104學習精靈
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謝旻臻
多媒體行銷企劃人員
03/25 17:56
PowerPoint超好用小技能
發現了PowerPoint一個超實用小技能，
只要長按著Ctrl，用滑鼠左鍵拖曳物件。
就可以1變為2了！
不用再複製貼上了~
是不是超級簡單呢！
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【面試-14】簡報製作好但卻講的很卡，該如何練習口說表達？
【問】
常常製作簡報時花了很多時間用軟體把重點都放上去（文字不要太多並盡可能用圖片），但要講的時候卻卡卡的，好像只能唸出這些列出來的重點文字...Orz 想請教的是，該如何準備表達的部分，特別是針對我習慣的這個準備流程的問題，以及該如何練習口說表達？感謝！
【答】
用心做好的報告，結果卻講的丟三落四，不然就是卡卡的，其實您的問題很多人都遇過，還有很多人目前也還在困擾中，通常會發生這樣的問題，大多是因為僅使用【腦內順流程】的緣故，因為如果只是透過在腦中思考報告流程及講話內容，很容易會自動PASS掉很多連結的話而不自知，所以建議要改用預演的方式，直接進行多次的報告預演，這樣就可以察覺那些過場或是描述容易卡卡的，也可以確實掌握並調整報告結束的時間，是比較好的作法。
一般我們在進行簡報練習時，可能會遇到每次講出來的會有點不同，這是很正常的，簡報分享不等於演講內容，中間可能會遇到很多【長官插話】或是【順序被打亂】，所以不要去背內容，把握住主題重點就好，要是一直很在意要背內容講，就更容易因為內容卡住而越來越不順，增加報告時的緊張感。
而如同上面提到，因為長官會針對報告內容提出問題，所以紀錄曾被長官問過的問題，也可以慢慢推敲出【長官對於報告的重點在哪？】像是重視結果？重視整個過程？或是習慣講求風險評估？這些都應該要在下一次報告中進行確認，是否有呈現出長官要的重點，才能減少報告被打斷的機會，讓報告流程更順暢。
雖然說製作簡報+能力並非是所有職位必備技能，但也確實看過很多有能力、肯做事的夥伴，因為不熟悉簡報製作或是無法明確傳達內容，造成無法讓長官了解他的付出及努力，甚至在履歷成線上也有影響，這些都是很可惜的。所以也不要輕忽簡報相關的技能訓練，多一分準備就能讓自己在關鍵時候順利發揮。
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【職涯發展-4】我是簡報新手！報告如何讓老闆買單?
【問】
最近，因為疫情關係，老闆讓我們在家裡上班，但是，要我們每周報告自己的工作進度。本身對於簡報相當不熟悉，而我也才剛轉職到這間公司不久，不太了解老闆希望看到的有多細節，想請問這裡的前輩，依您們的經驗，老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢？另外，想請問向老闆報告時，需要講細節還是簡單講重點就可以？
報告這件事真的讓我好緊張....
【答】
針對老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容？因為每位老闆的喜好及習慣都不同，且因為您剛轉到新公司，為避免盲賭的問題出現，可以直接向公司內其他的前輩詢問，並參考他們的做法，同時也補充幾點簡報的注意事項給您。
1. 【接近格式，容易閱讀】
✍ 正常像工作進度，老闆會希望大家都是接近的格式，避免閱讀及呈現內容落差很大，所以您可以先向其他前輩請教，有沒有以前的範本或是格式可以參考，這樣可以減少自己重新做格式的時間，以及與其他人落差太大的問題。
2. 【頁數接近，避免口舌】
✍ 另外因為您剛轉到新公司，建議工作進度做的內容與頁數，初期與前輩等級接近或多2~3頁就好，避免因為怕被人講說不認真就做了超多頁，不僅造成您每次要報告時壓力很大，若是老闆覺得做的很好，叫其他人也要跟您一樣時，後續工作就難過了。
3. 【圖表為主，精簡文字】
✍ 既然是工作進度，當然要避免寫了很多文字，照本念了一堆後，卻無法呈現出進度到哪的窘境，盡可能多使用圖表完成度：？%來表現，並且條列目前遇到的困難+預計的改善方向，讓老闆可以清楚看到您的重點，才是比較好的方法。
4. 【備用簡報，避免提問】
✍ 而面對簡報不熟的緣故， 也怕自己資料準備的不夠充分，這時可以依照前輩簡報範本格式外，多準備6~8頁的補助資料或是原始數據，然後放在簡報的最後並設定連結，這樣若過程中老闆有提出疑問時，可以馬上進行補充更為保險。
