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吳振興 Jeff 知識長

生產處 經理|104Giver職涯引導師 第003202310007號

08/29 13:24

【寫出一封好的Email,讓你的訊息不再被忽略】
寫一封清楚的工作Email,不僅僅是文字的技巧,更是一種展示專業素養和尊重他人的方式。尤其是Email通常都是給予複數的收件者,職場中常常看到新人因為沒有掌握好這項技能,變成一封Email,50個人收到有20種解讀,進而在職場上遭遇不必要的困擾。以下是幾個在工作Email的重要注意要點,希望能夠幫助大家思考一些改善機會。
1. 明確的主旨:精準傳達信息的關鍵
一封好的工作Email從清楚的主旨開始。主旨應該簡潔有力,讓收件人在未打開郵件之前就知道這封郵件的核心內容。這不僅節省了他人的時間,也顯示出你的專業態度。例如若想要請求資料,可以在主旨中寫上「請提供最新Q3季度生產報告」,而不是「請提供報告」這樣模糊的字眼。當你的主旨明確時,收件人更容易理解你的意圖,也會更迅速地回應。
2. 條理分明的內容:讓閱讀變得輕鬆
工作Email的內容應該條理分明,這能讓收件人迅速抓住重點。可以將Email分為幾個段落,每個段落專注於一個主題。如果內容較多,可以使用項目符號或編號來組織資訊,這樣可以讓重要事項更醒目。同時要確保每個段落的開頭清晰說明該段的重點,這樣即使收件人只快速瀏覽,也能掌握主要信息。
3. 明確的行動要求:清楚表達你的期望
在Email中,若你需要對方採取行動一定要明確說出來。避免使用「請盡快處理」這類模糊的語言,而應具體指出期望的行動和截止日期。例如可以寫「請於週五下午5點前,將需求報告進行回覆」,以及「回覆上有遇到困難時,將於周四下午5點前先提出討論」這樣對方就清楚知道你希望的時間範圍和任務重點。這種清楚的指示可以避免誤解,也能提高工作效率。
4. 適當的語氣:展現專業又不失親和
Email的語氣應該保持專業,並根據對象的不同進行適當調整。對於上司或外部客戶,保持尊重和禮貌是必要的;而對於同事或熟識的工作夥伴,你可以用稍微輕鬆的語氣,但仍應保持專業。如果Email涉及到批評或不滿,建議先表達理解和支持,再提出建議或要求,這樣可以避免引起不必要的緊張。
5. 仔細檢查與適時跟進:確保信息無誤
發送前務必仔細檢查Email的內容,確認語法和拼寫無誤,附件是否確實夾帶並內容正確。如果有重要的信息,建議自己多讀幾遍或請同事幫忙確認。另外,發送後不要忘記跟進。若在指定時間內沒有收到回覆,可以禮貌地發一封跟進的郵件,以確保事情能夠順利進行。這不僅展示出你的責任感,也讓對方感受到你的細心與專業。
6. 重要Email先請主管過目:確保內部已經有取得共識
針對重要的關鍵Email,尤其是需要通知到高層主管相關訊息,寄出前一定都需要請直接主管進行審核,目的是要確保直接主管很清楚要傳達的訊息,並且內容沒有需要修改的部分再寄出,避免Email內容有錯誤一旦發出後,主管馬上收到高階主管的責罵電話,卻又完全搞不清楚狀況,這是最不樂見的。
寫一封清楚的工作Email,不僅可以讓你的工作事半功倍,還能樹立你在職場中的專業形象。希望這些建議能夠幫助你更好地掌握這項重要技能。相信透過不斷的練習,我們一定能寫出讓人印象深刻清楚易讀的工作Email!
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CSIM 神秘客服務稽核管理師
