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新北市成人性侵害暨性影像方案社工督導 社團法人桃園市助人專業促進協會
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04/01 15:44

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2025/05/20

行政助理工作大升級!10類AI工具幫你從繁瑣中解放
行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色,卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點,到整理報銷資料、管理文件與應對信件,每件事都看似「小事」,但積起來卻讓人喘不過氣。
以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點,並針對每一類任務推薦對應的AI工具,幫你提升效率、減輕壓力,讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
一、日程安排與時間管理
痛點:開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
🔧 推薦工具:
* Calendly:一鍵排會,避免反覆溝通時間
* Motion / Reclaim.ai:自動安排最適合工作的時間段,兼顧效率與休息
* Trevor.io:幫你把任務轉進日曆,還會主動提醒
二、會議管理
痛點:邊開會邊做筆記,容易漏掉重點或待辦項目
🔧 推薦工具:
* Otter.ai / Fireflies.ai:會議紀錄+行動項目自動摘要
* Zoom AI Companion:開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
* Vowel:整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
三、Email 管理
痛點:郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
🔧 推薦工具:
* Front / Superhuman:幫你快速分類、處理、回覆信件
* Boomerang / EmailTree AI:設定追蹤提醒、自動回應常見信件
四、文件與合約管理
痛點:版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
🔧 推薦工具:
* Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI:幫你寫、幫你改,還能依照語氣調整
* DocuSign Gen:合約自動生成與版本管理
* Grammarly Business:文筆更專業、品牌語調一致
五、訪客與客戶接待
痛點:登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
🔧 推薦工具:
* Envoy / Proxyclick:數位化訪客管理與登記
* VisitorsCRM / MeisterTask:整合客戶資料與後續聯繫任務
六、差旅與費用報銷
痛點:出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
🔧 推薦工具:
* TripActions:差旅預訂最佳化
* Expensify / Zoho Expense / Ramp:拍照即報帳,自動歸類與費用分析
七、資料輸入與整理
痛點:手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
🔧 推薦工具:
* ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur:OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
* Zapier:自動化整合表單、雲端資料與工作流程
八、辦公室管理
痛點:會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
🔧 推薦工具:
* Managed by Q / Eden:整合型辦公空間管理
* OfficeSpace / Skedda:智慧空間預訂系統
九、團隊溝通與協作
痛點:跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
🔧 推薦工具:
* Slack AI / Microsoft Loop:智慧訊息摘要、快速協作
* Notion AI / Asana**:任務追蹤、知識整合一站完成
十、AI 個人助理
痛點:需要快速處理多樣工作,卻缺乏即時幫手
🔧 推薦工具:
* ChatGPT / Claude / x.ai**:從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
🌱 如何開始導入AI工具?行政助理的實施建議
1. 聚焦高負擔任務:先從最常加班、最花時間的工作入手
2. 工具整合為優先:挑選能與你現有系統整合的工具
3. 逐步導入、邊用邊學:避免一次更換太多流程
4. 注重資料安全:選擇有良好隱私與資安機制的服務
5.*內部培訓:給行政同仁足夠時間熟悉新工具
✅ 結語:讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
AI 並不會取代行政助理,但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具,不只讓工作更快更準,也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務,成為團隊中不可或缺的核心角色。
現在,就從一個工具開始試試看吧,升級你的行政力,從繁瑣中解放,從此事半功倍!
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詹翔霖

