104學習

秘書事務

具備良好的組織與時間管理能力,能有效安排會議、行程及文件管理,確保工作流程順暢。熟悉辦公軟體操作,能快速處理文書及報表,提升工作效率。良好溝通協調技巧,能橋接主管與同事間的資訊,促進團隊合作。細心且具保密意識,能妥善處理敏感資料,維護公司機密。這些能力有助於支援團隊運作,提升整體工作效能,是職場中不可或缺的基礎技能。

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總務行政管理師證照專為提升企業總務及行政管理能力而設計,涵蓋辦公室管理、資產管理、人力資源協調及行政法規等核心知識,協助持證人有效規劃資源、優化流程並提升組織運作效率,適合從事企業總務、行政助理及相關職務者,具備此證照能展現專業管理技能,增強職場競爭力。
社團法人中華人力資源管理協會
日文秘書檢定 |
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舉凡屬於工作基本功但不可不知的工作態度、文書寫作、人際管理及工作管理等素養,以及提升績效表現與職涯發展至關重要的專案企劃、會議主持與簡報,以及辦公科技工具應用等能力,都將會在此認證班四堂課程中由來自不同行業與背景的講師團逐一傳授並引導大家進行實務演練,於課後即具備”即學即用”的”即戰力”!
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『全方位基礎人資管理師認證班』是國內目前梯次數最多、開班最廣、傳承歷史最悠久、唯一且最具系統化的人力資源管理師養成課程,透過具豐富實務經驗且熱情的專業講師團,深入淺出地引領學員循序漸進學習與交流各項主題,過程中並輔以精闢個案探討與擬真實作演練,藉此帶領學員有效提昇本身人資專業知能,並加速培養出能承接未來在人資領域中更具挑戰性任務的實力。   整體課程架構,將從「策略性人力資源管理架構」談起,先帶領學員建立對策略性人力資源管理的整體概念,並打通各項人資功能定位上的任督二脈後,接著以「工作分析」為基礎,逐步、詳實且系統化地介紹各項人力資源管理之「選、訓、用、留」的基本概念及實務,諸如:「人才招募、遴選與任用」、「績效管理與訓練發展」、「薪酬管理與員工福利」、「員工關係與留才管理」等主題。整體系列課程前後呼應、兼具理論介紹、觀念導正與實務分享,使學員對人力資源管理有完整且正確的認識,不僅有助於未來朝向其他人資專業進一步學習上做好準備外,亦能使自己在人資職涯發展上有更清楚的方向及計畫,還在猶豫? 趕快來點選報名吧!
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我們的課程設計,從策略層面的『使命與願景』、『策略地圖』、『平衡計分卡』與『目標管理』,到制度規畫層面的『績效管理的兩面向』、『績效管理的三部曲』、『強制分配』、『績效管理的目的』,及執行績效管理實務層面的『績效評核的三類方法』、『績效面談』,有系統地由淺入深,再進行實務應用。由入門的績效學理說明,再拉高層次讓您對策略管理有初步了解,進而傳授學員績效實務操作的秘訣,使學員對績效管理制度有通盤的瞭解,讓您有充分的學識足以擔任老闆及主管們策略夥伴的角色。   在公司營運的每一個關鍵時刻,「績效管理」往往扮演了極關鍵的角色!身為人力資源從業人員,從入門邁向專業人資,「績效管理」絕對是一門必修課;而「績效管理師認證班」就是幫助您精進理論與實務更上一層樓的最佳選擇!
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個人指導員證照旨在培養具備專業諮詢與指導能力的人才,能有效協助個人進行職涯規劃、技能提升及心理調適,促進其職場適應與發展。持證者熟悉職涯理論與輔導技巧,能針對不同需求提供客製化建議與支持,提升個人競爭力與就業成功率。此證照適用於教育、就業服務及人力資源等相關領域,具備良好的溝通協調能力與問題解決能力,是職涯輔導與個人發展指導的重要專業資格。
美國肌力與體能訓練協會(NSCA)

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噓~這個不能說!職場調查的「保密原則」與「透明度」平衡難題何解?

當我們討論職場中的「保密性」或「保密原則」時,通常是著重在員工對公司的保密責任,例如要求職員保護公司機密資訊,不得隨意洩露營運政策、商業模式等重要訊息。但你知道嗎?企業在處理內部投訴或職場爭議時,也必須遵守保密原則,尤其是涉及法律的案件更要格外小心。 文/《104職場力》 本文導覽 職場調查的保密性有多重要?走漏風聲當心全盤皆輸!為何職場調查要神神秘秘?說要保密,公司卻主動放消息?企業講究透明度的原因明明保密是最直接且最省力的方式,為什麼企業要背道而馳?矛盾對決!保密原則和透明度如何平衡?身為處理單位,HR們的難言之隱7個平衡保密性和透明度的策略 職場調查的保密性有多重要?走漏風聲當心全盤皆輸! 職場調查(Workplace Investigations)是指企業或組織對「涉及員工之間的糾紛、不當行為、違規行為或其他職場問題」進行系統性的調查和分析。例如:性騷擾投訴、歧視投訴、欺凌或霸凌、盜竊或不當行為,以及其他違反公司政策規定的案件。 這些職場調查通常由公司內部的專業人員或聘請外部專家執行,目的是為了確定事實、解決問題、維護企業和員工的權益。 為何職場調查要神神秘秘? 跟法律案件調查偵查不公開一樣,職場調查的保密性其實有多重考量: 保護相關人隱私 參與調查的員工,無論是投訴人、證人還是調查對象,一定都希望得到一定程度的隱私保護。畢竟如果被發現自已是當事人或「報馬仔」,可能會導致內部尷尬、聲譽損害或人際關係緊張,甚至吹哨者還可能被報復或無法保住飯碗,對企業而言也是一種損失。 得到真相 除了吹哨者,保密性同樣也是要保護關鍵證人或其他線索的提供者,只有當確認個人細節和陳述能獲得保密,才能營造安全的環境,讓協助調查的同仁願意參與過程並誠實以告。 維護調查的完整性 調查最怕打草驚蛇,如果未保密,過程中便走漏風聲,可能會影響證人的記憶、關鍵人的立場或讓加害者有提前破壞關鍵證據、想好應對說法等機會。因此保密有助於保持調查公正,並確保所有參與方提供真實、未經操縱或修改的陳述。 法律明文規定 在某些情況下,企業保密的原因很簡單,就是法律要求!特別是性騷擾、霸凌等申訴案,都有法律明文規定,要求企業應負保密義務。 正因為職場案件調查牽一髮動全身,若保密出現漏洞,不僅可能對當事人的聲譽和隱私構成威脅,還可能打壞整個團隊合作的氛圍和信任,公司也會需要承擔法律、財務和聲譽損失的風險。因此,保密是避免導致全盤皆輸的關鍵。 說要保密,公司卻主動放消息?企業講究透明度的原因 雖然所有人都知道保密的重要性,但人的天性就是好奇、想了解後續發展。你可能也遇過,當公司內部發生特殊事件時,同仁之間會私下交換情報,甚至會有同事到處打聽、傳播,最後變成眾說紛紜;而部分相關人比起完全保密,更傾向能一直追蹤案件進度;甚至有時候企業也會主動釋出一些消息,增加內部的透明度…… 明明保密是最直接且最省力的方式,為什麼企業要背道而馳? 其實透明度是一種管理方式!有以下4個好處: 建立員工對企業的信任 員工需要相信他們關切的事項有被公司認真對待、公平處理。適當透漏調查過程及結果可以讓員工放心,相信公司會重視他們的意見,並採取客觀、不偏袒的處理方式。 鼓勵參與、提升反映管道的價值 當員工發現反映真的有用時,溝通管道自然而然就建立起來。適度的資訊透明會讓員工感覺自己是公司決策/改進的一部分,因而更願意分享,對HR和雇主來說,不僅能排除不良的人員與風氣,也更能貼近內部真實狀況。 有利於培養組織文化 針對案件調查,企業最終若落實獎懲相關人員、還當事人一個公道或事實,員工會知道「公司玩真的」,之後不管企業要推行何種文化(例如誠實、正直),都會更有說服力,員工乖乖遵守的意願也會提升。 扼殺謠言、猜測和恐慌 如果事件完全沒人知情,相關人等又少,那麼完全保密沒什麼問題;最怕的是大家都在關注卻無從得知結局,這時候可能會出現捕風捉影的情況。員工可能會自行詮釋上級的行為反應, 一個人一種版本,最後的下場就是越傳越誇張,間接影響相關人的聲譽,也會引發不安。不過一旦有「內部正式發布的消息」,某種程度上有助於控制情勢,雖然無法完全根除大家的臆測,但至少不會讓傷害無邊際擴散。 這便是保持透明度對於管理的幾種益處。從前面的保密重要性到本段的透明度益處,都在「理論」階段,接下來我們來討論實際面的處理方式。 矛盾對決!保密原則和透明度如何平衡? 當事件發生,真的需要進行職場調查時,HR或處理人員實務上會面對哪些困難和挑戰? 身為處理單位,HR們的難言之隱 第一名絕對是要同時保持機密性和透明度:尺度怎麼抓才不算洩密,或被大家推敲出來?講太少有講又跟沒講一樣,真的好難。 法規的了解與實務應用:雖然法規明擺在那裡,但每個事件狀況不同,如何應用才不會不小心觸法,這對是令人頭疼的其中一個選項。 處理時間有限的壓力:調查要保持低調,但如果涉及人員多,光是蒐集資訊就要老半天,集結大家開會協調、決策也勞心勞力,如果還有上層或法規的期限壓力,其實相當高壓。 上層處理態度不一致:如果有統一作法還不至於糾結,最怕A高層想多開放點資訊、B高層不想,員工對透明度的期待值還跟管理職不同,把HR們夾在中間裡外不是人。 相關人的後續行動:主線還沒處理完,當事人就急著開分支?有時候主事件後續會衍生更多風波,根本防不勝防。 大量的機制、計畫要安排:就算沒有節外生枝,HR通常也會需要根據調查結果制定適當的後續行動計劃,確保問題得到解決並預防未來類似問題再度發生。 7個平衡保密性和透明度的策略 HR們想必覺得自己處理這類案件時像走鋼索,老是提心吊膽的,不過想讓事件和平落幕,不妨參考以下這7點建議: 1. 處理前,先溝通當事人明確的期望 在調查開始前,與所有相關人等討論保密與透明度的期望值,一方面解釋保密的重要性,並統整可分享和不可分享的資訊。先把話說清楚,降低期望不一或過度透露的風險。 2. 確保調查流程清晰、照著規矩來 制定一個正式、一致的調查流程,或參考專家處理的SOP,先了解組織該如何處理調查,包含將採取哪些步驟、需要找誰參與其中,把範圍羅列出來,減少不必要的約談就多一分保密度。 3. 定期向投訴人和相關方更新資訊 透明度並不意味著提供每個細節,當事人在意的是有沒有進行?進行到什麼程度?結果是什麼?那就提供相關訊息,例如:目前已經進入調查階段、正在討論分析、結果是投訴成立……等,對外也可以比照相同模式辦理。 4. 盡可能保持匿名 除了直接相關人及其直屬主管,為了提升保密性,在跟核心人員以外的對象報告調查進度時,可以採用匿名陳述或使用一般術語。這可以在不透露參與方身分的情況下分享資訊又不踩到紅線。 5. 根據案件類型調整溝通模式 不同性質的案件,保密程度的規範一定有所不同。例如,性騷擾的調查可能需要比針對政策違規或績效問題的調查更嚴格,這部分可以統一對上下級誠實以告,讓大家知道透明度調整的依據是什麼。 7. 培訓相關知識 不論是針對保密原則或是案件後續的宣導,透過培訓讓大家有深切了解,會遠比只是布達來得更有效果。 以上是職場調查保密與透明度的相關資訊,雖然不容易,但為了能幫助企業順利解決管理上的問題,這類規範有其必要性,希望能幫助大家營造出一個健康、公平的工作環境。 參考資料來源:Balancing Confidentiality and Transparency During Workplace Investigations 延伸閱讀 員工涉「性騷擾」屬實,雇主就可以直接合法解僱了嗎? 萬一主管對員工有性騷擾行為,公司要背負什麼法律責任?|法律小教室 如果對我性騷擾的是老闆,還要走完「雇主立即糾正及補救措施」的內部流程嗎?|法律小教室 面對職場性騷擾!公司要有哪些SOP?
【104職場力】・溝通協調

