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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

08/31 23:09

【不要浪費你的時間,但我認為真正的浪費,其實藏在這裡】
從小時候開始,大人就跟我說不要浪費時間,長大之後進入到職場,從更多的課程及長輩告訴我,不要浪費時間,但怎樣做才算是不浪費時間,其實我是有所疑惑的。
【壓縮自己的睡眠時間,不代表就不浪費】
很多人一提到「浪費時間」,馬上腦中浮現的就是:睡眠時間長。所以寧可在睡前滑手機學習、或是追劇到半夜,直到眼皮撐不住後才願意睡覺,好像自己這樣就有充分利用每天的時間。
但其實這樣做反而會影響到明天上班的工作狀態,長期睡眠不足也會造成情緒不穩、認知功能下降、記憶力減退、免疫力下降等問題,而且在疲累狀態下滑手機也算是半放空狀態,隔天其實也是只有感到空虛。
【簡單的放空冥,能夠減壓恢復專注力】
另外有些人會把「放空」看成於「浪費」。但有時候適度給自己一點時間的放空,也可以是身心休息的最佳方式。就像是運動員需要拉筋休養,腦袋也需要片刻的沉澱。
關鍵在於如果放空後,會讓你感覺更有精神,這就是一段有效的時間。反過來說,如果你花了2小時刷短影音,最後卻發現只有眼睛更酸累,什麼收穫都沒有,那才是更大的浪費。
【找到你正在做這件事的價值,才是時間的意義】
放假時我有時會陪著小孩一起看卡通,起初我覺得這樣做是在「浪費時間」。但後來我發現這樣做可以篩選掉一些有風險的卡通,同時我也可以聽懂孩子的某些語言,是在模仿卡通裡角色的台詞,當我能夠與他進行互動時,孩子就會覺得超有趣,父子關係也變得更親密。
再來有些卡通編劇會把一些個人的理念及想法,投注進去卡通裡,所以大人在看時也可以有所收穫,所以假日的「看卡通時間」就變成了一個有價值的時刻。因為重點不是事情本身,而是當下我們所投入的「感受」。
【別把「快速」錯當成「不浪費時間」】
上禮拜我也有提到這個主題,很多人覺得要避免在工作上浪費時間,就是拼命追求效率、排滿行程。但當注意力只是放在為了快點完成,這時往往會忽略沒有停下來檢視:這件事有沒有更好的做法?
結果往往是越忙越累,效率反而不高。真正不浪費時間的方法,是讓你的每一段投入,都能帶來具體的改善收穫──可能是知識、可能是情感、可能是單純的休息。
【不浪費時間,就是讓每個片刻都有意義】
所以我後來慢慢懂了,浪費時間的真正定義,不是單指的是「給自己休息」或「讓自己放鬆」,而是「沒有意識地去做」。就像是你參與了一場會議,但你並沒有注意去聽取內容或是參與討論給予建議,而是選擇放空想著下班要去哪裡逛,這時候就可以算是種浪費時間。
但反過來說,只要你願意用心去感受,那怕是睡一場舒服的午覺、吃一頓專心享受的晚餐、甚至很認真地看完一部電影,這些經歷都會是珍貴的。
所以與其去焦慮每分每秒「我是不是有充分使用時間」,不如想想「這段時間,我是不是真的能夠有所收穫、或者是好好感受當下」。
所謂的判斷標準,不是拿時間來「做什麼」,而是你「做完後得到的狀態」
有效時間:能夠為自己帶來許多收穫、喜悅及能量。
浪費時間:結束後大多只帶來空虛、損失或疲憊。
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詹翔霖

