智能文件編輯：AI和Word的整合
104學習
Microsoft Word
具備良好文書處理能力，能有效製作、編輯及排版文件，提升工作效率與專業度。熟悉功能如樣式設定、表格製作、圖文排版及文件校對，能幫助清楚傳達資訊、整理資料及製作報告。此技能在行政、行銷、企劃、秘書及各類辦公室工作中非常基本且重要，是職場溝通與文件管理的基礎能力。掌握此技能，能減少錯誤、加快作業流程，提升整體工作表現。
提升你的實力，朝專業更進一步
精選課程
充實自己，讓能力持續成長
Office 整合應用：Word、Excel、PowerPoint 跨檔案資料管理
活用Office系列 (三) 圖文排版很簡單，長篇文件也不怕
活用Office系列 (一) 職場必修！高效文書秘笈
AI快速完成專業簡報
Excel職場必學統計分析
WordPress新手架站10堂課
活用Office系列 (二) 超實用! 活動籌備的省時文書密技
【資料整理術】Excel資料整理分析入門
【線上課】高效能職場筆記法 | 電腦玩物站長的整理思考術
精選證照
考取專業證照，讓能力被市場看見
SSE Word 2016
超過90%的企業都在使用 Microsoft Office辦公軟體。通過SSE Microsoft Word國際認證，能夠展現工作實力，為職場新鮮人與學生必備的國際認證。
考取SSE Microsoft Word證照可以證明您熟悉Microsoft Word軟體，並能對應工作上所需之能力。
Silicon Stone Education (SSE)
Microsoft Certified Application Specialist
核心的微軟 Office 專家認證計劃的認證已經升級至驗證 2007 Microsoft Office System 和新的 Windows Vista 作業系統的技能。專家認證的對象是資訊工作者，並涵蓋了最常見的 Microsoft Office 應用程式，包含 Word 2007、PowerPoint 2007、Excel 2007 、Access 2007、Outlook 2007和Windows Vista。
Microsoft
TQC-OA-Word
企業人才技能認證（TQC）是財團法人中華民國電腦技能基金會針對企業用才需求，所提出來的一項整合性認證。這項認證是經過詳細調查、分析各職務工作需求，確認從事該項職務究應具備哪些電腦技能，再對所有電腦技能測驗項目重新歸類整合而成。不但能讓有志於從事網路管理職務的人員掌握學習的方向，對求才企業也提供了更快速、更客觀、更簡化的人才甄選程序。
財團法人中華民國電腦技能基金會
Microsoft Office Specialist (Formerly MOUS)
MOUS是Microsoft Office User Specialist的縮寫，中文稱之為「Microsoft Office 專家認證」，是唯一獲得Microsoft所認可的Office軟體國際性專業認證。認證分成『Core-標準認證』、『Expert-專業認證』以及『Master-大師級認證』、等三種認證類別。
MOS 2000版本將在2009年年底即停止考試。
Microsoft Certiport
MOS Word 2019 助理級認證
Microsoft Office Specialist（微軟Office應用程式專家認證考試），簡稱MOS，是Microsoft公司原廠唯一的Office應用程式專業認證，是全球認可的電腦商業應用程式技能標準。透過此認證可以證明電腦使用者的電腦專業能力，並於工作環境中受到肯定。
即使是國際性的專業認證、英文證書，但是在試題上可以自由選擇語系，因此，在國內的MOS 認證考試亦提供有正體中文化試題，只要通過Microsoft的認證考試，即頒發全球通用的國際性證書。
取得Microsoft Office國際性專業能力認證，除了肯定您在Microsoft Office應用程式領域具備充分且專業的知識與能力外，亦可提昇您個人的競爭力、生產力與工作效率。在工作職場上更能獲得更多的工作機會、更好的升遷契機、更高的信任度與工作滿意度。
Microsoft
MOS Word Expert 2019 專家級認證
Microsoft Office Specialist（微軟Office應用程式專家認證考試），簡稱MOS，是Microsoft公司原廠唯一的Office應用程式專業認證，是全球認可的電腦商業應用程式技能標準。透過此認證可以證明電腦使用者的電腦專業能力，並於工作環境中受到肯定。
即使是國際性的專業認證、英文證書，但是在試題上可以自由選擇語系，因此，在國內的MOS 認證考試亦提供有正體中文化試題，只要通過Microsoft的認證考試，即頒發全球通用的國際性證書。
取得Microsoft Office國際性專業能力認證，除了肯定您在Microsoft Office應用程式領域具備充分且專業的知識與能力外，亦可提昇您個人的競爭力、生產力與工作效率。在工作職場上更能獲得更多的工作機會、更好的升遷契機、更高的信任度與工作滿意度。
Microsoft
精選貼文，掌握第一手知識
Word格式跑掉？5大原因一次解決
