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工地測量助理工程師(新北市) 大將作工業股份有限公司
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05/20 10:45

行政助理工作大升級!10類AI工具幫你從繁瑣中解放
行政助理是企業日常營運中不可或缺的角色,卻也經常面臨繁瑣又瑣碎的工作量。從安排老闆行程、記錄會議重點,到整理報銷資料、管理文件與應對信件,每件事都看似「小事」,但積起來卻讓人喘不過氣。
以下整理出行政助理在工作中最常遇到的痛點,並針對每一類任務推薦對應的AI工具,幫你提升效率、減輕壓力,讓你有更多時間專注在更具價值的人際協調與策略支援工作上。
一、日程安排與時間管理
痛點:開會邀約來回溝通、時間撞期、任務排程難以統籌**
🔧 推薦工具:
* Calendly:一鍵排會,避免反覆溝通時間
* Motion / Reclaim.ai:自動安排最適合工作的時間段,兼顧效率與休息
* Trevor.io:幫你把任務轉進日曆,還會主動提醒
二、會議管理
痛點:邊開會邊做筆記,容易漏掉重點或待辦項目
🔧 推薦工具:
* Otter.ai / Fireflies.ai:會議紀錄+行動項目自動摘要
* Zoom AI Companion:開完會立刻收到重點紀錄與後續提醒
* Vowel:整合會議記錄、決策與追蹤事項於一身
三、Email 管理
痛點:郵件暴增、分類不清、重要信件容易漏看或延誤**
🔧 推薦工具:
* Front / Superhuman:幫你快速分類、處理、回覆信件
* Boomerang / EmailTree AI:設定追蹤提醒、自動回應常見信件
四、文件與合約管理
痛點:版本混亂、格式不一致、簽核流程繁瑣
🔧 推薦工具:
* Microsoft 365 Copilot / Google Workspace AI:幫你寫、幫你改,還能依照語氣調整
* DocuSign Gen:合約自動生成與版本管理
* Grammarly Business:文筆更專業、品牌語調一致
五、訪客與客戶接待
痛點:登記流程慢、手動紀錄錯誤、接待不夠流暢
🔧 推薦工具:
* Envoy / Proxyclick:數位化訪客管理與登記
* VisitorsCRM / MeisterTask:整合客戶資料與後續聯繫任務
六、差旅與費用報銷
痛點:出差預訂與報銷流程繁瑣、收據整理混亂
🔧 推薦工具:
* TripActions:差旅預訂最佳化
* Expensify / Zoho Expense / Ramp:拍照即報帳,自動歸類與費用分析
七、資料輸入與整理
痛點:手動輸入花時間、容易出錯、格式難統一
🔧 推薦工具:
* ABBYY FineReader / Nanonets / Parseur:OCR 掃描 + 表格整理一氣呵成
* Zapier:自動化整合表單、雲端資料與工作流程
八、辦公室管理
痛點:會議室或設備預訂混亂、物資管理難以追蹤
🔧 推薦工具:
* Managed by Q / Eden:整合型辦公空間管理
* OfficeSpace / Skedda:智慧空間預訂系統
九、團隊溝通與協作
痛點:跨部門溝通不順、任務追蹤效率低
🔧 推薦工具:
* Slack AI / Microsoft Loop:智慧訊息摘要、快速協作
* Notion AI / Asana**:任務追蹤、知識整合一站完成
十、AI 個人助理
痛點:需要快速處理多樣工作,卻缺乏即時幫手
🔧 推薦工具:
* ChatGPT / Claude / x.ai**:從草擬信件、找資料到協助會議排程樣樣行
🌱 如何開始導入AI工具?行政助理的實施建議
1. 聚焦高負擔任務:先從最常加班、最花時間的工作入手
2. 工具整合為優先:挑選能與你現有系統整合的工具
3. 逐步導入、邊用邊學:避免一次更換太多流程
4. 注重資料安全:選擇有良好隱私與資安機制的服務
5.*內部培訓:給行政同仁足夠時間熟悉新工具
✅ 結語:讓 AI 成為行政工作中的超強夥伴
AI 並不會取代行政助理,但能大大提升你的「工作力」。善用這些工具,不只讓工作更快更準,也讓你有更多時間投入溝通、人際、協調等高價值任務,成為團隊中不可或缺的核心角色。
現在,就從一個工具開始試試看吧,升級你的行政力,從繁瑣中解放,從此事半功倍!
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01/24 14:30

【🐍蛇年行大運】想來點蛇采飛揚的吉祥話嗎?
2025年是農曆蛇年,讓我們一起腦力激盪有趣的蛇年祝賀語,在新年祝福親朋好友時,秀出你的創意英語力吧!
🧧 Glide through 2025 with unstoppable success, rising higher and higher! 2025蛇行無阻,步步高升!"glide滑行"彷彿蛇的步伐,形容以停不下來的成功渡過今年。
🧧 Slither into success and hiss your way to happiness! 蛇來運轉,嘶嘶如意!"slither滑溜" 和 "hiss嘶嘶聲" 都隱含蛇的意象,幽默傳達幸福如意的概念。
🧧 Good luck will follow you everywhere in the Year of the Snake! 蛇麼都好,好運連連!如果對象偏向正式場合,或是不了解農曆蛇年背景,建議適當調整創意表達,這句英語祝賀就很自然。
【蛇年蛻變商務英語大師🐍】
👍商英簡報必修基石,自信展現耀眼魅力
👍商英書信寫作心法,打造您馳騁江湖的神兵利器
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01/21 13:20

