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蒲朝棟

總務部主管｜ 104Giver職涯引導師第00320231001

2022/07/20

【職場討論】EP4 該如何轉職/求職行政工作？

很多人都希望從行政方面職務開始入門，或是做為轉職的優先選擇(之前有篇「行政職務為什麼這麼搶手?如何讓自己在行政職中脫穎而出?」文章有做說明，有興趣的朋友可以先去看看)，但卻在求職的時候發現行政工作沒有想像中的好找，公司已讀不回、面試後無聲卡、面試內容與自己想像的不同、錄取後工作內容與想像中的不同等等狀況。到底為什麼會這樣呢?而想要求職/轉職行政工作者，應該要準備些什麼呢?

多數人好像對於行政職類的定義都不太了解，我最常被問到的問題就是「要應徵行政人員/行政助理的話，能怎麼修正履歷」。但我認為「行政」只是個統稱，它還是會按照不同的專業領域，有著不同的準備項目或是必要條件，例如常說的人資、總務、採購、財務、關務等等，我覺得可以認知為說，這個職務的工作內容/地點是在辦公室時大於現場作業時的，就會屬於行政人員。

剛剛提到，最常被問到的問題就是「要應徵行政人員/行政助理的話，能怎麼修正履歷」，這時候我就會先詢問對方，有沒有先了解行政職務是區分那些、比較希望往哪個專業發展、對哪個專業比較有興趣、想進入產業有沒有先設定好等等之類的問題，這些其實對於行政人員的履歷準備及面試準備都有著不小的影響。

再來就是需求能力的部分了，文書處理及電腦應用對於行政工作來說，是基礎的必備技能，但要先認清楚的是，以現在這樣資訊發達且應用熟悉的社會，所謂的文書處理已經不再是會個WORD排版編輯、EXCEL加總或PPT放上文字跟圖片就算是會文書處理，可以先上網了解一下EXCEL常用的函數或是表單設計，與PPT幾種商業報告板模製作及簡報製作技巧等等；對於軟實力來說，我個人認為溝通協調、應對進退及危機處理很重要，再來應該就是規劃、整合、執行這方面，軟實力的部分後續會再開篇文章跟大家說明，這部分比較難簡單帶過。

整體來說，行政職務的入門與轉職其實沒有一般想像的那麼簡單，除了競爭人數多之外，還是有著相關專業的基礎需求。至於大多數人聽說的準時上下班、大部分都是雜事、安穩養老等方面也不是沒有，大多屬於傳產或小型企業的行政助理、廠務助理或業務助理，而這幾項職缺也是轉職的人優先思考的。

總結來說，要求職/轉職行政工作可以列為幾點

1、先了解清楚行政職務的區分與專業方向

2、設定好自己想要發展/學習的專業

3、設定好希望進入的產業

4、了解產業類型、應徵的工作項目與內容

5、依照設定好的方向撰寫履歷、準備面試練習

不管是履歷撰寫或是面試練習，都可以以設定好的職務來做基準，把過往相關聯的經驗都先陳列出來(包含就學期間)，試著列出實際且具體的案例，然後量化或是故事化，在優化文字與段落，放在履歷與你面試的自介中。而經過面試後，也要適時地檢討自己，履歷是否有不足要修改的地方、面試時有沒有應對不好的部分、表達是否流利順暢、專業能力有沒有不足需要加強的地方等等。

說真的，行政職真的沒有想像中的那麼簡單，或是多數人說的那麼低薪，重點在於你有沒有發揮自己的價值，你有沒有讓自己值得那個價值。