跨部門溝通與管理
104學習
部門溝通
在職場上，這項技能指的是不同部門間有效傳遞資訊、協調工作與達成共識的能力。良好的溝通能避免誤解，提升工作效率，促進團隊合作，確保目標一致，並加速問題解決。具備這項能力的人，能清楚表達想法，積極聆聽他人意見，並靈活調整溝通方式，使跨部門合作順暢無阻，進而推動公司整體運作更為流暢。
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跨部門溝通與衝突處理
衝突管理與跨部門溝通合作
【10分鐘微學習】跨部門溝通協調與合作
跨部門溝通-掌握溝通風格成就雙贏共識
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職場協調力： 人際互動溝通的密技
管好員工做對事：溝通協調力
精選證照
考取專業證照，讓能力被市場看見
教育部臺灣台語語言能力認證 B2中高級
此項技能代表具備中高級的台語溝通能力，能夠流利聆聽、說話、閱讀和書寫。不僅能在日常生活中進行有效交流，也能理解較為複雜的話題及文化背景。對於希望在台灣本地企業或與當地社群互動的工作者來說，這項能力能提升職場競爭力，拓展職業機會，尤其在社會服務、教育及文化相關領域。此外，具備此能力的員工能更好地促進團隊合作，增進跨文化理解，對企業品牌形象也有正面影響。
教育部
教育部臺灣台語語言能力認證 A2初級
這項技能代表持有者具備基本的台語聽說能力，能在日常生活中進行簡單的交流。A2級別的認證表示對台語的基礎詞彙和句型有一定的掌握，能理解常見的短語和表達。對於需要與社區民眾溝通或在特定工作環境中使用台語的職位，這項能力可以增強與客戶、同事之間的互動，提升工作效率及團隊合作，對於文化保存及推廣也具有積極的意義。擁有此認證者在職場上會受到重視，因為能展現對臺灣本土文化的理解與尊重。
教育部
Professional Communication商務專業溝通
溝通技巧始終是雇主正在尋找的重要能力之一，發展這些技能可以讓求職者在職場中獲得許多競爭優勢。CSB Professional Communication 認證在驗證即將進入職場的求職者是否了解重要的溝通原則，並具備在工作環境中有效溝通的技能。
Certiport
教育部臺灣台語語言能力認證 B1中級
這項技能表示個人在台語的聽說讀寫能力達到中級水平。具備此能力者能夠理解日常生活中的基本對話、參與簡單的討論，並能用台語表達自己的想法和需求。在求職方面，熟悉台語的求職者在文化相關的職位，如教育、媒體、社會服務等領域，將更具競爭力。此外，這項能力有助於促進地方文化及社群交流，對於在地企業及公共服務機構特別重要。
教育部
個人指導員
個人指導員證照旨在培養具備專業諮詢與指導能力的人才，能有效協助個人進行職涯規劃、技能提升及心理調適，促進其職場適應與發展。持證者熟悉職涯理論與輔導技巧，能針對不同需求提供客製化建議與支持，提升個人競爭力與就業成功率。此證照適用於教育、就業服務及人力資源等相關領域，具備良好的溝通協調能力與問題解決能力，是職涯輔導與個人發展指導的重要專業資格。
美國肌力與體能訓練協會(NSCA)
全方位基礎人力資源管理師認證
『全方位基礎人資管理師認證班』是國內目前梯次數最多、開班最廣、傳承歷史最悠久、唯一且最具系統化的人力資源管理師養成課程，透過具豐富實務經驗且熱情的專業講師團，深入淺出地引領學員循序漸進學習與交流各項主題，過程中並輔以精闢個案探討與擬真實作演練，藉此帶領學員有效提昇本身人資專業知能，並加速培養出能承接未來在人資領域中更具挑戰性任務的實力。
整體課程架構，將從「策略性人力資源管理架構」談起，先帶領學員建立對策略性人力資源管理的整體概念，並打通各項人資功能定位上的任督二脈後，接著以「工作分析」為基礎，逐步、詳實且系統化地介紹各項人力資源管理之「選、訓、用、留」的基本概念及實務，諸如：「人才招募、遴選與任用」、「績效管理與訓練發展」、「薪酬管理與員工福利」、「員工關係與留才管理」等主題。整體系列課程前後呼應、兼具理論介紹、觀念導正與實務分享，使學員對人力資源管理有完整且正確的認識，不僅有助於未來朝向其他人資專業進一步學習上做好準備外，亦能使自己在人資職涯發展上有更清楚的方向及計畫，還在猶豫? 趕快來點選報名吧！
社團法人中華人力資源管理協會
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跨部門溝通卡關？！用「妥協的藝術」化解衝突
跨部門溝通卡關，是否讓您精疲力盡？這一集，先聽AI語音摘要，再聽職場教練Simon「歡慶五百集」live talk探討職場的萬年難題。Simon建議把同事視為「內部的難搞客戶」，並從最基本的人性出發，因為每個人都追求快樂、逃避痛苦，當「你的快樂」變成「他的痛苦」，摩擦隨之而來；溝通的藝術不在爭輸贏，而是「學會妥協」，完成工作任務。真正的默契，其實是「妥協得當」。只要主動釋出善意，建立「有來有往」的公平關係，策略性退一步，反而能讓專案更前進。
【本集來賓】Simon：職場教練，104資訊科技董事、前104人力銀行總經理、前中國飛利浦數字影像系統中國區業務總監、比利時魯汶大學歐洲研究所碩士。目前仍協助新創及社企擔任(經管/領導力)顧問。
【本集重點】01:21 部門之間溝通卡關，如何解？03:12 心態轉變、把同事當客戶。溝通的藝術在妥協，達成共識目標05:13 溝通關鍵心法09:02 現場原音
▍ 職場溝通不卡關，你還可以聽EP562【主管偷偷學】間接說「不」的藝術！善用 But 引導溝通，取代 Yes or No二選一 EP515 從抱怨聽出弦外之音？ 職場牢騷王退散！多元共處、劃出界限、保護隔離 EP460【粉絲敲碗】老闆先捧我、後甩鍋，如何拒當「工具人」？向上溝通「不舒服」，談感受、不談條件
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精選 準備 iPAS 淨零碳規劃管理師，不能只靠背題，更重要的是建立完整的實務能力