商學院兼任副教授

08/10 00:16

發展型教育訓練 企業效能up up
企業或組織都期望能夠創造出高效能與高利潤的營運目標,為人稱道的豐田精實生產(Toyota Production System, TPS) 便是藉由「及時化」與「自動化」的施行,使企業持續改善活動、排除資源浪費的可能,進而達到高品質、低成本、短交期的最佳結果。
不論是學術界或是實務界,最常被提及的精實概念是「精實製造」,其主要涵義即是提升效率、減少浪費,並為最終的顧客創造價值;然「精實」概念亦被擴大運用在其他管理層面上,進而延伸出「全面精實管理(Total Lean Management, TLM)」,不只可以用在研發或創新上,也可以延伸至服務面或人力資源運用上。針對精實管理而言,其4個要義特點論述如下:
1.及時生產:追求零庫存管理、強調物流的平衡供應、及時性看板管理工作及進度控制。
2.全面質量管理:對每一道程序都作質量的監控、即時發現質量問題、培養全員的品質意識、針對問題組成專案或工作小組迅速解決,並列為訓練的新教材。
3.工作團隊:按職務、業務、專業性劃分工作權責,使每位員工皆參與其中;又團隊組織可能是變動的,即同一位員工在同時間隸屬於不同團隊或負責不同專案。
4.工作同步進行:各部會的工作同時展開,且各小組之架構、系統流程、設計能同步完成,並隨時更新進度狀況。
企業要成就卓越、超越競爭對手,必須保有兩個競爭優勢,一個是經營策略,另一個就是人力資源的運用。尤其必須思考如何進行人力資源整合,進而使人才成為企業的適用人才,且無任何資源分配上的浪費,才能創造更多利潤、永續成長,而此概念便是由「全面精實管理」延伸出的「全面人力精實管理(Total Human Resource Management, THRM)」:
精:指精神在「追求全面人才多能,止於臻善」。
實:指重點在「消除各種人力的浪費,創造員工價值並結合未來策略規劃」。
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詹翔霖

商學院兼任副教授

07/27 21:18

寵物經營管理-寵物長照機構教育訓練5S與職場態度
寵物經營管理-寵物長照機構教育訓練5S與職場態度-詹翔霖副教授
寵物長照機構教育訓練:5S與職場態度的重要性
隨著現代人對寵物健康與生活品質的重視,寵物長照機構的需求日益增加。然而,如何確保這些機構能提供專業、整潔且有愛心的服務,成為業界的一大課題。在此背景下,5S管理與職場態度的教育訓練,對於提升機構運營效率與服務品質顯得尤為重要。
什麼是5S管理?
5S管理源自日本,是一套提升工作環境效率與品質的管理方法,包含五個核心理念:整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)與素養(Shitsuke)。在寵物長照機構中,5S管理不僅能改善工作環境,還能確保動物的安全與健康。
1. 整理(Seiri)
將工作場所中不必要的物品清除,只保留必需品。例如,將過期的藥品或損壞的工具妥善處理,確保環境整潔且不會對寵物造成危害。
2. 整頓(Seiton)
將所有物品按照使用頻率與功能分類並標示清楚。例如,藥品、飼料、清潔用品等各自歸類,方便員工快速找到需要的物品,提升工作效率。
3. 清掃(Seiso)
定期清理工作場所,保持環境乾淨衛生。這對於寵物的健康至關重要,尤其是在醫療區域或飼養空間中,更需要嚴格執行。
4. 清潔(Seiketsu)
將整理、整頓與清掃的成果維持下去,建立標準化流程。例如,制定每日清潔計畫,確保每位員工都能遵守。
5. 素養(Shitsuke)
培養員工良好的習慣與紀律,使5S成為日常工作的自然一部分。這需要持續的教育與監督。
職場態度的重要性
除了5S管理,職場態度也是寵物長照機構成功運營的關鍵因素。員工的態度不僅影響團隊合作,也直接關係到寵物與飼主的滿意度。
1. 責任感
照顧寵物需要高度的責任感,每個細節都可能影響到牠們的健康與幸福。員工應該以主人翁精神對待每一隻寵物。
2. 同理心
理解飼主對寵物的情感,並以耐心和關愛的方式對待每一隻動物。這不僅能讓飼主感到安心,也能提升機構的口碑。
3. 溝通能力
與飼主、同事以及主管之間良好的溝通,是確保工作順利進行的重要因素。清楚地表達需求與問題,有助於減少誤會與錯誤。
4. 學習心態
寵物照護是一個需要不斷學習與進步的領域。員工應該保持開放的心態,接受新知識與技能的培訓,以應對不同情況。
教育訓練的實施
為了讓5S管理與職場態度真正落實,寵物長照機構需要定期舉辦教育訓練。以下是一些建議:
1. 新進員工培訓
在新員工入職時,安排全面的5S管理與職場態度培訓,使其從一開始就了解機構的核心價值與運作模式。
2. 定期複訓
為所有員工定期舉辦複訓課程,以鞏固既有知識並學習新的行業標準與技巧。
3. 情境模擬
通過模擬真實情境,例如緊急醫療事件或飼主投訴案例,幫助員工學會應對挑戰的方法。
4. 績效評估
定期評估員工在5S管理與職場態度上的表現,並給予適當的反饋與獎勵,以激勵改進。
在寵物長照機構中,5S管理與良好的職場態度是提升服務品質與競爭力的基石。透過系統化的教育訓練,不僅能營造整潔、高效的工作環境,也能培養員工對工作的熱忱與專業精神。最終,這將使機構成為飼主心目中值得信賴的選擇,同時也為寵物提供更安全、舒適的生活環境。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/24 11:09

