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【職場討論】EP4 該如何轉職/求職行政工作？
很多人都希望從行政方面職務開始入門，或是做為轉職的優先選擇(之前有篇「行政職務為什麼這麼搶手?如何讓自己在行政職中脫穎而出?」文章有做說明，有興趣的朋友可以先去看看)，但卻在求職的時候發現行政工作沒有想像中的好找，公司已讀不回、面試後無聲卡、面試內容與自己想像的不同、錄取後工作內容與想像中的不同等等狀況。到底為什麼會這樣呢?而想要求職/轉職行政工作者，應該要準備些什麼呢?
多數人好像對於行政職類的定義都不太了解，我最常被問到的問題就是「要應徵行政人員/行政助理的話，能怎麼修正履歷」。但我認為「行政」只是個統稱，它還是會按照不同的專業領域，有著不同的準備項目或是必要條件，例如常說的人資、總務、採購、財務、關務等等，我覺得可以認知為說，這個職務的工作內容/地點是在辦公室時大於現場作業時的，就會屬於行政人員。
剛剛提到，最常被問到的問題就是「要應徵行政人員/行政助理的話，能怎麼修正履歷」，這時候我就會先詢問對方，有沒有先了解行政職務是區分那些、比較希望往哪個專業發展、對哪個專業比較有興趣、想進入產業有沒有先設定好等等之類的問題，這些其實對於行政人員的履歷準備及面試準備都有著不小的影響。
再來就是需求能力的部分了，文書處理及電腦應用對於行政工作來說，是基礎的必備技能，但要先認清楚的是，以現在這樣資訊發達且應用熟悉的社會，所謂的文書處理已經不再是會個WORD排版編輯、EXCEL加總或PPT放上文字跟圖片就算是會文書處理，可以先上網了解一下EXCEL常用的函數或是表單設計，與PPT幾種商業報告板模製作及簡報製作技巧等等；對於軟實力來說，我個人認為溝通協調、應對進退及危機處理很重要，再來應該就是規劃、整合、執行這方面，軟實力的部分後續會再開篇文章跟大家說明，這部分比較難簡單帶過。
整體來說，行政職務的入門與轉職其實沒有一般想像的那麼簡單，除了競爭人數多之外，還是有著相關專業的基礎需求。至於大多數人聽說的準時上下班、大部分都是雜事、安穩養老等方面也不是沒有，大多屬於傳產或小型企業的行政助理、廠務助理或業務助理，而這幾項職缺也是轉職的人優先思考的。
總結來說，要求職/轉職行政工作可以列為幾點
1、先了解清楚行政職務的區分與專業方向
2、設定好自己想要發展/學習的專業
3、設定好希望進入的產業
4、了解產業類型、應徵的工作項目與內容
5、依照設定好的方向撰寫履歷、準備面試練習
不管是履歷撰寫或是面試練習，都可以以設定好的職務來做基準，把過往相關聯的經驗都先陳列出來(包含就學期間)，試著列出實際且具體的案例，然後量化或是故事化，在優化文字與段落，放在履歷與你面試的自介中。而經過面試後，也要適時地檢討自己，履歷是否有不足要修改的地方、面試時有沒有應對不好的部分、表達是否流利順暢、專業能力有沒有不足需要加強的地方等等。
說真的，行政職真的沒有想像中的那麼簡單，或是多數人說的那麼低薪，重點在於你有沒有發揮自己的價值，你有沒有讓自己值得那個價值。
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8/13直播 順心的勇氣 跨界人生 頤德公關總經理嚴德芬
【大人物- 頤德公關總經理嚴德芬】與你暢聊_順心的勇氣&跨界人生
（2017傑出公關經營人 頤德國際總經理暨CSRone永續報告平台創辦人）
從理科背景，唸的是生命科學系畢業，大學畢業後卻從事行銷職，身為跨國外商行銷主管，在一切順遂時因緣際會轉戰人資管理職，本無創業的野心，也沒想要經營一家公關公司。只是，當時才經歷過外商亮麗卻侷限的公關經理、融不入文化的人資主管，高不成低不就，找不到合意的去處。