115 年兩次 iPAS「淨零碳規劃管理師中級」考試出現有趣的變化：第一次「碳管理制度實務」較難，第二次卻轉為「節能減碳技術實務」較具挑戰。考試難點的轉移，也提醒準備認證的學習者，與其猜測下一次哪一科比較容易，不如扎實建立完整的知識與應用能力。
這篇文章透過報考、獲證率、各科及格率與六大能力主題等數據，帶你看懂考試背後真正想檢驗的能力，以及如何從成績發現自己的學習缺口。
考證照不只是為了「考過」，更重要的是知道自己下一步該學什麼。
如果你正在準備 iPAS 淨零碳規劃管理師，推薦透過這篇分析，重新檢視自己的備考與學習策略。 https://vocus.cc/article/6aa87633fd897800017e33a9
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【2026年－考試筆記(V1版本)】iPAS AI應用規劃師初級｜全科攻略ｘ考點精華ｘ擬真題庫｜104學習
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你以為你在跨部門溝通，其實你只是在當傳聲筒
如果你現在覺得：「人很難搞」，每天都被各單位搞得「心很累」，那其實很正常！
因為，PM是一個「沒有職權」，卻要「推動事情」的角色。
今天，我們來聊聊「跨部門溝通」，有關更多的內容，請參考如下連結：
https://vocus.cc/article/6979e78bfd89780001c53434
破解穀倉效應：跨部門溝通與協作實戰—五星級飯店實例
文／勞動部勞動力發展署TTQS輔導顧問 陳雷
當五星級飯店遭遇跨部門運作挑戰，如何有效提升問題解析能力及跨部門溝通變得至關重要。在這場別開生面的企業內訓中，透過核心主題活動，幫助餐飲、客房、行銷等各部門主管辨識問題徵兆並進行預防性管理。藉由分組競賽和情境設計，各組成員展現專業，同時也揭示了「穀倉效應」對組織效率的影響。從活動中，不僅促成了彼此理解與交流，更顯著改善了內外部的合作氛圍。
上週我到一家五星級飯店進行了一場企業內訓，主題是關於問題解決與跨部門溝通。五星級飯店通常具備相當大的組織規模，所以在一開始的時候就透過窗口了解了一些主管在日常管理的痛點，以及過往培訓的問題等狀況，希望透過課程讓主管能夠學習問題發生的徵兆，進而提前介入，而非等到發生後再來處理，以及各部門間要如何提升溝通品質？此次培訓對象涵蓋了餐飲、客房、業務、行銷以及財務部等各重要部門的主管與核心成員。
在承接這個專案後，就在想要如何提升主管們的問題解析能力及突破各部門的隔閡?構思後決定以一個核心活動貫穿全場，用分組競賽、討論及各種情境設定，讓各組去執行工作任務及挑戰，學員可以在其中展現專業及經驗。
雖然是飯店業，課程剛開始時難免場面還是冷了點，運用分組破冰及活動說明，讓場面開始活絡起來，進入正題後，先從熱爐法則切入，讓學員了解問題的發生往往是從各種微小跡象反覆發生而最終發生最後變成災難，讓各組運用管理工具找出個案中的徵兆，並嘗試去解析發生的問題及提出預防措施，從而觀察到各組的成員不同往往造成解讀問題的角度差異，進而產生不同的結果。
再進一步討論後，就更清楚地展現了部門間的矛盾與隔閡。各部門雖然皆以企業整體利益為核心，但實際的工作績效指標卻往往是回到部門上，而且相互衝突。例如，行銷部的新活動推展，可能對餐飲部的成本產生壓力；而業務部為達成業績，提出的短期促銷活動，可能會讓房務部的人力配置產生巨大壓力。這種情況通常被稱為「穀倉效應」，也就是各部門如同獨立的穀倉，彼此之間資源獨立、溝通困難且目標不完全一致。這種效應不僅影響效率，更容易導致部門間的不信任與誤解。
在課程中，透過活動引導學員認識各部門的狀況，了解彼此的困難點與運作模式，進而提高跨部門的理解與意願。例如，行銷部門能理解餐飲部對於成本控制的考量及背負的營運目標，進而願意用心規畫符合餐飲部期望的行銷活動，而業務部再推出活動前，也會先與房務部門討論人力配置，以達到雙贏。
透過串聯整場課程的主題活動，讓各個主管在反覆執行競爭與合作的活動中，願意投入及更深層次的交流討論，讓參與者了解何謂企業營運指標，而且應該要公司的營運指標放在最前面，當各部門意識到他們真正的挑戰是市場上的競爭對手，而非內部的其他部門時，合作的動機與意願明顯提升，跨部門的溝通效率與氛圍也有了顯著改善。課程時間即將結束時，學員雖然期待下課，更期待公布團體活動競賽的結果，即使因為結算成績跟收尾活動而超過時間，仍無法降低他們的參與熱情，認真關注在眼前的任務及挑戰，對於企業來說，這不就是優質的員工行為展現嗎?
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基礎程式能力對上班族的重要性：自動化、跨部門溝通、邏輯思考的優勢
在數位時代的驅動下，學習基礎程式入門成為許多人提升職業技能的重要一步。無論你是希望轉職為軟體工程師，還是單純想提高工作效率，掌握程式語言都能為你帶來更多機會。從自動化簡單任務到增強問題解決能力，學習程式設計的好處不可忽視。本文將帶你了解如何有效入門，並介紹常見的程式語言及其應用，幫助你在這個技術驅動的世界中走得更遠。
❤️1. 提升工作效率
擁有基礎程式能力可以幫助上班族自動化重複性任務，從而節省時間。例如，學會使用 Excel 的公式和簡單的 VBA 腳本，可以快速處理數據，而不必手動操作。
❤️範例：
情境：每月需要整理銷售報告。
解決方案：編寫一個自動化腳本，自動生成報告，節省數小時的工作時間。
❤️2. 增強問題解決能力
學習程式設計能培養邏輯思維和問題解決能力。這些技能不僅適用於編寫程式，也能幫助你在工作中更有效地分析問題和制定解決方案。
❤️範例：
情境：面對一個複雜的業務問題。
解決方案：利用程式設計思維，分解問題並逐步解決，最終找到最佳方案。
❤️3. 提高職場競爭力
在求職市場上，具備基礎程式能力的候選人通常更受青睞。許多企業在招聘時會優先考慮具有技術背景的人才，因為這樣的人才能更快適應數位轉型的需求。
❤️範例：
情境：應徵一份需要數據分析的職位。
優勢：擁有基本的 Python 或 R 語言知識，使你在眾多候選人中脫穎而出。
❤️4. 促進團隊合作
具備基礎程式能力的員工可以更有效地與技術團隊溝通。理解基本的程式概念，有助於非技術背景的員工與開發人員之間建立更好的合作關係。