 【會提出質疑的員工,對於團隊到底是助益還是難搞】
在工程師的時候,我會覺得為什麼主管,會給一些難以接受的命令,明明存在著高風險,卻又執意去做,最後換來挫敗的結果,這是讓我難以理解的。
但隨著自己升上了主任、經理,開始了解到有時候在命令背後,是存在著無法訴說的來由後,就較為能夠理解主當時的心境,但這只是佔其中的一部分,今天要談的是另外一個主管容易遇到的陷阱。
【當職位越高,越容易得到過度的情緒價值】
在升任到越高的主管後,隨著組織的擴大,除了自己影響力變大、手上的資源更多,帶領的夥伴當然也越來越多,這時身旁一定會有很懂眼色的夥伴,他們會在主管提出看法及策略時,適時給予大量的認同肯定,甚至主動說服其他同要仁支持主管的想法。
這種夥伴對於主管推動政策有一定幫助在,但當身旁這樣的夥伴越來越多,主管長期沉浸在這樣義氣相挺的氛圍之中,那怕自認為是可以廣納建言的人,是很容易就會有「夥伴都很支持我」、「目前政策推動一切順利」,結果就是失去了自己對實際現況的掌握度。
【真話總是很刺耳,但卻能使人看清現況】
在回想起工程師時期,當時一個提案都要經過很多人的層層提問及審查,那時候雖然很痛苦,但最後的案子,整體架構思維是完整的,執行中也不容易出錯,所以表示真話雖然刺耳,但對於任務發展來說,卻都一定是必要的存在。
所以真正能夠帶領團隊走向進步的主管,往往不是那些受人吹捧一言堂式的發言,而是那些可以提出後,經得起大家挑戰及考驗的政策思維。
【主管對於質疑的態度,決定團隊成員願意講真話的程度】
當主管職位越高時,團隊推動專案時一定會出現【支持者】及【質疑者】,如果主管無法聽進那些刺耳的發言,一味的喜歡及偏坦那些【支持者】,最後當然【質疑者】的聲音會越來越少,但這不代表他們不再去質疑,而是他們選擇把那些真話放在心中,並調整自己在工作上的心態及付出。
試想一下,當主管身旁圍繞著滿滿的【支持者】,不管主管講什麼,都有人給予全力支持,那怕這已經是個錯誤的命令,也不會有人提出質疑,最後就是覺得明明自己管的就很不錯,為什麼團隊的氣氛越來越差,整體效率越來越低。
【#主管需要學會辨別的能力】
對於主管來說,溝通的能力很重要,辨別的能力更重要,今天團隊成員的發言,到底只是為了反對而反對故意挑毛病,還是真心要提醒主管有思慮不足的部分,「忠言逆耳但利於行」,當夥伴感受到「自己不會因為講真話而被貼標籤」,「自己的真話是可以幫助團隊成長」,接下來才會有更多的夥伴願意主動發言,也才有機會做到會議中集思廣益的效果。
【我們可以怎麼做到辨別及接納】
可以參考我目前有使用的幾個作法
1. 主管也可以承認自己的不足
主管也是個人,也會有思慮不周或是腦袋不清楚的時候,當主管願意在公開場合承認「是我忽略了你們的提醒」、「我那天的決定,其實可以做的更好」,團隊成員也會了解,敢說實話是可以被接受的。
2. 錯誤討論時要聚焦事情,不責怪人
要建立「解決問題」導向的文化,當問題發生時,先確認是系統不夠完整造成,還是人員疏忽的問題,就算是人員疏忽,那有沒有機會透過防呆機制去防堵,這樣那怕是做錯事的人,也可以有機會發言給予建議,讓這個問題不要再發生。
3. 定期設立逆向回饋機制
像是匿名問卷收集資料,或是每季安排一對一的30分鐘會談,我自己本身的經驗是有效的,可以聽到一些平常聽不見的聲音,然後回覆後讓大家可以知道我的做法及想法,讓建言成為實際可被看見執行的行動。
4. 主管用正向態度,回應不同聲音
這是最重要的,一個聽完同仁提問就開始打壓的主管,那怕講了1,000次歡迎大家提問,最後也會收到1,000次的沉默,先說「謝謝你願意提出這個想法」,再討論內容,減少個人情緒干擾,才能提高溝通效率,避免誤解累積
5. 進行角色交換對談
讓員工想像自己是主管,如果是我遇到這個問題要怎麼決策;主管也分享身為基層時的困境,這樣彼此會更理解立場,也比較願意溝通意見差異。
而且這樣做也可以進而發現,那些夥伴有成為主管的特質,當夥伴的建議被主管採納,對夥伴來說也是很大的能力肯定,也更願意去付出,對於團隊成長來說一定是有很大幫助的。
會提出質疑的員工,對於團隊到底是助益還是難搞,關鍵還是在於主管如何看待這些質疑,面對這個議題不管怎麼講漂亮話都沒有用,因為透過觀察團隊裡有多少人願意主動回饋,就是直接用實例證明自己的最好方法。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/21 11:55

