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緯育TibaMe

2023/06/05

ChatGPT x Excel | 職場必學商務數據分析術
👉面對Excel,是否常遇到以下症狀?
各式數據表單感到頭痛,不知從何下手有效整理與合併。
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06/14 14:17

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若資格已額滿,會於此貼文首段文字進行通知
如您有任何疑問,歡迎來信nabiservice@104.com.tw或致電02-2912-6104 分機8934
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學習精靈

05/01 00:00

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蔡明淳

作者

2021/12/08

【商業Email範例】提案信開頭結尾、格式範本、地雷全收錄
當講師以來,每天都會收到許多合作邀約及演講邀約,看了很多信件,有些信一看就讓人很感興趣,有些信連開都不想開,馬上就想送進垃圾桶。
以下整理寫信該注意的事,無論是要寫仲介開發信、B2B開發信、KOL合作邀約信、寫給老師,邀約講者,或是日常的Email,都可以用上喔!
***主旨清楚明白呈現要點
除非是行銷上特殊目的考量的電子報主旨,需要取特殊的標題,否則一律建議在信件主旨就直接來意,不要故弄玄虛,否則很容易被當垃圾信件看待,連開都沒開就送進垃圾桶。
另外信件標題也不要太過平鋪直敘,必要的話,應該直接點明對收件者影響。舉例來說,曾經我有個學生,他是公司的工程師,有一次公司更新打卡系統,如果員工沒有從新的打卡系統打卡,就視同曠職,但是他說他發信,卻沒人理他。我問他信件主旨怎麼寫的,示意如下:
打卡系統更新-20170601
好,你看了這個標題,會不會下意識就把它刪掉?或是直接忽略?因為他就當成一個例行公事來寫。聰明的你,會怎麼改呢?想個3秒鐘,再往下滑看參考解答吧!
建議改成:注意!即日起沒進新系統打卡算曠職
***內容架構
建議用倒金字塔的方式,先在首段大致說明整封信的內容,並且需呈現各項重點,像是人事時地物的資訊及需請對方配合的事情等,避免收件者因為匆匆看過,而漏掉重點,接下來各段再詳細說明細節。若是對方不認識你,一開始記得要自我介紹,但請簡潔。
另外,寫信一定要客製化,最好徹底研究對方,站在對方立場著想,為什麼「非他不可」?為什麼他要答應你Email中的請求?答應這件事對他有什麼好處?
***遣詞用字
信件的遣詞用字跟一般商業寫作的標準差不多,把握簡潔,淺顯易懂等原則。但需避免像在社群發文較口語詼諧的用字。另外如果用手機寫Email,要特別注意手機自動選字的功能,不要不小心就發出令人傻眼的信件。例如我有認識的人收過一封信,內文寫著:老師,你好可愛……看起來就像騷擾信吧!後來才發信,他要寫:老師,你好。但不小心讓手機選字忘了刪掉,就發出去了,真是悲劇啊!
***格式
寫Email請善用分段,不要全部擠在一起。另外段與段中間也不要空太多行,這樣很難閱讀。字的大小請統一,不要忽大忽小。字的顏色也要統一,不要五顏六色,建議重要的資訊另外用其他一種顏色標註出即可。
看詳細信件範本請見文章>>
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學習精靈

04/28 00:00

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11小時前

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