另外對於向老闆報告時，需要講細節還是簡單講重點就可以？此部分也同樣會建議您與前輩詢問，才能夠了解老闆個性是喜歡【聽細節】，還是【聽重點】，如果問不到答案的話可以先選擇講重點，老闆沒說話就維持，老闆有要求多次細節後再改為講細節方式。
再來您有提到報告這件事真的讓我好緊張，說實話就算是目前已經有幾千場報告經驗的我來說，面對報告難免心情還是會有點緊張，但不同的是緊張不代表就一定會講不好，就如同面試準備一樣，透過反覆練習的訓練，以及預先思考可能會問的問題與回覆，可以讓您在面對報告時雖然緊張，但不會因此慌了手腳，這才是最重要的。
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Ting
產品經理
02/07 15:08
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PM/企劃的工作效率術-簡報製作篇
轉職成PM最不習慣的大概是：常會被大大小小的會議淹沒，真正要做事都只能靠加班時間？
PM的時間總是被切的四分五裂，很難有一個完整且不被打擾的專注時間，所以PM常常會有一門「時間管理」的課，做PM一陣子的我，從工作中找到了一些提升效率的方法，分享給大家試試看！
簡報製作常常是最耗費精力與時間的項目，但其實有些小撇步是可以縮短製作時間的哦！
今天先分享三個製作簡報的效率術：
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
1.掌握製作簡報的時間-會後、通勤、完稿
如果是提案型的簡報，通常我不會一口氣完成，而是會分成三個階段製作。
第一階段：通常會放在相關會議結束後立刻製作，提案大多會有個需求會議，在記憶最猶新的時候，先打開簡報，把在會議中的想法簡單列出吧！
*節省時間：打開空白簡報，回想當時會議的時間
第二階段：通勤時間非常適合拿來思考簡報架構，簡報架構是貫穿整個提案非常重要的關鍵，適合不被打擾的時間，而且最好也不要看著簡報想，因為當看著簡報很容易陷入細節作業，調調字體調調圖片，搞到最後架構不清不楚。思考完也不要忘記先在手機備忘錄裡面記錄下來，以免一到公司就忘記了！
*節省時間：突然的想調調字體大小，找找背景圖片的時間
第三階段：完稿，其實上面兩步驟做完，簡報應該也完成7成了，只差把架構的內文補齊跟排版，這時候如果怕方向走彎可以先給主管過目一下，因為架構清楚，主管也可以很快接收到資訊，給予方向的建議哦！
*節省時間：被打槍前的排版與美工
2.堅定的斷捨離-不浪費時間弔念想法
製作簡報時，不免有卡關的問題，可能做了十頁簡報但還是覺得邏輯不對、架構有問題，面臨需要重做的時候。
這時候常常會陷入一個捨不得刪掉的情感包袱，為了避免這個時刻，我桌面上永遠有著一個簡報檔，我叫它「草稿簡報」。
這時候把要刪掉的部分快速的複製過去「草稿簡報」裡儲存，然後大膽的把正檔裡的內容刪掉吧！這有兩個好處，一是幫助你可以更快速的斷捨離，二是沒想法的時候也可以去「草稿簡報」挖寶，也許這次提案不適合，之後會有適合的時機呢！
*節省時間：捨不得的情感時間
3.時時刻刻的資料整理-有效找到參考資料
製作簡報還有很多隱藏的時間在於尋找參考資料，可能是競業資料，也可能是某個設計的想法。
但其實身為PM的我們，應該時時刻刻都在接收這種資訊，只是缺乏「當下」有效的紀錄與分類，所以當我們製作簡報時，常常發生以下小劇場：「那個之前不知道在哪裡看過的案例...怎麼辦想不起來...（去google搜尋半天）算了再找另一個案例吧！」
關於這點，記憶力不好的我也是吃了很多次虧..
後來當我發現不錯的內容，我一定當下紀錄下來，並且分類。
這又可以分成三種：檔案、網頁、截圖
檔案類：大多是公司內部的文件，但可能跟同一個主題類似，就算不是我主要參加的會議，只要我當下覺得它對我的工作有參考價值，我就會先將它另存一份下來，在我需要的時候可以拿出來使用。
網站類：大多數的人應該也都有儲存網頁的習慣，只是逛越多存的越多，也就變得很難找到資料，所以還是建議存的當下就先把網站分類，我目前是先簡單分成：競業類、UIUX類、學習類...等等。
截圖類：截圖類是指用手機滑掉而截圖下來的類型，在現在每天低頭滑手機的日子，其實這類型的參考資料也變得很多。這類型最好是在手機裡另外開一個相簿來紀錄，不然很容易會被遊玩時的照片洗掉變得很難找喔！
*節省時間：隱約有印象但想不起來參考資料的時間
以上三個方法分享給大家～
有其他增加效率的方法，也歡迎大家分享給我知道唷！
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