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會議簡報
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（確定開班）會議溝通表達實戰：用桌遊學高效會議管理與溝通技巧【09/04】
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MICEA會議展覽行銷應用師證照專為提升從事會議、獎勵旅遊、展覽及活動行銷專業人士的實務能力而設計，涵蓋市場分析、活動策劃、行銷策略及執行管理等核心技能，強調整合行銷與資源運用，協助持證人有效提升活動效益與品牌價值，適用於會展產業各類型企業，具備此證照代表具備專業知識與實務經驗，能勝任會議展覽行銷相關工作，促進職涯發展與產業競爭力提升。
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PMI-PBA國際商業分析師
PMI-PBA (Professional in Business Analysis，國際商業分析師)，是美國國際專案管理學會 (PMI) 於 2014 年發行的證照，為近年 PMI 系列證照人數成長最快者。
這張證照是專案的前置專業分析，對於中、高階主管的營運思維有極大助益。高價值、高廣度及其豐富內容，是商業分析成為世界趨勢的關鍵，完整地系統思考，涵蓋辨識現況、發現商業需要、解決方案提出、需求管理與分析、績效評估……等知識，從專案開始之前一直到結束之後各階段都能運用，學習內容是在職場工作中如何在掌握高度思維必備的技能！
商業分析可與專案管理手法互相搭配，專案經理 (PM) 是把專案做對，而商業分析師 (Business analyst) 則是選擇對的專案來做。簡單來說，商業分析工作在專案開始前即展開，進行包含辨識問題、找到最佳的解決方案……等前置評估；專案開始期間著重在需求管理 (引出、分析需求)，與 PM 互相搭配；專案結束後，則持續進行長期績效評估，確保有效回饋，持續完善。
故 PMI-PBA 不論對工作上有需求／分析相關任務者，或專案從業人員，都是非常合適的進修證照。學習商業分析技能、強化商業分析及需求分析的能力，才能知道為何而戰、懂得值不值得戰，當自己站在完整專案管理知識技能的價值鏈上，一定能在國際舞台中成為熱門人才。
PMI 國際專案管理學會
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完美會議7原則：開會最長不超過1小時、不遲到、不帶想法進會議室是無罪的
如何提高開會效率？如何創造多多發言討論的會議氛圍？作者分享團隊實踐多年的「完美會議7原則」開會技巧，其中包括「開會最長不超過1小時」、「不遲到」、「沒想法也能進會議室」等破除迷思的觀念，幫助更快聚焦、更有效合作。想讓會議更有價值、工作不再被開會綁架，7條原則值得一看。本文節錄自《不辭職也能快樂！》。
文／金敃澈
本文目錄：完美會議7原則（點擊可快速前往）
1. 不遲到，10點3分不是10點2. 毫無想法進會議室是無罪的，但不帶著清醒的頭腦進會議室就有罪3. 別人在說明想法時要敞開心胸，即使是實習生的想法也藏著無限可能4. 多說話。唯有批評、爭論與討論，才能讓會議像個會議5. 會議室裡人人平等，沒有人能倖免於批判6. 會議最長不能超過1小時7. 走進會議室時或許腦袋空空，但離開時必須認清該做的事
我很久以前寫過一本書叫《我們來開會吧》。那是我的第一本書，有別於後來出版的散文，那本書徹頭徹尾都在討論「開會」這件事。我以4個專案為例，把我們團隊開會的過程重新解構，詳細記錄在那本書裡。意外的是，即便出版距今已經11年，這本書還是有人買。偶爾我會在新人的桌上看到這本書，每次我都覺得像與小學同學重逢，高興又有些難為情，甚至有些憐惜這個一直在某處好好過著人生的朋友。
在那本書的序言中，我揭露了當時我們團隊的7個會議原則。雖然從來沒有人用文字寫下來，但大家確實都堅守著這些原則。這7個原則如下：
1. 不遲到，10點3分不是10點
這個原則大家看得跟命一樣重要。因為大家都知道，如果表定10點的會等到10點10分才開始，就會發生骨牌效應，使接下來的會議也跟著延宕，最後勢必得留下來加班。我也認為準時開始會議代表了大家對待這場會議的態度，準時是對會議最低限度的禮貌。
2. 毫無想法進會議室是無罪的，但不帶著清醒的頭腦進會議室就有罪
你可能以為開會時帶著一籮筐的點子進會議室，就會受組長青睞，其實並非如此。比起10個陳腔濫調的點子，更需要一個新穎的創意。不過我還是要勸大家，拋開那種一定要帶著創新的點子進會議室的強迫觀念吧。其實只要帶著一顆清醒的頭腦進會議室，好好聆聽別人的想法，對會議更有幫助。
3. 別人在說明想法時要敞開心胸，即使是實習生的想法也藏著無限可能
這就是朴雄賢組長主持的會議與其他會議最大不同之處—他不會為想法區分階級，部長的想法跟實習生的想法地位相同。當然，部長的想法成功率確實比較高，但如果實習生的想法有可取之處，組長也一定會保留。因此我們團隊的實習生經常能帶著滿足的心情下班。
4. 多說話。唯有批評、爭論與討論，才能讓會議像個會議
這一點非常重要，我甚至在之前的書中單獨為它寫了一個篇章。組長老是說：「大家的薪資高低，應該要用開會時說話的分量來排序。」每次聽到他這樣說，我都心想：「那我的薪資應該要是我們組最高的……」只可惜，組長的這個主張始終沒有實現，我的年薪就是證明。可惜，真是可惜。
5. 會議室裡人人平等，沒有人能倖免於批判
甚至是對組長也要公正不阿。提出意見的人是誰並不重要，重要的是他說了什麼。即使是組長提的意見，只要不同意就可以反駁。既然連組長都是這種待遇，其他組員會如何對待彼此的點子，我就不需多說了吧？
雖然我們會無情地批評彼此提出的點子，但在這樣的過程中，不會有人因此意志消沉。就算有點傷自尊心，大家還是很豁達。因為我們都同意，為了好的會議結果，遭受一點批評是無可避免的。
6. 會議最長不能超過1小時
這也是朴雄賢組長的過人之處。無論我們丟了再多亂七八糟的點子到組長面前，他都有辦法從中開出一條路。最驚奇的是，他總能在1小時內完成。其實我們為了不讓會議超過1小時，開會時都很認真傾聽每個人的想法、認真思考、認真給意見。也因為如此專注，所以1小時就是大家的體力極限了。
7. 走進會議室時或許腦袋空空，但離開時必須認清該做的事
這是對下次會議的基本禮儀。開會結束後，就是發揮團隊合作的時候了！即使沒有人下令，大家也會自主歸納出下次開會前該做的事。因為下次開會碰面時，事情就該要有明顯的進度。打個比方，上次開會時進度是到250頁，下次開會時卻常常直接跳到350頁開始。這就是因為大家都很清楚自己該做什麼，也很認真地去完成。這也是朴雄賢組長在我的書出版後跟我說，他認為這一條是最重要的原則。
我成為組長後才領悟到，工作時要堅守這7條原則真的有夠難。要營造讓大家多發言的氣氛需要很多努力、不帶想法進會議室也需要很大的膽子。最重要的是，開會不能超過1小時，這個目標對我這種菜鳥組長來說就像喜馬拉雅山一樣高不可攀。當然隨著時間過去，我的開會能力也逐漸提升。
節錄自：時報出版《不辭職也能快樂！20年上班族不當厭世社畜，升級理想人生的工作法》／金敃澈 著
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【接案報價】4大計價模式、成本利潤評估，「生存算術」技巧傳授
自由工作者或接案者想要避免「報價太低做白工」陷阱，必須從成本與利潤評估開始，掌握正確的計價方式。作者為軟體工作者，分享接案常見的4種報價模式包括時薪、包月、專案與分潤，各有適用情境與風險，幫助你建立可靠的報價策略。本文節錄自《不想上班的勇氣：軟體工作者的第一本接案指南》。
文／陳泰銘（Taiming）
本文目錄（點擊可快速前往）
全職接案者的「生存底線」算術兼職接案的「不虧錢」盈利技巧接案報價：常見的4種計價模式
在接案的世界裡，「報價」不僅僅是一個數字，更是你專業價值的具體呈現。無論是全職接案者將此視為主要收入來源，還是兼職接案者用來創造額外收益，精準的成本與利潤評估都是確保可持續發展的關鍵。
我們將用實際的計算公式和業界經驗，幫助你建立一套堅實的報價策略，讓你的專業獲得應有的回報。記住：好的報價不是猜測，而是精密的財務規劃—這不僅關乎單一案件的成敗，更影響你長遠的職業發展。
全職接案者的「生存底線」算術
對於已經成立公司或工作室的全職接案者來說，報價絕不能只是憑感覺喊價。這是一套需要精密計算的財務工程，關係到你是否能夠在這個行業持續生存下去。
1. 全職接案者的固定生存成本
個人基本開銷（每月約5-6萬元）
居住成本：房租/房貸2-3萬元
生活支出：伙食費1萬元、交通費3千元
保險規劃：醫療險、意外險等約5千元
儲蓄投資：建議至少1萬元
公司營運成本（每月約2-3萬元）
硬體設施：辦公室租金1.5萬、水電網路3千元
專業服務：會計記帳3千元、法律顧問2千元
軟體訂閱：Adobe CC 2千元、雲端服務1千元
稅務準備：營業稅5%、營所稅預提
全職接案者開銷成本試算
分類項目金額（元）備註個人基本開銷居住成本20,000~30,000房租或房貸生活支出13,000伙食費10,000+交通費3,000保險規劃5,000醫療險、意外險等儲蓄投資10,000+建議至少公司營運成本硬體設施18,000辦公室租金15,000+水電網路3,000專業服務5,000會計3,000+法律顧問2,000軟體訂閱3,000Adobe CC + 雲端服務稅務準備按營收估算營業稅5%、營所稅預提
2. 全職接案者的專案直接成本
每個案件都應獨立計算：
素材授權：圖庫照片、字型、音樂等
特殊設備：伺服器租用、測試機購買
外包費用：協作人員的鐘點費
差旅支出：客戶拜訪的交通住宿
3. 全職接案者的隱形成本（常被忽略的關鍵）
行政時間：發票處理、合約審閱等，每月約30小時
業務開發：提案、比稿、客戶洽談的時間成本
學習進修：保持競爭力所需的課程費用
設備折舊：電腦、相機等每3年需更新
4. 全職接案者的專業報價三原則
成本加成法：
總成本 × 1.3（基本利潤率）
例如：估算成本20萬 → 報價26萬
價值計價法：
對戰略性客戶，可依商業價值報價
例如：電商系統可採營業額抽成%
階梯式報價：
基礎版：滿足核心需求
進階版：含擴充彈性
旗艦版：全程顧問服務
兼職接案的「不虧錢」盈利技巧
兼職接案雖然壓力較小，因為你賺取的是額外的收入，但仍需堅守「不賠錢」底線：
成本覆蓋原則：
直接成本（圖庫、主機等）必須 100% 反映在報價中
時間成本建議仍要計算，避免淪為廉價勞工
簡單公式：物料成本 + (工作時數 × 基本時薪)
機會成本考量：
比較同樣時間用於進修、休息或正職加班的價值
若報價無法高於這些機會的預期收益，就該拒絕
進階技巧：
