企業人力資源管理過程中存在許多風險，當主管的管理行為稍有不慎，不當的員工管理可能給企業帶來不必要的損失，如何適切的處理員工管理問題，預防與避免不必要的勞資糾紛，是人資部門的必修功課。雖然人資部門持續精進招募甄選流程，運用適當的選才工具，以期找到最適當的人才，但很多直線主管常會以員工無法勝任工作為由，希望人資部門協助處理頭痛的員工管理問題。
在面對低績效員工的管理問題上，人資部門除了要協助部門主管掌握管理上的重點以外，更應該透過勞動法令的內部宣導與個案分享，讓主管逐漸提升領導管理與法令遵循的概念，帶領團隊達成組織目標。
一、員工低績效的認定
不管是主觀或客觀的認定，在面臨員工溝通、勞資爭議或勞動訴訟時，客觀的舉證資料是必要的，人資部門應該協助主管收集以下資料以利認定：
1.員工出缺勤紀錄：瞭解員工上班服勤及請假狀況，以得知其工作態度。
2.員工獎懲紀錄：是否曾因工作過錯、行為疏失或是品德不佳受到懲處。
3.績效考核結果與紀錄：在進行年度考績評核作業時，其整體考績等第是否都在企業內或部門內後段班，。
4.工作實際績效：瞭解工作產出的質量與工作目標的達成狀況，是否其產值與貢獻度都不及其他人。
5.工作輔導及績效改善計畫：是否曾因工作態度不佳或實績低落，而由直屬主管進行個別或團體績效輔導後仍無法改善。
6.重要事件紀錄：針對員工在工作上曾發生的重要事件加以記錄，該事件對公司或部門造成損害。
7.醫院診斷證明:透過醫師來診斷員工在傷病或意外事故後，是否喪失原有工作能力或存留身體障礙。
二、低績效員工協助與管理的三部曲及四原則
在面對法令規定與員工管理的困難度時，我們都深知”請神容易，送神難”，但員工都是經由公司招募與甄選的過程才進入企業，因此對於員工不能勝任工作的管理上，必須掌握三部曲與四原則。三部曲指的是主管要能運用管理的方法，採取勸導、輔導及懲戒三階段的管理過程後，最終才考慮到終止勞動契約。
除此之外，在低績效員工管理與協助的議題上，必須掌握四個重要原則。
1.確認核心職能，驗證選才工具
人資部門應該要確認員工必須俱備那些核心職能以外，仍應就績優員工與低績效員工，在甄選工具上的結果及測驗成績進行分析並找出差異，逐步驗證選才工具的信度與效度，以找到適合企業的人才。
2.妥善運用試用期間
現行試用期間由勞資雙方合意約定，試用期內便應建立新人評核機制，及早確認新人適任與否，主管機關或法官會認為正職員工已經通過公司的篩選與試用程序，在不能勝任工作的認定上，資方必須準備充足的佐證資料。
3.設定工作輔導與績效改善計畫
不管員工的產能品質降低或工作態度不佳，主管仍應主動溝通、瞭解原因，並與員工共同擬定工作績效改善計畫，可以在三到六個月期間加強輔導與跟催工作進度與品質，協助部屬提升工作效能。
4.給予改善期間
單憑一次的評核成績或過錯疏失便認定員工無法勝任工作，這是無法取信於人的，因此給予員工輔導計畫及改善期間是有其必要性，如果屆時員工的工作能力與態度仍無法符合職位需求，終止勞動契約才是最後的選擇。
三、結論
不當的員工管理會引發勞資爭議而損及員工關係，進而影響企業形象與人才的招募與留任，企業如能建立讓員工安心上班的友善職場，運用員工發展方法持續提升員工能力，建立溝通管道並遵循法令規定，員工自然會留任為公司打拼。人資部門應該積極建立信效度兼具的甄選流程，規劃公平與公正的績效評核制度，能讓員工的努力反應在員工激勵制度上。持續提升主管的領導與管理能力，透過適當的輔導與管理來提升員工工作效能，如此便能夠有效降低低績效員工案例，最終提升企業整體的營運績效。
【關於作者－鍾文雄老師】
一零四資訊科技股份有限公司人資長，企業人力資源主管資歷30年。歷練產業多元且跨國。對勞動法令有極深研究。
現同步擔任104高年級職涯顧問，針對勞動權益、人資領域人才晉升與企業制度建立等領域，提供一對一諮詢服務。
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