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Senior Project Manager
04/01 19:30
掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能
上週在哈佛商業評論看到一篇文章，標題是：掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能。
這篇文章讓我反覆讀了三遍以上，而之所以會吸引我閱讀的原因是，在現在AI快速發展的情況下，在各大社群管道上常常可以看到「AI是否未來會取代我們的工作？」這一類型的討論，而目前身為專案經理 (Project Manager)的我，也非常好奇專案管理領域的工作未來有可能會受到什麼影響？自己該培養什麼技能來與時俱進，讓自己的競爭力不僅能夠維持之外，還可以更上一層樓提供給團隊更多的價值？
在「掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能」這篇文章中，提到了在AI科技進步的過程中，意味著許多專案經理的任務可以成功實現自動化，例如：追蹤資源的利用率、建構商業理由…等。另外，在顧能公司最近的一項全球調查顯示，在未來的2~3年間，專案經理會是成長最快速的專案管理辦公室(PMO)職務之一，而「下一代專案經理」需要具備十項的能力包括：
- 組織意識
- 數據敏銳度
- 跨職能協作
- 決策
- 探索並採納新科技的意願
- 財務敏銳度
- 流程與架構的專業能力 (即營運流程改良、敏捷、組織變革管理、風險)
- 以顧客為中心
- 成長心態
- 指導與激勵團隊的能力
在這十項能力中，近期讓我特別最有感的三項包括：跨職能協作、成長心態、指導與激勵團隊的能力
1. 跨職能協作
「跨職能協作」是一位PM最最最重要的能力之一，在PM每天的工作中，無一不需要和團隊合作。舉例來說，當時在COVID-19的影響下而造成嚴重缺料問題，PM需要隨時與採購共同追蹤料況供應的動態之外，還需要進一步討論是否要透過調整採購策略來降低可能的缺料風險，同時，為了尋求備案以因應所有採購策略都失效的情況，PM也需要和工程單位開始著手討論是否能透過設計變更進行更換用料以防堵影響產品生產的最糟情況發生。由於跨職能協作在「事務討論範疇」以及「相關利害關係人」的層面上牽連甚廣，必須透過一次又一次的經驗累積慢慢培養這項能力，正也因為不容易訓練，我們也才不用擔心有一天會被AI所取代。
2. 成長心態
「專案經理的工作是在做什麼？ 」是我很常被問到的一個問題，不過，這個問題很難用一兩句話就能說明完整，舉凡像是產品規格、時程規劃、成本管控、風險控管、團隊衝突…等，只要「發生的問題有可能會造成專案受到影響」，都會屬於專案經理的工作範疇。那麼，普通的PM和優秀的PM到底是差別是在哪裡？我覺得關鍵之一就是在是否具備「成長心態」，優秀的PM會不斷地針對上述提到的各個專業知識進行學習並實際運用在工作上。有人會說：「大家工作都這麼忙，我也不好意思一直去打擾工程師和主管問問題，那我該怎麼強化自己的知識呢？」，以我自己來說，近期讓我最有感的一個工具就是-ChatGPT，它絕對是我們學習上一個最棒的加速器，最基本的使用方式，我們可以透過它快速了解一些專業術語的定義，讓我們能夠在跟團隊溝通上更加順暢。最後，我想說的是，如果一位專案經理能做到「持續學習及成長」，我想也不用過於擔心工作會輕易地被取代的問題了。
3. 指導與激勵團隊的能力