商學院兼任副教授

2024/08/11

宗教團體補助作業-申請活動「生命中的不完美,可以用愛來彌補」詹翔霖老師
宗教團體補助作業-申請活動「生命中的不完美,可以用愛來彌補」詹翔霖老師
法令依據
內政部輔導宗教團體發展及促進宗教對話補助作業要點
申請資格
依法登記有案一年以上之寺廟、宗教性財團法人、宗教性社會團體或社團法人、民間學術團體或大專校院。
應備表件
*內政部輔導宗教團體發展及促進宗教對話補助作業要點
*內政部輔導宗教團體發展及促進宗教對話補助作業要點(附件)
申請流程
一、補助項目:
(一)一般性補助:
1.在國內舉辦國際性宗教會議、跨國宗教文化活動。
2.舉辦宗教學術、跨宗教間對話、與時俱進之宗教文化習俗、性別平等或財務管理相關之研討會或其他活動。
3.從事有關宗教議題之學術研究或出版品之出版。
4.舉辦有關慈善、社會教化或其他公益性活動。
(二)由本部依政策需要另定或經本部專案核准辦理之活動。
二、補助原則:
(一)一般性補助之補助經費按申請計畫總經費最高補助百分之三十,並以新臺幣三十萬元為限。但辦理第三點第一款第四目活動者,最高補助金額以新臺幣五萬元為上限。
(二)政策性補助之補助經費按申請計畫總經費最高補助百分之五十,並以新臺幣一百萬元為限。
(三)同一申請單位每一年度以補助一次為限,且同一活動以補助一申請單位為限。
三、補助經費之用途或使用範圍:
(一)以講師鐘點費、撰稿費、專家學者出席費、印刷費、保險費、場地租賃費、場地布置費、器材租賃費為原則。但辦理國際性大型宗教會議、研討會或因有其他情形特殊報經本部核准者,不在此限。
(二)前款經費支用應參照中央政府總預算編製作業手冊所定基準;其受補助經費中,如應依政府採購法辦理採購者,應確實依相關規定辦理。
四、申請表件及期限:
(一)申請表件:
1.申請表(格式如附件一)。
2.計畫書:內容應包括計畫名稱、目的、日期、地點、計畫內容、經費來源、概算及效益等項。
3.申請單位登記或立案之證明文件影本。
4.申請單位前一年度決算或收支報告經主管機關備查之公函影本。
5.設立受理性騷擾申訴之專線電話及訂定並公開揭示性騷擾防治措施之證明文件。
6.公職人員利益衝突迴避法第十四條第二項公職人員及關係人身分關係揭露表,無則免檢附。
7.其他有關資料。
(二)申請期限:申請單位應於活動開始一個月前,備具申請表件逕向本部申請,逾期或未依規定提出者,不予受理。但因情形特殊報經本部核准者,不在此限。
五、經同意補助之案件,如計畫變更或因故無法辦理者,應即函報本部為必要之處理。受補助單位未依計畫辦理,或未報經本部同意即逕予變更計畫者,本部得廢止原核定之補助。
六、受補助單位應於計畫執行完成後一個月內,依第九點規定檢具文件,送本部核銷。活動於十二月份執行完畢者,應於該月底前送本部核銷。
受補助單位未於期限內辦理核銷,本部得廢止原核定之補助。但有特殊理由報經本部同意延長核銷期限者,不在此限。
七、辦理核銷應檢具下列文件:
(一)領據。
(二)補助經費分析表:同一案件由二個以上機關(單位)補助或有其他衍生收入者,應逐一列明(格式如附件二)。
(三)支用單據:應依序裝訂(格式如附件三),如有印刷費之支用單據,並應附樣本及樣張。
(四)經費支出明細表:應詳列全部實支項目、支出用途及經費總額(格式如附件四)。
(五)執行成果報告:內容應包括計畫名稱、辦理或完成時間及地點、活動執行過程、執行成果、具體成效、活動照片及相關圖檔或書面資料。
(六)其他有關資料。
八、核銷時,本部原核定補助經費超出第四點規定之最高補助比率上限者,本部得依原核定補助經費比率,核給補助經費。受補助經費所生其他衍生收入,由受補助單位自行處理,無須繳回。但結案時,尚有收支結餘者,其相關其他衍生收入應按原核定補助比率繳回,如有其他衍生收入逾實際支出經費之情事,應不予補助。
九、受補助單位應本誠信原則對提出資料內容之真實性負責,如有不實,應負相關責任。
十、 經本部發現有下列情形之一者,本部除命受補助單位繳回該部分補助經費外,並得依情節輕重,於一年至五年間不核予補助:
(一)執行成效不佳。
(二)執行違背法令。
(三)未依補助用途支用。
(四)同一案件向二個以上機關(單位)提出申請補(捐)助,有隱匿不實或造假等具體情事。
注意事項
(一)各項宣導資料、書刊及宣導片等,應於適當位置標明本部補助字樣。
(二)有關補助費之所得稅扣繳,由受補助單位負責辦理。
(三)受補助單位之計畫及執行成果(包括文字、圖片及影像等),本部得就業務關聯性轉作推動相關業務之應用。所送計畫及執行成果如有涉及著作權糾紛或侵害其他權利時,由受補助單位自負法律責任。
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Steven Wu