跳脫「解雇」陰影:善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長

績效改善計劃(Performance Improvement Plan, PIP)日益受到重視,成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而,如何在人情世故與企業需求間取得平衡,是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧,強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談,如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法,我們可以幫助員工克服問題並提升績效,同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果,使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。  文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。 原標題:績效管理與技能提升計劃(PIP)- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度 關鍵字 PIP 員工績效輔導 績效管理 績效分析 績效面談 關懷面談 輔導面談 發展面談 本文目錄(點擊可快速前往) 前言:PIP,成為留才與助人成長利器 人才定義與PIP 績效管理循環與績效輔導回饋流程 啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』  總結  一、前言:PIP,成為留才與助人成長利器 在現今大缺工時代下,人才辨識與人才管理、留才機制與效能,,變成為企業人資與部門主管非常重要的議題,其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了! 績效管理的三大目的是:與組織目標連結、與激勵機制(升遷與獎金)連動、助人成長(發展、訓練、輔導),而主管如果透過良好的PIP(Performance Improvement Plan)技能,肯定能在「助人成長」的領域中,讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升,進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果! 又或者處理績效不佳的同仁員工,常常是主管心中「極度不想面對的痛點」,一方面擔心影響團隊績效與氣氛,另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等,都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題! 二、人才定義與PIP 許多主管在面對績效不佳員工時,常有以下疑慮:(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」?(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」?(3.) 值得積極培養,還是維持現狀?考慮替換?(4.) 上述這些疑慮,其實在定義前,都要先回到公司的「人才標準」,才是最客觀正確的。  一個完整的人才定義,至少要包含四個構面:(1.) 績效表現:能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願:是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力:是否具備滿足該職位所需的能力,包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力:是否具備「下一個職涯位置」的潛力。 再次提醒:在談 PIP 前,必須先釐清「人才」的定義,當員工在績效上出現落差時,主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」,而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」,哪裡不符合?所對應的管理措施為何? 104人資市集 — 內訓、外訓、線上課程企業方案一站幫你搞定 > 三、績效管理循環與績效輔導回饋流程 績效管理循環的架構,整理如下圖(詳細可參考:卓越主管的關鍵四大管理) 2. 績效管理的目的(1.) 策略性:A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的:A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練 (3.) 發展性的:A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展 3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標:要能承接組織策略的目標,也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則:如下圖 Simply & Specific  簡單、明確具體的要清楚說明,而不是一個概略性的Measurable   可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable  可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant  有關連的必須與工作表現的重點相關Timely  有時間限制的在限定的時間內完成 (3.) 過程管理與追蹤、面談:過程中,進行即時的績效評估與相關面談,持續正向回饋與指導,幫助達標並與其,與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒,在這個循環中,績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵,否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」!B. 因此,主管應在員工出現異常跡象時,就要及時啟動介入,也就是可以:- 透過日常回饋,正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生,則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談,可區分以下幾種類型:- 正向肯定面談:主管發現員工有績優事件發生,想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談:主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,以利表達對員工的重視,並了解真正原因,方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談:針對過程中或期末時,員工績效達成狀況不理想,或者行為態度欠佳者,推論是無意願或能力有問題時,啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談:針對績效考核後,辨識出的績優人才,進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒,上述幾種面談類型,都要聚焦『核心目的』,同時也要及時啟動,才能獲得最佳效益! 四、啟動面談,做好部屬關懷與傾聽,談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』 1. 肯定要及時,員工會有持續好表現:主管發現員工有績優事件發生,就可啟動正向肯定面談,同時全程一定都是正向肯定,沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』!(1.) 建議主管可多練習正向語言,同時可採用『STAR紀錄與表達法』,進行對員工深層的肯定A. Situation:情況,該正面事蹟當時的情況B. Task:任務,該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action:行動,該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result:結果,該正向事蹟當時員工展現行為後之結果 2. 主管發現有能力之員工,其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時,啟動即時的關懷,其操作重點如下:(1.) 關心:主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後,針對所觀察的近況,真誠的關懷,引導其說明!(2.) 了解與分析:主管真誠傾聽與理解,同時針對導致意願下降的主因,給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵:主管在分析出主因後,找出方法,引導其重回積極動力,並多強正向鼓勵! 不知道從何開始嗎?報名【104 績效管理師】認證課程>> 五、啟動面談,做好部屬績效面談,談『績效輔導面談技巧』 績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時) 面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表,鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧,說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處),可善用STAR說法偕同擬定改善的方法,並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃,以及應改善的工作項目,並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵  本績效面談,是面談類型中,最正式的面談,也最需要有面談紀錄,以利必要時(例如啟動資遣),因應勞動事件法之舉證用,補充關鍵技巧要點如下:(1.) 建立信任:強調 PIP 的目的不是要淘汰,而是協助改善,回歸「助人的初心」,將有助於員工卸下防備,願意面對問題。(2.)數據為基礎:避免流於主觀,必須以績效分析結果為依據;行為態度改善的部分,也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽:必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言,讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達:過程中,都是正向語言,沒有負向語言,必要的時候也要展現同理心,例如「我理解你最近壓力很大」,減少對抗心。(5.) 問題探索:關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素(如家庭困難、心理壓力、技能不足)。 六、啟動面談,做好人才發展面談,談『發展輔導面談技巧』 對於績優人才,主管在現今留才大時代下,更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向,包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等,讓這類人才在公司能因為看的到未來,而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。 展開步驟(詳細可參閱:創辦人、主管退休誰來接班?給HR的關鍵人才梯隊建立指南,以及用個人發展計畫(IDP)留下好人才(上)訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整 七、總結 在 PIP 中,第一步往往不是「談績效」,而是「談助人的初心」。 績效指標(成果)與職能(行為),是考核基本 考核能公平客觀合理,員工才會願意好表現 公平做出人才辨識與缺口分析,善用各類績效面談,真心誠意回饋與發展 主管的正向語言非常關鍵,請多練習與善用 平時記錄行為事例(優/待改善),及時回饋 善用人才九宮格,主管讓績優人才數增加 特別提醒,需要的時候,就要及時啟動,不要等到公司規定的績效面談時間! 正向用詞很重要,回歸助人成長的初衷! 最終,作者期許本文,能讓各HR 與主管們,針對績效管理與PIP方面,有所助益,成為留才、助人成長的助力,而不是單純的淘汰工具,也不再是「痛苦的代名詞」,而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。 超過7000+的HR都報名過的104人資學程!七大主題課程幫你系統化學習 >>   最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意,員工服氣的雙贏調薪規劃 一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理 卓越主管的關鍵四大管理 缺工浪潮下,善用升遷、培訓及獎金機制積極留才 提升留任率!職能工作說明書擬定技巧  加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>
【104職場力】・績效管理

初任人資新手上路指南!掌握6大必備職能

在充滿挑戰的職場環境中,初任人資肩負企業重要的支援責任,從人才招募到組織文化塑造,都是他們的舞台。不論你是在小型公司或大型企業開始你的HR旅程,本篇文章為你揭示成功的祕訣。透過掌握六大基礎職能及應對不同規模企業中的角色差異,你將快速成長為不可或缺的人力資源專家。同時,我們還將探討 TTQS 教育訓練系統的重要性、精進招募甄選技巧,以及避免常見失誤的方法,全方位助你在人資領域脫穎而出。無論是初入門還是尋求突破,本指南將引導你邁向卓越人資之路。  文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。 原標題:初任人資快速上手充電術 關鍵字 初任人資  初任人資態度  初任人資基礎職能  人資在不同規模企業中的角色差異  人資在不同規模企業中的能力差異  TTQS  教育訓練  招募甄選  職能  本文目錄(點擊可快速前往) 前言  人資人員應有從業態度與能力  初任人資在不同規模企業中的角色差異  初任人資六大基礎職能  初任人資在不同規模企業中的人資能力發展重點  招募甄選技巧基礎實務知識  職能導入與基礎應用知識  教育訓練與TTQS基礎認知  初任人資常見疏失與應對方式  總結  一、前言 人資要做大?做小?掌握在誰手上?您擁有良好的人資從業態度嗎?不同企業規模的人資,本職專業上須具備那些技能呢?筆者將帶您一起探討之。   在現今招工困難、搶人才的競爭環境中,企業對於人資人員的需要性,日益加重,人資人員是企業人才策略推動者,負責招募、訓練、績效與勞工法令管理,強化組織效能與文化,穩定勞資關係,推動企業人才發展與永續經營。  因此,具備助人信念與良好態度,熟悉法規制度,積極學習、善溝通協調、熟用工具,快速融入文化,展現專業與服務價值,便成為初任人資踏入此領域的成功關鍵,您是否想一起加入這『助人』的行業呢? 二、人資人員應有的三大從業態度 嘴巴要緊:由於人資人員會知道許多屬於公司定義為機密之資料,例如全體同仁之薪資、獎金、考核等屬於人資所轄業務之資訊,因此人資人員要謹守職責保密的態度。  利他角度,在人力資源領域中,願意熱心協助各部門主管/同仁:這也是筆者一再強調的『助人成長』之觀念,所有員工都是人資需要關懷與留意的對象(人力資本):只要是有關公司內同仁相關的選育用留事務,都跟人資息息相關,尤其跟人力發展、勞資和諧相關者,更是重中之重,其角色只有主責或協助的區分差異而已,也就是有些是人資主責,有些是人資協助用人部門主管。  外圓內方:人資大部分是高度對人的工作,因此在溝通協調的能力上,『外圓內方』是很值得遵循之態度。  三、初任人資在不同規模企業中的角色差異  能力類別百人以下中小企業 初任人資 大型企業 初任人資 工作範圍 全方位人資職能,從招募、薪資、勞動法規到員工關係皆需處理 專注於單一或少數人資職能,如專門負責薪資或招募 人資系統應用 可能無專業HR系統,需熟練使用 Excel 需學習企業HRM系統,如 SAP  勞動法規應用 需靈活應對各種人事問題,直接處理勞資爭議 依據標準流程執行法規,通常有法務或HRBP (human resources business partner)支援 招募甄選 部分是負責履歷篩選,部分是獨立安排面試,甚至親自進行初步篩選與面談 須具備更高程度之甄選能力,主要負責履歷篩選,面試依照聘僱對象,由HR或用人主管執行(各家大型企業作法可能有所不一) 教育訓練 需自行設計或協助培訓計畫,資源有限 較高程度參與企業內部培訓計畫,有完整培訓體系 績效與薪酬管理 較無明確及人才辨識與發展的績效考核與管理機制, KPI與薪資/升遷管理較無完善SOP 較有明確且符合人才辨識與發展的績效考核與管理機制,依據企業標準SOP執行KPI與薪資/升遷管理 內部溝通 直接與部門主管、老闆溝通,需適應企業文化 透過HRBP或HR主管向上溝通 員工關係 需直接處理員工申訴與勞資爭議 由專人處理,初任人資較少接觸 其他建議 多學習全方位人資技能,特別是法規與招募、教育訓練等 熟悉 企業內部流程與HR系統,並學習HRBP思維  四、初任人資六大基礎職能  初任人資可依六大職能進行自我培養: (1.) 人力資源規劃:組織架構圖與人力編制建立,了解人力使用效率。 (2.) 招募與任用:招募流程設計、履歷篩選、面談安排與記錄,與用人主管協同作業。 (3.) 考勤與出缺勤管理:工時紀錄、請假制度、加班與休假管理,確保符合法令與內規。 (4.) 薪資與勞健保:薪資結構、保險申報、勞退提撥與加退保作業,避免違法或漏算。 (5.) 勞資與法規遵循:協助解決基本勞資爭議,建立勞資溝通管道,落實合規文化。 (6.) 教育訓練:政府資源、訓練需求調查、課程安排、訓後成效評估,強化員工職能發展。  初任人資必修課!手把手帶你輕鬆入門 >> 五、初任人資在不同規模企業中的人資能力發展重點  百人以下中小企業初任人資 (1.) 建議對於職務說明書之建立與檢視,要有一定的知識與技能(可參閱:提升留任率!職能工作說明書擬定技巧 ) (2.) 需具備廣泛的人資知識,涵蓋法規、薪資、招募等多項業務 (3.) 強化Excel使用能力,因為可能無專門HR系統  (可參考:104提供免費企業學習平台做訓練管理)(4.) 熟悉企業文化與管理層溝通技巧,需直接與老闆溝通 (5.) 應對勞資爭議與員工關係管理,處理大小人事問題  大型企業初任人資 (1.) 專精於特定人資職能,如專門負責招募或薪資管理或績效管理或員工關係管理 (2.) 需熟悉企業HRM系統(如SAP),數據化管理能力重要 (3.) 依照企業SOP執行人資工作,細節與流程管理能力是關鍵 (4.) 透過HRBP或HR主管進行跨部門溝通,需理解企業戰略與HR角色  六、招募甄選技巧基礎實務知識  在實務操作中,招募是最常接觸也最具挑戰性的工作之一。初任人資應學會撰寫具吸引力與資訊清楚的職缺說明,包括工作職責、條件、薪資範圍及福利等細節,並能因應不同職類調整刊登重點。  甄選過程中,可導入BEI行為事例面談(如STAR技巧),讓主管能更有效判斷應徵者的經驗與潛力。同時,應建立標準化面談紀錄與履歷審查表格,作為後續選才依據。初任人資亦應主動協調部門面談安排與回覆時程,提升候選人經驗。  招募流程與面談知識與技能精進,可參閱:好還要更好!如何優化你的招募流程?(上),以及一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理  七、職能導入與基礎應用知識 職能(Competency)為人才選育用留的重要依據,企業透過建立一套可量化與行為可觀察的職能模型,來明確員工所需具備的能力標準。初任人資可從觀察不同職位工作表現著手,協助主管歸納出職務所需之專業職能與通用能力。(可同步參閱:解析職能地圖!系統性的人才培育,創造高效益)  職能模型可廣泛應用於: (1.) 招募階段:作為評估條件與面談基礎 (2.) 教育訓練:設計對應職能的課程內容 (3.) 績效考核:作為評估行為表現的依據 (4.) 實務中建議將職能分類為核心職能、通用職能與專業職能,逐步建立職能辭典。 八、教育訓練與TTQS基礎認知 初任人資可從TTQS的架構流程,以及收集政府訓練補助資源等,為企業在教育訓練方面,即時做出即戰力的貢獻。(可同步參閱:超詳細!年度教育訓練計畫與預算編列技巧(附應用表格))  TTQS(台灣人才發展品質管理系統)則強調訓練活動的品質管理與改善循環: PDDRO之名詞說明:(1.) 訓練品質管理-計畫(P)(2.) 訓練品質管理-設計(D)(3.) 訓練品質管理-執行(D)(4.) 訓練品質管理-查核(R)(5.) 訓練品質管理-成果(O) >>可參考104提供的免費企業學習平台進行PDDRO訓練管理流程 九、初任人資常見疏失與應對方式 忽略了必要的紀錄:建議養成文件建檔與email確認習慣,避免口頭溝通造成誤會。  法規不夠清楚:面對勞基法、保險規定等專業問題時應查證後再回覆,不可憑印象回答。  缺乏流程觀念:工作順序混亂會導致出錯率高,應建立『每月例行任務表』與『備忘日曆』。  面對主管不夠主動:即使是初任人資,也需培養彙報與建議能力,讓主管覺得您是有價值的夥伴。  十、結語:從態度中發掘價值,從基礎建立專業  人資要做大?做小?掌握在自己手上:擁有上述提到的良好人資從業態度、做好向上管理、持續在自己本職專業上精進與做出貢獻,相信您肯定是主管與高層要重用與栽培的卓越人資。  從熟悉制度、了解職能、掌握法規到執行教育訓練,逐步累積實力,肯定能從一名初任人資,成為最專業的HR夥伴,祝福您人資職涯成功。  超過5000+的HR都報名過的104人資學程!七大主題課程幫你系統化學習 >>   免費企業學習平台 x 培訓課程 = 零成本企業培訓自動化 >> 最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意,員工服氣的雙贏調薪規劃 一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理 卓越主管的關鍵四大管理 缺工浪潮下,善用升遷、培訓及獎金機制積極留才 提升留任率!職能工作說明書擬定技巧  訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>> 加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >>
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創辦人、主管退休誰來接班?給HR的關鍵人才梯隊建立指南