過去在學校時期或是進入社會的第一份工作，不論老師或是主管交代的任何事情，我都是直接先捲起袖子往下做，不見得當下知道背後做的用意是什麼，就這麼做著做著，有些事情自己後來有體會到而有些也就隨著時間過去就過去了。到了自己開始帶人之後，讓我最受衝擊的是，在交辦新人工作事務的時候，如果沒有讓對方「了解為何而做」以及「尊重對方想法」，結果往往都會不如預期。在經歷了一段帶人的時期，我自己也慢慢體會到「對方對你是否有信任感」會是專案成敗關鍵因素之一，若團隊不信任你，那麼，在執行專案過程中一定會受到重重阻礙而增加專案失敗風險。
最後，想特別提的是，專案經理的工作絕對不是只是「跟催進度」、「整合報告」以及「替客戶傳話」。如果能具備「成長心態」持續強化各專業領域知識，並透過「指導與激勵團隊」來達到良好的「跨職能協作」，即便在AI快速發展的時代，也不用過於焦慮「被取代」，反倒是一個「強大的推進器」。
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Senior Project Manager
03/20 21:18
沒有經驗的新鮮人也能在科技業擔任PM嗎？
關於「沒有經驗的新鮮人也能在科技業擔任PM嗎？」這個問題，答案是：不一定！
- 在不同的公司、不同的主管、不同的產品，對於PM的期待可能存在差異
在同一產業中，可能會因為公司文化及上位者期望的不同而直接影響求職者是否能獲得面試機會。舉例來說，A公司可能期望申請PM職位的人至少具有五年的工作經驗；而B公司則注重應徵者是否具備潛力，對於工作經驗沒有明確的硬性要求，在這種情況下，如果一位新鮮人同時應徵A、B兩間公司的職位，他在B公司中能拿到面試機會的機率是很可能遠高於在A公司。而上位者的期待除了受公司文化影響之外，也可能因為考量產品的複雜度甚至是客戶的屬性而有所不同。舉個例子，假設C公司的客戶主要來自歐美地區，那麼應徵者的外語能力也許就會被當成是篩選履歷的必要條件之一。此外，如果客戶要求特別多、特別難搞，也許用人主管就會期待這位PM人選需要具備一定的社會歷練，否則，主管可能會擔心這位人選會不會在短時間內就因為無法應對工作壓力而陣亡。
- 即便面談當下相談甚歡、符合雙方期待，可能還得看看其他競爭者的狀況
進入到面談過程中，難免同時會有其他競爭對手出現，而對方的特質、能力、經歷都將直接地影響我們被錄取的機率。更進一步地說，如果雙方不論在特質、能力或是經歷上都旗鼓相當，那麼薪資高低有可能就會是用人主管做出選擇的關鍵因素之一。
- 回顧自己過去在找工作的一段親身經歷…
大約在七年前，我退伍之後開始透過人力銀行投遞了數十個科技業PM相關職缺，但遲遲一直沒有收到任何面試邀約。毫無工作經驗的我，自我懷疑開始在我心中蔓延開來：「我完全沒有工作經驗，有可能第一份工作就應徵上科技業PM的職位嗎？」這個問題不斷地在我腦海中徘徊，尤其是退伍後的三個多月已經過去，但我還是沒有等到任何PM面試的機會。雖然當時心裡感到極度挫敗，但礙於經濟上的壓力，除了硬著頭皮繼續投遞職缺之外，同時， 我也開始向業界的學長姐尋求協助，請教科技業PM職務的相關資訊，包括PM所需的特質與能力、工作內容以及履歷撰寫的方式等等。在得到許多寶貴的建議並重新調整履歷和心態之後，漸漸地開始有一些面試機會。最後，在經過約半年左右的時間後，我成功錄取某一科技公司並開始專案管理的職業生涯。
因此，多方了解各間公司對於PM的期望以及持續調整應試的方向，是提高求職勝算的重要關鍵。
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Senior Project Manager
03/17 21:30
科技業專案經理必備的三個重要能力