Word格式跑掉怎麼辦？段落忽大忽小，圖片四處亂跑，開啟文件時字型全變？別擔心！本文將揭示Word文件格式跑掉的5大元兇，並提供10個解決方案。我們將深入探討樣式設置、段落管理、圖文排版、分節控制和字型兼容性等問題。希望看完這篇文章後，大家都將能輕鬆應對各種格式，大幅提升效率。
來個口訣：
「樣式統一，段落清；圖片固定，分節明；字型嵌入，模板行；版本備份，效率升！」
## 5大常見原因
1. 樣式混用
- 症狀： 相同類型的文字(如標題)呈現不一致的外觀。
- 影響： 文件結構混亂，難以閱讀和導航。
2. 段落標記誤用
- 症狀： 行距不均，段落間隔異常。
- 影響： 影響整體排版美觀，增加閱讀困難。
3. 浮動圖片干擾
- 症狀： 圖片位置飄忽，周圍文字排列紊亂。
- 影響： 破壞頁面佈局，影響文檔專業度。
4. 分節符號錯置
- 症狀： 頁眉頁腳突變，頁面方向意外改變。
- 影響： 導致文件結構混亂，不符合預期格式。
5. 字型兼容性問題
- 症狀： 開啟文件時字型變化，排版錯亂。
- 影響： 跨設備閱讀時文檔外觀大相徑庭。
## 10大解決方法
1. 建立樣式庫
- 操作： 「開始」>「樣式」>「建立樣式」
- 設定： 為常用元素(標題、正文等)創建自定義樣式
- 優點： 一鍵套用，確保全文一致性
2. 樣式更新技巧
- 操作： 右鍵點擊樣式 >「更新樣式以符合選取範圍」
- 效果： 全文相同樣式同步更新
- 注意： 確保選中的範圍格式無誤
3. 段落標記清理
- 快捷鍵： Ctrl + Shift + 8 (顯示/隱藏段落標記)
- 操作： 刪除多餘空白段落，用分頁符(Ctrl + Enter)代替多個回車
- 效果： 改善段落間距，優化整體排版
4. 圖片固定技巧
- 步驟1： 右鍵點擊圖片 >「版面配置選項」
- 步驟2： 選擇「與文字排列」或「嵌入」
- 效果： 防止圖片任意浮動，穩定佈局
5. 精確文繞圖
- 操作： 選中圖片 >「版面配置」>「文繞圖」>「編輯文繞圖點」
- 調整： 拖動控制點精確設定文字環繞區域
- 效果： 文圖和諧共處，提升版面美觀度
6. 分節符號管理
- 檢查： 「版面配置」>「分隔設定」>「顯示分節符號」
- 修正： 刪除不必要的分節符號，確保每個分節設置正確
- 應用： 僅在需要不同頁面設置時使用分節符號
7. 字型嵌入設置
- 路徑： 「檔案」>「選項」>「儲存」
- 設定： 勾選「嵌入字型」，選「僅嵌入使用的字元」節省檔案大小
- 效果： 確保跨設備字型一致性
8. 創建文件模板
- 步驟1： 設計理想格式的文檔
- 步驟2： 「檔案」>「另存新檔」>選擇「Word範本(.dotx)」
- 使用： 新建文件時選擇此模板，確保格式統一
9. 版本控制策略
- 方法： 定期使用「另存新檔」，加上版本號(如v1.1， v1.2)
- 頻率： 每完成一個主要部分或每天工作結束時
- 好處： 出現嚴重格式問題時可快速回退
10. 自動備份
- 路徑： 「檔案」>「選項」>「儲存」
- 設定： 開啟「自動儲存」，設置為每5-10分鐘
- 安全： 預防意外關閉或當機導致的文件丟失
精選 推薦 : CCChen知識圖卡 iPAS AI應用規劃師 初級 08/15 考前複習整理
太佛心了~~
Nabi iPAS 證照講師 CCChen 提供 iPAS AI應用規劃師 初級 08/15 考前複習整理
CCChen 老師課程 :
【直播課程＋限時回放】iPAS AI應用規劃師（初級）- 第三梯考前衝刺班｜8/5（三）20:00–21:30 線上直播講座｜104獨家iPAS AI考證衝刺
https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/4f6e498b-dee3-4fab-935d-64c781840c9c
【2026年－考試筆記(V1版本)】iPAS AI應用規劃師初級｜全科攻略ｘ考點精華ｘ擬真題庫｜104學習
https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/07779700-a980-43d2-8b34-bae808edea61
iPAS AI應用規劃師【中級】衝刺班｜命題精析 × 實戰解題 × AI刷題｜104獨家iPAS AI考證衝刺
https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/3987ebea-3686-4f67-a292-c46c3cc2128e
看完整文章 :
https://vocus.cc/article/6a7802ccfd89780001958a20
Microsoft AI-900考照心得與AI-901命題趨勢
▉ 從 AI 素養基礎到 Microsoft Foundry 工具理解，一篇整理 AI-900 準備重點、考試範圍，以及 AI-901趨勢命題的完整心得。▉
這篇文章想用比較實際的方式，分享小編自己的備考流程、讀書方法，以及觀察到的考題方向。如果你和小編一樣，先前已經有其他 AI 素養證照基礎，例如 iPAS AI 應用規劃師初級，那麼 AI-900 的準備門檻其實不算太高；真正需要額外補強的，反而是 Microsoft AI 生態系中的工具定位、服務差異，以及各種情境題到底該選哪一個服務。
什麼是Microsoft AI-900？主要內容考什麼？
