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Steven Wu

稽核｜104Giver職涯引導師第3202410019號

04/23 18:30

[稽核]流程自動化機器人（RPA）介紹-以Power Automate Desktop為例

什麼是流程自動化機器人（RPA）？

流程自動化機器人（Robotic Process Automation, RPA）是一種技術，透過軟體模擬人類在電腦上的操作，來執行重複性高、規則明確的工作，例如資料輸入、報表生成、郵件處理等，也是現在No code、Low code議題常用的工具之一。RPA透過自動化執行這些任務，不僅能減少人為錯誤，還能提升效率、降低成本，並讓員工能夠專注於更具價值的工作。

市面上主要RPA工具的比較

目前市面上主流的RPA工具包括 UiPath、Emily、Zapier、Albato、Automation Anywhere、Power Automate等等。每種工具都有不同的優缺點，在選擇RPA工具時，需要根據需求、預算及技術能力進行評估選擇，如：是否支援所需的應用場景，如Web、桌面應用程式、API整合等？是否提供錄製功能？是否提供無程式碼或低程式碼介面，降低使用者學習難度？是否符合企業內部的資訊安全標準？是否能夠匯出流程以做到分享及大規模部署目的？

不管是哪款RPA工具，想要解鎖進階功能，通常都得付費，畢竟，開發商也是要付房租、買咖啡、養團隊的，總不能喝西北風吧！

以下就簡單為大家介紹微軟的Power Automate這款RPA工具吧！

Power Automate Desktop 簡介

Power Automate Desktop（PAD）是Microsoft提供的一款RPA工具，能夠幫助使用者透過無程式碼或低程式碼的方式，自動化各類桌面與Web應用程式的操作。其功能涵蓋UI自動化、文件處理、數據擷取、應用程式整合等，最大的優勢在於能夠與Microsoft產品無縫整合。Power Automate分為雲端板與桌機板(Power Automate Desktop)。

Power Automate Desktop的基本使用介紹

1. 安裝與設定

- 開啟Microsoft Store搜尋並安裝Power Automate Desktop。

- 安裝完成後，使用Microsoft帳戶登入。

2. 新建自動化流程

1. 開啟Power Automate Desktop，點擊左上角**「+新流程」**。

2. 為流程命名。

3. 進入流程編輯器，開始添加動作。

3. 進行自動化流程錄製

1. 於流程編輯器中點擊上方「擷取要轉換成流程動作的自動化步驟」按鈕。

2. 即可進行畫面操作的錄製，類似於Excel錄製巨集的功能。

4. 以範例進行自動化流程撰寫

1. 點擊左列選單中的範例，即可開啟Microsoft內建的範本。

2. 點擊進入適當的主題。

3. 點擊範例中的鉛筆圖形即可進行流程編輯。

4. 稽核部應用範例

範例1：自動擷取網頁資料

1. 設定「顯示自訂表單」，製作UI介面，並供使用者輸入相關條件。

2. 設定「顯示選取資料夾對話方塊」，供使用者選擇路徑。

3. 啟動瀏覽器(Chrome或Edge)並連線至指定網址。

4. 根據UI介面中使用者輸入的資料自動填寫網頁中的表單內容。

5. 點擊網頁中的查詢按鈕。

6. 網頁截圖存檔至指定路徑。

效益：稽核部需要擷取相關資料作為工作底稿的呈現，但集團公司多，常常需要耗費精、氣、神，一個一個網頁進入擷取，透過RPA工具輸入查詢年月份、存檔路徑後，上個廁所回到座位就自動擷取完畢了。

範例2：自動產生大量郵件草稿

1. 透過Excel的格式輸入每封郵件不同之處，例如：收件人、副本、姓名、部門等。

2. 執行RPA時，使用「顯示選取檔案對話方塊」，讓使用者選擇讀取的Excel檔案路徑。

3. 啟動Excel，設定「從Excel工作表中取得第一個可用資料行/資料列」讓RPA工具讀取Excel中最後一筆資料位於第幾行、列。

4. 利用前面讀取到最後一筆資料位於第幾行、列，設定「讀取自Excel工作表」，讓RPA工具讀取整份檔案內容。

5. 啟動Outlook，「透過Outlook傳送電子郵件訊息」設定收件者、副本、密件副本、主旨、本文等內容，且可透過HTML進行編寫，若不會寫HTML可詢問GPT來撰寫。這邊建議另存為草稿記得要勾選，否則執行RPA後就會直接寄出信件了，除非很有把握，不然建議存成草稿，人工一封一封確認後再發送出去會比較好哦！

6. RPA執行完畢後，到Outlook草稿中即可看到產生出來的草稿信件啦！

效益：有些公司稽核部沒有自己的內控自評作業系統，每年進行內控自評時常常需要一次性發送大量的信件，這時只要將彙整表的Excel整理成RPA工具可以讀取的格式，就能一鍵產生所有的信件草稿，減少許多時間，也能避免因為自行撰寫信件內容或附件而在檢查時產生盲點，透過數位員工自動生成信件草稿，稽核員審核無誤後再發送，提高效率與準確性。