隨著台灣邁入超高齡社會,創辦人世代退休潮與產業競爭加劇,有8成以上的企業面臨接班斷層風險,尤其是在關鍵職位與管理層的延續上更顯迫切。人資不再只是制度執行者,而是接班藍圖的設計者與推動者:從關鍵人才辨識、CDP職涯規劃、歷練安排到績效×潛力的動態評估與留任激勵,人資需整合策略、系統與溝通協作,確保接班人能在真實任務中成長並願意留下,進而保障企業永續經營與競爭力。  文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。 原標題:企業人才發展中,關鍵職位與管理職接班準備過程中,人資應扮演的角色與規劃要點  關鍵字 關鍵人才的辨識、發展計劃、發展行動、發展結果評估、關鍵人才的留任方案  關鍵職位  接班人  人才發展  CDP (Career Development Plan) 職涯發展計畫  本文目錄(點擊可快速前往) 前言:企業接班議題炙手可熱 關鍵職位/管理職接班常見職位與問題  『人資單位』在接班過程中的角色  人資如何做好準備?需具備哪些能力? 關鍵職位發展計畫與評估  企業接班過程中,關鍵成功因素  總結  一、前言:企業接班議題炙手可熱,正如火如荼上演中  台灣企業多為家族企業或中小企業,創辦人逐漸邁入退休年齡,接班議題正逐漸浮上檯面中…  根據104人力銀行調查,超過67%的企業尚未建立明確的接班制度,導致關鍵人力流失風險大增。  接班準備不僅僅是領導管理職位,針對『關鍵職位』的接班,也是重點中的重點,絕不可輕忽。  人資部門的角色日益重要,不只是制度執行者,更是整體接班藍圖的規劃者與推動者。  二、關鍵職位/管理職接班常見職位與問題 關鍵職位的定義: (1.) 在企業組織中,對營運績效、策略實踐、核心能力維持或轉型成長,具有高度影響力的職務,對企業永續經營與競爭力維持具關鍵作用。 (2.) 具高影響力:該職位對企業策略目標、營收、成本控制或品牌形象有直接影響。 (3.) 短時間難取代: A. 所需能力、經驗或人脈,難以短時間內由他人承接。 B. 涉及跨部門協調、溝通、管理或技術整合。 (4.) 人才供給困難:內外部合適人選都很有限。(5.)  接班斷層風險高:若該職位空缺,將導致部門或營運效率明顯會受到影響。  企業常見需接班之關鍵職位類型,舉例: (1.) 業務主管:擁有關鍵客戶與通路資源或特殊業務開發能力等,若無接班人將導致訂單流失。 (2.) 技術主管:長年經驗傳承困難,無系統性紀錄或知識管理,將造成技術斷層。 (3.) 部門經理級:人員管理、流程之整合能力,難以短期培育。 (4.) 工程部、研發主管:關鍵創新能力難以複製,需提前進行梯隊培養。  常見問題與痛點:(1.) 沒有正式接班制度:只依賴主管直覺提拔人才,缺乏客觀性與性統性。 (2.) 未有效確認接班人發展意願 :接班人的職涯發展意願,將左右後續接班成效與成功率。 (3.) 缺乏人才發展資源:接班人缺乏實際任務與歷練機會,導致常常準備不足或有落差。 (4.) 績效與潛力混淆:未有效區分績效穩定者與高潛力者的不同特質。 (5.) 缺乏有效追蹤與制度化發展歷程紀錄:過程中之成效追蹤與動態調整,是成功關鍵因素之一。 (6.) 缺乏激勵機制:未建立有效激勵與留才機制,導致培養後流失率高,造成組織損失。  104人資市集 — 內訓、外訓、線上課程企業方案一站搞定 > 三、『人資單位』在接班過程中的角色  傳承策略整合的角色:(1.) 協助高階主管設定組織發展路徑,導入接班思維與梯隊建構策略。(2.) 擔任接班制度規畫者,建立接班人才辨識、發展、評估的標準作業流程。 接班平台的建構者:(1.) 建構人才資料庫與接班名單之運作系統,結合績效、潛力與學習歷程。(2.) 協助建立行為指標與關鍵職能模型,作為發展依據。 發展推動與成效評估的協同者:(1.) 針對潛力人才,規劃歷練機制,例如:任務型發展、工作輪調、內部講師制度等。(2.) 與直屬主管協作擬定CDP (Career Development Plan) 職涯發展計畫,同時追蹤執行與成果。A. CDP (Career Development Plan) 職涯發展計畫:引導員工在組織內部的 職涯發展方向,包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕,通常涵括數年,與公司的長期人才策略和接班人計畫緊密結合。 激勵與留才機制的規劃與維護者:(1.) 提供具競爭力的獎酬方案、激勵機制與職涯晉升路徑。(2.) 建立導師制與關鍵人才關懷機制,提高歸屬感與留任率。 四、人資如何做好準備?需具備哪些能力?  前置準備 (1.) 關鍵職位與管理職接班之執行與成效評估計畫或方案。 (2.) 與執行計畫相關之HR系統、考核制度、升遷制度、獎勵制度、留才制度等。 (3.) 獲得經營層與各主管之支持與共識。  HR所需能力準備 (1.) 組織策略對接力:理解企業營運模式與未來轉型方向,能掌握未來符合組織需求的接班策略。 (2.) 關鍵職位與管理職接班之執行與成效評估計畫或方案的規劃能力。 (3.) 與執行計畫相關之HR系統、考核制度、升遷制度、獎勵制度、留才制度等的制定能力。 (4.) 關鍵職位之人才遴選評鑑與盤點能力:例如使用九宮格(績效 × 潛力)、360度回饋、評鑑中心等工具進行潛力識別。 (5.) 發展設計與追蹤能力:能與各部門主管,共同訂定個人發展行動並設定成果指標,建立回饋與修正機制。 (6.) 溝通協調與整合力:能以人才發展專業與相關數據,溝通過程中需協調事項,提升人資影響力與推動成功率。 (7.) 善用外部資源的能力:常見所需的外部資源,例如104人才發展系統,或者外部顧問偕同建立機制與導入。  不知道從何開始嗎?報名【104訓練發展管理師】認證課程>> 五、關鍵職位發展計畫與評估  職涯願景與目標設定: (1.) 自我探索: 接班人思考自己的長期職涯興趣、價值觀、優勢和劣勢。 (2.) 組織需求連結: 了解公司未來的發展方向和高階管理職位的需求。 (3.) 設定長期職涯目標: 明確未來3-5年甚至更長時間想達成的職位或領域 (例如:成為資深生產部經理、廠長、甚至營運副總)。  識別關鍵職涯路徑: (1.) 了解與分析晉升階梯: 了解從目前職位到目標管理職位所需的關鍵職位和經驗。(2.) 評估與彙整不同職能領域需要性與內容: 偕同相關主管的看法,了解他們成功的職涯路徑和所需能力,同時考慮是否需要跨部門或跨專業職能的工作經驗,以獲得更全面的管理視野 (例如:從生產轉向供應鏈或研發)。 制定階段性發展策略: (1.) 將長期職涯目標分解為中短期 (1-3年) 的階段性目標。 (2.) 職位輪調 (Job Rotation): 規劃在不同部門或不同廠區的輪調機會,以擴展視野。 (3.) 專案領導 (Project Leadership): 參與或領導跨部門的任務型挑戰專案,提升規劃和跨組織協調能力或問題解決能力等。 (4.) 內部講師角色:讓潛力人才分享其專業,鍛鍊影響力與表達力。 (5.) 高階培訓課程: 參加外部高階經理人培訓班、EMBA 等。 (6.) 國際化經驗: 如有可能,爭取海外工作或參與國際專案的機會。 (7.) 其他合適的發展方案。  資源支持之運用: (1.) 導師: 尋找一位在高階職位上且願意提供指導和機會的導師,定期對話與反思。 (2.) 外部顧問: 如有需要,可考慮尋求專業職涯顧問的建議。  定期檢視與調整: (1.) CDP 是一個動態的計畫,需定期 (例如每季或每半年) 檢視進度。 (2.) 根據個人發展、公司策略變化、產業趨勢等因素,靈活調整職涯目標和發展策略。 (3.) 與主管和導師保持開放溝通,尋求回饋。 (4.) 評估方式:建議以『績效 × 潛力 × 意願/心態 × 組織文化契合度』四維評估模型,逐步辨識接班候選人。 A. 行為觀察:主管依據既定指標給予成長回饋與能力評分。 B. 自我評估:接班人自評並提交學習心得與行動改進計畫。 C. 成效佐證:專案成果或內部發表會作為實績展現依據。  六、企業接班過程中,關鍵成功因素  由上而下的共識與支持與決心。  建立正向、雙向、具激勵性的接班制度與溝通機制。  『發展行動』與『實務工作的歷練』,進行有效的連動與整合,以利貼近『勝任該職務』的需求。  接班方案與資料庫,動態定期之評估檢視與更新。  激勵與留任方案需與發展行動連結與落實,確保人才願意留下並持續學習。  接班人若升任後失敗,或者發展成效未如預期,HR與主管要共同進行檢討與合適的調整因應機制。  七、總結 人才傳承,攸關到企業競爭優勢與永續性,務必要相當重視並盡快展開。  接班機制的建立與推動,並非單一部門的責任,而是全體組織文化的一環。  人資部門在這一過程中,應以策略性思維、計劃與行動力,推動從人才辨識到發展、評估與留任的完整流程。  建議企業應將接班準備,納入年度人力資源策略地圖或年度KPI中,納入高階會議定期檢視與因應。  人資單位,若能掌握此關鍵任務,不僅僅能為企業創造價值,同時也為本身職涯,提升發展價值與高度。  祝福各位先進,都能在所屬企業中,有效進行人才管理與發展,為企業創造提升人力資本之成就感!  超過5000+的HR都報名過的104人資學程!七大主題課程幫你系統化學習 >>   最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意,員工服氣的雙贏調薪規劃 一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理 卓越主管的關鍵四大管理 缺工浪潮下,善用升遷、培訓及獎金機制積極留才 提升留任率!職能工作說明書擬定技巧  加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >> 訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>>
【104職場力】・人才培育