【不是等準備好才有機會,而是先接住機會再邊做邊調】
前幾天看到看到 朋友榮升高職的消息,但當下適逢團隊動盪,朋友心中難免出現焦慮、自我能力懷疑,但最後經考慮後臨危受命,正在開啟自己職涯新的一頁。
這也讓我想起了自己的狀況,擔任 主任的時候,當時 總經理 直接找我並希望我能夠接任 生產線 經理 職務,雖然當時我管理一個單位已經很穩,但突然要我管理5個單位的生產線,心裡也是慌到不行,一方面覺得是個好機會,但又覺得自己還沒準備好,但最後也是硬著頭皮接下來。
【機會總在你措手不及的時候到來,然後在準備好時消逝】
在職場中會看到兩種狀況,一種是工作中突然間迸出個機會,例如:主管突然找你去支援一場對外簡報,但你當下回覆主管:「我還不行啦,我之前都沒有做過這麼正式的報告,我很怕會怯場或是講得很爛」。
等到你回去跟朋友及家人討論後,他們都鼓勵說這是個很好的機會,可以試看看,所以你再去跟主管說自己願意支援,只是沒想到主管已經馬上另找他人負責,有時候會想說「等我再多學點,再有點經驗,再穩一點…」,我就能夠抓住機會,但很多時候是先接住機會,在開始做真正的準備。
【做好準備絕對不是拚一次性的成功,而是系統性的持續準備】
有時候我們會希望能夠透過一個大專案,來達到一鳴驚人的成果,但當平常沒有固定呈現出好的績效,根本很難獲得到長官給予大專案的機會,如何做好自己的基本功,從瑣事中逐步預先思考準備,建立起更沉穩的自己,才能累積更多被看見的可能性。
就像是一位新人被臨時點名上台自我介紹,結果講的二二六六,回到座位後才說:「如果早知道我會被叫上去,我就先準備一下了,才不會講得這麼爛。」但這種臨時狀況很難可以預知,我們所能做的就是「做好會被臨時點名的準備」。
【沒有所謂的準備萬無一失,如果有那一定是因為任務太簡單】
以前在工程師時,我很注重完成萬無一失,擔任 主任時我盡可能做到 少出錯,但到了 經理的等級,面對到手邊的任務,我才發現就算不管怎樣的準備,都不可能做到完美規劃,這個問題並非出在於自己能力是否到位,又或者是自己有沒有準備好,而現實狀況就是如此的複雜。考驗著我們如何在過程中持續創造效益,以及如何降低風險。
而且最重要的是環境,在 主任的環境中終究只能接觸到 主任的任務,就算覺得自己準備好了,也不代表真正能夠 做好 經理的工作內容,所以關鍵是靠著持續的實做,一邊失敗跌跤、一邊從錯誤中修正、才能夠讓自己越做越穩。
【機會是留給準備好的人,但那些勇於接受挑戰的人能更快拿到】
很多人會說明明工作中就有很多的挑戰,為何我總是看起來很沉穩,但有些時候當下也是慌到不行,但我相信自己過往所累積的經驗以及能力,所以哪怕我可能會做的不夠好,但我願意去試試看,就算之後結果失敗,我也有比別人多一次機會練習,這些也會成為經驗,讓我在下一次機會中做到更好。
「我怕把事情搞砸」、「我覺得很彆扭抗拒」、「我怕被說不懂裝懂」,這些念頭跟想法都很實際,剛出社會的夥伴會有,工作20年的資深老手也會有,很少有人可以一次就做到最好,當我們看到那些看似表現很優秀的夥伴,其實只是因為你沒看到他們起初那扭捏的模樣。
從爭取到行動、從行動中準備、從準備中修正、在修正中成長、
我們不是一夕就能準備好,而是透過一次次的爭取機會,以及從錯誤中持續改進,才讓自己逐漸變成「準備好的人」。
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吳振興 Jeff 知識長