地震來了怎麼辦?學會保護自己更安心!
今天凌晨發生全台有感大地震,大家有沒有被搖醒呢😨?你知道地震來時該怎麼做嗎?讓我們一起來學習國際公認的地震避難3步驟吧!
🛑地震避難3步驟 Earthquake Sheltering 3 Steps
1️⃣ 趴下 Drop
當地震發生時,記得立刻趴下,降低重心,避免被震倒。
When an earthquake strikes, drop to your hands and knees immediately.
2️⃣ 掩護 Cover
趕快找個堅固的桌子或家具,躲在下面,保護好頭部和頸部,防止掉落物傷害。
Take cover under a sturdy table to shield yourself from falling debris.
3️⃣ 穩住 Hold On
牢牢抓住掩護物,等到搖晃結束,確保自己處於安全位置。
Hold on to your shelter until the shaking stops to maintain protection.
地震避難3步驟就是「Drop, Cover, and Hold On」,了解並練習這些步驟,有助於在地震發生時保護自己和他人的安全,讓我們一起提高防災意識,守護身邊的人!💪
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2024/12/31

【2024 Recap】年度代表字看見世界變化與希望 🌍✨
不知不覺2024年走到尾聲,回顧這一年,全球的變化和話題熱點都深刻影響了每個人的生活。劍橋、牛津、美國韋氏這些重量級詞典,也紛紛選出了「年度代表字」,讓我們透過詞彙來感受這一年吧!
🔮 Manifest 顯化 ─ 劍橋詞典 Cambridge Dictionary 📖
近年追求身心靈健康的全球浪潮下,"manifest" 常描述利用正面積極與自我肯定的觀想獲得成功,並秉持此信念達成目標實現,進而增強現代人努力生活的內心力量!
🧠 Brain Rot 大腦腐蝕 ─ 牛津英語詞典 Oxford English Dictionary 📖
有沒有發現,滑手機太久後覺得腦袋空空的?"brain rot" 形容的正是這種現象,提醒人們要注意資訊品質,別讓無意義的內容佔據了大腦空間。
🧲 Polarization 兩極化 ─ 美國韋氏詞典 Merriam-Webster Dictionary 📖
意見分歧、社會對立、理念相左等現象頻生,"polarization" 成了描述這一年世界局勢的關鍵詞;也因如此,尊重理解、擁抱差異、溝通協調等能力顯得越發重要。
2024年的故事即將結束,這些詞彙不僅是回顧,也是一種提醒。讓我們帶著希望與信心,迎接更美好的2025年吧!💪🌞 #年度詞彙 #2024回顧 #英語學習 #新年新希望
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✅《商務英語旗艦班》豐富主題輕鬆學習,口語表達進步看得見!
✅《英語職涯加速器》助您年後無痛轉職,邁向下一個職涯高峰!
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Jewel黃微

