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Civil Site Engineer (Architectural Structure) 英商奧雅納工程顧問有限公司台北分公司
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11/10 14:09

保持簡潔就是最好的專業🤵
在商業Email中,簡潔有力比長篇大論更有效。短句不僅容易理解,對於英文非母語者(ESL讀者)來說,也更友善、更清楚。
✨ 三個寫出簡單明瞭Email的技巧
1. 一句只傳達一個重點
複雜版本:
We are currently reviewing your application and we would like to ask if you are available for an interview next week.
簡單版本:
We are reviewing your application. Are you available for an interview next week?
👉 拆句能幫助讀者更快理解內容重點。
2. 使用清楚的條列或項目符號
如果資訊太多,不要寫成一大段落,可以這樣分點:
範例:
We need the following by Friday:
Updated product brochure
Sales forecast report
Meeting agenda for Monday
這樣一目了然、閱讀無壓力。
3. 刪掉多餘的字
用更簡短的說法傳達相同意思:
原句 更佳寫法
Due to the fact that Because
In the near future Soon
I am writing to let you know that I’d like to inform you
🗂 單字小詞典(English ➡ 中文)
Word / Phrase 中文翻譯
Simple 簡單的
Sentence 句子
Application 申請
Interview 面試
Bullet point 項目符號
Clarity 清楚
Kindness 友善
🔑 重點提醒:Clarity is kindness(清楚就是一種友善)
越是簡單、直接的Email,越能展現你的專業與效率。對讀者來說,也是一種體貼。
把話講清楚,比講得多更有價值。
(此貼文由ITI講師Bob撰寫)
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2024/01/22

Word刪除空白頁怎麼這麼難?5種神招一次搞定!(2025最新版)
Word空白頁怎麼刪除?在使用 Microsoft Word 編輯文件的過程中,經常會碰到Word空白頁無法刪除的情況。這些空白頁可能來自多餘的段落、分頁符號或格式設定錯誤,不但影響文件排版與整體美觀,也可能造成列印與分享時的困擾。
別擔心,這篇文章將教你Word刪除空白頁的五種實用方法,幫助你快速清理不需要的頁面,讓文件更加專業整潔。(2025/3/25更新)
✅方法一:手動刪除空白頁內容
這是最直覺的Word刪除空白頁方法,適用於簡單的空白頁情況。
操作步驟:
1. 將游標放在空白頁的開頭。
2. 按下鍵盤上的「Delete」或「Backspace」鍵,刪除空白段落或符號。
✅方法二:利用段落與分頁符號調整
有時空白頁是由分頁符號或段落設定造成,這時可以透過段落調整來刪除 Word空白頁。
操作步驟:
1. 將游標置於空白頁前一段的末尾或空白頁後一段的開頭。
2. 插入或刪除「Ctrl + Enter」所產生的分頁符號。
3. 或在空白段落的開頭按「Backspace」鍵移除多餘段落。
✅方法三:使用「隱藏段落」技巧
當你無法直接刪除空白頁時,可以將其內容設定為隱藏,達到視覺上的 Word刪除空白頁 效果。
操作步驟:
1. 選取空白頁的段落。
2. 右鍵點選並選擇「段落」設定。
3. 在「字型」對話框中勾選「隱藏文字」。
4. 確認後,該段落將不再顯示於文件中。
✅方法四:透過尋找與替換功能
若文件中存在多個分頁符號導致空白頁,可用尋找與替換的方式快速處理Word刪除空白頁問題。
操作步驟:
1. 按下「Ctrl + H」開啟尋找與替換。
2. 在「尋找內容」欄位輸入 ^m^p(表示分頁符號+段落符號)。
3. 將「取代為」欄位留空。
4.,點選「全部取代」,快速清除空白頁來源。
✅方法五:調整頁邊距與行距
有些 Word空白頁 是因為頁邊距設定過大導致內容無法顯示完整,這時可透過調整頁面配置來解決。
操作步驟:
1. 使用「Ctrl + A」選取整篇文件。
2. 點擊「版面配置」→「邊界」→「自訂邊界」。
3. 調整「上」與「下」邊界為較小值(例如 0 或 0.5 公分)。
4. 確認後空白頁通常就會被自動移除。
📌 用對方法,Word刪除空白頁輕鬆搞定!
無論是因段落符號、分頁符號或版面設定造成的Word空白頁,只要掌握上述五 Word刪除空白頁方法,就能有效提升文件品質,節省修改時間。趕快動手試試,讓你的Word文件更加完美吧!
🔍特別推薦:Word文書處理密技 教你活用Office
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外貿協會培訓中心 (台北)