掌握AI革命:人力資源選、育、用、留的智慧管理新時代

隨著數位化轉型加速,人工智慧(AI)逐漸成為人力資源管理中的核心助力。由於其能夠優化選、用、育、留等關鍵環節,人資工作者面臨著新的挑戰與機遇。我們將探討如何利用AI提高效率與策略價值,避免被AI時代淘汰。從篩選自動化到智能化學習平台,再到預測流失風險,我們將深度解析AI在HR各個層面的應用,並提供實用建議,助您成為引領企業未來的人資領袖。一起探索如何在這場AI浪潮中立於不敗之地!  文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士 原標題:「AI在人力資源的應用」為主題發揮:包括選、用、育、留的應用場景  關鍵字 數位人資  AI  AI人資應用  人資數位升級  本文目錄(點擊可快速前往) 前言:未來只有不會用AI的人會被淘汰 成為一個及早善用AI、提升效率的人資工作者 人資運用AI的選、用、育、留之KPI、應用範圍與建議   學習與實踐 總結 一、前言:未來只有不會用AI的人會被淘汰  1. 隨著人工智慧(AI)技術的快速發展,全球企業正迎來數位化轉型的浪潮。在人力資源管理(HR)領域上,AI正快速成為不可或缺的工具。 2.從簡化重複性工作到優化決策,AI不僅提升了人資的效率,更改變了傳統的人才管理模式。  3.然而,隨著技術普及,對人資從業者來說,最重要的是如何掌握AI技術、讓自己在未來職場中保有競爭力。  4.因此,未來的企業將對「數位人資」有更高的需求與期待,同時,我們絕對要跟上這波AI潮流,不要變成被淘汰的那一群人。  二、成為一個及早善用AI、提升效率的人資工作者 1. AI是我們的協作工具,AI在HR領域的價值不僅僅是在「效率化」,更能幫助人資從事高附加價值的工作,例如: (1.) 人資的傳統工作,例如履歷篩選、工時計算、薪酬核對等往往會占用大量時間。透過AI自動化工具,能處理這些瑣碎任務,讓人資能專注於更具策略性或高價值性的工作。 (2.) AI能快速分析大量數據,從中彙整與分析出有效的資訊或資料,例如預測員工流失率、分析招聘效果或分析培訓成效,幫助企業做出更具前瞻性的決策。 (3.) AI能透過自然語言處理(NLP)和機器學習(ML)技術,為每位員工提供個人化的發展計劃,例如推薦適合的學習課程、職涯發展機會等,提升員工的滿意度與參與度。  2. 綜合以上,筆者鼓勵與互勉,彼此都要及早成為一個善用AI、提升效率的人資工作者。  三、人資運用AI的選、用、育、留之KPI、應用範圍與建議  1.選才: (1.) KPI舉例: A. 篩選效率:履歷處理時間縮短50%以上。 B. 招聘成功率:AI推薦候選人的匹配度達80%以上。 C. 面試人力減少:初篩流程的人工參與減少30%。 (2.) 應用舉例: A. 自動履歷篩選:AI能根據職位需求,自動篩選候選人履歷,快速找到最符合條件的人才。 B. 人才推薦:透過AI演算法,根據企業過往的招聘成功案例,推薦高潛力的候選人。 C. 面試分析:AI語音分析技術可評估候選人的語氣、用詞和情緒,輔助招聘決策。 D. 104資訊科技集團總經理黃于純指出,104人力銀行已透過以下五大AI創新技術,將求職者找工作的媒合成功率提升12%。 提供AI履歷生成服務,節省時間。 透過大數據檢視履歷完整度&AI提供修正建議,完善履歷。 AI職涯顧問 (https://talent.104.com.tw/joblist)用關鍵問答找到履歷亮點。 依照最新工作、求職者興趣,推薦個人化職缺。(引入AI技術!推薦工作媒合成功率增加12%,企業招募天數縮短30%) (3.) 綜合建議: A. 導入AI招聘工具如ATS(Applicant Tracking System)。 B. 利用市場上的AI面試工具,提升招聘的公正性與效率。 2.用才: (1.) KPI舉例: A. 員工滿意度:智能化排班使員工滿意度提升20%以上。 B. 工作效率:職位與技能匹配度提升15%。 C. 績效透明度:績效評估準確性提高30%。 (2.) 應用舉例: A. 職位與技能匹配:AI通過分析員工的技能數據,優化職位分配,確保人盡其才。 B. 績效分析與預測:透過數據分析,幫助管理者即時了解員工的表現,預測未來表現趨勢。 C. 智能化排班:AI能根據工時需求、員工偏好和法律規範,提供最佳排班建議。 (3.) 綜合建議: A. 導入員工數據分析平台,定期更新員工技能與績效資料檔案。 B. 將AI技術融入績效評估流程,避免人為偏差。  3.育才: (1.) KPI舉例: A. 學習完成率:推薦課程的完成率提高至80%。 B. 培訓投資回報率:學習後職位能力提升明顯,培訓成效增長25%。 C. 技能匹配度:員工與職位需求的技能匹配度提高20%。 (2.) 應用舉例: A. 學習需求分析:AI能根據員工的職位需求與過往學習歷史,推薦最適合的課程。 B. 智能化學習平臺:提供自動化學習計劃與即時反饋,提升學習效果。 C. 技能差異之缺口分析:AI分析組織中技能缺口,幫助企業優化內部培訓計劃。 (3.) 綜合建議: A. 導入AI學習系統(如LMS),結合員工的職涯發展目標進行學習規劃。 B. 持續優化學習平台,確保用戶體驗良好,提升學習參與度。  4.留才: (1.) KPI舉例: A. 離職率:高風險員工的流失率降低20%。 B. 滿意度:員工滿意度指數提高15%。 C. 挽留效果:AI預測的流失員工成功挽留率達30%。 (2.) 應用舉例: A. 流失風險預測:AI根據員工參與度、績效表現等數據,預測離職風險並提出建議。 B. 員工滿意度調查:AI自動分析調查結果,分析出員工不滿意的主因。 C. 福利優化建議:AI能根據員工特性,推薦個性化福利方案,提升留任意願。 (3.) 綜合建議: A. 使用AI數據儀表板,定期監測員工流失風險。 B. 設計個性化的員工福利與關懷方案,提升員工忠誠度。  四、學習與實踐:建議透過AI概念知識(K)與工具技能(S)的學習,逐一應用實踐之  1.概念知識學習:例如學習AI相關的基本知識,例如指令學習、自然語言處理等概念,同時知悉與遵守數據倫理與隱私保護規範。  2.人資相關工具技能學習: (1.) 例如參與HR科技論壇與受訓、104數位人資學程學習等,同時可掌握最新的AI應用案例。  3.學習後逐一應用實踐出來 (1.) 可以從小規模應用開始實踐。 (2.) 與IT部門合作,推動人資數位升級項目。 (3.) 善用內外部數據資源,讓AI應用更加精準。  掌握 E化 x 數據 x AI【數位人資管理師】 >> 五、總結 1.AI正加速推動人資管理的數位升級,從選、用、育、留全方位優化HR流程,讓企業的人才管理更加高效、智慧化。面對這場AI浪潮,鼓勵人資工作者需要快速掌握AI工具,讓自己盡早成為「智慧化人資」的引領者。  2.在數位轉型的浪潮中,人資需要具備與AI共存的能力,而學習與實踐是必經之路。唯有不斷學習、實踐,才能抓住AI帶來的挑戰與機會,盡早規畫與進行AI工具的學習善用學習資源,例如104數位人資學程,同時積極運用在工作上。  3.透過學習並應用AI技術,人資工作者能在AI浪潮中保有核心競爭力,成為真正的智慧型HR專家。  4.祝福各位先進,都能在所屬企業中,有效學習與應用AI工具,提升自我價值,讓自己變成高CP值的優質人才!  超過2500+的HR都報名過的104人資學程! >>   最划算的全方位教育訓練方案!免費申請全課程試閱 >> 看更多楊伸太博士的文章 >> 做出老闆滿意,員工服氣的雙贏調薪規劃 一次學會主管最重要的三大面談,做好人才管理 卓越主管的關鍵四大管理 缺工浪潮下,善用升遷、培訓及獎金機制積極留才 提升留任率!職能工作說明書擬定技巧  訂閱市集電子報與你分享專家文章及最新活動訊息>> 加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >>
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【中文Email格式】商業/求職電子郵件7重點+撰寫範例!複製修改3分鐘搞定

電子郵件怎麼寫才有禮貌?寄給客戶的電郵怎麼都沒回?其實一封Email格式可以分成7個基本欄位,看《104職場力》為您整理的Email格式範例,助您在職場、商場溝通往來不NG! 文/《104職場力》 本文導覽 電子郵件格式拆解—先了解基本欄位7大Email格式撰寫重點與範例1. 收件人(To)2. 主旨(Subject)3. 正式稱謂(Salutation)4. 正文(Body)5. 結論(Conclusion)6. 署名(Signature)7. 附件(Attachment)完整Email格式撰寫範例Email格式確認清單 電子郵件格式拆解—先了解基本欄位 一封電子郵件能簡單劃分以下幾個基本欄位: 收件人(To) 主旨(Subject) 正式稱謂(Salutation) 正文(Body) 格式(Formatting) 禮貌用詞(Polite language) 結論(Conclusion) 署名(Signature) 附件(Attachment) 看似簡單的電子郵件卻有許多小地方需要注意,一封正式不失禮節的電郵該怎麼寫?讓《104職場力》為您整理撰寫重點,不NG不踩雷,與客戶順暢溝通往來! 延伸閱讀:為什麼我發的Mail,都沒人要回我信?|職場工作術 7大Email格式撰寫重點與範例 1. 收件人(To) 首先一定要確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確,如Email因信箱格式誤植或缺漏導致訊息未傳達成功,可能因此失去好的合作機會;若電子郵件內容涉及重要的關係或業務事項,甚至可能引發公關危機。 如果需要寄給2個人以上時,可以使用「副本」(CC , Carbon Copy)或「密件副本」(BCC , Blind Carbon Copy)。 收件信箱格式說明:CC與BCC的差別 「副本」(CC):增加CC欄位收件人時,這些收件人都能看到彼此的電子郵件地址。 「密件副本」(BCC):而增加BCC欄位收件人時,這些人可以收到郵件,但其他收件人無法看到他們的郵件地址。 2. 主旨(Subject) 「主旨」是電子郵件首要之重,必須簡潔明確的表達來信用意,才能讓收件人一目了然知道郵件內容。不論從一般工作交流、商業合作還是求職角度來看,清楚的電子郵件主旨都有以下助益: 立即引起收件人的注意:在收件人每天收到大量郵件的情況下,清晰的Email主旨格式可以幫助你在眾多電子郵件中脫穎而出。 讓收件者立即了解電子郵件的主題內容:幫助快速理解Email重點,節省時間。 有吸引力和明確的主旨可以增加Email的開信率。 展現自身的專業態度和溝通能力:在商業和求職場合尤為重要。 因此盡量避免使用模糊冗長的主題,而是具體描述郵件內容或目的。 例如:某某單位詢問X月X日研究茶會參與意願OOO履歷 ─ 應徵X部門X職位X公司 ─ 商業會議安排日期確認 3. 正式稱謂(Salutation) 以禮貌的方式打招戶和稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉,使用「職銜」稱呼較為安全;若與對方已有認識,則可視交情調整。 例如:陳經理您好 Email常見招呼格式 正式程度範例尊敬與正式GreetingsDear + 稱謂Good morning + 稱謂稱謂 + 您好稱謂 + 日安平輩或關係親近者問候Hi + 稱謂Hey + 稱謂Hello + 稱謂非常親近的友人安安嗨嗨早啊 4. 正文(Body) 電子郵件內文格式(Formatting) 而在正文段落中,要清晰表達你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子,電子郵件並非作文,避免使用太多的行文冗長或囉唆內容,才能使收件人短時間了解你的來信用意,即時做出回應、進行下一步計畫。 此外,要適度的「分段換行」,避免所有文字內容全部擠在同一段,如果有數個事項也可以列點標項,清楚顯示每件事、每個重點。 電子郵件禮貌用詞(Polite language) 盡量使用禮貌、尊重、較為謙遜的用語來表達你的意思,避免使用冒犯性或侮辱性的言語,造成雙方不快。 同時也不可忽視「標點符號」使用的重要性,以下幾點要注意: 避免過多驚嘆號(!):過多驚嘆號可能給人有種情緒化或不專業的感受。僅在必要時適度使用,避免讓收件人誤解。 避免過多的問號(?):與驚嘆號相類似,過多問號可能讓人感覺困惑或不專業。謹記適度使用,僅在需要確認或提出疑問時使用。 避免過度重複符號(!!!或???):重複使用多個驚嘆號或問號會讓人感受強烈的情緒表達,質疑對方、咄咄逼人而容易造成誤解,甚至產生衝突。另外也會被認為不專業或不成熟。 避免多種標點符號混用:在一個句子或段落中同時使用驚嘆號、問號和省略符號等,容易讓人感到混亂。保持使用一種適當的標點符號來表達意思,避免短短的段落中混用多種符號。 避免使用顏文字或emoji:與朋友、較為熟識的同事,當然可以使用表情符號使對話不單調生硬。但若是較為正式的電子郵件往來,就必須避免使用誇張的表情符號。 避免一路逗號(,)不停歇,洋洋灑灑最後才句點(。):如上所述,要適度「分段換行」,跟說話一樣換氣與頓點,收件者閱讀時才不會混淆、抓不到重要資訊。 NG範例,疏忽分段換行、一路逗號、過度重複符號: 我們將舉辦一場專注於XXX領域之研究會議,誠摯邀請您參加並分享您的研究成果,該會議將於「日期」在「地點」舉行,主要聚焦於「主題/領域」,近年因XXX趨勢…會議主軸為「變遷中的…」,您的專業知識和成就將為會議帶來獨特價值,期待您的蒞臨演講如有意願參與,請於「日期」回覆此郵件確認您的參與以及發表的標題,相關研究會議資訊,議程和表單詳於附件,謝謝您撥冗閱讀!!! 5. 結論(Conclusion) 而在電子郵件的結尾部分,大致總結你所提到的要點、清楚說明下一步的行動,另外也能感謝收件人的閱讀。 例如:我們非常重視您的意見,如有需求請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,若對任何細節有疑問也請隨時與我聯繫,謝謝。 6. 署名(Signature) 在文末署名或附上「簽名檔」,也就是提供你的姓名、職位和聯絡方式,讓對方能夠更方便的與你聯繫。 例如: 「公司Logo圖片」「你的名字」「公司部門」「聯絡電話」「電子郵件地址」「公司地址」 7. 附件(Attachment) 是否曾收到對方有文件或圖片檔需要額外參考,電子郵件看了許久卻找不到檔案在哪? 如有附加檔案需要收件人參閱時,確認附件檔案檔名正確並非亂碼或「未命名」,而檔案也確實上傳,避免還得為了附件再往來、耗費時間。 除此之外,當檔案容量過大無法使用附件方式夾帶時,可上傳至雲端硬碟開啟分享,給予連結讓收件人自行閱覽下載。 常見NG附件檔名:「未命名.jpg」、「%e57%39%bd%e7%ad%a6.pdf」 Google Gmail 附加檔案方式圖片來源:Google Gmail說明 最後提醒在發送電子郵件前,再三仔細檢查拼寫、語法、標點符號及數字是否有任何錯誤,除了讓資訊清楚明確,也避免因一時疏忽導致資訊傳達錯誤,嚴重可能因數字、數量誤植造成無法挽回的損失。 延伸閱讀:趕快筆記!3原則寫出收信人愛看的E-mail 完整Email格式撰寫範例 假設要進一步了解客戶的需求,發信和對方窗口詢問: 主旨:關於您對「   」的需求,請提供更多細節正文:XXX先生/女士您好,我是「你的名字」,來自「你所在的公司或部門」,我們一直很榮幸能夠為您提供服務。繼續向前推進並確保我們雙方合作能完全滿足您期望之前,需要您的協助。根據我們先前的討論,您表達對特定需求的興趣。為了確保我們能為您提供最佳的解決方案,需要更多的細節和具體要求。因此還需請您提供以下資訊: 1. 需求範圍:如有任何特定…。2. 目標期望:…。3. 條件限制:…。4. 時程規劃:…。5. ……這些有助於設計解決方案時更為周全考慮。我們非常重視您的需求,更希望確保提供之解決方案能完全滿足您的期望。請在「指定的截止日期」前提供上述資訊,如果您對任何細節有疑問,或需要進一步討論,也請隨時與我聯繫。感謝您的合作和支持!祝安好,「你的名字」「你的職位」「你的聯繫方式」 Email格式確認清單 延伸閱讀:上班族收Mail可以更有效率!7個超實用的Google Gmail小技巧,可同時查看日曆等外掛程式|職場工作術 關於提升【職場生產力】的更多資訊,還有這些觀點供您參考 想要賈伯斯簡報渲染力?必學演講3技巧|職場工作術 簡報結束後才是戰場,面對提問的3大應對技巧|職場工作術 簡報怎麼做?簡報的4大元素與做好簡報的5大要點,不藏私告訴你!|職場工作術 密碼用生日、常用平台用同一組密碼?這些帳號被盜的資安大地雷,你也犯了嗎?|職場工作術 開會討論沒效率讓人抓狂嗎?或許你該嘗試時間流程管理|職場工作術 別當社交句點王!用對技巧和6種性格聊到心坎裡 |職場溝通
【104職場力】・溝通協調