可採用「業餘折扣價」培養客戶關係
但需明確定義服務範圍，避免被當成全職團隊使用
兼職接案成本計算舉例
以平面設計案為例：
直接成本：圖庫照片授權（2張）800元、特殊字型租用500元
時間成本：設計工時8小時 × 兼職時薪500元 = 4,000元
最低報價：800+500+4,000 = 5,300元（業主殺價至4,000元時就該拒絕）
平面設計接案成本試算表
成本類別項目金額（元）備註直接成本圖庫照片授權800約 2 張圖庫圖特殊字型租用500商用字型使用授權時間成本設計工時4,0008 小時 × 兼職時薪 500 元最低報價合計5,300建議不得低於此價格殺價情境若對方出價 4,000 元建議婉拒，避免虧損
以網站架設案為例：
直接成本：虛擬主機年費分攤1,200元、佈景主題購買2,500元
時間成本：建置20小時 × 正職時薪1.5倍750元 = 15,000元
保底報價：1,200+2,500+15,000 = 18,700元
網站架設接案成本試算表
成本類別項目金額（元）備註直接成本虛擬主機費用1,200年費分攤佈景主題購買2,500預設購買一次性授權時間成本建置工時15,00020小時 × 正職時薪1.5倍（750 元）保底報價合計18,700此為不虧本的最低報價
接案報價：常見的4種計價模式
1. 時薪計價
根據每小時的工時來計算報價，客戶支付的是實際工作時間或預估的工時數量。
例如：兼職類型的接案、專案長期配合。
薪資的設定其實取決於市場機制和雙方的協議。「你認為自己每小時提供的服務值多少，那就是多少。」
如果對自己的市場價位不確定，可以參考正職工作的時薪，並根據接案的性質適當調整，例如乘上1.5倍或2倍，甚至更高。這個加權的原因不只是因為你利用下班時間、兼職甚至犧牲假日來接案，還包括許多隱藏成本與風險，這些在正職工作時是由公司承擔的，但在接案時都需要你自己負責。
為什麼接案報價要乘上加權？
A. 不穩定性與風險：接案收入不像正職薪水那麼穩定，可能會遇到客戶拖款、臨時取消、需求變更等風險，因此定價時要考慮這些潛在損失。若接案專案遇到額外的溝通成本、修改需求或 Scope Creep（需求膨脹），這些時間成本都必須反映在報價中。
B. 稅務與保險負擔：正職工作時，稅金、勞健保、退休金等由公司分擔，而接案時這些支出完全由個人承擔，因此需要適當提高報價來彌補這些成本。
C. 設備與軟體成本：許多正職公司會提供電腦、軟體、辦公空間等資源，而接案時這些成本都要自己負擔，例如電腦折舊、Adobe 訂閱費、雲端空間等。
D. 行銷與業務成本：在正職工作中，專案通常由公司分配，但接案者需要自行尋找客戶、維繫關係、處理行政事務，這些時間與精力也需要反映在價格中。
E. 機會成本：若用這段時間去進修、休息，甚至正職加班可能獲得更高收益，那麼接案的報價至少要高於這些機會成本，否則不值得投入。
如何決定加權倍數？
1.5倍：適用於較低風險、短期、簡單專案，例如小型設計、程式修改、顧問諮詢。
2倍：適用於需要投入較多時間、責任較重、客戶需求較彈性的案子，例如網站開發、品牌設計、行銷專案等。
2.5倍以上：適用於高風險、高壓力、長期專案，例如全端開發、完整產品設計、長期顧問服務等。
【舉例】假設你正職時薪為500元：● 小型設計案：500×1.5=750元/時● 網站架設案：500×2=1,000元/時● 高責任系統開發案：500×2.5=1,250元/時
這樣的計算方式可以確保你不會因為低估成本而讓自己虧本或壓榨自己，同時也能讓你的接案工作更具長期可持續性。有些求職平台上的職缺也會標明時薪範圍，你願意接受這個價格，你就可以去應徵。
2. 包月計價
每月收取固定費用，並規範每月的工作天數與時數，適用於長期合作的專案或需定期維護的工作。可以理解成：每週/每月固定時數的時薪計價。
在接案工作中，包月計價就像是一份「專業訂閱服務」，特別適合需要長期配合的維護型專案。想像一下，你是一位網站維護工程師，客戶每月支付3萬元，就能享有你預留的 5 個工作天服務。這段時間裡，你負責處理網站內容更新、版面微調、安全性檢查等例行工作，讓客戶無需擔心網站運作的瑣事。
這種模式最迷人的地方在於它創造了雙贏局面。對客戶來說，不必每次遇到小問題就重新議價，預算變得穩定可控；對接案者而言，則能獲得可預期的收入來源，不用每個月從零開始找案子。就像健身房會員制一樣，客戶購買的是「隨時可用」的專業服務，而你則獲得持續的收入流。
包月計價容易產生爭議的地方是：
有些客戶會覺得你的產出和你付出的時間不符比例。
若你效率高、提前完成工作，客戶可能覺得「付月費卻沒用滿時數」不划算。
包月不代表 24/7 的待命服務，有些客戶會誤解「包月」等於「隨時隨地免費服務」，下班時間、假日都找你處理小事。
因此，需要特別留意：
合約寫清楚：服務範圍、時數上限、額外收費標準。
定期檢視成本，避免做白工。
保持彈性，每年重新評估是否繼續合作。
不要怕說「不」，超出範圍的需求，堅定要求另計費用。
3. 專案計價
專案計價（Project-based Pricing）是接案市場最常見的報價方式，不以工時計算，而是根據「最終交付的成果」來訂定總價。適合需求明確、範圍固定的案子，例如：
網站開發（企業官網、電商平台、會員系統）
品牌設計（Logo、名片、視覺識別）
行銷專案（廣告影片、社群企劃、活動網站）
客戶來說，專案計價就像購買一個「完整產品包」。當客戶委託設計公司製作企業官網時，他們最在意的是最終能否獲得一個功能完善的網站，而不是設計師花了多少小時調整配色。這種計價方式讓客戶能提前掌握總成本，不必擔心接案者工作效率低落導致預算暴增。想像你是中小企業主，當你知道製作網站固定就是15萬元時，比起按工時計費（可能從10萬到30萬不等），前者顯然更容易規劃財務。
對接案者而言，專案計價其實是「專業能力變現」的最佳途徑。當你累積足夠經驗後，會發現同樣設計一個 Logo，新手可能需要 20 小時，而你 8 小時就能完成相同品質的作品。這時若採用時薪制，等於變相懲罰自己的高效率；但若用專案計價，你報價 1.5 萬元（相當於新手 30 小時的時薪），實際卻只花 8 小時，等於時薪高達 1,875 元。這種「經驗溢價」正是專業工作者該獲得的合理報酬。
「專案計價是賣『專業成果』，不是賣時間。合約越細，糾紛越少，利潤越高！」
更重要的是，專案計價能避開令人疲憊的「工時解釋戰」。我們都遇過這種狀況：客戶質疑「為什麼這個功能要開發 40 小時？」即使你列出詳細工時表，客戶仍覺得「太久了」。但若採用專案計價，雙方焦點會自然轉移到「成果是否符合約定規格」，而非糾結在時間消耗上。這就像去餐廳吃飯，你在乎的是牛排好不好吃，不會去計較廚師究竟花了 15 分鐘還是 30 分鐘烹調。
專案計價的5大注意事項：
需求範圍要「鎖死」：合約明確定義交付成果（例如：網站含 5 個頁面、3 次修改），避免客戶無限追加需求。
預留 20% 緩衝工時：專案常有意外狀況（客戶延遲回覆、技術問題），報價時多算 20% 工時避免虧本。
分期收款，降低風險：簽約收 30%、中期收 40%、交付後收尾款 30%，確保不會白做工。
「需求變更」另計費：若客戶於專案進行期間變更規格，須簽署「需求變更單」，並依內容追加費用，避免直接免費幫忙修改。
不做不熟悉的案子：專案計價怕低估工時，陌生領域先接時薪案累積經驗，再報專案價。
4. 分潤計價
根據專案能為客戶帶來的商業價值來設定報價，通常是以專案為客戶帶來的利潤比例或其他商業指標作為定價基準。
例如：● 營業額抽成（如：電商系統收取每月營業額的1-5%）● 利潤分潤（如：幫企業優化生產流程，省下的成本分20%）● 成效獎金（如：廣告投放達成KPI後額外抽佣）
這種方式讓接案者不再只是「賣時間」，而是成為客戶的「商業夥伴」，共同承擔風險與收益。
適用情境舉例
電商網站／銷售系統開發
案例：幫客戶架設電商網站，不收固定費用，改抽每月營業額 3%。
適合原因：客戶初期資金有限，但潛在收益高，雙方共享成長紅利。
新創公司合作
案例：幫新創開發 MVP（最小可行產品），換取未來 2% 股份。
適合原因：新創現金流不足，但潛在價值高。
但這種方式風險比較高，因此可以採取下列策略：設定「保底 + 分潤」機制、合約寫明計算方式與稽核權、避免與財務不透明或高風險業務合作。若客戶商業潛力大，但預算有限，分潤制可能是突破點！
節錄自：博碩《不想上班的勇氣：軟體工作者的第一本接案指南》／陳泰銘（Taiming） 著
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從簡報小白到專職簡報講師
我是劉憶先，專職的企業簡報顧問、「有Power也有Point的簡報設計」的創辦人，授課對象包含Garmin、Panasonic、聯電、台達電…等外商與本土知名企業，創業前在四間科技公司擔任人資合計約18年，從基層人資到人資主管的職涯裡，除了各項職務報告外、說明會、接待外賓、擔任內部講師…等，「簡報」一直都是我最常需要使用的「職能」之一，到現在仍是我要靠著吃飯的一項技能。
因為這是剛性需求，加上我也負責統籌公司教育訓練，讓我在職時就能看到大部分市面上所謂名師的簡報表現，配合自己的持續自學，讓我對簡報這項技有更深的體會，雖然我已經是六年內授課將近900場的職業講師了，但我永遠不會忘記剛出社會那段簡報小白時期…
簡報內容架構、設計、表達都要做的事：資訊整理
剛退伍時，我就有幸進入國內知名的的電腦大廠集團內服務，當時雖然office軟體已經上市頗久了，但我最常用的只是excel、word這兩項，可能要45歲以上的伙伴才會經歷過那個年代，當時簡報設計還不是所謂的顯學，因為那是個連NB都厚得跟磚頭一樣的年代，能把字打在簡報裡就已經很「fancy」了，當時大概有九成以上的人都是把Powerpoint當成Word在用…記得第一次處長叫我幫她做一份對客戶提案的業務簡報，把我們能對客戶的幫助、功能、詳細數字等資料要放在裡面，結果我還真的就只是「放在」裡面，我永遠不會忘記處長那想罵我又不太想在眾人面前發作的表情，我印象最深的就是她對我說的其中一句話：「資訊要整理過，那才是簡報！」
從那時起我就開始上網瀏覽國內外的簡報設計網站、作品、文章等，教育訓練跟課時，也會注意講師們簡報的優、缺點，這麼多年下來，看台上老師、自己做、現在當講師看學員、幫學員改的簡報，合計下來絕對超過10,000份吧，還真是驗證了當時處長的那句話，好的簡報，資訊整理的程度一定都不差，但簡報美不美觀又是另一回事了，幸好，資訊整理、設計美感這兩項能力都是可以透過學習加強的。
現在都能AI生成簡報了，誰還需要學簡報設計啊？