在前一篇文章中提到了「科技業專案經理必備的三個重要特質」。無論是在履歷撰寫或是面試過程中，如果能將這些特質和個人經驗巧妙結合，清楚而完整地傳達出來，必定能夠提高錄取的勝算率。然而，除了展現相符的人格特質之外，我們還能多傳達些什麼資訊讓自己更有機會進到理想的公司呢？其中，「能力」也會是一個非常關鍵的因素，舉例來說：有些工作會要求需具備基礎的程式語言、有些則是需要有基本財務知識…等。若能在求職前了解職缺必須具備的能力條件，並且在履歷及面試中對症下藥，相信更能有力地說服面試官，讓他們相信自己是能夠勝任這份工作的。
因此，接下來這篇文章想聊聊「科技業專案經理必備的三個重要能力」：
1. 善於溝通與協調衝突的能力
在過去一年中，我常在104履歷診療室向朋友詢問為什麼他們想從事專案經理或是產品經理的職務。其中最常見的一個原因是：「我喜歡與人相處，因此想找一個能夠與團隊大量合作或是應對客戶的工作。」在我自己找第一份工作的時候，也常常在面試的過程中用類似的答案回覆面試官。儘管這個回答有好有壞，但回到專案經理工作的本質，確實每天都需要大量與內部團隊及客戶進行溝通，包括專案時程的制定、專案進度回報會議、產品設計問題討論…等。由於需要經常跨部門合作，團隊之間的衝突也難免出現。因此，成為一位傑出的專案經理，必須擅長溝通和協調衝突，以確保專案順利進行。
舉個常見的案例，專案經理在新手時期最常碰到的狀況是：客戶告訴你這周五以前需要一份有關產品設計變更的評估報告。但身為菜鳥的你，在和內部工程師討論後，工程師斬釘截鐵地拒絕你，A單位跟你說：「這做不到啦，一周怎麼可能做得出來！」B單位跟你說：「做這有什麼意義？份內的事情都做不完了，沒時間做。」面對這樣的情況，有些專案經理無法凝聚團隊，也失去了客戶的信任。如果這種情況多次重複發生，又無法有效改善，就會讓專案經理感到非常痛苦，甚至可能陣亡而離職。但有些專案經理則會運用一些技巧來和團隊溝通，譬如說：先同理團隊的感受與反應，接著讓他們了解這項任務的重要性，以及如果沒有準時完成會對專案造成多大的影響，最後，向他們表達如果有需要幫忙協調人力或是調動更多資源來協助，我都會盡最大的努力做到。「溝通與協調」的方式沒有一套標準答案，但卻是專案經理必須在實戰經驗中持續精進並學習的技能之一，只有如此，才能做到「讓團隊願意跟你合作」，並且確保專案順利推進，達成目標。
2. 具備同理心與換位思考的能力
在專案經理的職務中，由於必須進行大量的跨團隊合作，人際相處的挑戰自然也少不了。為了確保順順利完成任務，我們經常需要優先處理人際關係上的問題。舉例來說：在工程、業務、生產等不同單位中，每個團隊的特性各異，成員個性、價值觀甚至是工作模式也不盡相同。當我們和對方產生意見分歧，甚至是發生激烈衝突的時候，我們應該用什麼樣的方式進行溝通呢？我們該用哪些方法來順利完成工作？如果溝通仍不順暢，應該怎麼應對呢？所有這些問題都與專案經理是否具備「同理心」和「換位思考」的能力息息相關，唯有具備這樣的能力，我們才能夠善意對待他人情緒，進而推動任務順利進行，直至完成專案目標。
舉個常見的案例，在專案經理的日常工作中，參加各式各樣的會議是司空見慣的事情。然而，有趣的是，即使面對相同的議題，每位專案經理報告方式上的呈現都不盡相同。有些專案經理雖然在簡報資料準備上充足，但常常在報告過程中被老闆或是客戶打斷，常被質問：「所以你想表達的重點是什麼？結論是什麼？這對專案會造成什麼影響？」等問題。然而，有些專案經理卻能以簡潔快速的方式讓聽眾理解全貌，避免冗長的文字，而是巧妙運用表格和圖表來傳達關鍵訊息，既有效率又能獲得肯定。隨著專案經驗的持續累積，我發現這兩種類型的專案經理之間最大的差別在於是否具備「換位思考」的能力。那些擁有換位思考能力的專案經理會事先了解與會者的角色、關切點以及期望聽到的資訊。接著，他們會進一步預測可能在會議中被問及的問題並提前做好準備，以展現自己的專業價值。