Microsoft AI-900 是 Microsoft Azure AI Fundamentals 基礎認證，主要測驗內容以人工智慧基本概念為主，不需要程式背景，強調AI的核心應用場景，例如機器學習、電腦視覺、自然語言處理與生成式 AI，同時也會測驗Azure相關 AI 服務的用途與差異，以及包含公平性、隱私、安全與透明性等AI治理原則。
因此，這張證照適合初學者、商務人員、在學學生，或想快速建立 Microsoft AI 生態系基礎知識的考生。簡單來說，AI-900 是一張幫助你理解「AI 能做什麼、在 Microsoft 平台上怎麼應用」的入門證照。
Microsoft AI-900認證資訊：https://nabi.104.com.tw/ability/10047979
考試內容：
● 人工智慧工作負載與責任式 AI：理解常見 AI 應用類型，例如預測、電腦視覺、NLP、生成式 AI，以及公平性、可靠性與安全性、隱私與安全、包容性、透明性、問責等責任式 AI 原則。
● 機器學習基本原理：認識監督式學習、非監督式學習、回歸、分類、分群等概念，並理解 Azure 中機器學習的基本使用方式。
● 電腦視覺：影像分類、物件偵測、臉部分析、OCR 光學辨識、影像描述等情境，知道對應服務能做什麼。
● 自然語言處理（NLP）：情緒分析、關鍵字擷取、實體辨識、翻譯、語音辨識、語音合成等文字與語音相關能力。
● 生成式 AI：大型語言模型、提示詞、生成內容、負責任使用生成式 AI，以及Azure上相關服務的定位。
微軟 AI 認證如何計分？
微軟認證採用 1000 分制，及格門檻為 700 分。不過，這裡的 700 分並不等於答對 70% ，因為微軟使用的是量尺分數（Scaled Scoring），會依題目難易度與權重套用計分公式。也就是說，最終成績並不是單純以答對題數直接換算百分比，而是經過加權後得出的結果。這套計分公式目前微軟並未公開。
● 題數通常約為 40–60 題；以小編這次實際應試為例，共考了 42 題。
● 題型：多數題目為單選題，作答通常不倒扣。部分題型會以題組方式出現，例如一組包含 3 個是非題，或 3 題拖放配對題。
● 考試結束後通常會立即顯示成績與成績單，證照通常可於 48 小時內下載。
備考 AI-900策略
小編大約花了兩週準備 AI-900。因為先前已經取得 iPAS AI 應用規劃師初級證照，所以對機器學習、AI 基本概念、常見應用場景不算陌生。這讓我在準備AI-900時，不需要從零開始理解什麼是分類、迴歸、電腦視覺或自然語言處理，而是把重點放在「Microsoft 的服務怎麼對應這些場景」。
因此，AI-900 最需要額外熟悉的地方，就是 Microsoft Foundry（前身為 Azure AI Foundry，是微軟 AI 生態系工具與平台）的服務定位與功能特色。很多題目其實不是考你會不會寫程式，而是考你看到一個需求時，能不能快速判斷應該用哪個工具。例如，題目：「如何辨識圖片上的文字」，就要聯想到電腦視覺中的 OCR（光學字元辨識）能力；如果題目問的是文字情緒分析、關鍵字萃取、語言偵測，就要想到語言服務；如果題目是在問生成內容、提示詞互動、模型能力，重點就會轉向生成式 AI 與相關平台能力。
◆ 第 1 週：快速建立全貌，先把 AI-900 的五大主題跑過一次。
◆ 第 2 週：考古題+AI集中刷題，反覆確認每一種情境要對應哪個 Microsoft AI 服務。
◆ 考前最後整理：把容易混淆的工具功能整理成對照表，例如 OCR、影像分析、翻譯、文字分析、生成式 AI 的適用情境。
獨家準備心法：官方資源＋AI 整理筆記＋大量刷題
小編的準備方式其實不複雜，核心就是三件事：先看官方學習資源、再用 AI 幫忙整理筆記、最後透過刷題把概念轉成「看情境就能選服務」的反應速度。
第一步，我會先上 Microsoft 官方學習平台，把 AI-900 對應模組全部看過一次。官方內容的好處是架構清楚，而且用語和考題很接近。
第二步，我會把每個主題透過AI整理成自己的筆記，尤其是「服務名稱－功能－適用情境」三欄對照，這對應付選擇題很有幫助。
第三步，不斷刷題：利用微軟學習平台上的免費練習評量，進行考古題練習，免費測驗總共50題，每次出題都不同，每個題目都有詳細解析，可以幫助考生把容易混淆的地方反覆記熟。只要練習到評量平均超過90分，正式考試時大多可輕鬆過關。
如果你已經取得其他 AI 素養認證，或本來就具備一些機器學習演算法概念，我會建議你不要花太多時間糾結在理論細節，而是把重點放在「微軟這套服務如何落地」。AI-900 很多題目考的是應用判斷，不是深度技術實作，所以越接近情境、越容易得分。
如何報名考證（所有微軟認證都適用）
● 透過Google搜尋或微軟認證官網(https://learn.microsoft.com/zh-tw/ )，可直接進入微軟AI-900認證網站。
● 點選認證頁面「與Pearson Vue排程」、用英文輸入所在地址，並填入手機與Email
● 選擇「親自前往考試中心考試」，或「通過OnVUE在線考試」。
● 若選擇前往考試中心，系統會提醒考試注意事項，以及選擇考試語言，這裡，你可以選擇繁體中文或英語，接著，選擇適合的考試時間與你想要選擇的考試中心地點，目前台灣北中南都有微軟合作的訓練中心可選擇