那時，一位前老闆建議: “行銷公關這行業，要不了甚麼成本，別找甚麼工作了，自己做!” 回家和那方外大師的老公商量了一下；依易經頤卦取了個中文名字 – 頤德 (效法大自然滋養萬物的均衡智慧)，就吠陀經梵文取了個英文名字Veda (純淨的知識，永恆的智慧)，1993年成立了頤德國際股份有限公司(Veda International Corporation)，以溝通顧問、國際性活動和行銷公關為業務內容。
機緣總是如此奇妙，時代的脈動竟然一一在眼前展現。我像是一個剛入世的新鮮人，興高采烈的想抓住來自不同領域的每一個機會。從運動行銷、資通科技公關、半導體、汽車、旅遊到物聯網、電商、生物科技等等，好不熱鬧。領域知識的學習過程像是電視遙控器，頻道總是轉來轉去。團隊越來越大，組別也越來越多。這時，我發覺需要掌握的不再只是如何帶領團隊將專案做好，讓客戶滿意；如何培養年輕後進，為公司未來的發展找到新方向才是經營者的責任。
2007年，一場因緣際會的CSR(企業社會責任)演講，連結到一些國際客戶已提倡並行之多年的永續發展策略，頓時我覺得這是一個好方向，對公司好，對大環境好，也會讓我的工作更有意義，因此隨即成立了CSR部門。一開始，沒有甚麼人了解或在意CSR是甚麼，能做甚麼；人們總以為一家公關公司做CSR大概就是做一些公益慈善或教育活動吧! 但另一場美妙的情景卻慢慢發生了，幾位一心想要改善這個世界，充滿了熱情的年輕人相繼加入這個團隊，大家一起在國內外、實體、網路世界中不斷的探索，外界對CSR的了解與重視也與日俱增....
8/13一起來聽大人物- 頤德公關總經理嚴德芬 與你暢聊_順心的勇氣&跨界人生
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面試時，從哪兒可以觀察公司的「企業文化」？
簡單來說，#企業文化會影響主管的領導方式進而影響你被看待的角度。
既然企業文化對你的影響這麼大，那如何在面試時辨別適不適合呢？
以下整理了4個我在面試環節也會做的功課：
1.#觀察面試官及HR的講話內容和行為模式
從面試官問問題的邏輯及細膩度，可以從中推測該團隊重視的面向，是注重細節或大方向、有沒有尊重人、團隊氛圍是友善親和度高的還是冷冰冰的，你的感受及觀察都可以列為評估企業文化類型的參考依據。
我有份工作，想當初面試時有三位面試官，副總及兩位協理，我還記得發言時都是副總先開始說話，等到副總cue協理，才會輪到協理詢問，中間還會不耐煩地打斷我的回答，從這邊就可以觀察的出來，這間公司有輩份的文化以及不太尊重不同想法的觀點。
2.#面試時感受及詢問
如果你不是線上面試，而是要去公司面試的話，不妨感受及觀察一下辦公室氛圍是安靜？活潑？輕鬆？高壓？大家都埋首苦幹？還是團隊合作？認真？親身感受才知道適不適合自己。
另外，透過面試中提問，也能進一步了解公司內部風氣、政策方向，比方說有提供訓練補助代表該公司鼓勵學習的風氣，願意把錢砸在哪，就代表公司重視哪；也可以詢問公司目前疫情的因應措施，是否有WFH、彈性上班，從這邊可以感受到公司對於「人」的重視程度。
3.#爬文媒體報導
小型一點的通常會是老闆、創辦人的訪談；大型一點的會有公關，從他們的報導內容可以推測該企業是偏保守還是創新、從求職網上的評價也可以進一步了解該公司同仁的說話方式及行為模式，交叉比對後大致也能找到脈絡，去推測該公司的企業文化目前長什麼樣子，保守？中規中矩？創新？彈性？這些都是文化的一種。
4.#詢問在職員工
大公司人多，若你想了解內部狀況，就容易找到與自己有關係的親朋好友同學，向他們打聽該單位的主管風格及團隊氛圍是最準確的了。我有次拿到某間很大的軟體公司的offer後，詢問了3個在該單位工作的研究所學妹團隊氛圍、主管的管理模式後，我就決定不去那間公司報到了，雖然那間公司很好，但是該團隊的主管風格與我有很大的差異，基於過往經驗雖然很可惜，但我還是忍痛放棄。