電子郵件CC、BCC怎麼用?Email別再只用「全部回覆」了

電子郵件的副本抄送(CC)和密件副本抄送(BCC)功能有什麼差別?為什麼要盡量少用「全部回覆」(Reply All)?據報導,考慮周到的電子郵件可以幫人減少每天花5個小時在閱讀郵件上,本文解析如何善用電子郵件副本和密件副本功能,一起建立富有同理心的電子郵件文化! 文/ 艾黛拉.蘭德瑞、瑞莎.盧伊斯 本文目錄(點擊可快速前往) 原子技巧:善用Email副本、密件副本和全部回覆我們為何需要掌握這項技巧?這項技巧為何難以達成?培養這項原子技巧的關鍵行動是什麼?1. 收件人欄位(TO)的使用方式2. 副本抄送欄位(CC)的使用方式3. 密件副本抄送欄位(BCC)的使用方式4. 在問候語中表明收件對象5. 謹慎使用「全部回覆」 原子技巧:善用Email副本、密件副本和全部回覆 謹慎使用副本抄送(CC)和密件副本抄送(BCC),也盡量少用「全部回覆」(Reply All)。 我喜歡在有人透過電子郵件引薦我時,我可以回覆:「感謝您的引薦,我將您移到密件副本抄送,以保護您收件箱的空間」。密件副本沒有受到充分重視;我喜歡用這個選項,因為這是避免「全部回覆」的好方法,可以保護收件人的隱私。這是很棒的工具,貼心地尊重別人的時間和收件匣空間。我以前並未完全了解它的好處,曾看到這被報復性地用來作為文件追蹤證據。-瑞莎   我們為何需要掌握這項技巧? 希望到目前為止,我們已經證明了用心撰寫的電子郵件有利於好好溝通。為了達到這個目標,你需要學習電子郵件的工具和配件。據報導,考慮周到的電子郵件可以幫人減少每天花5個小時在閱讀郵件上。我們曾經談到富有同理心的電子郵件文化,照顧同事之間的收件匣。透過建立關心同事工作負荷量的文化,彼此互相幫助。 這項技巧為何難以達成? 你不清楚電子郵件所有選項之間的區別。 在郵件溝通方面,你的主管和同事有不同的偏好,例如「將所有內容副本抄送給我」或「只有在必要時抄送給我」。 你不太願意改變先前確立的電子郵件模式。 你認為「全部回覆」對團隊總是有幫助的。 你認為密件副本抄送應該只用於隱秘的溝通(亦即將某人添加到密件副本,但不告知其他人)。 培養這項原子技巧的關鍵行動是什麼? 1. 收件人欄位(TO)的使用方式 該欄位中的收件人應該是與郵件內容直接相關的人,所有收件人都是彼此可見的,也可以看到副本抄送欄位中有誰,但看不到誰在密件副本中。任何一位收件人按下「全部回覆」時,該郵件就會被發送給所有人(密件副本欄位中的人除外)。 2. 副本抄送欄位(CC)的使用方式 副本抄送很適合用來將人納入知會範圍。通常,如果我們直接向某人提問或告知重要訊息,我們可能會將副本抄送給另一方,以便其參與並了解情況,不妨將之視為「僅供參考」(FYI)的作用,一般來說,他們不需要採取任何具體行動。副本抄送欄位中的人不是私密的,和收件人欄位一樣,可以看到所有收到這封郵件的對象。 3. 密件副本抄送欄位(BCC)的使用方式 密件副本最大的好處在於防止「全部回覆」造成每個人的收件匣充斥郵件的風險。這是怎麼做到的?因為密件副本收件人都無法回覆全部收件人,他們之間都是相互隱藏的。因此,如果你想發送郵件給20、50或100人,將所有人都放在密件副本欄位中可以避免「全部回覆」的混亂。密件副本的第二個好處在於可以隱藏需要聽到相同敏感資訊的收件人身分(例如,專案團隊中有些人的任務進度落後,你可以發送這則訊息,而不公開點名個別的人)。 4. 在問候語中表明收件對象 請記住,位於密件副本欄位中的收件者,只能看到寄件人,看不到任何其他密件副本收件人。為了保持溝通的透明度,在郵件問候語中表明所有收件對象,包括收件人和密件副本欄位的人。例如,艾黛拉給她40位學生發郵件時,會把他們全部放在密件副本中,並以「學生們,大家好」開頭。 5. 謹慎使用「全部回覆」 使用「全部回覆」要特別注意,尤其是在收件人名單很長的情況下。暫停思考一下:我的回覆對每個人都很重要或是有必要嗎?你總是可以直接回覆給寄件人,請他們自行決定是否廣泛轉發。 節錄自:商業周刊《原子技巧:小練習帶來大改變,早知道會更好的10種職場組合技/艾黛拉.蘭德瑞, 瑞莎.盧伊斯 著 》 更多【辦公禮儀】一起守護工作環境: 桌邊討論、敲鍵盤太吵、開會滑手機... 10種行為「讓你無意間成辦公室討厭鬼」 哪種同事比鬼可怕?網推職場鬼王是「他」,遇到最好閃遠點 簡報結束後才是戰場,面對提問的3大應對技巧
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對,就是跟主管不合!盤點5大主管類型與員工的「逃跑率」|2024員工C.E.O.調查報告

什麼樣的主管類型與管理風格最消耗人才?擁有哪些人格特質的主管最受員工尊敬?為什麼大家連離職也不說真話?那些下屬開不了口的真實心聲,104人力銀行最新發布的【員工C.E.O.工作價值認知調查報告】將用數據呈現給你看! 文/《104職場力》 本文導覽 5大管理風格PK!這種主管類型最容易嚇跑員工1. 控制狂型主管2. 發號施令型主管3. 放飛型主管4. 導師型主管5. 友愛型主管選擇「合適的人選」比追求完美的管理風格還重要除了管理風格,員工心目中的好主管具備什麼特質?為何離職員工不說真話?該怎麼了解真實原因?HR可以怎麼做? 5大管理風格PK!這種主管類型最容易嚇跑員工 根據【2024年員工C.E.O.工作價值認知調查報告】顯示,2024年員工因為「人際價值」而轉換工作跑道的比例來到63.7%,其中又以「不喜歡主管的領導風格」為大宗,佔30.8%,比起2023年的26.9%提升4個百分比。 ▲ 圖片來源:104人力銀行【2024年員工C.E.O.工作價值認知調查報告】 究竟職場上有哪些類型的主管?什麼樣的領導風格讓員工寧願轉職從頭開始也不願意留下?以下5大分類帶大家一起看! 1. 控制狂型主管 美其名細心、想知道大家的工作情形,實則是對工作和員工有極度的控制慾。這類主管渴望掌握所有大小事的流程細節,甚至也想控管員工每分每秒的進度與行為,不論是常常要求組員報告過分詳細的工作進度;遇事採取獨斷決策、對每個執行方法指手畫腳;有些甚至連枝微末節的如廁時間都要寫進工作報告,以此判定員工是否「認真工作」。 這類過分監督的方式不僅剝奪員工的自主權,讓大家失去創造力及獨立思考能力,在缺乏成就感與長期壓抑的負面情緒中,也會影響員工的成長表現。因此遇見這樣的主管,員工多半不是長期擺爛就是快逃,最終導致組織爛在惡性循環裡,是對員工和企業都相當不利的主管類型。 職場出現比例:23.4% 員工轉職比例:43.3% 延伸閱讀:遇到控制狂老闆該怎麼辦?6個與微觀管理主管相處的小技巧|向上管理 2. 發號施令型主管 這類型的主管像軍官一樣,會發出明確的口號指令,並強調絕對的遵從,雖然在部分情況下,給出明確的指導方向顯得很有魄力,對於新進員工與被動型員工也有一定程度的幫助,甚至在尚未穩定的組織中能有效降低員工的不確定感、增加決策效率等,但排除這些特殊情況,主管愛發號施令過頭,還是會造成大家困擾。 因為高度的遵從意味著強勢,長期的單向溝通容易忽視員工的想法,甚至導致工作方式過度單一,既沒有彈性也缺乏優化空間,最終導致組織整體的思考與執行力僵化,並增加溝通成本。 職場出現比例:17.9% 員工轉職比例:21.9% 3. 放飛型主管 以為主管什麼都不管,既輕鬆也不討人厭?其實這要看這類型管理風格背後是以什麼為根據。假如主管知悉下屬的工作內容,對專案的掌握度也很高,但秉持著信任和鼓勵創新的態度,讓大家根據自身能力發揮所長,藉此促進自主性,那麼這種管理風格確實有助於建立良好的組織風氣。 但假設狀況相反,主管放飛的理由來自於「什麼都不管、什麼都不知」,當下屬遇到難題時一直在狀況外沒辦法幫忙(或不幫忙),這樣缺乏指導及救援的狀態反而會讓員工無所適從,也會增加組織的風險管理成本,若再加上沒有明確的績效評估與回饋機制,也容易釀成混亂,導致員工心灰意冷離開團隊。 職場出現比例:19.8% 員工轉職比例:21.3% 4. 導師型主管 這類型主管重視對員工個人的指導及教育,也很在乎員工的成長發展。不僅會透過專業知識和經驗的交流幫助員工發揮潛力,還會藉由個人化的指導協助員工克服各式挑戰,當成功建立起良好的溝通管道與信任關係,對於雙方的成長和組織績效提升都有顯著益處。 不過這類的管理風格需要花費主管較多的時間與資源,有時因為經驗和世代落差,給予的專業知識或建議可能也會與員工的需求期望不符;而過度的指導可能也會讓員工產生依賴,反而無法獨立解決問題。簡單來說,實現這種管理風格需要雙方的能力、性格和意願能夠相互配合才行。 不過與前3種管理風格相比,員工整體上對導師型主管的接受度較高。 職場出現比例:23.5% 員工轉職比例:7.0% 5. 友愛型主管 友愛的管理風格通常能建立氣氛良好、凝聚力強的團隊,成員的想法和意見多半也會受到尊重,不僅有助於激發大家的創造力與主動性,也可以提升團隊士氣與員工的忠誠度。 不過當友愛團隊中出現需要改正的人或事項時,部分主管可能會為了維護氣氛和諧而選擇妥協,導致決策的精準度受到影響,也可能出現管理效率下降的問題。 即使如此,但對員工來說,這類管理風格整體還是利大於弊,因此選擇「跳船」的比例是這5者當中最低的。 職場出現比例:15.3% 員工轉職比例:6.6% ▲ 圖片來源:104人力銀行【2024年員工C.E.O.工作價值認知調查報告】 選擇「合適的人選」比追求完美的管理風格還重要 從上一段的調查數據來看,主管類型整體的分布還算平均,但會因為主管因素轉職的員工中,主要都是控制狂型的主管,顯示員工普遍認為,在工作中還是需要保留一定的發揮空間及良好的工作氛圍。 不過扣除控制狂型,會發現其他管理風格也沒有得到員工百分百的喜愛,只能說從「傾聽、垂直溝通、水平溝通、工作分配、工作指導、決策、經驗分享」等幾項指標數值來看,導師型和友愛型的風格的員工接受度相對較高。 ▲ 圖片來源:104人力銀行【2024年員工C.E.O.工作價值認知調查報告】 指標定義 傾聽:我的主管能夠傾聽同仁的意見,並且會主動了解同仁的想法。 垂直溝通:我能夠自在的與主管談論任何有關工作上的事情。 水平溝通:主管能建立好與組織裡其他部門的合作關係。 工作分配:主管能依據團隊成員特性及能力,分派適當任務。 工作指導:主管能了解同仁的工作狀況,適時給予回饋。 決策:主管能適時做出決策並加以執行。 經驗分享:主管會與我們分享工作上的技巧或經驗。 世界上不存在完美的管理方式,找到性格符合且能接受組織文化的員工,才能有效改善人才因不適應主管風格而離去的問題。 想了解其他員工轉職的原因及比例,歡迎點擊下方按鈕下載報告。 下載2024員工C.E.O.調查報告 除了管理風格,員工心目中的好主管具備什麼特質? 在探討管理風格的同時,我們也不能忽略員工心目中好主管應具備的人格特質。本段小編將依比例高低排序,揭開下屬眼中理想的領導者特質。 78.1%的員工認為「有肩膀、有責任感、不會推托工作的主管」最值得尊敬。 76.2%覺得能「做出正確決策和指示」的主管很棒。 75.7%的下屬認同「關鍵時刻會跳出來保護下屬」的主管。 74.8%的員工心中的好主管要能「善於溝通協調、組織團隊」。 55.8%喜歡主管擁有「完備的專業知識、技能及豐富經驗」。  55.2%的員工會因為主管「公平公正的對待每位下屬,態度不分親疏」感到開心。 52.4%重視主管擁有「善於找尋各式可用資源,以利推動工作」的能力。 35.1%的下屬喜愛「公正剛直、不會私下拉幫結黨」的主管。  27.3%認同「永遠站在第一線帶頭衝鋒」的主管。  23.4%的下屬希望主管能「訂定高目標值、要求嚴格,但不苛刻」。  21.9%的員工認為主管「得公司高層的信賴」值得尊敬。  17.8%員工喜歡主管「人脈廣、善於社交」。 從整體比例來看,除了管理風格,綜合員工心中理想上司的特質為:做出正確決策,有效組織團隊、有責任感並在關鍵時刻能保護下屬。 ▲ 圖片來源:104人力銀行【2024年員工C.E.O.工作價值認知調查報告】 想更進一步了解轉職者轉換跑道的職類選擇變化,歡迎點擊下方按鈕下載報告。 下載2024員工C.E.O.調查報告 為何離職員工不說真話?該怎麼了解真實原因? 明明從調查結果可以看出主管風格對人才去留的影響甚鉅,也能看出大部分員工對主管都抱有期待,但為什麼不論在職或離職,員工都不願意說實話,甚至對此避而不談呢? 除了希望以和為貴之外,如果組織沒給足安全感,員工在擔心引起衝突、害怕被視為不合群,甚至憂心被報復、影響未來職涯發展的情況下,大多寧可保持沉默,待到心灰意冷時主動求去,也不願意主動表達出來,影響自己在上級心中的評價。 更甚者,如果因為與上司管理風格極度不合而出現焦慮、壓力過大或無助、不自信等現象,員工可能會因為內心充滿失望和絕望而陷入一種無法真實表達自己的困境中,這種壓力和無力感會讓他們對自己失去信心,甚至懷疑自身價值和能力。在這樣的情況下,他們會更傾向選擇保持沉默,避免承受更多負面情緒。 HR可以怎麼做? 展開一對一會議:HR可以定期與員工進行一對一會議,讓他們有機會表達對主管或組織的看法和感受。這樣的會議不僅可以讓員工感受公司對他們的重視,同時也讓HR了解員工的真實心聲。定期舉行匿名調查:匿名可以帶來一定程度的安全感,在不暴露身分的情況下,員工會更願意說出對主管的評價和回饋,幫助HR蒐集更真實的意見,並提早發覺潛在問題。開放便利的回饋管道:比起被動要求,提供主動的回饋管道給員工,更有機會得到大家對其主管的意見和建議。落實離職訪談:在員工離職時撥出一段充裕的時間進行訪談,在舒適的環境下透過對話了解員工離開的真正原因,包括對主管管理風格的不滿意見。順利的話,HR可以抓住人才流失的癥結點。 除了這些方式,平時HR不妨也多觀察員工的心情與工作狀態,留意大家的不自然變化,也許可以及時扭轉現況,並幫助主管建立更健康的管理風格和團隊氣氛。 想了解更多細節及員工對於工作的價值認知,歡迎點擊下方按鈕下載完整的報告內容。 下載2024員工C.E.O.調查報告 2024《員工C.E.O.調查報告》大綱 研究目的及方法 主要發現1:工作價值重要度認知情形 主要發現2:目前工作符合的工作價值 主要發現3:轉換工作的原因 主要發現4:求職時在意的重點 總結 延伸閱讀 離職的背後都藏著委屈!10個「為什麼我們選擇離開」的真正原因 關於【2024員工C.E.O.調查報告】,還有更多精選觀點值得推薦: 員工進修都想學什麼?為什麼規劃培訓課程都不上?|2024員工C.E.O.調查報告 【揭秘員工10大工作期待】留住優秀人才的關鍵點與方法大公開|2024員工C.E.O.調查報告
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FYI意思是什麼?PV、OOO、FWD等職場英文縮寫懶人包!