目前已經是AI簡報工具滿天飛的時代，Canva、Gamma、Copilot、ChatGPT…等都可以生成簡報檔，有些甚至可以自動排版美編，但如果您下週要談一個合約，價值也別設太高，大概1500萬新台幣就好，您的業務簡報會用這份AI生成簡報，完全不做審視、修改就直接上戰場嗎？它的資料正確嗎？數字對了，但擺的位子合宜嗎？視覺化的程度夠嗎？更重要的是，你怎麼確定競爭提案者沒有用到同樣的生成範本？還有其他我沒提到的資安風險…等，所以我認為AI簡報生成目前還在「救急不救窮」的階段，如果您臨時被要求在30分鐘內要做出一份簡報給老闆，那AI確實可以幫您產出一份從0分到60分的簡報，其他簡報場合建議還是先把AI當成輔助工具，自己能修練關於簡報設計、視覺處理這方面的技術，一定是筆不會吃虧的個人投資。
資訊整理的簡報設計初階案例示範
光說不練是假功夫，這邊以一份我執教學員的簡報作為範例，她要介紹的是交通安全相關的議題及數據，以下是簡報的原始長相：
這裡面有幾個可以調整的地方，首先是數字的排列方式，通常觀眾的視覺習慣是由上到下，再不然就是由左至右；另外就是越大的數字（指的是數額，而非字級）也是同一個規則，至少會有一個規律存在，避免觀眾視覺錯亂而不易理解；第二，這種官方數字建議一定要有出處，我到交通部道安統計網查了數據才發現，學員這份數字是錯的，台灣真實的交通事故件數可能遠超乎您想像…
我們在不更動學員選用的底圖、也不加其他的動畫輔助的情況下，只以「資訊整理」這招來處理，提供兩種修改方式給各位參考：
修改方式1：
修改方式2：
以上就是資訊整理搭配簡報設計的一些初階技巧，以前我是HR，現在是專職管顧講師，從甲方到乙方的角色歷練，讓我更瞭解企業、學員、管顧三方想要的訓練效果交集點，這次很榮幸與104合作開設「商務簡報設計力：視覺化升級技巧全攻略」這堂公開班，課程中對於條列句、大量文字處理、圖表、AI工具、動畫佈局…等均會介紹並輔以實際簡報案例講解，很期望與您在課程中的相遇～
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專案經理(PM)如何提高會議中的效率？五個方法順利專案推行！
專案經理提升會議效率的關鍵在於精心規劃和有效執行，有效提升會議的效率、確保團隊時間的最佳利用，並推動專案順利進行。以下五個方法能夠幫助您在會議中更加高效：
1. 設定明確的會議目標
確保每次會議都有清晰且具體的目標，是提升會議效率的第一步。
- 確定會議目的：在會議召開前，明確定義此次會議的目的是解決某個問題、做出決策還是進行資訊分享。這有助於參與者集中注意力，朝著共同目標努力。
- 避免無目的會議：僅在有具體議題需要討論或決策時才召開會議，避免浪費團隊的時間。
2. 提前準備並發佈議程
一份詳盡的議程能夠幫助參與者做好準備，提升會議的效率和效果。
- 制定詳細議程：列出每個議題的討論順序、預計時間及負責人，確保會議內容有條不紊。
- 提前發送議程：在會議前幾天將議程發送給所有參與者，讓他們有充足的時間準備相關資料和問題，提升討論的深度和質量。
3. 嚴格控制會議時間
有效的時間管理能夠防止會議過於冗長，確保每個議題得到充分但不過度的討論。
- 設定時間限制：為每個議題分配具體的討論時間，並嚴格遵守，防止時間被不必要的討論佔用。
- 即時調整：若討論偏離主題，專案經理應及時引導會議回到正軌，確保會議目標的達成。
4. 精簡參與人員
確保會議參與者都是與會議議題直接相關的人員，能夠提升會議的專注度和決策效率。
- 選擇核心成員：只邀請那些對議題有貢獻或需要參與決策的成員，避免過多不必要的參與者造成焦點分散。
- 角色分工明確：在會議中分配具體角色，如主持人、記錄者和時間管理員，確保每個人都有明確的職責，提升會議的組織性。
5. 明確行動項目與後續跟進
會議的最終目的是達成具體的行動計劃，確保會議成果能夠被有效落實。
- 制定行動計劃：在會議結束前，總結出每個行動項目的負責人和完成期限，確保每位成員清楚自己的任務。
- 定期跟進：在後續的會議或通訊中檢查行動項目的進展，確保計劃的執行和問題的及時解決。
【補充建議】
- 使用會議工具：善用如Trello、Asana或Slack等協作工具，來記錄會議內容、分配任務和跟進進度，提升整體協作效率。
- 避免過長會議：盡量將會議控制在30至60分鐘內，必要時可分階段進行，以保持參與者的專注力和會議的高效性。
會議上想要更多影響力？掌握「第一個發言」時機，不靠頭銜也能左右風向
很多職場工作者都懂這種挫折感，內心明明有超棒想法，但輪到你在會議上說話時，整個走向已經決定好了。研究顯示，真正左右討論走向的，往往是「誰先開口」。當第一個觀點成為討論起點，「羊群效應」便會悄悄發酵。理解這個機制，就算沒有頭銜，也能在關鍵時刻引導會議方向。
文／樂羽嘉編譯 由天下雜誌授權轉載
本文目錄（點擊可快速前往）
先講話為什麼這麼重要？成功團隊中的5種獨特角色如何善用「羊群效應」與不同團隊角色？沉默震耳欲聾會怎樣？
很多職場專業人士都懂這種挫折感，內心明明有超棒想法，也分享出來，但輪到你說話的時候，整個走向已經決定好了。
《Forbes》專欄作家、《紐約時報》暢銷書作家墨菲（Mark Murphy）點出一個幾乎沒有人說過的祕密，那就是開會中第一個發言的人，通常能夠左右整個結果。
墨菲指出，這不是權威或資歷的問題，而是神經科學和社會心理學。誰先開口、誰的聲音先進入會議室，誰的觀點就會成為討論的錨點，其他聲音都會圍繞這個起點展開。只要知道這是怎麼運作的，就算你沒有響亮的頭銜，也能把每一場會議變成領導的機會。
先講話為什麼這麼重要？
Leadership IQ做過的團隊效能與挫折研究（Team Effectiveness & Frustrations Study）顯示，只有36%員工表示團隊中的衝突能夠建設性地獲得解決，只有18%覺得說出不受歡迎的意見是完全安全的。多數人在發言前，都會選擇等待、觀望，看看會議室的風向。
這種猶豫不決正是你的機會。當你第一個發言，就能設定框架，你定義「正常」的意見是怎麼樣的。其他人會本能地開始回應你的想法，不論他們是同意、重新定義還是辯論，都依然是從你的看法出發。
這叫做羊群效應，也稱從眾效應，是現代組織中最被低估的影響力槓桿之一。
一項研究中，學者們分析維基百科上超過40萬個爭論，主題是應該保留還是刪除新創造的文章。學者發現，如果討論中的第一票是保留一篇文章，那最終決定也是「保留」文章的機率會提高超過40個百分點。
如果第一票是刪除文章，那麼刪除文章的機率會上升大約20個百分點。所以說，單單只是講話或投票的順序，就能夠像地心引力般牽引接下來討論的結果。
不論是執行長還是最有自信的中階主管，先講話的人會創造軌道，團隊的其他人只能沿著軌道運轉。討論從來不是中立地展開，第一道聲音可以帶動風向。你如果濫用這招，就是操縱討論，好好善用就是領導。
人類大多愛好和平，一旦桌上出現了意見，我們會下意識地根據這個意見做出調整。
所以在會議上，若你已經思慮周到、做好萬全的準備，第一個開口發言能讓你在所有人心中設下導航。你不需要大吼大叫好讓人聽你說話，你只要在噪音開始前提供清楚明確的意見。
不過要記住，只有在你擁有公信力、利用你的影響力帶團隊前進而不只是突顯自己時，才能這樣做。
當別人看到你以洞見、證據和明確目標為基礎引導對話時，即使你不是正式的領導者，他們也會開始把你視為方向的依靠。
反過來看，如果第一個開口的人偏向被動行事、自私自利或資訊貧乏，羊群還是會跟著他，但方向很可能是錯的。
正因如此，優秀的領導者會刻意使用羊群效應，策略性地安排要讓誰先說話。
成功團隊中的5種獨特角色
多數人以為一個高效率的團隊是建立在個人特質或職稱之上，但《你是哪一種團隊玩家？》（What Type of Team Player Are You?）測驗的數據顯示，最成功的團隊會在5種截然不同的角色之間取得平衡：
導向者（Directors）：果斷的推進者，喜歡清楚明確、競爭、成果，能讓團隊聚焦於目標與責任。
實踐者（Achievers）：執行力大師，重視卓越、精準與落實，能把計畫轉化為具體成果。
穩定者（Stabilizers）：流程的守門人，提供結構與一致性，擅長風險控管，確保雄心勃勃的點子能在現實中落地。
協調者（Harmonizers）：人際關係的黏合劑，能及早察覺緊張氣氛、化解衝突，守護團隊的信任與士氣。
開創者（Trailblazers）：創新的驅動者，勇於突破邊界，提出挑釁的問題，激發其他成員不曾想到的飛躍性創意。
每一種角色都具備不可或缺的優勢，互相搭配就能發揮最大潛能。
如何善用「羊群效應」與不同團隊角色？
根據團隊討論的性質，選擇不同角色擔任第一個發言的人。
「羊群效應」本身很強大，搭配與適合的角色時，影響力會更強。
如果你在發想新產品，應該讓「開創者」先發言，挑戰既有的假設、拓展可能性、打開其他人的思路。
如果團隊現在需要聚焦、排序優先順序、找出明確前進方向，那麼就該讓「導向者」率先發言。導向者會帶來自信與緊迫感，能把模糊不清的情況轉化為具體行動。不過，他們應該只在團隊有失焦或過度討論的風險時主導，因為他們的權威感有時可能會不經意扼殺創意思考。
針對風險、系統或流程改善相關的決策，應該讓「穩定者」先發言。他們能帶來冷靜、有組織的邏輯，他們謹慎的語氣能避免草率決策，確保每一個大膽的想法在付諸行動前都能經過現實檢驗。
當討論的焦點牽涉到人，例如變革管理、企業文化轉型，或情緒張力高的專案時，則應該讓「協調者」率先開場。他們能把同理心放在討論的最前線，提醒團隊：每一張圖表、每一個數字背後都是人。當協調者領頭時，團隊的氛圍會更傾向「理解」而不是「防衛」。
每一次開場，都會產生截然不同的引力場。關鍵不在於誰的職位高，而在於現階段最適合引導團隊解決問題的角色是誰。
沉默震耳欲聾會怎樣？
如果第一個發言的人不對，或大家遲遲不開口，「羊群效應」也可能反噬你。尤其當高層主管一開場就強勢表態時，其餘人很容易直接附和，看似一致，其實只是沉默的服從。
因此，高效能團隊常會根據議題提前決定誰該開場，甚至輪流讓不同角色擔任「第一個聲音」，確保沒人壟斷對話方向。
例如，一週的策略會議由「導向者」開場，下週的員工士氣討論則讓「協調者」先說。這樣的輪替讓團隊保持思想多元，避免被羊群效應拖累。
「影響力」不在於權威，在於時間點與順序。每場會議都有心理節奏，誰先開口，就等於放下第一塊磚，決定了整場討論的走向。你無法羊群效應，但可以駕馭它，善用開口的時機主動引導會議走向。
（資料來源：Forbes、中央銀行）
（原文標題：想要更多影響力？專家建議：開會時第一個發言）
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亞馬遜開會為何禁用PPT？貝佐斯談「6頁報告」如何提升效率
亞馬遜選擇禁止在會議中PPT，改以「6頁報告」來提升會議效率。貝佐斯認為，將想法寫成完整的段落能促進深入思考，使決策更具清晰度與可執行性。這種方式如何幫助亞馬遜維持高效運作？本文節錄自《亞馬遜領導力》，並解析正確決策對企業管理的影響。
