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吳振興 Jeff 知識長

職涯解題師

03/17 08:25

【面試-14】簡報製作好但卻講的很卡,該如何練習口說表達?
【問】
常常製作簡報時花了很多時間用軟體把重點都放上去(文字不要太多並盡可能用圖片),但要講的時候卻卡卡的,好像只能唸出這些列出來的重點文字...Orz 想請教的是,該如何準備表達的部分,特別是針對我習慣的這個準備流程的問題,以及該如何練習口說表達?感謝!
【答】
用心做好的報告,結果卻講的丟三落四,不然就是卡卡的,其實您的問題很多人都遇過,還有很多人目前也還在困擾中,通常會發生這樣的問題,大多是因為僅使用【腦內順流程】的緣故,因為如果只是透過在腦中思考報告流程及講話內容,很容易會自動PASS掉很多連結的話而不自知,所以建議要改用預演的方式,直接進行多次的報告預演,這樣就可以察覺那些過場或是描述容易卡卡的,也可以確實掌握並調整報告結束的時間,是比較好的作法。
一般我們在進行簡報練習時,可能會遇到每次講出來的會有點不同,這是很正常的,簡報分享不等於演講內容,中間可能會遇到很多【長官插話】或是【順序被打亂】,所以不要去背內容,把握住主題重點就好,要是一直很在意要背內容講,就更容易因為內容卡住而越來越不順,增加報告時的緊張感。
而如同上面提到,因為長官會針對報告內容提出問題,所以紀錄曾被長官問過的問題,也可以慢慢推敲出【長官對於報告的重點在哪?】像是重視結果?重視整個過程?或是習慣講求風險評估?這些都應該要在下一次報告中進行確認,是否有呈現出長官要的重點,才能減少報告被打斷的機會,讓報告流程更順暢。
雖然說製作簡報+能力並非是所有職位必備技能,但也確實看過很多有能力、肯做事的夥伴,因為不熟悉簡報製作或是無法明確傳達內容,造成無法讓長官了解他的付出及努力,甚至在履歷成線上也有影響,這些都是很可惜的。所以也不要輕忽簡報相關的技能訓練,多一分準備就能讓自己在關鍵時候順利發揮。
文章連結:https://pse.is/43cycp
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吳振興 Jeff 知識長

職涯解題師

03/15 07:58

【職涯發展-4】我是簡報新手!報告如何讓老闆買單?
【問】
最近,因為疫情關係,老闆讓我們在家裡上班,但是,要我們每周報告自己的工作進度。本身對於簡報相當不熟悉,而我也才剛轉職到這間公司不久,不太了解老闆希望看到的有多細節,想請問這裡的前輩,依您們的經驗,老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容呢?另外,想請問向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?
報告這件事真的讓我好緊張....
【答】
針對老闆會希望看到怎麼樣的簡報內容?因為每位老闆的喜好及習慣都不同,且因為您剛轉到新公司,為避免盲賭的問題出現,可以直接向公司內其他的前輩詢問,並參考他們的做法,同時也補充幾點簡報的注意事項給您。
1. 【接近格式,容易閱讀】
✍ 正常像工作進度,老闆會希望大家都是接近的格式,避免閱讀及呈現內容落差很大,所以您可以先向其他前輩請教,有沒有以前的範本或是格式可以參考,這樣可以減少自己重新做格式的時間,以及與其他人落差太大的問題。
2. 【頁數接近,避免口舌】
✍ 另外因為您剛轉到新公司,建議工作進度做的內容與頁數,初期與前輩等級接近或多2~3頁就好,避免因為怕被人講說不認真就做了超多頁,不僅造成您每次要報告時壓力很大,若是老闆覺得做的很好,叫其他人也要跟您一樣時,後續工作就難過了。
3. 【圖表為主,精簡文字】
✍ 既然是工作進度,當然要避免寫了很多文字,照本念了一堆後,卻無法呈現出進度到哪的窘境,盡可能多使用圖表完成度:?%來表現,並且條列目前遇到的困難+預計的改善方向,讓老闆可以清楚看到您的重點,才是比較好的方法。
4. 【備用簡報,避免提問】
✍ 而面對簡報不熟的緣故, 也怕自己資料準備的不夠充分,這時可以依照前輩簡報範本格式外,多準備6~8頁的補助資料或是原始數據,然後放在簡報的最後並設定連結,這樣若過程中老闆有提出疑問時,可以馬上進行補充更為保險。
另外對於向老闆報告時,需要講細節還是簡單講重點就可以?此部分也同樣會建議您與前輩詢問,才能夠了解老闆個性是喜歡【聽細節】,還是【聽重點】,如果問不到答案的話可以先選擇講重點,老闆沒說話就維持,老闆有要求多次細節後再改為講細節方式。
再來您有提到報告這件事真的讓我好緊張,說實話就算是目前已經有幾千場報告經驗的我來說,面對報告難免心情還是會有點緊張,但不同的是緊張不代表就一定會講不好,就如同面試準備一樣,透過反覆練習的訓練,以及預先思考可能會問的問題與回覆,可以讓您在面對報告時雖然緊張,但不會因此慌了手腳,這才是最重要的。
文章連結:https://pse.is/42j5rt
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