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蒲朝棟

總務主管｜ 104Giver職涯引導師第00320231001

2024/05/06

【職場討論】提升工作效率：從工作流程到個人習慣

提升工作效率：從工作流程到個人習慣

嗨，大家好！在現代快節奏的職場中，提升工作效率成為了眾多職場人士所追求的目標。但是，如何才能真正提高工作效率呢？讓我們一起來探討一下吧！

分析工作流程

首先，讓我們來分析工作流程。了解自己的工作流程，找出其中的瓶頸和浪費，是提升工作效率的第一步。有時候，一些簡單的調整就能夠大幅提高效率。例如，合理分配工作時間，優先處理重要任務，並使用工具和技術來自動化或簡化一些瑣碎的工作。

案例分享：

舉個例子來說，小明是一位項目經理，他在工作中經常需要處理大量的郵件和會議。在分析自己的工作流程後，他發現自己花費了太多的時間在無關緊要的郵件上，而忽略了重要的項目進度。於是，他開始設置自動篩選郵件，並將重要的任務優先安排，最終成功地提高了工作效率。

培養良好的工作習慣

除了調整工作流程，培養良好的工作習慣也是提高工作效率的關鍵。這包括管理時間、保持專注、適時休息等等。通過建立一些有效的工作習慣，我們可以更好地管理自己的時間和精力，提高工作效率。

案例分享：

再舉個例子，小華是一位設計師，她發現自己在工作中經常容易分心，導致工作效率低下。後來，她開始嘗試使用番茄工作法（Pomodoro Technique），每隔一段時間專注工作25分鐘，然後休息5分鐘。通過這種方式，她成功地提高了工作專注度和效率。

結語

提升工作效率是一個持續不斷的過程，需要我們不斷地調整和改進自己的工作方式和習慣。但只要我們保持積極的態度，並不斷地努力和學習，相信我們一定能夠提高工作效率，成為更加出色的職業人士！

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專案經理的共享空間

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Ernest

Senior Project Manager

2024/04/01

掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能

上週在哈佛商業評論看到一篇文章，標題是：掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能。

這篇文章讓我反覆讀了三遍以上，而之所以會吸引我閱讀的原因是，在現在AI快速發展的情況下，在各大社群管道上常常可以看到「AI是否未來會取代我們的工作？」這一類型的討論，而目前身為專案經理 (Project Manager)的我，也非常好奇專案管理領域的工作未來有可能會受到什麼影響？自己該培養什麼技能來與時俱進，讓自己的競爭力不僅能夠維持之外，還可以更上一層樓提供給團隊更多的價值？

在「掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能」這篇文章中，提到了在AI科技進步的過程中，意味著許多專案經理的任務可以成功實現自動化，例如：追蹤資源的利用率、建構商業理由…等。另外，在顧能公司最近的一項全球調查顯示，在未來的2~3年間，專案經理會是成長最快速的專案管理辦公室(PMO)職務之一，而「下一代專案經理」需要具備十項的能力包括：

- 組織意識

- 數據敏銳度

- 跨職能協作

- 決策

- 探索並採納新科技的意願

- 財務敏銳度

- 流程與架構的專業能力 (即營運流程改良、敏捷、組織變革管理、風險)

- 以顧客為中心

- 成長心態

- 指導與激勵團隊的能力

在這十項能力中，近期讓我特別最有感的三項包括：跨職能協作、成長心態、指導與激勵團隊的能力

1. 跨職能協作

「跨職能協作」是一位PM最最最重要的能力之一，在PM每天的工作中，無一不需要和團隊合作。舉例來說，當時在COVID-19的影響下而造成嚴重缺料問題，PM需要隨時與採購共同追蹤料況供應的動態之外，還需要進一步討論是否要透過調整採購策略來降低可能的缺料風險，同時，為了尋求備案以因應所有採購策略都失效的情況，PM也需要和工程單位開始著手討論是否能透過設計變更進行更換用料以防堵影響產品生產的最糟情況發生。由於跨職能協作在「事務討論範疇」以及「相關利害關係人」的層面上牽連甚廣，必須透過一次又一次的經驗累積慢慢培養這項能力，正也因為不容易訓練，我們也才不用擔心有一天會被AI所取代。

2. 成長心態

「專案經理的工作是在做什麼？」是我很常被問到的一個問題，不過，這個問題很難用一兩句話就能說明完整，舉凡像是產品規格、時程規劃、成本管控、風險控管、團隊衝突…等，只要「發生的問題有可能會造成專案受到影響」，都會屬於專案經理的工作範疇。那麼，普通的PM和優秀的PM到底是差別是在哪裡？我覺得關鍵之一就是在是否具備「成長心態」，優秀的PM會不斷地針對上述提到的各個專業知識進行學習並實際運用在工作上。有人會說：「大家工作都這麼忙，我也不好意思一直去打擾工程師和主管問問題，那我該怎麼強化自己的知識呢？」，以我自己來說，近期讓我最有感的一個工具就是-ChatGPT，它絕對是我們學習上一個最棒的加速器，最基本的使用方式，我們可以透過它快速了解一些專業術語的定義，讓我們能夠在跟團隊溝通上更加順暢。最後，我想說的是，如果一位專案經理能做到「持續學習及成長」，我想也不用過於擔心工作會輕易地被取代的問題了。

3. 指導與激勵團隊的能力

過去在學校時期或是進入社會的第一份工作，不論老師或是主管交代的任何事情，我都是直接先捲起袖子往下做，不見得當下知道背後做的用意是什麼，就這麼做著做著，有些事情自己後來有體會到而有些也就隨著時間過去就過去了。到了自己開始帶人之後，讓我最受衝擊的是，在交辦新人工作事務的時候，如果沒有讓對方「了解為何而做」以及「尊重對方想法」，結果往往都會不如預期。在經歷了一段帶人的時期，我自己也慢慢體會到「對方對你是否有信任感」會是專案成敗關鍵因素之一，若團隊不信任你，那麼，在執行專案過程中一定會受到重重阻礙而增加專案失敗風險。

最後，想特別提的是，專案經理的工作絕對不是只是「跟催進度」、「整合報告」以及「替客戶傳話」。如果能具備「成長心態」持續強化各專業領域知識，並透過「指導與激勵團隊」來達到良好的「跨職能協作」，即便在AI快速發展的時代，也不用過於焦慮「被取代」，反倒是一個「強大的推進器」。