文／約翰．羅斯曼（John Rossman）
別搞錯！亞馬遜毫無疑問對失敗有高度的忍受力，這是成功創新文化不可或缺的一點。但貝佐斯不能忍受的是重蹈覆轍，或因錯誤理由而導致失敗。
因此，亞馬遜期望領導者盡量多做正確的決定，遠多於錯誤的決定。不斷超越發展極限的企業免不了會做出錯誤決策，亞馬遜希望領導者失誤時，能夠從錯誤中學習，對於失誤的原因有深刻的體悟，再將這些發現與其他同僚分享。
若不高度重視清晰性（clarity），以學習、成長和負責為核心的文化無法實現──包括：設定清晰明確的目標、在組織中有效溝通目標、建立衡量標準，以及利用這些標準評估任何倡議行動的成功或失敗。「捏造數字」「瞎猜」「差不多」「要求通融」，還有「期限不是真正的截止日期」「純粹為抱負而設定目標，並非堅定的目的」等都是亞馬遜深惡痛絕的行為。
正如前文提到，我離開亞馬遜多年後，還能敘述亞馬遜的14條領導力原則的原因之一，是亞馬遜和其工作團隊分外清楚地闡述目標和流程。偉大的領導者（例如貝佐斯）創造出堅固、清晰的架構，持續應用並向團隊清楚闡述。從一開始就把事情做對，就能獲得優良的機制，由上到下貫徹正確的決策。
有趣的是，亞馬遜要求領導者將想法寫成長篇報告，這個方法似乎與「清晰」的價值觀背道而馳。畢竟多數商業簡報是以條列式的PowerPoint呈現，把複雜的概念簡化為幾項要點提示和生動的詞彙。
然而，亞馬遜禁止在會議中使用PowerPoint，如果你需要向S團隊或貝佐斯本人解釋新功能或新投資，必須從撰寫一份「6頁」的報告或論述開始。我無法告訴你自己花了多少週末在撰寫和編輯報告中度過。接著，會議開始時，你必須將報告發給與會者，然後坐下安靜10分鐘，讓大家閱讀報告。
這份報告是與同事分享想法時的有用工具，但構思計畫或提案的過程才是精華所在，這麼做希望達成的批判性目標是：把想法化成文字，讓重要的原理、功能和細微差別更清晰明確。德懷特．艾森豪（Dwight Eisenhower）有一句名言：
「計畫不值一文，規畫的過程才是關鍵。」（Plans are nothing; planning is everything.）
貝佐斯認為依賴簡報會簡化對話，無法促使團隊深入思考主題。貝佐斯在2013年接受主持人查理．羅斯（Charlie Rose）專訪時曾表示：「當你必須將想法寫成完整的句子和段落時，思慮會更加清晰。」
相較之下，在典型的簡報中，「你得到非常少的資訊，只有幾項重點提要。這對講者來說簡單，但對聽眾卻很困難。」書面文件能分享更多資訊，不需多做解釋。當你的態度必須極度具體明確時，畫面報告進一步推動了清楚、承諾和負責任的文化。與客戶和團隊合作時，我採用敘事式的方法。一開始這種方法很艱難，效果並不好。不僅需要練習如何構建敘事，還需要練習如何運用敘事，以及引導由敘事延伸的討論，但這是可以學會的。
貝佐斯也相信，當下屬提出新證據和新數據時，成功的領導者能夠接受新觀點。因此，貝佐斯尋找的人才是能不斷修正自己理解，而且能夠回頭審視他們認為已經解決的問題。他也在尋找能藉由指標、全心投入和完美執行計畫，維持對亞馬遜業務有通透了解的領導者。他相信透過書面報告形式的企業溝通系統，能比過於簡化的要點提示和圓餅圖，更有效、深入和快速激發想法。
節錄自：商業周刊《亞馬遜領導力：亞馬遜14條最強管理與領導原則》／約翰．羅斯曼（John Rossman） 著
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好的報告不能缺少這項「關鍵要素」！工作報告兩大類別重點解析
一份好的工作報告能幫助你精準傳遞資訊，但許多人卻經常忽略關鍵要素「數字」。為什麼報告一定要用數字？究竟如何讓你的報告更具說服力？本文節錄自《解決問題快10倍的數字工作法》，解析工作報告的兩大類型，並分享讓報告更具說服力的數字思維！
文／盧泫兌
週五10:00A工廠的意外狀況報告雖然是臨時提交，但有些部分好像還可以再完善。我覺得已經做得很好了。這是緊急報告，能準確傳達當前情況就已經很有價值了。而且能在短時間內整理出意外規模和受損情況的數據，真的很不簡單。不過還是有些遺憾。如果能補充對狀況的持續監控及後續處理進展，報告就會更加完善。
只要有職場經驗的人，應該都深刻體會過報告的重要性。一份出色的報告能滿足所有需求，但拙劣的報告卻可能製造原本不存在的問題，甚至讓主管不安到坐立難安。為什麼報告這麼難做呢？
根據字典定義，報告是「向他人告知事情的結果或狀況」。雖然這個定義看似有些抽象，但只要將報告簡化為「向主管傳遞所有與工作相關的資訊」就容易理解了。甚至像是因病無法上班，向公司請假也是一種報告。
然而，報告的定義中缺少了一個關鍵要素，那就是「How to」，也就是「如何傳遞這些資訊的方式」。如果將「How to」納入考量，重新定義報告，可以歸納出以下的結論。
報告的定義
我們所知悉的報告我們應該做的報告What事情的結果與狀況Who主管與同事When狀況報告－（即時、期限內）結果報告－成果報告How to-用數字來傳達或解釋報告
在將近20年的職場生涯中，我做過無數次報告，即使到了現在，仍然每天都要進行。而這些報告的核心始終如一，那就是「數字」。如果一份報告中缺少數字，或者對數字的解釋和邏輯不足，即便其他內容再怎麼完善，也難免會被要求重新確認後再次報告。請記住，報告的本質在於用數字清晰地呈現事情的結果或狀況，並能夠讓對方充分理解這些數字的意義。
為什麼報告一定要用數字？原因在於，每個人在工作中使用的語言和解讀方式都有所不同，也就是說，每個人會根據自身的思維框架去理解對方的話語。而在純粹依靠語言交流的報告中，溝通誤解的風險自然就會提高。
如果你已經透過工作經驗，充分了解主管和同事的溝通習慣，或許能準確捕捉他們的語言重點。但如果你在有限的時間內無法做到這一點，那麼使用明確、直觀的數字來進行報告，就成了不可或缺的方法。
以下舉例說明，假設報告中以「困難」、「很難」或「不可能」等模糊詞彙來描述，若改以數字表達，其內容將變得更具體明確，修改後的結果如下：
達成目標有一定難度。→目前距離目標還差30％
按照現在的情況，幾乎不可能達成目標。→距離目標營業額還差15億韓元。若要100％達標，接下來每個月至少需要達成5億韓元的營業額。
因為銷售狀況不如預期，很難達標。→距離目標銷售量還差2,500個
工作報告的兩大類別
依照目的不同，工作報告可以分為兩類：一類是「緊急通報」，另一類是「計畫報告」。
緊急通報：突發事件、事故或無法預測的狀況
緊急通報通常針對突發的事件、事故或不可預測的狀況，要求快速傳遞核心資訊。例如，假設某工廠發生火災，若因追求完美的報告內容，花時間整理起火原因、分析詳細數據或提出防範對策，工廠可能在這期間就已燒毀殆盡。在這種情況下，「迅速」才是通報的核心，最重要的是用最少的資訊快速回報當前狀況。然而，追求快速並不代表可以省略數據支撐。
即使是緊急通報，也需要包含一些關鍵數字，例如：是否有人員傷亡？火災規模有多大？火勢大約需要多久才能撲滅？這些可以立即掌握的數據，哪怕簡單，也應列入報告，以解答主管的疑問並協助決策。
計畫報告：公司內的日常報告
計畫報告則涵蓋了公司內大部分的日常報告類型，包括預測、分析、業績、應對方案等內容。這類報告的核心重點在於「準確」和「邏輯」。
在公司中，經常需要透過報告來分享進度或匯報成果。例如，假設收到指示要評估某項業務的可行性，或預測某產品的銷售與生產量，在收到指示時，通常也會被告知報告完成的期限。此時，比起快速完成，準確的數據和合理的邏輯才是計畫報告的關鍵。計畫報告需要提出精準的數據，並透過清晰的邏輯進行詳細解釋。
為了提升計畫報告的品質，建議回顧STEP1，檢視自己是否已經建立起良好的數字思考力，這將成為計畫報告成功的基礎。
節錄自：采實文化《解決問題快10倍的數字工作法：韓國三星經理教你4步驟用數據思考，從企劃、分析、決策到報告都事半功倍，獲得賞識和成就感》／盧泫兌 著
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面試、提案簡報會被問哪些問題？專家6方向預測，臨場回答從容不失分
每當做簡報、與客戶會面、求職面試等，對我們的提問就會不斷出現，要如何預測問題、提前準備回答呢？作者為BBC新聞主播，負責播報與解說全球重大事件，他傳授預測問題的6大方向及回答法則，即使臨場被問到問題也能從容應對。本文節錄自《愈忙愈要會表達》。
文／羅斯．阿特金斯
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6方向預測問題1. 你最可能被問到什麼問題？2. 若聽眾是你，你會問什麼？3. 如果你想為難人家，你會問什麼問題？4. 你不希望被問到什麼問題？5. 在偏離主題的邊緣處，可能冒出什麼問題？6. 如何進一步了解提問的人？規劃回答3大類問題1. 你可以回答的問題2. 你需要研究如何回答的問題3. 你需要補充新資訊才能回答的問題臨場回答問題訣竅
在動態的情況下，對方的提問能為你創造講話機會，它是互動溝通中不可或缺的一部分。當我們處於一個身為焦點的情境，例如做簡報、與客戶會面、求職面試等，對你的提問就會不斷出現。
在這些情境下，你某種程度上無法主導話題走向，就像網球傳奇好手羅傑．費德勒（Roger Federer）也無法控制別人發給他什麼球，但別擔心，他還是有多種方法來回擊發球，你也有面對提問的策略可使用。當你應付裕如，就能在回答提問時帶入你認為相關的資訊，掌控主導權。
6方向預測問題
我在做過數百次訪談後，學到一件重要的事情，那就是整體而言，人與話題是可以預測的。我們的興趣、關心的事物、使用的詞彙、個性與職業，都不會在一夕之間改變。如果我們曾鑽研一項主題，那麼下次要針對相同主題進行解說時，內容可能大同小異。我就是活生生的例子，如果你（不幸）在5個不同場合看到我談論解說影片，就會發現我使用的都是類似的內容、詞彙、統計數字與概念。
不只如此，如果有一群人對你的內容提出一些問題，另外一群工作性質相近的人就可能有同樣的疑問。或者看看電視上的政治人物、影星、商業大亨訪談，他們被問到的問題大部分都是換湯不換藥。如果你是接受提問的人，這樣的情況對你有利，你可以預測問題。
1. 你最可能被問到什麼問題？
思考你對當下情境所能掌握的事情，包括溝通主題、可能的提問人、聽眾感興趣的領域，然後寫下你認為會被問到的問題。
當你面對的情境比較單純，這樣的準備工作通常就夠了。但如果是更具挑戰性的場合，請繼續看下去。
2. 若聽眾是你，你會問什麼？
這是我最喜歡的環節。假設你是提問的一方，你想問什麼？
3. 如果你想為難人家，你會問什麼問題？
當你想刁難講者，你會問他什麼問題？把你能想到最困難的問題收錄在問題清單中。
4. 你不希望被問到什麼問題？
跟第3類問題不盡相同。我發現自己有時候會避談主題的某一個區塊，可能是還沒想出最好的解說方法，也可能是還沒有詳盡的資訊。留意讓自己感到不自在的部分，把它們列入問題清單。