(平日班,再1位報名開課) 專業服務管理人才養成神秘客服務稽核調查,是企業追求服務受顧客認同的重要方法,但神秘客稽核常被認為是惡客找碴,原因歸咎二大重要因素。一是稽核員未受過正確服務稽核訓練與考核,容易用個人主觀思考進行神秘客查核,二是稽核題目太多感受性文字設計,就算是有受過訓練稽核員,用感受性文字稽核題目來調查,也會變成是主觀意識或是惡客找碴。1. 上課日期:11/18、25、12/2、9(一)09:30~16:30 2. 考試日期:12/16(一) 10:00-12:00 CSIM神秘客服務稽核管理師: 教學內容 一、服務品質觀念: 1.顧客服務品質管理:如何運用服務品質與服務行銷的觀念,建立忠誠滿意的顧客 2.朋友式互動建立:透過服務敏感度訓練,了解顧客現實心理思考,在顧客未表達需求前,即能透過觀察給予顧客建議與說明,想在顧客前面,創造顧客驚喜 二、服務稽核調查: 1.稽核起源與稽核意義 2.服務稽核介紹 3.稽核計畫與安排 4.稽核執行技巧 5.靜態圖片與影片稽核觀察紀錄 6.稽核報告與分析 三、現場服務稽核指導: 1.帶領至外部實地稽核指導一 2.稽核現場觀察與紀錄 3.稽核報告撰寫 四、服務稽核報告撰寫-指導: 1.帶領至外部實地稽核指導二 2.稽核現場觀察與紀錄 3.稽核報告撰寫 4.稽核報告彙整順序 5.稽核報告編寫重點 6.稽核報告項目分類 7.各項分類統計分析 8.稽核討論與簡報 專業服務管理人才養成:BIM顧客服務管理師 or CSIM服務稽核管理師---→SQMM服務績效管理師 加 值 力: 1.成為專業服務稽核調查員,增加個人職場服務力的提升 2.清楚職場服務人員顧客滿意原理原則 3.增加於客服部門競爭力 4.協助企業做好服務改善能力 5.了解企業組織做好服務完整構面,降低顧客抱怨發生機率 6.清楚各行業服務要求,提升企業服務競爭力
文大推廣部
國際禮儀與社交人才培訓班
確定開課-掌握「國際禮儀」關鍵細節 提升專業形象在邁入國際化的社交職場,各行各業日漸重視商務禮儀,掀起了學習禮儀熱潮。 從餐桌到社交禮儀將待人處事應具備的禮節及處事眉角、社交應對技巧,一次搞懂掌握「關鍵細節」培養成高情商的紳士淑女獲得好人緣。 課程大綱:課程內容與【國際禮儀接待員乙級考證輔導班】相同且併班上課,差別在有無參加考試。 一、國際禮儀的涵義與態度 1.「國際禮儀接待員」課程目標與效益 2. 為什麼要懂得國際禮儀 3. 國際禮儀的類型與範圍 二、國際禮儀與經貿外交的發展趨勢 1. 國際禮儀與國家服務產業發展趨向 2. 會議展覽活動延伸與相關產業關聯性 3. 參與國際社會的體制背景認識 三、基本禮儀-食的禮儀 1. 中西餐的禮儀 2. 餐桌桌次禮儀 3. 飲料酒杯禮儀 四、基本禮儀-衣的禮儀 1. 男士服飾的禮儀 2. 女士服飾的禮儀 3. 儀容儀態的禮儀 五、基本禮儀-住的禮儀 1. 住家的禮儀 2. 待客與作客的禮儀 3. 寄宿外宿的禮儀 六、基本禮儀-行的禮儀 1. 行走位置及出入大樓的禮儀 2. 駕車與乘車禮儀 3. 進出公共場所的禮儀 七、應用禮儀-社交禮儀 1. 電話禮儀 2. 應對進退與行禮禮節 3. 名片、介紹與交談禮儀 4. 應酬交際禮儀 八、應用禮儀-生活禮儀 1. 婚禮禮儀 2. 拜訪與探病 3. 宴會舞會聚會禮儀 4. 休閒運動與旅遊禮儀 九、應用禮儀-商業禮儀 1. 職場公關禮儀 2. 訪問接待與商業活動禮儀 3. 簡報簽約與會議會談禮儀 4. 商業書函、電子郵件與溝通禮儀 十、應用禮儀-接待禮儀 1. 接待禮儀的重要性與範圍 2. 一般訪客的接待與應對禮儀 3. 商業接待 4. 菸酒禮儀 十一、應用禮儀-外交禮儀 1. 國民外交禮儀 2. 國際外交禮賓與政治場合的接待 3. 國內外交機構對外關係活動的禮儀 4. 國際會議與國際活動懸旗禮儀 十二、文化禮儀-差異 1. 日本禮儀與接待 2. 泰國禮儀與接待
文大推廣部
學習精靈