❤️範例：
情境：參與一個跨部門專案。
優勢：能夠理解開發人員的需求和限制，提高專案執行效率。
❤️5. 適應未來趨勢
隨著人工智慧和自動化技術的興起，未來職場對於具備程式能力的人才需求將持續增加。掌握基礎程式設計將使你在未來的職場變化中保持競爭力。
❤️範例：
情境：公司推行新技術或工具。
優勢：具備程式能力使你能快速學習並適應新環境。
❤️結語
總結來說，程式語言入門不僅是學習一種技能，更是一種思維方式。透過掌握基礎知識和實踐經驗，你將能夠解決實際問題，並在職場中獲得更大的競爭優勢。希望本文提供的資訊能幫助你在學習程式的旅程中取得成功，開啟新的職業機會！
掌握基礎程式入門不僅是提升技能的起點，更是開啟新職業機會的關鍵。透過學習程式設計，你不僅能提高工作效率，還能增強職場競爭力，甚至在未來科技變革中保持領先地位。希望這篇文章提供的資訊能幫助你在程式學習之路上取得成功，為你的職涯發展奠定堅實基礎。
「不配合我，Email就CC你老闆！」別把信件副本當武器！3技巧跨部門溝通更順利
跨部門合作立場不同時，你也習慣直接寄信CC雙方大主管嗎？也許這招一兩次有用，但副作用有時比想像中來得多！本文分析CC主管的正反情境與黃金準則，並提供3個順利破局的跨部門溝通心法！
文／《104職場力》
本文導覽
常態報備不算雷，討厭的是「把CC當武器」為什麼「動不動就CC主管」很扣分？真的有需求還是在甩鍋？掌握信件CC的黃金準則跨部門立場卡關？CC前可先做的3個舉動！
「對方一直說無法配合，既然這樣，乾脆直接寄信CC兩邊主管，讓上級注意到並一起參與討論好了！」
這種「拉自家主管或大老闆進信件群組」的招式常見且好用，畢竟當Email寄出那一刻就像把球拋出去一樣，你以為「只要長官的眼睛盯著，對方的問題應該就可以順利解決，也不敢隨便推託」，但實務上，這種拿主管當武器的手法往往是把雙面刃，處理不當的話，非但無法解決立場差異，可能還會把單純的業務溝通，演變成雙方撕破臉的衝突。
常態報備不算雷，討厭的是「把CC當武器」
先釐清一下，如果部門本來SOP就要求「所有跨部門信件都要副本給主管」，或是專案剛發起時，雙方主管本來就在預設名單中，那後續的溝通就屬於「資訊透明的常態同步」，完全沒有問題。
職場人真正反感、會被冒犯的是那種：本來兩個人在信件或LINE裡合作得好好的小事，一旦出現需要協調的狀況，比如才剛提出「這時程有點趕，我們可能沒辦法」，下一秒你突然寄Email突襲，還副本給雙方最高層主管，信內甚至還附帶一句：「貴團隊有OO問題無法配合，請主管協調。」
這種看似想解決問題但實則把「CC」當警棍的極端作法，就算最後真解決了問題，也會對人際造成很大的殺傷力。
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為什麼「動不動就CC主管」很扣分？
你以為副本給主管可以「提高效率」，但在配合的同事或部門眼裡，這個動作的解讀可能不會太正向，以下簡單對比幾種立場，就會知道引爆點出在哪裡！
1.把「事」的討論，變成「人」的戰鬥
你以為的：「請雙方主管來可以加速處理進程。」
對方感受到的：「你跑去跟我老闆告狀，那我只能開戰了。」
彼此都還沒理出個結論，下一秒信箱裡突然出現你的信件，還CC給好幾個大主管，為了不在自家主管面前顯得被動或做錯事，對方的第一反應絕不是「好唷我來想想怎麼幫忙」，一定是立刻切換成戰鬥模式！
2.破壞私下信任，壓縮人情彈性
你以為的：「邀雙方主管加入，可建立兩部門以後合作的SOP與規格。」
別部門同事心聲：「動不動就搬主管壓我，那我以後也都來這套！」
職場上有很多緊急狀況的解套，多半靠私下的交情跟彈性，比如請營運同事幫忙走個急件、設計同仁擠出兩小時安插你的新圖需求，這些遊走在部門SOP灰色地帶的協助都不是義務，通常都是建立在「人情」上。
一旦你濫用CC主管這招，對方只會覺得：「平常我都好心跟你協調、給你方便，輪到我時你卻做得這麼絕」，不只砍掉了信任也讓陰德值歸零，未來只要你再遇到緊急狀況，對方絕對採「公事公辦、按章程排隊」，或者也同樣CC你主管，再也不可能私下給予任何特例協助。
3.贏了表面，輸了能力認同
你以為的：「展現了強大的專案推進力，連跨部門卡關都能搞定。」
別部門同事心聲：「他不過是遇到問題只會搬主管出來的溝通巨嬰。」
當頻繁使用「CC主管」來推動事情，大家心裡都很清楚：這個專案會動，不是因為你的提案有說服力或有多善於協調，純粹是因為「大家都要給OO主管面子／老闆親自下場指揮」才完成，一旦被貼上缺乏談判、溝通或資源整合能力的「職場靠爸族」標籤，專業能力就很難受到同儕跟上司的認可。
這些看似微小的溝通細節，都可能影響日後每一個關鍵時刻（交付重要專案、升遷等），因為你從未建立起屬於個人的專業信任感……但這並不代表跨部門合作時完全不能CC主管，重點在於是「拿主管當武器」，還是在「邀請團隊對齊資訊」？
延伸閱讀：電子郵件CC、BCC怎麼用？Email別再只用「全部回覆」了
真的有需求還是在甩鍋？掌握信件CC的黃金準則
將雙方主管帶入信件並非罪過，關鍵要看動機與溝通階段，只要掌握以下正反情境的判斷標準，就能精準拿捏分寸。
什麼時候CC雙方主管是好做法？
1.資訊同步與進度備查時
專案開完會議寄出會議紀錄時，可CC雙方主管對齊資訊（在會議上可先口頭知會合作同仁會這樣CC），讓高層掌握大方向與進度，避免資訊落差最後白做工。
2.已經私下達成共識，只差主管授權或調配資源
當你與配合部門已經談好初步方案，但需要額外預算或排程調度時，此時CC主管是為了「請求資源授權」，而不是「要主管幫忙評斷誰對誰錯」。
範例：「我們和行銷團隊已討論出兩階段上線方案，因涉及額外開發人力，此信CC雙方主管評估資源調配。」
3.公開致謝，順便幫隊友們作球
專案順利完成時，在感謝信中CC雙方主管，幫辛苦配合的同事們在主管和老闆面前刷存在感，這是建立跨部門革命情感非常高明且討喜的作法。
範例：「感謝設計部這週加班支援，調整活動頁排版，讓專案如期上線，在此表達感謝！」
什麼時候千萬不要CC對方老大？
1.剛發生意見分歧，一次實質對話都還沒做時