● 若選擇「通過OnVUE在線考試」，你需要下載微軟官方指定的考試平台程式OnVUE，這個程式同時是遠端監考系統也是考試介面，一旦發現有違規狀況，例如離開鏡頭或非自然考試行為，監考官有權終止考試
● 選好考試方式與日期、時間，完成付費，即報名完成。
AI-900 即將退場！AI-900 與 AI-901 的差別
就難度上來說，AI-901難度大於AI-900。
根據目前微軟官方已公開的 AI-901 考試資訊，這張認證相較於 AI-900 更強調考生對 Microsoft Foundry 的理解，以及如何在 Azure 情境中實際應用 AI 服務。官方也提到，應試者需具備基礎的 Python 語法概念，並熟悉 Azure 資源、REST API、SDK 與CLI 等基本使用觀念。相較之下，AI-900 仍以 AI 基礎概念、常見工作負載與服務辨識為主，因此對沒有平台實作經驗的初學者相對友善；而AI-901 則更進一步，要求考生不只理解概念，也要能掌握 Microsoft Foundry 在生成式 AI、agents 與應用建置上的角色與使用情境。
● 考試定位：AI-900 偏向 AI 概念與 Azure AI 服務辨識；AI-901 更強調以 Microsoft Foundry 為核心的實作理解。
● 內容重心：AI-900 著重在機器學習、電腦視覺、NLP、生成式 AI 的基礎概念；AI-901 則更明確納入生成式 AI app、agent、Foundry 工具與模型應用。
● 技術期待：AI-900 對非技術背景較友善；AI-901 雖然仍是 Fundamentals，但官方已提到候選人需要具備基礎 Python 語法與 Azure 資源配置概念。
● 學習方式：AI-900 可以靠概念理解與刷題快速通過；AI-901 可能更需要搭配平台操作經驗與情境實作理解。
考 AI-900 還是直接準備 AI-901？
根據微軟官方公告，AI-900於2026年6月30日正式退場，並由AI-901取代。
如果你已經在準備 AI-900，而且能在2026年6年30 前完成考試，我會認為仍然值得考。因為這張屬於Fundamentals基礎證照，已取得的認證仍然有效，不會因為考試退場就失效。
另一方面，如果你現在才剛開始，或希望學到的是更貼近 Microsoft 最新 AI 平台方向的內容，那就可以直接把重心放到 AI-901。
從官方訊息來看，AI-901 代表的是 Microsoft 對新一代 AI 基礎能力的重新定義：不只是知道 AI 是什麼，而是更重視你能不能用 Microsoft Foundry 理解並實作現代 AI 應用，特別是生成式 AI、AI agents、以及更貼近實務的建置思維。
在送出最後一題，系統會彙整考生標籤過不確定的題目，讓你再確認或修改答案，最終確認送出提交所有答案後，系統立刻給分，最終小編以788分，拿到了微軟AI-900認證，官方也在兩、三個小時內，就透過Email發出電子認證。
整體來說，小編覺得 AI-900 是一張很適合建立 Microsoft AI 全貌的入門證照。它不會要求你有很深的技術背景，但會幫你建立「看到需求、判斷工具、理解場景」的基本能力。如果你本來就有一些 AI 素養基礎，兩週其實是有機會準備完成的。至於未來如果想接軌 Microsoft 更新的 AI 發展方向，AI-901 也很值得提早關注，尤其是 Microsoft Foundry、生成式 AI、AI agents 這幾個主題，很可能會成為接下來的核心趨勢。
▉ 學習資源
Microsoft Learn 官方學習路徑：https://learn.microsoft.com/zh-tw/credentials/certifications/azure-ai-fundamentals/
104獨家考證課程：生成式AI｜三證合一速攻班｜高分思維 × 解題框架 × 刷題實戰｜：https://nabi.104.com.tw/course/104nabi/ee5e6072-07e8-486f-9e11-2d7d5bfb2f2d
工作推薦信範例如何寫？推薦信範本word下載
工作推薦信範例如何寫？求職時，可能會需要別人幫忙寫一封推薦信，通常是邀請主管長官等，尤其是長期跟你共事，了解你做事風格與表現的人。本文將介紹5個推薦信不可不知的要訣，讓你在求職、求學時所列的經歷更有信服力！
▌先雙手奉上今天的教學口訣： 「選、說、給、告、謝」
選：選對人，找了解你優點的人來寫。
說：說明原因，告訴對方為什麼需要推薦信。
給：提供範本，幫助對方寫出更好的推薦內容。
告：告知時間，提前告訴對方截止日期。
謝：感謝對方，不管結果如何都表達感激。
▌為什麼會覺得難開口？
很多人不敢請別人幫忙寫推薦信，因為：
- 害怕麻煩別人：
寫信需要花時間和心力，感覺好像在增加別人的工作。
- 不確定怎麼開口：
不知道該怎麼說，才會讓對方願意幫忙又不覺得為難。
- 擔心推薦內容不好：
害怕對方寫的信不夠好，或者不知道要寫什麼內容。
簡單地說，都是怕麻煩別人！不過如果表現不錯，相處也合宜的人，其實不用太擔心，相信主管很願意助你一臂之力的！
▌如何正確請別人幫忙寫推薦信？
其實，請別人幫忙寫推薦信不需要太害羞，只要完整說明來意、表達請求：
- 選對人選：
選一位了解你的工作能力、品格或學習表現的人來寫推薦信，這樣他們可以寫出有說服力的內容。例如，之前帶過你的老師、主管或同事。
