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    Ernest

    Senior Project Manager

    04/01 19:30

    掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能
    上週在哈佛商業評論看到一篇文章，標題是：掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能。
    這篇文章讓我反覆讀了三遍以上，而之所以會吸引我閱讀的原因是，在現在AI快速發展的情況下，在各大社群管道上常常可以看到「AI是否未來會取代我們的工作？」這一類型的討論，而目前身為專案經理 (Project Manager)的我，也非常好奇專案管理領域的工作未來有可能會受到什麼影響？自己該培養什麼技能來與時俱進，讓自己的競爭力不僅能夠維持之外，還可以更上一層樓提供給團隊更多的價值？
    在「掌握專案管理的未來發展，PM請提升十大技能」這篇文章中，提到了在AI科技進步的過程中，意味著許多專案經理的任務可以成功實現自動化，例如：追蹤資源的利用率、建構商業理由…等。另外，在顧能公司最近的一項全球調查顯示，在未來的2~3年間，專案經理會是成長最快速的專案管理辦公室(PMO)職務之一，而「下一代專案經理」需要具備十項的能力包括：
    - 組織意識
    - 數據敏銳度
    - 跨職能協作
    - 決策
    - 探索並採納新科技的意願
    - 財務敏銳度
    - 流程與架構的專業能力 (即營運流程改良、敏捷、組織變革管理、風險)
    - 以顧客為中心
    - 成長心態
    - 指導與激勵團隊的能力
    在這十項能力中，近期讓我特別最有感的三項包括：跨職能協作、成長心態、指導與激勵團隊的能力
    1. 跨職能協作
    「跨職能協作」是一位PM最最最重要的能力之一，在PM每天的工作中，無一不需要和團隊合作。舉例來說，當時在COVID-19的影響下而造成嚴重缺料問題，PM需要隨時與採購共同追蹤料況供應的動態之外，還需要進一步討論是否要透過調整採購策略來降低可能的缺料風險，同時，為了尋求備案以因應所有採購策略都失效的情況，PM也需要和工程單位開始著手討論是否能透過設計變更進行更換用料以防堵影響產品生產的最糟情況發生。由於跨職能協作在「事務討論範疇」以及「相關利害關係人」的層面上牽連甚廣，必須透過一次又一次的經驗累積慢慢培養這項能力，正也因為不容易訓練，我們也才不用擔心有一天會被AI所取代。
    2. 成長心態
    「專案經理的工作是在做什麼？ 」是我很常被問到的一個問題，不過，這個問題很難用一兩句話就能說明完整，舉凡像是產品規格、時程規劃、成本管控、風險控管、團隊衝突…等，只要「發生的問題有可能會造成專案受到影響」，都會屬於專案經理的工作範疇。那麼，普通的PM和優秀的PM到底是差別是在哪裡？我覺得關鍵之一就是在是否具備「成長心態」，優秀的PM會不斷地針對上述提到的各個專業知識進行學習並實際運用在工作上。有人會說：「大家工作都這麼忙，我也不好意思一直去打擾工程師和主管問問題，那我該怎麼強化自己的知識呢？」，以我自己來說，近期讓我最有感的一個工具就是-ChatGPT，它絕對是我們學習上一個最棒的加速器，最基本的使用方式，我們可以透過它快速了解一些專業術語的定義，讓我們能夠在跟團隊溝通上更加順暢。最後，我想說的是，如果一位專案經理能做到「持續學習及成長」，我想也不用過於擔心工作會輕易地被取代的問題了。
    3. 指導與激勵團隊的能力
    過去在學校時期或是進入社會的第一份工作，不論老師或是主管交代的任何事情，我都是直接先捲起袖子往下做，不見得當下知道背後做的用意是什麼，就這麼做著做著，有些事情自己後來有體會到而有些也就隨著時間過去就過去了。到了自己開始帶人之後，讓我最受衝擊的是，在交辦新人工作事務的時候，如果沒有讓對方「了解為何而做」以及「尊重對方想法」，結果往往都會不如預期。在經歷了一段帶人的時期，我自己也慢慢體會到「對方對你是否有信任感」會是專案成敗關鍵因素之一，若團隊不信任你，那麼，在執行專案過程中一定會受到重重阻礙而增加專案失敗風險。
    最後，想特別提的是，專案經理的工作絕對不是只是「跟催進度」、「整合報告」以及「替客戶傳話」。如果能具備「成長心態」持續強化各專業領域知識，並透過「指導與激勵團隊」來達到良好的「跨職能協作」，即便在AI快速發展的時代，也不用過於焦慮「被取代」，反倒是一個「強大的推進器」。
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    2023/10/17