另外也推薦念在職研究所，因為會認識許多與你類似職務的在職同學（如果你念工作相關的系所），我自己在念完研所後發現不管是打聽新offer、或準備轉職，都是一種很強大的人脈與資源。
以上跟大家分享我對企業文化的觀察及發現
企業文化就像一陣風，吹久每個人會變成同樣的樣子，選擇適合自己的順風就會吹得比較遠；反之逆風就會過得比較痛苦。
而企業文化沒有絕對好壞，只有適不適合，所以求職真的要慎選啊！
我當初就是走了很多冤枉路，如果早點知道企業文化的重要
或許我就會做出不同求職選擇，祝福你！
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因應新人快閃的五要訣
雖然人力資源部門不斷地精進招募流程，持續運用適當的選才工具，以期找到最適當的人才，但是從2020年的FBI調查結果看到，新人到職一個月內的留任率由2018年的78.1%，下降到2019年的76.4%，顯示企業的新人對公司的評估期縮短，到職後感覺苗頭不對就果斷閃辭。對於企業而言，投入許多人力與財務資源招募新人，新人閃辭會增加主管與HR再招募新人與留任人才的壓力。
職場新人閃辭的狀況不外乎以下原因:
1.初入企業才發現，職場環境的人、事、物，不像學校及家庭般單純，要能兼顧工作績效與人際關係，是件不容易的事。
2.草率或是倉促決定接受職務，到職後發現工作內容與狀況，與自己的預期有明顯落差，在能力或是信心度不足之下，選擇離開現職。
3.無法適應公司的企業文化與價值觀，有些公司至今仍然強調高度紀律化管理，加上繁文縟節的作業程序，這會讓新鮮人退避三舍。
4.新人進入職場的關鍵九十天，如果欠缺好的主管或是資深員工帶領，就只能自生自滅，端看自己的造化與適應力了。
5.人資部門未能依照公司的企業屬性，建構適才、適所、適質的新人甄選流程，為企業找到合適的人才，造成新進人員不符合用人單位的需求，無法通過試用期的考驗。
面對新世代員工的持續進入職場，人資部門必須在管理環境與主管領導風格上做好調整的準備，搭配新人留任措施，才能讓新人願意留下來為公司打拼。
1.對於職缺的職務內容、資格條件要求與工作環境，能夠具體說明、分點敘述，搭配以照片實境呈現，可以降低新人對工作預期的落差感。
2.強化應徵者履歷表與自傳資料的審核，運用多元甄選工具的使用，如專業測驗、職能性格測驗、職業適性測驗或是價值觀測驗，找到符合企業價值觀與工作性質的新人。
3.重新建構新人訓練方案(Orientation Program)，邀請高階主管闡述經營理念與
企業願景，搭配組織功能、職場環境、管理制度與基礎專業訓練，讓新人在短期內習得適應職場環境的基本能力。
4.主管必須體認與學習管理不同世代的員工，要能以身作則、言行一致，願意教
導培育新人，才能獲得員工的敬重。因此許多公司透過導師、學長學姊制
(Mentor Program)的導入，協助新人適應公司環境。
5.新世代員工重視有挑戰、有意義的工作，不喜歡僵化保守的管理措施，根據經
驗，如果新人到職公司便提供特休假、生日快樂假或志工假;通過試用考評給予獎勵措施;實施彈性工時制度等措施，都是留任新人有效的做法。
【關於作者－鍾文雄老師】
一零四資訊科技股份有限公司人資長，企業人力資源主管資歷30年。歷練產業多元且跨國。對勞動法令有極深研究。
現同步擔任104高年級職涯顧問，針對勞動權益、人資領域人才晉升與企業制度建立等領域，提供一對一諮詢服務。
★ 看更多鍾文雄老師在104高年級 一對一諮詢課程
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