- 清楚說明原因：
你可以簡單地告訴對方，為什麼你需要推薦信。例如，「我想申請新工作，想讓未來主管清楚我在上份工作的表現成果。」
- 提供細節和範本：
你可以告訴對方，你希望推薦信提到哪些方面，比如你的優點、工作成果或學習表現。甚至，你可以自己先準備範本，讓對方參考，這樣對方寫起來會更容易！
- 提前告知時間：
告訴對方什麼時候需要推薦信，並給他們足夠的時間準備。不要等到最後一刻才請別人幫忙，這樣他們才不會感到壓力。
- 感謝對方：
無論對方是否同意幫忙，都要記得禮貌！
▌推薦信範本
推薦信內容可分成三部分：介紹、貢獻、為何
- 介紹：介紹推薦人的背景，和被推薦人的關係與共事時間
- 貢獻：條列對公司的具體貢獻，也可提到團隊合作、印象深刻的事等等
- 為何：強調這些貢獻與人格特質和欲申請的職位相符
▌結語
推薦信一直是許多人苦惱的問題，但相信只要用心、尊重對方的時間和意願、範本清楚簡潔，相信大多數人都會樂意幫你！推薦信是展示你的好機會，最重要的是選適合的人、說清楚原因、信的內容強調和職位的關聯，最後，無論錄取與否，都別忘了致上最深的謝意！
ChatGPT可以轉檔JPG、Word、PDF嗎？讓AI一站式解決20種轉檔任務
想把圖片如PNG、JPG轉成其他格式，或把Word等文字檔案轉檔，或將PDF合併成報告，這些瑣碎的任務能用AI完成嗎？解析如何透過ChatGPT等AI工具，一站式完成Word、JPG、PDF、Excel等多達20種轉檔任務，無需再依賴多款軟體，節省大量時間與精力，讓AI成為你的最佳工作助手！本文節錄自《30個必學的AI行政工作術》。
文／賴彥廷
本文目錄（點擊可快速前往）
讓AI幫你轉檔！ChatGPT一站式處理轉檔工作【STEP 1】快速掌握20種ChatGPT轉檔功能問題：ChatGPT可以轉檔影片嗎？【STEP 2】設計ChatGPT轉檔指令3大重點【STEP 3】出現缺頁或文字亂碼？讓ChatGPT修正錯誤【STEP 4】下載檔案【技巧升級】快速下載多個檔案的訣竅
在工作中，你是否經常需要做各種「轉檔」工作？早已準備好多款不同的應用軟體，還是每次遇到問題才急急忙忙尋找線上工具？
轉檔是職場生活中既不起眼又耗時的繁瑣事務。舉例來說，把多份PDF檔案合併成完整報告，或是將圖片轉換為指定格式。
雖然市面上有不少線上工具可以處理這些任務，但真正的麻煩在於，我們必須適應多種軟體，才能應付五花八門的轉檔任務。
試想一下，PDF合併需要一種工具，照片格式調整用另一種，至於影片處理、錄音格式轉換，甚至將網址製作成QR Code，都需要用不同的軟體來處理。更麻煩的是，找到操作簡單、功能強大的工具往往需要花不少時間試用和篩選。
如果能有一個「一站式」工具解決大多數的轉檔工作，省去來回切換軟體的麻煩，那該有多好！
讓AI幫你轉檔！ChatGPT一站式處理轉檔工作
ChatGPT在文案寫作、圖像生成、程式碼撰寫等方面的表現令人津津樂道，但它還有一個較不為人知且相當實用的功能：「轉檔」。
ChatGPT轉換多種不同類型檔案格式的品質都很好，有了它幫忙，我們就不必在各種軟體之間疲於奔命了！
【STEP 1】快速掌握20種ChatGPT轉檔功能
轉檔工作雖然不起眼，卻幾乎無所不在。無論是將文件轉換成適當的格式備份，還是將數據轉為兼容格式以供特定軟體處理。
此外，檔案的分割與合併也是常見的行政工作。在這些瑣碎繁雜的工作項目上，ChatGPT能幫上忙的地方比我們想像中更多。
以下列出7大類、超過20種轉檔相關的任務情境，每一項ChatGPT都能迅速完善地交付成果。
ChatGPT轉檔轉檔任務情境文字檔案轉換● Word檔案（.docx、.doc）、純文字文件（.txt）以及Markdown文件（.md）相關的檔案格式轉換。數據資料檔案轉換● Excel 檔案（.xlsx、.xls）、CSV 檔案（.csv）、JSON格式以及XML格式相關的檔案類型轉換。圖片檔案轉換● JPG、PNG、BMP等圖片檔案的格式轉換。PDF檔案分割與合併● 依照特定頁數範圍分割。● 奇數頁偶數頁分別獨立存放。● 單獨提取特定頁數。● 將多份檔案合併為一份。音訊檔案轉換、分割與合併● 不同音訊檔案（.mp3、.wav、.flac）的格式轉換。● 將一份音檔按照指定的時間區段，分割為幾個獨立的檔案。● 合併多份音檔。影片檔案分割與合併● 將影片檔案（.mp4、.avi、.mov、.mkv）按照指定的時間區段，分割為數個小片段。● 按照指定的檔案大小分割。● 將多段影片拼接成一個完整的影片。其他實用功能● 將彩色圖片轉換為灰階。● 圖片尺寸縮放。● 在圖片上套用簡單的濾鏡效果，比如復古風格或是負片效果。● 在圖片上的特定位置添加浮水印或是時間戳記。● 根據指定的排列方式，將多個圖片合併為一張圖。● 壓縮圖片以降低檔案大小。● 將網址製作成QR Code。
問題：ChatGPT可以轉檔影片嗎？
看完以上五花八門的功能或許有人會好奇：ChatGPT可以圖片轉檔，音樂轉檔，但是沒辦法將影片轉檔嗎？
答案是可以，但是失敗率高，限制也多。
原因在於影片的檔案容量通常比較大，轉換過程更為複雜又耗時，在處理中常常因為時間限制或網路不穩定，導致轉檔中斷而失敗。
根據經驗，目前ChatGPT只適合處理容量小、時間短的影片轉檔工作（分割與合併功能則不在此限），但相信AI科技一日千里，未來用ChatGPT處理幾小時長的影片不會是夢。