    無經驗學習如何使用卡片盒筆記：從頭開始，提高效率和組織能力
    在現代生活中，處理信息和各種工作任務變得越來越重要。卡片盒筆記是一個強大的工具，可以幫助您提高效率，更好地組織思緒，並應對日常挑戰。無論您是專業人士、學生還是創意工作者，這個筆記方式都能夠提供實際幫助，即使您沒有任何經驗。無經驗的朋友從頭開始掌握下面7個要點，也可提供你的工作效益喔!
    1. 選擇適當的筆記本
    首先，選擇一本適合您需求的卡片盒筆記。這些筆記本通常有小格子或小區域，以方便記錄信息。您可以根據您的需求和喜好選擇不同尺寸和風格的筆記本。
    2. 確定用途：
    明確您將使用卡片盒筆記的主要目的。是用於創意筆記、待辦事項清單、專案管理還是其他用途？了解您的需求有助於更好地組織筆記本。
    3. 標題和標籤：
    對每個卡片或區域進行標題，以明確記錄內容。您也可以添加標籤或符號來識別不同類型的信息，例如任務、想法、日期等。
    4. 寫下信息：
    使用筆記本的卡片或小區域來開始寫下信息。您可以記錄任何您認為重要的內容，包括想法、待辦事項、備忘錄、資訊片段等。
    5. 組織和整理：
    隨著使用，不斷組織和整理筆記。您可以將相關信息放在一起，重新排列卡片以調整順序，或使用不同的色碼或標籤來識別卡片。
    6. 追蹤和復習：
    使用筆記本來追蹤任務的進展、重要日期、計劃等。您也可以使用它作為學習工具，記錄重要知識點，以便複習。
    7. 採用最佳做法：
    為了提高效率，您可以根據自己的經驗不斷調整和改進筆記本的使用方式。了解什麼方法和組織方式最適合您，然後堅持使用它們。
    8. 採用數位工具（可選）：
    如果您更傾向於數位筆記，您也可以將卡片盒筆記數位化，使用筆記應用或專門的卡片盒筆記軟件。
    學習如何使用卡片盒筆記是一個個人化的過程，您可以根據自己的需求和風格來適應它。隨著時間的推移，您將發現最適合您的方式來使用它，並從中受益。這是一個有助於組織思緒、計劃任務和提高效率的強大工具。無論您是處於哪個行業或角色，卡片盒筆記都能幫助您更好地應對工作和生活的挑戰。
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    常見辦公室文具用品的英文該怎麼說呢？一篇教你釘書機、長尾夾、便利貼、迴紋針的英文怎麼說，來學習各種工具的英文吧！
    1. 書寫工具
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    • Mechanical Pencil - 自動鉛筆
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    2. 夾子和裝訂文件工具
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    • Staples - 釘書針
    • Paperclip - 迴紋針
    • Binder Clip - 長尾夾
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    • Tape Dispenser - 膠帶座
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    4. 量測工具
    • Ruler - 尺
    • Calculator - 計算機
    5. 文件夾等辦公用品
    • Folder - 資料夾
    • Post-it Notes - 便利貼
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