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Ernest

Senior Project Manager

03/10 21:42

科技業的專案經理在做些什麼?
在台灣的職場,「PM」的職務在不同產業和專業領域中,工作內容都不盡相同。常見的PM類型包括專案經理(Project manager)、產品經理(Product manager)以及產品行銷(Product marketing)。因此,強烈建議正在尋找PM職務的朋友們,在準備履歷及面試前,務必先全面了解不同類型的PM在實際工作中的內容,這樣一來,才能更好地判斷自己是否對工作內容感興趣並做好相應的履歷及面試準備。而這類的資訊,可以透過向朋友詢問、在社群上發問,甚至向業界前輩請益,以獲得相對完整的了解。
在接下來的篇幅,將藉由自己過去在科技業系統廠(ODM, Original Design Manufacturer)的經驗,逐一介紹專案經理(Project Manager)在產品開發過程中會經歷的幾個重要開發階段即相對應的主要工作內容和面臨的挑戰:
首先,先簡要介紹 #產品開發的五個階段。這些階段包括:
1. #報價階段 (RFQ, Request for quotation)
2. #開案、啟動會議 (Kick off)
3. #設計開發階段 (EVT, DVT, PVT)
4. #量產階段 (MP, Mass production)
5. #產品停止生產 (EOL, End-of-life)
而根據產品開發階段的差異,我們可以大致區分 #兩種專案經理類型:
1. #NPI PM: 負責報價階段,直到設計開發階段完成
2. #Sustain PM: 負責量產階段,直到產品停止生產
專案經理的職責,以 #NPI PM為例:
1. #報價階段 (RFQ, Request for quotation):
進入報價階段,代表我們已經有機會和競爭對手一同爭取新專案,然而距離成功爭取案子還差最後一哩路,而這一哩路必須要完成的重要事項包含以下三點:
- #確認產品規格:PM必須領導內部各工程團隊進行研究,評估客戶所提供的產品規格在現有技術下的可行性。如果無法達成規格要求,我們需要考慮調整規格或是使用更高成本的設計方案來滿足要求。最終目標是確保產品規格與客戶達成共識,而這一份設計文件將成為設計開發階段中內外部溝通的共同語言。
- #規劃專案時程:PM必須帶領內部工程團隊及生產單位共同討論產品設計、備料、生產、驗證所需要的時間,制定初版開發時程表並與客戶進行溝通和討論。透過內外部的反覆協調,我們將制定既符合客戶期望,也在內部能夠實現的時程表。
- #評估專案成本:PM必須引導內部工程團隊根據產品規格以及專案時程估算樣品數量、人力成本、第三方單位測試費用及認證相關費用,並交由業務部門進行報價。在這個階段,我們的挑戰在於確保內部在評估成本時不遺漏任何項目,同時,在跟客戶談判時,我們需要憑藉邏輯和數據來捍衛報價的合理性,因為客戶往往會竭盡全力下殺價格。
2. #設計開發階段(EVT, DVT, PVT):