介紹完ChatGPT擅長的轉檔工作之後，接著就要設計指令囉！
【STEP 2】設計ChatGPT轉檔指令3大重點
工作上轉檔有很多情況，對ChatGPT下的指令也會各不相同。整體來說，轉檔指令可以簡化為3個重點：「輸入什麼、設定條件、輸出什麼」。
以切分一個PDF檔案為例。
輸入什麼：這份PDF檔案。
設定條件：照著1-5頁、6-10頁、10-15頁的順序分割。
輸出什麼：3份檔案。
將這3個重點整合成一段話就是：「請將這份PDF檔案依照1-5頁、6-10頁、10-15頁的順序，分割為3份獨立的檔案。」
透過這樣的方式，我們就能快速將工作需求轉為ChatGPT可以理解的指令，不必多費心力來思考指令該怎麼寫。
值得一提的是，如果要同時處理多份檔案，例如合併好幾份PDF文件，該如何告訴ChatGPT誰在前、誰在後呢？
這裡有個實用小技巧：「將每個檔案的名稱改為數字」，就能直接用數字檔名告訴ChatGPT排列順序囉！
【STEP 3】出現缺頁或文字亂碼？讓ChatGPT修正錯誤
如果發現轉檔後的檔案出現缺頁或是文字亂碼等錯誤，只要請ChatGPT重新處理一次即可排除問題。
舉例來說，近期ChatGPT處理JSON與XML兩種資料格式時，比較容易出現中文字亂碼。這時候我們可以輸入指令：「請修正這份檔案的中文編碼問題，並確保所有資料按照正確的格式顯示」，ChatGPT就會自動修正錯誤。
【STEP 4】下載檔案
轉檔完成後，點擊ChatGPT提供的下載連結，就能儲存檔案。
唯一要注意的是，下載連結有時效性，最好立刻將檔案儲存到自己的電腦。連結若是逾期失效，轉檔成果都會付諸流水！
【技巧升級】快速下載多個檔案的訣竅
當我們連續處理了好幾個轉檔，ChatGPT生成許多不同的下載連結，如果想簡化下載步驟，我們可以告訴ChatGPT：「將所有成果打包成壓縮檔」，就不需要手動下載多個檔案，省了許多麻煩。
節錄自：商周出版《30個必學的AI行政工作術：搞定會議、行程、簡報、文書、圖表、影音、資料庫，事半功倍，準時下班！》／賴彥廷 著
更多【AI工作術】推薦給你：
4步驟學會運用AI關鍵能力！16種AI工具應用解析｜行銷策略指令範例
用AI快速寫Email！ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成
ChatGPT一鍵生成簡報！Slides Maker讓AI幫你快速做完整簡報
會議紀錄用AI怎麼做？會議逐字稿如何整理？｜AI語音轉逐字稿教學
用ChatGPT準備面試練習！AI履歷撰寫和模擬面試必學指令
快速掌握在Word文件中插入電子簽名的技巧：簡單步驟教學
在現代辦公環境中，數位簽名已成為提高效率和節省時間的必備技能。無論你是需要簽署合同、確認文件還是回覆重要的文書，學會如何在Word文件中插入數位簽名都能幫助你省去繁瑣的手動操作。本篇文章將提供詳細的教學，教你如何使用簡單的修圖工具處理簽名圖檔，並將其順利插入到Word文件中。無論你是辦公新手還是老手，這篇指南都能幫助你快速掌握這項技能。
▍步驟 1：準備與處理簽名圖檔
1. 書寫與拍攝：拿一張白紙寫下你的姓名，接著用手機或相機拍照並將其儲存為圖檔。
2. 打開修圖工具：打開網頁瀏覽器並搜尋「Photopea」修圖工具，進入網站後，點擊左上角的「檔案」選單，選擇打開剛才拍攝好的簽名照片。
3. 裁剪圖像：為了去除照片中不需要的部分，點擊左側工具列中的「裁剪」工具，拉出裁切框後按 Enter 鍵進行裁剪。
4. 調整色階：使用色階調整功能來改善簽名的可見度。在色階對話框中，點擊白色方塊，然後在圖片背景上點擊，使背景變得更白。如果仍有灰色雜點，可將白色方塊向左移動，直到背景乾淨。
5. 調整簽名顏色：如果希望將簽名的藍色變為黑色，選擇「影像」中的「去飽和度」，去除原本的顏色。然後使用快捷鍵 Ctrl+L 重新打開色階對話框，將黑色滑塊向右移動，增加簽名的深度，將圖像轉換為黑白效果。
6. 去除背景：使用「魔術棒」工具選取簽名周圍的白色背景。若背景未完全選取，可關閉「連續」選項後重新選擇背景，然後按 Delete 鍵去除背景。
7. 儲存圖檔：最後，將處理好的簽名圖檔儲存為PNG格式，這樣可以保留透明背景。
▍步驟 2：將簽名圖檔插入Word文件
1. 插入簽名圖檔：打開需要簽名的Word文件，點擊「插入」標籤中的「圖片」，選擇剛處理好的簽名圖檔。
2. 調整文繞圖：點擊圖檔後打開「文繞圖」選單，選擇「文字在後」，這樣可以自由調整簽名的大小和位置，使其正好落在簽名欄內。
3. 插入姓名與打勾符號：
- 若需要在姓名欄內輸入文字，使用「插入」標籤中的「文字方塊」功能，在頁面內拉出一個文字框，將填色設為無、外框設為透明，然後輸入姓名。
- 若文件中有勾選框，可使用「插入」標籤中的「圖示」功能選擇打勾符號，插入後將其文繞圖設為「文字在後」，並調整到合適位置。
結論
經過以上的步驟，你已經成功地將數位簽名插入到Word文件中，不僅保持文件的排版完整，也省去了許多繁瑣的手動操作。下次需要簽名時，只需重複這些步驟，就可以輕鬆完成簽名任務。
🔍歡迎在104學習精靈關注【超級辦公室達人】獲得更多實用的小技巧
✨如果喜歡這篇文，也歡迎免費加入共學✨
Word無預設插入圖片快捷鍵？教你如何自訂實用快捷鍵