副理事長

2022/03/24

TA第六課: 溝通(交流)分析的三種溝通類型與應用
你是否有過這樣的經驗: 與某些人就是話不投機半句多, 但是與某些人卻又是能夠一聊聊好幾個鐘頭. 從TA的角度來看, 我們可以運用不同的溝通類型來達成溝通的目的與成果.
在TA的第一課曾說到transaction的意思, 當甲對乙發出一個刺激, 而乙接收後回應給甲, 這樣的一個刺激與回應的交流, 就如同交易一般, 完成了一個社交對話的基本單位.
TA定義了三種溝通類型, 同時也帶來了溝通的三大定律.
第一種: 平行溝通, 又稱互補溝通
當發出刺激與回應的箭頭符號相互平行, 並且箭頭被指向的自我狀態與做出回應的自我狀態相同時, 就是平行溝通. 請見圖示的平行(互補)溝通.
平行溝通所帶來的溝通第一定律是: 只要溝通保持平行, 對話就能無限持續.
常見的平行溝通包括: 父母-兒童或者兒童-父母, 成人-成人, 父母-父母, 以及兒童-兒童之間的溝通. 職場當中常見的案例像是, 主管因為某事在罵人, 同仁乖乖聽訓被罵. 此時主管是處於CP的父母自我狀態, 對同仁進行了P-C的溝通, 同仁則是處於AC的兒童自我狀態, 並進行了C-P的回應. 只要他兩一直保持這樣的自我狀態, P-C與C-P的溝通對話就能持續下去.
第二種: 交錯溝通
當雙方的刺激與回應溝通箭頭方向非平行, 或者做出回應的自我狀態不是被指向的那個自我狀態時, 就是交錯溝通.
溝通第二定律: 溝通交錯時會導致中斷, 溝通的一方或是雙方需要改變自我狀態才能重啟溝通.
以上述的例子來說, 若同仁處於A成人自我狀態, 以A-A的溝通回應主管, 就會打斷原本主管對同仁的P-C的訓話溝通, 進而有機會讓主管轉到A-A的對話模式, 以進行有效的溝通與問題解決.
例如, 當主管以CP父母自我狀態向同仁怒吼訓斥, 同仁以A成人自我狀態平靜地與主管說: ”我聽到了你的憤怒, 也理解你為什麼有這樣的感覺. 請告訴我你現在希望我怎麼做.”
同仁的A-A回應交錯了主管的P-C的刺激, 主管可能會停頓下來思考一下剛剛發生甚麼事情, 這時若要重啟溝通, 主管可以調整原先的自我狀態, 改成A成人自我狀態, 才有辦法與同仁進行A-A對話.
第三種: 曖昧溝通
曖昧溝通同時傳遞兩層訊息, 一層是外顯的社交訊息, 另一層則是隱藏的心理層面的訊息. 社交層面通常是A-A與A-A的訊息交換, 而心理層面通常是P-C與C-P的訊息交換.
溝通的第三定律: 曖昧溝通的行為取決於心理層面, 而非社交層面.
職場上有時也能看到曖昧溝通的例子. 表面上, 主管與同仁進行了成人-成人間的工作詢問與回應, 但實際上則是進行了一次P-C與C-P的曖昧溝通.
主管詢問: 工作報告完成了嗎? 同仁回答: 快好了, 我等下拿給你. 表面上看來是成人自我狀態間的溝通, 但若細微觀察他兩的語氣表情與肢體, 可能會發現主管詢問時語調上揚, 口吻帶有不屑, 下巴抬高, 聽到同仁回答時主管輕蔑地嘴角一邊抬起, 並搖了搖頭. 同仁回答主管時的表現則是唯唯諾諾, 肢體表現內縮, 不敢與主管眼神接觸, 像極了被老師催功課的小學生.
溝通類型的應用
一般來說, 我們都期望溝通能順暢持續, 若溝通被交錯中斷, 我們可以回頭檢視是哪一方改變了自我狀態, 而又是甚麼原因引發了自我狀態的改變. 是不是自己說了甚麼不對的話? 或是有奇怪的肢體表現讓對方誤會了?
但交錯溝通的運用也可以是正向的, 例如當兩人工作開會卻聊起天來, 聊個不停時若能被交錯溝通中斷對話, 便有機會可以停下來思考怎麼會這樣, 並改變自我狀態, 朝向原預期開會的目標進行溝通.
在一剛開始與陌生客戶接觸與建立關係時, 就要特別注意對方的自我狀態, 以能夠引發持續對話的溝通模式來應對, 讓對方感覺與你很有話聊, 自然就比較能在輕鬆對話中了解對方的需求. 接著在適當的時機點, 再以交錯溝通將對話轉到你想要說明的事情上.
不論是在職場, 家庭或其他溝通場域, 若覺察到曖昧溝通, 則要特別小心, 要自我檢視, 為何會與對方進行曖昧溝通而非直接有效溝通? 在TA的理論當中, 曖昧溝通是心理遊戲的入口. 心理遊戲是獲取他人關注的一種不健康的方式, 心理遊戲最終都會導致雙方不好的感受, 而進入心理遊戲的人通常很難覺察. 因此, 一有曖昧溝通的情況, 便要提醒自己, 並改變自我狀態與溝通模式, 以避免進入心理遊戲.
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頂尖國際工程顧問

2024/01/17

BIM究竟是甚麼? 關於BIM在建築業的功能及其特色
若您在建築工程相關行業工作,可能曾經聽過BIM一詞,但對於它的實際應用一知半解。事實上,BIM的概念已經引進台灣10多餘年,逐漸演變成建築行業的新趨勢。接下來,我們將簡單介紹,帶您了解BIM帶來的效益。
BIM(Building Information Modeling)的中文全名為「建築資訊模型」。與其字面上的意義有所不同,實際上,BIM是一種將資訊數位化的工程和建造管理方法。它透過在同一平台整合所有建築相關的資訊,並建立、管理建築項目的虛擬3D模型,目的在提高整個設計、建造和運營過程的效率。
BIM的主要特點:
(1)三維建模(3D Modeling):以3D建模為核心,創建建築物或基礎設施的全景三維模型,展現真實世界的空間關係和外觀。
(2)訊息模型(Information Modeling):BIM整合了豐富的建築元素資訊,包括物理特性、功能、成本、時間等,能更有效的對施工項目進行管理。
(3)時間及成本模擬(Time and Cost Simulation):BIM能夠模擬項目在不同時間點的變化以及相關成本的變動,有助於預測和控制項目成本。
(4)建築生命週期管理(Lifecycle Management): BIM不僅應用於設計和建造,並提供實時資訊改進設施管理和維護,增加了建築物或基礎設施的可持續性。
(5)協同作業(Collaboration): BIM能夠促進多方合作,各領域的專業人員可以在同一平台上共同工作,不僅改進雙方之間的溝通效率,並減少信息斷層和誤解。
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