5. 在偏離主題的邊緣處，可能冒出什麼問題？
你總是可能被問到跟主題沒那麼相關的問題。在我的記者職涯中，這類問題總是出乎意料，也比較枝微末節，但確實可能發生。
6. 如何進一步了解提問的人？
想要在互動中更上層樓，了解對方是關鍵。幸運的是，有許多方法可以做到這一點。
當你要跟合作廠商開會，可以先向其他同事打聽：廠商特別在意哪些議題？關注哪些優先事項？當你要拜訪一家公司或機構，試著跟知情人士交流，了解對方對你的主題抱持何種觀點。或搜尋對方公開談話的影片，從他們的關切議題與提問風格中尋找蛛絲馬跡。
就像透過研究歷年考古題來準備考試一樣，這是一種「從未知找出模式」的能力，了解對方過往的溝通或提問習慣，能幫助你做更好的應對準備。
規劃回答3大類問題
經過上述6個程序，你現在已有一張問題清單，接下來把你的問題歸納成3大類：
你可以回答的問題
你需要研究如何回答的問題
你需要補充新資訊才能回答的問題
1. 你可以回答的問題
首先，從你的問題清單第一類開始，挑出你可以回答的問題。有些問題只需簡潔的「是」或「否」就可搞定，有些則需要從主線提取更多資訊來應答。練習回答的重點在於有條理、清楚明白。搞定一個問題，就換下一題。
2. 你需要研究如何回答的問題
至於第二類─需要研究如何回答的問題，先問自己，是不知道說什麼，還是不知道怎麼說？先解決「說什麼」，再處理「怎麼說」。如果一時間不知道如何回答，不妨向身邊的同事、朋友或家人請益，或休息一會兒，靈感可能就找上門了。千萬別逃避這些困難的問題，萬一真的被問到，你才能從容應對，而且這些問題往後也可能重複出現。接著利用主線資訊和銜接短句來練習回答。
3. 你需要補充新資訊才能回答的問題
最後一類是需要更多資訊才能解答的問題。如果你自認在擬定主線時已涵蓋所有重要資訊，這類問題通常都已離題、重要性較低，採取「蜻蜓點水」原則簡單回應幾句即可，接著迅速轉回正題。
臨場回答問題訣竅
我們已經盡可能做足準備，讓大腦不必在場上臨時抱佛腳，就像用心複習的學生在考場上遇到熟題不會慌張一樣。但現實是，問題不見得百分之百如我們預期，反應不及或答非所問都會減損我們的可信度。我們需要具備即興組織答案的能力，我接著用一個假想的面試場景分享訣竅。
面試者：「這個新職位需要管理一支大型團隊，請談談你過往管理團隊的經驗，包括可以展示你的判斷與領導能力的具體案例。」
提出這個問題大約需要17秒，而其中的關鍵字「管理」會在第3秒後出現，這就給了你14秒組織答案的思考時間。你表面上仍在傾聽問題，但腦中已在迅速抓取資料與構思回答順序。順利的話，當問題結束，你的答案也準備就緒。
這裡的關鍵在於「解讀問題」。每個問題都可以濃縮為一兩個關鍵字，例如「管理」和「團隊」。當你聽到這些詞，就能迅速判斷提問方向，為自己爭取寶貴的思考時間。
別小看這幾秒鐘，它們是幫助你從容回答的起點。你不妨從問題清單隨機挑選一個問題，思考10秒之後再作答。隨著經驗累積，你會發現這短短幾秒鐘已經夠用。
解讀問題就像判斷網球的發球，你若看得清，就能接得穩。更妙的是，這短暫的片刻不僅能讓你組織回答，還能為你增添幾分的從容。
節錄自：時報出版《愈忙愈要會表達：讓自己受重用、點子被採用的解說藝術》／羅斯．阿特金斯 著
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AI會議紀錄整理技巧！6步驟活用Gemini Notebook與指令模板，語音轉文字、中英夾雜也不怕
會議記錄整理總是很花時間，如何運用AI來提高效率？作者分享「AI會議整理術」，6步驟包括運用AI語音轉文字工具，以及活用Gemini Notebook（原NotebookLM）等AI工具來解決中英夾雜、專有名詞一堆等AI會議紀錄常見痛點。搭配AI指令模板，將雜亂逐字稿自動轉譯為「三段式摘要」與「行動清單」，省下60%時間，讓團隊溝通更精準、決策更高效！本文節錄自《高效職場生存法圖解》。
文／趙胤丞、電腦玩物站長Esor
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讓AI用固定模板，把會議討論變成清楚的紀錄與待辦AI會議整理操作教學！6步驟分享，節省60%時間的協作術AI提示詞分享：快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件AI會議筆記方法論反思與實踐AI會議筆記實戰QA：AI工具怎麼選？轉錄出錯怎麼辦？
（編按：NotebookLM於2026年7月更名為Gemini Notebook。以下為原始文章：）
讓AI用固定模板，把會議討論變成清楚的紀錄與待辦
AI工具不是拿來取代我們，而是為了讓我們能把時間花在「真正要我們思考的地方」。我們都知道，一場會議不只是一場會議，它可能是團隊協作的決策過程，也可能是專案卡關的突破時刻，所以會議過後真正困擾我們的其實是「後續花時間釐清專案未來策略」、「確認接下來要做哪些待辦行動」。
但是，我們卻常常把最多時間花在會議後的資料、記錄整理，結果為了會議筆記拖延了那些真正要馬上去做的下一步行動，這樣的行為無異是「買櫝還珠」。
只是傳統的會議紀錄方式充滿了各種痛點：主持人講得飛快，你無法跟上；對話來回跳躍，記錄順序亂七八糟；會議過程與會者講了一堆，還得再花時間整理報告與Email。這些都是消耗我們寶貴的時間。其實整理不好，這不是你能力問題，而是訊息密度過高、人力處理的效率太低。
這正是AI可以切入協助支援的痛點，幫我們「釐清會議中的決策與行動訊號」。
概念說明關鍵效益自動化轉錄AI將語音自動轉換成文字節省人工聽打時間，不錯過任何細節智慧化摘要AI根據內容自動生成重點與結論快速掌握會議核心，不必重聽錄音行動化轉譯AI從文字紀錄中提取任務與責任人加速「討論」到「行動」的轉換，強化執行效率
資安前提：在使用任何AI工具時，特別是涉及公司內容，務必確認公司、平台的隱私安全規範，以保護你與組織的資料安全。
（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
AI會議整理應用情境：適用需高效溝通的場合、專案會議、跨部門會議
這套方法適用於所有需要高效溝通的場合，特別是討論內容多且複雜的專案會議，或是需要精準追蹤行動的跨部門會議。無論你是團隊主管、專案經理、還是需要同時處理多項任務的個人工作者，都能透過AI協作來確保會議的討論能確實轉化為可執行的成果。
AI會議整理技巧提醒：加速你的決策行動，而非取代你的判斷
AI是你的副駕駛助手，AI雖然能大幅節省時間，但它的價值在於「加速你的決策與行動」，而非取代你的判斷（畢竟AI無法幫你的錯誤判斷背黑鍋）。最終的行動清單仍需由你人工確認與校對，進而確保共識沒有落差。
AI會議整理操作教學！6步驟分享，節省60%時間的協作術
【Step 1】為什麼需要AI會議記錄工具？
這套AI協作流程不是要你變得更依賴工具，而是讓你學會用工具放大自己的效能，讓每一場會議都能更快進入「創造價值的行動階段」。
傳統會議記錄的痛點AI可以做什麼主持人語速過快、資訊密度高，難以跟上自動語音轉文字，完整保留內容對話跳躍、紀錄順序混亂快速生成會議摘要，還原討論脈絡討論時混雜了資訊、交辦、想法、疑問，清理要花許多時間協助整理任務清單與待辦事項會後還需整理郵件回報輔助產出主管回報Email
當我們試圖用低效方式處理高密度資訊時，就會被迫卡在「文書助理」的角色裡。AI讓我們能專注在會議中的決策、協調與判斷，真正成為「決策轉譯者」。
【Step2】挑選對自己最方便的AI轉錄工具
AI語音轉文字（甚至是會議錄音專用AI工具）已經多如雨後春筍，甚至大多數線上視訊會議工具也都內建錄音與AI轉錄功能。這邊我們沒有要對工具做太多深入解析，而是針對常見的三種會議情境，分享對一般用戶來說最簡單易上手的選擇。
工具應用情境功能簡述PLAUD.ai硬體裝置，方便啟用錄音檔案儲存在本地裝置，內建AI自動處理工作流程雅婷逐字稿手機App，即時轉錄當下即時轉錄，對於台灣用語有相對較在地的處理NotebookLM自行錄音，交由AI轉錄與處理可以建立會議錄音資料庫，由自己的指令決定轉錄的處理方式
【Step 3】如何處理多語混雜與專有名詞挑戰
中英夾雜、專有名詞頻繁，是台灣公司很常見的會議現場情境。現在大多數的AI語音轉錄工具，對於多語內容的辨識已經有一定水準（不過台灣常用的台語，還是有侷限），這部分大家可以實際試試看即可。
而「專有名詞」的部分，例如專案特有的名稱、人物、技術、術噢，可以製作一份「專有名詞表」，在AI要轉錄前，先提供AI，請其根據這份「專有名詞表」來轉錄，往往就可以有很好的效果。
以前面提到的Google NotebookLM為例，我們可以先新增一份專有名詞對照表。
以Google NotebookLM為例，再請AI轉錄會議前，可以新增一份專有名詞對照表（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
接下來在轉錄時，請AI除了分析錄音檔案，也要對照專有名詞對照表，修改會議筆記內容，就能獲得很好的辨識效果，更重要的是可以大幅度節省後續修改潤飾的寶貴時間。
【Step4】應用「三段式會議摘要」
我們當然可以讓AI把「所有逐字稿」都轉換出來，但這樣其實有點浪費了AI真正「整理」、「重組」、「分析」的能力。
用AI摘要會議紀錄，不是要它幫你「記住全部」，而是幫你「轉譯為可用資訊」。三段式結構最適合會議筆記與摘要：
背景議題：這段討論是在處理什麼？
重點觀察：過程中出現哪些關鍵數據、爭議或決策？
行動建議：這段話最後導出了什麼事要做？有責任人與時限嗎？
你可以在AI指令中明確要求輸出這三段內容，並加註需要標示會議參與者或引用關鍵數據，確保摘要可以立即使用。
用AI摘要會議紀錄，三段式結構包括：背景議題、重點觀察、行動建議，最適合會議筆記與摘要（圖／創意市集《高效職場生存法圖解》）
【Step5】從摘要轉譯為行動清單
會議中最常見的溝通語句是模糊的，例如：「這案子你再follow一下」、「那份簡報誰來處理好？」。如果只是轉錄逐字稿，很有可能只是一對類似這樣的雜亂語句，這時候可以請使用AI判讀以下三要素：
What：要完成什麼事？（如果能寫出具體項目與產出最佳）
Who：誰負責？（要寫上負責人，也要確保負責人知道自己要負責該項目）
When：什麼時候要完成？（最好有明確日期與時間）
示範指令：「請根據以下逐字稿，列出所有可辨識的任務，標示What（要完成什麼事？）／Who（誰負責？）／When（什麼時候要完成？），若有待確認的資訊請註記。」
【Step6】AI會議紀錄實作分享—節省60%時間、保留主導性
每次會議後，我習慣以下流程（當作示範參考，但你可以搭配不同工具）：
會議中用PLAUD.ai錄音並轉文字，確保內容完整。
