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吳振興 Jeff 知識長

生產處經理｜104Giver職涯引導師第003202310007號

08/29 13:24

【寫出一封好的Email，讓你的訊息不再被忽略】

寫一封清楚的工作Email，不僅僅是文字的技巧，更是一種展示專業素養和尊重他人的方式。尤其是Email通常都是給予複數的收件者，職場中常常看到新人因為沒有掌握好這項技能，變成一封Email，50個人收到有20種解讀，進而在職場上遭遇不必要的困擾。以下是幾個在工作Email的重要注意要點，希望能夠幫助大家思考一些改善機會。

1. 明確的主旨：精準傳達信息的關鍵

一封好的工作Email從清楚的主旨開始。主旨應該簡潔有力，讓收件人在未打開郵件之前就知道這封郵件的核心內容。這不僅節省了他人的時間，也顯示出你的專業態度。例如若想要請求資料，可以在主旨中寫上「請提供最新Q3季度生產報告」，而不是「請提供報告」這樣模糊的字眼。當你的主旨明確時，收件人更容易理解你的意圖，也會更迅速地回應。

2. 條理分明的內容：讓閱讀變得輕鬆

工作Email的內容應該條理分明，這能讓收件人迅速抓住重點。可以將Email分為幾個段落，每個段落專注於一個主題。如果內容較多，可以使用項目符號或編號來組織資訊，這樣可以讓重要事項更醒目。同時要確保每個段落的開頭清晰說明該段的重點，這樣即使收件人只快速瀏覽，也能掌握主要信息。

3. 明確的行動要求：清楚表達你的期望

在Email中，若你需要對方採取行動一定要明確說出來。避免使用「請盡快處理」這類模糊的語言，而應具體指出期望的行動和截止日期。例如可以寫「請於週五下午5點前，將需求報告進行回覆」，以及「回覆上有遇到困難時，將於周四下午5點前先提出討論」這樣對方就清楚知道你希望的時間範圍和任務重點。這種清楚的指示可以避免誤解，也能提高工作效率。

4. 適當的語氣：展現專業又不失親和

Email的語氣應該保持專業，並根據對象的不同進行適當調整。對於上司或外部客戶，保持尊重和禮貌是必要的；而對於同事或熟識的工作夥伴，你可以用稍微輕鬆的語氣，但仍應保持專業。如果Email涉及到批評或不滿，建議先表達理解和支持，再提出建議或要求，這樣可以避免引起不必要的緊張。

5. 仔細檢查與適時跟進：確保信息無誤

發送前務必仔細檢查Email的內容，確認語法和拼寫無誤，附件是否確實夾帶並內容正確。如果有重要的信息，建議自己多讀幾遍或請同事幫忙確認。另外，發送後不要忘記跟進。若在指定時間內沒有收到回覆，可以禮貌地發一封跟進的郵件，以確保事情能夠順利進行。這不僅展示出你的責任感，也讓對方感受到你的細心與專業。

6. 重要Email先請主管過目：確保內部已經有取得共識

針對重要的關鍵Email，尤其是需要通知到高層主管相關訊息，寄出前一定都需要請直接主管進行審核，目的是要確保直接主管很清楚要傳達的訊息，並且內容沒有需要修改的部分再寄出，避免Email內容有錯誤一旦發出後，主管馬上收到高階主管的責罵電話，卻又完全搞不清楚狀況，這是最不樂見的。

寫一封清楚的工作Email，不僅可以讓你的工作事半功倍，還能樹立你在職場中的專業形象。希望這些建議能夠幫助你更好地掌握這項重要技能。相信透過不斷的練習，我們一定能寫出讓人印象深刻清楚易讀的工作Email！