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「部門溝通:負責促進部門內部及跨部門之間的有效溝通,確保信息流通順暢,協助解決溝通障礙,提高工作效率。該角色需建立良好的工作關係,支持業務目標與策略的實施。必要技能包括優異的口頭與書面溝通能力、強大的協調能力及問題解決能力,能夠適應台灣特有的職場文化,並善用在地語言與文化特色,以增強同事間的協作與理解。」
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職涯診所

09/05 12:17

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蒲朝棟

主任

2023/06/01

【職場討論】EP6 主管抱怨我能力不好,要怎麼做才能快速上手
Q:主管抱怨我能力不好,請問社會新鮮人要怎麼做才能趕快上手?
我念傳播相關科系,今年寒假研究所畢業後開始找工作,想找數位行銷相關工作,找工作找了兩個月,最後到一家軟體公司當助理PM, 這是唯一有給我offer的,想趕快有收入,所以就答應了,由於是第一份工作,做事的速度和效率差,網站的表現也不好。有次拿工單給大主管簽,大主管說聽說你會用紙筆畫網站架構,怎麼會用紙筆畫呢? 這很浪費時間! 還有一次去總經理辦公室送簽呈,總經理也皺著眉頭說你不是研究所畢業的嗎? 怎麼表現OOXX? 近期受到兩個高階主管直接跟我表達,我的能力不足,上周末忍不住大哭,但由於還有學貸要繳,需要錢,也需要這個工作經驗,所以還是硬著頭皮去上班。
請問大家在第一份工作的時候,要怎麼樣做才能趕快上手?
我常請教對我和善的同事,也勤做筆記,請問還可以做什麼呢? 懇請大家給予建議,感謝!
A:多問、多學、加強練習,如果你已經勤做筆記了,那應該就是要思考如何做到應該做的標準
如果只是單純做筆記,但卻沒有思考如何把事情做好,也沒有把詢問到的問題解決,那你做再多筆記也沒用
以上是我在職涯診所遇到的問題及回覆,而今天,我想跟大家分享一下個人對於「工作快速上手」的看法
基本上,多聽、多看、多問、多思考、多做筆記、多檢討這幾個面向一定會有,但如何運用也是一門學問
熟讀職務相關的文件
我自己在接觸新工作或是更換新公司的時候,一定會先好好花時間看過與我職務或是部門相關的文件資料,先瞭解熟悉相關的遊戲規則與過往的執行方式,這對於初期執行上與溝通上,都會有不小的幫助;但很多人往往忽略它們,直接埋首於現有工作流程中,試圖憑藉個人努力快速展現工作績效,而造成不少誤會與摩擦
與職務相關的人際交流:
過往的工作經歷與能力固然必要,但在不同的位置與職務上,相關的人際關係也成為重要的軟技能之一。當需要執行一項事件時,試著思考一下哪些人可能與這項任務有關?除了你的主管之外,還可能有誰會支持你完成這項任務?還可能有誰會影響你的工作進度?又可能有誰能作為你的知識吸收來源?
找出這些關係人物並和他們請益、交流。建構有效的人際關係,也可以理解他人對於自己在這份職務上的期盼,幫助我們作得更好,在你需要幫助的時候,也會有人願意拉你一把。
自我思考,累積想法與實做:
當漸進地熟悉組織運作與分工的邏輯後,試著有意識的提醒自己進行工作內容評估。比方說,思考是否已充份地運用了個人的專業、優勢去完成工作任務?在達成工作目標後,問問自己學到了什麼,如果下次再接到類似的任務,是不是會有更好的作法嗎?