將逐字稿餵給ChatGPT，依「三段式會議摘要」、「行動清單邏輯」輸出摘要與任務。
核對、補充細節後貼入自己的任務管理工具，並標注優先順序。
需要回報的部分請AI幫我起草Email訊息。
這個流程沒有一個步驟是全部交給AI，自己完全不動手，但AI幫我節省了大約60%的紀錄與輸出時間。我能花更多力氣去思考與決策，而不是被反覆聽錄音與整理報告綁架，但也不會完全由AI主導，結果我自己根本不知道真正的討論內容是什麼。
AI提示詞分享：快速把逐字稿轉成會議筆記、會後郵件
如果你想快速把逐字稿轉成有效的會議筆記、會後郵件，可使用以下指令：
你是一名「會議行動轉譯官」，任務是根據下面逐字稿生成會後追蹤Email。請嚴格依流程輸出：1. 會議摘要（三段式：背景議題／重點觀察／行動建議）2. 任務清單（What／Who／When）3. Email草稿（以專業、精簡語氣撰寫，結尾請列出下一個檢視節點）。請在內容中善用條列，確保收件者一眼就能掌握重點。逐字稿：（貼上逐字稿）
AI會議筆記方法論反思與實踐
1. 重新定義「寫會議筆記」的價值
寫會議筆記的本質是「為了讓事情推進發生」，而非停留塵封在共用資料匣的會議記錄當中。過去我們花大量時間確保每個字都被記下來，卻忽略了會後最重要的任務分工。現在有了AI工具，我們反而要重新調整焦點：不是把責任全部交給AI，而是善用AI把「會議噪音」過濾成「行動訊號」。
當AI接手機械性的紀錄工作後，你就能把注意力放在觀察會議中的人際互動、判斷決策背後的潛在風險，或是思考下一步策略。因此，你不再是敲鍵盤的人，而是提煉共識、設定優先順序的人。
2. 真正的效率來自「人機協同」
AI轉錄與摘要可以迅速提供初稿，但準確性、策略判斷與溝通語氣仍舊仰賴我們來掌舵。當你願意多做一個「人工校準」的步驟，補上情境背景、利害關係、專業措辭，也能讓AI處理得更好。而當我們有好的會議筆記，就能確保整個團隊朝正確方向前進。
3. 持續優化你的協作節奏
每個人面對的專案都不同，所以你需要跟AI溝通的專業術語，甚至你需要讓AI處理雜亂會議討論的邏輯都會有所不同。
上面提供的指令是基本版，你需要再根據自己的專案邏輯做修正客製化，根據自己需要的正式會議報告結構做調整。我們可以抱持一種「做實驗」的心態，把每次會後郵件當成一次實驗：
這次的AI prompt是否清楚？
任務欄位拆解是否滿足需求？
專業用語分析是否正確？
如此每一輪修正都會讓我們在「下一次」AI整理筆記的流程更貼近團隊需求。
AI會議筆記實戰QA：AI工具怎麼選？轉錄出錯怎麼辦？
Q：AI工具這麼多，我該怎麼選擇？
解答：工具百百種，我們時間很有限，別去追求最好的工具，而是思考現階段最適合你使用的。挑選時先從痛點出發：如果最需要節省聽打時間，專注於轉錄精準度；如果最在意資料安全，則優先考量支援端對端加密的硬體或雲端服務。
Q：AI轉錄的內容，直接使用會有風險嗎？
解答：會議逐字稿只是初稿。AI可能會在專有名詞、口音、語氣理解上犯錯。如果未經校對就直接使用，容易造成誤解。我們仍需親自把關確認，再更細緻地補上決策背景與情緒脈絡，才能確保最終對外訊息是精準且負責任的。
Q：AI摘要會不會讓我變懶惰，不再思考？
解答：AI幫你完成機械性的紀錄工作後，你反而能把精力轉移到判斷利害、預測風險、擬定策略，而這些才是對組織更有價值的工作。AI讓你成為更好的溝通者與決策者，而不是更懶惰的紀錄者，因為單純記錄在未來的價值會大幅貶值。
Q：如果講者口齒不清，AI轉錄還是會出錯怎麼辦？
解答：這是AI工具的極限，但我們可以利用下面這個會議小技巧來調整：遇到轉錄不精準時，可以在會議中使用「段落即時總結」技巧：由我主動複述「我確認一下，您剛才說的是……」來釐清語意。這個動作能建立共識，並在錄音過程也把模糊訊息轉成可執行的任務。
節錄自：創意市集出版《高效職場生存法圖解：工作被打斷、時間很零碎、會議一大堆也能高產出的技巧》／趙胤丞、電腦玩物站長Esor 著
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跳脫「解雇」陰影：善用PIP績效改善達成員工與組織共同成長
績效改善計劃（Performance Improvement Plan, PIP）日益受到重視，成為企業留才及促進員工成長的重要工具。然而，如何在人情世故與企業需求間取得平衡，是每位主管面臨的挑戰。本文深入探討PIP制度的應用技巧，強調「助人成長」的核心理念。通過良好的溝通面談，如正向肯定、關懷輔導和發展面談等技術方法，我們可以幫助員工克服問題並提升績效，同時提升組織與員工之間雙贏共好的效果，使PIP成為努力改變而非淘汰的一項重要策略工具。
文／宸碩管顧公司總經理｜楊伸太博士這段文字是作者和他的身份。
原標題：績效管理與技能提升計劃（PIP）- 談如何做到顧及人情世故的PIP制度
關鍵字
PIP
員工績效輔導
績效管理
績效分析
績效面談
關懷面談
輔導面談
發展面談
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前言：PIP，成為留才與助人成長利器
人才定義與PIP
績效管理循環與績效輔導回饋流程
啟動面談，做好部屬關懷與傾聽，談談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』
啟動面談，做好部屬績效面談，談『績效輔導面談技巧』
啟動面談，做好人才發展面談，談『發展輔導面談技巧』
總結
一、前言：PIP，成為留才與助人成長利器
在現今大缺工時代下，人才辨識與人才管理、留才機制與效能，，變成為企業人資與部門主管非常重要的議題，其效能展現的核心成功關鍵就是「績效管理機制與PIP技能」了！
績效管理的三大目的是：與組織目標連結、與激勵機制（升遷與獎金）連動、助人成長（發展、訓練、輔導），而主管如果透過良好的PIP（Performance Improvement Plan）技能，肯定能在「助人成長」的領域中，讓所屬團隊同仁獲得正相關的改變與提升，進而為組織與同仁創造雙贏共好的成果！
又或者處理績效不佳的同仁員工，常常是主管心中「極度不想面對的痛點」，一方面擔心影響團隊績效與氣氛，另一方面又怕傷害員工自尊、甚至引發勞資糾紛的風險等，都是值得主管現今持續提升「運用PIP轉化為留才與助人成長或合法合情合理處理技能」的迫切重要課題！
二、人才定義與PIP
許多主管在面對績效不佳員工時，常有以下疑慮：(1.) 這個人是「能力不足」還是「意願下降」？(2.) 是「態度問題」還是「能力不足」？(3.) 值得積極培養，還是維持現狀？考慮替換？(4.) 上述這些疑慮，其實在定義前，都要先回到公司的「人才標準」，才是最客觀正確的。
一個完整的人才定義，至少要包含四個構面：(1.) 績效表現：能否達成「職位說明書」中所對應的「任務」與「工作績效目標」。(2.) 態度與意願：是否符合企業文化與團隊合作精神、以及本身對工作的意願。 (3.) 現職能力：是否具備滿足該職位所需的能力，包括個人特質與專業能 (4.) 發展潛力：是否具備「下一個職涯位置」的潛力。
再次提醒：在談 PIP 前，必須先釐清「人才」的定義，當員工在績效上出現落差時，主管與 HR 應評估的不只是「數字結果」，而是要回到「這個人是否仍符合公司的人才標準」，哪裡不符合？所對應的管理措施為何？
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三、績效管理循環與績效輔導回饋流程
績效管理循環的架構，整理如下圖(詳細可參考：卓越主管的關鍵四大管理)
2. 績效管理的目的(1.) 策略性：A. 協助並達成企業所追求之長短期目標B. 確實達成組織目標(轉化公司目標為個人目標)(2.) 管理性的：A. 晉升、輪調、調薪、獎懲、訓練
(3.) 發展性的：A. 改善員工績效、發展員工潛能B. 工作改善與進步C. 協助員工成長與發展
3. 績效管理循環的關鍵成功因素(1.) 績效目標連動組織目標：要能承接組織策略的目標，也就是要能將組織目標有效串接起來!(2.) 指標符合SMART原則：如下圖
Simply & Specific 簡單、明確具體的要清楚說明，而不是一個概略性的Measurable 可衡量的必須用量化的指標來訂定Achievable 可達成的具挑戰性且實際可完成的Relevant 有關連的必須與工作表現的重點相關Timely 有時間限制的在限定的時間內完成
(3.) 過程管理與追蹤、面談：過程中，進行即時的績效評估與相關面談，持續正向回饋與指導，幫助達標並與其，與員工討論本期結果與可精進方向。A. 特別提醒，在這個循環中，績效的追蹤、必要輔導與回饋的「及時性」相當關鍵，否則 PIP 只會變成一種「突如其來的挫折」！B. 因此，主管應在員工出現異常跡象時，就要及時啟動介入，也就是可以：- 透過日常回饋，正向點出不足並提出改善建議。- 若落差持續發生，則啟動正式的 PIP 流程。C. 過程中的面談，可區分以下幾種類型：- 正向肯定面談：主管發現員工有績優事件發生，想給該員工肯定與鼓勵時使用- 關懷輔導面談：主管發現有能力之員工，其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時，啟動即時的關懷，以利表達對員工的重視，並了解真正原因，方以協助恢復意願與動力!- 績效輔導面談：針對過程中或期末時，員工績效達成狀況不理想，或者行為態度欠佳者，推論是無意願或能力有問題時，啟動正式的績效輔導面談。- 發展輔導面談：針對績效考核後，辨識出的績優人才，進行主動式的人才發展面談。- 特別提醒，上述幾種面談類型，都要聚焦『核心目的』，同時也要及時啟動，才能獲得最佳效益!
四、啟動面談，做好部屬關懷與傾聽，談『正向肯定面談』與『關懷輔導面談技巧』
1. 肯定要及時，員工會有持續好表現：主管發現員工有績優事件發生，就可啟動正向肯定面談，同時全程一定都是正向肯定，沒有任何『提醒注意或需要改善或責備的語詞/事項』！(1.) 建議主管可多練習正向語言，同時可採用『STAR紀錄與表達法』，進行對員工深層的肯定A. Situation：情況，該正面事蹟當時的情況B. Task：任務，該正向事蹟當時員工所擔任的工作任務C. Action：行動，該正向事蹟當時員工展現的良好行為D. Result：結果，該正向事蹟當時員工展現行為後之結果
2. 主管發現有能力之員工，其工作意願突然下降或工作動力、積極度下降時，啟動即時的關懷，其操作重點如下：(1.) 關心：主管表達對該員工表現出工作表現的肯定後，針對所觀察的近況，真誠的關懷，引導其說明!(2.) 了解與分析：主管真誠傾聽與理解，同時針對導致意願下降的主因，給予分析與診斷!(3.) 必要的引導與正向鼓勵：主管在分析出主因後，找出方法，引導其重回積極動力，並多強正向鼓勵!