6. 進階應用

與雲端Power Automate整合(須付費)

Power Automate Desktop可與雲端Power Automate串接，例如：

- 當Teams收到新訊息時，自動觸發桌面流程。

- 透過SharePoint觸發檔案處理流程。

7. RPA是AI工具嗎？

RPA不是AI工具，但可以與AI技術結合使用。

RPA主要是用來自動執行規則明確、重複性高的任務，比如點擊按鈕、填寫表單、處理資料等。它的強項是模擬人類在電腦上的操作，但不具備「推理思考」或「學習」能力。

當RPA透過API串接AI工具，例如用AI辨識手寫內容，再由RPA設定相關的流程判斷式自動進行相應的動作，則成為了IPA (Intelligence Process Automation)。

在RPA的基礎上加入AI、機器學習（ML）、自然語言處理（NLP）等技術，可自動處理非結構化數據（如文件、語音、圖片），且具備決策能力，能適應變化，不再只是單純的「按鍵機器人」時，則為APA (Agentic Process Automation)

簡單來說，RPA是「手腳」，AI是「大腦」，兩者的搭配程度決定了這些工具智慧自動化的程度！

結語

RPA是能夠提升效率的關鍵技術，而Power Automate Desktop以其簡單易用、合法授權、無痛整合Microsoft產品的特性，成為一般使用者易上手的自動化流程工具。透過本篇介紹，希望能幫助大家快速入門，能夠思考如何應用於日常工作中，提升生產力與工作效能。

自動化帶來效率，同時更要注意安全防護不能忘！確保選用的RPA工具符合企業安全標準，避免上傳企業機敏資訊至網路，也應避免使用未受信任來源的插件或腳本。

參考資料：從RPA到IPA再到APA，看懂企業營運流程自動化如何再進化-MetaAge 邁達特https://www.metaage.com.tw/news/technology/693

Notion原文連結：https://stevenwublog.notion.site/RPA-Power-Automate-Desktop-196f7f8f282880b5860ff1776d7110b5

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2024/04/16

RPA是什麼？優缺點、應用場景、常用RPA軟體一次看！

RPA，即Robotic Process Automation（機器人流程自動化），是一種利用軟體機器人自動執行日常重複性工作的技術。這些機器人可以模仿人類操作電腦的行為，例如點擊、鍵盤輸入、資料處理等。RPA 可以幫助企業提高效率、降低成本，並減少人為錯誤。

【優點】

►提高效率和生產力： RPA 可以自動執行重複性工作，從而節省時間並釋放人力資源，讓員工能夠專注於更有價值的任務。

►降低成本：通過自動化流程，企業可以減少人力成本和錯誤成本，從而節省開支。

►提高準確性：機器人執行任務時通常非常準確，減少了人為錯誤的發生機會。

►增加靈活性： RPA 可以根據需要快速調整和擴展自動化流程，使企業更具靈活性和應變能力。

【缺點】

►依賴性： RPA 需要依賴特定的軟體和系統來執行任務，如果這些軟體或系統出現問題，可能會影響到整個自動化流程。

►不適用於所有情境：一些複雜的任務可能不適合使用 RPA，需要人工干預或更高級別的自動化技術來處理。

►初期投資較高：實施 RPA 需要投入一定的成本用於軟體購買、培訓和部署等，這可能對一些企業來說是一個挑戰。

【應用情境】

►資料輸入和處理：將從不同來源收集的資料自動輸入到系統中，例如將表格中的數據轉移到數據庫中。

►客戶服務和支援：自動回覆常見問題的電子郵件、處理客戶訂單或查詢等。

►財務和會計：自動處理發票、報價單、財務報告等。

►人力資源管理：自動處理招聘流程、員工福利管理等。

【常用RPA軟體】

1. Microsoft Power Automate：

►付費版本（Microsoft Power Automate）：提供了豐富的自動化功能，包括無限的自動化流、整合多種應用程式和服務的能力（如Microsoft 365、Dynamics 365、Salesforce、GitHub等）、高級的工作流程自訂和管理功能、企業級安全性、技術支援等。

►免費版本（Microsoft Power Automate Free）：提供基本的自動化功能，包括每個月限制的自動化流數量、每分鐘的觸發頻率限制、對少量應用程式和服務的整合、基本的工作流程設計等。

2. UiPath：

►付費版本（Enterprise）：提供更多的功能和支援，包括安全性和管理功能、高級分析、更大的機器人容量等。

►免費版本（Community Edition）：功能較簡單，主要用於個人和小型團隊，但也提供了強大的自動化功能。

3. Automation Anywhere：

►付費版本（Enterprise A2019）：提供了更多高級功能，如自然語言處理、機器學習等，適合大型企業使用。

►免費版本（Community Edition）：功能較簡單，適用於個人使用和小型團隊，但也可以進行基本的自動化。

免費版本通常功能較簡單，適合個人或小型團隊使用，而付費版本則提供了更多高級功能、技術支援和擴展能力，適合大型企業或對自動化有較高要求的組織使用。

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