學著經常性地在一些關鍵事務上進行自我評估,將會帶來更多正面的影響,也能在看似重覆的例行事務中,為每一次的工作挑戰累積一些創意想法,進而增添日常工作的趣味性、激勵自己不斷向前。
在這初期的職涯轉換期,同時也是新角色的適應期。除了要展現專業能力外,同時還需作好文化融合、適應環境的心理準備,才能在這個新角色上有所表現、支持部門有效運行。
在心理上做好轉換的準備後,可以安排特定的時間:有意識地閱讀相關規定、建構人脈網絡、定期地進行自我回饋。不僅能讓你對工作內容有一個清晰的理解,也有利於建立良好的個人形象,幫助你有信心地度過這個過渡期,順利為自己在轉變的道路上迎來一個美好的開始。
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領導激勵團隊:面談×會議×績效的整合領導力【10/21】
一、團隊社交應對 天時、地利、人和,懂禮儀、察顏觀色、聽聲辨人,合宜的肢體與非肢體,是改變社交的正向要素,不但使你人氣滿點,更拉近組織溝通距離。 二、團隊差異溝通 領導人績效溝通的層次,硬話軟說,日常知道,如何跟不同的組織夥伴,促膝長談,培養關係,並讓各種差異性的組織人才,能彼此理解瞭解、認同賞識。 三、人才績效面談 讓團隊人才知道,要享受福份,是要有條件的,有福,要先付出自己的那一份,哪些可為?哪些不可為?設立明確規章制度,領導績效要長久之安。 四、組織協作管理 領導績效不做表象,而是掌握標準、理想狀態、控管損失。人才心態穩、思緒穩,績效才會穩,亦是專業穩,引導激發行動,預防和解決問題的關鍵因素。 五、會議績效管理 明確訂定效率管理、作業優先順序、輕重緩急,整合人脈、資源,會議時適時地提供,並整合協調不同組織意見,促進落實進行、目標跟催,績效溝通。 跨世代、跨層級、跨領域、跨功能,帶領優質人員協作,為什麼新人總是留不住?接班人無法傳承?人才其實不要管,只要理,而訣竅在於,舉凡:領導人的必備核心,要能力、要做事,也要做人。會溝通的主管,績效指標就容易做對,身為領導人,不可不知的關鍵問題掌握,因應各種劇變的環境、時代差異的轉變、產業營運策略的改變…此時此刻,需要協調、整理、整頓組織成員,你要抗壓十足,有好的溝通情商,才能促進績效完成,團隊一旦沒有共同價值,沒有發現彼此需求,就不可能溝通,若互不在乎,就沒有動力改變。 《領導激勵團隊-提振優質人才士氣的秘訣》激勵團隊,往往經常是領導人,常常需要減少內耗、溝通成本的關鍵。領導人如何協助人才,引導溝通,與團隊有建設性的協作,必須先強化自我與各部門、團隊間的影響力,以推動問題解決,有共同的目標前進。成為稱職領導人,核心價值與執行能力,重中之重任務,就是要使團隊能有共利關係和綜效思維,以提升各項績效達成。 《領導激勵團隊-提振優質人才士氣的秘訣》有畫面、實戰、案例,是協助學員,有效管理、激勵、溝通、控制的課程。要使團隊共享、共贏、共識的協調,領導人必先促使多元層級的融合,同時,亦能適度放手,容錯,這並不代表放棄、什麼都不做,或者是不必負責任,而是不以自己的眼光和價值觀去強求。因為往往領導人要的績效,不一定是人員的績效,若無共同一致目標,人心是脆弱的。當團隊立場不同,容易導致績效對立,領導人應設法不是讓彼此成為糾察隊,而是要共榮共好。課程五大單元,能幫助管理者,贏得團隊共識,促進快速執行任務,成果達標。
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蒲朝棟