Word 預設中沒有針對插入圖片的快捷鍵，我們可以根據自己的需求來自訂快捷鍵，從而減少重複的步驟，提高工作效率。這篇文章將帶您一步步設定快捷鍵，讓您在 Word 中輕鬆插入圖片，以下是自訂快捷鍵的三個步驟：
▍步驟一、開啟 Word 選項視窗
功能列中的檔案 > 選項
▍步驟二、自訂功能區設置
自訂功能區 > [插入]索引標籤 > InsertPicture（插入圖片）
▍步驟三、設定新快捷鍵
輸入ctrl/alt+任一字母或數字，將自訂儲存於normal或單一文件
📍插入命令列表（中英文對照）
InsertChart：插入Microsoft Graph物件
InsertChart2：插入Microsoft Graph物件
InsertExcelTable：插入Microsoft Excel 工作表物件
InsertHyperlink：插入超連結
InsertOnlinePicture：從線上圖形檔案插入圖片
InsertPicture：從圖形檔插入圖片
InsertPicture4：從內建影像插入圖片
InsertPicture5：插入S V G圖片
InsertSymbol：插入特殊字元
JapaneseGreetingClosingSentence：[日本賀卡精靈]解語
JapaneseGreetingOpenSentence：[日本賀卡精靈]開頭語
LinkFiles：開啟可以協助使用者尋找與重複使用貴組織內部文件表格的工作窗格
TableInsertTable：插入表格
TextToTable：轉換文字為表格表單
🔍歡迎在104學習精靈關注【超級辦公室達人】獲得更多實用的小技巧
✨如果喜歡這篇文，也歡迎免費加入共學✨
M365 零信任全解析：基於 Microsoft 365 的 Zero Trust 策略與導入指南
本文解密 Microsoft 365 中核心的「零信任安全策略（Zero Trust）」，探討如何在 M365 環境下實作「Never Trust, Always Verify」、「最小權限存取」，並依據 Microsoft 指引部署包括身分驗證、安全分段與資訊保護的落地策略。
https://medium.com/@jason-kao-blog/m365-基礎知識-part-4-零信任-58fbeb7b09d1
數位足跡下的「防彈」調查：Microsoft Purview 內部風險管理的 5 大關鍵洞見
當企業資安長（CISO）或合規主管在深夜接到敏感資料異常外洩的通報時，最令他們焦慮的往往不是外洩本身，而是隱藏在數位迷霧中的「看不見」與「查不到」。在龐大的行為數據中，管理者常陷入訊號過載，難以在第一時間區分誰是無心的操作疏失，誰又是懷有惡意的「內鬼」。
Microsoft Purview 不僅僅是一套監控工具，它更是資安治理中的「策略指揮中心」。透過精準的儀表板與嚴謹的調查流程，它能將散亂的數位日誌轉化為具備法律效力的調查脈絡。作為企業治理者，理解其背後的運行邏輯，是建構「防彈級」資安防禦體系的關鍵。
--------------------------------------------------------------------------------
洞見一：警報分數的「自動化」真相：警覺那口「會走動」的定時炸彈
在資安調查中，客觀性決定了稽核的成敗。Microsoft Purview 的告警風險分數並非由人工主觀判定，而是透過後台引擎根據活動類型、發生頻率及使用者的歷史行為軌跡自動計算。這種「不可竄改性」是企業面對內部與外部審計時最強大的保護傘。
然而，資安分析師必須意識到，這是一場與時間的賽跑。系統具備「嚴重性升級」機制：若一則告警遲遲未被分類處理，而該名使用者的風險活動持續增加，系統會自動將風險嚴重等級「往上拉」。這意味著，被忽視的低風險警訊可能在短時間內演變成重大的合規災難。
「告警風險分數驅動每個告警的風險嚴重性等級的程式化的分配，並且無法自訂。如果告警仍未分類且風險活動繼續加入到告警中，則風險嚴重性等級可能會往上拉。」
--------------------------------------------------------------------------------
洞見二：隱藏的「告警延遲」風險：別讓Governance Hygiene成為調查盲點
資安決策者往往追求「即時監控」，但事實上，可見性是有代價的。Microsoft Purview 內建了「告警過載保護」機制，這雖然保護了系統穩定性，但也可能成為隱憂。當企業的 DLP（資料遺失防護）政策或資料連接器配置錯誤時，會觸發此限制，導致新告警延後顯示。
從治理策略的角度來看，這是一種「隱形成本」或「可見性稅」。若政策設置過於寬鬆或雜亂，系統會因處理過量無效訊號而產生延遲。資安人員必須將「Governance Hygiene」視為日常，定期優化 DLP 政策並檢視連接器狀態，確保監控管道暢通，避免因配置不當產生的調查真空期。
-------------------------------------------------------------------------------
洞見三：視覺化調查的神器：解碼 User Activity 的色彩脈絡