進入設計開發階段,代表我們已經正式獲得新專案,準備開始進行產品研發。研發的過程將以四個階段「設計、備料、生產、驗證」循環執行約3~4次 (視產品複雜度而定)。接下來,將介紹在這四個階段中PM的職責和關注重點:
- #設計階段:主要與各設計工程單位接觸,包含EE (負責電子、電路相關設計)、ME (負責機構殼相關設計)、SW (負責軟體相關設計)等。在此階段中,PM主要專注在三件事上:
(1). 協調工程單位在設計端遇到的問題及解決方案:
特別是那些需要兩個以上的單位討論才能解決的問題,例如,當機構工程師回報電路板上的某個零件會造成機構殼干涉時,PM必須召開會議釐清問題點,為何必須使用這個零件,是否有可能將其移至其他的位置,如果不能更改電路板上的零件,是否可以調整機構的部分?最重要的是,必須透過反覆討論及權衡利弊找到共識。
(2). 確保各單位設計時程如期執行,並控制成本在預算範圍內
定時追蹤關鍵查核點的進度,確保所有工程單位按照產品規格進行設計。若不幸發生進度時程延誤情況,必須提出規劃並協調資源,以趕上原先所預期的進度規劃。
(3). 提前預測風險並制定應對方案:
所有在研發階段進行設計的產品都存在一定風險。舉例來說,當我們第一次導入某種新材料的時候,我們預測可能有高達50%風險會導致產品無法正常運作。在這種情況下,PM必須提前制定應對措施,即在最糟狀況發生時,我們要如何應變以確保研發時程不延遲?以及該選擇哪一個方案讓專案所受到的影響最小?
- #備料階段:首先,PM必須制定產品試產計劃表。舉例來說,在選購筆記型電腦時,可以選擇非觸控面板或是具備觸控功能的螢幕、8G/16G/32G的記憶體、256G/512G/1T的固態硬碟等不同規格。根據這些不同條件,可以搭配出不同規格的產品。產品試產計畫表就是用於定義我們要生產哪些規格的產品,以進行後續驗證。制定計畫表後,產出物料清單(BOM, Bill of Material),採購會根據物料清單進行試產備料的工作。(P.S.備料工作在某些公司是有專門的單位在負責,PM角色主要會是掌握全局。這部分可以在面試的時候特別了解清楚在該公司PM所負責的職責內容有哪些)
- #生產階段:進入生產階段,PM主要與工廠PM對接,首要任務是確保產線準時開始生產,並讓產線測試順利進行,以達到準時出貨的終極目標。在這過程中,PM常會遇到以及必須協調各單位解決的問題有以下五點:
(1). 物料交期延誤導致產線無法準時開線生產
(2). 原先安排的人力因突發因素(ex.COVID19)無法支援,導致生產時程延誤
(3). 產線開線後發現拉錯料,導致組裝錯誤的料件出現在產品上
(4). 產線測試時出現重大的產品品質問題,導致產線卡住無法繼續測試
(5). 倉庫人員在貨物管理方面出錯,導致向客戶出貨錯誤
- #驗證階段:PM的任務是確保各個驗證單位按時收到產品並在計畫時間內完成驗證。在這個階段,驗證單位根據各自負責的測試項目開始進行驗證,以盡可能發現產品的設計和品質問題。待驗證完成後,設計單位根據驗證結果進行產品設計修改。修改完成後,再次進行備料、生產和驗證,以確保研發階段中的產品問題得以解決,提升產品的品質。
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Ernest