FYI什麼意思?OOO、PV、KPI…等職場常見英文縮寫又代表什麼?本文整理常見辦公室英文縮寫,包括:Email、職位與部門名稱、會議報告、行銷企劃及資訊技術的英文縮寫用語,下次遇到就不擔心啦! 文/《104職場力》 本文導覽 FYI、FYR、OTP…常見的辦公室用語英文縮寫FYI意思跟FYR差在哪?常見的職位英文與部門名稱英文縮寫常見的會議報告英文縮寫常見的行銷企劃英文縮寫常見的資訊技術英文縮寫Email及辦公室用語使用英文縮寫的原因與優劣 你是否也有在和同事、主管開會討論時,發現他們口中會念出一連串的「英文縮寫字」,聽起來既像是專業用語又像是口語,記得住字母、但是卻完全搞不懂意思,總是搞得在會議中只能乾笑卻又丈二金剛摸不著頭緒嗎? 在現在的職場中,為了縮短溝通時間和精簡文字,養成許多辦公室都會出現的「英文縮寫」文化,有些源自於專有名稱的縮寫(如PV、UV、KPI、CTA.......等等)、有些則是出自於商務電子郵件中的常見用語(如c.c.、Fw、etc)、有些則是職場常見的職務縮寫(如HR、PM、R&D、PR),更有些則是約定成俗的英文縮寫用語(如BTW、ASAP、FYI、IAM),林林總總列不完,對於初來乍到的新人而言,這些大家聽到就能直接反應的省略用詞,又不好意思拉著前輩一個一個詢問,到底該怎麼辦呢? 以下提供職場中在會議、信件中常會看見的「英文縮寫」,下次遇到就不擔心啦! FYI、FYR、OTP…常見的辦公室用語英文縮寫 名稱說明FYIFor your information 的縮寫,意指:提供予你做參考。FYRFor your reference 的縮寫,意指:提供給你參考。C.C.Carbon copy 的縮寫,意指:副件、副本。Fw/FwdForward 的意思,意指:轉寄郵件。ASAPAs soon as possible 的縮寫,意指:請盡快完成。BTWBy the way 的縮寫,意指:順帶一提。TBDTo be determined 的縮寫,意指:待議、待決定。NSFWNot safe for work 的縮寫,意指:工作場所不宜、不適合工作場合。NRNNo reply necessary 的縮寫,意指:不需要回覆。IAMIn a meeting 的縮寫,意指:正在會議中。ETCEt cetera 的縮寫,意指:......等等,英文意同 " and so on. "OOOOut of the office 的縮寫,意指:不在辦公室。WFHWork from home 的縮寫,意指:在家工作。OTPOn the phone 的縮寫,意指:通話中。 FYI意思跟FYR差在哪? FYI中文翻譯為「提供予你做參考」,明明跟FYR意思差不多,但為什麼要分成兩種用法呢? 兩者的主要區別如下: FYI英文中的Information,意思是指「資訊、資料、文件」等明確資訊,不論對方要採取什麼行動,這些訊息都是對方必須知道的事項。例如:需要出席的開會時間、出差行程、活動安排等。 常見的FYI用法: FYI,下週的會議將在同一時間和地點舉行。 FYI,公司年度晚宴已確定在10月舉行,詳細資訊稍後公佈。 FYI,附上會議的紀錄與報告。 FYR英文中的reference,相對於Information,比較偏向參照、對照用的參考資訊或資料。屬於額外性質的,「有沒有幫助」或「要不要參考」則取決於收件者的判斷與意願。例如:圖片設計的建議參考範本、官網改版的參考網頁等。 常見的FYR用法: 這是以前設計圖的風格,FYR。 雲端內有歷史資料,FYR。 附檔為競品的調整內容,FYR。 因此,可以根據你提供給對方的資料屬性,選擇應該要使用FYI或FYR,這樣對方收到的指令會更加明確、使溝通更順暢。 常見的職位英文與部門名稱英文縮寫 名稱說明CEOChief Executive Officer 的縮寫,意指:首席執行官、執行長、行政總裁。CEO是公司三長之一,多為企業集團、行政單位的最高行政負責人。CFOChief Financial Officer 的縮寫,意指:首席財務官、財務長、財務總監。CFO是公司三長之一,多為企業集團、財閥中負責財務的最高執行人。CIOChief Information Officer 的縮寫,意指:首席資訊官、資訊長。CTOChief Technology Officer 的縮寫,意指:首席技術官、技術長。COOChief Operating Officer 的縮寫,意指:首席營運官、營運長。CMOChief Marketing Officer 的縮寫,意指:首席行銷官、行銷長。HRHuman Resources 的縮寫,意指:人力資源管理。PRPublic relations 的縮寫,意指:公共關係維護。PMProject Manager 的縮寫,意指:專案經理。ITInformation Technology 的縮寫,意指:資訊技術。R&DResearch and Development 的縮寫,意指:研究開發,簡稱研發。SASystem Analyst 的縮寫,意指:系統分析師。MISManagement Information System 的縮寫,意指:網管人員。QAQuality Assurance 的簡寫,意指:品質管理工程師。UIUser Interface Designer 的縮寫,意指:使用者介面設計師。UXUser Experience Designer 的縮寫,意指:使用者經驗設計師。VDVisual Designer 的縮寫,意指:視覺設計師。 常見的會議報告英文縮寫 名稱說明KPIKey performance indicators 的縮寫,意指:關鍵績效指標。OKRObjectives and Key Results 的縮寫,意指:目標與關鍵成果。YTDYear to date 的縮寫,意指:從今年初至今。常見於財務文件或報表當中。MTDMonth to date 的縮寫,意指:從本月初至今。Q1、Q2、Q3、Q4Quarter 1-4 的縮寫,意指:季度。一年可分為四個季度、每個季度3個月。通常第一季度指1-3月、第二季度指4-6月、第三季度指7-9月、第四季度指10-12月。H1、H2H 指的是 Half(半年),通常用來指特定年份,因此會出現在年份的的末尾,如:2023H1、2023H2(請注意一年只會有2個半年),H1通常指1-6月、H2則為7-12月。YoYYear on year 的縮寫,意指:年營收成長率。QoQQuarter on quarter 的縮寫,意指:季營收成長率。MoMMonth on month 的縮寫,意指:月營收成長率。B2BBusiness to Business 的縮寫,意指:企業對企業。常用於電子商務模式定義商業關係。B2CBusiness to Consumer 的縮寫,意指:企業對消費者。常用於電子商務模式定義商業關係。TBCTo be confirmed 的縮寫,意指:待確認。TBDTo be determined 的縮寫,意指:待確定。 常見的行銷企劃英文縮寫 名稱說明ADAdvertisement 的縮寫,意指:廣告。PVPage View 的縮寫,意指:單頁點閱率。UVUnique Visitor 的縮寫,意指:網站不重複的訪客數。SEOSearch Engine Optimization 的縮寫,意指:搜索引擎優化。CTR Click Through Rate 的縮寫,意指:點擊率。CTACall to action 的縮寫,意指行動呼籲,意指提示使用者採取動作。CPCCost Per Click 的縮寫,意指:每次點擊成本。CPACost Per Action 的縮寫,意指:每次動作成本。ROIReturn On Investment的縮寫,意指:投資報酬率。CRMCustomer Relationship Management 的縮寫,意指:客戶關係管理。EDMElectronic Direct Mail 的縮寫,意指:電子郵件行銷。FAQFrequently Asked Questions 的縮寫,意指:常見問題。 常見的資訊技術英文縮寫 名稱說明IPIP Address 的縮寫,意指:網際協定位址、網際網路協定位址。URLUniversal resource locator 的縮寫,意指:統一資源定位符,俗稱網頁位址或網址。VPNVirtual Private Network 的縮寫,意指:虛擬私人網路,多用於企業或團體間的私人網路通訊。RSSRich Site Summary 的縮寫,意指:簡易資訊聚合,用以聚合經常發布更新資料的網站。OSOperating System 的縮寫,意指:作業系統。HTTPHyperText Transfer Protocol 的縮寫,意指:超文本傳輸協定,是全球資訊網資料通信的基礎。HTTPSHyperText Transfer Protocol Secure 的縮寫,意指:超文本傳輸安全協定。FTPFile Transport Protocol 的縮寫,意指:檔案傳輸協定。ERPEnterprise Resource Planning 的縮寫,意指:企業資源計劃。APIApplication Program Interface 的縮寫,意指:應用程式介面。CSSCascading Style Sheet 的縮寫,意指:階層式樣式表。HTMLHyperText Markup Language 的縮寫,意指:超文本標記語言。 Email及辦公室用語使用英文縮寫的原因與優劣 不論辦公室中是使用電子郵件傳遞訊息或透過通訊軟體溝通,為了有效傳遞資訊,都非常講求簡短精確,使用英文縮寫可避免撰寫與閱讀時間的浪費,也減少語意不清混淆的狀況,如果辦公環境中有外國同事,更有助於促進溝通的一致性、邁向國際化。 雖然英文縮寫能提升打字效率,甚至可在商場中打造出專業形象,並幫助團隊溝通順暢,但對於初來乍到的新人可能門檻有點高,例如: 如果對英文敏感度較低,部分縮寫可能會造成理解困難,尤其是對於不熟悉該領域或書信文化的人來說。 部分縮寫具有多重意義,如果沒有弄清楚前後文的語意,容易導致誤解或會錯意,進而形成紛爭。 簡寫雖然好用,但過度使用縮寫可能會讓整封信件變得晦澀難懂,反而提升閱讀門檻。 不同國家、地區或文化對於縮寫的理解可能有所不同,如果沒有定義清楚,容易因文化差異造成誤解。 因此如果要在辦公室推行英文縮寫,或是因業務需要,向來都是英文書信往來的企業,不妨在新人訓練時一併布達相關內容,或直接列入培訓環節,讓整體的使用更精準、更實際。 推薦閱讀: 辦公室黑話快把我逼瘋了!ASAP是什麼意思?ROI、CPC又是什麼指標?|辦公室常用英文簡稱整理包 【辦公室英文】實用!40 個網路業常用英文句型與情境整理 【辦公室英文】這些常用例句其實很「不得體」,小心得罪同事都不知道! 要放假了!Email自動回覆的英文「休假通知」怎麼寫? 小編私房推薦:104NABI精選【英聽會話、職場英語】學習資源 經典不敗:NEW TOEIC 新多益線上高分速成班 >> 會走路的翻譯機,用關鍵字秘訣,進擊職場口說 >> 摩根史丹利管理師都在學的「一分鐘英文短講術」>> 銀行雙語政策上路,9大情境式教學,讓你從容接待、滿足客戶 >>
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工作分配選對人,團隊績效再翻倍!

