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蔡明淳
作者
03/08 14:48
接到簡報提案任務別急著動工，「沉浸式」準備讓你一提必中
工作不是應該越快做完越好嗎？我以前也是這麼想的。
但是看了一些書之後，發現，在不延遲交件時間的前提下，反而應該多留點餘裕，不要急著做。
留的這些時間，不是偷懶，而是故意。抱持著工作的問題意識，在生活當中，讓靈感趁著空隙湧入。
舉例來說，如果下禮拜我要跟客戶的大老闆報告這一個月的工作成果，我不急著坐下來做簡報。而是思考，我要以什麼方式呈現，才能讓客戶完全了解這一個月的工作成果，我能提出什麼洞見與分析？
很可能我會在某本書上找到答案、在同事的會議發言裡，發現一件我需要注意的事，或是週末逛街的時候，在百貨商場的陳列找到靈感。
我很喜歡的一位演員李劭婕（也是我的表演老師），她曾在訪問裡說，舞台劇的排練需要一兩個月，以前的她會想說趕快把角色塑型，後面再去熟悉台詞、走位。但是她後來常常不這樣做了，因為她覺得，排練的這幾個月，生活中會發生很多事情，可能會改變她對角色的看法。
如果不是死線將至，腳步不妨放慢一點，也許你會找到更多想法與靈感，能夠應用在工作上。
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PM/企劃的工作效率術-簡報製作篇
轉職成PM最不習慣的大概是：常會被大大小小的會議淹沒，真正要做事都只能靠加班時間？
PM的時間總是被切的四分五裂，很難有一個完整且不被打擾的專注時間，所以PM常常會有一門「時間管理」的課，做PM一陣子的我，從工作中找到了一些提升效率的方法，分享給大家試試看！
簡報製作常常是最耗費精力與時間的項目，但其實有些小撇步是可以縮短製作時間的哦！
今天先分享三個製作簡報的效率術：
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
如果是提案型的簡報，通常我不會一口氣完成，而是會分成三個階段製作。
第一階段：通常會放在相關會議結束後立刻製作，提案大多會有個需求會議，在記憶最猶新的時候，先打開簡報，把在會議中的想法簡單列出吧！
*節省時間：打開空白簡報，回想當時會議的時間
第二階段：通勤時間非常適合拿來思考簡報架構，簡報架構是貫穿整個提案非常重要的關鍵，適合不被打擾的時間，而且最好也不要看著簡報想，因為當看著簡報很容易陷入細節作業，調調字體調調圖片，搞到最後架構不清不楚。思考完也不要忘記先在手機備忘錄裡面記錄下來，以免一到公司就忘記了！
*節省時間：突然的想調調字體大小，找找背景圖片的時間
第三階段：完稿，其實上面兩步驟做完，簡報應該也完成7成了，只差把架構的內文補齊跟排版，這時候如果怕方向走彎可以先給主管過目一下，因為架構清楚，主管也可以很快接收到資訊，給予方向的建議哦！
*節省時間：被打槍前的排版與美工
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
製作簡報時，不免有卡關的問題，可能做了十頁簡報但還是覺得邏輯不對、架構有問題，面臨需要重做的時候。
這時候常常會陷入一個捨不得刪掉的情感包袱，為了避免這個時刻，我桌面上永遠有著一個簡報檔，我叫它「草稿簡報」。
這時候把要刪掉的部分快速的複製過去「草稿簡報」裡儲存，然後大膽的把正檔裡的內容刪掉吧！這有兩個好處，一是幫助你可以更快速的斷捨離，二是沒想法的時候也可以去「草稿簡報」挖寶，也許這次提案不適合，之後會有適合的時機呢！
*節省時間：捨不得的情感時間
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
製作簡報還有很多隱藏的時間在於尋找參考資料，可能是競業資料，也可能是某個設計的想法。
但其實身為PM的我們，應該時時刻刻都在接收這種資訊，只是缺乏「當下」有效的紀錄與分類，所以當我們製作簡報時，常常發生以下小劇場：「那個之前不知道在哪裡看過的案例...怎麼辦想不起來...（去google搜尋半天）算了再找另一個案例吧！」
關於這點，記憶力不好的我也是吃了很多次虧..
