專案管理學程｜幫你如期、如質、如預算高品質交付
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為什麼企業會需要專案經理助理（PM助理）？想轉職PM可以先從助理開始
在成為專案經理（PM）之前，先擔任專案經理助理（PM助理）是許多人選擇的職業路徑，因其可先學習專案管理基礎以及了解工作流程與工具，而了解公司為什麼會開設專案經理助理（PM助理）的職缺更有助於你了解整個職場分工狀況，PM助理之所以存在的原因如下：
1. 支持專案經理：專案經理通常負責多個複雜的專案，工作量大且繁重。PM助理可以協助處理一些日常的行政和協調工作，減輕專案經理的負擔，使其能專注於核心的決策和管理工作。
2. 提高效率：PM助理可以幫助管理日程安排、會議紀錄、文件整理和溝通協調，確保專案運行順利，進一步提高專案團隊的工作效率。
3. 專案資料管理：在專案進行過程中，會產生大量的文件、報告和數據。PM助理可以負責這些資料的整理和保存，確保訊息的準確性和可追溯性。
4. 溝通橋樑：PM助理可以在專案經理與團隊成員、客戶和其他利益相關者之間起到溝通橋樑的作用，確保訊息流動暢通，減少誤解和溝通障礙。
5. 問題解決與風險管理：PM助理可以協助識別潛在的問題和風險，並提出解決方案，幫助專案經理及時應對挑戰，保障專案順利完成。
6. 發展人才：對公司來說，PM助理的角色也可以是一種人才培養的策略。通過這個職位，新進員工可以學習專案管理的技能和知識，為未來成為專案經理做準備。
總而言之，PM助理的存在有助於專案管理過程的順利進行，並為專案經理和團隊提供支持，提高專案成功的可能性。
專案助理職缺>>
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06/26 13:22
【PPA開幕慶】活動期間首購單筆滿千以上送100元Line Points點數
活動期間：2024/7/9 11:00- 2024/8/5 23:59
活動說明：活動期間首次於104課程中心付費購買「PPA (PressPlay Academy) 上架課程」，單筆滿$1,000以上 ( 若有使用任何折扣碼優惠，結帳金額於扣除優惠後須超過$1,000以上，且不累計贈送。) 即可獲贈100元Line Points點數回饋。
活動注意事項：
1. 獲贈資格須符合下列說明：
(A) 首購意指：載本活動之前未曾在104課程中心購買「PPA (PressPlay Academy) 上架課程」，於活動期間首次完成消費購買「PPA (PressPlay Academy) 上架課程」。
(B) 購買者必須於104課程中心系統完成付費紀錄。( 特別提醒： 購買者於PPA (PressPlay Academy) 官網線上消費不包含在此次活動資格 )
(C) 訂單成立且完成付款時間皆須於2024年8月5日23:59前，並於7天內完成課程兌換，始符合獲贈點數回饋的資格；最後獲贈者將公告於本活動網站，中間姓名會隱藏。
(D) 單帳號僅有乙次贈送資格，符合上述資格者，因點數作業時間，您的回饋點數最晚將於2024/9/30前寄送至您購買時填寫的e-mail電子郵件信箱。
2. 本次贈送的100元Line Points點數，點數發送後請於規範時間內完成兌換，點數兌換後於180天內須使用完畢，逾期失效。
3. 104課程中心保有最終修改、變更、活動解釋及取消本活動之權利。
5. 如您有任何問題，歡迎來信nabiservice@104.com.tw
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科技業的專案經理在做些什麼？
在台灣的職場，「PM」的職務在不同產業和專業領域中，工作內容都不盡相同。常見的PM類型包括專案經理(Project manager)、產品經理(Product manager)以及產品行銷(Product marketing)。因此，強烈建議正在尋找PM職務的朋友們，在準備履歷及面試前，務必先全面了解不同類型的PM在實際工作中的內容，這樣一來，才能更好地判斷自己是否對工作內容感興趣並做好相應的履歷及面試準備。而這類的資訊，可以透過向朋友詢問、在社群上發問，甚至向業界前輩請益，以獲得相對完整的了解。