3. 運用邏輯思考解決問題的能力
作為一位專案經理，每天都面臨著各種大小不一的問題，譬如說：供應商因為COVID-19導致人力嚴重不足，影響了生產進度；產品功能出現嚴重的BUG，引起客訴；以及沒有一個單位願意承接專案任務…等。處理這些問題時，最大的挑戰在於「缺乏可參考的經驗」，詢問同事或主管也未必能夠得到答案。此時，我們必須要仰賴邏輯思考的能力，逐步探析問題、找出原因並提出對策。因此，培養自己的「解決問題模式」是想要成為一位傑出的專案經理不可或缺的關鍵能力。
舉一常見例子，身為專案經理，我們經常需向客戶做專案進度報告，報告的內容可能涵蓋超過十個以上的單位，簡報的頁數就高達三、四百頁以上。然而，在簡報過程中，我們不可能一頁一頁從頭到尾講過去，客戶更不可能有耐心聽我們講完。此時，我們必須事先消化所有單位準備的報告，在篩選出關鍵訊息向客戶報告的同時，更要重新梳理報告的脈絡，以簡潔的方式讓客戶快速了解目前專案的進度是否如期，若有延誤，我們的補救計畫是什麼？產品研發是否遭遇問題？是否仍有未解決的BUG？這些都需要平時「邏輯思考」能力的訓練，釐清處理事務的優先順序，明確定義問題，找出真正的原因並提出有效對策，才能高效解決問題。
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Senior Project Manager
03/13 21:20
科技業專案經理必備的三個重要特質
在過去一年裡，我在104履歷診療室最常被問到的其中一個問題是：「我想找專案經理的工作，但我沒有相關的工作經驗，不確定這個職位會需要具備什麼樣的人格特質？」我想這個問題並沒有一套標準的答案可以涵蓋到全台灣所有專案經理的工作，因為這些要求可能會因不同的產業、公司，甚至是用人主管而異。不過，儘管沒有統一的答案，但我們仍然能夠從過去的經驗中，觀察成功的專案經理身上具備的一些共同特質。在我的職場觀察中，我發現以下三個特質是傑出的專案經理所共有的優勢：
1. 具備對持續學習新事物充滿熱情的特質
在科技產業中，「變動的快速性」是其特性之一。無論是產業趨勢、研發技術，甚至是產品價格等，都極易受到外在環境因素的影響而產生變動。有時候，這樣的變動速度可能快到是以「分秒」為單位在進行的。因此，對於這樣的變動性，我們必須擁有「具備學習新事物的強烈動機」，如果我們無法持續學習，很可能就會錯失先機，而這對於帶領團隊朝著正確的方向前進以及保持競爭力來說，是非常危險的。
舉一個實際的案例，在新產品研發的過程中，專案經理常常會面臨的一個大問題：當產品某一個功能(A功能)的開發已經完成一半甚至接近完成時，突然客戶提出希望將其改為另一個功能(B功能)，而這樣的變動可能需要至少兩個月的時間，但客戶卻要求在一個月內完成。這時候，一些專案經理可能會有情緒上的起伏，他們會想客戶為什麼不早一點提出這樣的要求？為什麼要在這個節骨眼才說要進行產品設計的改動？而且，要改動還要壓縮一半的時間，最後的結果往往除了和客戶起衝突之外，還是會被客戶逼迫去做。然而，有一些專案經理則會積極向客戶做進一步的了解，詢問客戶提出這個變動需求的背後原因，是因為消費者需求有所改變了嗎？還是競爭對手推出了更殺手級的產品？透過與客戶的溝通，釐清背後的目的和原因之後，便開始與內部團隊研究是否將A功能改成B功能就能夠解決問題，如果無法解決根本的問題，是否有其他建議解決方案？目標是在能夠達成客戶的目的的同時，也在要求的時程內完成，以符合雙方的期望。這樣的積極態度和持續學習的特質會讓專案經理在快速變動的科技產業中脫穎而出，不僅能夠因應變化，還能與客戶建立更好的合作關係，達成雙贏的局面。
2. 擁有敏銳的觀察力，能夠勇於協調成員之間的衝突