主任

2023/05/23

【職場討論】EP5 該如何管理重要時刻就會生病請假的部屬
Q:
每遇到工作重要時刻就會生病請假的部屬,該如何管理?
大家好,我是新手主管,最近遇到一個有點頭痛的情況。部門有個同事身體好像不太好,而且集中發生在專案最忙碌,最後交件日或是要上台報告的時候發生特別頻繁。
最後一刻就會突然接到他很虛弱的電話,說自己胃痛、頭痛、拉肚子、心悸的各種理由,必須要請假。主管或其他同事只好趕快幫忙接手,臨時上陣。或者是只好延後。
一開始我接到他的請假電話也常為他擔心,但是發生頻率有點高,而且看他平常也是挺正常,愛點下午茶,也沒特別控制飲食或是做運動等做一些對健康好的事情。讓我不禁懷疑他是不是裝病來逃避工作啊?
請問前輩們是否有遇過類似的情況? 建議該如何處理呢?
A:
提供我自己的做法及看法供你參考
1、除了工作標準、進度及達成率,部屬的工作心態也很重要
有時候我會因為部屬的心情而適當的調整工作腳步及氛圍(如果是時間允許的狀況),視情況在過程或是結果後找來聊天並表達關心。
我覺得不穩定的心情做出來的資料或許不太正確,而當下的檢討可能會造成更多的摩擦,所以我會讓部屬知道,有人可以幫忙你。
再來我就會找時間跟他好好聊聊,看他是否願意跟我分享發生的事情或影響工作的原因,最主要的目的,是要讓他感受到對他的關心與協助
2、工作適合度的評估
每個人的專長、喜好或目標都不同,有沒有可能這個部屬本來就不喜歡或是不適合這個位置,或是應付那種的場面?
調整工作、更換職位跟人員訪談,我覺得都是可以做的地方。調整工作跟更換職位我想不用多說,有關人員訪談的部分,我個人會比較直接就點出他的問題,然後聽聽他的想法。如果他是我想要培養的夥伴,那我也會真誠地提出我培養的計畫跟目的,再看看他能不能接受與配合;另外就是他的想法與看法,然後思考能不能在組織內做調整分配,這就會影響到與其他夥伴的溝通。
3、多注意同事
你提到了「平常也是挺正常,愛點下午茶,也沒特別控制飲食或是做運動等做一些對健康好的事情。」,那同事間的互動、工作的狀況跟進度或是單位間的氛圍等等你有做個整體評估,或是可能的原因嗎?
事出必有因,而你也盡可能地找出原因,才知道你要如何面對處理
以上大概是我個人的小小看法,不一定是用在每個場合,也不一定都正確,但希望能供你參考
上述是我於職涯診所的簡略回答(因為篇幅有限,而且也還有其他職場前輩的豐富解答),但就策略的部分,我相信大家都有著不同的論點,並且也有許多可以討論的地方,所以才想在這邊多紀錄些我個人的看法,能夠跟大家分享,或許也能夠吸取願意提供意見的前輩給予的養份。
有些員工上班來不及,謊稱生病要請假,有些人只要有輕微不舒服就不去上班,這樣既是說謊又沒責任感,有些人為了要避免某些不喜歡的工作內容,就謊稱不舒服或是用請假逃避。
「稱病告假影響的不是個人,而是團隊,因為必須有人代班,原先規畫的時程也可能因此打亂,而所被交付的人一定也有主管安排的原因與理由,無法順利配合的人,往往從團隊中消失機率就會變高。」
如果認為目前的工作是個「屎缺」,那不如在擦乾淨的過程當作考驗,也趁機把爛工作變跳板!
「負面思考的人可能會抱怨主管沒有指示,工作內容不明確,而且成果很難量化,不容易看出績效;可是工作內容不明確,正是由下往上影響主管的良機。有時遇到棘手問題,部屬竟然乾脆來個「人間蒸發」,完全看不出責任感和自我要求。給部屬經歷的錯誤,是希望他們從中學習,下次不要再犯,但遇到不求長進的人,這些只是無謂的努力。」
儘管具備了良好的基本工作態度,許多人還是覺得和長官處不來。這時候注意幾個重點,就可以讓雙方關係更和諧,甚至借力使力,不但不讓主管影響自己的心情,還能幫助自己的工作更上一層樓。
一、了解上司對你的要求,及他的行事風格
二、積極主動
三、協助上司達成目標
四、除了提問問題外,同時提供建議解決方案也很重要
五、不要有情緒化的反應
六、工作成績超過要求範圍
七、尋求並給予意見
八、別因為抱怨而讓上司留下印象
主管與部屬的關係是永遠的課題,相信只要認真做好本分工作,具備老闆喜歡的條件,並避開老闆討厭的行為,想要在職場上出人頭地,指日可待!
職涯的選擇沒有對錯,只有當下最好的決定。別人的意見僅供參考,因為最終作決定與負責任的是你自己
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