需求才剛發出去，對方稍微表達執行有困難，你就立刻放大招，這種做法表明要直接跳過溝通，對合作同仁極不尊重。
2.為了留存「甩鍋證據」
出於防禦心態，想藉由信件紀錄向主管、老闆證明「是他不配合，不是我沒做」，這種敵意就算沒招致反擊，也會讓對方留下不好的印象。
3.原本聊得好好的，突然發動魔法攻擊
原本只有執行層在信件往返，進行到一半為了逼對方認同或給對方壓力，突然補上記者會等級的主管CC名單，這種「突襲」會讓對方傻眼、瞬間喪失所有合作默契。
延伸閱讀：8種讓人抓狂E-mail錯誤：什麼都要「全部回覆」、「CC」每個人
跨部門立場卡關？CC前可先做的3個舉動！
職場合作難免有碰壁時刻，如真的遇到對方立場堅定、溝通陷於僵局時，按下Email發送鍵之前，可以先試試看這3個方法：
1.文字太冰冷？那換講電話試試
打字（Email／LINE）畢竟看不到表情，就算有Emoji，立場不同時也很容易被解讀成挑釁，當文字難以表達時，不妨直接打個電話，用聲音打破僵局：
「OO你好，我是OO，我看到信上記述的困難了，方便佔用你3分鐘嗎？我想直接了解一下你們那邊主要卡在哪個環節，看我們能怎麼調整。」
先了解對方卡點（如：KPI壓力、人力被其他專案抽離），先釋出善意，衝突就融化一半。
2.預告式溝通：把「突襲告狀」變成「邀請隊友」
若事件牽涉的層級真的太高、必須副本給更高層、由主管出面協調資源，務必在CC前先跟對方打過招呼：
「這部分牽涉到兩邊第四季的預算排程，已經超越我們執行層能決定的範圍，我預計把這兩個方案寄給兩邊主管評估，你看這樣好嗎？」
給對方心理準備，把「跑去告狀」轉化成「我們一起找上面的主管要資源／解決問題」，對方的感受會截然不同。
3.帶著「選擇題」找主管，而不是拋出「是非題」
如果真需要主管介入，可以跟配合部門共同整理出2至3個可行方案讓主管選，比如：
方案A：時程不變，但範疇縮減（兼顧行銷上線時間）。
方案B：範疇不變，但上線時間延後2週（兼顧研發品質）。
讓主管評估並思考怎麼給資源，事情會更順利解決！
簡單總結一下重點，除了組織常態的CC流程之外，請把主管當成必要時才動用的「資源」，而不是溝通一遇到阻礙就急著請出來壓人的武器。
下次當你想「手滑」把信CC給雙方最高主管前，不妨先停下來問自己一句：「我現在是在邀請大家一起解決問題，還是只想證明自己是對的？」也許一個轉念、找到新解法後，人際跟專案進度都可以同時保住喔！
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延伸閱讀：主管太忙，都沒時間聽你說？快速獲得回應的向上溝通技巧
為什麼部屬不說，私下卻意見一大堆？給主管的溝通3心法
主管經常面臨這樣的困境：開會時員工點頭稱是，但私下卻有一堆抱怨，甚至引發管理危機。明明以為「已經溝通」，卻發現部屬只是「被交辦」。這種情況的根本原因，在於溝通並非單向傳遞指令，而是雙方形成共識的過程。本文介紹3種關鍵的溝通技巧，幫助主管提升溝通效能，避免團隊內部矛盾，真正發揮領導力。
文／郭憲誌（前遠傳電信副總經理）
本文目錄（點擊可快速前往）
部屬檯面上不說，但私下卻意見一堆？主管以為「有溝通」，部屬只認為「被交辦」關鍵是溝通的目的：要達成什麼？或是要避免什麼？1. 與績效目標相關的溝通2. 與團隊相關的溝通3. 為個人或特定事件的溝通鼓勵員工表達意見，從主管「閉嘴」開始！
部屬檯面上不說，但私下卻意見一堆？
Kevin看著坐在他面前的May，雙手交叉放在胸前、目光望向天花板，一臉就是不想聽你說話的態度，真的氣到想罵髒話。他忍了下來，開口問道：「妳想要怎樣？這個客戶移轉，我們之前不是已經溝通過了？當時你也沒有太多意見，我把這個客戶交給Maggie負責，分配一個更大產值的客戶給你，為什麼現在突然賭氣、提離職呢？」
May回道：「老闆，大家都知道你不爽我很久了，你明知道這個客戶是我來公司之後，自己開發出來，跟我配合了那麼多年，還會幫我介紹客戶。你堅持要把客戶轉給其他人，就是想逼我走，這口氣我吞不下去，你就簽了我的離職單吧！」
Kevin心裡想著：為什麼May反彈這麼大？先前一對一時談過的想法，到了執行時又引發抗議，是自己溝通的方法有問題？還是過程出了什麼錯？更何況，團隊已經出現好幾次類似的狀況，Kevin談好的事情，在真正執行時同仁卻不在狀況內、對於任務出現不同理解，成員在他的背後議論，已經導致Kevin的管理危機，不知道該怎麼辦才好。
主管以為「有溝通」，部屬只認為「被交辦」
許多主管在針對員工溝通時，最容易忽略一個基本原則：溝通的關鍵在於雙方能夠「形成共識」。如果沒有以此為前提，所謂的溝通也只是將自己的想法「交辦」給員工而已。
最明顯的例子就是以發佈公告、或是以電子郵件的方式告知員工某個重大的決策，卻從未與個別員工討論、或針對其想法進行差異化的調整。
類似這樣「我已經有定見」的溝通，即使事前向員工做過說明，都很難讓員工認為是雙方取得共識的結果，更何況以發公告的方式通知，員工當然難以理解主管的考量。
關鍵是溝通的目的：要達成什麼？或是要避免什麼？
團隊領導的終極目的就是達成目標、成就一個團隊。如果不能達成目標，代表團隊沒有充分發揮功能，即使溝通做得再多、再好，早晚都會被檢討。反之，當目標確實達成，溝通的結果才會被認可，連帶得到相關資源讓組織成員獲得成長。因此，主管良好的溝通能力，是要將「溝通的訊息」與「團隊目標」連結在一起，避免虛耗精力、充分溝通後卻沒有創造出成果。
另一方面，主管的責任是運用團隊的力量克服組織運作中的挑戰，針對可能的風險提出因應的作法，領導團隊避開陷阱與障礙、突破困境。所以，主管與同仁溝通的另一個重點是：避免模糊不清、空洞且沒有聚焦的對話，要充分聽取同仁的想法、相互討論後形成解決問題的具體作法。
總結來說，主管的有效溝通，必須包含清楚的目的（連結組織目標），充份的意見交換以形成具體的的共識。
落實到領導的日常，我提供3點建議作法：
1. 與績效目標相關的溝通
例如年度目標與策略發展討論、每季執行成效檢討、每月進度追蹤，都屬於定期的團隊溝通會議，也可以採用一對一的討論。主管需規範明確的討論內容及事項，請部屬陳述意見，再進行追蹤與考核，避免淪為單向的進度報告或指示。
2. 與團隊相關的溝通