文: 小婉家族研究生 何美惠   | 工商心理實驗室 原標題:享受挑戰,樂在工作 挑戰性的工作能激發個人思維靈活性並提升競爭力。研究顯示,面對複雜任務,員工傾向投入更多努力,從中獲得成就感和情感滿足。管理者應依個性分配工作,賦予積極進取者更多挑戰,以發揮其潛力。此外,選擇適合的任務複雜度,能有效提升學習者的情緒投入和學習成果。 工作中總是充滿挑戰,能讓人思緒靈活,顯得更具有競爭力,Liu等(2020)提及任務複雜度,人們評估任務需求並分配更多的努力來解決更複雜的事物,喜歡系統地搜索高相關性決策,任務複雜度為影響人類績效和行為的重要任務特徵(Liu & Li, 2012)。Donovan等(2017)提出當員工從事複雜跨職能工作團隊中相較於簡單和重複的任務時,較能索取完整資源且更顯得有競爭力,因此管理者在工作安排上,因應每個人的個性不同,分配不同的工作任務,將具有企圖心且積極度的員工賦予高複雜任務,具有更好的績效(Macey et al.,2009)。 多堂免費大師講座,提升你的職場思維與視野 >> 根據學習情緒的控制價值理論(Pekrun,1992)認為環境因素會因個人對事情的價值評估,進而對情緒產生間接影響,主要取決於對事情的控制與價值的認知評估。對於知識更豐富的學習者來說,由於從低複雜性的任務中沒有什麼新東西可以學習,這些學習者可能會產生挫敗感(Schrader & Nett, 2018)對他們的學習可能會受到抑制。當被賦予過於簡單的任務時,高知識技術學習者的表現可能會比預期的差。然而,學習者也可能傾向於選擇他們認為更困難的任務而不是簡單的任務,以獲得更高的情感獎勵,當新手面臨相對更複雜的任務挑戰時,樂趣會增加,認知資源的使用和學習表現也會增加。因此,具有挑戰性的新手在更困難的任務上的表現比預期的要好(Likourezos & Kalyuga, 2017)。 小婉家族研究生 美美 參考資料: Donovan, J. J., Hafsteinsson, L. G., & Lorenzet, S. J. (2017). The interactive effects of achievement goals and task complexity on enjoyment, mental focus, and effort. Journal of Applied Social Psychology, 48(3), 136-149. Likourezos, V., & Kalyuga, S. (2017). Instruction-first and problem-solving-first approaches: Alternative pathways to learning complex tasks. Instructional Science, 45(2), 195–219. Liu, P., & Li, Z. (2012). Task complexity: A review and conceptualization framework. International Journal of Industrial Ergonomics, 42(6), 553–568. Liu, X., Peng, H., & Pu, B. (2020). Age differences in the decision information search: The roles of task complexity and task relevance. Cognitive Development, 54, 100877. Macey, W. H., Schneider, B., Barbera, K. M., & Young, S. A. (2009). Employee engagement: Tools for analysis, practice and competitive advantage. Hoboken, NJ: Wiley-Blackwell. Retrieved from https://doi. org/10.1002/9781444306538 Pekrun, R. (1992). Expectancy-value theory of anxiety: Overview and implications. In D. G. Forgays, T. Sosnowski, & K. Wresniewski (Eds.), Anxiety: Recent developments in cognitive, psychophsysiological and health research (pp. 23-41). Washington, DC: Hemisphere. Schrader, C., & Nett, U. (2018). The perception of control as a predictor of emotional trends during gameplay. Learning & Instruction,54, 62–72. https://doi.org/10.1016/j.learninstruc.2017.08.002 看更多來自工商心理實驗室的好文 >> 在職場中你容易被情緒勒索嗎?這五大人格特質最易受影響 職場八卦:氣質性嫉妒與組織認同的交織 能者多勞?還是忍著過勞? 小心引發工作倦怠 Z世代安靜離職消失了嗎?不,它進化成「怨恨缺勤」 學習時間管理就能提升效率?探索你的「時間特質」找到關鍵 提升員工帶動企業的成長!最划算的教育訓練方案首選>> 企業內訓、公開班及線上課程需求,104人資市集最超值 >> 訂閱人資市集電子報獲得專家工作分享及產業新知 >> 加入104人資市集官方line獲得最新優惠及活動資訊 >>
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待辦清單要寫什麼?該用什麼方法完成?改善拖延的拆解任務法

常常面對待辦事項越寫越長,卻不知道從何開始的窘境?待辦清單是提升效率和改善拖延的好幫手,但是要用什麼方法才能順利完成待辦清單呢?本文為《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》書摘精選,作者解析如何拆解任務、專注執行,幫助你實現工作生活平衡,改善拖延、突破時間管理瓶頸! 文/馬克‧曹–桑德斯 本文目錄(點擊可快速前往) 待辦清單包含的內容?待辦清單要寫什麼?該用什麼方式完成待辦清單? 待辦清單是列出你預計要完成的任務,通常會用來幫助我們記憶該做的事項;行事曆則是用來記錄、規劃活動的工具。箱型時間將這兩者結合——把待辦清單中的適當項目排入行事曆,並確保該活動會在規劃時間內完成。待辦清單和行事曆可以說是本書的兩樣前導元素。 待辦清單包含的內容? 待辦清單是箱型時間的先決要件,所以我們必須先了解什麼是待辦清單。讓我們順著前因後果想想:待辦清單上的事項是怎麼來的?主要有五個來源: 1. 想法 你想起上星期答應別人一件事;你淋浴時閃過一個靈感;在火車上看見跟老同學長得很像的人,突然想跟同學敘敘舊;做白日夢時,你腦中飄過充滿創意、可能有用的點子。我們的大腦一直處在活動狀態,而且有很多無法預料的事。很多來自環境的外在刺激,也都無法預料。因此念頭、想法、事件、靈感,提供了行動構想。建議你在待辦清單中規劃一個待學區,寫下你有興趣,但還沒有時間去學的事物。 2. 訊息 我們每天收到超過一百封電子郵件,簡訊和社群媒體應用程式產生的訊息量更是不遑多讓。這些訊息很多是自動產生或自動發送,不僅不相關,也沒重要到必須去處理。但是某些需要思考和回應的訊息,就可以寫進待辦清單。其實,即使是只需要略做回應的小事,也會是需要處理的待辦事項。 3. 會議或與人對話 我們每天的工作有四分之一花在開會上,有調查顯示每天至少會有二十七段對話,這些即時的人際互動引來各式各樣的任務。有可能是老闆直接指派給你,有可能是因為跟年長的鄰居閒聊,所以答應幫忙修理籬笆,也有可能是在一場業務會議結束時,被指派要做什麼事。 4. 工作本身 你會在寫完銷售簡報後發現需要事先演練;你會在撰寫商業企劃時發現需要研究市場;你會在使用客戶關係管理軟體時發現有幾項內容需要補齊;你會在登入任務管理軟體後發現有一系列工作等待完成……工作就是這樣,會衍伸出更多工作。 5. 生活瑣事 我們有很多私人事務要打理,包括:洗衣、打掃、購物、付帳單、煮飯、保養汽車、修繕房屋、整理花園農圃、運動、個人健康、假期規劃、照顧家人或寵物、丟垃圾、做資源回收、打理社區事務等。在這當中,有許多固定重複的事,也有較難預料的事;有些事情跟家庭成員有關,特別是住在一起的家人。這些都是要處理的事,不管我們想不想做都得完成。 待辦清單要寫什麼? 待辦清單上的事項可以做成時間箱,寫進行事曆。當你準備花時間使用數位行事曆,在適當環境、以正確心態規劃時間箱時,你會需要製作時間箱的素材,而這些素材就來自你的待辦清單。將待辦事項寫進時間箱,完成這一天的任務後,原本的任務清單就會變成你的「達成清單」。 此外,不是每個點子都是好點子,不需要的待辦事項必須送進垃圾桶!再說,從把想法寫進待辦清單,到真正要實踐時,事情可能已有變化,讓這件事變成多餘的想法。請注意,想「把待辦清單上的事項統統完成」是個錯誤的念頭。 該用什麼方式完成待辦清單? 雖然世界上有數十億人口會寫待辦清單,但是對於待辦清單究竟該怎麼寫或完成,卻沒有個共同概念。以下內文是我讀過相關內容後,加入箱型時間元素,希望能幫助大家把這個被忽略的重要事項做得更好。 1. 拆分成可處理的單位 將任務拆解成可以處理的塊狀。某人可以處理的單位不一定適合另一個人,因此一般共識是時間不要超過半天,理想狀態是最多一、兩個小時。我也贊同這樣的時長。但是有些任務需要的時間可能很短,例如提醒自己寄追蹤郵件或回家途中買牛奶。所以採用箱型時間的時候,你可以先把下個要做的事記在心裡,再去進一步拆解或統整,不需要一次做完任務的拆分。 請記下任務的細節,以便你回頭審視清單時,可以快速想起要做的事。例如,「研究靈魂旅行」這個待辦事項,如果只寫「研究」的話,幾小時或幾天後,你就看不懂意思了。至於預估時間、重要程度、緊急程度、依存性、合作者、截止期限、最終目的、類別等,有可能是有用的額外資訊,但並不一定要寫出來。 2. 流程 請參考前面提到的資訊類別,為任務歸類,並配合最重要的生活面向,將這些類別系統化。舉例來說,全世界有十二億人使用微信、兩百萬人使用WhatsApp、五百萬人透過簡訊發送和接收訊息。你若不願意忘記履行承諾或完成任務,就需要一套系統,幫助你分辨何時要把聊天訊息變成該執行的任務。例如,標上星號或書籤的訊息表示要有後續動作,以及根據訊息需要處理的時間,來製作有可能需要循環出現的時間箱。重點在於將會形成後續任務的事項,移至待辦清單及時間箱,整套流程才不至於中斷。 其他會形成後續任務的活動,也要建立待辦清單寫入行事曆。不要相信你的記憶力,因為記憶不完全靠得住,要是發生意外,你可能會嚴重受挫。 有些人會寫好幾張待辦清單,細分成:工作、社交、財務、居家修繕、家庭活動、個人活動等。對大部分的人來說這樣做會降低生產力,因為我們必須把這些放在不同地方的清單互相比較,以辨別各項任務的重要和緊急程度。而最後,我們每一個人只會有一套自己的時間計畫。從這個角度看,一個人只要有一份涵蓋全部事項的待辦清單就足夠。這對區分寫進待辦清單的事項,尤其有幫助。 請以「動詞」為開頭,因為動詞代表你要去「做」某一件事。 依照重要性替任務分類,並維持分類——這是最重要的一點,不過在細節上卻有許多不同的意見。包括卡爾.紐波特在內的一派人士提倡把類似任務集合成一組,分批次處理,並在不同批次的任務間安插休息時間,好讓我們能在處理下一項任務前,消除先前的認知脈絡。這麼做非常合理,但缺點是,可能無法及時處理藏在一大批任務裡的緊急任務。另外一派包括我在內的人士,則是提倡要依緊急或重要程度來分類。以下提供一套非常簡單的規則,幫助你從一長串的可能任務中,挑出適合歸為一組的任務: 將任務貼到電子試算表上。 在任務名稱旁邊的欄位,使用一到十的數字,標示任務的緊急或重要程度。 依照數字大小整理欄位順序。 把焦點放在前幾項的任務(排在後面的就是比較次要的)。 原本一大串五花八門、分不清重要程度的煩人事項,已變成一張精簡的「必須完成的事項清單」,你可以鬆口氣了。 這一長串非重要事項也需要好好處理。你可以刪除,也可以另外安排時間重新審視。有些事項過段時間後,重要程度會提高。 請想想哪一種分類方式比較適合你,但不管你選用哪種方式,都需要將事項分門別類。當你缺乏一套值得信任的排序方式時,你會不斷地自我質疑、看輕待辦清單、心想是不是該把另一項任務排在前頭。井然有序的清單可以消除選擇的焦慮,這也是一次做一件事的力量。 你要有固定刪減待辦清單的習慣。刪減待辦清單也是個可以排進行事曆的任務,而且非常適合設成重複的週期性行程。將待辦清單上需要刪除的事項扔進垃圾桶,是正常且重要的工作。 提醒你,只要上網搜尋,就可以找到許多現成的待辦清單格式,也許會對你有幫助。這些清單可能會涵蓋:旅行、露營、有趣的對話、購物、居家打掃、搬家、為面試做準備、居家安全、裝修、人生願望清單等,所有別人的好點子和分享的好方法你都可以去學習使用,甚至也可以請生成式AI幫忙你製作待辦清單。 3. 做法 我最喜歡的做法是使用數位科技和把待辦清單儲存在雲端空間。那樣就可以有超連結、與他人共享、複製、貼上,備份起來也比較方便。這些也是數位行事曆使用者喜歡的優點,但不管寫在哪裡,你一定會想要快速存取待辦清單。好不容易有靈感閃過,你不會希望還來不及記下,就忘記了,我們要盡力地減少阻力。 我自己是有開Google文件隨手記錄待辦事項的習慣。如果事情太多,開始感覺手忙腳亂(像是休假完累積一堆事要做時),我會依照前面的方法,把待辦清單貼進電子試算表,依照重要性排序,進行分類、製作時間箱。 4. 勇敢作夢 待辦清單上會有許多平凡無奇的事。目前為止,本章所提的例子大多是這種類型。但是把待辦清單侷限在此,也就侷限了你的人生。你也許會覺得夢想很遙遠、難以企及,但是你跟夢想之間的距離,也許只是一條待辦清單上的事,少了幾個時間箱。不管你是想學習新語言、轉換工作跑道、宣傳你的理念,還是成為更善良的人,你都需要先踏出一小步,而待辦清單可以是你的臨時棲所。 節錄自:三采文化《箱型時間:高速時代的15分鐘深度專注力》/馬克‧曹–桑德斯 Marc Zao-Sanders 著 推薦閱讀: 如何提高工作效率?4關鍵因素解析:一心二用對生產力有負面效果 提升工作效率5大步驟!學會高效管理時間,先找到「行動力開關」 工作永遠做不完,沒時間做重要的事?想突破需要有意識的4個認知
【104職場力】・時間管理