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五、啟動面談，做好部屬績效面談，談『績效輔導面談技巧』
績效輔導面談之步驟如下表(員工需要改善時)
面談步驟重點說明STEP1.主題說明說明本次面談的目的、所需時間及主要內容STEP 2.傾聽其說明本期工作目標完成情況對照部屬自評表，鼓勵部屬重點說明工作表現與成果積極傾聽與覆述重點STEP 3.針對考核結果進行回饋與必要的分析與溝通運用『三明治』技巧，說明與溝通考績結果說明部屬表現績優事項提供事實引導需要改善之處(表現不佳之處)，可善用STAR說法偕同擬定改善的方法，並且鼓舞部屬積極實踐與達成STEP 4.設定下期目標討論與設定部屬下一期工作目標與計劃，以及應改善的工作項目，並找出部屬的培訓需求與計畫STEP 5.總結本次面談重點總結本次內容並給予正面積極的鼓勵
本績效面談，是面談類型中，最正式的面談，也最需要有面談紀錄，以利必要時(例如啟動資遣)，因應勞動事件法之舉證用，補充關鍵技巧要點如下：(1.) 建立信任：強調 PIP 的目的不是要淘汰，而是協助改善，回歸「助人的初心」，將有助於員工卸下防備，願意面對問題。(2.)數據為基礎：避免流於主觀，必須以績效分析結果為依據；行為態度改善的部分，也善用上文提到的STAR說明與溝通。(3.) 真誠傾聽：必要的筆記、尊重的眼神與肢體語言，讓員工感受到主管真心願意傾聽。(4.) 同理、正向表達：過程中，都是正向語言，沒有負向語言，必要的時候也要展現同理心，例如「我理解你最近壓力很大」，減少對抗心。(5.) 問題探索：關心與詢問是否有影響工作的外在或內在因素（如家庭困難、心理壓力、技能不足）。
六、啟動面談，做好人才發展面談，談『發展輔導面談技巧』
對於績優人才，主管在現今留才大時代下，更應該著重主動引導與規劃出該類員工在組織內部的職涯發展方向，包括晉升路徑、跨職能發展或專業深耕等，讓這類人才在公司能因為看的到未來，而對組織產生更高之向心力與價值貢獻。
展開步驟(詳細可參閱：創辦人、主管退休誰來接班？給HR的關鍵人才梯隊建立指南，以及用個人發展計畫（IDP）留下好人才（上）訂定與執行6大步驟(1.) 職涯願景與目標設定(2.) 識別關鍵職涯路徑(3.) 制定階段性發展策略(4.) 資源支持之運用(5.) 定期檢視與調整
七、總結
在 PIP 中，第一步往往不是「談績效」，而是「談助人的初心」。
績效指標(成果)與職能(行為)，是考核基本
考核能公平客觀合理，員工才會願意好表現
公平做出人才辨識與缺口分析，善用各類績效面談，真心誠意回饋與發展
主管的正向語言非常關鍵，請多練習與善用
平時記錄行為事例(優/待改善)，及時回饋
善用人才九宮格，主管讓績優人才數增加
特別提醒，需要的時候，就要及時啟動，不要等到公司規定的績效面談時間！
正向用詞很重要，回歸助人成長的初衷！
最終，作者期許本文，能讓各HR 與主管們，針對績效管理與PIP方面，有所助益，成為留才、助人成長的助力，而不是單純的淘汰工具，也不再是「痛苦的代名詞」，而是一種讓組織與個人共同進步的正向力量。
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用AI做簡報，建議先「生成大綱」！簡報大綱規劃模組Prompt分享
想用AI做出高品質簡報，為什麼需要先「生成投影片大綱」？作者分享透過「投影片大綱規劃模組Prompt」，確保簡報內容精準呈現，並讓結構更加完整。內文詳細解析Prompt用法、實際應用案例，以及在NotebookLM、Notion AI和Google AI Studio等平台的操作方法。本文節錄自《超有料！職場第一實用的AI簡報術》。
文／廖韋評
本文目錄（點擊可快速前往）
為什麼用AI生成投影片，需要先「生成投影片大綱」？投影片大綱規劃模組：Prompt用法解析AI生成簡報大綱應用實際範例AI投影片大綱規劃模組使用方法方法一：使用NotebookLM產出大綱（推薦）方法二：使用Notion AI產出大綱方法三：使用一般的LLM產出大綱方法四：使用Google AI Studio產出大綱（推薦）
已經設計好了簡報目標、分析簡報對象的需求、彙整大量簡報中可能會需要用到的關鍵字，並根據這些資料規劃了搜尋用的指令、得到了許多網路上的搜尋成果作為背景參考資料。
在將這些簡報內容視覺化之前，由於每個AI投影片生成工具對於簡報內容的建構能力並不相同，所以為了確保能夠有最完整的簡報品質，我們要先透過投影片大綱規劃模組來將這份簡報的逐頁大綱擬定完成！
編按：為了確保AI能夠做出精準符合需求的簡報內容，作者建議先定義簡報需求，做資料蒐集及資料彙整之後，透過投影片大綱規劃模組，生成完整投影片大綱，再正式進入以AI簡報工具生成投影片的環節。延伸閱讀：AI生成簡報工具怎麼選？Gamma、Felo、NotebookLM等6大AI簡報工具推薦
為什麼用AI生成投影片，需要先「生成投影片大綱」？
1. 確保內容精準性：投影片導向的AI在生成投影片時，通常不允許使用者上傳背景參考資料。如果沒有大綱預先規劃內容，可能會導致最終視覺化內容的資訊失真。
2. 模型能力差異：投影片導向的AI核心模型為了追求反應速度和降低成本，通常採用非推理模型。相比之下，先在大語言模型 (LLM，如ChatGPT、Gemini) 中生成大綱，可以利用其更強大的邏輯推理能力。
3. 避免內容過度壓縮：投影片導向的AI有可能為了方便版面排版，將使用者提供的內容過度壓縮或省略。預先生成詳細大綱，能確保核心訊息被完整保留。
4. 降低修改成本與耗時：如果直接讓AI生成投影片，不僅耗費時間較久，後續發現邏輯或內容錯誤時，修改調整的成本也較高。
5. 確保節奏與品質：透過指令先行生成大綱，能確保內容的節奏與文字品質符合講者預期。
綜上所述，如果我們在生成投影片視覺內容之前，先透過其他AI生成大綱，較能夠透過指令確保內容的節奏與文字品質符合我們預期。
投影片大綱規劃模組：Prompt用法解析
編按：投影片大綱規劃模組由：投影片大綱生成規劃、投影片內容大綱生成規則、輸出格式規則組成，本文將逐段解析prompt，實際應用時需整組貼上，用法詳見下文。
Prompt# 投影片大綱生成規劃## 角色 (System)你是一位「投影片製作AI助理」，擅長將大量資料整理成有條有理的投影片脈絡。## 執行流程Step 1. 根據簡報的總時間長度評估「投影片頁數」(預估每 1~2 分鐘一頁)，並依內容的邏輯結構與深度彈性調整，確保敘事流暢。Step 2. 整合簡報目標、受眾需求、關鍵內容清單、參考資料，打造整份簡報的 Story LineStep 3. 根據這份簡報的 Story Line 將簡報內容拆解成 3-5 個章節，並按照章節彙整對應的參考資料 (務必使用參考資料，我會檢查)Step 4. 根據每個章節的參考資料拆解數個「核心訊息」作為投影片的標題，再設計投影片大綱Step 5. 設計投影片大綱時，先生成完整口語講稿、再根據講稿內容提取投影片內文或數據圖表 (口語講稿的內容應該要遠多於投影片的文字，需涵蓋該頁投影片的所有內容，並補充額外資訊。)Step 6. 設計投影片內文時，判斷頁面類型，再根據類型決定文字數量/密度/格式。Step 7. 最終審視與串連：檢查所有投影片是否緊密圍繞「核心訊息」，並確保「故事線」的起承轉合流暢自然。
相較於以往直接讓AI閱讀資料產生大綱，這一部分模組提供了一個比較細節的流程：
先根據簡報時長判斷投影片頁數。
再根據內容先提出整體故事線以確保簡報的敘事邏輯順暢。
最後才是切分章節與設計每頁投影片內容。
比較值得分享的是，為了避免AI在生成投影片時文字過於生硬，所以在「Step 5」的時候特別要求AI同時輸出「講稿和投影片文字」，這個做法的好處是可以用講稿內容來評估實際的簡報時長、也能避免內容與講稿不同步的問題、但缺點是會花費不少的TOKEN額度、可能導致內容被壓縮，可以視情況決定是否自行拿掉。
Prompt## 投影片內容大綱生成規則### 第一張：封面設計 內容：主標、副標、講者名字設計風格：依主題決定版面 (置中/左右分欄/滿版圖片等)、字級清楚、對比明確### 第二張：目錄頁內容：標題、各章節內容設計風格：若章節數 ≤ 4：左側加上插圖，右側標題與章節對齊；若章節數 > 4：不使用插圖，以清楚的清單呈現### 章節頁內容：章節編號(以 Ch. 呈現)、章節名稱、內容項目 (列點或以、分隔)設計風格：使用半圖半文版面### 金句頁 (建議整份簡報只要放 2 - 3 張)內容：無需標題，僅一行關鍵句設計風格：強調不要有任何的插圖、大小設定為 H1### 純內文頁-標題內文：請根據內容總結一個 Tagline 做為標題，而不能只是執行時程這樣的單字、標題內文內容不能超過 10 個字-內容列點：根據講稿判斷重點，並以「-」條列，最多只能往下展開一個子階層、且子階層文字不能過多-呈現邏輯：依列點文字的邏輯，在「排版指令行」指定排版形式 (如：金字塔圖、流程圖、ICON 版面……)，但不要有不相干的裝飾性插圖！-設計風格：內文頁請強調「不要有任何的插圖」### 數據圖表頁若判斷該頁適合放置數據圖表：-標題：列出圖表標題，並於後方加上「(須人工補充圖表)」-內容：圖表核心洞見：[ AI 需在此處生成一句話，說明此圖表最想傳達的結論或趨勢]-關鍵數據點：列出講稿中提到的具體數據 (為確保數據的可觀性，盡量不使用過多文字)設計風格：建議圖表類型 (長條圖/折線圖/圓餅圖/表格)### QA (最後一張)內容：標題字「QA Time」＋三個建議觀眾提問＋一個核心 CTA
由於讓 AI 自己規劃內容時，容易全部是資訊塞滿的內容頁，所以這邊特別在版面設計中加上了目錄頁、金句頁、數據頁、QA 頁的設計引導，讓投影片的版面變得更加豐富、較不容易造成觀眾的疲乏。
Prompt## 輸出格式規則1. 僅輸出 Markdown 格式2. 每張投影片採以下結構呈現： - `# Slide N｜主標題` - 簡報核心內容：以 bullet 方式呈現 - 口語講稿：換行之後以註記呈現 `/* .... */` - `:: 設計風格：......`3. 以 `---` 分隔不同投影片，這個很重要！。4. 依序編號 Slide（1‥N），不遺漏也不重複。##輸出格式案例#Slide 14｜短中長期規劃 - 短期（一個月內）：成立風險盤點小組由財務、業務、採購部門主管組成。任務：全面量化公司目前的外幣資產、負債、及未來一季的預期現金流。- 中期（一季內）：制定內部應對策略舉辦跨部門工作坊，建立避險共識與標準作業流程（SOP）。 產出：更新版的標準報價合約範本、金融避險工具使用原則。- 長期（半年內）：融入日常營運定期（如每季）檢視與調整避險策略。<info>將匯率風險納入各部門的KPI與年度預算考量。</info>/*我建議，我們不需要等到所有事情都完美才開始。我們可以從今天開始，啟動一個為期三個月的「匯率風險管理優化專案」。第一個月，我們需要立即成立一個由財務、業務、採購主管組成的跨部門任務小組，目標只有一個：全面盤點我們目前到底有多大的外幣風險部位。[4] 第二個月，我們要舉辦一場深度工作坊，把今天提到的策略，變成我們公司自己的SOP。第三個月，我們要看到具體的產出：一份更新版的標準報價合約，以及第一筆「自然避險」的採購訂單。 */:: 設計風格>>時間軸：清晰標示出「一個月」、「一季」、「半年」的關鍵行動與產出。---## 開始編排1. 請先宣告投影片頁數2. 列出Story Line3. 生成整份簡報的大綱