關於責備，別讓一個人在大庭廣眾下出醜；關於讚美，別關起門來鼓勵一個人。當眾指責通常無法激勵人、更不會產生溝通效果，但當眾讚美卻能鼓勵其他人群起效尤，產生競合關係與模仿效應。
有效建構團隊（team building）的溝通是讓成員價值觀趨近一致，避免各自行事、不願意相互合作，針對團隊的溝通，主管需要不斷強化團隊的文化與價值觀，小心變成相互抱怨或是工作檢討的會議。
3. 為個人或特定事件的溝通
任何涉及員工個人利益和權益的項目，主管都需要清楚知道的具體內容。例如同仁的考績評分，考核的標準及應達成的目標是什麼？若不是一個可量化的指標，很容易與部屬的期待有落差而導致反彈，一定要盡可能清楚條列，才有望形成共識。
鼓勵員工表達意見，從主管「閉嘴」開始！
溝通的目的是為了了解同仁的意見，進一步取得共識，但許多主管會錯將自己的意思表達列為優先項目，一開始就大剌剌地表述自己的看法，再邀請同仁提出意見時，難免形成壓力讓員工不敢、或不願意表達。這樣的溝通等於沒做，甚至比不做還要糟！
我再三強調，無論哪一種型態的溝通，請不要忘記溝通的目的就是要「達成目標」、「形成共識」，事先擬定溝通的步驟與目標，確實做到聆聽同仁的意見，才是主管做好溝通的基本原則。
節錄自：商周出版《實戰高效主管學：培養AI也無法取代的八大軟實力》／郭憲誌 著
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【商務溝通】初次開會別只說「久仰大名」！3招營造特別感，把場面話變信任感
第一次見面或開會如何讓對方留下深刻印象？作者指出，商務洽談成功的關鍵在於讓對方覺得「自己很特別」。透過掌握事前調查、主動表達期待與具體提問等3大技巧，不再怕初次開會沒話題，有助建立長期合作的互信關係。本文節錄自《讓優秀的人主動靠近你》。
文／濱暢宏
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初次商務洽談：讓對方覺得「我是特別的」3個具體做法讓對方感受「我是真心關注他」
初次商務洽談：讓對方覺得「我是特別的」
初次商務洽談，是留下好印象、建立信任的絕佳機會。那麼，在有限的時間內，該如何讓對方留下深刻印象，並順利進展到下一步？其中一個有效的方法，就是營造特別感。
所謂的特別感，是讓對方感受到自己被禮遇。這並不是指單純的恭維，而是透過事先蒐集相關資料，以及引述具體事例，自然提及對方的成就與背景。
例如，你可以這樣開場：
「○○，今天真的非常期待與您見面。其實，我對您之前負責的○○專案，印象特別深刻，那項成就在業界也引發相當大的話題。我一直很想請教，您是如何帶領團隊取得成果？」
這麼一段話，就能讓對方感受到：「這個人是真的認同我，還特地做功課……。」親切感也會隨之提升。尤其當你能點出具體成就或背景，對方就會明白這不是場面話，而是你發自內心的關注與尊重。
3個具體做法讓對方感受「我是真心關注他」
要營造出特別感，關鍵在於：讓對方感受到──你是真心關注他。以下是3個具體做法：
1. 事前徹底調查
透過網路或社群平臺查詢對方的個人背景、經歷，又或者是向熟悉對方的同事打聽，再從中找出亮眼的表現。例如：某個專案的成果、曾得到的獎項、業界評價等。這些事前調查的資訊，都會是你開啟對話的敲門磚。
2. 初次見面時，主動表達內心的期待
剛見面時，不妨主動表示：「今天真的很期待能跟您見面」、「非常高興能見到您」。這些話會讓對方覺得自己備受重視，即使內心可能會懷疑這是場面話，但幾乎沒有人會因此不開心。
接下來，只要具體補充「我其實一直很想向您請教」之類的話，就能進一步展現誠意，以及拉近距離。
3. 帶著興趣提問
不只是單純拋出話題，更重要的是深入挖掘細節。例如：「話說，當時您是怎麼想到這個做法的？」並且用心聆聽對方的分享。
透過互動，對方會認為，這個人對我說的話很感興趣，而且很仔細聽，也更容易對你留下好印象。
深入交流時，還可以運用以下提問技巧：
假設某個情境：「如果有其他選擇，您會怎麼做？」、「您當時有考慮過其他做法嗎？」
試著展望未來：「這項計畫接下來會朝什麼方向發展？」
詢問靈感來源：「這個點子，當初是從哪裡得到啟發的？」
善用這些提問方式，就能讓對話不只停留於表面，並引導對方分享真正想談的內容。
在初次見面或開會時，我曾這麼開場：「聽說您之前負責△△專案，在業界取得了非常亮眼的成績。」對方聽了立刻露出微笑，回應：「喔，沒想到您這麼清楚！」
整場商談非常輕鬆愉快，最後也順利簽下合約。此後，我們也一直保持聯絡，甚至合作其他專案。
倘若你不希望只停留在一次的資訊交換，就必須讓商務洽談別具意義。留下好印象，正是建立長期關係的關鍵。
營造特別感，確實需要多花一點心思與準備。但也正因為這份投入，才能有效建立起互信關係，進而帶來更多的機會。所以，請務必提前做足功課，成為讓對方想再見一面的人。
節錄自：大是文化《讓優秀的人主動靠近你：吸引貴人來幫你，財富和職位就會流向你。那些在關鍵時刻，總能吸引高品質人脈與機會的人，做人做事哪裡不同？》／濱暢宏 著
溝通能力不好才在職場得內傷？模糊的「能力標準」如何替組織卸責
在職場上感到挫折、受傷或難以適應，是因為「溝通能力不夠好」嗎？日本企業改革顧問只車，溝通能力長年高居企業最重視的人才特質排行榜，彷彿成了萬用解釋。然而，當所有互動摩擦、結構問題與職場傷害，都被簡化為個人能力不足時，真正該被檢視的是什麼？本文節錄自《化解職場內傷》。
文／勅使川原真衣
「能力標準」不斷變動
更讓人感到疲憊的（居然還有！），是這種複雜又模糊的能力，時時都在改變。
明明大聲說著「身而為人，至少必須具備這樣的能力」，但這所謂的能力卻顯得抽象、模糊，讓人倍感無力。當然，並非我們應該渴望某種固定不變的能力標準，只是這種隨機變動的狀況也太累人了。
經常被人們當做話題的「個性」，就是一個典型的例子。過去，人們曾極力強調做自己、有個性的重要性；然而才短短幾年，這類求職市場上所謂「企業最重視的能力排行榜」卻悄悄改變方向。
「在未來的時代，光有『協調性』可不行！」話說出口之後短短數年，又若無其事地公布一份排行榜，彷彿在說：「這些過於有個性的人才太難管理了，還是協調性比較重要！」
