專案經理的共享空間

面試技巧、溝通協調能力、專案管理架構及專案說明、產品開發專案、專案管理、專案成本╱品質╱風險管理、NPI、專案規劃執行╱範圍管理、專案執行、專案溝通╱整合管理、問題分析解決、關懷同理、project manage、履歷自傳撰寫、邏輯分析、產品生命週期、Planning、溝通協調、專案時間╱進度控管、專案經理

專案經理的共享空間

關注

Ernest

Senior Project Manager

03/17 21:30

科技業專案經理必備的三個重要能力

在前一篇文章中提到了「科技業專案經理必備的三個重要特質」。無論是在履歷撰寫或是面試過程中，如果能將這些特質和個人經驗巧妙結合，清楚而完整地傳達出來，必定能夠提高錄取的勝算率。然而，除了展現相符的人格特質之外，我們還能多傳達些什麼資訊讓自己更有機會進到理想的公司呢？其中，「能力」也會是一個非常關鍵的因素，舉例來說：有些工作會要求需具備基礎的程式語言、有些則是需要有基本財務知識…等。若能在求職前了解職缺必須具備的能力條件，並且在履歷及面試中對症下藥，相信更能有力地說服面試官，讓他們相信自己是能夠勝任這份工作的。

因此，接下來這篇文章想聊聊「科技業專案經理必備的三個重要能力」：

1. 善於溝通與協調衝突的能力

在過去一年中，我常在104履歷診療室向朋友詢問為什麼他們想從事專案經理或是產品經理的職務。其中最常見的一個原因是：「我喜歡與人相處，因此想找一個能夠與團隊大量合作或是應對客戶的工作。」在我自己找第一份工作的時候，也常常在面試的過程中用類似的答案回覆面試官。儘管這個回答有好有壞，但回到專案經理工作的本質，確實每天都需要大量與內部團隊及客戶進行溝通，包括專案時程的制定、專案進度回報會議、產品設計問題討論…等。由於需要經常跨部門合作，團隊之間的衝突也難免出現。因此，成為一位傑出的專案經理，必須擅長溝通和協調衝突，以確保專案順利進行。

舉個常見的案例，專案經理在新手時期最常碰到的狀況是：客戶告訴你這周五以前需要一份有關產品設計變更的評估報告。但身為菜鳥的你，在和內部工程師討論後，工程師斬釘截鐵地拒絕你，A單位跟你說：「這做不到啦，一周怎麼可能做得出來！」B單位跟你說：「做這有什麼意義？份內的事情都做不完了，沒時間做。」面對這樣的情況，有些專案經理無法凝聚團隊，也失去了客戶的信任。如果這種情況多次重複發生，又無法有效改善，就會讓專案經理感到非常痛苦，甚至可能陣亡而離職。但有些專案經理則會運用一些技巧來和團隊溝通，譬如說：先同理團隊的感受與反應，接著讓他們了解這項任務的重要性，以及如果沒有準時完成會對專案造成多大的影響，最後，向他們表達如果有需要幫忙協調人力或是調動更多資源來協助，我都會盡最大的努力做到。「溝通與協調」的方式沒有一套標準答案，但卻是專案經理必須在實戰經驗中持續精進並學習的技能之一，只有如此，才能做到「讓團隊願意跟你合作」，並且確保專案順利推進，達成目標。

2. 具備同理心與換位思考的能力

在專案經理的職務中，由於必須進行大量的跨團隊合作，人際相處的挑戰自然也少不了。為了確保順順利完成任務，我們經常需要優先處理人際關係上的問題。舉例來說：在工程、業務、生產等不同單位中，每個團隊的特性各異，成員個性、價值觀甚至是工作模式也不盡相同。當我們和對方產生意見分歧，甚至是發生激烈衝突的時候，我們應該用什麼樣的方式進行溝通呢？我們該用哪些方法來順利完成工作？如果溝通仍不順暢，應該怎麼應對呢？所有這些問題都與專案經理是否具備「同理心」和「換位思考」的能力息息相關，唯有具備這樣的能力，我們才能夠善意對待他人情緒，進而推動任務順利進行，直至完成專案目標。

舉個常見的案例，在專案經理的日常工作中，參加各式各樣的會議是司空見慣的事情。然而，有趣的是，即使面對相同的議題，每位專案經理報告方式上的呈現都不盡相同。有些專案經理雖然在簡報資料準備上充足，但常常在報告過程中被老闆或是客戶打斷，常被質問：「所以你想表達的重點是什麼？結論是什麼？這對專案會造成什麼影響？」等問題。然而，有些專案經理卻能以簡潔快速的方式讓聽眾理解全貌，避免冗長的文字，而是巧妙運用表格和圖表來傳達關鍵訊息，既有效率又能獲得肯定。隨著專案經驗的持續累積，我發現這兩種類型的專案經理之間最大的差別在於是否具備「換位思考」的能力。那些擁有換位思考能力的專案經理會事先了解與會者的角色、關切點以及期望聽到的資訊。接著，他們會進一步預測可能在會議中被問及的問題並提前做好準備，以展現自己的專業價值。

3. 運用邏輯思考解決問題的能力

作為一位專案經理，每天都面臨著各種大小不一的問題，譬如說：供應商因為COVID-19導致人力嚴重不足，影響了生產進度；產品功能出現嚴重的BUG，引起客訴；以及沒有一個單位願意承接專案任務…等。處理這些問題時，最大的挑戰在於「缺乏可參考的經驗」，詢問同事或主管也未必能夠得到答案。此時，我們必須要仰賴邏輯思考的能力，逐步探析問題、找出原因並提出對策。因此，培養自己的「解決問題模式」是想要成為一位傑出的專案經理不可或缺的關鍵能力。

舉一常見例子，身為專案經理，我們經常需向客戶做專案進度報告，報告的內容可能涵蓋超過十個以上的單位，簡報的頁數就高達三、四百頁以上。然而，在簡報過程中，我們不可能一頁一頁從頭到尾講過去，客戶更不可能有耐心聽我們講完。此時，我們必須事先消化所有單位準備的報告，在篩選出關鍵訊息向客戶報告的同時，更要重新梳理報告的脈絡，以簡潔的方式讓客戶快速了解目前專案的進度是否如期，若有延誤，我們的補救計畫是什麼？產品研發是否遭遇問題？是否仍有未解決的BUG？這些都需要平時「邏輯思考」能力的訓練，釐清處理事務的優先順序，明確定義問題，找出真正的原因並提出有效對策，才能高效解決問題。