稽核|104Giver職涯引導師 第3202410019號

2024/07/09

[職涯]進修途徑:「產業人才投資方案」在職訓練課程
最近遇到很多Taker希望夠轉職
但轉職若沒有相關背景要跨入一個新的領域總會有一道專業門檻
這時我都會提供一些課程資訊,其中最讓我喜愛的就是在職訓練網
這是政府產業投資人才方案的課程補助,只要有勞保身分就能夠報名進修
如果是失業者政府另外有提供給失業者的相關課程
產業投資人才方案只要有勞保身分就補助8成學費,平均一堂課自付額只有一千多元
課程領域也非常廣,不論是語言、資訊、不動產經紀,甚至連風水等課程都有
每年通常都是在一月時公布上半年課程、七月時公布下半年課程
目前個人上過了資訊、語言、專案管理、導覽解說等領域課程
缺點是沒有退選機制,如果遇到不喜歡或是不滿意的課程沒辦法退費
不過整體來說在各領域的基礎課都是可以使用這個補助方案去學習的
進階的部分我個人感覺起來較難以到非常進階,例如Excel VBA的課程
總會有Excel連函數都還不會使用的學員報名,講師為了讓大家都懂就容易放慢節奏及深度
所以市面上較高額自費的課程還是有其價值在
另外,政府補助當然有額度、出席及考核的相關規定
有興趣報名的人還是要好好研究一下相關辦法哦!
一、課程公告:公告113年度下半年產業人才投資方案在職訓練課程資訊。
二、詳細的課程內容及招生簡章,113年7月16日(二)陸續公佈在「在職訓練網/課程查詢」,歡迎有意參訓民眾查詢。
三、課程報名:預定113年7月18日(四)中午12時起陸續開放報名。
四、自108年起新增「即時比對課程報名時段重疊」功能,民眾報名時,如與已報名或參訓中的課程有時段重疊情形,只能擇一參訓(與已報名課程重疊,應取消已報名課程,才能完成新課程報名;與參訓中課程重疊,即不得報名)。敬請於課程報名前,留意欲報名課程是否與其他已報名及參訓中之課程有時段重疊情形,以有效利用訓練資源。
五、其他事項提醒:  
  (一)報名「產業人才投資方案」課程時,應具備台灣就業通會員資格,若無台灣就業通會員資格的民眾,請先至台灣就業通(https://www.taiwanjobs.gov.tw/ )  加入會員。另外,為加快您的報名速度,請於報名前先至「在職訓練網/會員專區」更新內容,部分基本資料內容不提供修正,如欲修正請至台灣就業通進行個人會員資料維護。
  (二)台灣就業通在106年1月起已將會員登入帳號更改為電子郵件信箱,於報名前應完成帳號認證,以利報名。
  (三)其他報名注意事項,請參酌Q&A及產業人才投資方案參訓學員須知說明。
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知識貓星球