在接下來的篇幅，將藉由自己過去在科技業系統廠(ODM, Original Design Manufacturer)的經驗，逐一介紹專案經理(Project Manager)在產品開發過程中會經歷的幾個重要開發階段即相對應的主要工作內容和面臨的挑戰：
首先，先簡要介紹 #產品開發的五個階段。這些階段包括：
1. #報價階段 (RFQ, Request for quotation)
2. #開案、啟動會議 (Kick off)
3. #設計開發階段 (EVT, DVT, PVT)
4. #量產階段 (MP, Mass production)
5. #產品停止生產 (EOL, End-of-life)
而根據產品開發階段的差異，我們可以大致區分 #兩種專案經理類型：
1. #NPI PM: 負責報價階段，直到設計開發階段完成
2. #Sustain PM: 負責量產階段，直到產品停止生產
專案經理的職責，以 #NPI PM為例：
1. #報價階段 (RFQ, Request for quotation):
進入報價階段，代表我們已經有機會和競爭對手一同爭取新專案，然而距離成功爭取案子還差最後一哩路，而這一哩路必須要完成的重要事項包含以下三點：
- #確認產品規格：PM必須領導內部各工程團隊進行研究，評估客戶所提供的產品規格在現有技術下的可行性。如果無法達成規格要求，我們需要考慮調整規格或是使用更高成本的設計方案來滿足要求。最終目標是確保產品規格與客戶達成共識，而這一份設計文件將成為設計開發階段中內外部溝通的共同語言。
- #規劃專案時程：PM必須帶領內部工程團隊及生產單位共同討論產品設計、備料、生產、驗證所需要的時間，制定初版開發時程表並與客戶進行溝通和討論。透過內外部的反覆協調，我們將制定既符合客戶期望，也在內部能夠實現的時程表。
- #評估專案成本：PM必須引導內部工程團隊根據產品規格以及專案時程估算樣品數量、人力成本、第三方單位測試費用及認證相關費用，並交由業務部門進行報價。在這個階段，我們的挑戰在於確保內部在評估成本時不遺漏任何項目，同時，在跟客戶談判時，我們需要憑藉邏輯和數據來捍衛報價的合理性，因為客戶往往會竭盡全力下殺價格。
2. #設計開發階段(EVT, DVT, PVT):
進入設計開發階段，代表我們已經正式獲得新專案，準備開始進行產品研發。研發的過程將以四個階段「設計、備料、生產、驗證」循環執行約3~4次 (視產品複雜度而定)。接下來，將介紹在這四個階段中PM的職責和關注重點：
- #設計階段：主要與各設計工程單位接觸，包含EE (負責電子、電路相關設計)、ME (負責機構殼相關設計)、SW (負責軟體相關設計)等。在此階段中，PM主要專注在三件事上：
(1). 協調工程單位在設計端遇到的問題及解決方案：
特別是那些需要兩個以上的單位討論才能解決的問題，例如，當機構工程師回報電路板上的某個零件會造成機構殼干涉時，PM必須召開會議釐清問題點，為何必須使用這個零件，是否有可能將其移至其他的位置，如果不能更改電路板上的零件，是否可以調整機構的部分？最重要的是，必須透過反覆討論及權衡利弊找到共識。
(2). 確保各單位設計時程如期執行，並控制成本在預算範圍內
定時追蹤關鍵查核點的進度，確保所有工程單位按照產品規格進行設計。若不幸發生進度時程延誤情況，必須提出規劃並協調資源，以趕上原先所預期的進度規劃。
(3). 提前預測風險並制定應對方案：
所有在研發階段進行設計的產品都存在一定風險。舉例來說，當我們第一次導入某種新材料的時候，我們預測可能有高達50%風險會導致產品無法正常運作。在這種情況下，PM必須提前制定應對措施，即在最糟狀況發生時，我們要如何應變以確保研發時程不延遲？以及該選擇哪一個方案讓專案所受到的影響最小？
- #備料階段：首先，PM必須制定產品試產計劃表。舉例來說，在選購筆記型電腦時，可以選擇非觸控面板或是具備觸控功能的螢幕、8G/16G/32G的記憶體、256G/512G/1T的固態硬碟等不同規格。根據這些不同條件，可以搭配出不同規格的產品。產品試產計畫表就是用於定義我們要生產哪些規格的產品，以進行後續驗證。制定計畫表後，產出物料清單(BOM, Bill of Material)，採購會根據物料清單進行試產備料的工作。(P.S.備料工作在某些公司是有專門的單位在負責，PM角色主要會是掌握全局。這部分可以在面試的時候特別了解清楚在該公司PM所負責的職責內容有哪些)