改過千份履歷表,他總結出履歷完勝的4個技巧

寫履歷的關鍵點就是「換位思考」,本文作者為優化過上千份履歷的職涯輔導師,建議先作3項準備,建立個人經歷資料庫、調查目標職務需要的硬實力和軟實力、再從你的經歷資料庫選取相關性及特色性的素材,下筆時再運用4個技巧,增加履歷的含金量,讓企業看了都想找你來面試! 文/職涯規劃師 陳韋丞 本文目錄(點選連結可快速跳至該章節閱讀) 客製化履歷前置準備3階段A. 個人盤點:列出學經歷,建立個人經歷資料庫B. 目標研究:調查目標職務所需能力(硬實力、軟實力)C. 選取素材:從個人經歷資料庫中抽取內容(相關性與獨特性)運用4個技巧,立刻增加履歷含金量A. 運用關鍵字、行話B. 具體描述C. 有感技巧:量化D. 前面分項拆解之後,最後提供一個整合撰寫架構:BAR 其實要寫一份好履歷並不困難,看著這篇攻略打怪就可以輕鬆破關囉!很多人的履歷幾乎只是單純的自我介紹,因為還不清楚方向,所以把自己過去所有感覺很厲害的學經歷通通列出來,履歷上充滿各種不同領域的經驗。雖然看起來很豐富,但不全都是對方想看的內容。曾經有人來諮詢的時候提到,他想要換跑道往業務工作,但不曉得為什麼都是想招人資的公司請他去面試、即使原本面試的是業務職缺,最後也會聊到要不要改當人資。 我看了他的履歷後發現,他過去實習的時候招募做得特別好,花了超過 50%的版面強調招募績效成果,因此,雖然他有運用履歷撰寫技巧、但沒注意到整體架構比例和企業視野的觀感,導致每個看到他履歷的人,都覺得他註定就是當人資的料。寫履歷的基本心法之一就是「換位思考」:用別人的角度看事情。看履歷的永遠不是我們自己,如果無法預測對方想看見什麼,寫出來的履歷就只會一直被已讀不回。 客製化履歷前置準備3階段 完成一份客製化履歷的前置準備,可以簡單分成這三個階段: A. 個人經歷盤點 B. 目標職務研究 C. 選取相關素材 A. 個人盤點:列出學經歷,建立個人經歷資料庫 剛開始下筆的時候,記得多少就寫多少,不用完全窮盡,以近期為主,先寫到高中階段即可,幼稚園國小階段太久遠了不用寫。後續可以隨時回來這個階段更新資料。建議大家建立一個筆記清單、或是定期更新自己的履歷版本,記錄自己過往累積的點點滴滴,隨時都能派上用場。【行動方案】 內容寫不太出來,可以翻翻過去社群軟體的動態、或跟同主管同事聊聊,有時候是我們缺乏自信不敢寫,或只是單純忘記。 真的想不起來,也可以先進入下個階段:針對目標職缺收集資料。先有比較明確的目標和方向,會比較容易想起過去有哪些經驗可以連結,此時再回到個人盤點階段更新內容。 B. 目標研究:調查目標職務所需能力(硬實力、軟實力) 這個階段就是「預測對方想看什麼」的重要步驟。只要用行銷企劃、國外業務、數據分析師⋯⋯等目標職務名稱,查詢網路和人力銀行資料,就可以在新聞、PTT、人力銀行、部落格甚至公司職缺頁面,了解這個職務需要的硬實力、軟實力以及近期趨勢。 硬實力包含學經歷背景、專業技能、證書執照、外語能力等。軟實力包含個性特質、溝通表達、團隊合作、工作態度等。硬實力是非常綁定職務的,不同工作需要的專業能力截然不同。軟實力部分,不同種類的工作以及不同風格的公司,偏好不同性格的人,再隨著實際工作內容和企業風格決定真實權重。 一份履歷自傳的呈現,就是為了呼應目標職務所需要的能力,以硬實力展現為主,同時適度描述軟實力。畢竟大部分企業是先看我們能否勝任這份工作,接下來才是評估個人特質等面向。不過,有些特別注重人際能力的工作,例如服務業或業務,此時人際能力就如同硬實力的地位,可以多加著墨。 【行動方案】 用職務名稱查詢網路資料或人力銀行,針對目標職缺找出 5-10間比較想要的公司、列出 10-15個 JD(職缺敘述Job Description)經常出現的關鍵字,確保你實際了解這份工作的需求,就可以進入下個階段。 C. 選取素材:從個人經歷資料庫中抽取內容(相關性與獨特性) 針對上面研究出來的目標職務關鍵字,抽取過去經歷中相關的部分。哪些經驗可以證明你的專業能力、哪些經驗可以呈現你的抗壓性、哪些經驗可以凸顯你的溝通表達能力等。履歷自傳中的每一個段落都有目的,都是為了呼應目標職務的需求而設計的,千萬不要只是想到什麼寫什麼。 很多人會問:「自己學經歷不足,沒有什麼相關內容可以寫,該怎麼讓履歷看起來更豐富?」如果已經來不及累積經歷,你需要具備一雙敏銳的眼睛,嘗試挖掘看看自己過去經驗和目標職務的關連性。好比說,一份活動企劃履歷的遊樂員服務實習經驗,不要只提到平常工作內容,這樣乍看之下只有服務業經驗,針對活動企劃面向的相關性、深度和價值不夠,應該要點出:參與大型遊樂園重要慶典的規畫執行(要真的有參與才能寫,不要捏造)、以及第一線服務顧客的經驗,對於活動企劃工作的學習與啟發。 除了相關性,還有獨特性。獨特性是你的特色、你和別人不一樣的地方。大家如果從公司角度來看,主管和人資可能每天都收到幾十封履歷、或是已經看了這個領域一堆人的履歷,最後每份履歷看起來都差不多,只是臉不一樣而已。所以一定要保留一些個人特色,方便在對方心中留下記憶點。 運用4個技巧,立刻增加履歷含金量 A. 運用關鍵字、行話 在前置準備的目標研究階段,特別強調關鍵字的重要性,但關鍵字的功能不只是用來聚焦履歷內容而已,還會有額外兩個效果: 當HR從人力銀行系統中搜尋履歷時,可能會直接查找特定技能、經歷或證照,有放入正確關鍵字暗號的履歷,才會出現在搜尋出來的視野範圍,沒放關鍵字的履歷幾乎就不會出現。 如果不是透過人力銀行履歷應徵而是投遞自製履歷,審閱邏輯其實也很類似,HR和主管經常透過瀏覽關鍵欄位和關鍵字,快速判斷求職者的勝任度。通過初步篩選之後,才會仔細查看細部內容。 Tips. 關鍵字的用意在於使用「行話」,行話是該領域中的人習慣使用、期待看見、會有反應的文字,通常也反映了專業層次與當前趨勢。因此關鍵字的出現,可以立刻吸引對方的目光。 B. 具體描述 很多人在寫履歷自傳時,相關經驗雖然會帶到、但寫得不夠具體,因而無法有效地展現出過去累積的專業和經驗。 舉一份應徵市調人員的案例:履歷中他提到「幫教授跑統計分析問卷」的經驗,內容很合理、也正確,但公司其實無法從中判斷這個人的能力水平。站在企業的立場,對方可能會想進一步了解:這個人會使用哪些統計分析軟體和方法?處理過哪些類型的資料:分析過什麼議題、是否有政府單位或知名品牌合作經驗、研究過哪些產品和產業?資料可以處理到什麼程度?有用過樞紐分析嗎?能不能獨立完成?效率如何?研究報告完成之後,帶來的實質貢獻是什麼?寫得越具體,對方越能了解你的能力水平。 Tips. 這邊需要注意的是:不要寫得太瑣碎變成流水帳,必須先思考到底想呈現什麼職能。有人把餐廳外場的經驗寫得非常仔細:「負責客人帶位、倒水、點餐服務、維護清潔,收拾碗盤、清理環境,再佈置桌面。」但這些屬於比較基本的事務處理,也是一般外場的共通能力,可以選擇強調其他面向。 C. 有感技巧:量化 量化技巧在網路上有很多教學,算是具體描述的一種延伸。預算規模金額、流程改善數據、工作績效表現、顧客滿意回饋等部分,都是可以數據化呈現的內容。一般在文案撰寫的時候,通常也會強調數據呈現,很多網站也會運用這種方式呈現過去的累積,可以有效地吸引受眾目光。 Tips. 有些人可能覺得實際數字不好看,例如:花了三個月的時間好不容易讓粉絲人數從50人變成200人,於是寫上「成長400%」這種浮誇的數據。沒有寫實際數據、只有寫比例,通常還是會被打折扣,而且會被追問。 D. 前面分項拆解之後,最後提供一個整合撰寫架構:BAR 要描述一段經歷時,可以拆成三個部份:Background背景 + Action行動 + Result結果。有些履歷顧問會教STAR技巧(Situation、Task、Action、Result),但根據我個人實際操作和運用的經驗,實在很難分成四個部份,所以我通常以區隔出三個部份為主。 1. Background 背景描述背景條件,是為了襯托你的能力,大家可以回想以前學習國文的映襯修辭技巧。如果工作進行時存在限制:預算不多、時間很趕,或沒有人可以支援專案,那麼即使其他人也有類似成就,但相較之下,你的環境條件更加嚴苛,此時你的能力價值就會被凸顯,因而從競爭者當中脫穎而出。舉我的演講經驗來說:「擔任講師第一年即累積超過40場次演講經驗,演講人次突破2000人。」因為資深講師累積的演講人數,一定遠遠超過我的經驗,所以要把「第一年」這樣的先決條件說出來,補充判斷的依據。2. Action 行動在任務中做了什麼,這是大家都會寫到的內容,但容易流於表面。可以參考上述第二點【B.具體描述】來撰寫這個部分,將工作內容寫得具體到位。3. Result 結果數據資料的成就,就以數字呈現工作成就。例如:負責預算規模、取得多少專利、績效表現排名、成本改善/效率提升數據、服務滿意度回饋等等。沒有數據的話,可以用重要專案經驗或知名品牌合作(愛迪達、香奈兒等),來呈現自己的工作經驗。比如我在自己的線上履歷寫到:協助精修求職者履歷自傳並給予職涯發展建議,平均服務滿意度高達 98.6 分。職涯文章廣受好評,獲關鍵評論網、東森新聞、Cheers 等媒體轉載。「協助精修求職者履歷自傳並給予職涯發展建議」、「職涯文章廣受好評」,前兩句都是寫工作內容,後面追加的「服務滿意度」、「知名媒體轉載」,則是工作亮點成果。沒有刻意練習過的人,只會寫行動但沒有刻意擦亮成果。不過,所有看起來很厲害的履歷,都有好好突出成果,創造畫龍點睛的效果。 節錄自:時報文化出版《 主人思維:自我覺醒世代必讀,用職涯心理學打造以你為中心的未來藍圖/陳韋丞 著 》
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