出社會這17年來，算一算收發Email應該也有超過30萬封，回想起初期發Email時，因為也沒有受過訓練，不僅每次都發的提心吊膽，還會被主管念不知道在寫什麼東西，到後來又被念寫落落長到底要幹嘛，一直到現在可以用精簡清楚的方式，快速給予明確的回覆，發現自己也改變了很多。
尤其是那種發一封Email，20個人收到後有30種解讀，反而會造成更多的溝通誤會及困擾，這也是很多需要透過Email溝通夥伴要注意的。
【當你主旨越不敢講清楚，Mail就越容易被忽略】
不知道大家有沒有這種經驗，想要找一封Email，搜尋時卻發現主題相同的有一大堆，還要依照接近時間一封一封點開確認，工作時間都花在找Email上面。
好的工作Email應該要從清楚的主旨開始。主旨應該簡潔有力，讓收件人在看到主旨時就能夠知道這封郵件的核心內容。這樣除了可以節省了他人的時間，有時候也更有機會被優先點開及處理。
例如：想要請相關單位請求資料，可以在主旨中寫上「請提供最新Q3季度生產報告」，而不是「請提供報告」這樣模糊的字眼。因為當你的主旨明確清楚時，收件人更容易理解你的意圖，也會更迅速地回應。
【Email不是寫小說，寫越多就是越有誠意】
以前工作時，因為擔心Mail內容會被別人誤會，就把Email當小說寫，每篇Mail都要構思架構跟詞句，一封就要花1小時，結果顧慮起承轉合+鉅細靡遺的寫了一大堆內容，最後得到的是主管電話打來罵：「你到底要表達什麼??」
工作Email的內容應該條理分明，才能讓收件人迅速抓住重點。可以將Email分為幾個段落，每個段落專注於一個主題。因為很多主管會用手機看Email。如果內容較多，也可以使用項目符號或編號來組織資訊，可以讓重要事項更醒目。
同時確保每個段落的開頭清晰說明該段的重點，這樣即使收件人只快速瀏覽，也能掌握主要信息。而且建立自己習慣的Email格式，也能夠縮短自己撰寫的時間，提高對方的閱讀效率。
【不是不想做，而是不知道你的要求是什麼?】
大家有遇過一種狀況嗎? 看完一封Email後腦中只浮出一句話：「講這麼多，所以你要我做什麼??」、「這封Email到底是要寫給誰的??」
在Email中，有時候因為在乎禮貌，所以會用較隱晦的講法，但若你需要對方採取行動時一定要明確說出來。避免使用「請協助盡快處理」這類模糊的語言，應該具體指出期望的行動和截止日期。
例如可以寫「請於週五下午5點前，協助完成需求報告並寄出」，以及「回覆上有遇到困難時，請於周四下午5點前先提出討論」，甚至加入緩衝語：「如時間上有衝突，請於周五中午前提前告知，我們再調整時程。」這樣對方就清楚知道你希望的時間範圍和任務重點。清楚的指示可以避免誤解，也能提高工作效率。
【不是不想做，而是你的語氣讓我不好感受】
好不容易花了很多時間，寄出了一篇簡潔清楚的Email，但最後卻沒有得到回應，那種失落跟痛苦應該很多人有感受過，雖然一封重點清楚簡潔的Email是好的開始，但還是要考量到接收方的感受其情緒，因為那種強硬高姿態的Email，那怕要求是合理的，但內心總還是會覺得不舒服。
Email的語氣應該保持專業，並根據對象的不同進行適當調整。對於上司或外部客戶，保持尊重和禮貌是必要的；而對於同事或熟識的工作夥伴，你可以用稍微輕鬆的語氣，但仍應保持專業。如果Email涉及到批評或不滿，建議先表達理解和支持，再提出建議或要求，這樣可以避免引起不必要的緊張。
● 外部客戶，盡量字句完整不要懶人縮寫，避免對方還需要額外去查詢。
● 主管同事，可以調整語氣及內容，但仍保持清楚＋尊重的基礎方式。
● 遇到要溝通立場時，透過「我理解…，但還是想請您協助…」的說法，會比直接硬碰硬更有效。
【別人那些誇張的Email錯誤，只要自己沒注意都能辦到】
我自己過往就曾犯過一個大錯，在發一封要給 副總、跨單位主管、經理的例行專案進度回報時，想說先將收件人、附件人都列好，結果主旨才打了三個字，就不小心按送出了，結果 電話馬上就響起，主管就劈哩啪啦開始罵，這也讓我養成習慣，在Email內容還沒寫完確認完前，我不會先放上任何一位收件者，也是為了避免發生相同問題，不要鬧笑話。
另外發送前也要仔細檢查Email的內容，確認語法和拼寫都無誤，附件有確實夾帶並內容正確。如果有重要的信息，建議自己也要多讀幾遍或請主管幫忙確認。發送後不要忘記跟進。若在指定時間內沒有收到回覆，可以禮貌地發一封跟進的郵件，才能確保事情能夠順利進行。
【重要Email一定要請主管過目，確保已經有取得共識】
針對重要的關鍵Email，尤其是需要通知到高層主管相關訊息，寄出前一定都需要請直接主管進行審核，目的是要確保直接主管很清楚要傳達的訊息，並且內容沒有需要修改的部分再寄出，避免Email內容有錯誤一旦發出後，主管馬上收到高階主管的責罵電話，卻又完全搞不清楚狀況，這是最不樂見的。
高階主管不一定會很清楚你在工作上的表現，但他很高機率會記得你在Mail上出的大紕漏，一封清楚的Mail不僅是自我學習，也能夠保護自己給人的印象，所以不要只是寫出自己心裡想寫的Email，而是要想說「我該怎麼寫，才能夠讓對方更容易快速理解我想要表達的」，相信隨著一次次的優化改進，我們都能寫出讓自己及收件者都滿意的一封Email。