台北

10/29 14:50

專業的Email開場白👨‍💻
📧 開場白決定整封信的語氣!
The way you start an email sets the tone (語氣) for everything that follows. A professional greeting shows respect, builds trust, and makes the reader more open to your message.
寫Email的第一句——「問候語」不只是禮貌,更是建立信任、展現專業的第一步。
用對了開場方式,能讓對方更願意閱讀你的訊息,溝通起來也更順暢。
✅ 推薦使用方式
知道對方名字時:
Dear Mr. Chen,(陳先生您好)
Hello Ms. Lin,(林女士您好)
較不正式但仍具禮貌的場合:
Hi David,
Hello Team,(適用團隊)
❌ 建議避免的方式
避免太隨便的開頭,如:Hey 或 Yo
不要直接略過問候語,會讓人感覺冷漠又倉促
不要使用表情符號或網路用語來取代問候語,如:🙋、Hiya~
📌 實用小提醒 Pro Tip
若你是寫給一群人、但不清楚所有人的名字,可以使用:
Hello Team,
Dear All,
這樣的用法既禮貌、又包含所有收件者,十分合宜。
🗂 單字小詞典(英文 ➡ 中文)
英文 中文翻譯
Greeting 問候語
Formal 正式
Polite 禮貌
Avoid 避免
Team 團隊
Respect 尊重
Professionalism 專業精神
🔑 重點整理 Key Takeaway
你的開場白不只是說「嗨」,
它是你的第一印象!
一個具尊重與溫度的問候語,能展現你的專業,也為整封Email營造出良好的溝通氛圍。
(此貼文由ITI講師Bob撰寫)
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知識貓星球

喵星人

2024/10/19

會議記錄怎麼寫:用結構化筆記法和數位工具、5個提升記錄質量的實用策略
會議記錄是每次會議中不可或缺的一部分,能夠幫助參與者回顧討論內容、決策過程以及未來的行動計劃。然而,許多人在撰寫會議記錄時常常感到困惑,不知道應該包含哪些重要信息。本文將深入探討「會議記錄怎麼寫」,提供實用的技巧和範本,幫助你快速、有效地整理出清晰明瞭的會議紀錄,讓每位參與者都能輕鬆理解。
✅1. 使用結構化筆記法
❤️PREP 法
觀點(Point):記下會議的主要觀點。
原因(Reason):支持該觀點的理由。
例子(Example):具體例子來佐證觀點。
重申(Point):再次強調主要觀點。
範例:
觀點:我們需要更換新的項目管理工具。
原因:因為目前的工具效率低下。
例子:使用新工具後,專案進度加快了30%。
重申:因此,換工具是必要的。
❤️2. 利用數位工具
❤️錄音與轉錄
使用 Zoom 或 Microsoft Teams 的錄音功能,可以在會後回顧重要內容。也可以使用像 Otter.ai 的轉錄工具,快速生成會議記錄。操作步驟:
開始會議前啟動錄音。
會後利用轉錄工具生成文字記錄。
檢查並整理出關鍵要點。
❤️3. 確定會議目的
在每次會議前,清楚定義會議目的。這樣能幫助你集中注意力,快速捕捉與目的相關的訊息。
❤️範例問題:
這次會議的主要目的是什麼?
我需要特別關注哪些主題?
❤️4. 主動參與討論
積極參與討論不僅能提升理解,也能幫助你更好地記住重要資訊。提出問題或意見,讓自己成為討論的一部分。
❤️技巧:
在會議中適時發問,例如:「這個決策的依據是什麼?」
與他人互動,確認自己的理解是否正確。
❤️5. 簡化筆記格式
使用簡單明瞭的筆記格式,如子彈點或表格,可以幫助你快速捕捉和整理資訊。避免長篇大論,專注於關鍵要素。
❤️範例格式:
新工具提案:提高效率30%>試用新工具
專案進度:須在下月完成>設定里程碑
❤️結語
總結來說,撰寫有效的會議記錄不僅能提升工作效率,還能促進團隊間的溝通與合作。透過明確的結構和關鍵內容的整理,你可以確保每位參與者都能隨時回顧會議重點。希望本文提供的技巧和範本能幫助你在未來的會議中,輕鬆寫出專業且實用的會議紀錄。
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職涯診所

11/05 22:36

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