喵星人

2024/06/06

Open AI 推出 ChatGPT 教育版:ChatGPT Edu 功能、應用案例一次看!
OpenAI 最新推出的 ChatGPT Edu,專為大學設計,旨在以經濟實惠的方式,將強大的 AI 助力帶入校園。這款全新的產品搭載了先進的 GPT-4o 模型,不僅能進行文件解讀、編程與數學運算,還具備數據分析、網頁瀏覽和文件總結等高級功能。本文將深入介紹 ChatGPT Edu 的特點與應用,並探討其如何為學生、教職員工和校園運營提供動力。
【ChatGPT Edu 的核心特點】
ChatGPT Edu 的設計初衷是為了讓大學能夠負責任地部署 AI,為校園內的各個群體提供支援。以下是其幾個重要特點:
▍強大的 GPT-4o 模型
ChatGPT Edu 採用最新的 GPT-4o 模型,具備卓越的文本解讀能力,能夠輕鬆處理編程和數學問題。
▍高級功能
包括數據分析、網頁瀏覽和文件總結,為用戶提供全方位的支持。
▍自定義 GPT
大學可以根據自己的需求,創建和分享自定義的 GPT,在不同的工作空間中使用。
▍滿足高頻使用
相比免費版本,ChatGPT Edu 允許更多的訊息傳輸,滿足高頻次的使用需求。
▍多語言支持
支持超過 50 種語言,提升了語言處理的品質和速度。
▍強大的安全和管理控制
包括群組權限、單一登入(SSO)、系統用戶管理(SCIM)和 GPT 管理等功能,保障數據安全與隱私。
【ChatGPT Edu 的應用案例】
目前,許多知名大學已經開始使用 ChatGPT 進行教育革新,並取得了顯著成效。以下是幾個具代表性的應用案例:
▍哥倫比亞大學:
教授 Nabila El-Bassel 率領的團隊利用 AI 分析和綜合大量數據,開展社區基礎的策略,降低藥物過量致死率。通過 GPT 的幫助,研究團隊將原本需要數週的研究工作壓縮到幾秒鐘內完成。
▍賓夕法尼亞大學沃頓商學院:
教授 Ethan Mollick 的學生通過與基於課程材料訓練的 GPT 討論,完成了期末反思作業。學生們表示,ChatGPT 讓他們更深入地思考所學內容。
▍亞利桑那州立大學:
助理教授 Christiane Reves 開發了一款名為 Language Buddies GPT 的工具,幫助學生進行適合其語言水平的德語對話,同時提供個性化的回饋,從而提高學生的交流能力,節省教師的評估時間。
【ChatGPT Edu 帶來的教育革新】
ChatGPT Edu 不僅僅是一個工具,更是教育創新的催化劑。它可以用於個性化教學、學術研究和行政管理,為大學帶來全方位的提升。
▍個性化教學
ChatGPT 能根據學生的需求提供量身定制的學習輔導,幫助他們更好地理解課程內容,提升學習效果。
▍學術研究
研究人員可以利用 ChatGPT 進行資料搜索、數據分析和研究報告撰寫,顯著提高工作效率。
▍行政管理
ChatGPT 也能協助大學的行政工作,如處理學生申請、管理校園資源和提供技術支持等,優化運營流程。
【ChatGPT Edu 的費用方案】
截至目前,OpenAI 尚未在官方公告中公開 ChatGPT Edu 的具體價格方案。然而,從其產品介紹中可以看出,ChatGPT Edu 是針對教育機構設計的,目的是以經濟實惠的方式將 AI 技術引入校園。因此可以推測,ChatGPT Edu 的價格方案將會比企業版更加親民,適合教育機構的預算。
ChatGPT Edu 以其強大的功能和經濟實惠的特點,為大學校園帶來了前所未有的變革。無論是學生、教職員工還是校園運營,都能從中受益,實現更高效、更智能的工作與學習方式。隨著 AI 技術的持續進步,相信 ChatGPT Edu 將在更多的教育機構中發揮重要作用,推動教育事業邁向新的高峰。
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