Senior Project Manager

03/17 21:30

科技業專案經理必備的三個重要能力
在前一篇文章中提到了「科技業專案經理必備的三個重要特質」。無論是在履歷撰寫或是面試過程中,如果能將這些特質和個人經驗巧妙結合,清楚而完整地傳達出來,必定能夠提高錄取的勝算率。然而,除了展現相符的人格特質之外,我們還能多傳達些什麼資訊讓自己更有機會進到理想的公司呢?其中,「能力」也會是一個非常關鍵的因素,舉例來說:有些工作會要求需具備基礎的程式語言、有些則是需要有基本財務知識…等。若能在求職前了解職缺必須具備的能力條件,並且在履歷及面試中對症下藥,相信更能有力地說服面試官,讓他們相信自己是能夠勝任這份工作的。
因此,接下來這篇文章想聊聊「科技業專案經理必備的三個重要能力」:
1. 善於溝通與協調衝突的能力
在過去一年中,我常在104履歷診療室向朋友詢問為什麼他們想從事專案經理或是產品經理的職務。其中最常見的一個原因是:「我喜歡與人相處,因此想找一個能夠與團隊大量合作或是應對客戶的工作。」在我自己找第一份工作的時候,也常常在面試的過程中用類似的答案回覆面試官。儘管這個回答有好有壞,但回到專案經理工作的本質,確實每天都需要大量與內部團隊及客戶進行溝通,包括專案時程的制定、專案進度回報會議、產品設計問題討論…等。由於需要經常跨部門合作,團隊之間的衝突也難免出現。因此,成為一位傑出的專案經理,必須擅長溝通和協調衝突,以確保專案順利進行。
舉個常見的案例,專案經理在新手時期最常碰到的狀況是:客戶告訴你這周五以前需要一份有關產品設計變更的評估報告。但身為菜鳥的你,在和內部工程師討論後,工程師斬釘截鐵地拒絕你,A單位跟你說:「這做不到啦,一周怎麼可能做得出來!」B單位跟你說:「做這有什麼意義?份內的事情都做不完了,沒時間做。」面對這樣的情況,有些專案經理無法凝聚團隊,也失去了客戶的信任。如果這種情況多次重複發生,又無法有效改善,就會讓專案經理感到非常痛苦,甚至可能陣亡而離職。但有些專案經理則會運用一些技巧來和團隊溝通,譬如說:先同理團隊的感受與反應,接著讓他們了解這項任務的重要性,以及如果沒有準時完成會對專案造成多大的影響,最後,向他們表達如果有需要幫忙協調人力或是調動更多資源來協助,我都會盡最大的努力做到。「溝通與協調」的方式沒有一套標準答案,但卻是專案經理必須在實戰經驗中持續精進並學習的技能之一,只有如此,才能做到「讓團隊願意跟你合作」,並且確保專案順利推進,達成目標。
2. 具備同理心與換位思考的能力
在專案經理的職務中,由於必須進行大量的跨團隊合作,人際相處的挑戰自然也少不了。為了確保順順利完成任務,我們經常需要優先處理人際關係上的問題。舉例來說:在工程、業務、生產等不同單位中,每個團隊的特性各異,成員個性、價值觀甚至是工作模式也不盡相同。當我們和對方產生意見分歧,甚至是發生激烈衝突的時候,我們應該用什麼樣的方式進行溝通呢?我們該用哪些方法來順利完成工作?如果溝通仍不順暢,應該怎麼應對呢?所有這些問題都與專案經理是否具備「同理心」和「換位思考」的能力息息相關,唯有具備這樣的能力,我們才能夠善意對待他人情緒,進而推動任務順利進行,直至完成專案目標。
舉個常見的案例,在專案經理的日常工作中,參加各式各樣的會議是司空見慣的事情。然而,有趣的是,即使面對相同的議題,每位專案經理報告方式上的呈現都不盡相同。有些專案經理雖然在簡報資料準備上充足,但常常在報告過程中被老闆或是客戶打斷,常被質問:「所以你想表達的重點是什麼?結論是什麼?這對專案會造成什麼影響?」等問題。然而,有些專案經理卻能以簡潔快速的方式讓聽眾理解全貌,避免冗長的文字,而是巧妙運用表格和圖表來傳達關鍵訊息,既有效率又能獲得肯定。隨著專案經驗的持續累積,我發現這兩種類型的專案經理之間最大的差別在於是否具備「換位思考」的能力。那些擁有換位思考能力的專案經理會事先了解與會者的角色、關切點以及期望聽到的資訊。接著,他們會進一步預測可能在會議中被問及的問題並提前做好準備,以展現自己的專業價值。
3. 運用邏輯思考解決問題的能力
作為一位專案經理,每天都面臨著各種大小不一的問題,譬如說:供應商因為COVID-19導致人力嚴重不足,影響了生產進度;產品功能出現嚴重的BUG,引起客訴;以及沒有一個單位願意承接專案任務…等。處理這些問題時,最大的挑戰在於「缺乏可參考的經驗」,詢問同事或主管也未必能夠得到答案。此時,我們必須要仰賴邏輯思考的能力,逐步探析問題、找出原因並提出對策。因此,培養自己的「解決問題模式」是想要成為一位傑出的專案經理不可或缺的關鍵能力。
舉一常見例子,身為專案經理,我們經常需向客戶做專案進度報告,報告的內容可能涵蓋超過十個以上的單位,簡報的頁數就高達三、四百頁以上。然而,在簡報過程中,我們不可能一頁一頁從頭到尾講過去,客戶更不可能有耐心聽我們講完。此時,我們必須事先消化所有單位準備的報告,在篩選出關鍵訊息向客戶報告的同時,更要重新梳理報告的脈絡,以簡潔的方式讓客戶快速了解目前專案的進度是否如期,若有延誤,我們的補救計畫是什麼?產品研發是否遭遇問題?是否仍有未解決的BUG?這些都需要平時「邏輯思考」能力的訓練,釐清處理事務的優先順序,明確定義問題,找出真正的原因並提出有效對策,才能高效解決問題。
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