這一份由帝國數據銀行（Teikoku Databank, Ltd.）於2022年秋季所公布「企業最重視的人才特質」（見圖表2-5）調查結果〔2〕，就非常有意思。
日本經團聯（日本經濟團體聯合會的簡稱）所調查的「企業招募員工時重視的特質」（見圖表2-6），其統計數據之轉變也非常有趣〔3〕，這與「在職場中受傷」有什麼關聯呢？接下來，我們就來總結這個話題。
看到這份排行榜時，大家是否觀察到一個現象？
根據經團聯過去20年的調查，「溝通能力」一直穩居「企業最重視的人才特質」與「企業重視的應屆畢業生能力與資質」排行榜第一名。不過，我想說的並不是溝通能力有多麼驚人或強大。
我認為，這正好成為一種巧妙的機制，使人難以在職場上公開表達受傷的感受。因為是否在職場中受傷，被歸結為個人問題，尤其是個人的能力問題，特別是「溝通能力」，而這種邏輯極具說服力。
把互動問題，扭曲成能力缺陷
請大家試想，個人需具備的能力中，包含「溝通能力」不奇怪嗎？
畢竟，只有當「他人」存在時，才有所謂的溝通。
換句話說，溝通在本質上具有雙向性，且需視情境與關係而定，個人無法單方面決定其優劣或排名。
雖然不是光靠個人努力就能解決，也不管人們是否意識到，社會卻始終極力推崇溝通能力。
在職場環境中的行事才能，被籠統歸結為溝通能力，並讓它承擔一切責任。
「在職場中受傷」應屬於互動關係的問題，卻被巧妙轉化成個人溝通能力問題，讓組織無須對員工的職場適應提供任何協助，反將「順利完成工作」視為一種溝通能力，不斷加以要求。
如此一來，確實會讓人感到疲憊不堪。只可惜如同前面所述，當職場傷害被當做個人能力出問題時，一旦有人嘗試表達自身困境，獲得的回應往往可想而知。
溝通能力不好的人，才會在職場中受傷，你自己加油吧！
這種事不關己的回應，讓人感到孤立無援。以「溝通能力不佳」做擋箭牌，讓員工無法訴說自己在職場中受傷，這樣的環境已然被完美塑造出來。
節錄自：采實文化《化解職場內傷：獻給在工作、生活、績效與人際壓力中疲憊掙扎的主管與上班族》／勅使川原真衣 著
職場關係分裂、討論陷入僵局，如何用對話跨越「看不見的牆」？
明明保持日常溝通，職場卻像「默默分裂的空間」？當討論變成爭論，彼此內心的真實想法就被隱藏。作者分享開啟「交疊溝通」的5大關鍵，以及拆解「討論」與「對話」的本質差異。比起感同身受，更需要用「想像力」跨越立場分歧，拆掉職場中那堵看不見的牆，找回心理安全感。本文節錄自《當辦公室鴉雀無聲》。
文／高橋克徳
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職場關係分崩離析，如何開啟「交疊溝通」？不要「討論」，而是「對話」
職場關係分崩離析，如何開啟「交疊溝通」？
即使日常工作上仍保持基本的溝通，我們卻無法真正了解彼此內心對於「工作、職場、公司」抱持著什麼樣的情緒與想法，也無法知道對方打算以什麼態度面對這一切。表面上雖看似正常工作，其實內心真正的想法都被隱藏了起來。
正因如此，當我們只看見對方的言行舉止，往往會產生「這個人和我不一樣」的感受，就像中間隔著一堵「看不見的牆」。這會讓我們彼此無法靠近、無法深入交流，久而久之，距離感越來越大，整個職場也逐漸變成一個「默默分裂的空間」。
另一方面，我們現在必須正視人口減少、技術轉換、氣候變遷所帶來的風險與不安，並在其中創造更美好的生活與未來。就算個體各自追求自己的幸福，一旦整個社會失去平衡，我們的生活也會隨之崩潰。因此，現在無論是個人還是組織，都必須一起正視光靠一己之力無法解決的課題，匯集智慧進行革新。
不過，在這種情況下，就算公司說：「過去的事就先擱一邊，大家一起來創造未來吧！為了實現公司的使命團結一致吧！」員工的心恐怕也很難輕易動員起來。因為那裡沒有足以信賴對方、敞開心扉、坦誠相待和進行對話的土壤。
我們必須在瀕臨分崩離析的關係中，重新找回認真看待彼此的重要性，在坦誠相待的過程中，共同找出對個人、對公司，乃至對社會都更美好的未來樣貌。
為此，從經營層到第一線都需要做好準備，以便能用相同的眼光、相同的姿態來面對。即使彼此說出真心話，也不因此產生對立，而是找出共同之處，思考該如何認真看待和對話才能共同邁向未來。在此我將分五個步驟，把我最想分享的事情傳達給大家。
五大關鍵鑰匙，開啟「交疊溝通」
透過「交疊」，打造讓人變得客觀的流程
理解人的心理與特性
不要討論，而是對話
從「理所當然」的詛咒中解放
不是追求一致，而是持續交疊
編按：以下節錄第3步「不要討論，而是對話」怎麼做的說明。
不要「討論」，而是「對話」
我們常常陷入各種心理陷阱之中。在這樣的處境下，為了保護自己、為了保持自我，只能選擇穿上盔甲提高防禦力，或是保持距離減少往來。這樣的狀態會在彼此之間築起無形的牆，一旦再加上彼此無法深入來往的心理，恐怕就會產生一種悄然無聲的分裂。
那麼，在這樣的群體或組織中，我們應該怎麼做？
希望大家能拿出一直封閉在內心的情感與坦率的心情進行「對話」。希望大家能正視自己內心的感受，在互相傾訴的過程中，一起討論到底想建立什麼樣的關係，想創造什麼樣的場所。
當然，光是理解了人類心理的機制，並不代表我們就能立刻坦白說出自己的心聲。為了讓人們更容易表達情緒、自然地說出自己的真實想法，必須設計出一套促進開放表達的機制與對話空間。
討論與對話是不同的過程
若希望彼此能夠談論內心的感受、說出真正的想法，重要的不是「爭論」，而是要進行「對話」。那麼，討論與對話之間的差異究竟是什麼？
在培訓課程中，有一個環節叫做「金魚缸」（Fishbowl）。我們會請四到六個人圍成一圈，就某個主題進行對話。其他人則在圈外觀察對話的樣子。
此時，我們會請觀察者從三個視角來看這段互動。
第一，討論者除了交換意見外，是否一邊提出「問題」，一邊共同探究。
第二，為了得出結論，討論者是否有所顧慮或者會揣摩他人的想法再形成共識。
第三，是否由某人單方面主導，或某人的意見變得過於強勢。
實際觀察互動後，會發現許多案例都是在「討論」（爭論），而非「對話」。
討論，是為了導出某種結論而進行的。因此，每個人都會提出自己認為能導向該結論的最佳意見。過程中，把看似可靠、更具整合性的意見當作是大家的共識。這是一個將意見收斂得更好、更有力的過程。
