotebookLM
◼NotebookLM使用範例
這篇文章內容較多,但我認為 NotebookLM 是一個很棒的「AI知識工作助手」,對於需要輸入轉換為輸出成果的人來說,NotebookLM 肯定是一個必學且不可或缺的AI工具。
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Steven Wu

稽核|104Giver職涯引導師 第3202410019號

19小時前

[稽核]打造自動化RPA、AI Agent工具,本地部署n8n的兩個方法
n8n是個自動化流程軟體,開源、免費、自由度高,搭配LLM還可以建置屬於自己的AI Agent。
雖然比起其他RPA軟體會需要一點程式基礎與能力,所以學習成本相對高一些,但多詢問大型語言模型,利用LLM來學習,學習速度會提升很多。
n8n應用於稽核領域如同先前介紹的RPA一樣,很多應用場景可以使用,在AI時代,學習n8n這套工具,也有助於使用者學會拆解自己的工作流程及步驟,再去思考哪些步驟環節可透過自動化或AI取代。
以下介紹幾項不花錢,本地部署n8n的方法
因為需要檔案及圖片,所以請大家到Notion看看
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【104職場力】

11/06 17:26

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蒲朝棟

主任

11/05 11:00

「向上管理」不是拍馬屁:如何讓主管主動支持你的職涯規劃?
這不只是工作技巧,而是策略。
你可能聽過一句話:「跟對主管比努力工作更重要。」這句話不完全對,但如果你的努力無法被主管看見、無法轉化成資源,那你的職涯發展,真的會事倍功半啦。
Leo 是一位超強的軟體工程師,技術底子硬到沒話說。每次交程式碼,都近乎完美,幾乎沒有什麼 Bug。他深信「實力就是最好的證明」,所以總是埋頭苦幹,默默把所有細節搞定。
但問題來了,他對自己的職涯規劃非常清晰:他想在三年內從工程師轉型為技術架構師,負責跨部門的專案協作。
兩年過去了,他的技術是越來越厲害,但他每天做的工作,還是被困在寫 Code、修 Bug 的迴圈裡,看不到轉型的機會。反倒是隔壁組的小安,技術可能沒他那麼頂,卻常常被主管點名參與一些高能見度的跨部門專案。
Leo 感到超級不公平。他來找我職涯諮詢時,語氣充滿了憤慨:「我比小安努力多了,我的品質也比他好。為什麼主管總是把好的機會給他?
我的努力難道都白費了嗎?難道『向上管理』真的只是拍主管馬屁嗎?我不想做那種人!」
其實,Leo 不是不夠努力,而是他的「努力」只停留在「執行層面」,他犯了多數專業人士都會犯的錯:期待主管會讀心術。 他以為主管知道他的潛力、他的目標,但事實是,主管的待辦清單上,永遠有更緊急、更需要被「管理」的事情。
Leo 遇到的困境,源自於對「主管關係」與「向上管理」的誤解。
「向上管理」從來不是要你奉承,而是要你成為「主管的合作夥伴」。
從職場心理來看,主管也是人,他們的工作壓力通常來自三個方面:時間壓力、績效壓力(要確保團隊目標達成)和資訊落差(他們對團隊成員的工作細節了解度,真的沒有你想像的那麼高)。
當 Leo 只是默默耕耘時,他在主管眼中只是一個「穩定但安靜的資源」。主管會怎麼使用他?當然是放在最需要穩定的地方——繼續寫 Code、修 Bug。
那小安為什麼能得到機會?因為小安懂得「資訊提供」與「目標對齊」。
小安可能沒有 Leo 那麼深厚的技術,但他會主動在 One-on-One 會議中,用主管聽得懂的「業務語言」報告:他完成了什麼對業務有巨大影響的工作,還有他主動提出哪一個問題,並規劃了跨部門的解決方案。
他會明確表達:「我對下一季的 X 專案很有興趣,我覺得那能提升我的職涯規劃,我已經準備好擔任裡面的協調角色。」
小安的行為,就是在做策略性的「向上管理」。他幫助主管解決了「團隊目標誰能達成?」和「這個人未來能替我解決什麼更大的麻煩?」這兩個核心問題。當主管需要找人承擔新挑戰時,腦中第一個浮現的當然是主動展現企圖心、並且已經證明自己有溝通技巧的小安。
如果你不說,主管永遠會用他最方便的方式定義你的價值。默默努力,只會讓你走向工作倦怠,並在轉職建議時才發現自己錯失了內部成長的機會。
職涯規劃的其中一環,就是要學會「優雅地推銷自己」。
我引導 Leo 進行了三招「策略性向上管理」,這不是要他改變個性,而是改變溝通方式。
這邊教你三招「策略性向上管理」:
1. 準備你的「電梯簡報」,隨時更新貢獻值:
不要只報告你「做了什麼」,要報告你「達成了什麼」。練習將你的工作成果,濃縮成一句話,並量化其影響力。
重點提醒:主管只關心數字和業務影響。你要用他們的語言,替你的貢獻「打分數」,並在會議時主動提及。
2. 主動「對齊」你的職涯目標與主管痛點 :
在年度評估或 One-on-One 會議前,準備好你的職涯規劃圖,並與主管討論。
重點提醒:你的目標,必須是解決主管正在煩惱的問題。你的升職,必須是幫公司和主管「創造價值」。
3. 提出「預期管理」:不只報喜,也要報憂:
主管最怕突發驚嚇。向上管理的重要一環是「預防性溝通」。當專案有風險時,不要等到最後一刻才報告。
重點提醒: 你的目的不是把問題丟給主管,而是帶著解決方案去報告風險。這能建立你「沉穩可靠、能獨當一面」的形象,讓主管敢於將更重要的資源和機會交給你。
Leo 改變了。他不再將 One-on-One 視為「被審問」,而是「主動行銷」自己的機會。他學會了用「節省多少成本」、「加速多少效率」來包裝他的技術成就。
當他帶著「對齊」過後的職涯規劃藍圖,主動向主管爭取架構師的協作機會時,主管反而驚訝地說:「Leo,我早就知道你很行,但沒想到你連業務端也想得這麼清楚!好,下個專案讓你試試看!」
如今,Leo 已經成功轉型。他發現,向上管理並不是要他成為一個他討厭的「拍馬屁者」,而是成為一個懂得行銷自己專業價值的「策略家」。
親愛的你,如果你也覺得自己是個默默努力的實力派,卻得不到機會,請別急著**轉職或陷入工作倦怠。
請記住:
專業能力,讓你得到工作;但「策略性溝通」,才能讓你的專業被放大、被看見,並為你爭取到更好的職涯人生。
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