管理主管

07/17 12:00

【每一次與人對話,其實都在透露你是哪一種人】
前幾天在跟同事對談時,有談到一個很有意思的話題:「對話的層次」。這裡不是要談什麼說話技巧,而是那種當你跟一個人聊過幾次天後,就大概會察覺到他是哪種狀態的人。
而這個觀察並不是要對人貼標籤,而是提醒自己要啟動覺察。畢竟在職場裡,會說話的人很多,但願意說「對的話」、說得「剛剛好」的人,其實不多。
【一、心理安全感會影響到不同的對話層次】
舉例我們有談到同事間互動時,會有4種對話類型:
1. 因為怕錯,總是聽得多,說得少
這種人有可能發生在剛進職場、還在摸索,或者是心中常擔心怕講錯被笑才選擇不講話。所以習慣當個安靜的觀察者,但內心其實常有很多的不安跟質疑。這個階段其實關鍵在於,怎麼建立起一個安全對談的環境,讓他們「願意」開口。
2. 懂一點就拼命講,容易言多必失
這個也不少見,有些人在新手逐步變熟手的過程中。開始有學到一點知識,就想跟大家分享,想藉此證明自己不是菜鳥。也可能是在資深的前輩,想要展現出自己的經驗。
雖然出發點都是熱情分享,但有時候會因為還不夠全盤理解,反而讓人覺得「講太多」。這時反而是需要調整發言,不要進而帶偏其他人。
3. 懂得多但不說,讓人摸不著頭緒
這類型的人基本上都算聰明、大多是那些習慣先觀察後行的人。腦袋很清楚、做事也有系統,但就是講話模糊不輕易表態、也不急於表現自己。久而久之就會讓人覺得「這人是不是城府很深?」。
4. 懂得多也講得巧,成為組織裡的關鍵人物
這種人不只專業,除了懂得如何將艱深的道理,轉換成讓別人吸收的語言。更重要的是他知道那些時機該講話,那些時候不該講那些話,來讓整個溝通流程更順暢,所以如果有機會遇到這樣的夥伴,真的要抓緊機會多聊多學,才能夠更了解他背後的思維邏輯。
【二、從「摸索中」->「想被看見」->「思考時機」->「對的時間講對的話」】
從這四種對話型態來看,主要不是放在討論溝通技巧,因為最根本的關鍵,不是你所擁有的知識有多少,而是判定講與不講的時機點。在職場對談中我們會遇到很多次的關鍵選擇,然後自己就卡在「講太多了」或「不敢去講」的搖擺之間。
但隨著一次次的測試+收集反饋,我們就能開始掌握到面對不同人、不同時機點時的講話分寸,慢慢就會走到第四個層次:說話不僅僅是為了證明自己懂,重點是要這些話能夠為團隊帶來一些幫助。
【三、那到底要怎麼提升自己對話的層次?】
這裡有整理一個簡單的流程,來讓自己練習:
1. 做自我察覺:我現在是第幾種說話模式?
關鍵不是要責備自己,而是先定錨自己的習慣方式是如何。
2. 練習暫停:不要急著馬上回應
聽到有人講多講錯時,忍住想要馬上反駁的衝動。問問自己:「我現在說這些話,是想要去糾正對方當下的錯誤? 還是想要將話題拉回正確的軌跡」
3. 用提問+引導+鼓勵代替評論:減少高姿態
如果你真的懂很多,立刻講出答案確實可以馬上解決問題,但對於團隊成員的幫助是很有限。如果另外選擇用引導方式,也能夠讓團隊成員進而突破思考盲點,進而獲得更大的收穫。
4. 講話是要對方想聽且聽的懂,不是說給自己爽
這個部份我自己也還在摸索學習中,有時候可能因為自己學了新技能或有新的啟發,就一股腦的想要跟人分享,但對方不一定就想聽想了解,在這種情況下,其實也是跟第二種類型是相同的。
【四、一段對話其實是不同模式持續切換的行為】
雖然前面講的四種階段,感覺是逐漸進步優化,但我認為真正溝通時,不可能是100%都維持一種狀態,而是複數狀態交互輪替發生,關鍵只在於哪個階段比例出現的高罷了。
越是懂得多厲害的人,越會願意選擇「只說剛剛好的話」。不藏私也不靠知識或話語去壓人,因為這些都無法讓人信服,做到對方能夠因為聽你說話,而感覺到自己變得更好,這段對話才能夠真正顯現出價值。
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