但在這個過程中，如果心裡其實有不同看法，地位較低的人往往更難發表意見，也更難提出反對或其他建議。所以經常會發生一些狀況，像是發現自己不得不順應大家，或是意見多樣性受到削弱。
相較之下，對話是擴展並交疊多樣性的過程。對話（Dialogue）一詞是源自希臘語。直譯就是「意義流動」。意思是人與人之間產生的流動會孕育出新的意義。
知名的社會變革流程引導者亞當．卡漢（Adam Kahane）在其著作《解決問題的思考術》（Solving Tough Problems）中提到：「人們之所以無法解決複雜的問題，往往不是問本身太困難，原因多半出在我們說話與傾聽的方式。」
說話者只是一昧主張，不承認可能存在其他的真實或可能性。說話者不聽他人說話，只傾聽自己說的話。如果是單純的問題，這樣或許還能解決，但一旦問題變得複雜，就會陷入僵局，或只能靠權力來決定勝負。亞當．卡漢表示要解決複雜的問題，唯一的辦法就是：理解彼此所處的狀況，並為了改善它而攜手合作。
對話是探究本質、一同改變的過程
社會學家、慶應義塾大學的鹽原良和教授在其著作《斷裂與對話的社會學》（分断と対話の社会学）中，將對話定義為：「透過與他人的相互作用，進行相互蛻變的意志」，以及「並非試圖與他人『互相理解』，而是試圖『互相改變』」。他說，這就是透過對話互相影響，在過程中找出新的意義，並一同試圖改變。
若要實現這種「彼此轉變」的對話，不只是要互相接受彼此的不同，更要透過交疊彼此的差異，相互尊重，並將對方的優點吸收內化到自己身上。這樣的過程才是真正關鍵。
前面提到的組織行為學家艾德蒙森教授曾說過：好的團隊會有很高的心理安全感。
但實際上，並非只要上司說「我不會責備、拒絕或懲罰發言的人，所以請放心說話吧」，就能營造出這種狀態。因為只有彼此能抒發坦率的情感，並在其中建立起接納彼此差異的關係時，心理安全感才會提高。因此，必須認識到這種狀態並非一開始就能達成，而是逐漸形成和建立起來的。
為了產生這樣的心理安全感，有一種態度很重要。那就是「探究」的姿態。彼此有差異是理所當然，意見相左絕非壞事。但若能坦率提出來並加以交疊，就能看見真正的意義，大家也能一起找出新的意義。
因此，我們要享受差異，一同探索差異背後的事物。在這樣的過程中，便能找出彼此真正可以連結的所在。抱持這樣的姿態展開對話，就能逐漸跨越分裂。
比起共感，對話更需要想像力
為了建立基礎的人際關係，我們需要對他人抱持同理心，也就是吸收內化對方的心情並感同身受。不過光是這樣，可能無法對與自己不相似、處境不同的人產生同理心，反而只會感受到差異。
前述的鹽原良和教授說：「對他人的同理心，是構成人際關係與社會的重要因素。不過，光靠同理心所成立的關係也有其極限。（中略）人類更容易對與自己相似、處境相同的人產生同理心，對於與自己不同的人或狀況，則傾向於用刻板印象判斷。」在這樣的前提下，鹽原教授說「站在他人的立場思考」更為重要。
「當我們試著『站在他人的立場思考』時，與他人的同一化或情感投射並非必要前提。既然是不同的人，他人與我就無法完全共享相同的經驗或情感。而且，就算討厭對方，或是彼此處於敵對關係，我們依然能夠站在對方的立場來思考。」
「這就是所謂的對他人進行『想像』。即便無法對某些人產生共感，甚至對他人懷有反感，我們仍然能夠想像對方的處境。在這種時候，我們會努力去『了解』該對象的特徵，以及對方所處的各種情境。」
立場相近的人對話時，同理式對話能共享根本的想法，強化連結。而與立場較遠或性質不同於己的人對話時，可透過想像式對話，試圖去了解彼此的觀點，以及在彼此的立場上能做些什麼。探究便由此而生。
真正的對話也從這裡開始。這個過程中，不一定會有唯一正確的答案。從各自的立場出發，大家都可能是對的。
既然如此，該怎麼辦才好呢？什麼是對的，什麼是錯的，恐怕無法輕易決定。說到底，這麼做的目的是什麼？怎麼樣的結果才是好的？那真的對每一個人、對整個公司都是好事嗎？要怎麼做大家才會幸福呢？
我們需要不斷提出這種「探究本質的問題」，在其中交疊大家的所思所想。這就是跨越分裂所需要的「對話」。
節錄自：方舟文化《當辦公室鴉雀無聲：沒有抱怨，心卻離線？用「交疊溝通」讓沉默變成對話，重新組織情感、找回團隊凝聚力》／高橋克徳 著
交付工作說「這對你有幫助」是錯的？新世代溝通2技巧
職場中如何有效溝通、順利交辦工作，對於管理者與新世代員工來說都是一大挑戰。「做這個對你有幫助」或「這是工作的一部分，做就對了」的說法，反而可能引發年輕同事反感，溝通專家分享兩個實用溝通技巧：「I句法」與「We句法」，本文節錄自《職場Z世代使用說明書》。
文／五百田達成
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新世代溝通：交付工作，別說「這對你有幫助」新世代溝通：交付工作，別說「做就對了」
新世代溝通：交付工作，別說「這對你有幫助」
✕ 用「這對你有幫助」來硬塞
〇 用「希望你能幫我」來請託
「接下這份工作，對你會有幫助。」
「這會對你的未來職涯大大加分。」
「可能很辛苦，但一定會有收穫。」
你可能會有點意外，用這種說法交付新人工作，其實是錯的。
有人還會強調「以後我會特別照顧你」、「我會跟老闆說一聲」。但愈是強調「對你有利」，聽起來就愈像是在找藉口，彷彿只想把麻煩事推給人家。這種表達方式不僅會讓人感到心理壓力，還容易引發誤解，懷疑自己是否被當成「替罪羊」。
有些壞心眼的人確實是想把爛攤子丟給新人，而為了不被當壞人，刻意用拐彎抹角的方式掩飾真實意圖。但不論你把話說得多麼冠冕堂皇，你的真正動機最終會被對方識破。別低估現在人看穿虛偽的敏銳度。總之，過度「好言相勸」，只會讓對方覺得你在推卸責任，失去對你的信任。
提升行情的工作交付方式
需要新人幫忙時，正確做法是直接表明「你要是接下來就幫了我大忙」，把「我」的角色與責任擺進去，展現與對方一同承擔的態度。
「我希望由你來負責這個案子。」
「這個案子我有點傷腦筋，不知道該怎麼處理，你可以幫忙嗎？」
這些也是上一節提到的「I（我）句法」，重點是直接說清楚自己的需求，而不是編一堆似是而非的理由。這樣做，不僅能讓對話更平等，也能減少對方的反感。
再說，身為下屬，本來就該有心理準備要接受你所指派的工作。比起「這是為你好」這類虛假的親切，坦率說明需求反而更容易讓人接受。