在處理複雜的內部威脅案例時，視覺化的脈絡往往比數千行的 Log 紀錄更能加速決策。Microsoft Purview 的 User Activity（使用者活動） 圖表是分析師還原事件現場的核心工具。
* 色彩編碼的風險類別： 圖表中的彩色圓圈並非隨機，而是與底部的 Risk activity legend 嚴格對應。例如，綠色或藍色通常關聯 SharePoint 的存取，而粉紅色或深色則可能代表文件的刪除 (Deletion) 或外洩行為，讓分析師一眼識破異常模式。
* 圓圈大小與風險量能： 圓圈的大小與該類別下發生的風險活動數量成正比。圓圈越大，代表在該時間點的活動越頻繁、風險量能越高。
* 時間軸的敘事能力： 透過長達六個月的歷史時間軸，管理者能清晰看見使用者風險等級隨時間演進的趨勢，從而判定行為是偶發的錯誤，還是有預謀的滲透。
--------------------------------------------------------------------------------
洞見四：數位取證的「雙重授權」：隱私與安全間的最高精準度
針對最嚴重的違規疑雲，Purview 提供了強大的「取證 (Forensic Evidence)」功能。這不是隨意的監視，而是基於「精準取證」與「隱私保護」的平衡。管理員可選擇針對「特定活動 (Specific activities)」或「所有活動 (All activities)」進行截圖擷取。
然而，這項功能存在嚴格的治理防護線：
1. 強制性理由 (Justification)： 提交截圖請求時，管理員必須填寫理由，此為物理性的審計要求。
2. 層級核准與過期限制： 請求必須由「Approvers」角色群組審核。更重要的是，若請求被擱置無人理會，將在提交後 6 個月自動到期，這要求企業必須具備高效的合規應對流程，否則證據窗口將會關閉。
3. 試用容量限制： 決策者需注意，截圖擷取的試用容量上限為 20 GB。這要求分析師在啟動取證時必須精確定位對象，而非漫無目的地撒網。
「取證還需要層級批准才能啟動截圖功能，從而確保使用者隱私。被截圖的使用者必須有明確的截圖請求和批准。」
--------------------------------------------------------------------------------
洞見五：結案不只是刪除告警：小心掉入「發送通知」的審計陷阱
調查的終點不是「發送通知」，而是「正式結案」。這是許多資安團隊常犯的合規錯誤。Microsoft Purview 的結案行動可分為三個層次：
* 發送通知 (Notice)： 使用通知範本提醒員工，這主要作為文化教育工具。請注意：發送通知並不等同於結案。 為了維持乾淨的審計紀錄，調查人員必須在發送通知後手動選擇「Resolve case」，否則該案件將永遠處於「未解決」狀態。
* eDiscovery 案例升級： 當調查確認存在法律風險時，可將案件升級至 eDiscovery（進階電子搜尋），這會啟動法務層級的數據保留與分析。
* 分類歸檔： 最終將案例標記為「良性 (Benign)」以優化系統準確度，或標記為「確認違規 (Confirmed policy violation)」以建立完整的內部風險紀錄。
前瞻性總結
Microsoft Purview 透過自動化的風險評分、精準的視覺化圖表以及嚴密的雙重授權機制，將資安調查從「盲目搜索」提升到了「科學治理」的高度。對於企業領導者而言，這套系統在提供「防彈級」證據的同時，也透過嚴謹的流程保障了員工的數位權利。
留給讀者的思考題： 在自動化監控與「嚴重性升級」機制下，您的團隊是否已建立起一套能與系統節奏同步的「快速反應機制」？還是仍讓寶貴的數位證據在 6 個月的核准期限中悄然流逝？
完整掌握 Microsoft 365 管理中心：使用者、授權與安全合規操作指南
本文詳解 Microsoft 365 管理中心功能，包括簡化與儀表板視圖切換、使用者與授權管理、活動報告與服務請求等核心管理流程，並討論如何透過這些功能維護 M365 的安全與合規。
https://medium.com/@jason-kao-blog/m365-基礎知識-part-3-安全與合規-d842c166064c
Microsoft 365 安全三部曲：偵測、威脅防護與事件回應完全指南
本文深入解析 Microsoft 365 在安全防護中的三大支柱 — 偵測 (Monitoring)、防護 (Mitigation)、回應 (Response)。涵蓋即時監控機制、威脅控制策略，以及事件回應流程，協助企業構建全面而迅速的安全運維能力。
https://medium.com/@jason-kao-blog/m365基礎知識-part-5-偵測-防禦與回應-8a43d57d649a
深入解析 Defender的弱點管理：使 Microsoft 365 的漏洞管理更有效率
Microsoft 365 Defender Vulnerability Management 提供全平台的資產可見性與漏洞評估工具，依照風險優先排序提供修復建議，使企業能即時掌握並快速回應潛在漏洞，提升整體資安韌性。
https://medium.com/@jason-kao-blog/m365基礎知識-part-6-資安管理-d93dd6e6e6c4
有任何收穫或想分享的，都來和大家一起聊聊吧！