- #生產階段：進入生產階段，PM主要與工廠PM對接，首要任務是確保產線準時開始生產，並讓產線測試順利進行，以達到準時出貨的終極目標。在這過程中，PM常會遇到以及必須協調各單位解決的問題有以下五點：
(1). 物料交期延誤導致產線無法準時開線生產
(2). 原先安排的人力因突發因素(ex.COVID19)無法支援，導致生產時程延誤
(3). 產線開線後發現拉錯料，導致組裝錯誤的料件出現在產品上
(4). 產線測試時出現重大的產品品質問題，導致產線卡住無法繼續測試
(5). 倉庫人員在貨物管理方面出錯，導致向客戶出貨錯誤
- #驗證階段：PM的任務是確保各個驗證單位按時收到產品並在計畫時間內完成驗證。在這個階段，驗證單位根據各自負責的測試項目開始進行驗證，以盡可能發現產品的設計和品質問題。待驗證完成後，設計單位根據驗證結果進行產品設計修改。修改完成後，再次進行備料、生產和驗證，以確保研發階段中的產品問題得以解決，提升產品的品質。
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上班族簡報3｜精通 PREP 法：用觀點、原因、例子提升您的溝通技巧
在現代職場中，有效的溝通至關重要，尤其是在簡報和報告中需要強調和支持一個論點時。PREP 法，即觀點（Point）、原因（Reason）、例子（Example）和觀點（Point），是一種結構化的溝通技巧，旨在幫助您清晰、邏輯性地傳達訊息。這種方法確保您的觀點被清楚表達並得到充分支持，使您的訊息更具說服力和易於記憶。無論是在團隊會議中提議新的項目管理工具，還是向客戶展示新產品的優勢，掌握 PREP 法都能顯著提升您的溝通效果。在本文中，我們將深入探討 PREP 法的每個組成部分，並通過實際例子展示如何成功運用這一策略。
▍PREP （Point, Reason, Example, Point）
PREP（Point, Reason, Example, Point）法是一種結構化的溝通技巧，用於清晰、邏輯性地傳達信息。這個方法適合在簡報、報告中使用，特別是當您需要強調和支持一個觀點時。以下是每個部分的解釋和例子：
1. Point（觀點）：首先提出您的主要觀點。
2. Reason（原因）：解釋為什麼這個觀點是正確的，給出支持的理由。
3. Example（例子）：提供具體的例子或證據來支持您的觀點。
4. Point（觀點）：再次重申您的觀點，以強調重點。
▍例子
假設您需要向同事說明為什麼應該採用新的項目管理工具，您可以這樣說：
1. Point（觀點）：
- 「我們應該採用這個新的項目管理工具。」
- 解釋：直接提出您的主要觀點，讓聽眾知道您要表達的核心信息。
2. Reason（原因）：
- 「因為它能幫助我們提高工作效率並更好地協作。」
- 解釋：說明為什麼這個觀點是正確的，提供具體的理由。
3. Example（例子）：
- 「例如，在我們試用的過程中，這個工具讓我們的項目進展更加順利，團隊成員能夠即時共享更新的訊息，減少了錯誤和重複工作。根據試用數據，我們的項目完成時間縮短了25%。」
- 解釋：用具體的例子和數據來支持您的觀點，增加說服力。
4. Point（觀點）：
- 「所以，我們應該採用這個新的項目管理工具，以提高我們的工作效率和協作能力。」
- 解釋：再次重申您的觀點，強調重點，加深聽眾的印象。
▍完整例子
「我們應該採用這個新的項目管理工具。因為它能幫助我們提高工作效率並更好地協作。例如，在我們試用的過程中，這個工具讓我們的項目進展更加順利，團隊成員能夠即時共享更新的信息，減少了錯誤和重複工作。根據試用數據，我們的項目完成時間縮短了25%。所以，我們應該採用這個新的項目管理工具，以提高我們的工作效率和協作能力。」
這個例子使用了PREP法，使您的訊息傳達更加清晰、邏輯性強且易於記憶。
資料來源：《徹底解決溝通問題的說話公式圖鑑：史上最完整！以認知科學拆解出80套說話模式，商談、說服、簡報、指導，再困難都能輕鬆搞定！》
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