此外，清楚說明「做什麼」、「什麼時候完成」也很重要。交代得不清不楚，會讓對方不知所措，也可能增加摩擦。
「我希望你在下週二下班前完成資料。如果遇到困難，這週四下午我們開會討論一下。」
這種直接明確的方式，不僅能提高執行效率，還能逐漸提升你在對方心中的信任度與影響力。
POINT：別含糊帶過，表明自己的責任。
新世代溝通：交付工作，別說「做就對了」
✕ 要求對方「做就對了」
〇 以「我們」開頭，強調同心協力
「這是工作，你要負責把它做完。」
「明天開會前趕得出來吧？」
「因為老闆也這麼說，你就當作累積經驗，忍耐一下吧！」
和新人溝通時，有些人會直接搬出上下關係，用命令式語氣硬塞工作，一味強調「我也有我的苦衷」、「你做就對了」、「工作就是這樣」。但這種做法是錯的。
對方很容易感受到你仗著職位壓人，把責任推給他。雖然嘴上可能會回你「是」、「好」，但心裡已經產生不滿，也難以積極投入工作。你或許會覺得「他聽話照做了」，但實際上，你也換來了「專橫霸道」、「只會甩鍋」的負面印象。簡單用一句「就是這樣」、「這是公司的決定」來敷衍，撇清自己的責任。這種只負責傳達上層命令，其他都不干己事的作風，在公家機關裡已經屢見不鮮，千萬別當這種上位者。
以「We句法」拉近距離
本書已經再三強調，想與年輕同事順利溝通，最重要的是保持對等態度。
「我們一起想辦法把它做完！」
「我們來討論一下，怎樣才能在明天開會前趕上！」
「老闆也有他的堅持，我們來想想怎麼讓他接受。」
「We（我們）句法」能有效營造團隊感，讓對方感覺自己被視為合作夥伴，而非被支配者。具體做法如下：
傾聽對方感受，同理對方苦衷。
用We代替You，強調團隊合作，讓對方產生參與感。
用「Let’s」代替「Do」，以邀請語氣代替命令句，營造一體感。
創造「共同敵人」，例如「老闆的要求很有挑戰性，我們一起努力試試看」，進而一同奮戰。
關鍵在於放低姿態，就像跟小孩子講話時會蹲下身子，用平等視線交流。如此一來，別人會認為你「擅長傾聽」、「懂得包容」。
雖然以最後結果來看，對方就是按照你的指令完成工作，但整個過程帶來的感受完全不同。讓對方覺得自己是團隊的一分子，而不是單純執行命令的小兵，才是提升合作關係的關鍵。
POINT：不是以上位者下達命令，而是以夥伴一同奮鬥。
節錄自：遠流出版《職場Z世代使用說明書：48個高情商溝通法，輕鬆避開「老害」誤區》／五百田達成 著
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如何應對Z世代的「工作價值觀」？直球對決才是王道
主管太忙，都沒時間聽你說？快速獲得回應的向上溝通技巧
面對時間有限的主管，必須在短時間內精準表達重點，並有效引導對方做出必要的決定和判斷。如何讓主管願意聽你說？掌握先取得同意、先講結論的向上溝通技巧，讓報告、請示與確認更有效率。本文節錄自《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？》。
文／井出元子
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讓對方願意傾聽的說話方式先說結論，再補充原因和背景
讓對方願意傾聽的說話方式
面對總是行程緊湊、時間有限的主管，我們必須在短時間內精準表達重點，並有效引導對方做出必要的決定和判斷。因此，最重要的第一步驟是要讓對方願意聽你說話。例如，可以先這樣開口：「有件關於○○的事情需要您的指示，不知道能否耽誤您兩分鐘的時間？」或是「想和您報告關於○○的狀況，請問什麼時候方便談一下呢？」，先詢問主管取得他的同意和理解。當對方回答「好的」、「現在可以」時，就等於開啟了願意聆聽的模式。
接下來的關鍵在於，是否能用一句話明確說出想談的內容，就像是先幫想說的事下一個標題。忙碌而時間有限的主管會根據你說的這句話，快速判斷是否需要立即處理，還是可以延後再談。
如果事情有急迫性，記得也要補充說明為什麼「現在」就需要抽空處理的原因。例如：「場地預約的截止日期快到了，想跟您確認一下活動的安排」或「需要您做決定的期限快到了」等等。如此一來，對方就能理解你此刻前來的必要性，也比較願意立刻給予回應。
掌握主管的時間，進行詢問和確認
若無急迫性，可提出 [事項] 和 [時段] 與主管約好時間
想和您談〇〇的事，請問今天有30分鐘左右的時間嗎？
想和您確認□□的事 請問這個星期，您什麼時候有1小時左右的時間呢？
※「和主管談話的時間」也應先預留彈性和緩衝。主管也有自己的行程安排，可能無法立即回應
圖／《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？》
先說結論，再補充原因和背景
有時會聽到年輕的員工說：「主管太忙了，根本沒時間聽我說話，該問的事情也沒辦法問清楚。」但其實，能否讓主管聽你說話，關鍵在於你怎麼表達。
應該先把結論講出來。如果希望主管幫你做某件事，就必須在一開始直接切入主題。至於原因、來龍去脈等背景說明，可以放在後面補充。
不論是面對面談話或是用電子郵件，對方最關心的其實是「你現在要我做什麼？」或是「我必須採取什麼行動？」如果一開始就講清楚這一點，對方就更容易掌握整體內容。相反地，如果要等聽完整段話，才能知道有什麼需求，那對方一開始就會不知道該用什麼立場或態度來聽你說話，自然也就不容易抓住重點。
站在說話者的角度，常會想把來龍去脈依序交代清楚。但在職場中，更有效率的溝通方式是先明確說出「結論」。這樣可以幫助對方更快進入狀況，也能讓溝通更順利。
先說重要的部分＝先講「結論」
（核心結論）： 〇〇工業的零件交期會延後3天。 請問該如何處理？
（補充敘述）： 聽說是因為昨天的颱風導致漏水， 機器故障。 修理需要2天半的時間。
圖／《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？》
節錄自：寶鼎出版《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？：AI時代職場人不被取代的工作基本功》／井出元子 著
有任何收穫或想分享的，都來和大家一起聊聊吧！