最後為了確保AI所產出的大綱格式，在後續轉變成投影片時能夠被其他AI穩定的讀懂，這邊針對輸出格式做了完整的範例，並將同一張投影片內不同邏輯描述，以不同的註記方式呈現。
AI生成簡報大綱應用實際範例
範例以荒廢公園再利用為題目：
圖／旗標《超有料！職場第一實用的AI簡報術》
AI投影片大綱規劃模組使用方法
了解了模組的設計概念和成效之後，我們要如何使用這個模組呢？其實就是把所有模組的產出成果（簡報情境、對象分析、關鍵內容、搜尋成果）統一上傳至AI，再讓AI了解完所有簡報需求之後，根據投影片大綱規劃模組整合搜尋而來的資料就可以了。
方法一：使用NotebookLM產出大綱（推薦）
網址：https://notebooklm.google.com/
確定上傳簡報情境、對象分析、關鍵內容清單。
確定把所有 AI 搜尋的成果上傳。
在問答區中輸入大綱規劃模組，即可獲得完整的投影片大綱。
圖／旗標《超有料！職場第一實用的AI簡報術》
方法二：使用Notion AI產出大綱
網址：https://www.notion.so/
將所有的搜尋成果存放在Notion的資料庫中。
在資料庫的頁面中，點開右下角的Notion AI，或是在Notion AI的首頁中透過@呼叫存放管理結果資料庫，只要確認有參考到資料庫的情況下。
以對話的方式貼上大綱規劃模組，即可獲得完整的投影片大綱。
圖／旗標《超有料！職場第一實用的AI簡報術》
方法三：使用一般的LLM產出大綱
如果你尚未將這些搜尋結果匯入至NotebookLM或者Notion AI，我們也可以直接使用一般的通用型AI來製作投影片大綱
挑選一個使用習慣的通用型AI（ChatGPT／Gemini／Grok／Claude／Google AI Studio）
將簡報情境、對象需求分析、簡報關鍵內容清單以文字檔上傳（或者直接複製貼上），並跟AI說「這是簡報的核心需求。請先閱讀即可、不需要產生大量回應。」
接著，將Deep Research和Perplexity的搜尋結果上傳（或複製貼上），跟AI說這是「這是相關網路的參考資料。一樣先閱讀即可、不需要產生大量回應。」
確認將大量資訊都提供給AI參考之後，將投影片大綱規劃模組貼上，AI就能整合前面所提供的資料，產出完整投影片大綱！
如果你不知道要用什麼樣的AI，筆者在這邊推薦你一個最適合的選項：Google AI Studio。
方法四：使用Google AI Studio產出大綱（推薦）
網址：https://aistudio.google.com/
由於投影片大綱規劃模組所需要上傳的文件&內容較多，輸出的內容也會比較多，相比一般的通用型AI會更推薦使用 Google AI Studio！
這是一個專為開發人員與創作者設計的AI開發平台／工具，讓用戶可在瀏覽器介面免程式快速體驗、測試、設計及整合Gemini模型。跟Gemini相比，Google AI Studio有著：
更多的免費 Gemini 3.0 Pro 額度
較長的上下文讀取
單次更高的文字輸出上限
節錄自：旗標《超有料！職場第一實用的 AI 簡報術：用對工具讓生產力全面進化！》／廖韋評 著
★ 104學習推薦：建立「職場簡報力」標準，讓你的能力被看見 ★重量級講師王永福、謝文憲、葉丙成共同發起認證＋考前影片：▶ 台灣簡報認證 - 初級｜通過認證回傳104履歷
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簡報和Email如何提高好感度？《財星》五百強顧問：少寫「一字」以對方為中心
覺得建立人脈好難？總是擔心在社交場合說錯話？作者曾任Google高階主管、現為《財星》五百強企業顧問，傳授高情商溝通秘訣，包括以「多事」心態扭轉尷尬，以及在Email和簡報中「以對方為中心」的換位思考術，輕鬆化解職場社交焦慮，讓專業表現更亮眼。本文節錄自《放膽追求》。
文／珍妮．伍德
本文目錄（點擊可快速前往）
認識新朋友很難？用「多事」拯救局面事先做好功課，強化新的人際連結當麥克風在你手上，不妨練習「以對方為中心」
認識新朋友其實很簡單，但當我們被困在自己的思緒裡、擔心自己在他人眼中是什麼模樣時，便會感覺這件事變得困難重重。我們會變得拘謹又尷尬，而他人也會接收到這份尷尬，要建立連結就更加困難了。
認識新朋友很難？用「多事」拯救局面
多事的態度可以拯救這個局面。與其一心煩惱自己的襯衫是不是沒紮好，不如去觀察其他人。他們是誰？他們想要什麼？每當你對認識陌生人感到緊張時─無論是約會、工作面試或職場相關活動─試著將注意力轉向外界，從好奇心裡頭汲取信心。把社交當成一場學習之旅，而非硬著頭皮「建立人脈」，會讓這件事變得更輕鬆有趣，也更有成效。若你每遇見一個人就急著將對方歸類為「機會」或「浪費時間」，只會讓自己變得狹隘且畏縮不前。放下從對方身上得到些什麼的想法，轉而燃起你對他們的好奇心吧。
「當他人對我們感興趣，我們才對他們有興趣。」這是敘利亞詩人普布利烏斯．西魯斯（Publilius Syrus）兩千多年前寫下的話，戴爾．卡內基（Dale Carnegie）在近一世紀前引用過，而今天的我們仍在擔心著自己的面子問題，而忘了去探究他人的世界。
在社交場合笨拙、性格內向的人─我在很多時候正是如此─常會為此糾結。我們非但不去克服焦慮，反而告訴自己，主動去結識那些可能對我們有幫助、可以拓展我們人生豐富度的人，是不真誠且貪婪的，甚至有些不道德。但就邏輯而言，這個想法根本荒謬至極。人們之所以願意幫助他人，往往出於自利的原因，即便其中一個原因是助人能帶來一種溫暖的利他主義感受。但利他主義並不總是所有的真相。倘若有人給了你一份工作，那是因為你能填補他們的角色空缺；假使有人投資你的公司，那是因為你提供他們一個投資機會；如果有人向你購買商品，那是因為你幫他們解決了一個需求；要是有人邀請你約會，那是因為可以獲得和「你」這個特別的人相處的時光。
邏輯雖然清楚明確，卻未必能化解內心的困擾。就算我們理性上知道每段人際連結的價值都是雙向的，仍可能感到不純粹，導致我們在產業會議的休息時間，光是想開口跟人閒聊都覺得尷尬又糾結。畢竟，沒有人想成為那個向知名演員送上帳單時，還把自己寫的原創劇本一起塞過去的服務生。
如果你讓多事來帶路，就能避開這些內心防衛機制。當你把注意力從自己想要獲得什麼，轉移到對方的興趣、想法與經驗時，就能卸下壓力，讓這段互動重拾真誠。如此一來，對方是否能在你的職涯中幫助你這件事，就變成次要的了，而你想了解對方的真心實意才是此刻的重點。
事先做好功課，強化新的人際連結
這裡提供一個額外加分的小技巧：想強化一段新的人際連結，就要事先做好功課。當你知道即將與某人會面，不妨透過共同認識的人先行了解對方背景，若行不通，也可以用谷歌搜尋對方的相關資料。這又是一件乍看之下有點怪、但邏輯上毫無問題的事，如果他們不希望自己的經歷被看到，又怎麼會放上領英？如果他們在社群媒體上的發文不希望被你找到，又怎麼會設定公開？當然，查到的資訊別用笨拙的方式說出來，例如：「你星期六去海邊玩，看起來很開心呢！」不如指出一個你們的共同興趣或經歷：「你也彈吉他？我也是！你是Fender派還是Gibson派？」準備得愈充分，你就會愈放鬆、愈有自信。
這裡完全沒有任何自私或算計對方的意味（指原本的負面含意）。事先了解對方的背景，其實也是在幫對方一個忙。美國總統在每次會議前，都會有人先向他進行簡報，就是為了避免尷尬失誤。要是我們每個人都有幕僚團隊，也許就能減少出糗機率。多事一點，有助於你能更有效地貢獻，並與他人建立更深刻的連結。
我5歲時，媽媽帶我去書店。我們是那裡的常客，所以老闆娘琳達認識我們。
「瑞琪，你懷孕了怎麼都沒說！」
「我沒有懷孕，」媽媽爽快地說，「我只是變胖了！」
沒有人想成為那一刻的琳達，她當場臉紅語塞。像這樣的失言狀況，通常只要謹慎些就可以避免。你也可以多事一點，提前蒐集資訊，就算只是上網搜索個3分鐘也比完全沒有好。（老媽授權我寫出上述小故事，還補充說，那次尷尬的經歷激勵她減掉了多餘體重。）
當麥克風在你手上，不妨練習「以對方為中心」
⮕以對方為中心
不管是寫一封電子郵件，或是向群眾演講，我們都很容易把重點放在我想從這件事中得到什麼：
我想要他們錄取我。
我想拿到下一輪創投資金。
我想博得滿堂彩……這樣下次才能開更高的演講酬勞。
發揮多事的精神，針對你的受眾進行換位思考，無論是你的收件者、評估你的事業的創投家，或是坐在台下聽你簡報的團隊。他們花費寶貴的時間閱讀你的文字、聆聽你的簡報、觀看你的表現，你難道不應該知道他們在想什麼嗎？要達成你希望的結果，就要先弄清楚對方的期望，然後超額達成。暫時停止思考你自己想從這次交流中得到什麼，把注意力放回對方身上。
打從出生開始，我們就習慣專注於自己的需求和渴望，所以要改掉這個傾向並不容易。這裡有個簡單的著手方法：下一次寫郵件時，避免使用我開頭的句子。這聽起來有點簡單過頭了，但你可以看看這個小小的改變會帶來什麼不同。
先來看一般常見的寫法：
嗨，亞當，
我超愛你送來的禮盒！
我也很開心能為你們團隊進行這次的培訓課程，畢竟，職涯發展是我熱愛的領域。我真的很享受幫助他人達成目標的感覺，謝謝你邀請我。
下次，我很希望能讓你們試一下我目前正在開發的新領導力培訓課程，那對於優化課程也會很有幫助。
──珍妮
現在，換成以「你」為中心的版本：
嗨，亞當，
非常謝謝你送來的禮盒。
你的團隊真的是很棒的一群夥伴，你讓我們的合作過程既愉快又效果絕佳。
再次感謝你給我這個機會協助你們團隊達成目標。
目前正在開發中的新領導力培訓，或許能對你們有所幫助，下回若有需要，我可以第一時間提供試用。
──珍妮
範例一總共有7個「我」，範例二則只有2個，但用了4個「你」。不覺得很神奇嗎？想傳達的是同樣的心意，只是少用幾個「我」，對方讀起來的感受就有顯著不同。當你把注意力放在對方身上，就會以全新的方式吸引他們的注意。他們會感受到那份溫暖，態度也會隨之改變。讓他們成為主角，這樣你們雙方都能獲益。
要做到這一點並不難─只需要一些刻意和花幾分鐘修改即可。久而久之，以「我」當開頭的句子會開始讓你感覺不自然。而寫作只是其中一個你能換位思考的領域。或許你在向上級演繹簡報時，總覺得不自在，擔心自己聽起來不夠專業，擔心有限的時間內表達不了所有重點，也擔心你給人的印象不符理想。這些擔憂愈多，愈是分散你對聽眾的注意力，你也愈難達成目標。
當麥克風在你手上時，不妨用「以對方為中心」的方式進行，於下一次簡報時，額外加入一個提問，如「你們第三季的首要目標是什麼？」或「在合作上，我們還有哪些地方可以再改進？」只需要在簡報投影片上用大字體列出一個開放性問題，就能夠吸引聽眾參與，且若你認真聽取答案，還能幫助你更了解他們的需求。在急切想要「用簡報大獲全勝」的過程中，暫停一下，給自己一點喘息的空間，也讓聽眾有時間消化你說的話。這些內容對你來說也許很熟悉，但對他們而言卻是全新的訊息。
節錄自：時報出版《放膽追求：Google前高階主管的職涯洞察，把9個束縛化為成功的推力》／珍妮．伍德 著
有任何收穫或想分享的，都來和大家一起聊聊吧！