由於專案經理的工作常需要和不同專業背景的工程師、業務、採購及客戶進行大量的溝通與合作，其溝通內容可能包含產品規格的定義、開發時程的討論以及預算的編列。在研發過程中，可能會遇到產品設計上的BUG或是客戶要求設計變更，這些議題都需要專案經理帶領團隊進行討論、尋找解決方案並達成共識，因此，「勇於協調成員之間的問題與衝突」成為不可或缺的特質之一。
舉一個常見的案例，在產品研發階段中，常常會出現這樣的情況：A工程單位提出解決方案，但為了實現這個方案，需要B工程單位的同步配合和調整，然而，當B單位的主管聽完這個提議後，卻毫不考慮地直接拒絕，而拒絕的理由是沒時間做。這樣的情況往往讓一些專案經理感到手足無措，會議當下大家一片沉默，而在會後，只能以拜託或是懇求的方式試圖請B單位主管多幫忙一下，但最後也未必能順利得到B單位的支援。而有一些專案經理則是會先同理B單位主管的處境，並且告訴B單位主管：「我了解這項需求會造成你們單位額外的負擔，不過，因為客戶和高層主管非常重視這項需求，因此，我們真的非常需要你們的幫忙，若是在人力或是其他方面需要幫忙，請務必讓我知道，我一定盡全力去協調，未來若有任何需要跨單位協調的事情，我也必定傾囊相助。」這種善於理解他人處境並積極協調的態度，是專案經理所應具備的重要特質，透過與團隊成員建立更有效的溝通和合作，必能為專案及團隊帶來正向影響。
3. 熱於主動探索潛在問題及風險並能積極帶領團隊提出解決方案
在產品研發的過程中，專案經理除了必須隨時監控產品是否按照規格設計、時程是否有延誤、成本是否能控制在預算範圍內，更重要的是，必須持續關注專案中潛在的風險並和團隊共同討論這些問題。針對這些風險，必須清楚定義它們可能造成的影響、發生機率有多大、以及降低風險所需的配套措施，甚至需要制定備案計畫。透過投入更多的資源以及持續關注，便能讓風險降到最低，同時大幅提升專案順利完成的機率。因此，「熱於主動探索問題並提出解決方案」也成為傑出的專案經理必須擁有的重要特質之一。
在專案實務上，當一個新專案的研發即將開始前，專案經理會帶領團隊進行產品功能的評估，評估的內容包含：在這一代的產品中，有哪些功能是需要全新開發的？在產品的新功能中，有哪些功能的開發是特別困難的？當定義完成之後，專案經理會與工程單位逐一討論，提出降低風險的計畫，計畫包含：XX單位在特定時間點需要提前進行的準備工作。接著，在特定時間點，根據這些準備工作的進展，專案團隊會再次進行風險評估，這樣的評估不僅有助於發現潛在的問題，也能確保風險處理計畫的有效性。除此之外，也必須與團隊討論出最終的備案計畫，也就是，如果不幸最終風險還是發生了，我們將採取什麼樣的對策？是要延後開發時程嗎？還是要使用其他功能作替代？經過這樣的完整評估與執行，專案經理才能夠帶領團隊避開不必要的坑、順利地完成專案目標。
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關於教室
成立教室的初衷與期待：
1. 藉由教室將未來想成為PM以及目前已擔任PM的大家聚集在一起學習專案管理
2. 希望大家能夠踴躍提出在當PM的過程中所遇到的挑戰，集眾人之力思考解法
3. 除了分享所遇到的挑戰之外，更期望大家能夠對於別人提出的問題分享自己的經驗
關於我：
1. 於科技業擔任專案經理，負責消費型電子產品研發 (NPI)
2. 參與並主導過7個跨國專案，擅邏輯分析、溝通表達及換位思考
3. 我能提供的幫助：
a. 協助想成為PM的朋友們做履歷健檢及面試準備
b. 討論並交流科技業PM在實務上的工作內容、挑戰與經驗
學習發起人
Ernest
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