後來當我發現不錯的內容，我一定當下紀錄下來，並且分類。
這又可以分成三種：檔案、網頁、截圖
檔案類：大多是公司內部的文件，但可能跟同一個主題類似，就算不是我主要參加的會議，只要我當下覺得它對我的工作有參考價值，我就會先將它另存一份下來，在我需要的時候可以拿出來使用。
網站類：大多數的人應該也都有儲存網頁的習慣，只是逛越多存的越多，也就變得很難找到資料，所以還是建議存的當下就先把網站分類，我目前是先簡單分成：競業類、UIUX類、學習類...等等。
截圖類：截圖類是指用手機滑掉而截圖下來的類型，在現在每天低頭滑手機的日子，其實這類型的參考資料也變得很多。這類型最好是在手機裡另外開一個相簿來紀錄，不然很容易會被遊玩時的照片洗掉變得很難找喔！
*節省時間：隱約有印象但想不起來參考資料的時間
以上三個方法分享給大家～
有其他增加效率的方法，也歡迎大家分享給我知道唷！
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104學習精靈
產品
01/14 17:20
【工具書分享】麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧
簡報格式與說服技巧。
在麥肯錫，簡報不是報告，而是一種「說服」，而這種說服跟軟硬體設備無關。
簡報是決定買賣成交、提案通過與否的最後一關。
簡報，也代表了「你這個人」。所以，麥肯錫對簡報的格式要求、技術磨練極其嚴格。
◎麥肯錫菁英在簡報進行前，會先自問三個問題
●你希望對方怎麼做？
●你能為對方解決什麼問題？
●如何提高聽眾對你的接受度、也就是說服力。
◎接下來，他們會把問題分為四種問題類型──
■恢復原狀型：已出現症狀的問題類型，也是一般所謂的「問題」。（業績下滑）
這種報告，你得準備五要件。
■防杜潛在型：尚未出現症狀，但放任不管的話，將演變為大問題。（出現競爭者）
這種報告，你得想出兩對策。
■追求理想型：指理想與現實之間的差距，亦即還有改善的餘地。（提升業績）
這種報告，你要突顯兩者的落差。
避免機會損失型：現在雖然沒有顯著的損害，將來也不會因此產生問題，但錯失這大好機會卻非常可惜。（出現大好機會）
這種報告，你要產生急迫性。
◎然後針對以上四種問題，提出：結論→理由→結論
●簡報的基本原則是，闡述最想傳達的事情＝所以要先說結論。
鋪陳？最後才講故事結局？賣個關子想引人入勝？這都是簡報被打「╳」的原因。
●結論需要提出理由來佐證、鞏固；佐證訊息最多不超過五個。
但整份報告絕不超過七頁——這還包括封面一頁！
●聽眾都是健忘的，必須在報告結束前再提出結論，確認聽眾理解你的目的。
本書特別提供公司內部的迷你簡報，該怎麼設計格式？
◎麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上台簡報
→停止無意義的比手畫腳。更不玩弄雷射筆，他們甚至不用雷射筆。
→上臺不是自拍，頭髮不准遮到臉
→增加誠信的祕密──六點十分的角度，創造鞠躬效益。
→領帶要選深紅或藍色 避免穿粗條紋或格紋西裝
簡報本來就該以聽者的角度製作，但如果你知道有多少報告，
是從發表者自己的立場或利益為出發點，一定會大吃一驚。
會報告的人，比比皆是，卻乏善可陳；
能做好簡報的人，無論是在公司內部、發表會場、演講廳，都將成為那個
「準備好的人」（全球性人才）＝菁英。
- - -
目錄資訊
●推薦序一 簡報，就是把禮物送給觀眾／黃永猛
●推薦序二 簡報力，就是競爭力！／王永福
●前言 在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告
●第1部 簡報前，麥肯錫菁英必問三件事
第1章 你希望對方怎麼做？
第2章 你能為對方解決什麼問題？
第3章 如何增加說服力？
●第2部 麥肯錫的最強項：正確定義問題
第4章 所有問題，都可歸納為三種類型
第5章 恢復原狀型的問題，要五要件
第6章 防杜潛在型的問題，要想兩對策
第7章 追求理想型的問題，要突顯落差
第8章 結合不同問題描述的組合技術
●第3部 能成功傳遞訊息的版面設計
第9章 金字塔版面結構，內容不超過七頁
第10章 文字頁的基本結構──正誤釋例
第11章 圖表頁的運用要領
第12章 圖表與文字，你得這樣組合
特別提供 公司內部的迷你簡報，該怎麼設計格式？──A4報告
●第4部 麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上臺簡報
第13章 單刀直入由上而下，否則必遭曲解
專欄 由上而下法的簡報要這樣做
第14章 聽眾的疑問，就是最好的說服捷徑
第15章 肢體語言，也是簡報的重點
第16章 策略性的簡報穿著與臉部表情
第17章 簡報會場的注意事項圖解
●第5部 簡報的大忌：我怯場了！
第18章 成功的簡報，來自容許失敗
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Hahow 小蛙編輯
創作內容編輯
2021/11/15
PPT 加上 Slido，即刻提升演說、教學互動感！
Slido 是這幾年常見在論壇、課程中講者、老師與聽眾學生即時互動的平台，但往往都得退出 PPT 播放模式，打開 Slido 才能看到聽眾的即時結果，但如今官方推出 Beta 版本的 PPT Slido 外掛，經常簡報的你不容錯過！
Slido 豐富的互動功能，相當適合在演說時根據特定需求來做使用：
1. Live Polls 即時調查：讓全場聽眾對於特定話題，選出他認為的「選項」
2. Quizzes 測驗：顧名思義，每個教學知識點來即時要求學生檢驗是否理解
3. Ranking 排名：適合全場互評作品、上台表達表現，來決定名次
4. Rating 滿意度：適合評價單一項目的表現
5. Word cloud 文字雲：適合開放性提問，讓聽眾自由留言，或是帶領腦力激盪會議、開放性問題徵求集思廣益時特別好用
6. Q&A 提問：軟性講座在開場時先在前幾張投影片呈現，方便聽眾整場聆聽時，一有想問的問題，可以拿起手機直接填寫，而最後 Q&A 時，再次出現畫面。
想要簡報時可以跟觀眾更有互動感？你可以試試 Slido 簡報互動工具，即時問答、現場投票都能簡單辦到。只要三步驟，成功安裝 PPT 外掛神器！
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