07/08 00:00

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陳晨涓

職涯諮詢│前企業部門主管│大學講師│商業顧問

08/13 20:57

行銷大師科特勒說:「最大的利潤來自重複購買」
行銷大師科特勒說:「最大的利潤來自重複購買」
管理大師彼得杜拉克說:「企業唯一的目的,在於創造顧客」
這兩句話兜在一起,有理解到甚麼了嗎?
杜拉克也曾提醒:顧客並不覺得幫廠商賺錢是他們的事。
那麼,顧客關心甚麼?在乎甚麼?
多數的企業會花大把心力招攬新顧客以增加銷量。第一筆訂單成交後呢?
多數的企業了解「價格≠價值」
多數的公司會積極討論產品能帶來多少利潤。但是否留意到「顧客」才是真正帶來利潤的核心。那麼,包括產品,企業提供哪些價值給顧客?
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多瞭解您的顧客,鞏固好顧客關係。
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(倘若A顧客因種種原因不重複購買,可能會介紹BCD.....來。)
這些都是息息相關的。
→同時刊載
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學習精靈

05/17 00:00

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喵星人

1小時前

「了解」的英文怎麼說?千萬不要說I know!
在職場中要表達「我了解」、「我清楚」的英文,怎樣的英文較為合適呢?I know 為什麼不太合適,這篇文章將詳細解說最正式的用法、口語如何輕鬆表達,以及最不恰當的說法!
▍「了解」的英文正式的表達方式
• I understand your point.
例句:
A: Given the budget constraints, we'll need to make some adjustments to the project timeline.
B: I understand your point. I'll review the timeline and see where we can make changes.
A:「由於預算限制,我們需要調整項目時間表。」
B:「我明白您的意思。我會檢視時間表,看能在哪裡做出調整。」
• I see where you're coming from.
例句:
A: We should consider switching to a more sustainable supplier.
B: I see where you're coming from. Let’s discuss it further with the team.
A:「我們應該考慮更換為更具可持續性的供應商。」
B:「我明白你的想法。我們可以和團隊進一步討論。」
• That makes sense to me.
例句:
A: We may need to allocate more resources for this phase.
B: That makes sense to me. I’ll prepare a proposal for approval.
A:「我們可能需要在這階段分配更多資源。」
B:「我認為這合理。我會準備一份提案供批准。」
▍「了解」的英文口語說法
• Got it.
例句:
A: Please send the updated report by Friday.
B: Got it. I'll make sure it’s done.
A:「請在星期五前送出更新後的報告。」
B:「收到。我會確保完成。」
• I get it.
例句:
A: We’ll focus on customer feedback for the next quarter.
B: I get it. I'll gather relevant data.
A:「下一季度我們將專注於顧客回饋。」
B:「了解。我會收集相關數據。」
• Understood.
例句:
A: The client requested a quicker turnaround time.
B: Understood. I'll adjust the schedule.
A:「客戶要求更快的交付時間。」
B:「了解。我會調整時間表。」
▍I know 是什麼意思?
I know 的確能表達「我了解」,但在職場場合中容易被誤解成「我早就知道」或「這我已經清楚了」,在上司或同事說明事情時,會顯得不夠尊重!這樣的回應聽起來有點不耐煩,或者暗示對方說的內容對你來說並不重要。
I know 可以在某些非正式的場合或較親近關係的同事間使用,但要確保語氣是友善的。在了解同事分享某項輕鬆的話題,例如政府宣布放了颱風假時說「I know, right?」。
▍小整理
• 最推薦的正式用法:I understand your point.
用來表示完全理解對方的觀點,適合正式的會議或溝通。
• 最實用的口語用法:Got it.
簡潔有力,適用於日常的快速回應。
希望這篇文章對你有幫助!想看什麼主題歡迎留言和我們說!
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